DE VZW: FISCALE EN BOEKHOUDKUNDIGE ASPECTEN
Inhoudstafel: Deel 1: Definitie van de VZW
1
Deel 2: De oprichting van de VZW 2.1. De oprichters 2.2. De oprichtingsakte
1 1 1
Deel 3: De leden en het ledenregister 3.1. Vaste, effectieve leden 3.2. Toegetreden leden 3.3. Ledenregister 3.4. De uitsluiting en het ontslag van een lid
2 2 2 2
Deel 4: De administratieve verplichtingen van de VZW 4.1. De Algemene Vergadering 4.2. De Raad van Bestuur 4.3. Het dagelijks bestuur 4.4. Commissarissen
3 3 3 3 4
Deel 5: Aansprakelijkheid 5.1. Aansprakelijkheid van de leden 5.2. Aansprakelijkheid van de bestuurders 5.2.1. Interne aansprakelijkheid 5.2.2. Externe aansprakelijkheid 5.2.3. Strafrechterlijke aansprakelijkheid
4 4 5 5 5 5
Deel 6: Vennootschapsbelasting of rechtspersonenbelasting? 6.1. Aan welke belasting is de VZW onderworpen? 6.2. De aangifte in de rechtspersonenbelasting
6 6 8
Deel 7: Jaarlijkse taks van de VZW
8
Deel 8: Ontbinding, nietigheid en vereffening van de VZW 8.1. Ontbinding 8.1.1. Vrijwillige ontbinding 8.1.2. Gerechtelijke ontbinding 8.1.3. Ontbinding van rechtswege 8.2. De nietigheid
9 9 9 9 10 10
Deel 9: Boekhoudkundige aspecten van de VZW 9.1. De kleine VZW 9.1.1. De vereenvoudigde boekhouding 9.1.2. Dubbele, volledige boekhouding 9.2. De grote VZW 9.3. De zeer grote VZW
10 11 11 12 12 12
Deel 10: VZW en giften 10.1. Verkrijgen van schenkingen, giften en legaten 10.2. Registratie 10.2.1. Op welke schenkingen registratierechten betalen? 10.2.2. Hoeveel bedragen de registratierechten? 10.3 Fiscale aftrekbaarheid van schenkingen bij de schenker
13 13 14 14 14 14
Deel 11: Feitelijke vereniging versus VZW 11.1. Definitie feitelijke vereniging 11.2. Schematische vergelijking feitelijke vereniging versus VZW
15 15 15
Deel 1: Definitie van de VZW VZW = Vereniging Zonder Winstoogmerk -
drijft geen nijverheids- of handelszaken verschaft geen stoffelijk voordeel aan haar leden (= de winsten mogen niet uitgekeerd worden aan de leden) geniet rechtspersoonlijkheid mag activiteiten organiseren die een winst opleveren, zelfs indien die commercieel zijn, indien men voldoet aan 3 voorwaarden: • deze activiteiten mogen niet de hoofdactiviteit uitmaken, moeten bijkomstig zijn • de winsten moeten besteed worden aan het verwezenlijken van het gemeenschappelijk doel van de vereniging • de gemaakte winsten moeten nodig zijn opdat de VZW kan overleven
De VZW wordt geregeld bij Wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 en eveneens door de Wet van 16 januari 2003.
Deel 2: De oprichting van de VZW 2.1. De oprichters Minstens 3 effectieve leden (zowel natuurlijke personen als rechtspersonen) 2.2. De oprichtingsakte Vorm -
authentieke akte: verplicht indien een onroerend goed in het vermogen van de VZW wordt ingebracht bij de oprichting
OF - onderhandse akte Inhoud, verplichte vermeldingen -
identiteit van de oprichters naam en maatschappelijke zetel van de VZW + gerechtelijk arrondissement waaronder ze ressorteert minimum aantal leden doel van de vereniging voorwaarden en formaliteiten inzake toe- en uittreden van de effectieve leden bevoegdheden van de Algemene Vergadering; wijze van de bijeenroeping ervan; wijze waarop haar beslissingen aan de leden en aan derden ter kennis worden gebracht wijze van benoeming, ambtbeëindiging en afzetting van de bestuurders; de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij deze uitoefenen maximum bedrag van het lidgeld van de leden bestemming van het vermogen van de vereniging bij ontbinding welk tot een belangenloze doelstelling moet worden aangewend duur van de vereniging in geval zij niet voor onbepaalde duur is aangegaan
Openbaarmakingsformaliteiten -
-
de oprichtingsakte en een kopie van het register der leden dienen neergelegd te worden op de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Deze zorgt op haar beurt voor de bekendmaking in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad de griffie van de Rechtbank van Koophandel kent op haar beurt een ondernemingsnummer toe aan de VZW
1
Inbreng De vermogensbestanddelen kunnen door de leden zowel “om niet” als ten bezwarende titel worden ingebracht: - om niet: kan bestaan uit giften (schenkingen en legaten) en contracten uit vrijgevigheid - ten bezwarende titel: een lid krijgt in ruil voor zijn inbreng bijzondere rechten of kan bepaalde diensten van de VZW genieten De leden krijgen hiervoor geen aandelen in de plaats.
