Doelgericht naar een evenement

De Logistica 2006 staat voor de deur. Hoe bezoek je deze grote beurs zonder dat je overspoeld wordt met allerlei irrelevante informatie en onzinnige gesprekken? SCM geeft handvaten voor efficiënt en doelgericht beursbezoek en een overzicht van de belangrijkste beurzen. Door Marieke Jansen, redacteur

Doelgericht naar een evenement Netwerken vereist voorbereiding

C

onferenties op de juiste manier bijwonen kan van belang zijn voor je bedrijfsstrategie. Je wilt niet alleen je kennis uitbreiden en ideeën opdoen, maar ook nieuwe contacten opdoen, bestaande relaties onderhouden en bevestiging krijgen dat de onderneming de juiste kant op gaat. Hoe krijg je dit voor elkaar zonder overladen te worden met irrelevante informatie en zonder oninteressante gesprekken te hoeven voeren?

S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 09 / 2006

24

Er worden talloze evenementen op gebied van Supply Chain Management en logistiek georganiseerd, maar welke zijn de moeite van een bezoek waard? Dat verschilt per persoon. Managers hebben het druk en moeten zorgvuldig met hun tijd omgaan. ‘Een beurs is een investering in tijd, dat moet vruchten afwerpen’, zegt John Jansen, manager Operations bij Nedac Sorbo, die niet alleen geregeld evenementen bezoekt maar ook presentaties geeft. ‘De Logistica bijvoorbeeld, die kun je niet missen. Ik verwacht daar de trends voor de komende jaren te zien. Er zijn ook zat beurzen waarvan ik achteraf denk: was dit het nou?’ Om dit laatste te voorkomen is het handig om vooraf te bedenken waarom een evenement het bezoeken waard is. Wie spreken er? Waar gaan de voordrachten over? Welke

bezoekers zijn er en wie kun je er ontmoeten? En is het nodig om er een hele dag aan te spenderen?

Voorbereiden en selecteren Jansen vindt dat een beurs moet prikkelen. ‘Ik wil graag nieuwe ideeën krijgen. Daarom vind ik het ook interessanter om te horen wat anderen te vertellen hebben dan dat ik mezelf hoor praten. Soms wil ik een deelproces in de organisatie veranderen, maar weet ik niet precies hoe. Ik wil graag horen wat voor slimmigheden er nu weer zijn bedacht. Dat hoeven niet eens nieuwe dingen te zijn, maar kunnen ook combinaties of andere toepassingen van bestaande dingen zijn. Zo zijn wij met de hulp van

onze leverancier Logitrade gekomen tot een RFID-orderpicksysteem.’ Grote vakbeurzen met exposanten hebben het voordeel dat er veel verschillende soorten mensen met andersoortige kennis rondlopen. Wie op zoek is naar specifieke informatie of contacten doet er doorgaans beter aan om een kleinschalig seminar te bezoeken. De voordelen daarvan; er is volop aanbod en altijd wel iets in de buurt. Vooral bij het efficiënt en doelgericht bezoeken van grootschalige beurzen is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Dat scheelt tijdens de conferentie veel zoektijd en voorkomt dat je interessante sessies misloopt en volgestopt wordt met irrelevante informatie. Bekijk van tevoren het

Statistieken logistieke & Supply Chain-evementen Event Logistica (Benelux, driejaarlijks, 2003) CSCMP Annual Conference (VS, jaarlijks) Deutscher Logistik Kongres (D, jaarlijks) Supply Chain Council Conferentie (EU) ProMat (VS, jaarlijks) CeMAT (D, driejaarlijks) SITL (F, jaarlijks)

aantal bezoekers 29.846 ca. 3.000 ca. 3.400 ca. 150 ca. 35.000 ca. 50.000 ca. 15.000

09 / 2006

Illustratie: Eric Kriek

S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E

25

Een conferentiebezoek is geen gesponsorde vakantie innovatiecyclus Kennis verweven is een cyclisch proces Ervaringen concreet

Begrippen toetsen

actief

passief

Observatie & reflectie

abstract

Begripsvorming Bron: Prof. David Kolb (1975)

John Jansen, manager Operations Nedac Sorbo.

programma, besluit alvast welke sessies je wilt bijwonen en met welke informatie je wilt thuiskomen. Indien er twee interessante sessies gelijktijdig worden gehouden, noteer ze dan beide, want het gebeurt vaak dat het programma op het laatste moment verandert: tijdstippen veranderen of sprekers zeggen op het laatste moment af. De alternatieven komen dan goed van pas.

