83
khusus. Apalagi semua karyawan Toko 24 Temanggung tidak asing dengan komputer karena sebagian karyawan telah menggunakan atau pernah menggunakan komputer, sehingga memudahkan penerapan sistem terkomputerisasi di Toko 24 Temanggung. (2) Kelayakan ekonomi Perubahan
sistem
Temanggung terkomputerisasi
lama
menjadi
yang sistem
merupakan
diterapkan yang
suatu
Toko
baru
wujud
24 yang
investasi
perusahaan. Investasi tersebut tentunya membutuhkan biaya untuk
melaksanakan hal tersebut. Untuk itu perlu
diperhitungkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan diterima perusahaan dengan penerapan sistem baru tersebut. Beberapa asumsi ekonomi yang digunakan untuk menilai penerapan pengembangan sistem baru di Toko 24 Temanggung, yaitu: (a) Harga software yang digunakan merujuk pada harga terakhir pada bulan Juli 2012. (b) Kurs yang dipakai Rp. 9.500,00 per US $ (c) Biaya listrik meningkat sebesar 5% per tahun. Berikut ini adalah rincian biaya pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi.
84
(a) Perhitungan Biaya Pengembangan Sistem 1 unit PC (brosur)
Rp. 3.035.000,00
1 unit printer (brosur)
Rp. 440.000,00 +
Total Hardware
Rp.3.475.000,00
Software Windows 7 Home Basic (brosur)
Rp. 684.000,00
Software Office 2007 Home & Student (brosur) Rp. 741.000,00 Software Visual Basic 6.0 (www.nextag.com)
Rp. 450.000,00
Kepersky anti virus 3 user (brosur)
Rp. 240.000,00 +
Total Software
Rp.2.079.000,00 +
Total Hardware dan Software
Rp.5.554.000,00
Biaya Pemasangan Komponen kelistrikan: (Survei pasar) Jasa teknisi
Rp. 50.000,00
Rol kabel 3 m
Rp. 15.000,00
Klep kabel (1 bungkus) Rp. 3.000,00 + Total biaya pemasangan
Rp.
68.000,00 +
Total Biaya Pengembangan Sistem Rp. 5.622.000,00
85
(b) Perhitungan Biaya Operasional Sistem Lama (i) Biaya Pembuatan Nota Berdasarkan observasi rata-rata dalam 1 hari terjadi 100 kali transaksi, sehingga dalam 1 bulan (30 hari kerja) : 100 x 30 hari = 3.000 kali/bulan Dalam 1 tahun : 3.000 x 12 bulan = 36.000 kali/tahun 1 buah nota berisi 50 pasang lembar nota, maka diperlukan: 3000 transaksi : 50 pasang lembar = 60 nota Sehingga dalam 1 bulan minimal terdapat 60 buah nota, 1 buah nota @ Rp.5.000,00 jadi dalam 1 bulan menghabiskan: 60 x Rp. 5.000,00 = Rp. 300.000,00 Dalam 1 tahun menghabiskan: Rp. 300.000,00 x 12 bln = Rp. 3.600.000,00 (ii) Biaya Pembelian Buku Catatan Jurnal Penjualan Tunai Berdasarkan observasi kasir menghabiskan masingmasing 120 buku dalam 1 tahun @ Rp. 2.000,00, sehingga: 120 x Rp. 2.000,00 = Rp. 240.000,00
86
(iii) Biaya Gaji Lembur Berdasarkan observasi, bagian kasir selalu lembur untuk menghitung dan mencatat laporan berdasarkan nota-nota penjualan tunai. Dan bagian gudang melakukan lembur saat ada stok barang persediaan baru biasanya setiap hari Sabtu dan Minggu. Besaran setiap gaji lembur
setiap bulan untuk
bagian kasir adalah Rp. 200.000,00 dan bagian gudang Rp. 100.000,00 Perhitungannya adalah: 2 orang bagian kasir (Rp. 200.000,00 x 12 bln) + 3 orang bagian gudang (Rp.100.000,00 x 12 bln) : Rp. 2.400.000,00 + Rp. 1.200.000,00 = Rp. 3.600.000,00 Total gaji lembur dalam 1 tahun Rp. 3.600.000,00 Dari perhitungan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai manual di Toko 24 Temanggung
menghabiskan
biaya
operasional
sebesar : Pembuatan nota
Rp. 3.600.000,00
Pembelian buku catatan jurnal
Rp. 240.000,00
Biaya gaji lembur
Rp. 3.600.000,00 +
Total operasional sistem lama Rp. 7.440.000,00
87
(c) Perhitungan Biaya Operasional Sistem Baru Dalam 1 tahun Toko 24 Temanggung melakukan transaksi sebanyak 36.000 kali, berarti menghabiskan 720 pasang lembar nota = 720 x 2 = 1.440 lembar nota. Dengan sistem yang baru dalam 1 tahun Toko 24 Temanggung membutuhkan: (1 rim = 500 lbr) 1 lbr kertas dapat dibagi menjadi 6 lbr nota, berarti = 500 x 6 = 3000 lbr nota 36.000 kali : 3000 lembar = 12 rim, dalam 1 tahun minimal 12 rim Diasumsikan harga 1 rim kertas Rp. 35.000,00 sesuai dengan
www. printingprinter.com, berarti dalam 1
tahun menghabiskan: 12 rim x Rp. 35.000,00 = Rp 420.000,00/tahun Untuk mencetak nota dan laporan penjualan Toko 24 Temanggung membutuhkan tinta hitam. Diasumsikan 1 botol tinta hitam 60 ml Rp. 25.000,00 sesuai www.harganya.com dapat dipakai selama 1 bulan, berarti dalam 1 tahun dibutuhkan 12 botol, maka dalam 1 tahun akan menghabiskan biaya sebesar : 12 botol x Rp. 25.000,00 = Rp. 300.000,00/tahun
88
Dari perhitungan di atas didapatkan biaya operasional dengan sistem baru menghabiskan biaya: Pembelian kertas
Rp. 420.000,00
Pembelian tinta printer
Rp. 300.000,00 +
Total operasional sistem baru Rp. 720.000,00 (d) Perhitungan Biaya Pemeliharaan Sistem Biaya pemeliharaan sistem terdiri dari dua komponen yaitu biaya listrik selama 12 bulan dan biaya up grade komponen komputer pada tahun ke tiga. Perhitungannya adalah sebagai berikut: (i) Biaya Listrik 12 bulan Dalam penghitungan biaya listrik ini dasar yang dipakai adalah pemakaian listrik setiap bulannya (tarif dasar listrik ada pada lampiran). Biaya listrik 1 unit komputer dalam 1 bulan
Rp. 25.000,00
Biaya listrik I unit printer dalam 1 bulan
Rp. 10.000,00 +
Total biaya listrik dalam 1 bulan
Rp. 35.000,00
Total biaya listrik dalam 1 tahun Rp. 35.000,00 x 12 bulan = Rp. 420.000,00
89
Dan biaya listrik akan meningkat 5% setiap tahunnya. (ii) Biaya Perawatan Hardware Biaya perawatan hardware dihitung berdasarkan biaya
penyusutan
hardware
tersebut.
Biaya
penyusutan dihitung dengan menggunakan metode garis lurus. Berdasarkan survey pasar, umur ekonomis hardware diasumsikan lima tahun dengan nilai
sisa
Rp.
1.000.000,00.
Berikut
adalah
perhitungan biaya hardware :
= Rp. 495.000,00 (e) Penghematan dengan Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Penghematan penerapan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi dihitung dari : biaya operasional sistem lama – ( biaya operasional sistem baru + biaya pemeliharaan sistem baru) Biaya pemeliharaan sistem baru diikutsertakan karena sebelum menerapkan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi, toko belum mempunyai komputer dan printer.
Sehingga
biaya
listrik
dan
hardware
90
mempengaruhi
penghematan
biaya.
Jadi
dari
perhitungan di atas dapat diketahui bahwa dengan sistem manual Toko 24 Temanggung menghabiskan biaya Rp.7.440.000,00 / tahun, sedangkan dengan menerapkan sistem yang baru menghabiskan Rp 720.000,00 / tahun. Lalu biaya pemeliharaan sistem baru Rp. 915.000,00/ tahun. Sehingga bisa dihitung besarnya penghematan apabila menerapkan sistem akuntansi persediaan yang baru. Biaya operasional sistem lama Biaya operasional sistem baru
Rp. 7.440.000,00 Rp. 720.000,00
Biaya pemeliharaan sistem baru Rp. 915.000,00 + Rp. 1.635.000,00 Rp. 5.805.000,00 Penghematan biaya operasional Rp. 5.805.000,00
91
Tabel 1. Rincian biaya dan Manfaat Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko 24 Temanggung No
Biaya-biaya pengembangan system
1
Biaya pembelian hardware
2
Biaya pembelian software
3
Biaya pemasangan : a. Komponen kelistrikan Jasa teknisi Rp. 50.000,00 Rol kabel 3 m Rp. 15.000,00 Klep kabel 1 bungkus Rp. 3.000,00 Total Pengembangan Sistem
Tahun ke 0
Tahun ke 1
Tahun ke 2
Tahun ke 3
Rp. 720.000,00
Rp. 720.000,00
Rp. 720.000,00
Rp. 720.000,00 Biaya Pemeliharaan Sistem
Rp. 720.000,00
Rp. 720.000,00
Rp. 420.000,00
Rp. 441.000,00
Rp. 463.050,00
Rp. 495.000,00
Rp. 495.000,00
Rp. 495.000,00
Rp.915.000,00 Manfaat Pengembangan Sistem
Rp.936.000,00
Rp.958.050,00
Rp.5.805.000,00
Rp.5.805.000,00
Rp.5.805.000,00
Rp.4.890.000,00
Rp.4.869.000,00
Rp.4.846.950,00
Rp. 3.475.000,00 Rp. 2.079.000,00
Rp.
