Oude Enghweg 23, 1217 JB Hilversum Postbus 9900, 1201 GM Hilversum Tel. 14 035 Internet: www.hilversum.nl/evenementen
AANVRAAG VOOR HET HOUDEN VAN EEN EVENEMENT Nadere inlichtingen bij afdeling Publiekszaken Tel. (035) 629 26 80 of bij de evenementencoördinator: Tel. (035) 629 28 75. Met dit formulier vraagt u, indien van toepassing, ook een gebruiksvergunning bij de brandweer aan.
Indieningstermijn van een aanvraag/melding: Voor een melding geldt een termijn van 4 weken, voor standaard evenementen is dit 6 weken, voor grote evenementen is dit een termijn van 12 weken. Bij dit formulier treft u een toelichting aan en een contactpersonenlijst. U wordt verzocht deze door te nemen.
Stempel gemeente
Naam evenement:
Datum evenement: LET OP:
Voor melding of feest op eigen terrein dient u een ander formulier in te vullen. Ga naar www.hilversum.nl/evenementen voor het juiste formulier.
1 PERSOONLIJKE GEGEVENS Achternaam en Voorletters:
Vrouw
Man
Adres (geen postnummers): Postcode en woonplaats: Telefoonnummer:
Mobiel:
E-mail: Website: Namens vereniging/stichting/andere rechtsvorm: Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel: Tijdens het evenement is de volgende contactpersoon bereikbaar: Contactpersoon: Extra contactpersoon:
Mobiel: Mobiel:
Hier factuurgegevens vermelden als de adresgegevens anders zijn dan hierboven. Organisatie/naam/adres:
2 GEGEVENS VAN HET EVENEMENT Duidelijke omschrijving van de activiteiten/het evenement (soort evenement, graag programma met tijdstippen bijvoegen):
Hebt u het evenement eerder in Hilversum of elders georganiseerd?
ja
nee
1
Datum/naam/plaats vorig evenement: Omschrijving doelgroep evenement: Aantal verwachte deelnemers: Aantal verwachte bezoekers: Maximaal aantal bezoekers/deelnemers gelijktijdig aanwezig: Waar komen deze bezoekers vandaan: Plaatselijk: % Regionaal:
betaald
gratis
betaald
gratis
% Internationaal:
%
% Landelijk:
3 PERIODE Data en tijdstippen van de uitvoering van het evenement: Startdatum:
van: uur tot:
uur
Einddatum:
van: uur tot:
uur
Afwijkende tijden hier melden:
Startdatum opbouw datum:
tijd:
uur
Oplevering datum: (afbraak/leeg/schoon)
eindtijd:
uur
4 LOCATIE Locatie(s) van het evenement:
Voor de diverse locaties moet u plattegronden inleveren waar de tenten en podia etc. ingetekend zijn. Zie punt 6. Bovendien een omschrijving van het programma per locatie. Vindt uw evenement binnen of buiten plaats? Vindt uw evenement plaats op particuliere grond? Zo ja, onderstaande gegevens invullen. Zonder goedkeuring kan geen vergunning verleend worden.
binnen
buiten
ja
nee
Akkoordverklaring eigenaar: Naam eigenaar:
Datum:
Adres:
Handtekening:
Postcode: Plaats:
Telefoonnummer: 5 HORECA Worden er dranken en/of etenswaren verstrekt?
ja
Worden etenswaren bereid in tijdelijke ruimten?
ja nee
nee 2
Plaatst u bak- en braadapparatuur?
ja nee
Op welke wijze worden etenswaren bereid?
Wordt tijdens het evenement zwak alcoholhoudende drank verstrekt?
ja
nee
Voor het verstrekken van zwak alcoholhoudende drank heeft u een ontheffing nodig op basis van art. 35 van de Drank en Horeca Wet. Het aanvraag formulier is te vinden op www.hilversum.nl/evenementen. LET OP: Bij meerdere verstrekkingspunten door diverse horecaondernemers dient afzonderlijk de ontheffing van art. 35
6 TE PLAATSEN OBJECTEN Plaatsing objecten Aanwezig Aantal Afmetingen Geen objecten ga naar 7 - Podium
ja
nee
- Tribune(s) ja nee - Open tent/overkapping ja nee - Tent met zijvlakken ja nee - Dichte tent nee ja - Kramen ja nee - Verstrekkingspunt drank ja nee - BBQ, bakken, frituren ja nee - Luchtkussens ja nee - Kermisattracties ja nee - Toiletten ja nee - Aggregaten ja nee - Voertuigen (vrachtwagens) ja nee
- Voertuigen (personenauto’s)
ja
nee
- Voertuigen (fietsen, e.d.)