Deze kenniscyclus van gedragspsycholoog prof. David Kolb is ook van toepassing op het bezoeken van evenementen.

Dave Kentie, director Supply Chain Operations EMEA bij Life Fitness, bezocht onlangs de Europese gebruikersconferentie van de Supply Chain Council in Barcelona. Hij combineerde het event met een bezoek aan het Spaanse kantoor van Life Fitness. ‘Ik heb het programma doorgelopen en mijn interesse werd getrokken door een aantal milieusessies. Wij hebben als leve-

Georganiseerde zakenreizen naar congressen

S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 09 / 2006

26

Talitha Deddens deed vorig jaar voor de Internationale Hogeschool Breda onderzoek naar efficiënt beursbezoek in opdracht van Hogg Robinson Group, gespecialiseerd in zakenreizen, groepsreizen en incentives. ‘De opdracht is ontstaan uit de gedachte om een grote groep mensen met gelijke interesses gezamenlijk in een charter naar een beurs te sturen, zodat ze alvast met elkaar in contact komen. Daarvoor wilden we samenwerken met brancheorganisaties’, vertelt Deddens. Het bleek echter dat de organisaties nauwelijks op de hoogte waren van de evenementen die de aangesloten bedrijven organiseren of bezoeken. ‘Dan ben je genoodzaakt om de bedrijven individueel te benaderen en is eigenlijk het hele idee weg om een grote groep mensen in een keer te bedienen.’ Daar liep het concept dus op spaak. Deddens, inmiddels werkzaam bij HRG op gebied van groepsreizen, is momenteel bezig met een nieuw concept. ‘Het wordt

pas interessant voor bedrijven als het congres wat verder weg is en ze er niet zo snel zelf naartoe zullen gaan. Volgend jaar is er een beurs voor gynaecologen in Amerika, waarvoor we een aantal stoelen reserveren op een gewone lijndienst. Binnenkort vragen we de gynaecologen uit onze opgebouwde database of ze daar interesse in hebben.’ In Nederland kunnen mensen voor handelsreizen overigens terecht bij de EVD, agentschap van het ministerie van Economische Zaken. De EVD stimuleert internationale activiteiten met informatie over buitenlandse markten, met projectmatige en financiële ondersteuning en door het leggen van contacten met zakenpartners in het buitenland. Op de website van de EVD staat een overzicht van de aankomende handelsreizen naar het buitenland, bezoeken van buitenlandse decision makers aan Nederland en collectieve deelnames aan vakbeurzen.

rancier van fitnessapparaten te maken met wetgeving op gebied van gevaarlijke onderdelen en op gebied van milieu. Verder ben ik bij de parallelsessies gaan cherry picken wat ik interessant vond. Enkele van die sessies heb ik uiteindelijk niet uitgezeten, want die waren nogal academisch van aard. Ik houd meer van de concrete praktijksessies.’ Vergeet registratiekosten: maak je drukker over het terugverdienen van je tijd dan van je geld. Kentie heeft echter wel degelijk gekeken naar de toegangsprijs: ‘Ik heb een reisbudget en dat ik de trip kon combineren met een bezoek aan de locale Supply Chain Manager in Spanje heeft zeker meegewogen in mijn beslissing hierheen te gaan.’

