doc4doc versie 4.0 stap voor stap

Provide Tailored Software B.V. De Dompelaar 1-D 3454XZ De Meern Registered in the Dutch Trade Register of the Amsterdam Chamber of Commerce, under number 34325519

doc4doc versie 4.0 stap voor stap

Provide Tailored Software

Stap voor stap door doc4doc voor nieuwe gebruikers Inloggen Lotus Notes / doc4doc ........................................................................................... 3 Openen van doc4doc ........................................................................................................... 6 Tijdelijke beveiliging doc4doc ........................................................................................... 6 Patiënten .............................................................................................................................. 7 Patiënt zoeken.................................................................................................................. 7 Patiënt aanmaken ............................................................................................................ 9 Vragenlijst / screening aanmaken........................................................................................11 Vragenlijst .......................................................................................................................12 Medicatie Toevoegen ......................................................................................................14 Lab toevoegen.................................................................................................................17 Familie anamnese ...........................................................................................................18 Eerste consult, volgende stap .............................................................................................19 Speciële anamnese .........................................................................................................20 Lichamelijk onderzoek .....................................................................................................20 Tractus anamnese ...........................................................................................................21 Functie onderzoek ...........................................................................................................22 Beeld ...............................................................................................................................22 Risicoberekening .............................................................................................................22 Probleem detectie ...........................................................................................................23 Beleid detectie .................................................................................................................24 Dossier ................................................................................................................................25 Overzicht Contacten ........................................................................................................25 Verwijderen van documenten ..........................................................................................26 Overzicht dossier.............................................................................................................27 Het vervolgconsult ...............................................................................................................29 Beleid (tabblad) ...............................................................................................................30 Consult openen / inzien en eventueel bewerken..................................................................32 Yellow sticker(s) ..................................................................................................................33 Yellow sticker(s) afhandelen ............................................................................................34 Brief ....................................................................................................................................35 Brieven maken ................................................................................................................35 Brief aanpassen ..............................................................................................................36 Brief fixeren .....................................................................................................................37 Brief goedkeuren .............................................................................................................37 Brief printen .....................................................................................................................38 Brief naar zh archief ........................................................................................................41

2


Inloggen Lotus Notes / doc4doc

Start Lotus Notes op doormiddel van een dubbel klik op het desktop icoontje Identificatie Lotus Notes Lotus Notes houdt automatisch bij wie de auteur is of wie de auteurs zijn van documenten. Dat gebeurt op systeem niveau. Daarbij noteert Lotus Notes uw identificatie (User ID) op het document dat u aanmaakt of verandert. Het programma doc4doc voorziet in identificatie door werknemersdocumenten. Iedere gebruiker dient in het systeem gedeelte te worden ingevoerd. De volgende gegevens worden o.a. genoteerd: Functie van de gebruiker Naam in Lotus Notes Persoonsgegevens Naamgeving op recepten Naam van praktijk Agenda toewijzing Verantwoordelijkheidsniveau Na het opstarten wordt direct gevraagd om een wachtwoord. Controleer eerst of uw ID verschijnt (indien een ander User ID vermeld wordt, zie switch ID). Vul uw wachtwoord in en klik op OK.

Zodra u ingelogd bent in Lotus Notes en doc4doc opent, weet het systeem wie u bent. Uw Lotus Notes ID wordt gekoppeld aan het werknemersdocument. Op dat moment worden uw instellingen actief gemaakt. Zo wordt de hoofdagenda uw agenda, bepaalde views/folders zijn voor u wel of juist niet zichtbaar en uw naam komt bijvoorbeeld op aangemaakte recepten. Iedere gebruiker heeft zijn eigen sleutel (User ID) tot het systeem. Het is een kleine file van 3 kB groot waarin onder andere uw naam staat, maar ook uw password (in onleesbare vorm), uw toegangsrechten tot verschillende Lotus Notes systemen en de verloopdatum. Deze identificatie wordt door Applisive International BV verstrekt en beheerd. De PC blijft geladen met het ID dat de vorige keer is gebruikt. Wel moet u altijd uw password opgeven. Als u op de PC van een ander gaat werken, moet u eerst uw eigen ID aanklikken via File -> Security -> Switch ID. Op basis van de informatie in uw identificatie in combinatie met de informatie in Lotus Notes wordt bepaald wat u wel en niet mag binnen doc4doc. Deze restricties zijn organisatie-afhankelijk en door de daartoe verantwoordelijke op te stellen en/of te wijzigen.

3


Alle documenten worden voorzien van de auteur, datum van aanmaak en modificatiemoment. U kunt dus altijd nagaan wat de oorsprong is van documenten, en wie en wanneer deze heeft gewijzigd. In Workspace vindt u het icoon om van user ID te veranderen.

U kunt ook gebruik maken van de actie File -> Security -> Switch ID om uw eigen ID ter activeren.