ja
nee
- Aanhangwagens
ja
nee
- Bouwketen e.d.
ja
nee
- Hekken en andere afbakeningen ja nee - Overige attracties ja nee - Overige ja nee
Gebruik totaal aantal m2:
Toelichting (hoogte en breedte)
Totaal
m2
Van het evenement als geheel moet er een plattegrond zijn met een schaal van 1:100, 1:200 of 1:500. Daarop zijn alle objecten, op de juiste plaats en in de juiste verhouding aangegeven. Naast de plattegrond moet er voor alle objecten met een inrichting, als tenten, podiums, tribunes en gebouwen een indelingstekening gemaakt zijn met een schaal van 1:100 waarop de indeling en vluchtroutes, de noodverlichting en vluchtrouteaanduidingen, de nooduitgangen, de blusmiddelen en het stoelenplan met tafels zijn aangegeven. Bij gebruik van tenten moet het (brandveiligheids)certificaat van de tent meegestuurd worden. Zie voor verdere informatie de toelichting. Uw aanvraag kan NIET in behandeling worden genomen wanneer de tekeningen ontbreken. 3
7 VERKEER EN PARKEREN A Worden er straten/parkeerterreinen gebruikt/afgesloten? Zo ja, welke straten/parkeerterreinen: (u moet hiervoor een verkeersplan/circulatieplan en bebordingsplan indienen).
ja
nee, ga naar 8
Betreft het een busroute? ja Zo ja, welke route/straten:
nee
Zet u personeel in voor parkeerbegeleiding?
ja
nee
ja
nee
Zo ja, aantal personen: Zijn er verkeersregelaars? (Zie ook toelichting)
Zo ja, aantal personen: Zijn de verkeersregelaars opgeleid?
ja nee
Zo ja, aantal personen: B Neemt u parkeerplaatsen in gebruik? Zo ja, welk soort:
ja
nee
Betaald parkeren
stuks
Parkeerplaatsen vergunninghouder
stuks
Vrije parkeerplaatsen
stuks
Parkeerplaatsen voor gehandicapten
stuks
De hulpdiensten moeten het evenemententerrein/locaties altijd kunnen bereiken.
8 FACILITEITEN
Servicevraag. Mag ingevuld worden, hoeft niet.
Informatie over diverse faciliteiten vindt u in de toelichting. Hebt u faciliteiten nodig via de gemeente, dan moet u zelf contact op te nemen met de desbetreffende afdeling, zie contactpersonenlijst. Te vinden op www.hilversum.nl/evenementen A Hekken en borden: Zijn er tegen betaling hekken nodig? Hekkenplan en verkeersplan bijvoegen.
Zijn er tegen betaling aankondigingsborden nodig? Hekkenplan en verkeersplan bijvoegen.
Zijn er tegen betaling overige borden nodig? Hekkenplan en verkeersplan bijvoegen.
B Schoonmaak/afvalcontainers: Wordt het terrein door u zelf gereinigd? Zo nee, zal de gemeente dit verzorgen op uw kosten. Zie voor contactpersoon contactpersonenlijst.
ja
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee 4
Zijn er tegen betaling gemeentelijke afvalcontainers nodig?
ja
nee
C Elektriciteit/water: Is er tegen betaling elektriciteit nodig?
ja
nee
Gaat u gebruik maken van een of meer aggregaten?
ja
nee
Wilt u een water aansluiting?
ja
nee
Is er verplaatsing tegen betaling nodig van gemeente-eigendommen? (zoals fietsrekken, elektriciteitspalen)
ja
nee
D Toiletvoorziening: Wordt er een toiletvoorziening geplaatst? Zo ja, welke:
ja
nee
ja
nee, ga naar 10
binnen
beide
Zo nee, zal de gemeente dit verzorgen op uw kosten. Zie voor contactpersoon contactpersonenlijst.
