Contract Management Dag 2015

Contract Management Dag 2015

De relatie maakt de prestatie DEEL 2; Contract Management bij industriële onderhouds contracten

NVDO | Kennis is onze kracht

Opdrachtgever en Opdrachtnemer… een betere nachtrust……?

“Contract Management” Herman van den Hoogen

Nick Piscaer

M: 06‐53.96.36.14

E: [email protected]

M: 06‐37.60.03.12

www.Hoogen‐Procurement.com

Voormalig voorzitter NVDO – SUTO


Bestuurslid NVDO ‐ SUTO

1 Definitie Contract Management • Het actief managen van contracten gedurende de levensduur van contracten, • Van contract implementatie t/m contract beëindiging. • Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te managen/verbeteren. Aandachtgebieden o.a. : • omvat ook “ketenmanagement” • 100% contractbenutting • Risico management • Continu verbeteren • Operational excellence • Cost leadership • Waarde creatie • Relatie Management op alle niveaus. NVDO | Kennis is onze kracht

2. Contract Management staat niet op zichzelf

SupplierContract Management & Development

Strategic Sourcing

Contract

Day-to-Day


2-1 Contract Management Context CM activiteiten worden bepaald door: • Relevante wetgeving, • Visie, Missie, Gedragscode van de organisatie, • Ondernemingsbeleid. Ondernemings Beleidsdocumenten bijv. voor: • • • • • •

Duurzaamheid Milieu Veiligheid en gezondheid HR Financiën Communicatie

• • • • • •


Intellectueel Eigendom IT Business Excellence, Autorisatie regels, Contractor/leveranciers management Inkoop

3 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren? Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers ?

Opdrachtgever Opdrachtnemer

Heb ik Contract Management wel optimaal ingericht ? Welke bijdrage levert mijn leverancier aan verbetering van mijn organisatie resultaat ?

Kan ik mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen ?

Wordt mijn contract wel verlengd ?

Begrijpen we elkaar wel ?


Hebben we een gezamenlijk doel?

Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van “handjes”

3-1 Hoe kan ik mijn nachtrust verbeteren? Opdrachtgever: • Wat is het grootste uitbesteding issue in mijn organisatie ? • Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers ? • Hoe heb ik de relatie met mijn leveranciers ingericht ? • Welke bijdrage leveren leveranciers aan het verbeteren van mijn organisatie resultaat ? Opdrachtnemer: • Wordt het contract wel verlengd ? • Hoe kan ik als opdrachtnemer mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen ? • Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van “handjes”

Contract Management als sleutel tot verbetering. NVDO | Kennis is onze kracht

4. Hoe ziet CM er bij u uit ? Weet ik zeker dat ik krijg waarvoor ik betaal ?

Opdrachtgever

Opdrachtnemer

Welke contracten heb ik eigenlijk ? Hoe worden mijn contracten benut ?

Wanneer heb ik voor het laatst met mijn opdrachtgever gesproken ?

Elke factuur discussie ! ?

Begrijpen we elkaar wel ? Contract Management geregeld?


Al 3 maanden geen antwoord op mijn verbeteringsvoor -stel

4-1 CM start bij Opdrachtgever ! Hoe ziet CM er bij u uit? 1.Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd ? 2.Zijn de contracten actueel/up-to-date ? 3.Zijn de “gebruikers” op de hoogte van de contractinhoud ? 4.Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt ? 5.Vindt regelmatig overleg plaats met leveranciers over: Performance, Issues, Verbeteringen etc. ? 6.Ik weet welke issues ik heb met: Waarde, Risicobeheer of Contractbenutting ? 7.Is de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract ongewijzigd ?


5. Toepassen CM Best Practices - Vereist top management support

Strategy

Market management Planning & Governance Supplier relationship management People Supplier development

Development

Best practices framework

Structure and resources

Administration

Contract development Relationships Risk Source: UK National Audit Office

Payment

Performance

Delivery NVDO | Kennis is onze kracht

5-1.Toepassen Best Practices: kernactiviteiten


6. Wat bepaalt het CM succes ? •

Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

•

CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische kennis.

•

CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg op operationeel-, tactisch- en strategisch niveau ingericht en operationeel.

•

IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting & monitoring met SMART KPI’s.

•

Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits.

•

Risico analyse en beheersproces ingericht.


6-1 CM: Wat levert het op?

• De toegevoegde waarde door Contract Management is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30% ! • 100% contractbenutting (compliance). • Gevolg van slecht CM : - Minder waarde/besparingen - Meer onnodige problemen op te lossen.