Zien en gezien worden Evenementen bieden ook een goed platform om te netwerken. Jansen van Nedac Sorbo krijgt vooraf vaak telefoontjes van leveranciers die vragen of ‘hij toch wel even langskomt’. Het is volgens hem wel een kwestie van zien en gezien worden. ‘Ik wil gevoel krijgen bij de mensen achter een organisatie. Als ik een bepaalde leverancier niet zie, dan informeer ik vaak even of het allemaal wel goed gaat met ze. Als er steeds nieuwe gezichten zijn, dan is dat ook een teken. Het mooie van de Logistica is dat er een hele trits aanbieders in hetzelfde segment staan. Dat geeft snel een benchmark.’ Voor nieuwe contacten gaat Jansen liever naar wat kleinschaliger evenementen. Hij stapt meestal zo in de auto en ziet wel wie hij ontmoet. Wie liever gericht contacten opdoet, doet er goed aan vooraf te bekijken welke bezoekers en exposanten er zijn. Veel organisaties geven tegenwoordig deelnemerslijsten af. Omdat niet iedereen de laatste versie heeft van de Blackberry en in staat is om contactgegevens over te seinen: neem voldoende visitekaartjes mee. Wil je met veel kaartjes thuiskomen, moet je er minstens zoveel meenemen. Niets is vervelender dan een interessant iemand ontmoeten en geen kaartje kunnen geven. Contactgegevens achteraf via e-mail sturen kan in noodgevallen natuurlijk altijd, maar is zonde van je tijd.

Belangrijkste congres in Duitsland

Deutscher Logistik Kongress Duits evenement met een internationaal tintje de life sciences-economie. We horen verhalen over pacemakers die gehaast bij ons het pand verlaten en mensenlevens redden.’ En hoe sexy hij zijn twee pas aangeschafte Boeings 747’s ook vindt; Bakker stelt dat het de slechtste economische investering is die een bedrijf kan doen.

De Duitse tegenhanger van de vereniging voor Logistiek management (vLm), Bundesvereinigung Logistik (BVL), organiseerde onlangs het grootste logistieke congres van Duitsland in Berlijn. SCM Supply Chain Magazine bezocht het Deutscher Logistik Kongress. Peer Witten, voorzitter van de Bundesvereinigung Logistik, opende het evenement met een lange toespraak waarin hij eigenlijk niet veel zei. Met trots vertelde Witten dat het congres steeds internationaler wordt. Er waren sprekers uit dertien landen en deelnemers uit 43 landen. Internationaal, dat was de conferentie qua deelnemers zeker, maar op een enkele voordracht na waren alle presentaties in het Duits.

Netwerken ‘Zijn we idioten of trendsetters?’, vroeg de Nederlandse TNT-CEO Peter Bakker.

Opvallende sprekers

De Russische Transportminister Igor Levitin las zijn toespraak voor in het Russisch.

Werner Wenning (Bayer) vertelde over nieuwe Supply Chain-concepten.

09 / 2006

zoals ‘Wij geloven niet in one-stop-shopping’, boeide hij het publiek. Hij vertelde over de invloeden van aardrijkskundige problemen, zoals vergrijzing en het opwarmen van de aarde, op het bedrijfsproces van TNT. ‘Vergrijzing zorgt voor een explosieve ontwikkeling in

S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E

Interessanter was de keynote speech van Witten van Werner Wenning, voorzitter van de Raad van Bestuur bij Bayer in Leverkusen. Bayer heeft de laatste jaren een omwenteling gemaakt en aanzienlijke verandering in het portfolio aangebracht door overnames en het afstoten van bedrijven. De integratie van de Supply Chain-organisatie deed Bayer stapsgewijs: het transformeerde van twee apart opererende bedrijven met twee Supply Chains naar één bedrijf, met één gezicht naar de klant, maar met twee parallelle Supply Chains. Uiterindelijk is er één Supply Chain geformeerd waarbij er ook synergieën werden gerealiseerd. Naast psychologieprofessor Peter Krüse van de Universiteit Bremen die over de veranderende informatiemiddelen sprak, was de Nederlandse TNT-CEO Peter Bakker een van de sprekers die opviel. ‘Zijn we idioten of trendsetters?’, vroeg hij in het Engels aan de stampvolle zaal. ‘Hoe kun je nu naar een logistiek congres komen als je een paar weken geleden net je logistieke divisie hebt verkocht?’ Met deze en andere straffe uitspraken