Als u op de PC van een ander gaat werken, moet u eerst uw eigen ID activeren via File -> Security -> Switch ID. Ander ID: -

Via switch ID Via keuzemenu voordat je Lotus Notes opstart (kies eigen naam uit lijst)

4


Choose User ID to Switch To - > Zoek in de map Lotus Notes/Data uw eigen ID file en selecteer uw ID file.

- > Klik op Open

- > Type uw wachtwoord in. - > Klik op OK. Onder uw eigen ID bent u nu ingelogd in het systeem.

5


Openen van doc4doc Dubbel klik op de programma tegel van doc4doc om het programma te openen.

In het hoofdscherm van doc4doc is er de keuze uit  Patienten – Hier vind alle verslaglegging plaats betreffende de patiënten  Specificaties – Voor het aanpassen van keuzelijsten en andere voorkeursinstellingen  Help – Aanvullende informatie over het gebruik van doc4doc  Afsluiten – Om het programma af te sluiten

Tijdelijke beveiliging doc4doc Met de toets F5 op uw toetsenbord beveiligt u Lotus Notes en doc4doc zonder af te sluiten. Klik weer op of in het scherm en u kunt weer inloggen met uw wachtwoord en verder gaan.

6


Patiënten Het praktijkgedeelte kunt u openen door op het startscherm te klikken op de link doc4doc opent zicht in de view Zoeken

Links bovenaan staat de naam van degene die is ingelogd (uw naam, indien u onder uw eigen ID bent ingelogd). Daaronder staat een lijst met namen van views (of folders). Views/folders zijn verzamelmapjes met documenten. Per view/map kan de inhoud verschillen. Er is bijvoorbeeld een mapje met alle patiënten, of een mapje met alle aangemaakte brieven. Aan de linkerkant staat de naam van de view en aan de rechterkant de inhoud van die view/map (documenten). Documenten zijn opgeslagen formulieren. In bijvoorbeeld de view Zoeken bevinden zich alle opgeslagen NAW Cliënt formulieren (cliënt documenten). In de kolom A in het zoekscherm kunnen drie soorten icoontjes voorkomen. : gearchiveerd : wordt straks gearchiveerd : deze patiënt heeft/had een afspraak

Patiënt zoeken De view Zoeken geeft een overzicht van alle ingeschreven patiënten. Zoeken kan op de volgende manieren:  Naam: naam van de patiënt (zoals vermeld in zoekscherm).  PID nummer: ziekenhuis patiënt identificatie nummer  Geboortedatum: een punt gevolgd door de geboortedatum zonder streepjes. (25 maart 1962 wordt .25031962)  Postcode: de letter p gevolgd door de postcode en eventueel het huisnummer. (p3442AB of p3442AB66)  Straat: schuine streep gevolgd door straatnaam.(/Goudsesingel) Zodra u begint te typen verschijnt een pop-up scherm genaamd Starts with..........

7


Door dubbel te klikken op het juiste document komt u in het NAW cliëntformulier. U kunt hier ook de wijzigingen van patiënten gegevens uitvoeren. Boven in het betreffende scherm bevinden zich een aantal knoppen. Nadat een patiënt is geselecteerd kan met deze knoppen een bepaalde functie gestart worden. Denk aan: dossier openen, afspraak maken, memo toevoegen, en labgegevens invoeren.

Als er pijltjes

voor de views staan, betekent dit dat ze in- en uitgevouwen kunnen worden.

Bij het openen van sommige documenten kunt u niet direct gegevens invullen: het document staat niet in Edit mode. Dit is te zien aan onderstaande knop:

Klik op deze knop om het document te bewerken. Indien het document wel in Edit mode staat, verandert deze knop in een groen vinkje.

Het groene vinkje betekent dat u gegevens kunt invullen en zodra u op het groene vinkje klikt wordt het document opgeslagen en afgesloten.

8


Patiënt aanmaken -> Klik in de view Zoeken op de knop Patiënt > Aanmaken

Een nieuw leeg NAW Cliënt formulier wordt geopend

-> Klik op de link De koppeling haalt de NAW gegevens op uit ZiS. - Het geen rood gemarkeerd is, is verplicht om in te vullen. - Let op: gebruik van de naam: zo staat de naam in gehele dossier. - Vul alle velden met de uw beschikbare informatie en klik op OK. Open hiermee de velden om gegevens aan te vullen. Klik hierop en u krijgt een lijst(je) met keuze antwoorden. Selecteer de juiste en klik op OK. Het antwoord is ingevoerd. Dit is een blanco tekstveld. (Alleen te bewerken in Edit mode. Dubbelklik zomaar ergens in het formulier of klik op de Edit knop).

9


Patiënt niet bekend of geen ZiS koppeling: -> Klik op de link te vullen.

om snel en op eenvoudige wijze de patiënt gegevens in

- Gebruik van de naam: Als bijvoorbeeld voor mevrouw de Jong – Harskamp gekozen is eigen naam, dan staat zij in het zoekscherm onder de naam Harskamp. Er kan wel op naam partner gezocht worden. Het betreft dus alleen de weergave van de naam. De volgende keuzes zijn mogelijk:  eigen naam – naam partner  naam partner – eigen naam  naam partner  pseudoniem. - Geboortedatum: De geboortedatum kan eventueel zonder streepjes worden ingevuld. - Adres: De straat en plaatsnaam worden automatisch uit de postcodefile gehaald bij het invullen van de postcode en het huisnummer (mits de postcodefile is geïnstalleerd).