6-2 CM: Wat levert het op? - Voorbeelden Contract voor

Tender CM door: resultaat resultaat

Beveiligings diensten

>5%

10-15%

• • •

Toepassen “Output based specificaties” Toepassen “best available technology” Standaard proces

Steigerbouw

-

10-30%

• • •

Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje “Access to height tool” Combinatie: isolatie- en conserveerwerk

Bedrijfsvoertuigen

-

20%

•

Toepassen “track& trace” systeem geeft effectieve voertuig inzet

Tijdelijk personeel

10%

>5%

•

Eenduidig proces via interne inhuur makelaar

Industrieel reiningen

-

10-15%

•

Repeterende karweien (80% v/h totaal) via karweicatalogus met vaste prijs. Output based specificatie (foto) i.p.v. “uurtje/factuurtje”

•


7. Waarde creatie met leveranciers Value Management Act

Plan

“improvement ambition” Create new value

“close structural gap” Maintain existing value

Check

Do

“incident”

Continu verbeteren Risk & Compliance Management NVDO | Kennis is onze kracht

8. CM draait niet alleen om contracten. Contracten of Samenwerking? Contract documenten


Samenwerking

A.

B.

9. Samenwerking afhankelijk van type relatie Type of relation

Transactional

Collaborative

Strategic Partnership

Characteristics 

Length & scope of contracts





short term suppliers has to full fill users need systematic control

Improving dayto-day activities specification improvement Joint process improvement Resources integration Continuous improvement






mid term relation supplier involved in development



 

long term, trustbased co development risk-benefit sharing

Principals’ willingness to invest time & effort in relationship

9-1 Samenwerking afhankelijk van type relatie

Supplier willingness to invest time & effort in relationship


10. CM: Samenwerking ipv “Silo’s” Old: Separate Silo’s Model Principals’ organisation

New: Close Cooperation Model

Contractors’ organisation

operations

services

procurement

commercial

Principal Contract agreement Contract execution


Contractor

10-1 CM Samenwerkingsmodel Close Cooperation Model Principals’ organisation

operations (CMO)

Contractors' organisation

procurement (CMP)

commercial (CMC) CM=Contract Manager


services (CMS)

11. Kennis en competenties cruciaal! Contract Management Team leden van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn: 1. Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden, technische kennis en vaardigheden, Via de inhoud vindt het uitdagen plaats! 2. Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik van verbetering tools, 3. Groot deel van de tijd op de werkvloer.


12. Niet alle contracten dezelfde CM aanpak Vier intensiteitsniveaus op basis van Business impact & bedrijfsrisico op de organisatie met bijbehorende CM activiteiten. niveau

Contract: Business impact & risk

Verbeter potentieel

1 2

3

4


Spend

CM op operationeel niveau

CM op tactisch niveau

CM op strategisch niveau

13. CM organisatie, rollen Voor opdrachtgever & opdrachtnemer geldt: 1. Alle contracten hebben een "Contract eigenaar" 2. Ten minste een Contract Manager - vanuit de uitvoering: Operations & Services - vanuit commercie: Inkoop & Sales 3. Voor strategische contracten: volledig Contract Management team incl. Senior Management 4. Voor elk Contract, “stakeholders” tijdig betrokken.


14. CM: IT Tools & support

• Overzicht van alle (raam) contracten en bestedingen is beschikbaar, • Bij voorkeur in een IT (ERP) systeem, • Met standaard rapporteringen zoals: bestedingen, contractbenutting en performance. • Via IT-systeem kunnen gebruikers de inhoud van contracten raadplegen en gebruiken voor “afroepen”.


15. Hoe nu verder?...aanbevelingen • • • •

Contract Management is nodig en nuttig! Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning. Neem het initiatief en ga aan de slag; stap voor stap. Laat je leiden door Waarde, Risico’s en Contractbenutting

Zie je mogelijkheden? - Doe het zelfstandig of…. - Laat je ondersteunen, maar - Train de betrokkenen zodat ze sneller en meer resultaat kunnen bereiken - Als je twijfelt over de juiste aanpak? Overweeg een Quick Scan


16. Samenvatting tot slot

Alleen professioneel ingevoerd Contract Management bij beide partijen: • Voegt waarde toe aan raamcontracten • Vermindert risico’s • Verhoogt contractbenutting (compliance)


Contract Management Dag 2015

Recommend Documents