68.000,00
Rp. 5.622.000,00 Biaya Operasional Sistem 4
Biaya operasional sistem persediaan barang dagang berbasis komputer. Pembelian kertas Rp. 420.000,Pembelian tinta printer Rp. 300.000,Total Biaya Operasional Sistem
5
6
Biaya listrik komputer dan printer selama 12 bulan Komputer dalam 1 bulan Rp.25.000,00 Printer dalam 1 bulan Rp. 10.000,00 Total listrik 1 bulan Rp. 35.000,00 12 bulan x Rp.35.000,00 Diasumsikan biaya listrik akan meningkat 5% tiap tahunnya. Biaya perawatan hardware selama 1 tahun Total Biaya Pemeliharaan Sistem
7
Penghematan yang bisa dilakukan dengan menerapkan sistem yang baru Selisih Total Biaya dan Manfaat
92
Setelah dilakukan perhitungan biaya total dan manfaat atas penerapan
sistem
akuntansi
penjualan
tunai
terkomputerisasi, maka perlu dilakukan analisis kelayakan ekonomi. Kelayakan ekonomi dilakukan dengan tiga analisis sebagai berikut : (a) Payback Period Payback Period =
= 1,06 Dari Perhitungan diatas didapatkan bahwa payback period proyek ini adalah 1,06. 0,06 x 12 bulan = 0,72 bulan. 0,72 x 30 hari = 21,6 hari artinya nilai investasinya akan kembali dalam waktu 1 tahun 27 hari. Waktu pengembalian ini kurang dari 3 tahun berarti proyek ini layak untuk dijalankan di Toko 24 Temanggung. (b) Net Present Value Diasumsikan bunga 7% sesuai www.depkeu.go.id diakses pada 5 Februari 2012, sehingga perhitungan NPV sebagai berikut :
93
Keterangan : Proceed 1 = Selisih total biaya dan manfaat tahun 1 Proceed 2 = Selisih total biaya dan manfaat tahun 2 Proceed 3 = Selisih total biaya dan manfaat tahun 3
NPV = - 5.622.000 + 4.570.093,4 + 4.271.115,3 + 3.991.696,6
= Rp 7.210.905,3 Dari perhitungan diatas, dapat diartikan bahwa dengan menerapkan
sistem
terkomputerisasi,
akuntansi
maka
toko
penjualan akan
tunai
mendapatkan
keuntungan sebesar Rp. 7.210.905,3. Nilai NPV dari perhitungan diatas lebih besar dari nol, berarti sistem ini layak untuk dilaksanakan di Toko 24 Temanggung. (c) IRR Analisis Internal Rate of Return (IRR)
Perhitungan IRR sebagai berikut :
Nilai
dilihat dari perhitungan sebelumnya Rp.
7.210.905,3 dengan berikut
adalah 7%. Dalam perhitungan
diasumsikan 12%, sehingga memperoleh
perhitungan sebagai berikut :
94
= -5.622.000 + 4.366.071,4 + 3.881.536,99 + 3.449.963,2 = 6.075.571,5 Setelah menghitung NPV2 baru bisa mencari IRR.
= 0,387 = 38,7% Dari perhitungan di atas, dapat diartikan bahwa dengan penerapan
sistem
akuntansi
penjualan
tunai
terkomputerisasi toko akan mendapatkan keuntungan 38.7% per tahun. Jika suku bunga pengembalian yang diinginkan diasumsikan sebesar 13%, maka 38,7% 12% = 26,7%. Artinya pengembangan sistem yang dilakukan akan memberikan tingkat keuntungan bunga 26,7% pertahun dan karena IRR >
(7%) maka
pengembangan sistem dinyatakan layak dijalankan di Toko 24 Temanggung.
95
c) Kelayakan Legal Sistem ini tidak menyalahi hukum yang berlaku, karena perangkat keras yang dibeli sesuai ketentuan yang berlaku mudah diperoleh secara legal dan mudah didapatkan dipasaran, sedangkan pembelian perangkat lunaknya didapatkan dari programer yang mengerti komputer dan sesuai ketentuan hukum bukan membajak. d) Kelayakan Operasi Sistem baru dapat memenuhi tujuan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan karena dapat menghasilkan laporan secara akurat dan tepat waktu. Selain itu sistem yang baru juga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang disebabkan karena human error. e) Kelayakan Sosial Sistem baru tidak berpengaruh negatif terhadap lingkungan sosial. Tidak ada pihak di lingkungan masyarakat yang akan merasa terganggu dengan adanya sistem baru ini. Sistem baru ini tidak mengeluarkan bunyi yang dapat mengganggu ketenangan masyarakat dan tidak mengeluarkan limbah yang dapat mengotori lingkungan.
96
4) Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem Hasil akhir proses analisis sistem disajikan dalam suatu laporan yang disebut laporan hasil analisis sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi. Laporan ini berisi temuantemuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Berdasarkan analisis sistem diketahui bahwa penjualan tunai merupakan
bagian penting
dalam suatu
siklus akuntansi.
Permasalahan utama yang ditemukan selama proses
penelitian
meliputi kesalahan pencatatan, pencarian data membutuhkan waktu lama, serta sistem pengendalian yang tidak efektif. Persyaratan sistem baru yang dikembangkan harus memberikan kemudahan kepada karyawan dalam mengelola sitem akuntasi penjualan tunai. Laporan hasil analisis sistem terdapat pada lampiran. 7.
Tahap Desain Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko 24 Temanggung Desain merupakan suatu proses penterjemahan kebutuhan informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001: 51). desain sistem :
Tahap
97
a. Desain
Basis
Data
Sistem
Akuntansi
Penjualan
Tunai
Terkomputerisasi Aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi ini menggunakan program Microsoft Access 2007 sebagai basis data dan Visual Basic 6.0 sebagai pengolah data. Rancangan basis data yang digunakan pada aplikasi ini terdiri dari delapan basis data yang mempunyai fungsi masing-masing. 1) Tabel-Tabel Basis Data Adapun tabel-tabel basis data yang digunakan sebagai berikut: a) Tabel Petugas Tabel petugas adalah tabel tempat menyimpan semua data yang berhubungan dengan pengguna aplikasi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung. Dalam table ini meliputi data petugas (karyawan), user, dan password login. Tabel 2. Petugas Field
Tipe Data
Ukuran Field
IDUsr (Primary Key)
Text
50
Nama
Text
50
Jabatan
Text
50
Pass
Text
50
b) Tabel Barang Tabel barang adalah tabel tempat menyimpan semua data tentang barang-barang yang dijual di Toko 24 Temanggung. Berikut adalah bentuk tabel barang beserta atribut-atributnya.
