Hoe optimaal gebruik maken van de nieuwe Archipol? Ivan Vanhaecht Arco Digital Paperflow

Hoe optimaal gebruik maken van de nieuwe Archipol? Ivan Vanhaecht Arco Digital Paperflow

Agenda  Overzicht versies  Archipol Automated Login AAL  Scansplitter 3.4  Vernieuwde OCR  Finetuning rapportering  Inscannen personeelsdossiers  Ruimer documentenbeheer  Inscannen facturen

14/06/2013

Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name]

9

Versies  Archipol 6: 73  Archipol 5: 18  Archipol 4: 11  Easy: 5

14/06/2013


10

Versies  Archipol 6: 73  Archipol 5: 18  Archipol 4: 11

 Actieve ondersteuning tot 31/12/2014

 Easy: 5

 Mbt onderliggende Windows 2003 Server: ondersteuning eindigt 31/12/2013  Kans voor evolutie:  Server platform is vaak reeds oud  Voordelen geboden door Archipol 5/6  Aanpassen aan nieuwe situatie

14/06/2013


11

Versies  Archipol 6: 73  Archipol 5: 18  Archipol 4: 11

 Upgrade vergt beperkte inspanning  Voor gebruikers weinig aanpassing nodig

 Easy: 5  Voordelen:  Meteen alle verbeteringen versie 6 meenemen (AAL, scansplitter, rapportering,…) evenals bugfixes  Klaar voor verdere evoluties versie 6

14/06/2013


12

Archipol Automated Login Onderscheid  ISLP netwerk: Single Sign-on voorzien niet mogelijk  Administratief netwerk: wel mogelijk (Active Directory synchronisatie)

Business behoefte  Gebruiksgemak (Windows login = Archipol login)  Transparant gebruikersbeheer voor systeembeheerders  Veiligheid

14/06/2013


13

Archipol Automated Login Technische achtergrond  Toereikende beveiliging  Geen webservers IIS in lokale zone, geen domeincontroller  Integratie LDAP op standaard manier, onderhoudbaar en toekomstgericht  Komt voor: meerdere gebruikers op 1PC  Opzet conform voorschriften federale politie/DST  Inzetbaar voor Archipol en andere Archipolsuite applicaties

Vereiste versie achterliggende DocRoom: 6.6.0

14/06/2013


14

Archipol Automated Login Niveaus  Basis: synchronisatie gegevens (laat toe om manueel in te loggen met dezelfde naam en paswoord). Werkt zowel met Mozilla Firefox Portable als volledige versie.  Autologin bij opstarten URL in browser  Werkt niet met Mozilla Firefox Portable  Werkt wel met de volledige versie van Mozilla

Diverse zones die dit het eerst geactiveerd hebben PZ Beringen Ham Tessenderlo – PZ Hekla – PZ Ieper – PZ Schelde-Leie

14/06/2013


15

Scansplitter 3.4 Achtergrond  Fundamenteel voor het verwerken van ISLP documenten met barcode  Gebruikt in grote volumes door volledig geïnstalleerde basis

Voornaamste realisaties  Significatie verhoging van betrouwbaarheid  Meer uitgebreide logging  Eenvoudige installatie (eventueel zonder bezoek ter plaatse)  Los van versie Archipol/DocRoom

14/06/2013


16

Vernieuwde OCR Achterliggend  Gebruikt component: Abbyy Finereader  Evolutie: versie 8  10  Geen verplichting om meteen te veranderen

Impact  Belangrijk voor ondersteuning nieuwe servers en nieuwe OS  Snelheid  Kleur / tabellen / documentstructuren

14/06/2013


17

Personeelsdossier Basis Galop  Gebruikt door meeste zones  Diverse modules:  Prestaties uren, planning, verlofdagen, gepresteerd, ziekte, opleiding, evaluatie, logistieke module, e-formulieren, rapportering  niet alle zones gebruiken alle modules  Beheert niet de documenten zelf (ook in toekomst geen prioriteit)

Documenten  Structuur is vastgelegd  Vandaag papier met inhoudstafel

14/06/2013


18

Personeelsdossier Principe Geschikt als een Archipol add-on  Eenvoudig in opzet  Complementair aan Galop  Op de bestaande Archipol-server  Geen wijzigingen in procedures  Duidelijk aantal voordelen  Duidelijke kost en geleverde functies  Vraag van diverse politiezones