Via het groene vinkje kan het formulier worden opgeslagen en afgesloten. Het rode kruisje betekent Cancel (afsluiten zonder gegevens op te slaan).

10


Vragenlijst / screening aanmaken Als de patiënt gegevens zijn ingevoerd, kan de eerste stap in de dossiervorming genomen worden: de vragenlijst / screening. Open zo nodig het NAW cliëntformulier (via view Zoeken, de Agenda of het Volledig dossier)  Klik op de knop First step en selecteer Guideline selection eventueel gevolgd door de gewenste richtlijn.

Indien de First step al eerder genomen is, verschijnt de volgende melding (indien ingesteld):

Controleer dan eerst of de vragenlijst / screening al eerder aangemaakt is. Dit kunt u controleren bij: - Volledig dossier - View Zoeken, knop Patiënt, Ga naar laatste contact Indien er nog geen dossier (vragenlijst/screening of consult) is aangemaakt en u klikt op de knop Ga naar laatste contact, dan krijgt u de volgende mededeling: "Geen contactformulier gevonden" Als er al een vragenlijst/screening bestaat, neem dan niet nogmaals de First step maar open de bestaande vragenlijst. De knop First step kunt u n.l. maar 1 keer gebruiken. Let op: Bij elke klik op First step maakt u weer een nieuwe lege vragenlijst/screening aan. Na het kiezen van de First step verschijnt de naam van de patiënt en tabbladen.

Bovenaan het scherm verschijnt de aanmaakdatum (bezoeknummer is dan nog leeg). Daaronder de naam van de behandelend arts. Daaronder in het blauw ziet u verkort de patiëntgegevens. Het is tevens een link naar het NAW cliëntformulier. Links zijn zoveel mogelijk onderlijnd weergegeven.

11


Vragenlijst

U ziet verschillende soorten invulvelden: Bolletjes

radiobuttons; één keuze mogelijk.

Pop-up box

dialog list met verschillende keuze's.

Potloodje

link naar hulp formulier

Vierkantjes

checkbox: meerdere opties mogelijk.

Blanco velden

blanco velden

Afhankelijk van de instellingen is het mogelijk om één of meerdere opties te kiezen om wel of geen vrije tekst toe te voegen. Sommige lijstjes zijn dus door gebruiker aan te passen. In de vragenlijst / screening worden de onderstaande gegevens ingevoerd:  Gegevens medebehandelaars en huisarts  Gegevens verwijzer  Gegevens apotheek  Specifieke voorgeschiedenis  Overige (algemene) voorgeschiedenis  Risiscofactoren  Intoxicaties  Sociale anamnese  Leefstijl vragenlijst Het invoeren van medebehandelaars, huisartsen en de verwijzende arts kan door gebruik te maken van de rode snel koppelingen.

12


Specifieke voorgeschiedenis is de cardiovasculaire voorgeschiedenis van de patiënt.

Voorbeeld van het pop-up scherm dat verschijnt na het kliken op De velden ‘Ziekte of operatie’ en ‘Medische term’ moeten altijd worden ingevult.

Door te klikken op de link Sorteer op Jaar of Sorteer op jaar van diagnose worden de ingevoerde gegevens op chronologische volgorde gezet. Soms zullen er extra vragen verschijnen, afhankelijk van het gegeven antwoord. Deze vragen zijn verborgen als er nog geen antwoord is gegeven. Bij de levensstijl vragenlijst kan de gehele vragenlijst worden ingevuld of er kan direct een conclusie worden ingevuld.

Het afsluiten van de vragenlijst/screening kan doormiddel van de twee knoppen bovenaan  

OK (opslaan & afsluiten) Cancel (alleen afsluiten)

13


Medicatie Toevoegen Voor elke patiënt kan medicatiegebruik geregistreerd en recepten uitgeschreven worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen medicatie historie en nieuwe medicatie/recepten. Dit onderscheid wordt in de consulten duidelijk. In het consultformulier bevindt zich de eerste gelegenheid om medicatie in te voeren. •

Klik op de tab Medicatie op Toevoegen.

Het volgende scherm wordt geopend:

Voorbeeld van het pop-up scherm dat verschijnt na het kliken op

Medicatie zoeken kan op Generieke naam, Fabrikant, Merknaam of Groep. Klik eerst op het kolomhoofd waarop je wilt zoeken. Zodra u begint te typen verschijnt een pop-up scherm genaamd Starts with..........

14


U kunt eventueel de naam aanpassen. Deze (al of niet aangepaste) naam verschijnt ook in de brieven + de dosering.

• • •

(2) Frequentie en dosering invullen.