98
Tabel 3. Barang Field
Tipe Data
Ukuran Field
kdbrg (Primary Key)
Text
50
Nama_Barang
Text
50
jml
Number
50
Harga
Curency
50
Satuan
Text
50
Stock
Number
50
c) Tabel Jual Tabel jual adalah tabel untuk menyimpan data transaksi penjualan barang dagang atau nota penjualan kepada para pelanggan Toko 24 Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel penjualan beserta atribut-atributnya. Tabel 4. Jual Field
Tipe Data
Ukuran Field
notran (Primary Key)
Text
50
idusr
Text
50
tanggal
Date
50
total
Number
50
d) Tabel Detail1 Tabel detail1 adalah tabel untuk menyimpan data daftar barang dari transaksi penjualan atau nota penjualan barang. Tabel ini berfungsi untuk menyimpan barang apa saja yang dijual dari suatu nota transaksi penjualan pada Toko 24
99
Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel penjualan detail beserta atributnya. Tabel 5. Database Penjualan Detail Field
Tipe Data
Ukuran Field
notran
Text
50
kdbrg
Number
50
jml
Number
50
total
Curency
50
e) Tabel Beli Tabel beli adalah tabel yang akan menyimpan data transaksi pembelian barang dagang atau nota pembelian barang dagang kepada pemasok atau Supplier Toko 24 Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel beli beserta atribut-atributnya. Tabel 6. Beli Field
Tipe Data
Ukuran Field
No_Beli (Primary Key)
Text
10
Total
Currency
-
Tgl
Date/Time
-
idusr
Text
50
f) Tabel Detail2 Tabel detail2 adalah tabel tempat menyimpan daftar barang dari transaksi pembelian atau nota pembelian barang. Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data barang apa saja yang dibeli dari suatu nota transaksi pembelian pada Toko 24
100
Temanggung. Berikut ini adalah bentuk tabel pembelian detail beserta atribut-atributnya. Tabel 7. Pembelian Detail Field
Tipe Data
Ukuran Field
No_Beli
Text
10
Kdbrg
Text
10
Jumlah
Number
Double
b. Rancangan Hubungan Antar Tabel ( Relationship Table ) Setelah mengetahui desain database yang digunakan, maka sebelum proses pembuatan sistem penjualan tunai terkomputerisasi harus ditentukan primary key terlebih dahulu. Primary key ini berfungsi sebagai kunci atau dasar penghubung antar tabel database. Hubungan antar tabel ini menggambarkan pola penyimpanan dan penyediaan data yang dibutuhkan dalam operasi sistem penjualan tunai terkomputerisasi. Adapun gambar hubungan antar tabel pada sistem ini adalah sebagai berikut:
101
Gambar 17. Hubungan Antar Tabel c. Desain Model Sistem Penjualan Tunai Terkomputerisasi Model digunakan untuk menyederhanakan proses-proses bisnis yang terdapat dalam sistem penjualan tunai terkomputerisasi ini. Adapun permodelan akan digambarkan pada flowchart berikut ini:
102
1) Proses Input Password dan ID
Gambar 18. Proses Input Password dan ID
103
2) Proses Input data karyawan
Gambar 19. Proses Input data karyawan
104
3) Proses Input Data Pembelian
Gambar 20. Proses Input Data Pembelian
105
4) Proses Input Data Penjualan
Gambar 21. Proses Input Data Penjualan
106
5) Proses List Barang Mulai
Tampilan Menu Utama
Click List Barang
Tampilan Form List Barang
Ubah
Click data Barang yang akan diubah
Ubah Data Barang
Simpan
Hapus Action simpan/ubah/ tambah/hapus
Tambah
Click data Barang yang akan dihapus
Input Data Order Penjualan
Simpan
Data Barang Tersimpan
Keluar
Kembali ke Menu Utama
Gambar 22. Proses List Barang
Hapus
107
6) Proses Laporan Pembelian Mulai
Menu Utama
Click Laporan Pembelian
Tampilkan Form Laporan Pembelian
Berdasarkan Tanggal
Tidak
Pilih Tanggal Pembelian
Tidak
Berdasarkan Nama Barang
Tidak Menggunakan Penyeleksian
Pilih Nama Barang Pembelian
Pilih Tidak Menggunakan Penyeleksian
Ya
Ya
Laporan Pembelian Berdasarkan Tanggal
Tidak
Cancel
Cetak/Lihat
Tidak
Ya
Laporan Pembelian Berdasarkan Nama Barang
Laporan Pembelian Tidak Menggunakan Penyeleksian
Cetak/Lihat
Cetak/Lihat
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tampilan Menu Printer
Tampilan Menu Printer
Tampilan Menu Printer
Mengisi Menu Print
Mengisi Menu Print
Mengisi Menu Print
Action print/ cancel
Action print/ cancel
Ya
Ya
Action print/ cancel
Cancel
Ya
Keluar
keluar
Kembali ke Menu Utama
Gambar 23. Proses Laporan Pembelian
Tidak
keluar
Cancel
108
7) Proses Laporan Barang
Gambar 24. Proses Laporan Barang
109
8) Proses Laporan Penjualan Mulai
Menu Utama
Click Laporan Penjualan
Tampilkan Form Laporan Penjualan
Berdasarkan Tanggal
Tidak
Berdasarkan Nama Barang
Berdasarkan Satuan
Pilih Nama Barang
Pilih Satuan
Tidak Pilih Tanggal
Ya
Ya
Laporan Penjualan Berdasarkan Tanggal
Tidak
Cancel
Cetak/Lihat
Tidak
Ya
Laporan Penjualan Berdasarkan Nama Barang
Laporan Penjualan Berdasarkan Satuan
Cetak/Lihat
Cetak/Lihat
Tidak
Ya
Ya
Ya
Tampilan Menu Printer
Tampilan Menu Printer
Tampilan Menu Printer
Mengisi Menu Print
Mengisi Menu Print
Mengisi Menu Print
Action print/ cancel
Action print/ cancel
Ya
Ya
Action print/ cancel
Cancel
Ya
Keluar
keluar
Kembali ke Menu Utama
Gambar 25. Proses Laporan Penjualan
Tidak
keluar
Cancel
110
d. Desain
Antar
Muka
Sistem
Akuntansi
Penjualan
Tunai
Terkomputerisasi 1) Desain Struktur Menu Program
Gambar 26. Bagan Tampilan Menu Utama 2) Desain Struktur Form Menu Program a) Menu Utama Menu utama berfungsi untuk memasukkan data-data awal yang berkaitan dengan sistem penjualan tunai secara keseluruhan. Sebelum dapat mengakses menu utama, akan muncul login yang berisi user name dan password. Setelah diisi dengan benar lalu klik login.
111
Gambar 27. Form login Setelah itu maka akan muncul menu utama. Pada menu utama terdapat delapan sub menu yaitu manage karyawan, manage pembelian, transaksi penjualan, list penjualan, list barang, laporan pembelian, laporan barang dan laporan penjualan. Tiap sub menu akan terdapat pilihan untuk menambah, menghapus, mengubah dan kemudian disimpan.
Gambar 28. Menu Utama
112
b)
Form Data Karyawan Form data karyawan berisi username, password, nama, alamat, dan status karyawan di Toko 24 Temanggung.
Gambar 29. Form Data Karyawan
113
Terdapat Form Input Data Karyawan yang digunakan untuk mengedit data karyawan.
Gambar 30. Form Input Data Karyawan c)
Form Menu Pembelian Menu pembelian berfungsi untuk memasukkan Input data pembelian. Di dalam menu pembelian terdapat Form transaksi pembelian. Form transaksi pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi, nantinya transaksi tersebut akan disimpan dan datanya secara otomatis akan mengubah posisi laporan pembelian dan laporan barang.
114
Gambar 31. Form Menu Pembelian
Gambar 32. Form Input Data Pembelian
115
d)
Form Transaksi Penjualan Berfungsi untuk memasukkan (input) data penjualan. Di dalam form transaksi penjualan terdapat informasi yang harus diisi berupa ID barang, nama barang, satuan, harga jual, dan jumlah yang dibeli. Form ini
digunakan untuk mencatat
transaksi penjualan yang terjadi, nantinya transaksi tersebut akan disimpan dan datanya secara otomatis akan mengubah list penjualan, laporan penjualan dan laporan barang.
Gambar 33. Form Transaksi Penjualan
116
e)
Form List Penjualan Form List Penjualan berisi laporan data penjualan detail. Di dalam form ini terdapat informasi berupa nomor ID jual barang, tanggal terjadinya transaksi penjualan, keterangan, biaya (harga barang), dibayar (uang yang dibayarkan oleh kosumen), dan sisa (uang pengembalian kepada konsumen).
Gambar 34. Form List Penjualan
117
f)
Form List Barang Form List Barang merupakan laporan barang detail.
Gambar 35. Form List Barang Didalam Form List Barang terdapat Form Input Data Barang yaitu menu untuk input data persediaan barang, dimana akan diisi sesuai dengan daftar barang dagang. Dalam form ini terdapat informasi tentang nomor ID barang, nama barang, keterangan, satuan, hargabeli, harga jual, dan stock. Data tersebut akan disimpan dan otomatis akan mengubah Form List Barang dan Laporan Barang.
118
Gambar 36. Form Input Data Barang g)
Laporan Pembelian Laporan Pembelian berisi seluruh laporan pembelian yang terjadi. Sebelum masuk laporan pembelian, maka akan muncul Form Laporan Pembelian. Di dalam form ini berisi 3 pilihan menu untuk menampilkan laporan pembelian yaitu berdasarkan tanggal, berdasarkan nama barang, dan tidak menggunakan penyeleksian.
119
Gambar 37. Form Laporan Pembelian
Gambar 38. Form Pembelian berdasarkan Tanggal
120
Gambar 39. Form Laporan Penjualan Berdasarkan Nama Barang
Gambar 40. Laporan Pembelian Tidak Menggunakan Penyeleksian
121
h)
Laporan Barang Laporan Barang berisi daftar barang yang ada. Perbedaan list barang dengan laporan barang yaitu jika laporan barang dapat menampilkan barang apa saja yang tersedia sesuai kehendak user berdasarkan nama barang, kategori, dan satuan, namun list barang hanya dapat menampilkan laporan seluruh barang yang ada tidak sesuai kehendak user. Sebelum masuk laporan barang, maka akan muncul Form Laporan Barang. Di dalam form ini berisi 3 pilihan menu untuk menampilkan laporan barang yaitu berdasarkan nama barang, berdasarkan kategori, dan berdasarkan satuan.
Gambar 41. Form Laporan Barang
122
Gambar 42. Laporan Barang Keseluruhan i)
Laporan Penjualan Laporan Penjualan berisi seluruh data transaksi penjualan penjualan yang terjadi. Sebelum masuk laporan penjualan, maka akan muncul Form Laporan Penjualan. Di dalam form ini berisi 3 pilihan menu untuk menampilkan laporan penjualan yaitu berdasarkan tanggal, berdasarkan nama barang, dan berdasarkan satuan.
Gambar 43. Form Laporan Penjualan
123
Gambar 44. Laporan Penjualan 8. Tahap
Implementasi
Sistem
Akuntansi
Penjualan
Tunai
Terkoputerisasi Pada Toko 24 Temanggung Tahap implementasi adalah tahapan yang terakhir dalam sebuah pengembangan atau perancangan sistem. Tahap ini terdiri dari pengujian sistem dan penentuan rancangan konversi sistem yang paling tepat digunakan untuk menerapkan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung. Adapun tahap implementasi yang diterapkan pada perancangan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung adalah sebagai berikut: a. Pengujian Sistem Pengujian sistem aplikasi meliputi pemberian input dan penggunaan aplikasi dalam pembuatan data awal ke dalam sistem. Maka dari itu sistem ini diuji dengan memberikan input berupa data awal. Pengujian software aplikasi sistem penjualan tunai terkomputerisasi sebagai berikut:
124
1) Input Data Awal a) Input Password Ketika program dijalankan, form pertama yang ditampilkan adalah form login seperti terlihat pada gambar 49. Form login ini digunakan untuk mengecek apakah pengguna, dalam hal ini pemilik maupun karyawan, berhak untuk mengakses program atau tidak. Jika username dan password yang diisikan salah, maka program tidak akan dapat diakses. Pengguna dapat mencoba lagi dengan mengisikan username dan password yang benar.
