De communicatieve kracht van een netwerkorganisatie Kadernotitie communicatie en uitvoeringsprogramma

De communicatieve kracht van een netwerkorganisatie Kadernotitie communicatie en uitvoeringsprogramma 2015-2017

De communicatieve kracht van een netwerkorganisatie Kadernotitie communicatie en uitvoeringsprogramma 2015-2017

2

Inhoud Samenvatting .................................................................................................... 4 1. Actuele ontwikkelingen .................................................................................... 5 2. Stand van zaken communicatie Teylingen ........................................................... 6 3. Visie, missie en strategie ................................................................................. 7 4. Organisatie van de communicatie(structuur) ....................................................... 9 5. Vier vormen van communicatie ....................................................................... 11 5.1 Communicatieve organisatie (vorm 1) ...................................................... 12 5.2 Communicatie voorbereidingsfase project/beleidsplan (vorm 2) .................... 14 5.3 Communicatie over besluiten/ wet openbaarheid van bestuur (vorm 3) .......... 16 5.4 Communicatie bij uitvoering van project of beleid (vorm 4) .......................... 17 6.

Wat gaan we doen? ................................................................................... 18 Communicatiebudget ................................................................................ 18 Tijdelijke extra budget en overige kosten...................................................... 18 6.1 6.2 6.3 6.4

7.

Communicatieve organisatie .................................................................. 19 Communicatie in voorbereiding............................................................... 20 Communicatie over besluiten ................................................................. 21 Communicatie als onderdeel van uitvoering .............................................. 22

Hoe meten we het resultaat? ...................................................................... 23 7.1 Communicatieve organisatie .................................................................. 24 7.2 Communicatie in voorbereiding............................................................... 24 7.3 Communicatie over besluiten ................................................................. 25 7.4 Communicatie als onderdeel van uitvoering .............................................. 25

8. Keuzes in communicatie: wat zijn de onderwerpen? ........................................... 26 Bijlage 1 Werkzaamheden Cluster communicatie ................................................... 27 Bijlage 2 Communicatiematrix en beslisboom........................................................ 29 Bijlage 3 Belangrijke onderwerpen ...................................................................... 33

3

Samenvatting Communicatie over maatschappelijke onderwerpen is van ons allemaal. Van bewoners, ondernemers, bestuurders en medewerkers. Communicatie ondersteunt ook de samenwerking en dienstverlening van deze gemeente. Zo slaan we, als gemeente Teylingen, een brug tussen beleid en mensen. Voortdurend staan we met elkaar in verbinding, rechtstreeks of via diverse media. Om effectief te zijn in communicatie moet de inzet tijdig, relevant, duidelijk en gericht zijn. We moeten kunnen luisteren, reageren en steeds vaker samenwerken. In de ontwikkeling die de gemeente Teylingen doormaakt richting een netwerkorganisatie, wordt extra geïnvesteerd in de communicatieve organisatie. Dit betekent dat intern een structuur ligt waar we snel informatie kunnen uitwisselen en elkaar weten te vinden. Dit maakt netwerken buiten mogelijk en productief. Daarbij willen we meer nadruk leggen op de inzet van communicatie bij de voorbereiding op een project of beleidsontwikkeling. De omgeving wordt daarbij direct geanalyseerd en betrokken. Nieuwe vormen van samenwerking worden gezocht. De volgende aanbevelingen uit kwalitatief en kwantitatief onderzoek (door Ton Kock, Gemeente en communicatie: intelligente theorie en de weerbarstige praktijk) vormen de basis:

4

1) Extern winnen is intern beginnen door te investeren in een goede interne communicatiestructuur (bijvoorbeeld een interactiever intranet). 2) Sluit aan op dat wat leeft in de buitenwereld en breng deze binnen. Zoek daarbij aansluiting en bedenk een creatieve (proces)aanpak. 3) Investeer in verwachtingsmanagement. Wat doe je met inbreng van bewoners? Betreft het samenwerking? Geef dit duidelijk aan en handel daarnaar. 4) Maak duidelijk wie de afzender is en wie waar over gaat: raad, college, organisatie of samenleving. Het advies daarbij is ook om vaker de (politieke) dilemma’s en afwegingen die zijn gemaakt te delen met de communicatiedoelgroep. Dit helpt in het verbeteren van de relatie! 5) Meer focus. We moeten meer focus aanbrengen in communicatie, minder onderwerpen evenveel aandacht geven, maar keuzes maken en terugkomen op de belangrijkste door meer te herhalen. Ook willen we de effectiviteit van communicatie steeds opnieuw bekijken. In deze notitie beschrijven we de kijk op communicatie van de gemeente Teylingen. En hoe we de communicatie gaan versterken, gericht op de aanbevelingen uit onderzoek en behoefte van samenleving, bestuur en organisatie. Ook geven we aan wat we gaan doen om dit te bereiken. Deze notitie wordt (of is) verder concreet uitgewerkt in een raadscommunicatie-aanpak, een collegecommunicatie-aanpak, interne communicatie en de afdelingsplannen.

1. Actuele ontwikkelingen Communicatieve samenleving De communicatie met de samenleving is afgelopen decennia ingrijpend veranderd. De overheid is niet meer de organisatie die regie heeft over communicatie of deze kan sturen. We zijn geen zender van informatie, maar voeren een dialoog. Er is steeds vaker sprake van gelijkwaardige relaties. Niet alleen met inwoners, verenigingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties, maar ook binnen en tussen overheidsorganisaties zelf. Daarbij wordt continu aanspraak gedaan op ieders communicatieve vaardigheden. Zo wordt van de gemeenteraad, het college en de medewerkers verwacht dat zij weten wat speelt in de samenleving, dat zij luisteren, netwerken en relaties onderhouden. Ook van ambtenaren verwachten wij dat zij communicatief sterk zijn, hun omgeving kennen en goed kunnen samenwerken. Daarnaast hebben we de wet openbaarheid van bestuur, waarin allerlei rechten en plichten zijn opgenomen die eveneens aanspraak doen op communicatieve vaardigheden. Onze omgeving verwacht van ons ons dat wij in staat zijn om in heldere en begrijpelijke taal te communiceren. Accent op netwerken We raken steeds meer vertrouwd met het informatietijdperk. Het gebruik van social media is de gewoonste zaak van de wereld. Mensen en organisaties maken zelf hun eigen nieuws en beschikken zelf over communicatiekanalen. De betrokkenen voeren hun dialoog via hun eigen platform. Hier heeft de overheid niet de regie op. De nieuwste ontwikkeling die hierop aansluit, is dan ook het optreden van de gemeentes als netwerkorganisatie. We zijn steeds vaker een samenwerkingspartner, willen meer initiatief en verantwoordelijkheid overdragen aan maatschappelijke organisaties en aan mensen zelf. Dit is wennen voor ons en voor organisaties en de samenleving om ons heen. De manier waarop we ons hierin ontwikkelen, zien we als een gezamenlijke zoektocht. In praktijk betekent dit dat de gemeente minder snel met een oplossing komt, maar vaker faciliteert en regisseert. Waar we vervolgens wel en niet van zijn, moet duidelijk blijven. Ook hier is communicatieve vaardigheid voor nodig.