•

klik op (Test) in het hulpformulier om te testen op overdosis en interacties. Wanneer er een bijzonderheid gevonden wordt zal het programma dit tonen:

(3) Sinds Vul de datum in. (Is startdatum) wordt gebruikt om medicatie in overzichtsscherm van het consultformulier bij te werken. Startdatum staat standaard op vandaag. Indien de datum niet bekend is vak leeg maken.

Eigen formularium: Klik op Voeg toe aan eigen formularium als u dit als standaard recept wil bewaren in uw eigen formularium. Per recept, frequentie, dosering en sterkte doet u dit eenmalig. U krijgt een hulpscherm om het recept van een label te voorzien. Hulpscherm label

•

Geef u de naam, type of probleem op waaronder u het recept wilt terugvinden.

•

Klik op OK.

•

Klik nogmaals op OK in het hulpformulier.

Het standaard recept is opgenomen in het formularium.

15


Belangrijk:

De start- en stopdatum worden steeds vergeleken met de consultdatum. Voor een actueel overzicht moeten deze velden juist en zorgvuldig worden ingevuld. Als u bijvoorbeeld een bepaald geneesmiddel niet meer in het overzichtsscherm ziet, betekent dit dat de stopdatum vóór de consultdatum ligt. Wordt een geneesmiddel toch nog gebruikt dan kunt u deze datum veranderen. (Klik op Inzien en wijzigen op tabblad Medicatie.) Een rood rondje met een streep betekent dat een geneesmiddel ooit is gewijzigd, bijv. een andere dosering. Een rood kruisje betekent dat een geneesmiddel is gestopt. Alle geneesmiddelen moeten vanwege het testen op interacties en overdosis via de Z-index geselecteerd worden. Ook de geneesmiddelen die u toevoegt aan uw eigen formularium met behulp van de link Voeg toe aan eigen formularium Handmatig toevoegen (dus een recept niet ophalen via Z-index of Formularium) kan niet. Inzien en Wijzigen van medicatie Hier kan de reeds ingevoerde medicatie inzien en wijzigen. Wijzigen kan zijn stoppen of reactiveren van een eerder gestopte medicatie, doormiddel van de knoppen ‘stop geneesmiddel’ en ‘reactiveer geneesmiddel’. De frequentie of dosis van de medicatie kan aangepast worden door dubbel op de ‘te wijzigen’ medicatie te klikken.

Hierdoor opent het hieronder staande wijzigingsscherm

16


Lab toevoegen Het lab kan op drie manieren worden ingevoerd  Automatisch  Handmatig  Toevoegen op datum Handmatig invoeren van lab waarden In het lab formulier kunnen alle waarden handmatig worden in gegeven.

Toevoegen van labwaarden op datum Er verschijnt een overzicht van alle lab bepalingen van de afgelopen periode (meestal 3 maanden). De toe te voegen lab bepalingen kan in dit pop-up scherm geselecteerd worden en zullen worden in gelezen op het lab formulier.

17


Familie anamnese

Het invoerscherm voor een familie relatie verschijnt na het kliken op

Bij het afsluiten met OK wordt de relatie meteen ingelezen en een tweede familie relatie kan worden ingevoerd.

18


Eerste consult, volgende stap Als de vragenlijst volledig is ingevuld, kan het eerste consult worden geopend. Er zijn twee mogelijkheden. 1. Het consult wordt direct na het invullen van de vragenlijst aangemaakt en opgeslagen. Dit vindt dus vóór de afspraakdatum plaats. Neem in de vragenlijst de Volgende stap en klik in het eerste consult op het groene vinkje. 2. De vragenlijst wordt opgeslagen en pas tijdens de afspraak wordt het eerste consult aangemaakt. Dit laatste heeft voorkeur in verband met user names en het scheiden van functies. Er zijn meerdere mogelijkheden om het (reeds opgeslagen) eerste consult te openen. Via het Zoekscherm: Via het dossier: Ga naar de view Zoeken Ga naar view Zoeken Selecteer de patiënt Selecteer de patiënt Klik op knop Patiënt Klik op knop Naar dossier > Ga naar laatste contact. Open het contact door er dubbel op te klikken

Het laatste contact wordt geopend. Het hoofdscherm van het eerste consult bevat bovenaan de aanmaakdatum (bezoeknummer is 1). Daaronder de naam van de behandelend arts. Daaronder in het blauw ziet u verkort de patiëntgegevens met ‘als ingevuld’ de verwijsdiagnose. De overzichtsvelden van Samenvatting, Actiepunten, Medicatie, Risicofactoren, Lab overzicht en Cardiovasculaire voorgeschiedenis vullen zich naarmate er gegevens worden ingevoerd.

19


De werkbalk bevat een globale workflow van links naar rechts. Brieven, voorgeschiedenis, intoxicatie, medicatie, Familie anamnese, sociale anamnese en het lab formulier komen overeen met de screening. Zij kunnen allemaal worden aangepast.