Gambar 45. Tampilan awal Apabila username dan password salah maka akan muncul peringatan seperti di bawah ini :
Gambar 46. Tampilan jika username dan password salah
125
Pengguna dapat mencoba lagi dengan mengisikan username dan password yang benar. Username
: admin
Password
: admin
Gambar input username dan password benar :
Gambar 47. Input Password Setelah username dan password sudah benar, maka akan masuk ke menu utama.
Gambar 48. Form Menu Utama
126
b) Input Data Karyawan Pilih menu “Manage Karyawan” maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 49. Data Karyawan Setiap data karyawan dilengkapi dengan password agar bisa mengakses sistem penjualan tunai terkomputerisasi namun hanya sebagai user bukan admin. Jika akan menambah karyawan maka pilih “Add” akan muncul tampilan seperti gambar 54. Nama
: Rino Muchtar
Password
: Rino
Alamat
: Mertoyudan Magelang
Status
: User
127
Gambar 50. Menambah Karyawan Klik “Simpan” maka secara otomatis data karyawan baru akan tersimpan dalam sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi.
128
c) Input List Barang Pilih menu “List Barang” maka akan muncul tampilan sebagai berikut :
Gambar 51. List Barang Pilih “Add” jika akan menambah barang, tampilan seperti gambar 52. ID Barang
: 000000978
Nama Barang
: Minyak Goreng Sania 2 Liter
Kategori
: Minyak Goreng
Satuan
: Bungkus
Harga Beli
: Rp 20.000,-
Harga Jual
: Rp 22.000,-
Stok
: 20
129
Gambar 52. Input List Barang Klik “Simpan” maka secara otomatis barang tersebut akan tersimpan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi dan akan terhubung dengan Laporan Barang.
130
2) Pengujian Transaksi Penjualan Setelah masuk ke menu utama tampilan dari sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi lalu klik menu transaksi penjualan.
Gambar 53. Tampilan Menu Transaksi Penjualan Setelah konsumen menunjukkan barang yang akan dibeli, maka kasir mencocokkan nama barang yang dibeli tersebut. Tanggal jual
: 16/10/12
ID barang
: 0000001
Nama Barang
: Permen Golia
Kategori
: Permen
Satuan
: Pack
Harga
: Rp 2.500,-
Jumlah beli
: 1 pack
Pilih berdasarkan “ID BARANG” dan ketik ID barang yaitu
131
“0000001” pada isian data yang dicari dan klik “Go”. Maka akan muncul tampilan seperti ini :
Gambar 54. Tampilan Berdasarkan ID barang Lalu klik “Select”. Apabila memilih barang berdasarkan nama barang maka pilih berdasarkan “NAMA BARANG” dan ketik “Permen Golia”, maka akan muncul tampilan :
Gambar 55. Tampilan Berdasarkan Nama Barang Apabila memilih barang berdasarkan kategori maka pilih berdasarkan “KATEGORI” dan ketik “Permen”, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut dan pilih “PERMEN GOLIA” :
132
Gambar 56. Tampilan Berdasarkan Kategori Apabila memilih barang berdasarkan satuan maka pilih berdasarkan “SATUAN” dan ketik “Pack”, maka akan muncul tampilan seperti gambar berikut dan pilih “PERMEN GOLIA” :
Gambar 57. Tampilan Berdasarkan Satuan
133
Gambar 58. Tampilan data transaksi penjualan Klik “Tambah” maka akan muncul tampilan seperti gambar 59. Akan muncul total pembayaran, konsumen akan membayar dengan harga tersebut.
134
Gambar 59. Tampilan Total Pembayaran Kemudian klik “Simpan Transaksi”, otomatis data tersebut akan tersimpan dalam sistem. Klik “Cetak” agar nota penjualan diterima oleh konsumen. Berikut tampilan cetakan nota penjualan tunai : Toko 24 Temanggung ID barang
Nama Barang Harga Q Total
000000001 Permen Golia 2500 1 Rp. 2500, 00 Dibayar Rp. 3.000, 00 Sisa
Rp.
500,00
- Terimakasih -
Gambar 60. Nota Penjualan Tunai Tercetak Kembali ke menu utama kemudian klik menu “List Penjualan” untuk mengecek penjualan detail “PERMEN GOLIA”, maka tampilan list penjualan sebagai berikut :
135
Gambar 61. List Penjualan yang Terhubung dengan Transaksi Penjualan Dari gambar terlihat transaksi penjualan tadi sudah tersimpan datanya.
Kembali ke menu utama kemudian klik menu “List
Barang”, maka data persediaan “PERMEN GOLIA” akan berubah jumlahnya sesuai transaksi penjualan tadi. Sebelum terjadi transaksi penjualan, stok persediaan “PERMEN GOLIA” berjumlah 74, terlihat pada gambar 62.
136
Gambar 62. List Barang Sebelum Transaksi Penjualan Maka setelah terjadi transaksi penjualan, stok “PERMEN GOLIA” berkurang menjadi 73.
Gambar 63. List Barang Setelah Transaksi Penjualan
137
Gambar 64. Laporan Barang yang Terhubung dengan Transaksi Penjualan
Gambar 65. Laporan Penjualan yang Terhubung dengan Transaksi Penjualan
138
3) Pengujian Transaksi Pembelian Berikutnya adalah pengujian jika ada transaksi pembelian. Jika terjadi transaksi pembelian user tinggal memasukkan data pembelian dimasukkan kedalam form manage pembelian. Tanggal beli
: 16/10/12
ID barang
: 0000002
Nama Barang
: Cha-cha
Kategori
: Chocolate
Satuan
: Kotak
Harga Beli
: Rp 9.800,-
Jumlah beli
: 100
Pilih berdasarkan “ID BARANG” dan ketik ID barang yaitu “0000002” pada isian data yang dicari dan klik “Go”. Maka akan muncul tampilan seperti ini :
Gambar 66. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan ID Barang Lalu klik “Select”. Apabila memilih barang berdasarkan nama barang maka pilih berdasarkan “NAMA BARANG” dan ketik “Cha-cha”,
139
maka akan muncul tampilan :
Gambar 67. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan Nama Barang Apabila memilih barang berdasarkan kategori maka pilih berdasarkan “KATEGORI” dan ketik “Cha-cha”, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
Gambar 68. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan Kategori Apabila memilih barang berdasarkan satuan maka pilih berdasarkan “SATUAN” dan ketik “Kotak”, maka akan muncul tampilan seperti berikut :
140
Gambar 69. Tampilan Pembelian Barang Berdasarkan Satuan Selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar berikut :
Gambar 70. Isi Data Pembelian Pada isian jumlah diisi jumlah yang akan dibeli kemudian klik “Simpan” maka data tersebut otomatis tersimpan dalam sistem dan akan berhubungan dengan list barang dan laporan barang.
141
Berikut adalah data jumlah persedian coklat “CHA-CHA” sebelum terjadi transaksi pembelian jumlahnya hanya 19.
Gambar 71. List Barang yang Sebelum Transaksi Pembelian Setelah terjadi transaksi pembelian terlihat jumlah persediaan coklat “CHA-CHA” tersebut bertambah menjadi 119.
