Datum Behandeld door Ons kenmerk 26 september 2007 drs. K.A.M. Zwetsloot-de Bruijn

Aan de auditcommssie van de gemeente Sliedrecht Postbus 16 3360 AA SLIEDRECHT

Datum

Behandeld door

26 september 2007

drs. K.A.M. Zwetsloot-de concept Bruijn

Onderwerp

Ons kenmerk

Uw kenmerk

Plan van aanpak accountantscontrole 2007

Geachte auditcommissie, Hierbij ontvangt u ons voorstel voor het plan van aanpak 2007. Wij hebben ons voorstel met de heer Van Kooten en de heer Penning besproken op 1 oktober 2007. In aansluiting hierop stellen wij voor dit plan van aanpak in de auditcommissie te bespreken. In ons voorstel hebben wij rekening gehouden met:    

Afspraken met de auditcommissie d.d. 21 februari 2006 Eisen aan de accountantscontrole zoals opgenomen in het controleprotocol 2007 Verordening ex. artikel 213 Gemeentewet Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten

In dit plan van aanpak hanteren wij de volgende indeling: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Inleiding Interim- en jaarrekeningcontrole Rechtmatigheidscontrole Single Information Single Audit Werkafspraken Overige controles en opdrachten Controleteam Honorarium Tot slot

Pagina - 2 21 september 2006 06R2152

1. Inleiding Het plan van aanpak 2007 kent dezelfde indeling als het plan van aanpak 2006. Ook de inhoud is een vervolg op het plan van aanpak 2006. Inhoudelijke wijzigingen ten opzichte van 2006 zijn verwerkt in hoofdstuk 3 (rechtmatigheidscontrole) en hoofdstuk 4 (Single Information Single Audit, SiSa). Het honorarium (hoofdstuk 8) is geïndexeerd en aangepast aan de gevolgen van SiSa. Leeswijzer: Vanaf 2004 is het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (Bapg) van toepassing. Het Bapg stelt minimumeisen aan de accountantscontrole en de accountantsverklaring. De gemeenteraad kan boven het minimumniveau aanvullende eisen stellen aan de accountantscontrole. Deze aanvullende eisen worden geregeld in de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet (Verordening ex art 213) en in het door de raad vastgestelde controleprotocol. Omdat ten tijde van het opstellen van dit plan van aanpak nog geen controleprotocol 2007 was vastgesteld, zijn wij in dit plan van aanpak uitgegaan van het controleprotocol 2006. Zodra het controleprotocol 2007 is vastgesteld, verwerken wij eventuele verschillen met controleprotocol 2006 in onze aanpak. De verordening ex art 213 bepaalt dat de raad in een programma van eisen de keuzes van de raad ten aanzien van de accountantscontrole vastlegt. Dit “plan van aanpak accountantscontrole 2007” is de uitwerking van het bedoelde programma van eisen. In onderdeel 2 van dit plan van aanpak gaan wij in op het controleproces. De accountantscontrole bestaat uit een interim-controle en een jaarrekeningcontrole. De interimcontrole is de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. De interim-controle richt zich op de financiële processen in de organisatie en de jaarrekeningcontrole richt zich op de posten in de jaarrekening. Bij iedere stap in het controleproces hebben wij de aanpak voor 2007 aangegeven. Hiermee heeft u op hoofdlijnen inzicht in de verschillende stappen van het controleproces. Lid 3 van artikel 213 van de Gemeentewet bepaalt dat de accountant nagaat of de baten en lasten evenals de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Deze rechtmatigheidscontrole maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. De eisen ten aanzien van de accountantscontrole op de rechtmatigheid liggen vast in het controleprotocol van uw gemeente. In onderdeel 3 besteden wij aandacht aan de aanpak van de rechtmatigheidscontrole voor 2007. In onderdeel 4 gaan wij nader in op de controle van de specifieke verantwoordingen. Een belangrijke verandering in 2006 was de de invoering van Single audit en Single information (SiSa) voor een 29-tal regelingen. Vanaf 2007 geldt SiSa in principe voor alle regelingen in de relatie Rijksoverheid – gemeenten. In onderdeel 4 besteden wij hier aandacht aan.

Pagina - 3 21 september 2006 06R2152 De kosten van de controle kunnen verder worden beperkt door het instrument Werkafspraken. Een nadere toelichting hierop vindt u in onderdeel 5 van deze brief. In de onderdelen 6, 7, 8 en 9 besteden wij aandacht aan andere werkzaamheden van de accountant, onze aanbieding en een voorstel voor de invulling van het serviceteam van uw gemeente.

2. Interim- en jaarrekeningcontrole Onze controleaanpak bestaat uit de volgende fasen:

In de volgende paragrafen werken wij deze fasen verder uit.

2.1. Afspraken met de gemeenteraad (interim- en jaarrekeningcontrole) De Wet dualisering gemeentebestuur versterkt de controlerende rol van de gemeenteraad. De gemeenteraad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (verordening ex. artikel 212, 213 en 213A Gemeentewet). In onderstaande figuur hebben wij de samenhang tussen deze instrumenten in beeld gebracht.

Pagina - 4 21 september 2006 06R2152 Verordening ex artikel 212 Gemeentewet - uitgangspunten financieel beleid - regels voor financieel beheer - inrichting financiële organisatie

Verordening ex artikel 213 Gemeentewet externe controle: - financiële beheer - inrichting van de financiële organisatie

Inrichting planning &control intrumenten

Controle-protocol (normenen toetsingskader rechtmatigheid)

Plan van aanpak accountantscontrole

Verordening ex artikel 213A Gemeentewet Collegeonderzoeken: - doelmatigheid - doeltreffendheid

Plan van aanpak college

Lokale rekenkamer Artikel 81a t/m 81o Gemeentewet.

Inrichting lokale Rekenkamer

2

Uw gemeenteraad heeft de verordening ex. artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie vastgesteld. In de verordening zijn de volgende criteria voor een programma van eisen opgenomen: a. b. c. d. e.

De toe te passen goedkeuringstoleranties (nauwkeurigheid). De deelverantwoordingen. De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen. De aanvullende controles. De eisen van de aanvullende rapportering.

En voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: f.

De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties (nauwkeurigheid), waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

g.

De gemeentelijke producten en of de organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties (nauwkeurigheid), waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

In het vervolg van dit plan van aanpak is rekening gehouden met de keuzen die u bij deze criteria in verordening ex. artikel 213 Gemeentewet en in het controleprotocol heeft gemaakt.