Chemisch (cabine):
stuks
Via riolering:
stuks
Plaskruis:
stuks
9 MUZIEK EN GELUID Wordt er tijdens het evenement geluid ten gehore gebracht? Wilt u dat buiten/binnen of beide doen?
Versterkte of onversterkte muziek?
buiten
versterkt
Live muziek?
ja
onversterkt nee
Soort/genre muziek?
Wilt u ander geluid ten gehore brengen? omroepen
sound check
megafoon
tot max 85 db(A)/ 90 db(C)
tot max 95 db(A)/ 105 db(C)
ja
nee
Verwacht geluidsniveau: minder dan 70 db(A)/85 db(C)
Alle locaties tijdstippen gelijk aan duur evenement, ga naar 10 Per locatie:
Datum:
van:
uur tot:
uur
Datum:
van:
uur tot:
uur
Datum:
van:
uur tot:
uur
Datum:
van:
uur tot:
uur
Datum:
van:
uur tot:
uur
10 VEILIGHEID EN EHBO Is er voor dit evenement een contract met een gecertificeerde beveiligingsorganisatie afgesloten? Zo ja, gegevens van het beveiligingsbedrijf en kopie van het contract bijvoegen.
Bedrijf:
ja
nee
Contactpersoon:
Adres: Postcode/plaats: Aantal beveiligers: Telefoonnummer:
5
Is er voor dit evenement een contract met een EHBO verlener afgesloten? Zo ja, gegevens van de EHBO organisatie en kopie van het contract bijvoegen.
Bedrijf:
ja
nee
Contactpersoon:
Adres: Postcode/plaats: Aantal EHBO’ers: Telefoonnummer:
Is er voor dit evenement een contract met een andere organisatie afgesloten? Zo ja, gegevens van de organisatie en kopie van het contract bijvoegen.
ja
nee
Soort (b.v. brandwacht, reddingsbrigade, toezichthouders, BHV bedrijfshulpverleningorganisatie): Bedrijf:
Contactpersoon:
Adres: Postcode/plaats: Aantal personen: Telefoonnummer:
Is er voor dit evenement een veiligheidsplan opgesteld?
ja
nee
Informeert u de buurt m.b.t. het evenement minimaal één week van te voren?
ja
nee
Deelt u folders/flyers uit?
ja
nee
Wilt u sandwich of spandoeken langs de openbare weg plaatsen?
ja
nee
ja
nee
ja
nee
ja
nee, ga naar 12D
Dit geldt voor grote evenementen, zie de toelichting waaraan het veiligheidsplan moet voldoen.
11 PROMOTIE EN COMMUNICATIE
Zo ja, zie lijst voor contactpersonen.
12 DIVERSEN A Wilt u een loterij/bingo/rad van avontuur organiseren? Indien u een kansspel wilt organiseren dan heeft u een apart aanvraagformulier nodig.
B Wilt u een collecte houden? De bruto en netto opbrengst van de inzameling moet binnen tien dagen na afloop van actie schriftelijk aan de gemeente Hilversum worden gemeld.
C Wilt u vuurwerk afsteken? Zo ja, gegevens van het bedrijf dat verantwoordelijk is voor het af te steken vuurwerk: Bedrijf:
Contactpersoon:
Adres: Postcode/plaats: Telefoonnummer: Is er een vergunning aangevraagd bij de Provincie Noord-Holland? Vergunning van de provincie bijvoegen.
n.v.t.
ja
nee
ja
nee, ga naar 12E
E Wordt er tijdens het evenement getatoeëerd (PMU) of gepierced?
ja
nee
F Is voor het evenement een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afgesloten? Kopie verzekeringspapieren bijsluiten.
ja
nee
D Wilt u helium ballonnen oplaten? Zo ja: Aantal ballonnen:
Tijdstip oplaten ballonnen:
Datum oplaten ballonnen:
Locatie:
6
13 CONTROLELIJST EN EVT. TOELICHTING A Aan de hand van deze lijst moet worden aangegeven of u alle gegevens hebt ingevuld en de benodigde bijlagen hebt bijgevoegd. 1 Zijn alle gegevens van de aanvrager volledig en naar waarheid ingevuld? 2 Zijn alle gegevens m.b.t. uw evenement volledig ingevuld?
ja
nee
ja
nee
3 Hebt u de overeenkomst van de particuliere eigenaar bijgevoegd?
n.v.t.
ja
nee
4 Hebt u het verkeerscirculatieplan/bebordingsplan bijgevoegd?
n.v.t.
ja
nee
5 Hebt u de ontheffing zwak alcoholhoudende drank (art. 35 DHW) aangevraagd?
n.v.t.
ja
nee
6 Hebt u voor gebruik van hekken een hekkenplan bijgevoegd? 7 Hebt u alle certificaten (o.a. tent, toneeldoek, versiering e.d.) bijgevoegd?