5

2. Stand van zaken communicatie Teylingen Ambitie gemeenteraad en college De veranderingen in de samenleving zien we ook terug in het college- en raadsprogramma. Samenwerken en participatie vormen de rode lijnen. De gemeenteraad heeft een hoge ambitie uitgesproken voor de inzet van communicatieve vaardigheden. Het doel is dat de gemeente ruimte geeft aan mensen met goede ideeën. En hen daartoe aanzet met uitdagend beleid. Zij zien hierin een passend antwoord op een kanteling in de samenleving. De ambitie daarbij is om aan te sluiten bij wat leeft in de buitenwereld en meer in te spelen op lokale initiatieven. Bij de realisatie van het raadsprogramma ‘Zorgzaam regisseren dichtbij mensen’ is daarom in de begroting van 2015-2016-2017 een extra budget van 150.000 euro beschikbaar gesteld om de kwaliteit van de communicatie verder te ontwikkelen. In deze nota geven we aan hoe we dit budget in willen zetten. Moties Digitale Dialoog & initiatiefvoorstel inzet brede communicatie Naast de ambitie voor de toekomst, hebben ook in het recente verleden ontwikkelingen plaatsgevonden in het versterken van de communicatie van gemeente Teylingen. In 2012 en 2013 heeft de gemeenteraad een initiatiefvoorstel ingediend en een motie aangenomen. Beide hadden betrekking op het verder versterken van de communicatie van de gemeente. Ook heeft het initiatiefvoorstel geleid tot het evaluatieonderzoek door Ton Kock. ‘Gemeente en communicatie: de intelligente theorie en de weerbarstige praktijk (2014)’. Daarbij bracht hij participatietrajecten, communicatiemiddelen en vaardigheden in beeld en zijn deze geëvalueerd. Dit leverde bruikbare inzichten en aanbevelingen op. De uitkomsten hebben wij verwerkt in dit strategisch plan. Inmiddels is een toptakenwebsite en een plan van aanpak online communicatie (digitale dialoog) opgesteld en uitgevoerd. In verschillende projecten is gebruik gemaakt van online platforms. Sociale media zijn intensief in gebruik, en we voeren dagelijks webcare uit. We willen en moeten flexibel blijven inspelen op nieuwe digitale inzichten. Als gemeente, maar ook individueel als lid van het college en de raad. 6

Vijf aanbevelingen Eind 2014 hebben bestuur, organisatie en samenleving in een aantal workshops bekeken waar de communicatie verder versterkt kan worden. Communicatiemiddelen worden gewaardeerd met een ruime voldoende. Die kwaliteit willen we hoe dan ook behouden. Ook zijn er punten die beter kunnen. De volgende aanbevelingen zijn gedaan: 1. Investeer in een goede interne communicatiestructuur (bijvoorbeeld sociaal intranet). 2. Sluit aan op dat wat leeft in de buitenwereld en breng deze binnen. Zoek daarbij naar een creatieve aanpak. 3. Investeer in verwachtingsmanagement. Wat doe je met inbreng van bewoners? Betreft het samenwerking? Geef dit duidelijk aan. 4. Maak duidelijk wie de afzender is en wie waar over gaat. Het advies daarbij is ook om vaker de (politieke) dilemma’s en afwegingen die zijn gemaakt te delen. 5. Meer focus. We moeten meer focus aanbrengen in communicatie, bijvoorbeeld minder campagnes, maar betere. Focus ontstaat ook door verdieping en herhaling van onderwerpen. Feit blijft dat er betrokkenheid en interesse van de omgeving is wanneer er zichtbaar zaken in de omgeving veranderen en concreet worden. Als gemeente kunnen we betrokkenheid niet opleggen, het blijft dus een wisselwerking tussen gemeente en omgeving. Ook blijft het een feit dat belangen soms tegengesteld zijn. Uitleg helpt, maar kan niet voorkomen dat mensen teleurgesteld zijn. Daar houden we rekening mee.

3. Visie, missie en strategie Visie We zijn een communicatieve organisatie met raadsleden, collegeleden en medewerkers die beleid helder weten te vertalen, die actief netwerken en samenwerking zoeken. Communicatie begint al met wie we zijn als individu, als bestuurder en medewerker. Door de inzet van ieders authentieke communicatie ontstaat de verbinding met elkaar en met de samenleving. De communicatieve bestuurders en ambtenaren zijn netwerkpartners die weten wat mensen beweegt en midden in de samenleving staan. Naast politieke is maatschappelijke sensitiviteit net zo belangrijk. Missie Het uitgangspunt in communicatie is: de communicatieve organisatie Onze visie en missie lijken logisch, maar vragen om een gedisciplineerde aanpak en een goed werkende interne informatiestructuur die dit faciliteert. Het vraagt dus ook om blijvende investeringen in communicatieve vaardigheden. Onze missie is dan ook dat we ons in eerste instantie richten op mensen en dienstverlening en niet op techniek en procedures. We starten de dialoog met betrokken stakeholders en werken waar mogelijk samen. We kennen de voor hen relevante discussies, ook op de sociale media. In het werk sluiten we hier op aan. We passen bij het ontwikkelen van beleid een stakeholdersanalyse toe, begeven ons online, vormen netwerken en trekken naar buiten met ideeën om deze te toetsen. Het is helder wie waarvan is, waarbij we waar mogelijk samenwerking zoeken met andere mensen en organisaties. Daarbij kunnen we helder formuleren en hebben we oog voor de menselijke maat.

Algemene communicatietrends Netwerksamenleving Onze maatschappij vertoont allerlei trekken van horizontalisering, maar op andere plekken lijken verschillen juist toe te nemen en treedt er verwijdering op tussen groepen. Real time We moeten ons er van bewust zijn dat iedereen meekijkt, altijd. Dit biedt – zeker voor communicatie – nieuwe kansen, maar dwingt ook ons beter te oriënteren op mogelijkheden en risico’s. Wees jezelf Verschuil je niet achter een organisatie. Reageer en communiceer authentiek. We begeven ons midden in de samenleving. En deze is onderdeel van ons denken en doen. Als iemand een huizenhoge muur plaatst in iemands achtertuin, dan volstaat ‘Maar de procedure is netjes gevolgd’ niet als antwoord. Menselijke maat Juist in een tijd waarin de schaal steeds groter lijkt te worden en de afstand tussen mensen en organisaties ook, groeit de behoefte aan individueel contact. Dichtbij blijven is de ambitie. Vertrouwen wordt alleen gegeven aan een organisatie die dat verdient.