2.2. Inventariseren controleomgeving (interim- en jaarrekeningcontrole) De werkzaamheden in deze fase van de controle richten zich op het verkrijgen van relevante informatie om de risicoanalyse (genoemd in paragraaf 2.3) uit te kunnen voeren. Onze werkzaamheden bestaan uit: 



 

Pre-auditgesprek In dit gesprek met de auditcommissie kan nader vorm worden gegeven aan de uit te voeren controle. Hiermee wordt jaarlijks inhoud gegeven aan het controleprotocol en het programma van eisen (= plan van aanpak accountantscontrole), zoals bedoeld in ex. artikel 213 van de Gemeentewet. Dat zijn de criteria a tot en met g zoals genoemd in paragraaf 2.1. Beoordeling opvolging aanbevelingen accountantsrapportages Na iedere controle beoordelen wij de opvolging van de aanbevelingen in voorgaande jaren. Hieraan besteden wij in onze rapportages 2007 aandacht door het opnemen van een bijlage Follow-up aanbevelingen 2006. Pre-auditgesprek met het college en/of de directie en concerncontroller. Doel van dit gesprek is kennis te verkrijgen van actuele ontwikkelingen en risico‟s in uw gemeente. Ook frauderisico‟s en de beheersing van frauderisico‟s zijn onderwerp van gesprek. Kennis nemen van tussentijdse rapportages, begroting, raadsstukken en collegebesluiten.

2.3. Risicoanalyse (interim- en jaarrekeningcontrole) Op basis van de uitkomsten van de inventarisatie van de controleomgeving actualiseren wij onze risico-inschatting per bedrijfsproces en jaarrekeningpost van uw gemeente. De risicoanalyse leidt tot een risicokaart van uw gemeente. De uitkomsten van de risicoanalyse zijn bepalend voor de aard en omvang van de organisatiegerichte en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Op basis van onze risicoanalyse richten wij onze controleaanpak in. Hierbij houden wij rekening met de aandachtspunten die door uw gemeenteraad zijn aangegeven. Wanneer de uitkomsten van de nadere risicoanalyse reden geven tot tussentijdse aanpassing van de controleaanpak, dan zullen wij hierover contact met u opnemen.

2.4. Organisatiegerichte werkzaamheden (interim-controle) Om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel testen wij jaarlijks alle gemeentelijke bedrijfsprocessen. Hierbij zijn een drietal aspecten van belang. In de eerste plaats beoordelen we de opzet van een bedrijfsproces (hoe zit een proces in elkaar en is het ingevoerd). In de tweede plaats controleren wij of het bedrijfsproces ook daadwerkelijk bestaat en werkt zoals bedoeld en ontworpen. In de derde plaats is de governancestructuur van uw gemeente van belang. Het gaat hierbij om de kwaliteit van de interne beheersing: sturen; uitvoeren; verantwoording afleggen en toezicht houden. De financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en de inrichting van het planning & controlinstrumentarium staan hierbij

Pagina - 6 21 september 2006 06R2152 centraal. Bij onze organisatiegerichte werkzaamheden maken wij onderscheid tussen normale aandacht en uitgebreide aandacht. Normale aandacht Jaarlijks beoordelen wij van elk financieel proces de opzet van de interne beheersmaatregelen in de administratieve organisatie. Als uit deze beoordeling geen belangrijke wijzigingen in de opzet naar voren komen en als uit de risicoanalyse geen specifieke risico‟s naar voren komen, kunnen wij volstaan met deze normale aandacht. Wij hebben het voornemen de volgende processen over 2007 met normale aandacht te beoordelen:      

Administratie en verslaglegging Grondexploitatie Gemeentelijke belastingen en heffingen Personeel Kosten Treasury

Uitgebreide aandacht Jaarlijks selecteren wij processen die wij onderwerpen aan meer uitgebreide controle (uitgebreide aandacht). Wij hanteren hiertoe een roulatieschema. Tenminste iedere 3 jaar moet ieder proces diepgaand in de controle worden betrokken. Afhankelijk van onze analyse van het risicoprofiel, het financiële belang, eventuele wijzigingen in het proces en onze ervaringen in voorgaande jaren testen wij (onderdelen van) bedrijfsprocessen regelmatiger met uitgebreide aandacht. In onderstaand schema hebben wij de processen opgenomen die wij over 2007 met uitgebreide aandacht zullen beoordelen. Uw gemeente heeft de mogelijkheid om aanpassingen in het roulatieschema aan te brengen. Op deze wijze heeft de gemeenteraad jaarlijks invloed op de specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole. Zolang de aanpassingen aanvaardbare verschuivingen tussen de verschillende jaren betreffen, worden de kosten voor de accountantscontrole niet hoger.

Beoordelen van de werking van administratieve organisatie en interne controle bedrijfsprocessen - Kosten - Investeringen - Belastingen en heffingen - Personeel

Laatste jaar waarin meer dan normale aandacht is besteed:

Meer dan normale aandacht in het jaar:

2006 Jaarlijks een onderdeel 2005 2005

2009 Jaarlijks een onderdeel 2008 2008

Pagina - 7 21 september 2006 06R2152 - Overige opbrengsten (o.a. bouwleges) - Uitkeringen - Subsidieverstrekking - Rechtmatigheid

2004

2007

2004 2004 -

2007 2007 2007

Rechtmatigheid is onderdeel van alle bedrijfsprocessen. Omdat 2007 het eerste jaar is dat de gemeente Sliedrecht een volledige rechtmatigheidscontrole wil laten uitvoeren, besteden wij in 2007 extra aandacht aan het interne project rechtmatigheid en de uitvoering van de interne controle op de rechtmatigheid. De processen rondom Treasury en Grondexploitatie controleren wij vanuit efficiency overwegingen volledig gegevensgericht. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening wordt standaard één interim-controle uitgevoerd. De kwaliteit van de interne (financiële) beheersing gaf in voorgaande jaren een verhoogd risico en daarom kan er een aanleiding zijn om meerdere interim-controles uit te voeren. Bij een interim-controle wordt de interne financiële beheersing van processen en activiteiten van uw gemeente beoordeeld. De kwaliteit van de interne beheersing vindt immers weerslag in de kwaliteit van de jaarrekening. De uitkomsten van onze interim-controle 2007 in november 2007 bepalen of het noodzakelijk is een aanvullende interim-controle 2007 voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2007 uit te voeren. Bij het beoordelen en toetsen van de kwaliteit van de bedrijfsprocessen krijgt de kwaliteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking meer aandacht. Hierbij gaat het om de vraag in welke mate uw organisatie in staat is om een betrouwbare, juiste en tijdige geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen.

2.5. Gegevensgerichte werkzaamheden (jaarrekeningcontrole) Naast de hiervoor beschreven organisatorisch gerichte controles verrichten wij gegevensgerichte controles. Voor de bedrijfsprocessen die wij in enig jaar met normale aandacht beoordelen betekent dit een intensievere gegevensgerichte controle om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid van de financiële informatievoorziening. De omvang van deze gegevensgerichte werkzaamheden is mede afhankelijk van het risicoprofiel van uw gemeente en de uitkomst van de organisatiegerichte werkzaamheden. De controlewerkzaamheden zijn onder andere gericht op:     

De naleving van in- en externe verslaggevingsvoorschriften. De waardering van balansposten. Juiste en volledige verwerking van besluiten (gemeenteraad/college). Juiste en volledige verwerking van risico‟s. Kwaliteit van de toelichtingen.

Pagina - 8 21 september 2006 06R2152 De gegevensgerichte controle richt zich vooral op de presentatie en waardering van de posten in de jaarrekening.

