17
De cloud
Optimaal gebruik maken van internet
LEESWIJZER Ben je zelfstandig ondernemer en overweeg je zakelijk actiever te worden op internet? Dan is deze informatie voor jou. Verdeeld over 18 thema’s krijg je informatie en opdrachten die je helpen om van start te gaan met allerlei vormen van online ondernemen. Lees de concrete en praktische informatie, de praktijkervaringen van collega-ondernemers, doe de opdrachten en kies wat bij je past. De 18 thema’s zijn los van elkaar te lezen, maar vormen uiteindelijk één compleet webboek. De losse thema’s en het webboek zijn in .pdf-formaat. Je kunt het op je computer lezen en de opdrachten in .pdf maken.De ingevulde opdrachten kun je uitprinten (de informatie wordt bij de gratis versie van .pdf lees programma niet opgeslagen!). Maar als je het prettiger vindt, kun je het webboek of de geselecteerde thema’s ook meteen uitprinten en de opdrachten met pen en papier uitwerken.
Dit zijn de thema’s: 1 Online ondernemen 2 Een slimmere nieuwsbrief maken 3 Een betere website 4 Online gevonden worden 5 Online adverteren 6 Het gebruik maken van jouw locatie 7 Een webwinkel starten 8 Online betalingen 9 Online nieuwe klanten vinden 10 Zakelijk twitteren 11 Facebook 12 LinkedIn 13 Online veiligheid 14 Het gebruik van een smartphone 15 Werken op afstand 16 Open source 17 De cloud 18 Online privacy Mocht je naar aanleiding van deze informatie vragen hebben of graag wat extra ondersteuning willen dan kun je contact opnemen met:
Syntens Innovatieadvies 088 - 444 0 222 Iedere werkdag bereikbaar van 8.00 tot 20.00 Ook via e-mail en chat bereikbaar http://www.syntens.nl/Contact.aspx of
MKB Servicedesk 088 - 652 0 020 (gratis voor leden, er wordt gevraagd naar MKB-Nederland lidnummer) 0900 - 645 66 52 (E 0,45 c/pm Ondernemersvragen van niet-leden MKB-Nederland) Ook bereikbaar via het contactformulier http://www.mkbservicedesk.nl/vraag-mkb-servicedesk/9/marketing-desk.htm
ud de clo
door google apps te gebruiken is hun kantoor in principe overal
joep arts www.slimdigitaalondernemen.nl
is eigenaar van marketingbureau oxyme. de meerderheid van zijn werknemers werkt thuis.
hiermee kunnen joep en zijn medewerkers overal en op elke computer inloggen en bij hun e-mail, agenda en documenten.
doordat ook de telefoons van oxyme met google werken staan ook alle contacten en berichten
als zijn laptop of telefoon kapot gaat is er niets aan de hand. alle belangrijke documenten van zijn bedrijf staan online opgeslagen. ‘in de cloud’ zoals dat heet.
centraal veilig en up-to-date
€ joep bespaart zo kosten van een systeembeheerder en van een back-up systeem.
opgeslagen
Cloud computing is een technologietoepassing die ICT-bedrijven in staat stelt om software, toegang tot platformen en IT-infrastructuur als dienst aan te bieden. De klant (consument of bedrijf) maakt hierbij gebruik van een zogenaamde client (vaak de internetbrowser) om toegang te krijgen tot een programma, opslagcapaciteit, etc. die niet meer op de eigen computer of server aanwezig zijn. De klant is ook geen eigenaar van de software, infrastructuur of platform maar betaalt voor het afnemen van de geboden dienst. Binnen cloud computing wordt veelal een onderscheid gemaakt tussen drie elementen: IaaS – Infrastructure as a Service PaaS – Platform as a Service SaaS – Software as a Service In de praktijk is de aangeboden dienst een mix van deze elementen, zo bieden de diverse webmailprogramma’s e-mailsoftware, maar ook opslagcapaciteit. Bekende voorbeelden zijn: Gmail, boekhoudprogramma’s zoals Reeleezee, beelddiensten als Flickr, YouTube, CRM-oplossingen als sugarCRM, etc. De essentie van cloud computing is dus het op afstand aanbieden van een ICT-dienst. Al jaren worden online bedrijfsapplicaties aangeboden om werken op afstand mogelijk te maken met de belofte “altijd en overal” bereikbaar te zijn. Vele daarvan zijn nooit doorgebroken. In de dagelijkse praktijk reageerden de programma’s te traag, bevroren meerdere keren per dag door een onstabiele verbinding of werden niet geaccepteerd door verhalen over hackers die er met de bedrijfsgegevens vandoor konden gaan. De toekomst voor “alles in de wolk” (ook wel “cloud” genoemd) ziet er rooskleuriger uit, onder andere door: • De ervaringen en het vertrouwen dat mensen hebben opgebouwd met online applicaties in de privéomgeving; webmail, online bankieren, marktplaatsen en webwinkels. • Snelle en stabiele internetverbindingen die het uitwisselen van zelfs zware bestanden gemakkelijk kunnen realiseren. • Mobiel internet en mobiele apparatuur zoals smartphones, tablets en netbooks die ondanks beperkte hardwarespecificaties prima in staat zijn informatie online te openen/delen. • En het gemak in de dagelijkse praktijk ten opzichte van beperkt toegankelijke bedrijfsnetwerken.