Nieuw in het eerste consult zijn de formulieren voor Speciële anamnese, Tractus anamnese, de formulieren voor Functie en Beeld, Probleemdetectie, Risico berekening en Beleid detectie.

Speciële anamnese

Lichamelijk onderzoek

Het vervolg onderzoek voor Hoofd-hals, Thorax, Abdomen en Extremiteiten komen te voorschijn door het desbetreffende vakje aan te vinken.

20


Tractus anamnese Met behulp van de rode links kunnen onderdelen van de tractus anamnese of de gehele anamnese worden ingevuld als zijnde niet afwijkend. Onderdelen die wel afwijken kunnen daarna altijd worden veranderd.

21


Functie onderzoek

Beeld

Risicoberekening Geeft een overzicht van de individuele risicofactoren en het Framingham 10-jaars risico voor CHD en CVD. In geval van diabetes geeft doc4doc de UKPDS score.

22


Doormiddel van de knop aanpassen risico is het mogelijk inzichtelijk te maken wat de verandering van afzonderlijke waarde voor een effect hebben op het totaal risico. Door de aanpassingen in het onderstaande scherm in te vullen zullen de 10-jaars risico’s zich ook aanpassen.

Probleem detectie Het programma doc4doc detecteert op basis van de ingevoerde data problemen. Aan deze problemen kunnen diagnoses worden toegekend. Problemen kunnen ook worden verwijderd, worden doorgeschoven naar de voorgeschiedenis of worden afgedaan als afgehandeld.

23


Bij het afsluiten van het problemen formulier moet er aan elke ingevoerde diagnose een graad van zekerheid worden toegevoegd.

Beleid detectie Aan de hand van de problemen en diagnoses kan er nu een beleid opgesteld worden.

doc4doc geeft voor bepaalde problemen en diagnoses suggesties voor beleid. Ook kunnen er zelf acties voor aanvullend onderzoek of therapieën aan worden toegevoegd. Deze kunnen worden ingevoerd onder ‘New keyword’.

24


Dossier Het programma doc4doc bestaat uit een veelvoud van documenten die door formulieren gemaakt zijn. Deze documenten worden per patiënt gegroepeerd. Elke patiënt heeft dus zijn of haar eigen verzameling van persoonlijke gegevens. Binnen die verzameling wordt vervolgens ook onderscheid gemaakt tussen het soort formulier en hun onderlinge verband. Na een contact komt bijvoorbeeld een order en na die order een vervolgorder of uitslag. Op die manier ontstaat er een boom van documenten.

Overzicht Contacten

Met behulp van de knop Contacten in Zoeken kunt u van 1 geselecteerde patiënt een overzicht zien van alle contacten. De onderste helft van het scherm wordt gevuld met de medicatie historie van de geselecteerde patiënt. De folder contacten is per medewerker aan te passen. Afhankelijk van de functie van de medewerker ziet men de noodzakelijke documenten. Aanpassingen moet u doen in het werknemersdocument. Dus voor iedere werknemer/medewerker apart instellen. Het overzicht van contacten (gegeselecteerd per werknemer/medewerker) bestaat uit zogeheten essentiële documenten. Met andere woorden: verwijderen is niet zonder meer mogelijk. De status wordt veranderd in deleted en deze documenten kunnen vervolgens alsnog worden ingezien of hersteld. In Contacten is de aanmaak datum, formuliernaam, auteur en een korte samenvatting zichtbaar in de bovenste helft van uw scherm. De onderste helft geeft een overzicht van de medicatie historie van patiënt. Contact List:

25


Verwijderen van documenten Niet alle documenten kunnen zomaar verwijderd (delete) worden, de zogenaamde essentiële documenten. Bij het verwijderen van documenten krijgt u de vraag of u deze actie echt wil uitvoeren? Als u op Ja klikt krijgt het document de status van verwijderd. Via de toets F9 of View, Refresh wordt het verwijderde document verplaatst. U komt de volgende melding tegen als u een essentieel document probeert te verwijderen:

Het essentiële document wordt niet daadwerkelijk verwijderd, maar in een andere view geplaatst. Deze is dan ook niet meer zichtbaar in het dossier. Het verwijderde essentiële document kan desgewenst teruggeplaatst (hersteld) worden in het dossier. Essentiële documenten zijn o.a. NAW cliëntformulieren, consulten/contacten, recepten en brieven. Documenten waarbij de eerste melding (delete essential documents?) niet verschijnt, zullen voorgoed worden verwijderd. Essentiële verwijderde documenten zijn pas onzichtbaar als u -

het programma doc4doc helemaal afsluit en opnieuw opstart. de patiënt opnieuw selecteren en kiezen voor Naar dossier > schoon dossier

De F9 knop heeft altijd een refresh functie van het huidige scherm of geselecteerde document..