2.6. Wegen van fouten en onzekerheden (jaarrekeningcontrole) De goedkeuringstoleranties zijn vastgelegd in het Bapg:

Toleranties (totaal van de lasten) Goedkeurend

Met beperking

Oordeel onthouding ---

≥ 3%

≥ 10%

---

Fouten in de jaarrekening

≤ 1%

> 1% < 3%

Onzekerheden in de controle

≤ 3%

> 3% < 10%

Afkeurend

Keuze 5: Rapporteringstolerantie

1

Dit zijn de wettelijke minimumeisen. In het controleprotocol 2006 van uw gemeente is uitgegaan van de minimumeisen uit het Bapg. Wij gaan er vooralsnog van uit dat u in 2007 ook van deze minimumeisen uit gaat. Dit betekent dat wij een goedkeuringstolerantie hanteren van maximaal 1% voor fouten en van maximaal 3% voor onzekerheden voor de jaarrekening als geheel. Bij uw gemeente is de marge op basis van de begroting 2007 voor fouten circa € 0,5 miljoen en voor onzekerheden € 1,5 miljoen.

2.7. Communicatie over de voortgang en bevindingen van de controle (interim- en jaarrekeningcontrole) Hoofdlijnen

Pagina - 9 21 september 2006 06R2152 De raad is opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening. Wij zullen de raad en het college op de volgende momenten over de voortgang en de bevindingen van de controle informeren: 

Bij eventuele afwijkingen van de aan ons door de ambtelijke organisatie overlegde planning waardoor de afgesproken rapportagedatum mogelijk in gevaar komt.



Na de interim-controle brengen wij een managementletter uit gericht aan het college van burgemeester en wethouders.



Bij controlebevindingen waarvan wij het van belang achten dat de raad daar direct over wordt geïnformeerd. In een dergelijke situatie zullen wij het college adviseren eerst zelf de informatie aan de raad te verstrekken. Als het college de raad niet informeert, dan zullen wij zelfstandig de raad informeren. Indien wij bij een controle afwijkingen constateren die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, zijn wij op grond van artikel 7 lid 1 van uw controleverordening verplicht de raad hierover terstond schriftelijk melding te maken en hier een afschrift van aan het college te zenden.



Na afronding van onze controle ontvangt de raad ons verslag van bevindingen. Conform artikel 7 lid 4 van uw controleverordening leggen wij het conceptverslag eerst ter afstemming van de feiten voor aan het college.



Voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken bespreken wij met de rekeningcommissie het verslag van bevindingen (controleverordening artikel 7 lid 5)

Rapporteringstolerantie In het verslag van bevindingen kan de accountant onder meer fouten en onzekerheden in de jaarrekening opnemen die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel belangrijk zijn voor de gemeenteraad om de toezichthoudende rol goed te kunnen uitvoeren. De marge van fouten en onzekerheden die de accountant rapporteert aan de gemeenteraad betreft de rapporteringstolerantie. U heeft in het controleprotocol 2006 de rapporteringstolerantie voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 50.000 voor fouten en onzekerheden. Wij gaan er vooralsnog van uit dat u in 2007 ook van dit bedrag uit gaat. Dit betekent dat wanneer wij een fout of onzekerheid van € 50.000 of hoger bij onze controle aantreffen wij deze altijd in het verslag van bevindingen opnemen. De accountantscontrole is dan niet gericht op het vinden van een fout of onzekerheid met een omvang van € 50.000 of hoger, maar geconstateerde fouten of onzekerheden van deze omvang moeten wel aan de gemeenteraad bekend worden gemaakt. Voor de bijlage Single information Single audit voor specifieke uitkeringen gelden afzonderlijke rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Hiervoor verwijzen wij naar onderdeel 4 van dit plan van aanpak.

Pagina - 10 21 september 2006 06R2152 Besprekingen De inrichting van de accountantscontrole wordt voor een groot deel door uw gemeenteraad bepaald. Ook de bevindingen van de accountantscontrole zullen wij voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken met uw raad bespreken. Daarnaast blijft belangrijk dat de accountant de inrichting van de controle en de bevindingen bespreekt met het management en het college van burgemeester en wethouders. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole zijn afspraken over de formele communicatielijnen dan ook onmisbaar. Wij stellen de volgende formele contact momenten voor:

Gesprekspartner

Frequentie per jaar

Auditcommissie

2

Raadscommissie

1

College van Burgemeester en Wethouders

1

Directie/ directieleden

2

Concerncontroller

2

Daarnaast investeren wij voor rekening van Deloitte in het relatiebeheer in gesprekken met de raadsgriffier, de gemeentesecretaris en de leden van het College van Burgemeester en Wethouders. Ook voor andere onderwerpen kan het management, het college van burgemeester en wethouders en de raad/de auditcommissie overleg met de accountant vragen.

3.

Rechtmatigheidscontrole

3.1 Interne aanpak rechtmatigheid De aanpak van rechtmatigheid bestaat uit 2 pijlers: 1. Een duidelijk normenen toetsingskaderkader. 2. De interne organisatie moet de zichtbare naleving van weten regelgeving waarborgen.


2 pijlers rechtmatigheid Rechtmatigheid

Normen- en toetsingskader

Welke regels

Wat toetsen

Interne organisatie Kwaliteit eigen regels

AO/IC

Soft controls

8

1. Een duidelijk normenen toetsingskaderkader (pijler 1) Het jaar 2004 was het eerste jaar dat de accountant een rechtmatigheidsoordeel moest uitspreken in de accountantsverklaring. In 2004 beschikte uw gemeente nog niet over een volledig normenen toetsingskader. Dit heeft geresulteerd in het ontbreken van een accountantsoordeel over de rechtmatigheid in 2004, een zogenaamde accountantsverklaring van geen oordeel. Vervolgens is binnen uw gemeente gewerkt aan het verder inventariseren van interne regelgeving en besluiten welke van belang zijn voor de rechtmatigheidscontrole. Deze inventarisatie is verwerkt in een het normenkader rechtmatigheid. De gemeenteraad heeft begin 2006 voor het eerst een controleprotocol en een normenkader vastgesteld. Vervolgens is in 2006 ook het toetsingskader uitgewerkt. Uw gemeente heeft over 2005 en 2006 een accountantsverklaring van oordeelonthouding met betrekking tot de rechtmatigheid ontvangen. Reden daarvoor was het ontbreken van een toereikende interne controle (pijler 2). 2. De interne organisatie moet de zichtbare naleving van weten regelgeving waarborgen (pijler 2) De volgende stap (pijler 2) in het rechtmatigheidsproces is dat intern zichtbaar en controleerbaar wordt vastgelegd dat de weten regelgeving wordt nageleefd. Het gaat dan om een verdere kwaliteitsverbetering van de opzet en werking van het interne systeem van risicoafweging, administratieve organisatie en interne controle, planning en control en tussentijdse informatievoorziening. Deze zogenaamde systemen van harde controls in de organisatie moeten

Pagina - 12 21 september 2006 06R2152 de rechtmatigheid waarborgen. Overigens zijn ook de zachte controls van cultuur, personeel en sturing onmisbaar bij het waarborgen van rechtmatigheid.