Deel 3: De leden en het ledenregister 3.1. Vaste, effectieve leden -
diegene die op de algemene vergadering effectief stemrecht hebben en wiens rechten en plichten uitdrukkelijk door de wet en de statuten worden geregeld voorwaarden om toe te treden als effectief lid liggen vast in de statuten min. 3 bepalen het beleid van de VZW
3.2. Toegetreden leden -
geen stemrecht op de algemene vergadering hun rechten en plichten worden in de statuten beschreven toegetreden om te genieten van de activiteiten die door de VZW worden ingericht
3.3. Ledenregister -
-
hierin worden alleen de effectieve leden vermeld dient verplicht bijgehouden te worden op de zetel van de vereniging en kan ten alle tijden worden ingekeken door de effectieve leden dient als bewijs van het lidmaatschap verplichte vermeldingen in het register: • de naam en de voornamen van de leden • de woonplaats van de leden • in geval de leden rechtspersonen zijn: de naam, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel • beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden kopie van het ledenregister bij de oprichting neerleggen op de griffie van de Rechtbank van Koophandel geen publicatieverplichting in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad
3.4. De uitsluiting en het ontslag van een lid -
De uitsluiting van een lid kan enkel worden uitgesproken door de algemene vergadering met 2/3de meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigende leden. Een lid dat zijn bijdrage niet betaald wordt geacht ontslag te nemen.
2
Deel 4: De administratieve verplichtingen van de VZW 4.1. De Algemene Vergadering De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan van de VZW en bestaat uitsluitend uit effectieve leden. Bevoegdheden: - wijziging van de statuten - benoeming en afzetting van de bestuurders; alsook van de commissarissen - kwijting aan de bestuurders en de commissarissen - goedkeuring van de begroting en de rekening - ontbinding van de vereniging - uitsluiting van een (effectief) lid - alle andere zaken voorzien in de statuten - bepaald het beleid dat dient uitgevoerd te worden door de raad van bestuur Bijeenroeping: - door de raad van bestuur - op verzoek van 1/5 van de effectieve leden - de leden moeten 8 kalenderdagen van tevoren worden uitgenodigd tot de algemene vergadering, al dan niet via aangetekende brief - verplicht 1 maal per jaar samen te komen voor de goedkeuring van de jaarrekeningen en de begrotingen - “één man, één stem” = alle effectieve leden hebben gelijk stemrecht tenzij de statuten afwijkingen voorzien - besluiten worden in de regel genomen bij gewone meerderheid behalve in de volgende gevallen: statutenwijziging, uitsluiting van de leden, ontbinding van de vereniging en omvorming van de VZW naar een VSO (vennootschap met sociaal oogmerk) - van elke vergadering moeten verslagen of notulen gemaakt worden 4.2. De Raad van Bestuur -
-
dient het beleid uit te voeren dat bepaalt is door de algemene vergadering => bestuurt de vzw bezit alle bevoegdheden die wettelijk niet aan de algemene vergadering zijn toevertrouwd min. 3 leden, tenzij de algemene vergadering slechts uit 3 leden bestaat, dan mogen er maar max. 2 leden in de raad van bestuur zitten want de raad van bestuur dient telkens kleiner te zijn dan de algemene vergadering het is aan te raden de samenroeping van de raad van bestuur in de statuten te regelen aangezien er niets door de wet geregeld is er dienen notulen gemaakt te worden van elke vergadering van de raad van bestuur, deze kunnen enkel ingekeken worden door de effectieve leden neemt beslissingen bij meerderheid tegen minderheid, tenzij de statuten anders bepalen
4.3. Het dagelijks bestuur -
-
is niet verplicht voornamelijk geïnstalleerd wanneer de raad van bestuur vrij omvangrijk is en slechts enkele bestuurders een functie hebben is een afzonderlijk orgaan dat ondergeschikt blijft aan de raad van bestuur instelling van dit orgaan, de samenstelling ervan, de wijze waarop de dagelijkse bestuurders worden benoemd en de wijze waarop hun ambt beëindigd wordt dient in de statuten geregeld te worden het is aanbevolen de bevoegdheden van het dagelijks bestuur in de statuten te omschrijven en duidelijk af te bakenen het dagelijks bestuur is en blijft ondergeschikt aan de raad van bestuur de (her)benoeming van het dagelijks bestuur dient verplicht neergelegd te worden op de griffie van de Rechtbank van Koophandel en wordt gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad
3
4.4. Commissarissen In sommige gevallen is de VZW verplicht een commissaris aan te stellen, in andere gevallen heeft de VZW de keuze. Wettelijk verplicht een commissaris aan te stellen: - gemiddeld jaarlijks personeelsbestand van tenminste 100 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister OF - de VZW voldoet aan 2 van deze 3 voorwaarden: • over het jaar gemiddeld 50 werknemers in het personeelsregister ingeschreven • totale ontvangst van 6.250.000 € excl. BTW en excl. uitzonderlijke ontvangsten • balanstotaal van minstens 3.125.000 € De commissaris dient ingeschreven te zijn bij het instituut der bedrijfsrevisoren. Geen wettelijke verplichting om een commissaris te benoemen: Indien de VZW niet aan de bovenvermelde voorwaarden voldoet dan is deze niet verplicht een commissaris aan te stellen. Indien zij dit toch doet dan hoeft deze commissaris geen bedrijfsrevisor te zijn. De benoeming en afzetting van een commissaris is een bevoegdheid die uitsluitend toekomt aan de algemene vergadering. De benoeming en wijzigingen dienen openbaar gemaakt te worden. De commissaris is belast met de controle van de financiële toestand, met het nazicht van de rekening en met de regelmatigheid van de inschrijvingen in de diverse dagboeken. De commissaris rapporteert aan de algemene vergadering.