7

Hoe dan? Onze strategie Direct contact Het beeld dat we alle communicatie eenduidig en gestuurd kunnen organiseren, is niet meer van deze tijd. De samenleving stuurt onze keuzes. Zij vraagt om openheid, snelheid, zorgvuldigheid en tijdigheid in communicatie. Onze doelgroepen kiezen hun eigen manier van communiceren. We zien dat juist in een tijd waarin de afstand tussen mensen en organisaties groter wordt, de behoefte groeit aan individueel contact. We streven naar deze menselijke maat, die ook past bij maatwerk in dienstverlening. Positioneren ambtelijke samenvoeging communicatie en dienstverlening Actueel is de ambtelijke samenvoeging. Deze organisatorische operatie speelt zich grotendeels achter de schermen af. We maken samen keuzes in de manier waarop we de samenvoeging en toekomstige samenwerking positioneren. Zo bouwen we aan een slagvaardige werkorganisatie, die dicht bij inwoners en ondernemers staat. Dienstverlening blijft hetzelfde of verbetert. Daarbij houden we rekening met de informatiebehoefte. Wat wil de buitenwereld hier wel en niet over weten? Welke vragen leven? Behalve dat we de samenvoeging en projecten die daaronder vallen communicatief ondersteunen, werken we ook aan het vormgeven van een nieuw communicatieteam zelf. Ons doel is de dialoog met bewoners daarmee te versterken en nog beter te faciliteren. Kernwaarden organisatiecultuur zijn onze meetlat Communicatie is onderdeel van interne organisatieontwikkeling. Dit traject is gericht op het versterken van diverse kernwaarden: resultaatgericht, externe oriëntatie, innovatie en samenwerken. Wat hier communicatief voor nodig is, maakt deel uit van onze werkwijze. We zijn ons ervan bewust dat deze cultuur de komende jaren samengaat met de cultuurtrajecten van onze fusiepartners. Deze hebben grote gemeenschappelijke delers. Maar ook zal er zeker oog zijn voor de eigenheid van iedere kern en dorp. Extra accenten er bij zijn in de toekomst goed mogelijk. 8

Aansluiten bij kernwaarden betekent bijvoorbeeld dat we ons al bij de start van een project of bij te ontwikkelen beleid extern oriënteren, door een stakeholdersanalyse/ factor C(ommunicatie) aanpak. Dat we ons verdiepen in de argumenten die leven bij bewoners, ondernemers en organisaties, zodat we met hen samen kunnen werken. Dat we creatief zijn in onze aanpak als dit bijdraagt aan het resultaat. Blijven leren In onze werkwijze zullen we blijvend inspelen op nieuwe mogelijkheden tot communiceren en gaan we naar de plekken toe waar de doelgroep zich begeeft. Ook willen we blijven leren uit onderzoek en van de praktijk. Dit betekent dat raadsleden, collegeleden en medewerkers hierin eveneens gevoed moeten blijven. Wat betreft online communicatie betekent dit dat men in staat moet zijn om zelf achter de knoppen te zitten en sociale media in te zetten als een project hierom vraagt. In onze organisatie willen we de communicatie-uitingen graag plannen. Deze structuur wringt met real time communicatie, waarbij het gaat om snelheid en flexibiliteit. We kunnen niet achterblijven bij de verwachting die de samenleving hierin heeft van een organisatie. We blijven ons aanpassen en vernieuwen. Helder en snel De communicatieprofessional 2.0 van cluster communicatie ondersteunt de organisatie bij het versterken van communicatieve vaardigheden. We streven naar eenduidige, heldere taal die ook geschikt is voor online communicatie. De inzet van (bewegend) beeld heeft daarbij een steeds grotere plaats en functie. We werken niet langer met een communicatieplan, maar eerder met een strategie en een flexibele agenda. We zijn goed ingespeeld en afgestemd op de communicatiesamenleving. We kunnen snel schakelen en reageren en stellen voortdurend onze prioriteiten bij. Het proactief streven naar begrijpelijk beleid en snel kunnen schakelen horen bij de werkwijze van de communicatiespecialist anno 2015.

4. Organisatie van de communicatie(structuur) Communicatie is van iedereen: alles communiceert! Wij beschrijven communicatie als onderdeel van ieders werk. Het uitgangspunt is dat iedere ambtenaar en bestuurder (raadslid en collegelid) zelf verantwoordelijk is voor communicatie, ofwel voor de verbinding met de doelgroepen en de omgeving. Dus daar waar ‘communicatieve organisatie’ staat, wordt bedoeld de individuele medewerker dan wel bestuurders die deze kennis en vaardigheden beheersen. Medewerkers en bestuursters zijn zelf verantwoordelijk voor het vragen van communicatieadvies of ondersteuning van het cluster communicatie. Het communicatieteam zorgt voor advies, actuele kennis en kennisoverdracht. Zij zijn eigenaar van de website, verantwoordelijk voor openbaarheid van bestuur en dragen actief bij aan het versterken van de gemeente als netwerkorganisatie. Raad De raad is de baas van de gemeente. De raadsleden zijn volksvertegenwoordigers van onze gemeente. Zichtbaarheid en naamsbekendheid zijn ook voor hen van groot belang. Zij staan midden in de samenleving en hebben contact met inwoners, organisaties, ondernemers. Tijdens het politiek debat en op straat vertegenwoordigen raadsleden hun programma en het beleid dat wordt voorgesteld en uitgevoerd. Om vorm te geven aan de rol van raadslid, krijgen zij communicatieve ondersteuning door de griffie en het team communicatie van de gemeente Teylingen. Zij faciliteren de raadsleden zodat de raad een eigen geluid laat horen. Griffie en gemeente werken hierbij nauw samen, en dragen bij aan 2) meer inzicht in politieke dilemma’s, 2) meer politieke betrokkenheid in de samenleving en 3) een duidelijke afzender (college of raad) van de communicatie-uitingen. Zij dragen zo bij aan het positioneren van de raad en de raadsleden. College Collegeleden hebben een representatieve functie. Ze staan midden in de samenleving en staan direct in contact met (regio)bestuurders, ambtenaren, inwoners, ondernemers en organisaties. Zij zijn de boegbeelden van het beleid en dragen dit tijdens presentaties of mediaoptredens uit. Ze hebben een toonaangevende representatieve functie. Om vorm te geven aan de rol van collegelid, worden zij getraind en ondersteund, bijvoorbeeld door mediatraining, advisering en advies op online communicatie. Zelf beschikken zij over en gebruiken zij diverse off- en online communicatiekanalen. Ze ontwikkelen daarbij een eigen authentieke persoonlijke communicatiestijl. Belangrijk daarbij zijn betrouwbaarheid, overtuigingskracht, inlevingsvermogen en argumentatie.