Pijler 2: interne organisatie Betreft:

Adequate Interne organisatie

Kwaliteit eigen regelgeving AO/IC: - procedures - functiescheiding - vastleggingen - procesbewaking - (tussen)rapportages Softcontrols: -Opleiding -Cultuur -Gedrag (leiding) Verbijzondere interne controle

10

De gemeente Sliedrecht heeft een interne planning betreffende de rechtmatigheid opgezet dat voldoet aan de er aan te stellen eisen. De uitvoering van interne rechtmatigheidscontroles zal naar verwachting in de tweede helft van 2007 starten. Doelstelling is om over 2007 een volledige rechtmatigheidscontrole mogelijk te maken. 2007 is dus een cruciaal jaar voor de rechtmatigheidscontrole.

3.2 Accountantscontrole rechtmatigheid De accountantscontrole op de rechtmatigheid is aanvullend op de getrouwheidscontrole die de accountant al eerder uitvoerde. Bij de uitvoering van zijn controlerende taak zijn er een aantal logische stappen die wij doorlopen om de controle op de rechtmatigheid uit te voeren. Wij steunen hierbij in belangrijke mate op de intern verrichte werkzaamheden. Een adequaat systeem van interne beheersing op de aspecten van rechtmatigheid is een vereiste voor een efficiënte accountantscontrole. Voor een dergelijk systeem is het belangrijk - zo niet noodzakelijk - dat de volgende interne werkzaamheden zijn verricht: 

Een duidelijke inventarisatie en vastlegging van de rechtmatigheidsafspraken met de raad. Het bereik van rechtmatigheid, zoals „waarop moet toetsing plaatsvinden‟ en „hoe ver gaat de reikwijdte van rechtmatigheid‟, wordt voor een belangrijk deel door de raad bepaald.

Pagina - 13 21 september 2006 06R2152       

Vervolgens zal per onderkend relevant proces van uw gemeente duidelijk vast moeten liggen welke relevante weten regelgeving, verordeningen en dergelijke van belang zijn om de rechtmatigheid vast te stellen. Daarna zal een adequate inschatting per proces van rechtmatigheidsrisico‟s moeten plaatsvinden. Vastleggen van de interne waarborgen en controles per geselecteerd proces is een volgende stap. Uitvoeren en vastleggen van interne controlewerkzaamheden om de blijvende naleving vast te stellen en mogelijke onvolkomenheden (alsnog) op te lossen. Analyse van bevindingen van de uitgevoerde interne controles en het doen van voorstellen voor eventuele verbeterwerkzaamheden. Specifiek aandacht voor begrotingsrechtmatigheid door het toetsen van de betrouwbaarheid van tussentijdse cijfers en eventuele acties naar de raad bij dreigende overschrijding van programma‟s. Beoordelen of verslaggeving voldoet aan de vereisten van de weten regelgeving als gevolg van de invoering van het Bbv.

Op grond van bovengenoemde werkzaamheden komen wij tot een zelfstandig oordeel over de mate waarin financiële beheerhandelingen in de gemeente rechtmatig tot stand zijn gekomen. De interne planning van de gemeente Sliedrecht is erop gericht in het boekjaar 2007 voor het eerst aan alle rechtmatigheidseisen te voldoen. Bij onze interimcontrole 2007 (november 2007) besteden wij expliciet aandacht aan de voortgang. Wij stellen aanvullend voor om in januari 2008 een extra interimcontrole over 2007 uit te voeren waarin wij de kwaliteit van de uitvoering en de uitkomsten van de interne rechtmatigheidscontrole beoordelen. Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen rapporteren wij in de vorm van een managementletter aan het college. Over de hoofdlijnen informeren wij de gemeenteraad.

4.

Single Information Single Audit

4.1. Algemeen Volgens het Besluit van 4 juli 2006 en de regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen van 7 juli 2006 hoeven gemeenten vanaf 2006 minder informatie over de besteding van specifieke uitkeringen te verstrekken aan het Rijk. Het Rijk gaat voor specifieke uitkeringen meer op hoofdlijnen sturen en volstaat voortaan met de jaarrekening van gemeenten. Dit is het principe van Single information en Single audit (hierna: SiSa) in de verhouding tussen het rijk en de decentrale overheden. Bij de jaarrekening van gemeenten wordt voortaan een bijlage gevoegd met informatie over specifieke uitkeringen. Deze bijlage – soms in combinatie met enige aanvullende controles – is nodig om recht te blijven doen aan de ministeriële verantwoordelijkheid voor de besteding van specifieke uitkeringen. De nieuwe regeling gold in 2006 voor 29 specifieke uitkeringen. In 2007 wordt de regeling uitgebreid met andere specifieke verantwoordingen. Voor nieuwe specifieke uitkeringen geldt de regeling bij invoering. Dit

Pagina - 14 21 september 2006 06R2152 principe van SiSa heeft gevolgen voor het proces van het samenstellen en de controle van de jaarrekening 2007.

4.2. Gevolgen voor de accountantscontrole van specifieke regelingen De gevolgen voor de gemeente en de accountantscontrole zijn te onderscheiden in het accountantsonderzoek én de rapportage van bevindingen naar aanleiding van het accountantsonderzoek. Accountantsonderzoek De specifieke declaratiecontrole, waarbij meestal 1% van de declarabele kosten als goedkeuringstolerantie geldt, komt te vervallen. Deze kosten van de specifieke regeling worden nu bij de jaarrekeningcontrole gecontroleerd, met de goedkeuringstolerantie die voor de jaarrekening als geheel geldt, dus 1% van de totale lasten volgens de jaarrekening. Dat is een aanmerkelijke verruiming van de goedkeuringstolerantie voor de specifieke verantwoording. Dit betekent een vermindering van het aantal waarnemingen waarmee de accountant de verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen minimaal moet toetsen. Specifieke uitkeringen die in het verantwoordingsjaar omvangrijker zijn dan € 100.000 vindt het Rijk dermate materieel dat de accountant hierbij altijd een deelwaarneming moet uitvoeren. Bij de accountantscontrole van de jaarrekening voert de accountant ook een risicoanalyse uit naar mogelijke fouten en onzekerheden bij de uitvoering van alle specifieke regelingen in de gemeente. Daarbij baseert de accountant zich op de beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle en kan de accountant gebruik maken van de bevindingen uit voorgaande jaren. De uitkomsten van de risicoanalyse zijn voor de accountant richtinggevend voor de verdere controle-inspanning. De rechtmatigheidseisen aan de financiële afrekening zijn per specifieke regeling verschillend. Deze eisen zijn opgenomen in de regelgeving per specifieke uitkering. De toets aan de specifieke voorschriften is een belangrijk onderdeel van de risico-analyse en de vervolgwerkzaamheden. Voor afrekening met het Rijk op basis van prestatieafspraken geldt dat – tenzij de specifieke regelgeving anders voorschrijft – de accountant in ieder geval de deugdelijke totstandkoming en de juistheid van de informatie in de nieuwe bijlage met specifieke verantwoordingen in de jaarrekening controleert. Voor informatie in deze bijlage die niet van invloed is op de financiële afrekening wordt in ieder geval de deugdelijke totstandkoming beoordeeld. Dit betekent dat de accountant beoordeelt dat de informatie op betrouwbare en rechtmatige wijze wordt geregistreerd of door een deskundige wordt onderzocht. De juistheid van deze informatie hoeft de accountant niet vast te stellen. De controleprotocollen voor de specifieke uitkeringen komen te vervallen. Wel zal per specifieke uitkering een toetsingskader worden uitgewerkt. In dit toetsingskader zal een limitatieve opsomming van relevante (leden van) artikelen uit de weten regelgeving per specifieke uitkering worden opgenomen. Door de verruiming van de controletolerantie en bij een