Gambar 72. List Barang yang setelah Transaksi Pembelian
142
Gambar 73. Laporan Barang yang Terhubung dengan Transaksi Pembelian 4) Mencetak Laporan-laporan a) Laporan pembelian Pada menu laporan pembelian, terdapat 3 seleksi data yang akan dicetak yaitu berdasarkan tanggal, berdasarkan nama barang, dan tidak menggunakan penyeleksian (semua data dicetak). (1) Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal Pada sistem ini dapat menampilkan laporan pembelian perbulan. Pilih kategori berdasarkan tanggal, isi tanggal berdasarkan bulan dan tahun yang akan ditampilkan :
143
Gambar 74. Form menu laporan pembelian berdasarkan tanggal Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka muncul laporan pembelian dari bulan September 2012 :
Gambar 75. Laporan pembelian berdasarkan tanggal siap cetak
144
Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 76. Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan tanggal :
145
Gambar 77. Tampilan laporan pembelian berdasarkan tanggal tercetak (2) Mencetak laporan pembelian berdasarkan nama barang Pilih kategori berdasarkan nama barang, misalkan isi nama barang dengan minuman “C 1000” :
Gambar 78. Form menu laporan pembelian berdasarkan nama barang Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka muncul laporan pembelian minuman “C 1000” :
146
Gambar 79. Laporan pembelian berdasarkan nama barang siap cetak Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 80. Mencetak laporan pembelian berdasarkan nama barang Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik
147
tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan nama barang:
Gambar 81. Tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan nama barang (3) Mencetak
laporan
pembelian
tidak
menggunakan
penyeleksian Pilih kategori tidak menggunakan penyeleksian, artinya seluruh laporan pembelian akan tercetak :
Gambar 82 . Form menu laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian
148
Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka muncul seluruh laporan pembelian :
Gambar 83. Laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini :
Gambar 84. Mencetak laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian
149
Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian :
Gambar 85. Tampilan cetakan laporan pembelian tidak menggunakan penyeleksian b) Laporan barang (1) Mencetak laporan barang berdasarkan nama barang Pilih kategori berdasarkan nama barang, misalkan isi nama barang dengan “CHACHA” :
150
Gambar 86. Form menu laporan barang berdasarkan nama barang Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka akan muncul laporan barang coklat “CHA-CHA” :
Gambar 87. Laporan barang berdasarkan nama barang
151
Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 88. Mencetak laporan barang berdasarkan nama barang Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan barang berdasarkan nama barang :
152
Gambar 89. Tampilan cetakan laporan barang berdasarkan nama barang (2) Mencetak laporan barang berdasarkan kategori Pilih berdasarkan kategori, misalkan isi kategori dengan “ALAT TULIS” :
Gambar 90. Form menu laporan barang berdasarkan kategori Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka akan muncul seluruh laporan barang berdasarkan kategori “ALAT TULIS” :
153
Gambar 91. Laporan barang berdasarkan kategori Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 92. Mencetak laporan barang berdasarkan kategori Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan barang berdasarkan kategori :
154
Gambar 93. Tampilan cetakan laporan barang berdasarkan kategori (3) Mencetak laporan barang berdasarkan satuan Pilih kategori berdasarkan satuan, misalkan isi satuan dengan “PACK” :
Gambar 94. Form menu laporan barang berdasarkan satuan Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka akan muncul seluruh laporan barang berdasarkan satuan “PACK” :
155
Gambar 95. Laporan barang berdasarkan satuan Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 96. Mencetak laporan barang berdasarkan satuan Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan barang berdasarkan satuan :
156
TOTAL ITEM (STOCK) >>>
586
Gambar 97. Tampilan cetakan laporan barang berdasarkan satuan c) Laporan Penjualan (1) Mencetak laporan penjualan berdasarkan tanggal Pada sistem ini dapat menampilkan laporan penjualan perbulan. Pilih kategori berdasarkan tanggal, isi tanggal berdasarkan bulan dan tahun yang akan ditampilkan :
157
Gambar 98. Form menu laporan penjualan berdasarkan tanggal Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka muncul laporan penjualan dari bulan September 2012 :
Gambar 99. Laporan penjualan berdasarkan tanggal siap cetak
158
Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 100. Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan tanggal :
159
TOKO 24 Temanggung Halaman : 1 dari 1 halaman.
Tanggal : 10/10/2012 TANGGAL
ID BARANG
NAMA BARANG
SATUAN
3 - 09 - 2012
00000001
PERMEN GOLIA
PACK#
2,500
2,100
1
2,500
15 - 09 - 2012
00000012
KOPI BIRDY
KALENG#
2,900
2,600
2
5,800
600
23 - 09 - 2012
00000979
BOLPOIN STANDART
BUAH
1,000
700
5
5,000
1,500
23 - 09 - 2012
00000942
SUSU ULTRA 125 ML
KOTAK #
1,500
1,350
2
3,000
300
23 - 09 - 2012
00000854
DETERGEN SO KLIN 1000 GR
PCS#
11,800
11,500
1
11,800
300
23 - 09 - 2012
00000843
PCS#
2,100
1,979
5
10,500
625
TOTAL >>>
16
38,600
3,725
SINZUI
HARGA JUAL HARGA BELI BA NYAK JUAL
SUB TOTAL
LABA
Gambar 101. Tampilan cetakan Mencetak laporan pembelian berdasarkan tanggal (2) Mencetak laporan penjualan berdasarkan nama barang Pilih kategori berdasarkan nama barang, misalkan isi nama barang dengan “SUSU ULTRA 125 ML” :
Gambar 102. Form menu laporan penjualan berdasarkan nama barang Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka muncul laporan penjualan “SUSU ULTRA 125 ML” :
400
160
Gambar 103. Laporan penjualan berdasarkan nama barang siap cetak Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 104. Mencetak laporan pembelian berdasarkan nama barang Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik
161
tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan nama barang:
TOKO 24 Temanggung Halaman : 1 dari 1 halaman.
Tanggal : 10/10/2012 TANG GAL
ID BARANG
23 - 09 - 2012
00000942
NAMA BARANG SUSU ULTRA 125 ML
SATUAN
HARGA JUAL HARGA BELI
KOTAK#
1,500
BANYAK JUAL
SUB TOTAL
2
3,000
300
TOTAL >>>
2
3,000
300
Gambar 105. Tampilan cetakan laporan pembelian berdasarkan nama barang (3) Mencetak laporan penjualan berdasarkan satuan Pilih kategori berdasarkan satuan, misalkan isi satuan dengan “PCS#” :
Gambar 106. Form menu laporan penjualan berdasarkan satuan Klik “TAMPILKAN CETAKAN” maka akan muncul seluruh laporan barang berdasarkan satuan “PCS#” :
LABA
1,350
162
Gambar 107. Laporan penjualan berdasarkan satuan Klik gambar printer pada toolbar di sisi kiri atas form laporan. Akan muncul seperti gambar di bawah ini.
Gambar 108. Mencetak laporan barang berdasarkan satuan Kemudian atur berapa lembar dan halaman berapa saja yang akan diprint klik, serta melakukan pengaturan-pengaturan lainnya. Apabila sudah benar pengaturannya kemudian klik tombol “PRINT” untuk mencetak laporan tersebut. Berikut tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan satuan :
163
TOKO 24 Temanggung Halaman : 1 dari 1 halaman.
Tanggal : 10/10/2012
TANGGAL
ID BARANG
23 - 09 - 2012
00000854
23 - 09 - 2012
00000843
NAMA BARANG
SATUAN
DET ERG EN SO KLIN 1000 GR SINZUI
HARGA JUA L HARGA BELI
BANYAK JUAL
SUB TO TAL
LABA
PCS#
11,800
11,500
1
11,800
300
PCS#
2,100
1,979
5
10,500
625
TOTAL >>>
6
22,300
925
Gambar 109. Tampilan cetakan laporan penjualan berdasarkan satuan b. Penyiapan Karyawan Tahap penyiapan karyawan ini dilaksanakan setelah dilakukan tahap pengujian program. Tahap ini bertujuan untuk memilih dan menjalankan pelatihan secara singkat kepada karyawan yang akan menggunakan aplikasi penjualan tunai ini. Dalam pelaksanaan tahap ini tidak membutuhkan waktu yang lama, dimulai dari pemilihan karyawan yang akan menggunakan aplikasi penjualan tunai ini. Karyawan yang dipilih sebagai pengguna adalah karyawan yang bekerja pada posisi admin dan kasir, alasan dipilihnya karyawan pada posisi tersebut karena dalam proses dan prosedur sistem penjualan tunai terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung fungsi karyawan tersebutlah yang paling sering menggunakan dan paling sering menjalankan prosedur-prosedur dalam sistem penjualan tunai. Pelatihan yang pertama dilakukan dengan pengenalan program dan cara penggunaan aplikasi penjualan tunai. Karena program aplikasi ini
164
cukup mudah dalam penggunaanya dan setiap button sudah ada namanya jadi karyawan tidak perlu waktu lama untuk bisa. Karyawan hanya butuh waktu 1 – 2 jam untuk bisa menguasai penggunaan aplikasi sistem penjualan tunai ini. Selain itu karyawan Toko 24 Temangung sudah terbiasa menggunakan komputer. Setelah dilakukan pengenalan program dan pelatihan penggunaan sistem penjualan tunai, karyawan yang sudah terpilih dipersilahkan untuk mengisi data akun pengguna dan password yang akan digunakan dalam setiap penggunaan aplikasi penjualan tunai. c. Evaluasi Implementasi Sistem Setelah dilakukan implementasi sistem, maka dapat diketahui hasilhasilnya antara lain: 1) Evaluasi Kinerja Sistem Pada saat pengujian sistem dapat berjalan dengan lancar dan cukup stabil, hal ini ditunjukkan dengan tersimpannya data-data penjualan, maupun barang. Untuk pengujian transaksi penjualan dan pembelian dapat secara otomatis menyimpan transaksi-transaksi tersebut, dan dapat ditampilkan dalam laporan. Selain itu secara otomatis pula penjualan tunai dapat berubah yang ditunjukkan dengan laporan barang dan laporan penjualan. Aplikasi ini sebagian besar sudah berjalan dengan baik, meskipun ada sedikit kekurangan, contohnya yaitu ketika sistem disalin kekomputer lain admin atau user harus mengubah ADODC1 nya dan yang lainnya. Sistem masih memerlukan pengisian secara
165
manual, hanya dalam mengisi grup barang pada awal atau pertama kali sistem akan dijalankan. Selain itu laporan yang dihasilkan oleh aplikasi ini hanya berupa laporan penjualan, pembelian dan laporan barang, dan jumlah uang dalam setiap laporannya. Namun aplikasi ini belum mampu menghasilkan laporan keuangan secara lengkap. Keunggulan dari aplikasi ini adalah ukurannya yang relatif kecil sehingga tidak memenuhi harddisk pada komputer. Keunggulan lainnya adalah tidak perlunya menginstal program lain supaya aplikasi ini dapat berjalan. User hanya perlu menginstal program Visual Basic 6 saja, sehingga tidak akan memberatkan kerja memori komputer. Spesifikasi komputer yang dibutuhkan pun tidak perlu terlalu tinggi, sehingga menghemat biaya pengadaan komputer. 2) Evaluasi Sumber Daya Perusahaan Evaluasi sumber daya perusahaan yang dimaksud terdiri dari sumber daya manusia, finansial, dan barang yang dijual. Jika dilihat dari sumber daya manusia, Toko 24 Temanggung mampu untuk mengoperasikan aplikasi ini, selain sudah terbiasa mengoperasikan perangkat komputer, aplikasi yang dibuat pun cukup mudah dipahami, sehingga user yang akan cepat beradaptasi. Selain itu dalam penyiapan dan pelatihan karyawan yang akan ditunjuk sebagai pengguna bisa lebih mudah dan tidak memerlukan waktu lama untuk bisa lancar menggunakan aplikasi ini. Sedangkan secara finansial Toko 24 memang harus menganggarkan untuk membeli perangkat
166
komputer baru pada tahun 2012. Mengenai barang yang dijual dibagi per grup dan diberi ID barang sehingga akan memudahkan dalam transaksi. d. Konversi Sistem Perancangan konversi untuk menerapkan sistem baru ke dalam Toko 24 Temanggung perlu dilakukan dengan hati-hati karena sistem yang telah dijalankan merupakan sistem manual dengan mempercayakan penyimpanan
data
pada
tumpukan-tumpukan
kertas.