Deel 5: Aansprakelijkheid Door de rechtspersoonlijkheid van de VZW wordt het risico van de individuele leden en bestuurders naar de VZW zelf verlegd. Bijgevolg kunnen de leden en de bestuurders, in principe, niet aansprakelijk worden gesteld voor verplichtingen die voortvloeien uit contracten die door de VZW werden afgesloten of voor fouten die door de leden en bestuurders in hun functie worden begaan. 5.1. Aansprakelijkheid van de leden Hier worden de effectieve leden bedoeld = de leden van de algemene vergadering Aangezien de VZW een rechtspersoon is zijn de leden t.o.v. derden niet persoonlijk aansprakelijk met hun eigen vermogen voor de verbintenissen die de vereniging is aangegaan. Doch zijn er drie zaken waarbij een lid toch persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld: 1) Handelingen gesteld voor de oprichting van de VZW, voordat de VZW rechtspersoonlijkheid had. vb. openen bankrekening, clublokaal huren,… 2) Niet vermelden van de VZW-gegevens op de VZW-documenten: elk lid dat optreedt in naam van de VZW en bepaalde gegevens niet vermeldt op de documenten die uitgaan van de VZW (akten, facturen, aankondigingen,…), kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle of voor een gedeelte van de verbintenissen die de VZW volgens dat stuk heeft aangegaan. Gegevens: naam van de vereniging, de woorden VZW, adres van de maatschappelijke zetel 3) Niet vermelden van bepaalde gegevens op de VZW documenten bij vereffening van de VZW: zie punt 2), met dit verschil dat er bij de gegevens “VZW in vereffening” dient te staan.
4
5.2. Aansprakelijkheid van de bestuurders De bestuurders van een VZW aansprakelijkheidsrisico lopen:
kunnen
op
de
volgende
3
manieren
een
persoonlijk
5.2.1. Interne aansprakelijkheid = vanuit de richting van de VZW zelf Tussen de bestuurder en de VZW bestaat er een lastgevingscontract aangezien de bestuurder benoemd wordt door de algemene vergadering en het mandaat aanvaardt. Indien de bestuurder dit contract niet naar behoren uitvoert kan de bestuurder hier door de VZW zelf persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Dit kan in de volgende 3 gevallen: 1) Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurders wegens bestuursfouten: Wanneer de bestuurder niet handelt als een goede huisvader. Deze bestuursfout kan bestaan uit een beslissing, handeling, onvoorzichtigheid, vergetelheid,… Vb. ondertekening van contracten met duidelijk nadelige gevolgen voor de VZW, gebruik van goederen voor een doel dat vreemd is aan het maatschappelijk doel van de VZW,… 2) Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder wegens schending VZW-wetgeving Indien de bestuurder de VZW-wetgeving schendt, dan zal de VZW de schending moeten aantonen, evenals de schade en het oorzakelijk verband tussen de schending en de schade. Vb. het niet voeren van een juiste en verplichte opgelegde boekhouding, het niet naleven van de oproepingsvoorwaarden van de algemene vergadering,… 3) Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder wegens schending van de statuten De VZW zal de schending moeten aantonen, evenals de schade en het oorzakelijk verband tussen de schending en de schade. Vb. het niet respecteren van bijkomende verplichtingen opgelegd in de statuten, het niet respecteren van strengere meerderheden en/of aanwezigheidsquota voorzien in de statuten,… 5.2.2. Externe aansprakelijkheid = vanwege een derde Met deze derde heeft de bestuurder persoonlijk geen contractuele band, bijgevolg dient de bestuurder aangesproken te worden op basis van buitencontractuele aansprakelijkheid. In de volgende 2 gevallen is er sprake van externe aansprakelijkheid: 1) Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder door buitencontractuele tekortkomingen ten opzichte van derden: De derde dient de persoonlijke fout van de bestuurder te bewijzen, evenals de schade en het oorzakelijk verband tussen de fout en de schade. Vb. schending van milieuwetgevingen, voeren van wanbeleid, schending van het afsluiten van verplichte verzekeringen,… 2) Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder bij het niet nakomen van de contracten door de VZW Indien een derde een contract afsluit met de VZW is die VZW in principe gehouden om dat contract na te komen. Indien de volgende voorwaarden vervuld zijn kan de bestuurder van de VZW toch aansprakelijk gesteld worden om de gevolgen van een contract met de VZW na te komen: a) de derde moet een contractspartij zijn van de VZW b) het contract tussen de derde en de VZW wordt niet naar behoren uitgevoerd waardoor er een schade ontstaat voor de derde c) er wordt tevens een buitencontractuele tekortkoming begaan door de desbetreffende bestuurder persoonlijk, waardoor er een zekere schade ontstaat voor de derde, maar de schade is niet dezelfde als bij b) 5.2.3. Strafrecherlijke aansprakelijkheid Indien een bestuurder misdrijven pleegt kan hij hiervoor persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
5
Deel 6: Vennootschapsbelasting of rechtspersonenbelasting? 6.1. Aan welke belasting is de VZW onderworpen? Aan de hand van het volgende schema, wat hierna ook verder verklaard wordt, kan bepaald worden of de VZW aan de rechtspersonenbelasting of aan de vennootschapsbelasting onderworpen is.