Pagina - 15 21 september 2006 06R2152 gelijkblijvend risico op fouten en/of onzekerheden zal het aantal waarnemingen dat de accountant uitvoert substantieel verminderen. De invoering van SiSa leidt tot een belangrijk aandachtspunt voor het verantwoordingsproces. Doordat de verantwoording van specifieke regelingen voortaan in een bijlage in de jaarrekening wordt opgenomen, gaan deze specifieke verantwoordingen ook onderdeel uitmaken van het verantwoordingsproces van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad. Uw gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders kunnen daarom behoefte hebben aan meer zekerheid over de juiste en rechtmatige uitvoering van een specifieke regeling en de besteding van deze middelen. Uw gemeenteraad en/of het college kunnen de aard en omvang van de controlewerkzaamheden door de accountant dan laten uitbreiden. Het Bapg is in verband met SiSa aangepast. Toegevoegd is: 

Artikel 3a (controle specifieke uitkeringen), luidend: “De accountant beoordeelt voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico’s die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de provincie of gemeente een of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van tenminste € 100.000 in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit”.

De rapporteringstolerantie voor het verslag van bevindingen van de accountant per specifieke uitkering wordt in het Bapg als volgt aangepast. 

Artikel 5 een lid 4, luidend: “In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringstolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van: a. € 10.000 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 100.000 zijn; b. 10% indien de lasten groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn; c. € 100.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn”.

Kosten controle specifieke verantwoordingen Voor de specifieke verantwoordingen die vanaf 2007 in de regeling SiSa worden opgenomen volgt nog een toetsingskader van het Ministerie van BZK. Bij toepassing van de nu reeds bekende minimumeisen zal het aantal waarnemingen dat de accountant moet doen naar verwachting afnemen. Ook de kosten zijn dan lager. In onderdeel 8 gaan wij hier op in.


5.

Werkafspraken

De toepassing van een stelsel van werkafspraken bij de interim-controle en bij het samenstellen van de jaarrekening (Handboek kwaliteit jaarrekening gemeenten) kan bijdragen aan een structurele verbetering van de financiële beheersing. Bovendien draagt een stelsel van werkafspraken bij aan de verlaging van de kosten van de accountantscontrole. De toepassing van het Handboek kwaliteit jaarrekening gemeenten heeft onder andere betrekking op:        

voorbereiding interim-controle; inzichtelijk en actuele specificaties van balans- en exploitatieposten; afloopcontrole debiteuren, crediteuren, overlopende activa en passiva; documentatie, bewijsstukken, etc. bij de balans- en exploitatieposten; mogelijke vragen worden intern uitgezet en voor tijdige beantwoording wordt zorg gedragen; juridische geschillen, claims, beroeps- en bezwaarprocedures zijn inzichtelijk geïnventariseerd; analyse per product is uitgevoerd en onderbouwd met documentatie; interne controle gericht op de getrouwheid en rechtmatigheid vindt plaats en wordt voor ons zichtbaar vastgelegd

Uw gemeente heeft al enige ervaring met de toepassing van de werkafspraken. Ook voor 2007 gaan wij uit van een volledige toepassing van de werkafspraken. De nadere uitwerking en invulling van de werkafspraken is onderwerp van gesprek met de ambtelijke organisatie. Deze werkafspraken zullen separaat aan het ambtelijk apparaat worden aangeboden.

6.

Overige controles en opdrachten

Het is mogelijk andere werkzaamheden aan de accountant op te dragen. Deze werkzaamheden kunnen verband houden met bijvoorbeeld specifieke controlewerkzaamheden met betrekking tot rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid. In veel gevallen zullen werkzaamheden met betrekking tot met name doelmatigheid en doeltreffendheid door een specifiek deskundige consultant moeten worden uitgevoerd. De deskundigheid van accountants kan hier dan bij worden ingeschakeld. De opdrachtverstrekking van specifieke opdrachten met betrekking tot rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid aan de accountant moet duidelijk worden bepaald. Dit is belangrijk omdat bij de opdrachtverlening voor specifieke opdrachten de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar mag komen. Wanneer uw gemeente opdrachten voor specifieke onderzoeks- of adviesopdrachten verstrekt zullen wij daarom altijd met u beoordelen of onze onafhankelijkheid niet in gevaar komt.


7.

Controleteam

De accountantscontrole 2006 wordt uitgevoerd door een bij de gemeente Sliedrecht bekend team van ervaren medewerkers met expertise in de publieke sector onder leiding van mevrouw K.A.M. Zwetsloot-de Bruijn. De eindverantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de accountantscontrole ligt bij ondergetekende.

8.

Honorarium

Ons honorarium voor 2007 baseren wij op ons honorarium voor 2006, aangevuld met de aanpassing aan het prijspeil 2007. Wij zijn voor de bepaling van de basisprijs voor de controle vooralsnog uitgegaan van de huidige situatie binnen Sliedrecht. Hierbij is nog geen sprake van een „optimale‟ situatie. In de auditcommissie van 21 februari 2006 zijn wij nader ingegaan op de mogelijkheden voor uw gemeente om te besparen op de controlekosten. Na verbetering in de kwaliteit van de administratieve organisatie/interne controle, oftewel het zelfcontrolerend vermogen, en de integratie hierbinnen van de rechtmatigheid, is een besparing op de controlekosten zeker mogelijk. In de betreffende vergadering van de auditcommissie hebben wij met u afgesproken om jaarlijks het ambitieniveau voor het betreffende controlejaar te bepalen op het moment van opmaken van het plan van aanpak voor dat jaar. Na afstemming met de ambtelijke organisatie is onze (gezamenlijke) conclusie dat de verbetering van de interne beheersing en de implementatie van de rechtmatigheid nog volop in ontwikkeling is. Wij zijn voor ons honorarium dan ook uitgegaan van een continuering van de aanpak 2006. Voor 2007 komen wij op de volgende raming uit. Plan van aanpak accountantscontrole 2006 (inclusief kosten SiSa) Bij: Indexering (6,5%; CBS prijsindexcijfer accountancy)

46.300 3.000

Bij: uitbreiding SiSa 2007 (uitgaande van 2 extra regelingen à € 450) Kosten jaarrekeningcontrole 2007 inclusief SiSa

900 50.200

Alle genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting, inclusief bijkomende kosten. In paragraaf 2.7 hebben wij een overzicht gegeven van het aantal besprekingen dat is begrepen in de hierboven genoemde prijs. Extra besprekingen op uw verzoek brengen wij afzonderlijk in rekening tegen de tijdsbesteding maal het individuele uurtarief van de betrokken teamleden.