Aan de vooravond van het Deutscher Logistik Kongress hield het Duitse collegablad van SCM, Logistik inside, een bijeenkomst voor relaties. Tijdens een diner reikte het de Imageprijzen uit aan leveranciers in diverse categorieën. Bijbehorende prominente figuren, zoals de countrymanager van heftruckproducent Linde, waren aanwezig om de prijs in ontvangst te nemen. Ook op de eerste dag werden er prijzen uitgereikt. Tijdens een gala-avond waarbij alle drieduizend deelnemers massaal bij elkaar aan tafel dineerden, werden de bezoekers tussen de gangen door vermaakt met Cirque du Soleil-achtige taferelen en de uitreiking van de Duitse Logistiek prijs. Deze ging naar Bosch Siemens Hausgeräte. Aangezien de avond doorgebracht wordt met dezelfde mensen, was dit een kans om tafelgenoten beter te leren kennen. Overdag waren er maar liefst 240 exposanten verspreid op de beursvloer te vinden. En iedere avond was er wel ergens een feestje van een exposant: bij Thiel en bij Still werd er volop geswingd en Rhenus hield het wat rustiger met een diner. Wie niet uitgenodigd was, kende gewoon de juiste mensen (nog) niet. In de late uurtjes waren alle belangrijke mensen te vinden in de Marlene-bar in het hotel InterContinental. Er waren dus tal van mogelijkheden om ontspannen te netwerken. Op de laatste dag zorgde DHL voor de documentenlogistiek: je kon je congrestas gratis op laten sturen naar huis, zodat je er niet mee hoefde te slepen.

27

jaarbeurs utrecht

Highlights Logistica 2006 Logistica S u p p ly C h a i n E x p e r i e nc e Locatie & tijd: hal 9, dinsdag 14-11, 10.00

uur tot en met zaterdag 16.00 uur Organisatie:SAP, STOW Storage Solutions,

IBG, Kardex, Infolog, Still, VDR Groep, Manpower, Vanderlande Industries, DHL, Capgemini, PHI DATA, NVC, Philips, Intel en SCM Supply Chain Magazine Meer info: www.supplychainexperience.nl

Flexibiliteitsplein Locatie & tijd: hal 7, dinsdag 14-11 10.00 uur tot en met zaterdag 18-11 16.00 uur Organisatie: Eurinpro, Tempo-Team, ’t Web en BT Nederland

Wat is het? De Supply Chain Experience laat zien hoe bedrijven moeten samenwerken in de keten. Zestien complementaire partners zetten op initiatief van kennisplatforms IMCC en AICC gezamenlijk een volledig geïntegreerde Supply Chain-operatie met RFID-technologie neer. Naast de simulatie zijn er tal van stands. Dagelijks worden er meerdere branchegerichte rondetafeldiscussies georganiseerd en biedt de Experience denktanks voor persoonlijk, praktisch advies plus een platform om te netwerken met beslissers.

Bezoekers krijgen een indruk hoe de laatste technieken kunnen worden ingezet in een logistieke omgeving. Het is een uitgelezen kans om je kennis te verdiepen in een state of the art-omgeving. Er zijn letterlijk twee lagen aangebracht. De begane vloer is het operationele deel; de bovenetage is de strategische level.

Op het Flexibiliteitsplein bundelen Eurinpro, Tempo-Team, ’t Web en BT Nederland hun dienstverlening en verzorgen desgewenst een quickscan van je bedrijf.

De quickscan maakt in vijf minuten inzichtelijk op welke activiteiten vastgoed, flexibele arbeid, opleidingen en heftrucks je je bedrijfsresultaat kunt verbeteren door deze (verder) te flexibiliseren. Indien er verbeteringsmogelijkheden zijn, krijgen deelnemers een indicatie van de besparingen die ze mogelijk kunnen realiseren.

Vijf genomineerden, geselecteerd door de jury, presenteren zich aan de zaal, waarna het publiek kritische vragen mag stellen. Bezoekers van de voorverkiezing mogen meestemmen en beslissen welke drie genomineerden doorgaan naar de finale.