Is er een exploitatie? ja
nee
neen
Oefent de VZW verrichtingen uit die van winstgevende aard zijn?
ja
Worden de activiteiten uitgevoerd volgens art. 182 wib’92, zijnde: alleenstaande, uitzonderlijke of bijkomende verrichtingen, of beleggen van fondsen
ja
neen
neen
Worden die activiteiten uitgevoerd volgens art.181 wib’92?
VENNOOTSCHAPSBELASTING
ja
RECHTSPERSONENBELASTING
6
Het begrip exploitatie Om na te gaan of een VZW exploitatie voert dient men telkens te kijken naar het totaal beeld van de VZW. Vb. sportclub die een cafetaria openhoudt tijdens trainingen en wedstrijden: deze handelsdaden zijn bijkomstig aangezien de sportclub de inkomsten nodig heeft om haar onbaatzuchtig doel te bereiken => geen exploitatie Vb. indien in een sportclub maar 1 maal per week aan sport wordt beoefend en de cafetaria dagelijks open is dan schendt de VZW zijn doelstellingen en is de handelsdaad van het openhouden van de cafetaria het hoofddoel => exploitatie Verrichtingen van winstgevende aard Om te bepalen of de verrichtingen van winstgevende aard leiden tot het onderwerpen van een VZW aan de vennootschapsbelasting is het raadzaam te kijken naar art. 182 wib’92 dat bepaalt wanneer er sprake is over “verrichtingen van niet-winstgevende aard”. Artikel 182 Voor verenigingen zonder winstoogmerk en andere rechtspersonen die geen winstoogmerk nastreven worden niet als verrichtingen van winstgevende aard aangemerkt : 1° alleenstaande of uitzonderlijke verrichtingen; 2° verrichtingen die bestaan in het beleggen van fondsen ingezameld in het kader van de statutaire opdracht; 3° verrichtingen die bestaan in een bedrijvigheid die slechts bijkomstig op nijverheids-, handels- of landbouwverrichtingen betrekking heeft of niet volgens nijverheids- of handelsmethoden wordt uitgevoerd. Verrichtingen uitgevoerd volgens art. 181 wib’92? Artikel 181 Aan de vennootschapsbelasting zijn ook niet onderworpen, verenigingen zonder winstoogmerk en andere rechtspersonen die geen winstoogmerk nastreven en: 1° uitsluitend of hoofdzakelijk het bestuderen, het beschermen en het bevorderen van de professionele of interprofessionele belangen van hun leden tot doel hebben; 2° het verlengstuk of de emanatie zijn van rechtspersonen als vermeld onder 1°, wanneer ze uitsluitend of hoofdzakelijk tot doel hebben het vervullen, in naam en voor rekening van hun aangeslotenen, van alle of van een deel van de verplichtingen of formaliteiten die aan die aangeslotenen zijn opgelegd wegens het feit dat zij personeel tewerkstellen of ter uitvoering van de fiscale of sociale wetgeving, of het helpen van hun aangeslotenen bij het vervullen van die verplichtingen of formaliteiten; 3° ter uitvoering van de sociale wetgeving belast zijn met het innen, centraliseren, kapitaliseren en verdelen van de fondsen bestemd voor de toekenning van de voordelen bepaald in die wetgeving; 4° uitsluitend of hoofdzakelijk het verstrekken of het steunen van onderwijs tot doel hebben; 5° uitsluitend of hoofdzakelijk het organiseren van handelsbeurzen of tentoonstellingen tot doel hebben; 6° door de bevoegde organen van de Gemeenschappen als dienst voor gezins- en bejaardenhulp zijn erkend; 7° erkend zijn voor de toepassing van artikel 104, 3°, b, d, e, h tot l, 4° en 4°bis, of erkend zouden zijn indien ze daartoe een aanvraag indienden of omdat ze aan alle voorwaarden voldoen waaraan de erkenning is onderworpen behoudens die welke erin bestaat de bedrijvigheid op nationaal vlak te
7
ontwikkelen of een invloedssfeer te hebben die één van de gemeenschappen of gewesten of het gehele land bestrijkt, naar het geval. 8° opgericht zijn met toepassing van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, voor zover hun activiteit louter bestaat in certificatie in de zin van de wet van 15 juli 1998 betreffende de certificatie van effecten uitgegeven door handelsvennootschappen, en de door hen uitgegeven certificaten krachtens artikel 13, § 1, eerste lid, van dezelfde wet voor de toepassing van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 gelijkgesteld worden met de effecten waarop ze betrekking hebben. 6.2. De aangifte in de rechtspersonenbelasting Aangezien in de rechtspersonenbelasting slechts een beperkt aantal inkomsten belastbaar zijn zal de VZW in de meerderheid van de gevallen geen belasting dienen te betalen. Voor de precies gedefinieerde inkomsten geldt telkens een afzonderlijk belastingstarief: -
-
-
onroerende inkomsten: dit bevat de inkomsten uit verhuurde in België gelegen onroerende goederen en de inkomsten uit buitenlandse al dan niet verhuurde goederen. Deze worden belast aan 20 %. meerwaarden: op in België gelegen roerende en onroerende goederen of op sommige zakelijke rechten met betrekking tot zulke goederen die binnen de acht jaar na hun verwerving worden verwezenlijkt. Deze worden aan 33 % belast wanneer de vervreemding binnen de 5 jaar plaats heeft. Wanneer deze goederen worden vervreemd na 5 jaar van de verkrijging dan worden deze aan 16,5 % belast. meerwaarden op belangrijke deelnemingen: deze worden belast aan 16,5 % pensioenen, kapitalen, werkgeversbijdragen en – premies: wanneer deze niet voldoen aan de zogenaamde 80 % grens dan worden deze aan 39 % belast. niet verantwoorde kosten en voordelen van alle aard: wanneer deze niet verantwoordt zijn door een individuele fiche en een samenvattende opgave, dan worden deze aan 300 % belast.