Pagina - 18 21 september 2006 06R2152 In het bovengenoemde bedrag is rekening gehouden met uitbreiding van het aantal regelingen wat onder Single Information en Single Audit (SiSa) valt. Wij gaan er vanuit dat twee extra regelingen van toepassing zijn voor de gemeente Sliedrecht, waaronder de subsidieregeling voor Breedtesport. Wij verwachten dat de kosten van de controle van specifieke verantwoordingen hierdoor zullen dalen met € 2.200 en dat de kosten van de jaarrekeningcontrole zullen stijgen met € 900. De werkelijke kosten zijn afhankelijk van het aantal regelingen. Als het aantal van toepassing zijnde regelingen hoger of lager uitkomt, leidt dit uiteraard tot bijstelling van ons honorarium. Wij zijn voor de in 2007 toe te voegen regelingen uit gegaan van een bedrag van € 450 per te controleren SiSa-regeling. Bij gecompliceerde regelingen of bij regelingen waar veel geld mee gemoeid is, kunnen de controlekosten hoger uitvallen. Wij zullen u hierover dan vooraf informeren. Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk van de teamleden. Deze prijsafspraak is gebaseerd op een toegankelijke vastlegging van de onderbouwing van de processen en jaarrekeningposten door de gemeente Sliedrecht in een opsteldossier. Hiervoor hebben wij voor de belangrijkste processen en de jaarrekeningposten werkafspraken uitgewerkt. De werkafspraken hebben wij uw gemeente afzonderlijk doen toekomen. Voor de controle van de SiSa-bijlagen ontvangt u afzonderlijke werkafspraken. Bij de bepaling van ons honorarium zijn wij ervan uitgegaan dat de SiSa-bijlage en specifieke verantwoordingen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kunnen worden gecontroleerd. De facturatie van ons honorarium zal als volgt plaatsvinden: Bij de start van de interim-controle, maar uiterlijk 1 december 2007, ontvangt u een voorschotnota ter grootte van 25% van de totale geraamde kosten. Na het uitbrengen van onze managementletter, maar uiterlijk 1 februari 2008 ontvangt u een tweede voorschotnota ter grootte van 50% van de totale geraamde kosten. Na het afronden van de jaarrekeningcontrole, maar uiterlijk 31 mei 2008 ontvangt u de factuur van het restant van de controlekosten. Bijlage 2 bevat de voorbeeldtekst Bevestiging bij de jaarrekening. In bijlage 3 zijn de algemene voorwaarden van Deloitte opgenomen.

9. Tot slot Wij vertrouwen u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan voor het uitvoeren van de accountantscontrole 2007 van uw jaarstukken. Indien u zich kunt vinden in ons voorstel ontvangen wij graag een door u gedateerd en ondertekend exemplaar retour van dit plan van aanpak, alsmede van bijlage 1, waarin de formele aspecten die van belang zijn voor de opdrachtbevestiging zijn opgenomen. Hoogachtend,

Voor akkoord,


Deloitte Accountants B.V. voor deze:

gemeente Sliedrecht voor deze:

Drs. R.M.J. van Vugt RA Bijlage(n):

1. Formele aspecten van belang voor de opdrachtbevestiging 2. Voorbeeldtekst bevestiging bij de jaarrekening 3. Algemene voorwaarden


Bijlage 1: Opdrachtbevestiging 2007. Opdracht Wij zullen fungeren als accountant van uw gemeente met het doel te onderzoeken of de jaarrekening het vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. Wij zullen omtrent de bevindingen van ons onderzoek verslag uitbrengen en met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties een accountantsverklaring afgeven. De accountantsverklaring en het controlerapport bevatten alle in het kader van het dechargeverleningsproces relevante controlebevindingen. Deze stukken zijn bestemd om tezamen met de jaarrekening en de gezamenlijk daarmee openbaar te maken stukken te worden overgelegd aan de gemeenteraad in het kader van de vaststelling van de jaarrekening; een en ander overeenkomstig het bepaalde in artikel 197 lid 2 van de Gemeentewet. Voorts worden zij overgelegd aan het toezichthoudende orgaan (i.c. gedeputeerde staten van de provincie) en openbaar gemaakt. Voorts zullen wij nagaan of de jaarrekening aan de bij en krachtens de wet gestelde voorschriften voldoet en het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, met de jaarrekening verenigbaar is. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en het door uw gemeenteraad vastgestelde protocol accountantscontrole voor 2007. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Wij vestigen er de aandacht op dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is voor het opmaken van de jaarrekening die de financiële positie en de baten en lasten getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van de financiële positie en de baten en lasten, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiële verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Het college van burgemeester en wethouders dient er op toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de

Pagina - 21 21 september 2006 06R2152 normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Reeds bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij zullen in verband met deze aspecten het college van burgemeester en wethouders verzoeken de mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Voorts zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen er op dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van de controle benodigd is beschikbaar zal stellen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met Nederlands recht. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen die zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie (www.nivra.nl). Ook zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van onze professionele oordeelsvorming waaronder begrepen onze beoordeling van de risico‟s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling nemen wij in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van de financiële positie en de baten en lasten relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente. Tevens omvat onze controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

Pagina - 22 21 september 2006 06R2152 Onafhankelijkheid Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Het betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken. Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen verzoeken wij u ons te informeren over uw juridische structuur, alsook van alle organisaties waarmee uw gemeente direct of indirect verbonden is. Wijzigingen in de (juridische) structuur kunnen met zich meebrengen dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Als partners of professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een controlecliënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een dienstverband in een financiële verslaggevingsrol, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, indien de betreffende partner of professional betrokken was bij de jaarrekeningcontrole, totdat de van toepassing zijnde afkoelingsperiode volgens de onafhankelijkheidsvoorschriften is verstreken. Ook zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang. Het voorschrift stelt ons in staat te kunnen beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van burgemeester en wethouders. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Onze controleopdracht richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien bij de uitvoering van de controleopdracht aanwijzingen van fraude worden verkregen zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten, afgestemd op het vaststellen van de aard en omvang van de fraude in relatie tot de jaarrekening. Indien wij een aanwijzing voor – of een redelijk vermoeden van – fraude verkrijgen zullen wij hierover communiceren met het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad.