Om te netwerken. Om te zien en gezien te worden. Deelnemers kunnen afspraken maken door aan te geven met wie ze graag in contact komen. De deelnemerslijst wordt op verzoek via een persoonlijk password ontsloten. Via het mailprogramma kunnen direct afspraken worden gemaakt.

worden, maar gebruiken deze ook om zichzelf te profileren. Het zijn meestal de mensen die als eerste hun hand in de lucht steken om vragen te stellen. Zoals Jansen stelt: het is zien en gezien worden. Verder moeten managers zich afvragen of er ook nog collega’s mee moeten. Sommige mensen werken liever alleen. Wan-

neer je met meerdere personen gaat, dan is het mogelijk om parallelsessies te volgen en kun je later met elkaar bespreken wat je hebt opgestoken. Laat je niet verleiden om te veel bij collega’s te blijven hangen; je mist hiermee de kans om nieuwe mensen te ontmoeten! De overweging om andere locale Supply Chain-managers mee

Meer info: www.flexibiliteitsplein.nl

Voorverkiezing Logistiek M a n a g e r va n h e t j a a r Locatie & tijd: locatie n.t.b., woensdag 15-11 van 14:30 tot 16:30 uur en donderdag 16-11 van 14:00 tot 16:00 uur Organisatie: DHL Express (initiator), ondersteund door vLm S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 09 / 2006

28

Waarom interessant?

Meer info: www.logistiekmanagervanhetjaar.nl

Indien de afspraak om elkaar te ontmoeten voorafgaand aan het event is gemaakt, dan is het handig om het mobiele nummer van deze persoon in te programmeren. Mocht er iets tussenkomen of je kunt elkaar niet vinden, dan kun je elkaar altijd bellen. Echte conferentiebezoekers wonen niet alleen presentaties bij om zelf wijzer te

Wie je kent, is net zo belangrijk als wat je weet

met bagageruimte. Je komt immers altijd met veel meer spullen terug dan dat je wegging. Niet alleen met brochures, aantekeningen en vakbladen, maar ook met gadgets die worden weggegeven op de beursvloer. Tot slot is het handig om te weten wat de dresscode is. In Nederland dragen de bezoekers doorgaans pakken, in het Amerika is het overwegend business casual.

Bevestiging

09 / 2006

Kentie heeft in ieder geval een goed gevoel over zijn bezoek aan Barcelona en is zeer positief over de conferentie van de Supply Chain Council. ‘Het congres was zeer goed georganiseerd. Ik heb wederom bevestigd gekregen dat we als bedrijf de goede weg ingeslagen zijn. Daarnaast heb ik nieuwe informatie gekregen en een goed contact opgedaan: een Supply Chain Manager die een Oracle-implementatie achter de rug heeft. Wij hebben ook een Oracle-imple-

mentatie in het vooruitzicht. Bovendien is Barcelona niet de vervelendste stad’, concludeert Kentie. Jansen heeft vrijwel dezelfde ervaringen als Kentie: ‘Ik wil sommige zaken verifiëren. In onze specifieke markt hebben wij intern wel eens discussies over wat onze klanten nu precies willen. Soms heb ik het gevoel dat onze klanten iets anders willen dan we intern denken. Op beurzen kan ik dat toetsen.’ Conferenties bezoeken en ze op de juiste manier bijwonen kan dus van belang zijn voor het uitstippelen en volgen van de juiste bedrijfsstrategie. Managers komen te weten of de ingeslagen strategische weg de juiste is; of het onderbuikgevoel klopt. Daarnaast is netwerken cruciaal. Het gaat niet alleen om wat je weet, maar ook om wie je kent. Dat gaat echter niet vanzelf. De juiste dingen te weten te komen en de juiste mensen te leren kennen, dat vereist voorbereiding.

S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E

te nemen heeft Dave Kentie wel gemaakt, maar hij besloot toch alleen te gaan. ‘Ik vond het te vroeg om ze op zo’n hoog, strategisch niveau te informeren.’ Ook als je alleen gaat, kan het goed zijn om te sparren met collega’s die niet gaan. Wellicht willen ze aantekeningen hebben van een sessie of wellicht dat iemand een leverancier zoekt, die jij voor hem of haar kunt vinden. De opvolging na een congres mag in geen geval worden vergeten. Want wat heeft iemand aan een beursbezoek wanneer hij er achteraf niets meer mee doet? Handel gemaakte afspraken direct af na het bezoeken van het evenement. Stuur bedrijfsinformatie of een presentatie op en stel aantekeningen voor collega’s beschikbaar. Zoek mensen op in de internetcommunity LinkedIn of OpenBC. Op die manier ligt het nog vers in het geheugen. Als het congres in het buitenland plaatsvindt of over meerdere dagen is verspreid, dan is het verstandig rekening te houden

29