Deel 7: Jaarlijkse taks van de VZW Het vermogen van de VZW omvat zowel roerende als onroerende goederen en lichamelijke en onlichamelijke goederen. Aangezien het vermogen van de VZW niet snel van eigenaar zal veranderen en de VZW niet overlijdt, loopt de overheid heel wat inkomsten mis. Vandaar dat de overheid dit inkomstenverlies compenseert met de patrimoniumtaks, ook de jaarlijkse taks van de VZW’s genoemd. Wie is onderworpen? Elke VZW opgericht na 11/07/1921 behalve compensatiekassen en gemachtigde onderlinge kassen voor kindertoeslagen, erkende pensioenkassen voor zelfstandigen en de inrichtende machten van onderwijs. Bezittingen die in aanmerking komen voor de taks Bezittingen = de “massa der goederen” volgens het Wetboek van Successierechten -
kleine VZW’s: terug te vinden in de “Staat van het Vermogen”; Bijlage C (zie deel 9) grote en zeer grote VZW’s: afleiden uit de balans uitgesloten voor de taks: • intresten, rentetermijnen, huurgelden, pachtgelden • jaarlijks betaalde bijdragen • liquiditeiten en het bedrijfskapitaal • in het buitenland gelegen onroerende goederen
8
Waardering van de massa der goederen -
de waarde dient geschat te worden op 1 januari van het jaar waarin men een aangifte zal doen de raad van bestuur heeft de verplichting na te gaan wat de huidige verkoopwaarde van de goederen is
Berekening van de taks Waarde van de massa der goederen: < 25.000,00 € : niet aan de taks onderworpen > 25.000,00 € : aan de taks onderworpen Tarief van de taks: 0,17 % Aangifte -
-
in de maand februari van elk jaar zal elke VZW een schrijven ontvangen van het bevoegde registratiekantoor waarbij de VZW wordt uitgenodigd om een aangifte te doen met hierbij een aangifteformulier verschuldigde taks < 125 €: men kan ervoor opteren de taks te betalen voor 3 jaar ineens verschuldigde taks > 125 €: er moet elk jaar een nieuwe aangifte ingediend worden
Deel 8: Ontbinding, nietigheid en vereffening van de VZW 8.1. Ontbinding 8.1.1. Vrijwillige ontbinding -
-
-
kan op gelijk welk ogenblik beslist worden het besluit komt exclusief aan de algemene vergadering toe waarbij 2/3 den van de leden dient aanwezig te zijn en deze dienen akkoord te gaan met 4/5 den van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen de algemene vergadering geeft een bestemming aan het overblijvend netto-actief (= alle bezittingen en rechten van de vzw die overblijven na aanzuivering van het passief) dat zal toekomen aan een belangeloos doel de algemene vergadering stelt een vereffenaar aan (lid of buitenstaander) die het bestuur van de vzw over neemt bekendmaking van de ontbinding: • de griffie van de rechtbank van koophandel dient verwittigd te worden • in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad • de Kruispuntbank van Ondernemingen dient verwittigd te worden
8.1.2. Gerechtelijke ontbinding -
kan gevorderd worden door het openbaar ministerie, elk werkend lid en elke belanghebbende 5 situaties waarin een gerechtelijke ontbinding kan gevorderd worden: • de vzw is niet in staat haar verbintenissen na te komen (vb. schulden aangegaan bij derden die niet meer kunnen worden terugbetaald) • de vzw wendt haar vermogen of inkomsten aan voor andere doeleinden dan waarvoor ze werd opgericht = handelt in strijd met haar doel • de vzw handelt in ernstige mate in strijd met de statuten, met de wet en/of met de openbare orde • de vzw heeft gedurende 3 opeenvolgende boekjaren haar jaarrekening niet neergelegd • de vzw telt minder dan 3 leden
-
de verdere procedure van ontbinding is identiek aan die van vrijwillige ontbinding, met als enige verschil dat de vereffenaars worden aangeduid door de rechtbank
9
8.1.3. Ontbinding van rechtswege -
gebeurt automatisch door gevallen die in de statuten werden voorzien, vb. vzw voor beperkte duur opgericht de verdere procedure is identiek aan de vrijwillige ontbinding
8.2. De nietigheid -
-
kan gevraagd worden door elke belanghebbende 3 gevallen van nietigheid voorzien door de wet: • wanneer de naam, het adres van de zetel of het gerechtelijk arrondissement waar de VZW haar zetel heeft niet worden vermeld in de statuten • wanneer in de statuten geen precieze omschrijving wordt gegeven van het doel of de doeleinden waarvoor de VZW werd opgericht • wanneer het belangeloze doel dat in de statuten is opgenomen in strijd is met de wet of met de openbare orde de vordering tot nietigverklaring wordt ingesteld bij de rechtbank van eerste aanleg van het arrondissement waar de VZW haar zetel heeft de verdere procedure is identiek aan deze van de vrijwillige ontbinding
Deel 9: Boekhoudkundige aspecten van de VZW Op boekhoudkundig vlak kan er een onderscheid gemaakt worden tussen 3 soorten verenigingen: -
de kleine VZW de grote VZW de zeer grote VZW