Pagina - 23 21 september 2006 06R2152 Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang ten aanzien van de jaarrekening zullen wij tevens handelen conform artikel 26 lid 2 van de Wet toezicht accountantsorganisaties. In het kader van de Controlestandaard 240 De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten. zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: 1. het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor de opzet en invoering van de maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken; 2. het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van zijn inschatting van het risico dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten als gevolg van fraude; 3. het college van burgemeester en wethouders heeft ons alles gemeld dat hem bekend is in verband met aanwijzingen voor fraude of fraude die de entiteit beïnvloed kunnen hebben en waarbij betrokken zijn: a. leidinggevenden; b. werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing; of c. anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening; 4. het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aanwijzingen voor fraude, beschuldigingen van fraude of fraude met mogelijke invloed op de jaarrekening van de gemeente die hem bekend zijn door mededelingen van werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevende instanties of anderen. Indien onze controle een afwijking als gevolg van fraude of een vermoedelijke fraude signaleert, zullen wij overwegen of het tot onze verantwoordelijkheid behoort om over deze informatie te communiceren met het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en onder bepaalde omstandigheden met regelgevende en justitiële instanties. Werkzaamheden Voor zover mogelijk zullen wij gebruikmaken van de interne beheersingsmaatregelen opgenomen in de interne organisatie van uw gemeente, welke maatregelen als doel hebben het ontdekken c.q. voorkomen van opzettelijke en onopzettelijke fouten. Globaal zullen onze werkzaamheden derhalve bestaan uit:

Pagina - 24 21 september 2006 06R2152 

het onderzoeken en beoordelen van de opzet van de interne, in het bijzonder de administratieve organisatie van uw gemeente, met name ter zake van de daarin besloten interne beheersing;



het toetsen van de werking van de interne beheersing;



overige controlemaatregelen die wij noodzakelijk achten voor ons oordeel. Deze activiteiten zullen in sterke mate afhangen van onze bevindingen onder beide eerder genoemde punten;



beoordeling en toetsing van de toepassing van de relevante voorschriften.

Gezien de werkzaamheden moge het duidelijk zijn dat onze controles zich ook kunnen uitstrekken tot niet louter financiële aspecten. Voor het uitvoeren van de accountantscontrole gaan wij uit van een goede oplevering van de jaarrekening en de in dat kader benodigde documentatie. In dat licht stellen wij voor dat uw gemeente voorafgaande aan onze eindejaarscontrole de werkzaamheden uitvoert zoals opgenomen in de werkafspraken. Deze zullen afzonderlijk aan de ambtelijke organisatie beschikbaar worden gesteld. Naleving specifieke weten regelgeving Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad zijn verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten en lasten en balansmutaties. Het interne beheersinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van weten regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG), alsmede de uitgangspunten en standpunten van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NIVRA. De weten regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, is door u vastgelegd in het rechtmatigheidskader met het bijbehorende toetsingskader. Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van overtredingen van alle weten regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot een overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke

Pagina - 25 21 september 2006 06R2152 overtredingen van weten regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Single information, Single audit Met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 is Single information Single audit (SiSa) ingevoerd, hetgeen impliceert dat voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen verantwoording afgelegd moeten worden via een specifieke afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het Ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het Ministerie van BZK: http://www.minbzk.nl/onderwerpen/openbaar-bestuur/financien_provincies/specifieke/singleinformation. Rapportage Zoals reeds gesteld in de opdrachtparagraaf van deze opdrachtbevestiging sturen wij de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan uw gemeenteraad. De accountantsverklaring is bestemd om aan de gemeenteraad te worden overlegd bij de opgemaakte jaarrekening en te worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, te weten de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens. Wij zullen daartoe concepten van de openbaar te maken stukken van u ontvangen. Onze accountantsverklaring mag eerst openbaar worden gemaakt na schriftelijke toestemming onzerzijds. Indien de jaarrekening niet volledig wordt openbaar gemaakt, zullen wij u waar mogelijk een aangepaste accountantsverklaring doen toekomen. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor de publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd, alsmede ten aanzien van het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid. In aanvulling daarop ontvangt het college van burgemeester en wethouders op basis van onze interim-controle een managementletter, waarin we de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen van de administratieve organisatie van uw gemeente, met name ter zake van de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen, aangeven. Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Voor de

Pagina - 26 21 september 2006 06R2152 specificatie van ons honorarium en de nadere bepalingen verwijzen wij naar hoofdtsuk 8 van ons plan van aanpak. Wet melding ongebruikelijke transacties Op grond van de Wet melding ongebruikelijke transacties (MOT) zijn wij verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie bij of door een cliënt, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van onze normale werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Elektronische communicatie Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren. In afwijking van het bepaalde in artikel 13 van de Algemene Voorwaarden geldt dat opdrachtnemer niet aansprakelijk is voor schade die opdrachtgever lijdt ten gevolge van gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder - maar niet beperkt tot - schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van opdrachtnemer. De data-uittreksels uit de computersystemen van opdrachtnemer leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door opdrachtnemer verstuurde elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de opdrachtgever. Dienstverlening Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers en het voorkomen van RSI en overige beroepsziektes of -aandoeningen. Wij verzoeken het gemeentebestuur dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.

Geldigheidsduur en algemene voorwaarden Deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing, waarvan u bijgaand een exemplaar aantreft. Ten slotte

Pagina - 27 21 september 2006 06R2152 Met groot genoegen aanvaarden wij deze opdracht. Mocht u naar aanleiding hiervan nog vragen of opmerkingen hebben, aarzelt u dan niet contact op te nemen met mevrouw K.A.M. (Katie) Zwetsloot-de Bruijn. Wij vertrouwen erop dat wij met deze opdrachtbevestiging een goed inzicht hebben gegeven in de afspraken die uw gemeente met Deloitte heeft gemaakt. Wij verzoeken u vriendelijk de ingesloten kopie van deze brief op de aangegeven plaats te ondertekenen en te retourneren als blijk van uw instemming met het voorgaande. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. voor deze:

Drs. R.M.J. van Vugt RA

Voor akkoord, gemeente Sliedrecht voor deze:


(Briefpapier/briefhoofd van cliënt) Aan: Deloitte Accountants B.V. t.a.v. drs. R.M.J. van Vugt RA Postbus 1165 3300 BD DORDRECHT Sliedrecht, datum Betreft: Bevestiging bij de jaarrekening 2007 Geachte heer Van Vugt, Deze bevestiging bij de jaarrekening wordt afgegeven in samenhang met uw controle van de jaarrekening van de gemeente Sliedrecht over het boekjaar eindigende op 31 december 2007, die gericht is op het afgeven van een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213, lid 3 van de Gemeentewet, inhoudende dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de activa en passiva per 31 december 2007 en van de baten en lasten over 2007 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In het licht van het vorenstaande bevestigen wij namens het college van burgemeester en wethouders het volgende: Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de getrouwe weergave van de financiële positie en de baten en lasten in de jaarrekening in overeenstemming met de wettelijke bepalingen ter zake die zijn opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Bepaalde bevestigingen, die in deze brief zijn beschreven, zijn beperkt tot zaken die van materieel belang zijn. Wij begrijpen dat posten als materieel worden aangemerkt als het weglaten of foutief weergeven in het kader van de dechargeverlening van belang kan zijn. Materialiteit hangt af van de grootte van de post of de fout, beoordeeld in het licht van specifieke omstandigheden van het weglaten of van de fout. Wij onderkennen de samenhang van de jaarrekening met de inhoud van het jaarverslag, de aanbiedingsbrief bij de jaarrekening en de overige gelijktijdig met de jaarrekening openbaar gemaakte stukken. Wij hebben navraag gedaan bij het management en medewerkers van de huishouding met relevante kennis en ervaring. Dienovereenkomstig, bevestigen wij naar ons beste weten en overtuiging het volgende: 1. Wij hebben u inzage gegeven in de gehele administratie en alle daaraan ten grondslag liggende gegevens, waaronder alle notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad,