26


Overzicht dossier Om alle gegevens van een patiënt te bekijken, kan deze in een volledig dossier worden geplaatst. U ziet dan een lijst van alle documenten die bij één patiënt hoort. U kunt het Lotus Notes dossier zien als een ordner met allerlei formulieren. Indien u een nieuw formuliertje aanmaakt, wordt deze voor of achter in de ordner geplaatst. In het volledig dossier van een patiënt staan bijvoorbeeld de volgende documenten: NAW cliëntformulier, eerste consult en een brief over het eerste consult etc. etc. In meerdere views staat boven aan de knop Naar dossier. Volledig dossier inzien:

Dubbelklik op een formulier in het dossier wat u wilt inzien en/of wijzigen. Verwijderen is niet mogelijk. Verklaring icoontjes in het volledig dossier: Eerste consult Vervolg visite Aanvullend onderzoek Beleid order formulier Brief Recept Lab uitslag Overzicht dossiervorming.

27


Door te dubbelklikken op een onderdeel van het dossier kunt u het betreffende formulier inzien en/of wijzigen. Door het selecteren van de regel datum/tijd/NAW en daarop dubbel te klikken komt u in het NAW Cliëntformulier.

NAW Cliëntformulier:

Van daaruit is het mogelijk om een First step (eerste consult) aan te maken. Elk document kan geopend worden door erop te dubbel klikken. Elk soort formulier heeft een eigen icoontje, brieven hebben bijvoorbeeld een gele envelop. Van elk document wordt de aanmaak datum - en tijd genoteerd, en meestal ook de gebruikers initialen. In het volledig dossier kunt u alle documenten terugvinden die bij een bepaalde patiënt horen. Brieven betreffende consulten moeten bij voorkeur aangemaakt worden in de view Brieven afhandelen NP / CP.

28


Het vervolgconsult Bij een controlebezoek van de patiënt, kunt u een vervolgconsult aanmaken. Het vervolgconsult heeft een zelfde opzet als het eerste consult. Gegevens worden vanuit het eerste consult meegenomen. In het vervolgconsult vindt echter geen probleem - en advies detectie plaats. U moet zelf problemen en adviezen invullen. Ook over dit consult kunt u brieven aanmaken. Aanmaken van vervolgconsult: Om een vervolgconsult aan te maken, moet u eerst het laatste contact openen. (In het geopende laatste contact (laatste consult) neemt u de next step.)   

Ga naar de view Zoeken Selecteer een patiënt en klik op de knop Patiënt > Ga naar laatste contact In het geopende laatste contact (laatste consult) neemt u de next step.

  

Plaats een patiënt in het volledig dossier Open altijd het laatste contact (als het om het eerste vervolgconsult gaat, opent u dus het eerste consult) In het geopende laatste contact (laatste consult) neemt u de next step.

  

Indien er een afspraak is gemaakt voor een vervolgconsult: open uw agenda Selecteer de patiënt en klik op de knop Patiënt > Ga naar laatste contact In het geopende laatste contact (laatste consult) neemt u de next step.

of

of

De verwijsreden is alleen zichtbaar in de vragenlijst en het 1e consult. Naast de samenvatting staat een overzicht van de nog openstaande actiepunten. Door te klikken op de link inzien historie kunt u de historie bekijken van actiepunten. Actiepunten bewerken doet u via de tab Beleid. Vervolgconsulten waarover nog brieven opgesteld moeten worden (die nog niet zijn afgehandeld), bevinden zich in de view Brieven afhandelen, CP (controle patiënten). De reeds door u aangemaakte brieven voor controle patiënten vindt u in de view Gemaakte brieven, CP. Voor het aanmaken van elk vervolgconsult geldt dat eerst het laatste consult geopend moet worden en daarin de next step genomen kan worden. Het gaat dan alleen om nieuwe vervolgconsulten. Indien u reeds aangemaakte consulten wilt bewerken, dient u geen next step te nemen maar de opgeslagen consulten te openen. Bij het openen van een vervolgconsult kan onderstaande melding zich voordoen.

Klik op OK. Klik op het groene vinkje om het consult af te sluiten en op te slaan.

29


Beleid (tabblad) Het tabblad Beleid in de vervolgconsulten is verborgen als het formulier niet in edit mode gezet is. Klik op

of dubbelklik zomaar ergens in het formulier.

Klik op link Beleid. Daar vindt u alle actiepunten voortvloeiend uit beleid(detectie). Per actiepunt kan nu worden aangegeven of het is uitgevoerd door de status te veranderen. U kunt ook nog opmerkingen invoeren in het vrije tekstveld in de kolom: Opmerkingen.

NB. Actiepunten die op ok of nvt gezet worden, na afsluiten Beleid, verplaatst worden naar de historie. (Dus niet direct.) Eenmaal afgehandelde actiepunten (ok of nvt) kunnen niet meer worden gewijzigd van status. Nieuwe actiepunten toevoegen via 1) probleem gerelateerde actiepunten en/of via 2 alle standaard acties. 1) Dit overzicht toont de aanbevelingen van bijbehorend probleem zoals in het 1e consult is berekend (kan leeg zijn). Belangrijk is dat dit dus geen nieuwe aanbevelingen zijn maar oude. 2) Dit overzicht toont alle aanbevelingen in de richtlijn onafhankelijk van het probleem. Actiepunten die niet onder een bepaald probleem vallen, kunt u invullen bij Niet probleem gerelateerde actiepunten.