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
8 Hebt u alle tekeningen met betrekking tot de indeling van de locaties bijgevoegd? n.v.t. (Bij n.v.t. naar vraag 9) - in het juiste formaat (1:100, 1:200 of 1:500);
ja
nee
ja
nee
- met afmeting en oppervlakte;
ja
nee
- met alle objecten op schaal;
ja
nee
- met alle toegangswegen en vluchtwegen;
ja
nee
- met alle afbakeningen van het evenementengebied;
ja
nee
- digitaal beschikbaar.
ja
nee
9 Hebt u alle tekeningen met betrekking tot de inrichtingen (b.v. tenten) bijgevoegd? (Bij n.v.t. naar vraag 10)
n.v.t.
ja
nee
- in het juiste formaat (1:100);
ja
nee
- met afmeting en oppervlakte;
ja
nee
- met indeling object (tent, gebouw e.d.);
ja
nee
- Met opstellingen van zitplaatsen en tafels;
ja
nee
- met de vrij te houden gang- en looppaden;
ja
nee
- met de noodverlichting en vluchtrouteaanduidingen;
ja
nee
- met de locatie van blusmiddelen en EHBO middelen;
ja
nee
- met het maximum aantal toe te laten personen per ruimte;
ja
nee
- digitaal beschikbaar.
ja
nee
10 Hebt u voorzieningen voor het afval geregeld? 11 Hebt u afspraken gemaakt met de politie met betrekking tot verkeersregelaars?
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
12 Hebt u uw hekken geregeld en overige faciliteiten?
n.v.t.
ja
nee
13 Hebt u beveiligers geregeld?
n.v.t.
ja
nee
14 Hebt u EHBO’ers geregeld? 15 Hebt u bedrijfshulpverleners geregeld?
n.v.t.
ja
nee
n.v.t.
ja
nee
16 Hebt u een veiligheidsplan bijgevoegd?
n.v.t.
ja
nee
17 Hebt u een draaiboek met programma bijgevoegd?
ja
nee
18 Hebt u uw driehoeksbord gereserveerd?
ja
nee
19 Hebt u uw evenement verzekerd?
ja
nee
20 Hebt u de toelichting goed doorgenomen?
ja
nee
n.v.t.
B Opmerkingen en eventuele toelichting:
14 KOSTEN Wanneer een aanvraagformulier niet volledig is ingevuld en/of er ontbreken bijlagen, wordt het geretourneerd zodat het aangevuld kan worden. U loopt hiermee het risico dat de noodzakelijke behandeltermijn wordt overschreden, waardoor niet meer op tijd een beslissing kan worden genomen en uw evenement niet kan plaatsvinden. Met dit formulier vraagt u indien van toepassing ook een gebruiksmelding aan. Voor het in behandeling nemen van deze vergunningaanvraag worden leges in rekening gebracht. Overige kosten waar u o.a. rekening mee moet houden zijn: - precariobelasting (belasting voor het gebruik van gemeentelijke grond); - kosten voor overige vergunningen zoals b.v. een ontheffing van zwak alcoholhoudende drank; - kosten voor het gebruik maken van gemeentelijke faciliteiten. - kosten eventuele sandwichborden.
15 VERZENDEN AANVRAAG De aanvraag kan verstuurd worden naar: Gemeente Hilversum, afdeling Vergunning en Handhaven, Postbus 9900, 1201 GM Hilversum. Mailen kan natuurlijk ook (heeft zelfs de voorkeur). Let wel op dat uw handtekening op de aanvraag staat en dat alle bijlagen zijn bijgevoegd. Mailadres:
[email protected].
16 ONDERTEKENING Datum:
Handtekening:
Naam:
OPSLAAN
PRINTEN
Behandeld door Datum
GEM193/2014
IN TE VULLEN DOOR GEMEENTE