Penentuan
penggunaan strategi penerapan harus diperhatikan pengaruh negatif dan pengaruh positifnya bagi kelangsungan hidup perusahaan. Alternatif strategi konversi sistem yang paling tepat digunakan untuk menerapkan Sistem Penjualan Tunai Terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung adalah konversi paralel. Konversi ini dipilih dengan alasan pada konversi paralel implementasi sistem baru dilakukan secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama dalam jangka waktu tertentu. Jadi, dalam penerapannya sistem baru digunakan bersamaan dengan sistem yang lama dalam waktu satu atau dua bulan. Sekitar 7 hari dari penggunaan sistem baru, awalnya karyawan masih belum terbiasa dengan penggunaan sistem baru. Dalam mengoperasikan komputer, karyawan masih sedikit bingung. Namun 7 setelah hari berikutnya, terdapat kemajuan yang efektif mulai dari pelayanan ke konsumen, pencatatan laporan, dan pencatatan barang. Kinerja karyawan lebih
167
efektif dan jelas. Untuk memperjelas konversi yang akan diterapkan pada Toko 24 Temanggung dapat digambarkan sebagai berikut:
Sistem Lama
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi
Gambar 110. Konversi yang Direncanakan dalam Penerapan Sistem Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko 24 Temanggung
C.
Pembahasan 1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang Diterapkan pada Toko 24 Temanggung Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada Toko 24 Temanggung masih sederhana. Hal tersebut dapat dilihat dari fungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang digunakan, prosedur penjualan tunai yang digunakan, bagan alir sistem penjualan tunai, serta pengendalian intern yang diterapkan masih tergolong sederhana. a. Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Toko 24 Temanggung Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung meliputi fungsi kasir, fungsi pramuniaga, dan fungsi
168
gudang. Fungsi kasir ini bertugas melayani pelanggan yang akan membayar barang belanjaannya dan mencatat laporan penjualan tunai. Fungsi pramuniaga bertugas melayani pembeli yang datang dan menuliskan nota penjualan tunai untuk pelanggan. Fungsi gudang bertugas melakukan pencatatan keadaan terakhir persediaan barang dagang di gudang. Perusahaan Temanggung
berskala
cenderung
kecil
menengah
memiliki
fungsi
seperti yang
Toko
lebih
24
sedikit
dibandingkan dengan perusahaan besar yang fungsinya sudah sangat kompleks.
Hal
tersebut
tentunya
menyebabkan
terjadinya
perangkapan tugas diantara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi-fungsi dalam sistem penjualan tunai yang seharusnya ada dalam suatu perusahaan menurut Mulyadi (1993 : 462) meliputi fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi untuk sistem penjualan tunai. Dalam Toko 24 Temanggung, yang ada adalah fungsi pramuniaga, fungsi kasir, dan fungsi gudang. Dengan kata lain, fungsi tersebut dapat dirangkap oleh fungsi lain jika memang diperlukan. Hal tersebut senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Bobbi Marbangun Setyadi (2010) pada Toko Gelora Bantul
yang menyebutkan bahwa perusahaan kecil menengah
cenderung memiliki fungsi yang jumlahnya relatif sedikit, namun tiap fungsi mempunyai banyak tugas. Fungsi yang sedikit menyebabkan terjadinya perangkapan tugas yang harus dilakukan oleh fungsi-fungsi
169
tersebut. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada
penelitian
tersebut
hanyalah
fungsi
supervisor,
fungsi
pramuniaga, dan fungsi kasir. Perangkapan fungsi yang terjadi pada Toko 24 Temanggung tentunya akan menurunkan kinerja perusahaan. Selain memberatkan bagian yang harus melakukan banyak pekerjaan akibat dari perangkapan fungsi yang harus diemban, hal tersebut juga berdampak pada perusahaan itu sendiri. Semakin banyak tugas yang harus dilakukan oleh suatu bagian, maka semakin besar juga kemungkinan terjadinya kesalahan yang dilakukan karena faktor kelelahan dan hilangnya konsentrasi. Pada Toko 24 Temanggung harus ada pembagian wewenang dan tanggung jawab secara jelas. Atau jika perlu ditambahkan satu bagian lagi untuk memisahkan fungsi pramuniaga, fungsi kasir dan fungsi gudang agar tiap bagian fokus pada tugasnya masing-masing. b. Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Toko 24 Temanggung Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung adalah nota penjualan tunai. Sedangkan catatan yang digunakan adalah catatan penjualan tunai. Nota tersebut terdiri dari yaitu : Nomor, Quantity (Q), Nama Barang, Harga, dan Jumlah. Di dalam nota ini juga juga terdapat isian nomor dan tanggal penjualan tunai. Nota ini terdiri dari dua rangkap, nota
170
penjualan yang asli akan dibawa oleh pembeli dan nota penjualan rangkap kedua untuk perusahaan serta dijadikan data administrasi yang selanjutnya akan dicatat di dalam jurnal penjualan tunai. Catatan penjualan tunai penjualan tunai berupa buku jurnal penjualan tunai sederhana yang digunakan untuk mencatat segala macam transaksi penjualan tunai yang masuk. Berdasarkan uraian di atas, dokumen dan catatan yang digunakan dalam Toko 24 Temanggung masih tergolong sederhana. Dokumen yang digunakan suatu perusahaan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (1993 : 463) meliputi faktur penjualan tunai, pita register kas, credit card sales slip, bill of lading, faktur penjualan COD, bukti setor bank, dan rekapitulasi harga pokok penjualan. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan suatu perusahaan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (1993 : 468) meliputi jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang. Pada Toko 24 Temanggung, dokumen yang digunakan baru sebatas nota dan catatan yang digunakan hanya berupa buku jurnal. Kelemahan dalam pengunaan nota – nota dan jurnal manual adalah terlalu banyak kertas yang dibutuhkan untuk menyimpan nota dan terlalu banyak banyak buku untuk menjurnal, membutuhkan tempat yang luas untuk nota kertas dan penyimpanan buku – buku jurnal. Sering terjadi nota dan buku yang hilang serta rusak, sehingga
171
menyulitkan pencarian data. Hasil penelitian ini secara garis besar selaras dengan penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi (2010), dan Mitra Utami (2010). Dari ketiga penelitian tersebut, dapat diketahui bahwa dokumen dan catatan yang digunakan oleh perusahaan masih sederhana, baik secara jenis maupun formatnya karena sistem akuntansi yang diterapkan juga masih sederhana. Dokumen dan catatan yang dipakai juga kurang lengkap sehingga informasi penjualan yang dihasilkan kurang memadai. Dokumen yang digunakan pada Koperasi Batur Agung Furniture, Bandung, Playen, Gunungkidul dalam penelitian yang dilakukan Martanti Yuni Purwaningsih (2009) yaitu bukti penerimaan kas, sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah jurnal penjualan dan buku harian penerimaan kas. Dokumen yang digunakan pada Toko Gelora Bantul dalam penelitian Bobbi Marbangun Setyadi (2010) yaitu nota penjualan tunai, sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah buku kasir. Dokumen yang digunakan pada Garasel Butik Lukis Yogyakarta dalam penelitian Mitra Utami (2010) yaitu nota penjualan, sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah formulir pesanan. Dengan sistem yang terkomputerisasi, data – data tersimpan di basis data, pencarian dapat dilakukan dengan mudah, tidak membutuhkan tempat yang banyak dan mengurangi kerusakan dalam
172
pencatatan yang dilakukan secara manual sehingga mendukung proses pengambilan keputusan secara cepat. Adanya dokumen dan catatan yang baik juga akan memudahkan perusahaan untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi. Oleh karena itu, dokumen dan catatan akuntansi merupakan hal yang penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan. c. Prosedur yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Toko 24 Temanggung Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai berasal dari satu sumber yaitu penjualan barang secara tunai. Konsumen wajib membayar sejumlah uang setelah barang diterima oleh konsumen. Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung meliputi prosedur order penjualan, prosedur penjualan tunai, dan prosedur pencatatan laporan. Prosedur yang digunakan suatu perusahaan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (1993 : 469) meliputi prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan barang, prosedur pencatatan penjualan tunai, prosedur kas ke bank, prosedur penerimaan kas, dan prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Prosedur-prosedur yang digunakan pada Toko 24 Temanggung tergolong masih sederhana. Senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi (2010), dan Mitra Utami (2010) juga menyebutkan bahwa prosedur yang terkait dalam sistem
173