Ambtenaren Ambtenaren worden zelf steeds communicatiever. Zij werken nauw samen met hun bestuurders en collega’s. En nemen daarin zelf initiatief. Ook staan zij in contact met bewoners, ondernemers en organisaties die betrokken zijn bij hun project of beleidsonderwerp. Zij kunnen hun kennis en adviezen goed overbrengen aan interne en externe doelgroepen. Hierin zijn zij zelfredzaam en worden ze indien nodig goed ondersteund. Zij zijn niet anoniem of allemaal hetzelfde. Ook zij voeren een authentieke stijl en maken gebruik van hun eigen persoonlijkheid. Ze hebben ook eigen communicatiekanalen en nemen verantwoordelijkheid voor het vormen van eigen netwerken, het onderhouden van relaties en het starten van meer samenwerking. Communicatiedeskundigen De professionals uit het cluster communicatie (van team Organisatie en advies, afdeling Bedrijfsvoering) dragen bij aan de ontwikkeling van het communicatieve raadslid, collegelid, ambtenaar en organisatie. Zij adviseren, ook proactief, bestuur en medewerkers in de communicatie-aanpak van (complexe) vraagstukken en bestuurlijke trajecten. En zijn sparringpartner voor managementteam en college. Zij werken proactief en dragen bij op strategisch niveau. Ook zijn zij verantwoordelijk voor (een deel) van de communicatieve infrastructuur zoals de website, intranet, gemeenteberichten, gemeentegids, woordvoering, webcare,

9

crisiscommunicatie, representatie, online en offline communicatiemiddelen. Zij houden de vakkennis bij en vertalen deze op een effectieve manier voor de organisatie. Ook staan zij zelf in verbinding met de samenleving en weten wat er leeft en speelt. In bijlage 1 is een volledig overzicht opgenomen van taken van het communicatieteam.

10

5. Vier vormen van communicatie Om overzicht aan te brengen en te expliceren over welke vormen van communicatie we het hebben, is gekozen voor onderstaande ordening. Daarin worden de verschillende vormen van communicatie in beeld gebracht. We onderscheiden vier vormen van communicatie, die cyclisch op elkaar volgen. Vorm 1, de communicatieve organisatie, is randvoorwaarde voor het slagen van 2, 3 en 4.

11

Figuur 1 Vier vormen van communicatie

5.1 Communicatieve organisatie (vorm 1) In een communicatieve organisatie zijn gemeenteraadsleden, collegeleden en medewerkers in staat om elkaar te vinden, uit te wisselen en een brug te slaan tussen beleid en mensen. De communicatieve organisatie heeft een goede interne communicatiestructuur, luistert, treedt in dialoog, maakt contact, is herkenbaar en zorgvuldig. De communicatieve organisatie is een netwerkpartner die midden in de samenleving staat en met de samenleving optrekt. Die helder en tijdig formuleert en reageert.

Figuur 2. We zoomen in op de binnencirckel van figuur 1, de communicatieve organisatie: Communicatie(middelen) zijn in beeld gebracht, waarbij de buitencirkel voor de samenleving zichtbaar is, maar de effectiviteit van de communicatie wordt bepaald door de communicatie in de middencirkel. 12

Samenvattend uit onderzoek en gesprek met de gemeenteraad: waar staan we nu? - Over de middelen zijn velen tevreden. Deze kwaliteit willen we behouden. - Wel willen we nog duidelijker aangeven wat mensen terugzien van hun inbreng. En wat is de (politieke) afweging geweest. - De organisatie staat midden in de samenleving. Om dat te versterken zijn we intern nog beter bij elkaar aangesloten. ‘Buiten winnen is binnen beginnen’. - Raadsleden zien liever meerdere ambtenaren die net als een wijkregisseur meer naar buiten treden. - We vertellen eigenlijk alles. Maar sommige onderwerpen willen we beter uitdiepen en vaker herhalen. Dit noemen we focus in communicatie.

Doelen communicatieve organisatie: Politieke en maatschappelijke sensitiviteit versterken We delen politieke dilemma’s en strategische inzet van communicatie helpt het college en de gemeenteraad. Naast politieke sensitiviteit is ook het gevoel voor maatschappelijke discussies belangrijk. We weten wat er speelt en verbinden buiten met binnen. De online rapportages en dialoog dragen bij aan sterke adviezen. Deze interactie tussen politiek en samenleving is de rode draad in onze communicatie.

Communicatieve infrastructuur verbeteren Omdat we steeds meer naar buiten gaan, moeten we snel en makkelijk intern kunnen delen en afstemmen. Extern winnen is intern beginnen. Bijvoorbeeld door de inzet van een sociaal intranet.

Deze infrastructuur heeft ook vanuit ICT technische webondersteuning nodig. En vraagt om professionalisering van de webredactie. Communicatieve vaardigheden versterken We ontwikkelen ons tot een netwerkorganisatie. We faciliteren meer en maken de verbinding met mensen en organisaties. We zijn sterk in gesprek. Tekst en beeld dragen bij aan beleidsdoelen/projecten. We gebruiken heldere taal en online kennis en mogelijkheden worden ingezet. Van belang daarbij zijn tijdigheid, relevantie, dialoog en resultaat.

13

5.2 Communicatie voorbereidingsfase project/beleidsplan (vorm 2)

14

Bij communicatie voorafgaand aan beleid, projecten en activiteiten gaat het om participatie van de samenleving en dialoog tussen mensen. Wie zijn betrokken? En welke vorm kies je? Communicatie in deze fase richt zich vooral op het wekken van realistische verwachtingen en de mate van samenwerking. Samenvattend uit onderzoek en gesprek met de gemeenteraad: waar staan we nu? - Begin altijd met een strategische communicatieparagraaf. Die zijn onderdeel van elk beleidsplan of notitie. Dit kwam ook uit de gesprekken met de Raad van 9 oktober 2014. - Sluit aan op wat leeft in de samenleving. De agenda wordt bepaald door inwoners. Daarbij is verwachtingsmanagement belangrijk. Waarom gaat het anders dan verwacht of gewenst? Licht dit toe. Voer hier een gesprek over. Soms is iets jammer, en ook te begrijpen. - We spreken brede en diverse doelgroepen aan. Zo halen we veel op. Ook bij de mensen die niet meteen vooraan staan. Dit vraagt om extra inspanning. Het doel is: de kwaliteit van de participatie te vergroten. We maken daarbij veel meer gebruik van het op maat aanbieden van informatie, zoals digitale nieuwsbrieven. - Het onderwerp als vraagstuk, dilemma’s of afweging van belangen presenteren.

Doelen communicatie bij voorbereiding project of beleidsplan Bij de start al in contact met omgeving We versterken de communicatie-inzet bij de start van een project, activiteit of het ontwikkelen van beleid. Daarbij kennen we (projectleider, beleidsmaker) onze stakeholders, zoeken de samenwerking en voeren een dialoog. We maken daarbij als organisatie duidelijk waar we van zijn en waar niet. Wat onze rol is, wat onze dilemma’s zijn en wat anderen van ons kunnen verwachten.