14/06/2013


19

Personeelsdossier Enkele baten Veiligheid  Veiligheidskopie  Toegangsbeveiliging en audit  Vermijden dat mensen stuk uit het dossier nemen en het niet terugplaatsen

Vlot doorzoeken  Via structuur & full text

Verstrekken  Kopieën digitaal verstrekken  Mails versturen (meteen of tussenstap naargelang configuratie

14/06/2013


20

Personeelsdossier Enkele baten Algemeen: Meer kwaliteit en dienstverlening  Structuur en inhoudstafel automatisch gegenereerd  Bewaken structuur inhoudstafel:  Beperkt aantal mensen mogen deze wijzigen  Indien aanpassing nodig (wijziging federale) meteen doorzetten naar alle dossiers

Transfer personeelslid  Druk volledig dossier af  Genereer een digitale copie

14/06/2013


21

Personeelsdossier Opslag Vorm  Meestal gescand (bestaand, handtekening nodig, …)  Kan ook electronisch

Inscannen  Ieder document is bestand en slepen  Scheidingsblad:  Met code personeelsnummer bij start  Met scheiding map / ondermap

14/06/2013


22

Geen papieren dossier Omzetting naar digitaal  Stapsgewijs  Alleen actieve dossiers  Zichtbaar wat er is ingescand

Geen papier meer nodig  Waarheidsgetrouwe kopie  Beveiliging

14/06/2013


23

Ruimere documentenbeheer Kansen  Stapsgewijze vervangen (verminderen) gedeeld netwerk  Beheren kennis en verspreiding van informatie

Mogelijke winsten  Bestaand en vertrouwd platform gebruiken  Dubbels en slechte klassementen verminderen  Doorzoekbaarheid  Snelkoppeling op intranet  Koppelen aan kennisgevingen, workflows

14/06/2013


24

Ruimere documentenbeheer Aanpak  Op zoek naar pilootzones  Begeleiden in voorstudie met oog op:  Haalbaarheid  Stappenplan: wie doet wat, scenario, fasering, winsten, impact  Kosten

14/06/2013


25

Ruimere documentenbeheer Meerdere documenten

14/06/2013


26

Ruimere documentenbeheer Snel wijzigen  Elektronische documenten wijzigen: gebruik Webdav  Gepland: ondersteuning hiervan gekoppeld aan Mozilla Firefox

14/06/2013


27

Facturen inscannen  Alles op papier  Inscannen met eenvoudige manuele registratie in Archipol. Goedkeuring via papieren factuur.  Inscannen met OCR-herkenning factuur. Doorboeken naar boekhouding.  Scenario 3 + workflow goedkeuring.

14/06/2013


28

Facturen inscannen  Alles op papier  Inscannen met eenvoudige manuele registratie in Archipol. Goedkeuring via papieren factuur.  Inscannen met OCR-herkenning factuur. Doorboeken naar boekhouding.  Inscannen (centraal of boekhouding)  Scenario 3 + workflow goedkeuring.  Registratie:  Centraal of boekhouding  Intikken beperkt aantal gegevens (leverancier, nummer)  Of barcode met boekingsnummer (oplopend)  Voordelen:  Digitale opzoeking (incl. zoeken op tekst)  Beschikbaar tijdens goedkeuring

14/06/2013


29

Facturen inscannen  Alles op papier  Inscannen met eenvoudige manuele registratie in Archipol. Goedkeuring via papieren factuur.  Inscannen met OCR-herkenning factuur. Doorboeken naar boekhouding.  Scenario 3 + workflow goedkeuring.  Scanning in the Cloud: Capture as a Service (Caas)

14/06/2013


30

Facturen inscannen Herkenning

14/06/2013


31

Facturen inscannen Doorboeken Ondersteunde systemen  Remmicom NGB, BBC  Cipal Mercurius (niet Cipal Hermes)  Cevi New Horizon  Diverse algemene boekhoudpakketten (incl. Schaubroeck)

Vereiste: boekhouding in administratief netwerk Goedkeuring kan blijven via papier lopen (workflow: toegang administratief netwerk)

14/06/2013


32

Facturen inscannen Toegang factuurgegevens

14/06/2013


33

Gegevens in een workflow

14/06/2013


34 Version: [###] Classification: In confidence

Goedkeuring factuur

14/06/2013


35 Version: [###] Classification: In confidence

Hoe optimaal gebruik maken van de nieuwe Archipol? Ivan Vanhaecht Arco Digital Paperflow

Recommend Documents