akuntansi penjualan tunai tergolong sederhana jika dibandingkan dengan perusahaan besar pada umumnya. Prosedur sistem akuntansi penjualan pada Koperasi Batur Agung Furniture, Bandung, Playen, Gunungkidul dalam penelitian yang dilakukan Martanti Yuni Purwaningsih (2009) meliputi prosedur order penjualan tunai, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan penjualan, dan prosedur pengiriman barang. Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko Gelora Bantul dalam penelitian Bobbi Marbangun Setyadi
(2010) meliputi prosedur penerimaan
pesanan dari konsumen, prosedur penerimaan kas, dan prosedur pencatatan laporan. Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai pada Garasel Butik Lukis Yogyakarta dalam penelitian Mitra Utami (2010) meliputi
prosedur
pesanan
dan
penjualan
barang,
prosedur
penerimaan kas dari penjualan barang siap jual dan uang muka, prosedur pengambilan barang dan pelunasan pembayaran, prosedur pencatatan penjualan tunai, dan prosedur pengiriman barang. Walaupun masing-masing aktivitas dalam perusahaan memiliki sekumpulan prosedur yang berbeda antara yang satu dengan yang lain, namun pada intinya tetap sama yaitu prosedur yang ada pada perusahaan
tersebut
tidak
terlalu
banyak
jumlahnya
(masih
sederhana). Dalam melakukan kegiatannya, perusahaan harus mengikuti prosedur-prosedur yang telah dibuat. Prosedur yang digunakan memang prosedur yang masih sederhana, namun hal
174
tersebut dapat membantu perusahaan jika dilakukan dengan benar. Penggunaan prosedur dapat menjamin penanganan transaksi yang terjadi secara berulang-ulang menjadi lebih teratur dan seragam. d. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Toko 24 Temanggung Bagan
alir
mengambarkan
langkah-langkah
yang
harus
dijalankan oleh perusahaan dalam proses penjualan tunai sesuai dengan prosedur yang sudah ada dalam perusahaan. Secara teoritis, bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai tersusun atas banyak bagian. Semakin banyak bagian yang ada dan terlibat dalam sebuah sistem akuntansi penjualan tunai, maka semakin kompleks bagan alir yang dihasilkan. Untuk perusahaan menengah seperti Toko 24 Temanggung, tentunya bagan alir yang ada tidak sebanyak dan serumit perusahaan yang sudah besar dan mempunyai banyak fungsi. Bagan alir sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung menggambarkan jika sistem masih sederhana karena hanya tersusun atas empat bagian, yaitu bagian penjualan, bagian gudang, bagian kas, dan bagian akuntansi. Sehingga bagan alir yang dihasilkan tidak begitu kompleks. Hal tersebut senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi (2010), dan Mitra Utami (2010). Bagan alir yang ada dalam penelitian di atas juga masih sederhana karena hanya tersusun atas dua sampai empat bagian. Bagan alir yang ada
175
dalam perusahaan tergantung dari prosedur yang digunakan dalam perusahaan. e. Sistem Pengendalian Intern yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Hasil
penelitian
menunjukkan
bahwa
dalam
Toko
24
Temanggung, sistem pengendalian internal yang diterapkan pada sistem penjualan tunainya belum berjalan secara efektif. Belum adanya pemisahan yang jelas antara fungsi pramuniaga dengan fungsi kasir. Kadang kasir merangkap tugas fungsi pramuniaga dikarenakan kekurangan tenaga kerja disaat banyak konsumen yang datang. Jadi Pemilik toko harus turun tangan untuk menjadi fungsi kasir. Pengawasan yang kurang ketat karena hanya dilakukan oleh pemlik. Hal ini menunjukkan bahwa dalam unsur organisasi sistem pengendalian intern di Toko 24 Temanggung masih lemah. Selain itu, nota penjualan yang digunakan sebagai tanda bukti penjualan tunai perusahaan tidak bernomor urut tercetak. Hal tersebut menyebabkan pengawasan terhadap terjadinya transaksi menjadi kurang maksimal. Padahal untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggung jawabkan oleh fungsi yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Dokumen pendukung yang digunakan perusahaan hanyalah nota saja. Padahal sistem akuntansi yang baik harus
176
memberikan
jaminan
bahwa
transaksi
yang
terjadi
telah
diklasifikasikan dengan benar. Jika hanya mengandalkan nota saja, tentunya hal tersebut kurang menjamin pengklasifikasian telah dilakukan dengan benar. Hal serupa juga diungkapkan dalam penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi (2010), dan Mitra Utami (2010). Ketiga penelitian tersebut menyebutkan bahwa perusahaan belum memiliki pemisahan tugas yang terorganisasi dengan baik. Belum adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas menyebabkan karyawan dapat melakukan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang kurang berjalan dengan baik juga memungkinkan terjadinya kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan. Untuk menghindari kecurangan yang dilakukan karyawan, pengendalian intern yang baik perlu dilakukan. Hal yang seharusnya dilakukan adalah memisahkan fungsi pramuniaga, fungsi kasir, dan fungsi gudang agar ketiga fungsi tersebut dapat saling mengecek satu sama lain. Pengecekan data bisa sewaktu-waktu dengan melihat data yang tersimpan di database sehingga akan diketahui kinerja dari karyawan tersebut. Pemisahan fungsi yang tegas dapat meminimalisir terjadinya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan.
177
2. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung Perancangan
atau
pengembangan
sistem
dapat
berarti
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Metode pengembangan sistem ini menggunakan tiga tahapan, yaitu tahap analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Metode ini juga dipakai dalam penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi (2010), dan Mitra Utami (2010). Keempatnya menggunakan metode pengembangan ini dikarenakan metode ini merupakan standar baku yang harus diikuti pengembang sistem untuk menjamin diperolehnya sistem yang bisa menyelesaikan permasalahan-permasalahan pada organisasi. a. Analisis Sistem Melalui analisis yang telah dilakukan, sistem manual yang diterapkan pada Toko 24 Temanggung memiliki beberapa kelemahan antara lain lambatnya pemrosesan transaksi yang menyebabkan tersendatnya informasi yang akan digunakan sebagai dasar dalam pembuatan laporan, rawan terjadi kesalahan pencatatan atau perhitungan, membutuhkan media penyimpanan yang besar dan memerlukan banyak biaya, rentan terjadi kerusakan atau kehilangan data, serta informasi yang dihasilkan kurang cepat, tepat, dan akurat. Hasil analisis ini sejalan dengan analisis yang
178
telah dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009), Bobbi Marbangun Setyadi
(2010), dan Mitra Utami (2010) yang
menyatakan secara garis besar bahwa sistem manual yang diterapkan perusahaan masih memiliki kelemahan berkaitan dengan kinerja,
informasi
yang
dihasilkan,
keekonomisan,
keamanan, efisiensi, dan pelayanan yang diberikan oleh sistem tersebut. Selanjutnya
dengan
menggunakan
hasil
analisis
pendahuluan, dilakukan penyusunan pelaksanaan analisis sistem. Pada tahap ini akan menjelaskan pengembangan sistem yang akan dilaksanakan. Lalu dilakukan pelaksanaan analisis sistem yaitu dengan cara mengumpulkan informasi-informasi yang terkait. Setelah itu dilakukan tahap penyusunan laporan hasil analisis sistem. Pada tahap ini diketahui analisis kelayakan ekonomi menunjukkan bahwa sistem baru yang dirancang memiliki nilai payback period sebesar 1,06 atau 1 tahun 27 hari, NPV sebesar Rp. 7.210.905,3, dan IRR sebesar 38,7%. Dari segi legalitas, sistem baru yang dihasilkan tidak melanggar hukum karena dalam perancangan dan penggunaannya menggunakan software yang asli, bukan bajakan. Penggunaan sistem baru juga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Di samping itu, penggunaan sistem baru juga tidak berpengaruh negatif terhadap lingkungan sosial. Dari hasil analisis kelayakan
179
yang dilakukan penelitian-penelitian di atas, sistem yang telah dikembangkan memang layak dan memberikan manfaat positif terhadap perusahaan. b. Desain Sistem Desain sistem merupakan proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam rancangan sistem. Desain sistem dalam penelitian ini terdiri dari desain basis data, rancangan hubungan antar tabel, desain model, dan desain antarmuka. Desain basis data dilakukan dengan membuat tabel database untuk penyimpanan data yang berhubungan dengan sistem akuntansi sistem penjualan tunai terkomputerisasi. Desain basis data dalam sistem ini mempunyai 6 tabel database untuk menyimpan semua transaksi yaitu : tabel petugas, tabel barang, tabel detail1, tabel beli, dan tabel detail2. Rancangan hubungan antar tabel digunakan untuk menggambarkan pola penyimpanan dan penyediaan data yang dibutuhkan dalam operasi sistem penjualan tunai terkomputerisasi. Desain model digunakan untuk menyederhanakan proses-proses bisnis yang terdapat dalam sistem penjualan tunai terkomputerisasi. Adapun permodelan akan digambarkan dalam flowchart. Desain antarmuka merupakan tampilan di mana pengguna berinteraksi dengan sistem. Pada tahap ini dibuat database, input, dan ouput. Tabel database yang dibuat meliputi tabel petugas, tabel barang, tabel jual, tabel detail1, tabel beli, dan tabel deatil2.