17 - 1
17.1 Werken in de cloud Waaraan kun je denken bij de term “werken in de cloud”? • Bestanden worden opgeslagen en zijn toegankelijk op een virtuele (huur)omgeving. • Bedrijfsapplicaties zijn niet meer lokaal op je computer geïnstalleerd maar draaien op een virtuele omgeving, toegankelijk via een webbrowser. • Een online omgeving codeert en decodeert bestanden op een manier waarmee het uitwisselen van informatie tussen mensen, omgevingen en machines mogelijk wordt.
17.2 DOEN! Knelpunten oplossen met Cloud-technologie Welke knelpunten wil je binnen twee jaar opgelost hebben? Huidig knelpunt/obstakel
Externe oplossing zoeken (Ja/Nee)
Prioriteit (1 hoog-3 belangrijk)
Bestanden zijn niet online via de webbrowser te delen. Bedrijfsapplicaties zijn alleen op specifieke machines te gebruiken. We willen bestanden en informatie delen, maar het eigen netwerk is niet veilig/niet goed toegankelijk. Updates van de juiste applicaties op de juiste hardware is elke keer weer een uitdaging. Delen van bestanden met partners en derden is tijdrovend vanwege verschillende standaarden, bestandsformaten en besturingssystemen. Klanten en partners vragen om “slimmer werken” maar koppelingen tussen systemen bouwen en het vereenvoudigen van informatie overdracht is niet onze core business. Anders, namelijk:
17.3 Gebruik de software van een ander Software as a Service maakt het huren van software mogelijk. Een SaaS-aanbieder is een serviceorganisatie die – via het internet of andere datanetwerken – softwaretoepassingen en daaraan gerelateerde ICTdiensten ter beschikking stelt aan klanten, die op basis van het gebruik betalen. De SaaS-aanbieder heeft dus de software op eigen systemen draaien en slaat gegevens voor je op. Je krijgt via bijvoorbeeld het internet toegang tot deze software en betaalt alleen voor het gebruik. Onderhoud, ondersteuning, beveiliging en de daarvoor benodigde kennis wordt door de aanbieder geregeld.
17 - 2
17.4 Niet kopen maar wel gebruiken Je doet aan outsourcing, je leaset of je huurt het bedrijfspand, extra personeel, de bedrijfswagens, webruimte, computers en kopieermachines. Waarom koop je dan eigenlijk nog software? Wat zijn de voordelen van gekochte software? Want eigenlijk koop je alleen maar het recht om software te mogen gebruiken (licentiekosten). En gebruik je wel alle software die je hebt gekocht?