Door communicatie bijdragen aan effectieve participatie Communicatie-inzet is onderdeel van participatie. Participatie is deelnemen, een co-creatie of een vorm van samenwerking. Hoe dit online en offline communicatief te ondersteunen is belangrijk. We specialiseren ons hierin. Uitgangspunten hierbij zijn de combinatie van online inzet, direct contact en offline middelen. Communicatief uitpakken doen we niet voor ieder project. Dat is te kostbaar en arbeidsintensief. We doen het gericht bij projecten met grote maatschappelijke of recreatieve waarde. We streven naar betrokkenheid van diverse doelgroepen en vinden creatieve manieren om hen aan te spreken.

15

5.3 Communicatie over besluiten/ wet openbaarheid van bestuur (vorm 3)

Het communiceren van besluiten blijft een belangrijke pijler. Allereerst om te voldoen aan de letter en de geest van de Wet Openbaarheid van Bestuur. In deze wet staat dat de gemeente verplicht is besluiten op een toegankelijke en begrijpelijk manier kenbaar te maken. We streven naar meer onderscheid tussen belangrijk en minder belangrijk nieuws. Samenvattend uit onderzoek en gesprek met de gemeenteraad: waar staan we nu? 16 - Meer dan voorheen willen de communicatieadviseurs aansluiten bij de politieke en maatschappelijke discussies. Dilemma’s worden vaker gedeeld. Hierin hebben ook de raad en het college een rol. Zij kunnen aangeven waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wat de afwegingen waren. - Duidelijk aangeven wanneer het gaat om een voorstel van het college, of een besluit van de raad. Dit is belangrijke informatie voor inwoners, ondernemers en betrokken organisaties. - In de raadsnotities is een samenvatting opgenomen. Een heldere formulering draagt bij aan de berichtgeving die daarop volgt in de lokale krant, website en twitterbericht. - Niet alle nieuws verdient evenveel aandacht. Er zijn items die belangrijk zijn, op de politieke agenda, voor de media. Er is een hiërarchie in onze berichten over besluitvorming. Er is belangrijk nieuws waar we media-aandacht voor organiseren, en soms volstaat een korte vermelding in de krant.

Doel: Meer focus aanbrengen in communicatie Door meer focus aan te brengen, versterken we de belangrijkste thema’s en dragen we de kernwaarden uit. En in plaats van altijd over de volle breedte te communiceren, kiezen we voor minder onderwerpen en campagnes. Deze willen we verbeteren en verdiepen. Daarbij worden de politieke afwegingen en dilemma’s ook meegenomen in de communicatie. We sluiten aan op onderwerpen die in het collegeprogramma belangrijk worden gevonden en of waar de raad aandacht op vestigt. We letten daarbij steeds op welke vragen er spelen en wat de discussies zijn in de samenleving.

5.4 Communicatie bij uitvoering van project of beleid (vorm 4)

De communicatie als onderdeel van de uitvoering van onze taken heeft tot doel dat beleid werkt in de praktijk. Het gaat hier vooral om communicatieve acties die de effectiviteit van beleid versterken. Het gaat in deze fase vaak om een gedragsverandering, waarbij vaak campagnes worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan de BOB-campagne. Of de sport- en cultuurkorting. Doelen communicatie tijdens uitvoering Creatiever en vernieuwend communiceren Belangrijk hierbij is dat we effectief communiceren. Technieken als storytelling, het gebruik van voorbeeldverhalen, het betrekken van sleutelfiguren en of opinieleiders werken vaak beter. Diverse sociale media zijn goed inzetbaar en berichten kunnen snel worden gedeeld. Onze marketingcommunicatie-inzet is niet gestandaardiseerd. We zijn voortdurend in beweging en zoeken nieuwe manieren om doelgroepen en doelen te bereiken. Minder campagnes, wel beter en vaker Bij het focus aanbrengen in onze communicatie is ook deze fase belangrijk. We voeren continu diverse campagnes. Over stemmen, hondenbeleid, zwerfafval en tegen alcoholmisbruik. We willen er de komende jaren voor kiezen om minder campagnes op te voeren, maar deze wel te verbeteren en vaker te herhalen. En ook de kwaliteit waar mogelijk te verdiepen. Samenvattend uit onderzoek en gesprek met de gemeenteraad: waar staan we nu? - We willen campagnes effectiever inzetten. Dus minder campagnes met een grotere impact. - Aandachtspunten hierbij zijn: de vorm, gebruik bekende gezichten en lokale mensen, niet meer de betuttelende overheid, maar wel duidelijk. - We willen de effecten meten. Nu tellen de resultaten. - De uitingsvormen mogen moderner en creatiever!

17

6. Wat gaan we doen? In dit hoofdstuk staat wat we willen gaan doen om onze doelen te bereiken.

Communicatiebudget Het basis communicatiebudget van de gemeente Teylingen is gebaseerd op personeelskosten van 3,5 fulltime employé. Dit is exclusief webmaster en webredactie. Dat is conform landelijke benchmark (ongeveer 1 fte op 10.000 inwoners). Er is een werkbudget van ongeveer 130.000 euro beschikbaar voor corporate communicatiemiddelen voor publicaties: gemeenteberichten, burgerjaarverslag, drukwerk, huisstijl, beheren huidige infrastructuur (exclusief website en intranet), nieuwsbrieven, beeld en vormgeving. In de concrete gemeentelijke projecten en beleidsontwikkelingen wordt communicatiebudget opgenomen als onderdeel van de raming, om zo uitvoering te geven aan communicatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de campagnes of aan een speciale projectwebsite.

Tijdelijke extra budget en overige kosten

18

Voor de periode 2015 tot en met 2017 heeft de raad extra budget voor communicatie ter beschikking gesteld. Dit budget van 150.000 euro wordt gebruikt om onderstaande activiteiten (gekoppeld aan de doelen) uit te voeren. In de periode van 2015 tot en met 2017 heeft het cluster Communicatie hierin een initiërende en stimulerende rol. De communicatieve organisatie is van de hele organisatie, niet van communicatie alleen. De activiteiten van het cluster Communicatie zijn er dan ook op gericht dat in 2018 de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie zelf deze activiteiten ondernemen die bijdragen aan de communicatieve organisatie. Het gaat om 1) het versterken van communicatieve vaardigheden en het beter opereren in netwerken, 2) het gebruik van een digitaal platform waarin medewerkers met anderen aan een project kunnen werken en 3) het delen van ervaringen met netwerken en geluiden uit de samenleving op het sociaal deel van het intranet. Voor een aantal projecten wordt naar verwachting extra geld vrijgemaakt, zoals de kosten voor een burgerpanel 2.0 en een nieuw CMS. Het omgevingsgericht werken heeft ook te maken met competenties van medewerkers. Om deze verder te ontwikkelen, zijn opleidingsbudgetten beschikbaar. Een aantal projecten willen we bij voorkeur oppakken in het samenwerkingsverband Hillegom, Lisse en Teylingen. Dat doen we in overleg met de andere gemeenten. Deze projecten worden gekoppeld aan het ontwikkelprogramma van de samenwerkende gemeenten. Planning van de acties: doorlopend 2015 2016 2017