30


Deze Link opent alleen de Historische actiepunten per Probleem.

Deze Link opent de totale historie.

Indien er geen historie aanwezig is van patiënt krijgt u onderstaande melding:

Het onderste deel van het formulier kunt u gebruiken om (zo nodig) controle/verwijzingen voor patiënt in te voeren.

31


Consult openen / inzien en eventueel bewerken Via Eigen schermindeling / Zoeken: -

Ga naar de view Zoeken Selecteer de patiënt Klik op knop Patiënt Kies voor > Ga naar laatste contact.

Het laatste contact wordt geopend. Bij het openen van sommige documenten kunt u niet direct gegevens invullen: het document staat niet in Edit mode. Dit is te zien aan onderstaande knop:

Klik op deze knop om het document te bewerken. Indien het document wel in Edit mode staat, verandert deze knop in een groen vinkje.

Het groene vinkje betekent dat u gegevens kunt invullen en zodra u op het groene vinkje klikt wordt het document opgeslagen en afgesloten.

32


Yellow sticker(s) Op een aantal formulieren kunnen Yellow stickers geplakt worden.

Yellow sticker(s) aanmaken -

Klik op de knop Yellow sticker (in het geopende consultformulier) Type het bericht Klik op OK

Yellow stickers worden NIET meegenomen naar vervolgconsulten, dit in tegenstelling tot Attentie stickers. De aangemaakte Yellow stickers vindt u terug in de view Yellow sticker Af te handelen/ Afgehandeld.

33


Yellow sticker(s) afhandelen De Yellow stickers staan gesorteerd op naam gebruiker.

-

Selecteer het juiste consult Dubbelklik op de selectie Handel sticker af en sluit het formulier met Yes or No (save your changes). Klik op de knop Yellow Sticker afgehandeld.

Het consult wordt verplaatst naar de view Yellow stickers/ Afgehandeld.

Daar kunnen ook Yellow stickers die per ongeluk afgehandeld zijn alsnog teruggezet worden naar de folder Af te handelen. -

Selecteer de juiste sticker Klik op de knop Yellow Sticker NIET afgehandeld.

34


Brief     

Brief aanmaken Brief aanpassen Brief printen Meerdere brieven tegelijk printen Geprinte brieven verplaatsen

Brieven maken Op meerdere locaties in doc4doc kunt u een brief aanmaken via de volgende knop:

- In de view Brieven afhandelen, NP (of CP). - Selecteer de patiënt (het consult van de patiënt) en klik op de knop. - In het consult zelf (altijd eerst opslaan d.m.v. Ctrl+S en moet in Edit mode staan). Na een klik op de knop verschijnt het volgende scherm:

- Selecteer de juiste brief (1x aanklikken) en klik op OK. De brief wordt nu aangemaakt. Indien de gekozen brief al eerder is aangemaakt, verschijnt de melding:

NB: Cc personen moeten via het NAW Cliëntformulier eenmalig voor het aanmaken van een brief toegevoegd/verwijderd worden. Dit doet u gewoonlijk al bij het invullen van het NAW formulier.

35


Brief aanpassen Ga naar: 1. Eigen schermindeling 2. Gemaakte brieven 3. NP (dit zijn de brieven over eerste consulten, neem CP voor vervolgconsulten) 4. Open de aan te passen brief 5. Zet de brief in edit mode door op de knop Edit document of Edit te klikken

NB. Indien u ook andere gegevens in de brief moet wijzigen, doe u dit via de knop Dialog. -

Klik op de knop dialog

Dialog scherm: hierin kunt u tekst(en) toevoegen en/of verwijderen.

36


Een tekstblok haalt u op door in het dialog scherm te klikken op:

Klik op OK en het tekstblok wordt in de brief opgenomen. Sluit het Dialog scherm af door te klikken op OK. Alle wijzigingen worden vervolgens opgeslagen in de aangemaakte brief.

Brief fixeren Zodra de brief klaar is om geprint te worden, kan de brief gefixeerd worden met de knop Fixate Letter in de brief. U geeft hiermee aan dat de brief klaar is. Zorg er wel voor dat de brief in edit mode staat.

(In de view Gemaakte brieven verschijnt een smiley-icoontje

voor de brief.)

Brief goedkeuren De brief kan ook nog worden goedgekeurd door, in de brief, op de knop Control > Approved te klikken.

(In de view Gemaakte brieven verschijnt dan - Ja - in de kolom Approved.) -

Klik op Save and close.

De brief is klaar om geprint te worden. Dit doet u met de knop Print in de view Gemaakte brieven NP of CP. Kolom P krijgt een wit blaadje wanneer u de brief merkt als "Geprint" Kolom cc geeft een cijfer het aantal cc'tjes aan. Kolom ->zh komt een groen vinkje als de brief naar het ziekenhuis archief verplaatst is. Kolom Bezoek afg. vinkt u de brief aan als het bezoek helemaal afgehandeld is. U kunt geprinte brieven verplaatsen (per brief of alle geprinte brieven) naar de view Gemaakte brieven, Alle geprinte brieven via de knop Verplaats.