Voordelen van SaaS: • een mogelijke kostenreductie • je hebt vanaf nu ook buiten de normale werkplek toegang tot softwarepakketten • onderhoud, beveiliging en back-ups worden door de SaaS-aanbieder verzorgd • schaalbaarheid ofwel snel extra gebruikers toevoegen/verwijderen indien de organisatie groeit/krimpt • internettechnologie en de SaaS-aanbieder maken webgebaseerd werken mogelijk
Werkt dat wel? Je hebt er misschien nog niet bij stilgestaan, maar je maakt zelf al gebruik van SaaS. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van webmail (het versturen en ontvangen van e-mail via een webbrowser), telebankieren, marktplaatsen en online bestellen en betalen van producten. Je meldt je aan (al dan niet tegen betaling) voor een service en de serviceorganisatie geeft je via het internet toegang tot software (software voor het beheren van klantgegevens, verwerken van betalingen, tot stand brengen van beveiligde netwerken, etc.) die je niet zelf hoeft te kopen en je ook niet hoeft te onderhouden.
Tegen welke problemen kun je aan lopen? SaaS is misschien niet de totaaloplossing waar je op hoopt. Blijf daarom altijd kijken naar de huidige situatie, waar je naartoe wilt en hoe software daar ondersteunend in kan zijn. Hieronder vind je een aantal kanttekeningen bij SaaS: • Je kantooromgeving moet beschikken over voldoende stabiele internetaansluitingen om de verbinding met de externe omgeving te kunnen maken. • Je huurt pakketten die door andere bedrijven ook gehuurd worden. Dit is daarom in de meeste gevallen geen puur maatwerk voor jouw bedrijf. • Je wordt misschien (te) afhankelijk van je SaaS-aanbieder. Je beschikt intern niet meer over expertise en in geval van bijvoorbeeld een faillissement van de SaaS-aanbieder is het uitermate lastig om de virtuele kantooromgeving over te zetten naar een nieuwe partij.
Is de SaaS-variant voldoende gebruikersvriendelijk? Op het moment dat je nieuwe software gaat kopen of huren dien je stil te staan bij de kennis die de medewerkers al bezitten. Probeer software te kiezen die intuïtief aansluit op de huidige situatie. Dit hoeft dus niet te betekenen dat je vastzit aan een nieuwe release van je bestaande software. Ook ontwikkelaars van bijvoorbeeld Open Source Software bouwen softwareomgevingen die op een vergelijkbare manier werken als de huidige softwarepakketten. In je keuze van nieuwe software moet gebruikersgemak en de mogelijkheid tot het volgen van trainingen dus worden meegenomen. Medewerkers moeten ook in de nieuwe situatie door kunnen gaan met hun werk en geen tijd verliezen met onduidelijke interfaces en gebrekkige ondersteuning.
17 - 3
TIP! Laat je voldoende voorlichten over SaaS en de vertrouwelijkheid van (persoons)gegevens. Wie is waar verantwoordelijk voor als je informatie gaat uitwisselen via systemen van externe partijen?
17.5 DOEN! SaaS binnen jouw bedrijf SaaS is vanuit verschillende invalshoeken een interessant alternatief. Geef in onderstaande tabel aan welke voor je bedrijf van belang zijn. Welke stellingen over SaaS zijn voor jou interessant?
JA
NEE
De softwarebehoefte kan meegroeien (of krimpen) met het bedrijf. Software-investeringen worden beperkt en inzichtelijk. Ook specialistische software die een hoge basisinvestering vergt wordt nu bereikbaar. Je wilt intensiever samen gaan werken met andere bedrijven en kunt via SaaS een gemeenschappelijke softwareomgeving huren. Jij en je medewerkers willen ook buiten het kantoor toegang krijgen tot bedrijfsspecifieke software en informatie. De infrastructuur, het onderhoud en de beveiliging ga je in de toekomst uitbesteden aan een SaaS-aanbieder. Je hebt intern niet meer voldoende ICT-kennis of -capaciteit om de huidige softwarepakketten te onderhouden. Redenen om niet met SaaS te werken zoals trage internetverbindingen en medewerkers die geen ervaring hebben met het werken via een internetbrowser zijn achterhaald. Je bent huiverig om bedrijfskritische informatie bij een externe partij onder te brengen, maar beseft ook dat het eigen netwerk beveiligen steeds meer moeite, tijd en middelen kost. SaaS-aanbieders worden volwassen en bieden garanties en contracten aan die in het verleden nog niet haalbaar waren. Drie of minder keer JA: Er is op dit moment een beperkte basis om SaaS in te zetten. Vul eventueel de tabel nog eens in maar nu kijkend naar de middellange termijn (3 tot 5 jaar). Vier of meer keer JA: SaaS levert een interessant alternatief voor koopsoftware.