6.1 Communicatieve organisatie

Doel

Hoe

Wat

Wie

Wanneer

1 Maatschappelijke en politieke sensitiviteit versterken

De raad en de besluiten in beeld brengen

Politieke dilemma’s beschrijven voor raad en college. Meer aandacht besteden aan deze dilemma’s in communicatie naar buiten Periodieke media-/ communicatietraining

MT, college & raad

doorlopend

Raad College

doorlopend

Nieuwe aanbesteding cms

Com & ICT (i.s.m. HLT)

2016

Doorontwikkelen redactieraad

Webredactie, Com & ICT en afdelingen MT, P&O, TC’s, afdelingen, college en raad (i.s.m HLT)

2015 2016

TC, medewerker, college, raad

2015/2016

MT, TC’s Com

2016 2017

Com, secretariaat, TC en P&O (tzt i.s.m. HLT)

doorlopend

Ontwikkelprogramma verbindend communiceren.

2 Communicatieve infrastructuur verbeteren

3 Communicatieve vaardigheden versterken

Verbeteren interne en externe interactieve communicatie, werken aan een sociaal intranet. Uitbreiden toolbox en ontsluiten van media voor de organisatie. Professionalisering webredactie/ webcare en sturen op toptaken conform online plan van aanpak. Omgevingsgericht werken versterken vaardigheden benoemen

Omgevingsanalyse trainen

Uitbreiden webcare en sociale media training Onderzoek en invoeren nieuwe vormen van inzet burgerpanels 2.0 Versterken schrijfvaardigheid

Schrijftraining

19

2016 2017

6.2 Communicatie in voorbereiding Doel

Hoe

Wat

Wie

Wanneer

4 Bij de start zijn we al omgevingsbewust

Structureel gebruik maken van omgevings- en stakeholdersanalyses en het maken van startnotities. Opnemen binnen traject Versterking projectmatig werken

Trainingen aanbieden

MT, TC’s, afdelingen, college en P&O

2015 2016

MT, TC’s, afdelingen, college en P&O i.s.m. HLT Projectleiders en beleidsmakers i.s.m. HLT TC, MT, projectleiders, beleidsmakers

2016 2017

Meewerken aan bereik nieuwe doelgroepen, waarbij jeugd een belangrijk aandachtspunt is.

Com en afdeling

2016/ 2017

Evaluatie participatieprojecten: wat werkt en wat niet en wat is daarvan de reden?

Projectleiders, beleidsmakers, Com en afdeling

doorlopend

Binnen context projectmatig werken: Implementeren omgevingsgericht werken (geïnspireerd op factor Communicatie)

5 Communicatie draagt bij aan effectieve participatie

20

Samenwerking/ co-creatie/ werkateliers etc. online ondersteunen

Opnemen binnen formats en handleiding projectmatig werken Werkmethode ontwikkelen

factor C trainen

Strategisch communicatie paragraaf al bij startnotitie

2016

doorlopend

6.3 Communicatie over besluiten

Doel

Hoe

Wat

Wie

Wanneer

6 Voldoen aan de wet openbaarheid van bestuur 7 Meer focus in communicatie

Dit blijven we doen, in gebruikelijke taal met een heldere toelichting.

We maken besluiten openbaar

Afdelingen

Doorlopend

Positie versterken in representatie en in communicatie focus aanbrengen op onderwerpen inzoomen op hoofdthema’s, waarbij rekening wordt gehouden met de lange-termijnagenda van de raad. Raads- en collegeprogramma zijn leidend in de communicatie. We zoomen in op minder thema’s, waarover we meer zeggen, dus meer focus. We geven de politieke afweging en dilemma’s weer, waarbij we aansluiten op de buitenwereld.

Concreet uitwerken in plan van aanpak raadscommunicatie en collegecommunicatie

Griffie

2015

MT, college

2015

21

6.4 Communicatie als onderdeel van uitvoering Doel

Hoe

Wat

Wie

Wanneer

8 Creatiever communiceren

Ontwikkelen van out of the box-denken Veranderkundige manieren van denken

Inzet van voorbeeldverhalen, film, dichtbij mensen Thema’s vanuit de samenleving oppakken

Afdelingen Hierbij maatschappel ijk middenveld betrekken

2015

Focus en uitvoeringsprogramma: niet alle standaardcampagnes jaarlijks herhalen. Minder en beter met inzet gebruik kracht van herhaling.

Afdelingen, projectleiders, beleidsmakers

2016

Specialiseren op gedragsbeïnvloeding

Projectleiders, beleidmakers

9 Meer verdiepen en herhalen van campagnes

We brengen meer focus aan in de communicatie. Door een aantal onderwerpen/ campagnes meer aandacht te geven. Effectiviteit meetbaar maken/evalueren

Meer kennis over gedragsbeïnvloeding: campagnes evalueren en meten

22 Iets nieuws proberen, betekent risico nemen. Reality check: durf je kwetsbaar op te stellen: meten is weten.

Hierbij maatschappel ijk middenveld betrekken

2015/2016

Hierbij maatschappel ijke middenveld betrekken Doorlopend

7. Hoe meten we het resultaat? Onderzoek en resultaat communicatie-inzet Meten is weten. En leren is vast onderdeel van ons werk. Om de cyclus opnieuw te starten, kijken we naar het resultaat en leren we van onze ervaring. Soms verloopt de samenwerking lastig, maar dat is zeker geen reden om het de volgende keer te laten. Dat geldt ook voor participatietrajecten, die best intensief kunnen zijn. We maken nauwkeurige afwegingen. Heeft communicatie bijgedragen aan projectdoelen? Heeft de strategische inzet in het begin geleid tot het gewenste resultaat? En bijgedragen aan een gewenst maatschappelijk effect? Met het onderzoek van Ton Kock in 2014 hebben we een nulmeting gedaan van onze communicatie-inzet. Dit onderzoek willen we na drie jaar herhalen. Indicatoren zijn: Toetsing waardering middelen, bejegening en taalgebruik Is de dienstverlening helder uitgelegd (balie, brieven en online)? Evalueren van participatietrajecten, de (online) dialoog en de inzet van webcare Gebruik en waardering van de interne communicatiestructuur De verbinding tussen de buitenwereld en de organisatie Is er een heldere verwachting bij bewoners wat hun inbreng moet zijn en wat er met hun inbreng wordt gedaan? Is de afzender van de communicatie duidelijk? Is de communicatie-inzet van campagnes en middelen effectief gebleken? Naast het onderzoek van Ton Kock wordt de communicatie-inzet ook gemeten door middel van de burgermonitor “Waar staat je gemeente.” Ook evalueren we onze website met Govmatrix. Hiermee kunnen bezoekers van de site aangeven hoe ze de informatie waarderen. Daarnaast zetten we Google Analytics in, om in te spelen op de zoekbehoefte van de klant. Hierin zien we het aantal bezoekers van de site. Deze diverse meetinstrumenten helpen ons om steeds bij te sturen en te leren. De resultaten worden opgenomen in het communicatieonderzoek dat we in 2017 herhalen. De kwaliteit van communicatie kan alleen worden gemeten door een kwantitatief en kwalitatief onderzoek te houden. Gebaseerd op communicatieprestaties (communicatiemiddelen en vaardigheden) en de belangrijkste verbeterpunten vanuit eerder onderzoek (verwachtingsmanagement, duidelijkheid over rolverdeling).