37


Als alle benodigde brieven van een bepaald spreekuur zijn afgerond, kunt u dat spreekuur kenmerken met - afgehandeld Ook via bovenstaande view Brieven afhandelen, kunt u brieven markeren als afgehandeld: selecteer het juiste consult en klik op de knop Bezoek afgehandeld. In de kolom Bezoek afg. verschijnt een groen vinkje.

Brief printen NB. We raden u af om de brief te printen door in de brief zelf op de knop Print te klikken. Ga naar eigen schermindeling, Gemaakte brieven, NP en print vanuit dat overzicht. -

Selecteer de brief die geprint moet worden (klik eenmaal op de brief of zet er een vinkje voor)

-

Klik op de knop Print, 1x NB. Bij de optie “1x” kunt u desgewenst toch de brief meerdere keren laten uitprinten.

Als de print gelukt is, kunnen we de brief de status “geprint” geven. - Selecteer de juiste brief (deze is waarschijnlijk nog geselecteerd omdat u de brief zojuist geprint hebt) - Klik op de knop Geprint, “geprint” NB. Er verschijnt nu in de kolom P een wit blaadje. Een wit blaadje geeft aan dat de brief geprint is.

38


39


Meerdere brieven tegelijk printen Elke brief moet aangepast en geprint worden. U kunt ervoor kiezen om steeds 1 brief aan te passen en deze direct daarna te printen, enzovoorts voor elke brief. Het is ook mogelijk om een paar brieven achter elkaar aan te passen en deze brieven tegelijk te laten afdrukken.

-

pas een paar brieven aan (zoals hierboven beschreven) selecteer deze brieven door er een vinkje voor te zetten NB. Klik in de witte kolom vóór de brief (zie pijltje)

-

Klik op de knop Print, 1x NB. De geselecteerde brieven worden nu achter elkaar afgedrukt.

-

Klik daarna op de knop Geprint, “geprint” (de geprinte brieven moeten wel geselecteerd zijn) NB. De geselecteerde brieven krijgen nu de status geprint.

Geprinte brieven verplaatsen Nadat de brieven geprint zijn, kunnen ze verplaatst worden naar een ander overzicht (alle geprinte brieven). Dit werkt alleen als de brieven de status ‘Geprint’ hebben gekregen. Wij raden u aan dit regelmatig te doen; het schoont het overzicht NP op. Het geeft een mooi overzicht van ‘nog te doen’ Bovendien hoef je dan niet steeds naar beneden te scrollen voor brieven die nog niet geprint zijn. -

selecteer een willekeurige brief klik op de knop Verplaats, Alle geprinte brieven

Alle brieven met een wit blaadje in de kolom P worden nu verplaatst naar het overzicht Alle geprinte brieven. Vanuit dat overzicht kan je eventueel brieven een tweede maal (aanpassen of) printen.

40


Nog even een overzicht: - Na het afronden van het eerste consult, kunt u de brief aanmaken. - In de view Brieven afhandelen, kunt u zien over welke consulten er nog een brief gemaakt moet worden - Selecteer een consult en klik op de knop Brief maken (in view Brieven afhandelen, het consult zelf of volledig dossier) - De assistent(e) kan de opgeslagen brief verder bewerken en afstempelen voor controle door de knop Fixate letter afhankelijk van de werkafspraken. Soms zal de arts de brief fixeren. Er verschijnt nu een smiley-icoontje in de view Gemaakte brieven. - Een arts kan zo nodig de brief goedkeuren door de knop Controle > Approve. Er verschijnt een - Ja - in de kolom approved van de view Gemaakte brieven. - Na het printen kan aangegeven worden dat het printen is gelukt door de knop Geprint. - Tijdens of na dit proces (kan verschillen per praktijk) kan in de view Brieven afhandelen of view Gemaakte brieven aangegeven worden dat het consult is afgehandeld door de knop Afgehandeld. - In het consult verschijnt pas - afgehandeld - als de next step wordt genomen.

Brief naar zh archief

De knop  zh archief wordt pas gebruikt als de brief klaar, goedgekeurd, geprint en eventueel verzonden is. - Open het overzicht Gemaakte brieven > Alle geprinte brieven - Selecteer de juiste brief - Open de brief en klik op de knop -> zh archief Mocht het voorkomen dat de brief per ongeluk al naar het ziekenhuis archief verzonden is, voordat de nodige wijzigingen zijn aangebracht dan kan de onderstaande knop gebruikt worden. De nieuwe brief zal dan de ‘oude’ in het archief overschrijven.

NB: bovenstaande functie is alleen mogelijk indien er een brievenkoppeling actief is.

41

doc4doc versie 4.0 stap voor stap

Recommend Documents