Het onderscheid tussen kleine en grote VZW’s wordt gemaakt op basis van de 3 onderstaande criteria: 1° gemiddeld 5 werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten, op jaarbasis tewerkstellen (= eigen personeel) 2° 250.000 € ontvangsten excl. BTW en excl. uitzonderlijke ontvangsten 3° balanstotaal van 1.000.000 € Kleine VZW: voldoet aan geen enkele of aan maximum 1 van de bovenstaande criteria op afsluitdatum van het boekjaar Grote VZW: voldoet aan minstens 2 van de bovenstaande criteria op afsluitdatum van het boekjaar
De zeer grote VZW voldoet aan de volgende criteria: Ofwel: min. 100 voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten Ofwel: min. 2 van de volgende 3 criteria overschrijden: 1° 50 voltijdse werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten 2° 6.250.000 € ontvangsten, excl. BTW en excl. uitzonderlijke ontvangsten 3° balanstotaal van 3.125.000 €
10
9.1. De kleine VZW De keuze tussen 2 systemen: -
vereenvoudigde boekhouding: een viertal documenten dienen te worden opgesteld en bijgehouden nl. de begroting, het dagboek, de inventaris en de jaarrekening dubbele boekhouding: wettelijke voorschriften naleven die van toepassing zijn inzake het dubbel boekhouden
9.1.1 De vereenvoudigde boekhouding = liquiditeitsboekhouding, ook staat van ontvangsten en uitgaven genoemd De vereenvoudigde boekhouding bestaat uit: - Bijlage A: Genormaliseerd model van dagboek - Bijlage B: Genormaliseerd minimaal schema van de staat van de ontvangsten en uitgaven - Bijlage C: Inventaris van activa, rechten, schulden en verbintenissen Deze bijlagen vindt u terug in het gedeelte bijlagen. Bijlage A: Genormaliseerd model van dagboek - moet bijgehouden worden op de zetel van de VZW - hetzelfde dagboek kan jaar na jaar verder gebruikt worden, maar de jaren dienen wel duidelijk van elkaar gescheiden te worden - moet niet neergelegd worden op de griffie van de Rechtbank van Koophandel - bestaat uit een dagboek uitgaven en een dagboek ontvangsten Bijlage B: Genormaliseerd minimaal schema van de staat van de ontvangsten en uitgaven - jaarlijks neer te leggen op de griffie van de Rechtbank van Koophandel - is rechtstreeks af te lezen uit het dagboek van de ontvangsten en uitgaven - toelichting bij de vakken: • goederen en diensten: uitgaven die aangekocht en dienstig zijn voor verkoop aan de leden en derden of die gebruikt worden ter realisatie van het maatschappelijk doel • bezoldigingen: de vergoedingen betaald aan de personeelsleden in dienstverband en de vergoedingen betaald aan de vrijwilligers • diensten en diverse goederen: kosten die inherent zijn aan de VZW zoals bvb. energiekosten, telefoon, postzegels, verzekeringen,… • andere uitgaven: uitgaven die niet thuis horen in de andere kolommen • lidgeld: alle lidgelden • schenkingen en legaten: zowel gewone giften in natura als giften en schenkingen verkregen via notariële akte • subsidies: alle subsidies die men van de betrokken overheid ontvangt • andere ontvangsten: o.a. sponsoring, activiteitsopbrengsten, entreegelden, inkomsten uit de cafetaria Bijlage C: Inventaris van activa, rechten, schulden en verbintenissen Dient te worden neergelegd op de griffie van de Rechtbank van Koophandel. 1. Samenvatting van de waarderingsregels Voor elk vermogensbestanddeel legt de raad van bestuur de regels vast, zij moet hierbij rekening houden met de regels van “voorzichtigheid, goede trouw en oprechtheid”. Vb. de afschrijvingsregels 2. Aanpassing van de waarderingsregels Vb. wijziging van de afschrijvingsregels 3. Bijkomende inlichtingen Bijkomende inlichtingen die kunnen leiden tot verhoogde transparantie van de boekhouding
11
4. Genormaliseerd minimaal schema van de staat van het vermogen - Bezittingen: • onroerende goederen, machines, roerende goederen en rollend materieel: opsplitsen in behorend tot de vereniging in volle eigendom en andere • voorraden: goederen die de vereniging gebruikt in het kader van haar diensverlening. vb. folders, bureelmaterieel,… • schuldvorderingen: tegenprestaties aan derden die per einde boekjaar nog niet betaald zijn, alsook subsidies die door de overheid zijn beloofd maar nog niet zijn betaald • geldbeleggingen en liquiditeiten: gedetailleerde opgave van alle liquide middelen en gelden die tot de eigendom van de vereniging behoren • andere activa: vb. BTW tegoeden, voorschot RSZ - Schulden: • financiële schulden, schulden ten aanzien van leveranciers, schulden ten aanzien van leden, fiscale, salariële en sociale schulden • andere schulden: vb. vennootschapsbelasting - Rechten: • beloofde subsidies: subsidies die nog niet definitief verworven zijn, er dienen nog een aantal formaliteiten nageleefd te worden • beloofde schenkingen: schenkingen waarvan het aanvraagdossier nog niet volledig is • andere rechten: vb. gratis gebruik maken van terreinen en gebouwen - Verplichtingen: • hypotheken, hypotheekbeloften, gegeven waarborgen: verbintenissen aangegaan inzake het aanschaffen van onroerende goederen • andere verbintenissen: toekomstige engagementen van de VZW die slechts zullen moeten worden uitgevoerd wanneer zich bepaalde voorwaarden zullen voordoen 5. Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven 9.1.2. Dubbele, volledige boekhouding -