23

7.1 Communicatieve organisatie Doel

Indicator

0-meting 2014

1 Maatschappelijke en politieke sensitiviteit versterken 2 Communicatieve infrastructuur verbeteren

Doordenken van het proces

Matig

Gewenst resultaat 2017 Goed

Toetsing waardering middelen

7

>7

Gebruik en waardering interne communicatiestructuur

Matig op orde

Goed op orde

Communicatie-infrastructuur extern

Behoorlijk op orde

Goed op orde

3 Communicatieve vaardigheden versterken

Bejegening (persoonlijk contact)

6.8

>6.8

Taalgebruik in percentages van respondenten die het begrijpelijk vinden.

80,5%

>80%

76,8%

>76,8%

Is de dienstverlening (zorgvuldig) helder uitgelegd (balie, brieven en online)?

7.2 Communicatie in voorbereiding 24

Doel

Indicator

0-meting 2014

4 Bij de start zijn we al omgevingsbewust 5 Communicatie draagt bij aan effectieve participatie

Kernopgave is duidelijk

Matig

Gewenst resultaat 2017 Goed

Matig

Goed

Matig

Goed

Matig

Goed

De verbinding tussen de buitenwereld en de organisatie Evalueren van participatietrajecten, de (online) dialoog en de inzet van webcare Is er een heldere verwachting bij bewoners wat hun inbreng moet zijn en wat er met hun inbreng wordt gedaan?

7.3 Communicatie over besluiten

Doel

Indicator

0-meting 2014

Gewenst resultaat 2017 Goed

6 Voldoen aan de Wet openbaarheid van bestuur 7 Meer focus in communicatie

Is de afzender van de communicatie duidelijk?

Matig

Is de communicatie-inzet van campagnes en middelen effectief gebleken?

Niet gemeten

Effect is concreet gemaakt

Gewenst resultaat 2017 Effect is concreet gemaakt in (beleids)evaluaties

7.4 Communicatie als onderdeel van uitvoering Doel

Indicator

0-meting 2014

8 Creatiever communiceren

Is de communicatie-inzet van campagnes en middelen effectief gebleken?

Niet gemeten

9 Minder campagnes, wel beter

Is de communicatie-inzet van campagnes en middelen effectief gebleken?

Niet gemeten

Effect is concreet gemaakt in 25 (beleids)evaluatie

Communicatief kansrijk

8. Keuzes in communicatie: wat zijn de onderwerpen?

4

1

Communicatief kansrijk, laag risico

Communicatief kansrijk, hoog risico

3

2

Niet communicatief kansrijk, laag risico

Niet communicatief kansrijk, hoog risico

Risicovol

Figuur 3 De matrix voor keuzes in communicatie Hulpmiddel voor het maken van een keuze Er zijn vele actuele onderwerpen waarover we spreken en besluiten nemen. De bovenstaande matrix helpt om een afweging te maken om te bepalen of een onderwerp communicatief kansrijk is en/of risicovol. Deze matrix is met name handig om het politieke en maatschappelijk belang scherp te krijgen, waardoor duidelijk wordt welke communicatie-inzet nodig is. Het vertrekpunt is hier het aansluiten op wat leeft in de samenleving. 26

In bijlage 2 wordt de mix toegelicht met criteria. In bijlage 3 staan de onderwerpen genoemd die de raad en het college belangrijk vinden.

Bijlage 1 Werkzaamheden Cluster communicatie Eindredactie diverse middelen Advisering activiteiten, beleid en projecten (zie urenoverzicht hieronder percentages per afdeling) Uitvoering en ondersteuning activiteiten, beleid en projecten (zie urenoverzicht hieronder percentages per afdeling) Ontwikkeling diverse communicatiemiddelen (flyers, folders, nieuwsbrieven off en online, persberichten, nieuwsberichten, etc.) Strategisch communicatieadvies - kernboodschappen Externe samenwerking overleg regio-communicatiecollega’s Crisiscommunicatie (afstemming politie, veiligheidsregio) Website (door)ontwikkelen en redactieraad Content plaatsen en eindredactie Seo schrijven & google analytics Nieuwsbrieven ontwikkelen, o.a. Mail chimp Conceptontwikkeling, briefing vormgevers (Creja) Contentkalender (zicht houden op alle externe communicatiemomenten bestuur en gemeente) Intranet eindredactie Perswoordvoering Gemeentegids Gemeenteberichten Burgerjaarverslag Evenementenborden (driehoeksborden) Advisering huisstijl Fotografie beeldbank Presentaties Webcare werken met Obi4wan Social media ontwikkeling volgen en vertalen Opstarten Webcare Online aanpak implementeren Doorontwikkeling digitale huisstijl Bestuurlijke en strategische advisering Onderzoeken meehelpen opzetten (survey monkey)

27

Urenoverzicht communicatie-inzet per afdeling Lopende projecten van de verschillende afdelingen waar cluster communicatie voor wordt ingeschakeld.