180
Tampilan yang dimaksud berupa form-form dan laporan-laporan yang dapat digunakan oleh pengguna untuk mengolah data-data yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan tunai. Formform yang dirancang terdiri atas 8 form yaitu form login, form menu utama, form data karyawan, form menu pembelian, form transaksi penjualan, form list penjualan, form list barang, dan form pembelian. Sedangkan laporan yang dirancang meliputi laporan penjualan, dan laporan barang. Secara garis besar, tahapan desain penelitian
ini
Purwaningsih
senada
dengan
penelitian
Martanti
(2009), Bobbi Marbangun Setyadi
Yuni
(2010), dan
Mitra Utami (2010). Desain basis data dan desain antarmuka sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung telah dirancang sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan berdasarkan analisis kebutuhan dan analisis kelayakan yang telah dilakukan. c. Implementasi Sistem Implementasi sistem meliputi pengujian sistem, penyiapan karyawan, dan evaluasi implementasi sistem. Konversi sistem yang akan dilakukan adalah konversi secara paralel, yaitu menjalankan sistem baru dan sistem lama secara bersamaan selama dua bulan. Hal ini dilakukan agar user terbiasa terlebih dahulu dalam menjalankan sistem sebelum benar-benar mengoperasikan sistem secara keseluruhan. Konversi secara paralel juga digunakan pada
181
penelitian yang dilakukan oleh Martanti Yuni Purwaningsih (2009) dan Bobbi Marbangun Setyadi (2010). Penggunaan konversi paralel dimaksudkan untuk berjaga-jaga apabila sistem baru yang diterapkan kurang berhasil, sistem lama masih tetap beroperasi sehingga perusahaan tetap dapat melakukan kegiatan bisnisnya. Penggunaan konversi secara paralel dapat memberikan perlindungan kepada perusahaan dari kegagalan sistem baru. Oleh karena itu, konversi paralel yang akhirnya dipilih untuk melakukan implementasi sistem. Berbeda dengan Mitra Utami (2010) yang memilih
menggunakan
konversi
secara
langsung
untuk
mengimplementasikan sistem yang telah dirancangnya. Mitra menggunakan konversi dengan langsung dengan alasan sebelum diimplementasikan, sistem telah diuji coba terlebih dahulu sehingga ketika menemui error dapat langsung diperbaiki. D.
Keterbatasan Terdapat keterbatasan dalam aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung yang telah dibuat, diantaranya adalah: 1. Penulis dalam proses coding membutuhkan programer yang menguasai bahasa komputer, jadi penulis dibantu oleh seorang programmer yang menguasai bahasa pemrograman visual basic 6.0. 2. Keamanan data dari sistem ini kurang begitu kuat, karena hanya menggunakan perlindungan password dalam mengakses menu utama dan
182
beberapa submenu dalam menu utama. Pembatasan akan akses antar karyawan belum bisa dikhususkan. Karena penulis memfokuskan pembuatan sistem untuk transaksi penjualan tunai. 3. Program aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai ini hanya dapat di dijalankan di Toko 24 Temanggung, tidak dapat diterapkan untuk perusahaan lainnya, itu karena hanya disesuaikan dengan kebutuhan pada Toko 24 Temanggung.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada Toko 24 Temanggung mengenai perancangan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung masih bersifat manual, sehingga belum mampu memberikan kebutuhan perusahaan dengan cepat dan tepat. a. Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung meliputi fungsi kasir, fungsi pramuniaga, dan fungsi gudang. b. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung adalah nota penjualan tunai. Catatan yang digunakan adalah catatan penjualan tunai. c. Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung meliputi prosedur order penjualan, prosedur penjualan tunai, dan prosedur pencatatan laporan. d. Bagan alir dokumen (flowchart) sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung tersusun atas tiga bagian, yaitu bagian pramuniaga, bagian gudang, dan bagian kasir.
183
184
e. Sistem pengendalian intern yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Toko 24 Temanggung masih belum efektif karena masih terjadi perangkapan fungsi dalam menjalankan kegiatan perusahaan. 2. Perancangan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi yang sesuai dengan kebutuhan Toko 24 Temanggung. a. analisis sistem meliputi analisis pendahuluan, penyusunan pelaksanaan analisis sistem, pelaksanaan analisis, dan penyusunan laporan hasil analisis sistem. Hasil analisis sistem menyatakan bahwa pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi layak untuk dikembangkan. b. Tahap perancangan atau desain sistem yang digunakan meliputi: desain basis data, rancangan hubungan antar tabel, desain model, dan desain antarmuka. Desain sistem dikembangkan dengan menggunakan Visual Basic 6.0 untuk desain antarmukanya. Sedangkan untuk desain basis datanya menggunakan Microsoft Access 2007. Pada desain antarmuka, sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi terdiri atas 8 form yaitu form login, form menu utama, form data karyawan, form menu pembelian, form transaksi penjualan, form list penjualan, form list barang, dan form pembelian. Laporan yang dirancang meliputi laporan penjualan, dan laporan barang. c. Hasil implementasi sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi pada Toko 24 Temanggung meliputi pengujian sistem, penyiapan
185
karyawan, dan evaluasi implementasi sistem. Konversi sistem yang akan dilakukan adalah konversi secara paralel, yaitu menjalankan sistem baru dan sistem lama secara bersamaan selama dua bulan. Terdapat kemajuan yang efektif mulai dari pelayanan ke konsumen, pencatatan laporan, dan pencatatan barang. Kinerja karyawan lebih efektif dan jelas, sistem dapat menyimpan data – data yang telah diinput, kemudian ditampilkan lagi tanpa kesulitan mencari datanya. Sistem yang dirancang mempercepat proses penjualan tunai. B. Saran 1. Sistem akuntansi penjualan tunai terkomputerisasi yang ada sekarang, akan lebih baik bila ditambahkan untuk bagian-bagian yang lain bukan hanya berorientasi pada bagian penjualan tunai saja, agar dapat mempermudah kegiatan semua bagian yang ada dan mempermudah perusahaan dalam melaksanakan pengawasan terhadap kinerja perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Adi Nugroho. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Aditya Sucipto. 2010. Pengantar Sistem Akuntansi Berbasis Komputer. http://adityasucipto.blogspot.com/2010. Diunduh pada tanggal 30 Januari 2012 Alicia. 2008. Komputerisasi Penjualan Tunai Pada PT. Water Solution Indonesia Jakarta. http://aliciakomputer.blogspot.com. Diunduh pada tanggal 2 Februari 2012 Bobbi Marbangun Setyadi. (2010). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Terkomputerisasi Pada Toko Gelora Bantul. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta B.Romney ,Marshal,Paul John Steinbart. (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, Edisi Kesembilan, Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deni Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat Gery Tri Saputra. 2010. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai atau Kredit . http://gerytrisaputra.blogspot.com/2010/11/sistem-informasi-akuntansipenjualan. Diunduh pada tanggal 2 Februari 2012 Hall, James A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, Edisi 4, Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deni Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat Hanif Al-Fatta. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi http://www.harganya.com/komputer-aksesoris-tinta. Diunduh 15 Oktober 2012 http://id.wikipedia.org /Tarif_dasar_listrik. Diunduh pada 15 Oktober 2012 Jogiyanto H. M. (2000). Sistem Informasi Berbasis Komputer, Edisi 2. Yogyakarta: BPFE Marpaung, Abdul Haris. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Pada Pelayanan Jasa Bagian SHOP GraPARI Telkomsel Cabang Medan di Wilayah Sumatera Utara. Martanti Yuni Purwaningsih. (2009). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Terkomputerisasi Pada Koperasi Batur Agung Furniture, Bandung, Playen, Gunungkidul. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta
186
187
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat Narko. (2000). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusantara Nazir. 2009. Modul Akuntansi Berbasis Komputer. http://www.ArticleStreet.com/profile/nazir-9657.html. Diunduh pada tanggal 30 Januari 2012 http://www.nextag.com/visual-basic-6__0/products-html. Oktober 2012
Diunduh
15
pada
Nur Indrianto dan Bambang Supomo. (2002). Metodologi Penelitian Bisnis. Yogyakarta: BPFE http://printingprinter.com/harga-atk-murah. Diunduh 15 pada Oktober 2012 Pipin. 2009. Jurnal Sistem Akuntansi Manual dan Sistem Akuntansi Berbasis Komputer. http://sadrhina.multiply.com. Diunduh 30 Januari 2012 Rahman Firmansyah, 2008. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. http://rahmanfirmansyah7.wordpress.com/2008/11/27/metodologipengembangan-sistem-informasi. Diunduh 2 Februari 2012 http://repository.usu.ac.id. Diunduh pada tanggal 30 Januari 2012 Riza Uyun Indriani. (2010). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Berbantuan Komputer Pada PT. Sinar Sosro Subdister Purbalingga. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta Teti dahar. 2006. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada PD. Deros. http://elib.inikom.ac.id/ Diakses pada tanggal 2 Februari 2012 Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer. (2004). Tutorial Membuat Program dengan Visual Basic. Jakarta: Salemba Empat Tri Sedyaningsih, 2011. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer. http://tri-sedya56.blogspot.com/2011/04/sistem-akuntansi-berbasiskomputer. Diunduh 30 Januari 2012
188
Widjajanto, Nugroho. (2001) .Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga Zaki Baridwan. (1998). Sistem Akuntansi. Yogyakarta : BPFE http://zulidamel.wordpress.com/201/21/system-informasi-penjualan/. Diunduh pada tanggal 2 Februari 2012