de VZW kan hiervoor vrijwillig opteren deze beslissing vermelden in de toelichting en deze beslissing verantwoorden opgave doen van de belangrijkste gevolgen die daaruit zullen voortvloeien keuze voor dubbele boekhouding = deze voeren gedurende 3 volledige opeenvolgende boekjaren
9.2. De grote VZW -
volledige boekhouding voeren jaarrekening bekendmaken bij de Nationale Bank van België volgens het verkorte of het volledige schema
9.3. De zeer grote VZW -
volledige boekhouding voeren jaarrekening bekendmaken bij de Nationale Bank van België volgens het volledige schema voor verenigingen verplicht één of meerdere commissarissen aanstellen die lid zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Deze worden belast met de controle van de financiële toestand, controle van de jaarrekening, controle van de regelmatigheden inzake de boekhouding van de VZW in het licht van de wet en van de statuten.
12
Deel 10: VZW en giften 10.1. Verkrijgen van schenkingen, giften en legaten De VZW mag schenkingen onder de levenden en legaten (schenkingen bij testament) ontvangen. Om bepaalde schenkingen, giften of legaten te aanvaarden dient de VZW een machtiging aan te vragen. Om te weten wanneer men deze machtiging dient aan te vragen kan men onderstaand schema volgen:
Gift
Geen handgift
Waarde is > € 100.000
Machtiging vereist
Handgift
Waarde is < € 100.000
Geen machtiging vereist
De schenkingsdrempel van € 100.000,00 wordt elk jaar geïndexeerd. Hiervoor wordt de volgende formule gebruikt: 100.000 € x (indexcijfer maand oktober van het voorgaande jaar) (indexcijfer van de maand oktober 2001) Procedure voor het bekomen van een machtiging: 1) Voorlopige aanvaarding van de schenking onder voorbehoud van het bekomen van een machtiging. Dit gebeurt in de schenkingsakte zelf of in een afzonderlijke akte. 2) Opmaak machtigingsdossier 3) Indiening machtigingsdossier: binnen het jaar nadat de schenkingsakte werd opgesteld
13
4) Beslissing genomen door de Directie legaten & schenkingen en wordt verleend bij Koninklijk Besluit welke wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad: - machtiging toegestaan: definitieve aanvaarding van de schenking dient definitief bevestigd te worden - machtiging geweigerd: men kan beroep instellen bij de raad van state binnen de 60 dagen 10.2. Registratierechten De VZW moet de schenkingsakte aanbieden op het registratiekantoor. De schenkingsakte wordt vervolgens geregistreerd na betaling van de verschuldigde registratierechten. 10.2.1. Op welke schenkingen registratierechten betalen? - indien de schenking weergegeven wordt in een notariële akte - indien een akte werd opgemaakt waarbij de eigendom of het vruchtgebruik van een in België gelegen onroerend goed wordt overgedragen - schenking bij handgift: nooit registratierechten verschuldigd 10.2.2. Hoeveel bedragen de registratierechten? De te betalen registratierechten in het Vlaams gewest verschillen naargelang de soort schenking: Soort schenking natuurlijk persoon of rechtspersoon (behalve VZW) tussen VZW’s overdracht n.a.v. vereffening of herstructurering
Te betalen registratierechten 7% 100 € vast recht 100 € vast recht
10.3. Fiscale aftrekbaarheid van schenkingen bij de schenker De bedragen van de giften en schenkingen aan de VZW mogen bij de schenker afgetrokken worden van het netto-inkomen indien aan volgende voorwaarden voldaan is: 1) het totaalbedrag van de giften of schenkingen mag max. 10% van het totale netto-inkomen van de schenker bedragen met een max. van 250.000 € (niet-geïndexeerd bedrag). 2) het bedrag van de schenking moet min. 25 € bedragen (niet-geïndexeerd bedrag) 3) het moet gaan om geld of kunstwerken 4) de ontvangende VZW moet erkend zijn: hiervoor dient de VZW een aanvraag in te dienen bij de minister van Financiën 5) de ontvangende VZW moet een kwijtschrift overhandigen aan de schenker.
14
Deel 11: Feitelijke vereniging versus VZW 11.1. Definitie feitelijke vereniging Een feitelijke vereniging ontstaat van zodra 2 of meer personen de idee ontwikkelen om samen een gezamenlijk doel te verwezenlijken. De feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid waardoor zij geen verbintenissen kan aangaan, geen eigendommen kan bezitten en geen schenkingen of legaten kan aanvaarden. Het zijn de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. 11.2. Schematische vergelijking feitelijke vereniging versus VZW Feitelijke vereniging
VZW
Aard
Meerdere personen die overeenkomen om op geregelde en duurzame wijze een aantal initiatieven te nemen.