% Communicatie reguliere werkzaamheden en ontwikkeling Afdeling Gemeentewerken Afdeling Ruimte Afdeling Maatchappelijke Ontwikkeling Afdeling Gemeentewinkel Afdeling Bedrijfsvoering Griffie-Raad (organiseren eigen communicatie) College van B&W Directie Managementteam 5FTE communicatie 3,5 Fte communicatie 1,5 FTE Communicatie

2015-2017

normale bezetting

21% 11% 15%

1596 836 1140

1117 585 798

10% 5,50% 9%

760 418 684

532 293 479

2,50% 24% 2%

190 1824 152

133 1277 106

100%

7600

Overzicht projecten binnen de matrix van communicatie-inzet

28

5320 2280 7600

Communicatief kansrijk

Bijlage 2 Communicatiematrix en beslisboom

4

1

Communicatief kansrijk, laag risico

Communicatief kansrijk, hoog risico

3

2

Niet communicatief kansrijk, laag risico

Niet communicatief kansrijk, hoog risico

Risicovol Omschrijving per veld:

1 Communicatief kansrijk Het onderwerp heeft vanzelf de interesse van bewoners, of van de media Het onderwerp heeft direct betrekking of direct effect op bepaalde doelgroepen Risicovol Het staat hoog op de politieke agenda (bijvoorbeeld: de dynamische dossiers) Er worden verschillende standpunten over in genomen Er zijn diverse stakeholders betrokken Er zitten risico’s aan vast (bijvoorbeeld mbt de planning, inspraak verplichting, participatiegraad, financieel, politiek en of communicatief) Voorbeelden: Grotere bouwprojecten, zoals Hooghkamer 3Decentralisaties Roodemolenpolder Verhuizing van tenniscomplex STV Inzet van communicatie: Strategische en adviserende ondersteuning, begeleiding bij het ontwikkelen van middelen

2 Communicatief minder kansrijk

29

Het onderwerp heeft niet vanzelfsprekend de interesse van bewoners, of van de media. En zal niet zonder inzet de aandacht vragen van bewoners van media of van andere doelgroepen. Het kan dat extra inspanningen nodig zijn, omdat het wel maatschappelijke of politieke prioriteit heeft. Risicovol Er zijn diverse stakeholders betrokken Er zitten risico’s aan vast (bijvoorbeeld mbt de planning, financieel, politiek en of communicatief) Voorbeelden: Bestaande Wmo wet, of andere bestaande vormen van hulp en ondersteuning Anti-alcoholcampagne, het risico is dat we als handhaver falen Sport- en cultuurkorting Belastingsamenwerking en verzending aanslagen, financiën Als het bij deze onderwerpen misgaat in de communicatie, is het risico hoog. Het raakt mensen direct persoonlijk. Het gaat om grote groepen mensen (bijvoorbeeld belastingen) of juist een heel specifieke doelgroep (bijvoorbeeld armoedebeleid). Inzet van communicatie: Strategische en adviserende ondersteuning, helpen focus aanbrengen. Advies bij ontwikkelen effectieve campagne. Begeleiding bij het ontwikkelen van middelen.

3 Niet-communicatief kansrijk Het onderwerp heeft niet vanzelfsprekend de interesse van bewoners of van de media. En zal niet zonder inzet de aandacht vragen van bewoners, van media of van andere doelgroepen. 30

Laag risico Het staat niet hoog op de politieke agenda Er zijn weinig partijen bij betrokkenen Het gaat om bestaand en/of regulier beleid, of het betreft een terugkerend onderwerp volgens een vast protocol. Er zitten weinig risico’s aan vast (bijvoorbeeld mbt de planning, inspraak verplichting, participatiegraad, financieel, politiek en of communicatief) Voorbeelden: Communicatie rond gelijkblijvende openingstijden Reguliere bekendmakingen, burgerjaarverslag Terugkerende thema’s rond bijvoorbeeld het verkeersdiploma of de landelijke naturalisatiedag Boomplantdag, zwerfafvalactie met scholieren Inzet van communicatie: Met behulp van de communicatietoolbox en huisstijlvoorbeelden kunnen medewerkers binnen de organisatie dit zelf oppakken. Belangrijk! Bewoners verwachten dat dit goed, herkenbaar en helder is en blijft. Deze terugkerende communicatie vergt dus evengoed zorgvuldige aandacht!

4 Communicatief kansrijk Het onderwerp heeft vanzelf de interesse van bewoners of van de media Het onderwerp heeft direct betrekking of direct effect op bepaalde doelgroepen Onderwerpen lenen zich goed voor (sociale) media. Laag risico Het heeft weinig risico’s. De informatie is bijvoorbeeld leuk, en toegankelijk. Het onderwerp is niet complex. Voorbeelden:

Het gaat bij veld 4 met name om representatiemomenten. Het betreft leuk, doorgaans positief nieuws. Communicatie bij uitreikingen van een lintje, vrijwilligersprijs, een jubileum van een vereniging of verruiming openingstijden. Communicatie-inzet: communicatieadvies, contact met de fotograaf en eventuele tekstredactie voor een pers- of gemeentebericht.

31

Beslisboom:

Ja Ja ja nee Trekt het onderwerp vanzelf al aandacht?

START>>> Zijn er grote risico’s? Schaal van het project Hoge impact Nieuw beleid Financiële gevolgen Politieke risico’s Groot aantal stakeholders

Ja

Risico hoog Communicatief kansrijk

Nee

Veld 2

Nee

Risico hoog Communicatief minder kansrijk

Nee Trekt het onderwerp vanzelf al aandacht?

32

Actieve doelgroepen Hoog op politieke agenda Zichtbare effecten Merkbare gevolgen Media-aandacht

Veld 1 Ja

Actieve doelgroepen Feestelijk nieuws Viering mijlpalen Hoog op politieke agenda Zichtbare effecten Merkbare gevolgen Media-aandacht

Veld 3 Risico laag Communicatief minder kansrijk

Veld 4 Ja

Risico laag Communicatief kansrijk

Bijlage 3 Belangrijke onderwerpen Onderwerpen belangrijk voor de raad (Overzicht van onderwerpen die nu spelen is niet compleet) Goed aansluiten op wat leeft in de dorpen & participatie Betrekken jongeren (communicatie met jongeren) Dementievriendelijke Gemeente Teylingen Huisvesting jongeren Eenzaamheidsbestrijding Kunst- en cultuurkorting Minimabeleid Sociaal domein Recreatie Duurzaamheid Dienstverlening Terugdringen leegstand Leerlingenvervoer Inwoners betrekken bij begrotingscyclus Ondernemersfonds Onderwerpen belangrijk voor het college B&W (Overzicht van onderwerpen die nu spelen is niet compleet) Veiligheid Alcohol en horeca & alcohol en winkeliers Samen met inwoners (verhalenkaravaan, initiatieven uit de samenleving, werk wijkregisseur) Regionale economie Winkelkernen Vlotte realisatie woningbouw Up to date sportvoorzieningen Financieel gezond Openbare ruimte (integraal en duurzaam en participatie, inclusief speelplaatsenbeleidsplan) Recreatie (Ruïne van Teylingen, financiering gebiedsfonds en subsidies) Onderwijs (nieuwbouw en verbouwing) Duurzaamheid Sociaal domein (uitrollen vernieuwing rond zorg en hulp en ondersteuning dichtbij mensen) Kunst en cultuur Zorgpact (veilig & comfortabel wonen, ouderen, zorgunit, dementievriendelijke gemeente) Tarievennota Ondernemersfonds STV Huisvesting Ambtelijke samenvoeging Corso & veiligheidskosten Glasvezelnetwerk

33

34