Welke software zou je willen huren?
JA
De standaardsoftware op de werkplek zoals een tekstverwerker, spreadsheetprogramma, teken- en presentatiemodule. Afdelingsspecifieke software zoals een klantenbeheersysteem, een boekhoudpakket of een geavanceerd tekenpakket voor de ontwerpafdeling. Specialistische software zoals beveiligingssoftware die altijd bijgewerkt moet zijn. Softwarepakketten ter ondersteuning van de website. Bijvoorbeeld betalingsmodules voor de webwinkel, orderverwerkingssystemen, analysesoftware en geautomatiseerde back-upsystemen. Een complete virtuele kantoor- of projectomgeving zodat je in staat bent via het internet informatie en documenten met medewerkers en externen uit te wisselen.
17 - 4
NEE
17.2 Praktijkvoorbeeld Rolf Langenhuijzen 4funky flavours www.4funkyflavours.eu Rolf Langenhuijzen is verantwoordelijk voor het webdesign, programmeerwerk en de ICT-zaken bij kinderkledingmerk 4funkyflavours. Het merk heeft collecties voor baby’s en kinderen. De collecties bestaan vooral uit kleurrijke prints die kinderen zelf aanspreken en de kleding is gemaakt van stoffen die prettig draagbaar zijn. “Twee keer per jaar brengen we een nieuwe collectie uit vol kleurrijke all-over prints met een retro inslag. Alles is op verschillende manieren te combineren en gemaakt van stoffen die prettig draagbaar zijn. Vanaf het begin hebben we alles zelf gedaan, van ontwerp tot distributie naar de winkels en webwinkels wereldwijd. Het enige wat we uitbesteden zijn de productie en het transport. De meesten van onze klanten zijn kledingboetieks en webshops. Er wordt ook wel direct aan de consument verkocht. Zowel onze B2B- als onze B2C-klanten plaatsen hun bestellingen online. Onze website is dus cruciaal voor onze bedrijfsvoering. We hebben ervoor gekozen om de webactiviteiten te laten plaatsvinden op een server die bij een internetserviceprovider wordt gehost, daarvan heb je er vele in Nederland, maar wij deden al zaken met IS via een ander bedrijf en hadden daar goede ervaringen mee, dus zijn we daar gebleven. Het onderhouden van een server vergt een bepaalde expertise en problemen doen zich altijd op een ongelegen moment voor. Dus als kleine organisatie kun je dat veel beter uit handen geven. Je kunt dan op basis van een Service Level Agreement (SLA) het serviceniveau kiezen ofwel welke zekerheden je ingebouwd wilt hebben. Voor mij was het belangrijk dat de server technisch goed is ingericht en bijvoorbeeld piekmomenten kan opvangen wanneer wij een nieuwsbrief uitsturen. Een bereikbare helpdesk en natuurlijk een goede back-up zijn ook belangrijk. Tenslotte wil ik bij een storing 24/7 kunnen bellen en dat de problemen dan gegarandeerd binnen een afgesproken tijd worden opgelost. Voor ons is externe hosting een goede en praktische cloudoplossing. Wat betreft privacy en beveiliging hebben we besloten zo min mogelijk persoonsgegevens op te slaan. We maken gebruik van iDeal en creditcardbetalingen, maar ontvangen zelf daarbij geen rekeninggegevens. Waar ik me wel zorgen over maak, is hoe anderen hun beveiliging regelen. Je ziet steeds meer koppelingen tussen systemen ontstaan, waardoor er vertrouwelijke informatie bij derden belandt. De vraag is of die derden hun zaakjes wel altijd op orde hebben en hun verantwoordelijkheid nemen.”
Colofon Dit is een uitgave van het programma Digivaardig & Digiveilig | Auteur Sandra Brandenburg | CapStock vormgeving | Het Redactiepakhuis De inhoud valt onder een Creative Commons licentie BY-NC-ND 3.0 Dit betekent dat de gebruiker het werk mag kopiëren, verspreiden en doorgeven, zonder hiervoor vooraf toestemming te vragen. Meer informatie over wat wel en niet is toegestaan vind je op deze website: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/
17 - 5