Pagina - 29 21 september 2006 06R2152 de raadscommissies en het college van burgemeester en wethouders. De notulen van de bovenstaande vergaderingen vormen een compleet verslag van hetgeen op deze vergaderingen is besproken en van de besluiten die zijn genomen. 2. De gemeente heeft voldaan aan alle contractuele verplichtingen, alsmede aan de voorschriften van regelgevende instanties, die bij niet nakoming van materieel belang zouden kunnen zijn voor de jaarrekening. 3. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de correcte naleving van weten regelgeving. In dit kader zijn wij verantwoordelijk voor de adequate implementatie en de goede werking van interne beheersingssystemen (waaronder door de gemeenteraad vastgestelde verordeningen) die dienen om de naleving van weten regelgeving - en daarmee de rechtmatigheid van het financieel beheer - te waarborgen. In het kader van de rechtmatigheid van het financieel beheer erkennen wij in het bijzonder onze verantwoordelijkheid voor de opzet en de werking van interne beheersingssystemen die dienen om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen. Naar onze mening zijn de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties rechtmatig totstandgekomen. Wij hebben u geïnformeerd omtrent alle bij ons bekende plaatsgevonden handelingen en/of feiten die moeten worden aangemerkt als (mogelijk) in strijd met weten regelgeving en waarvan het effect dient te worden meegewogen bij het opstellen van de jaarrekening. 4. Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor de invoering en werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing die beogen om fraude en onjuistheden te voorkomen en ontdekken. (Onder de term fraude wordt verstaan een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van de leiding, de organen belast met governance, het personeel of derden, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Onder de term fraude worden tevens begrepen de afwijkingen die voortkomen uit frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen die voortkomen uit het onrechtmatig onttrekken en doen toevloeien van waarden aan de gemeente. Frauduleuze financiële verslaggeving omvat opzettelijke afwijkingen of het weglaten van bedragen of toelichtingen in de jaarrekening om gebruikers te misleiden). 5. Wij hebben de resultaten gemeld van onze inschatting van het risico dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten als gevolg van fraude. 6. Wij hebben alle feiten van betekenis gemeld in verband met alle fraudes en vermoede fraudes, waarvan ons bekend is dat ze de huishouding beïnvloed kunnen hebben.

Pagina - 30 21 september 2006 06R2152 7. Wij hebben u op de hoogte gesteld van alle beschuldigingen of aanwijzingen van fraude met mogelijke invloed op de jaarrekening die ons bekend zijn door mededelingen van werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevende instanties of anderen. 8. De jaarrekening bevat geen onjuistheden of onvolledigheden van materieel belang. Wij zijn van mening dat de ongecorrigeerde afwijkingen, opgenomen in het bijgevoegde, door u vervaardigde overzicht, niet van materieel belang zijn, zowel afzonderlijk als in totaal, voor de jaarrekening als geheel. Wij hebben geen kennis van andere ongecorrigeerde afwijkingen die, afzonderlijk of tezamen met de in het bijgaande overzicht opgenomen ongecorrigeerde afwijkingen, van materieel belang zijn voor de jaarrekening als geheel. 9. Wij bevestigen de volledigheid van de aan u verstrekte informatie met betrekking tot de identificatie van met de gemeente verbonden partijen (van verbonden partijen is in dit kader sprake indien een partij beleidsbepalende invloed kan uitoefenen in een andere partij, dan wel invloed van betekenis kan uitoefenen op het zakelijke en financiële beleid) en aangaande transacties met deze partijen die van belang zijn voor de jaarrekening (een transactie tussen verbonden partijen komt tot stand als verbonden partijen een overeenkomst sluiten op grond waarvan een overdracht van middelen of verplichtingen plaatsvindt tussen die partijen, ongeacht of voor die overdracht een waarde in rekening wordt gebracht). 10. Wij hebben geen voornemens, die invloed van materieel belang zouden kunnen hebben op de huidige boekwaarde van de activa en passiva zoals opgenomen in de jaarrekening, dan wel op de rubricering daarvan. 11. Wij hebben vastgesteld dat er geen bijzondere waardeverminderingen dienen te worden doorgevoerd met betrekking tot vaste activa die in de balans zijn opgenomen. 12. Er zijn geen voorraden (met inbegrip van grondvoorraden) gewaardeerd op een hoger bedrag dan de netto opbrengstwaarde 13. Het economisch eigendom van de activa berust bij de gemeente. Er zijn geen andere pand- of hypotheekrechten gevestigd op de activa van de gemeente dan die welke onder punt xx zijn vermeld in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben u volledig geïnformeerd omtrent bestaande overeenkomsten die betrekking hebben op recht of plicht tot terugkoop van eerder verkochte activa. 14. Wij hebben alle verplichtingen, voor zover van toepassing, verwerkt en/of toegelicht in de jaarrekening. Alle verplichtingen (in rechte afdwingbaar of feitelijk) waarvan het waarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van die verplichtingen een uitstroom van

Pagina - 31 21 september 2006 06R2152 middelen noodzakelijk is en een betrouwbare schatting van de omvang kan worden gemaakt, zijn verwerkt en toegelicht in de jaarrekening. 15. Alle voorwaardelijke verplichtingen en garanties die aan derden zijn afgegeven, zijn in de toelichting op de jaarrekening vermeld. 16. Het geschatte financiële effect van lopende of dreigende claims tegen de gemeente is op juiste wijze opgenomen in de jaarrekening en/of toegelicht. Wij zijn niet op de hoogte van het bestaan van andere aanvullende claims uit hoofde van aansprakelijkstelling en deze zijn ons inziens ook niet te verwachten. In het bijzonder bevestigen wij dat ons geen andere risico‟s bekend zijn die van wezenlijke invloed kunnen zijn op de financiële positie dan die zijn gememoreerd in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag. 17. Er hebben zich geen gebeurtenissen na balansdatum voorgedaan, die een aanpassing van de jaarrekening en/of de toelichting vereisen of die anderszins vermeld zouden moeten worden in de jaarstukken. 18. Wij hebben de juridische adviseurs die diensten voor ons verrichten verzocht u alle gewenste inlichtingen te verstrekken en hebben hen daarbij verzocht jegens u volledige openheid te betrachten. 19. Wij hebben u alle overige feiten en omstandigheden gemeld die van materieel belang zijn voor de jaarrekening. 20. Aan u is een volledig overzicht verstrekt van bij ons bekende hoofd- en nevenfuncties die bestuursleden en bij ons op sleutelposities werkzame personeelsleden binnen en/of buiten onze gemeente vervullen. Hoogachtend, (naam/namen) (functie/functies)


Gemeente Sliedrecht Overzicht controlebevindingen boekjaar 2007 Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden worden bevindingen verzameld inzake de door u verantwoorde bedragen en de bedragen die naar onze mening zouden moeten zijn verantwoord bij toepassing van algemeen aanvaarde grondslagen voor de financiële verslaggeving. Bijgaand is een overzicht gegeven van die ongecorrigeerde bevindingen. Nog op te maken na afronding van de jaarrekeningcontrole

Datum Behandeld door Ons kenmerk 26 september 2007 drs. K.A.M. Zwetsloot-de Bruijn

Recommend Documents