Rechtspersoonlijkheid
Geen rechtspersoonlijkheid. De oprichting en werking worden niet bij één of andere wet geregeld.
Organisatie
Geen wettelijke regeling.
Aansprakelijkheid
Individueel aansprakelijk voor het niet-nakomen van aangegane verbintenissen en afspraken.
Plichten
Boekhouding
Geen verplichtingen behoudens de gemaakte afspraken tussen de leden onderling of afspraken gemaakt met derden. Geen verplichtingen.
Structuur
Vrij te bepalen
Groepering van tenminste 3 personen die overeenkomen om binnen een bepaald tijdsbestek een gemeenschappelijk doel te realiseren dat zich binnen de profit-sector bevindt. Wel rechtspersoonlijkheid. Geregeld door de wet van 2 mei 2002. Rechtspersoonlijkheid gaat in vanaf de dag van de neerlegging van de statuten en de akten inzake de benoeming van de bestuurders op de griffie van de rechtbank van koophandel. Formele regeling vastgelegd in de wet van 2 mei 2002 (algemene vergadering, raad van bestuur, boekhouding,…) De leden zijn individueel niet gebonden in hun privé-vermogen. Enkel de vzw kan aansprakelijk gesteld worden op voorwaarde dat de rechtspersoonlijkheid tegenstelbaar is aan derden, de vzw wordt beheerd als een goede huisvader en dat aan de wettelijke verplichtingen is voldaan. Alle bekendmakingen en formaliteiten inzake verplichte bekendmaking en neerlegging worden geregeld in de wet. Boekhoudkundige verplichtingen: zie deel 9 Bestaat minstens uit een algemene vergadering en een raad van bestuur. Heeft effectieve leden en kan toegetreden leden hebben.
15
Bijlagen - Bijlage A: Genormaliseerd model van dagboek - Bijlage B: Genormaliseerd minimaal schema van de staat van de ontvangsten en uitgaven - Bijlage C: Inventaris van activa, rechten, schulden en verbintenissen
BIJLAGE A: GENORMALISEERD MODEL VAN DAGBOEK ONTVANGSTEN Datum Nr. Omschrijving Registr.
Bank X Nr.
Bedrag
Bank Y Nr.
Bedrag
Andere zichtrek. en gelijksoortige rek. Nr.
Bedrag
Kas 1 Nr.
Bedrag
Kas 2 Nr.
Ontvangsten
Bedrag totaal
Bedrag
Lidgeld
Schenking Legaten
Subsidies
0,00
0,00
0,00
Andere Bedrag Omschrijving
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Ontvangsten
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
UITGAVEN Datum Nr. Omschrijving Registr.
Bank X Nr.
Bedrag
Bank Y Nr.
Bedrag
Andere zichtrek. en gelijksoortige rek. Nr.
Bedrag
Kas 1 Nr.
Bedrag
Kas 2 Nr.
Bedrag totaal
Bedrag
Ontvangsten Goederen Diensten
Bezoldigingen
0,00
0,00
Andere Diensten Div. goederen Bedrag Omschrijving
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal Ontvangsten
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
BIJLAGE B: GENORMALISEERD MINIMAAL SCHEMA VAN DE STAAT VAN DE ONTVANGSTEN EN UITGAVEN Uitgaven
Bedrag
Ontvangsten
Goederen en diensten
Lidgeld
Bezoldigingen
Schenkingen en legaten
Diensten en diverse goederen
Subsidies
Andere uitgaven
Andere ontvangsten
Totale uitgaven
0,00
Bedrag
0,00
BIJLAGE C: INVENTARIS VAN ACTIVA, RECHTEN, SCHULDEN EN VERBINTENISSEN 1. SAMENVATTING VAN DE WAARDERINGSREGELS (art. 6)
2. AANPASSING VAN DE WAARDERINGSREGELS (art. 7)
3. BIJKOMENDE INLICHTINGEN (art. 14)
4. GENORMALISEERD MINIMAAL SCHEMA VAN DE STAAT VAN HET VERMOGEN (art. 14) Bezittingen Onroerende goederen (terreinen, …) - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Machines - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Roerende goederen en rollend materiaal - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere
Bedrag
Schulden
Bedrag
Financiële schulden
Schulden ten aanzien van leveranciers
Schulden ten aanzien van leden
Fiscale, salariële en sociale schulden
Stocks
Schuldvorderingen
Geldbeleggingen
Liquiditeiten
Andere activa
Rechten
Andere schulden
Bedrag
Verplichtingen
Beloofde subsidies
Hypotheken en hypotheekbeloften
Beloofde schenkingen
Gegeven waarborgen
Andere rechten
Andere verbintenissen
Bedrag
5. BELANGRIJKE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN DIE NIET IN CIJFERS KUNNEN WORDEN WEERGEGEVEN (art. 14)
Naslagwerken - Het ABC van de VZW 2004 Door: Van Hecke Roland en Demeyere Isabel - De VZW stap voor stap Door: Matheï Steven - VZW & Belastingen Door: Deschrijver Dirk - Praktisch boekhouden voor kleine VZW’s Door: Van Hecke Roland - VZW Brochure Door: Federale Overheidsdienst Justitie - Website: http://www.vsdc.be - Website: http://www.devzw.be
