Communiceren over duurzaamheid Een GRI-rapportage als basis van dialoog en beleidsvorming
involved maakt duurzaam beleid transparant
De voordelen van de INVOLVED-methode voor organisaties op een rij: § Toepasbaar voor elke fase: verkennend of reeds zeer actief met initiatieven en/of beleid § Schaalbaar en hierdoor toepasbaar voor grote en kleinere organisaties § Actief betrekken van stakeholders § Een sustainability report volgens internationale GRI standaard § Concrete vertaling van verslag naar beleid en communicatie
De duurzame samenleving komt eraan. Welke bijdrage wordt er van u verwacht?
INVOLVED maakt duurzaam beleid transparant Maatschappelijk betrokken organisaties kunnen niet meer om duurzaamheid heen. Afnemers stellen eisen, klanten en burgers hebben verwachtingen, financiële instellingen vragen om inzichtelijkheid. Deze ontwikkeling wordt in de toekomst alleen nog maar sterker. Een duurzame reputatie is een strategische voorwaarde. Een duurzame beleidsvoering biedt bovendien veel kansen. Denk aan de reductie van energiekosten, efficiënter gebruik van natuurlijke hulpbronnen, versterking van innovatie. U wilt een duurzame bijdrage leveren of bent wellicht al actief met diverse duurzame initiatieven. Waar liggen uw kansen? Waar ligt uw focus? Welke keuzes moet u maken? Hoe laat u uw betrokkenheid zien en hoe betrekt u uw stakeholders? INVOLVED biedt voor al deze vragen een geïntegreerde oplossing. Het uitgangspunt van INVOLVED Transparantie en dialoog zijn basisvoorwaarden voor duurzaam beleid. Ze bieden de mogelijkheid om op betrouwbare wijze te laten zien hoe uw organisatie bezig is met duurzaamheid. Een positieve impuls voor uw reputatie. De methode van INVOLVED Wij begeleiden u bij het opstellen van een sustainability report (GRI rapportage) dat inzicht
geeft in de prestaties van uw organisatie nu en mogelijkheden in de toekomst. Om te komen tot een optimaal resultaat faciliteren wij de interne en externe dialoog, ondersteunen wij de verslaglegging zelf en helpen wij u met het communicatietraject. INVOLVED biedt duurzaam resultaat Een sustainability report van INVOLVED voldoet aan de internationale standaard van het Global Reporting Initiative en komt tot stand via actieve betrokkenheid van organisatie en stakeholders. Het leidt tot een aangescherpte visie op duurzaam beleid en geeft handvatten voor de te volgen communicatiestrategie.
Getting INVOLVED: visieontwikkeling via dialoog We beginnen met het ontwikkelen van een samenhangende visie op duurzaamheid. Samen met u stellen we het doel van het project scherp. Dat kan variëren van het verkrijgen van inzicht in uw situatie – het doen van een ‘nulmeting’ – en het verkennen van de mogelijkheden tot het initiëren van een interne cultuuromslag tot een geïntegreerd communicatiebeleid over duurzaamheid met bijbehorende campagnes. Onze methode is op dit vlak volledig schaalbaar en aanpasbaar aan uw wensen. De interne dialoog organiseren wij in de vorm van strategische sessies met het management en specialisten. Samen met u brengen wij uw stakeholders in kaart en faciliteren een gezamen-
lijke externe dialoog. Zo komen we tot een aanbeveling aan het management van uw organisatie over de reikwijdte en inhoud van de rapportage.
INVOLVED reporting: inzicht is de basis Meten is erg belangrijk, want zonder meting geen kennis, geen sturing en dus ook geen richting aan verandering. Verslaglegging organiseren we volgens de principes van de breed gedragen internationale GRI-standaard (Global Reporting Initiative). Die geeft antwoord op de cruciale vragen: hoe duurzaam zijn wij? Hoe hangen onze duurzame initiatieven samen? Wat zijn belangrijke elementen van duurzaamheid in onze branche? Waar liggen onze kansen? Een speciaal ontwikkelde online tool zorgt voor een efficiënte uitvoering van de dialoog en de verslaglegging. Het sustainability report dat u samen met ons opstelt geeft u informatie over de duurzaamheid van uw organisatie en laat zien waar voor u kansen liggen. Een sustainability report is de basis voor verdere communicatie over uw duurzaamheidbeleid. Daarnaast werkt het verslag als een hefboom voor organisatieverandering: het creëert mogelijkheden om de effectiviteit te verhogen en nieuwe projecten op te starten.
INVOLVED people Het doorlopen van dit proces is een solide basis met concrete resultaten. Onze heldere en slimme
aanpak leidt tot een GRI-gecertificeerd sustainability report, direct inzetbaar en bruikbaar als verantwoordingsmiddel richting relaties. Het verslag zet daarnaast een proces in gang dat leidt tot: § inspiratie van medewerkers, een verinnerlijking van duurzaamheid in de organisatie; § strategische richting van duurzaamheid voor de lange termijn; § richting aan de communicatiestrategie voor het duurzame beleid van uw organisatie; § sturing van projecten; § het aan de buitenwereld laten zien van vorderingen op het gebied van duurzaamheid via terugkerende meetmomenten. Wij bieden u ondersteuning op maat om verantwoordelijk leiderschap te tonen binnen uw organisatie en om uw duurzame beleid aan de buitenwereld te laten zien. Met u kiezen we hiervoor een effectieve communicatiestrategie voor uw doelgroepen, waarin een heldere boodschap, een juiste toon en een planmatige aanpak essentieel zijn. Bijvoorbeeld via publiciteit, congressen, evenementen, eigen (online) media en campagnes kunnen uw ambities in duurzaamheid over het voetlicht worden gebracht. Aanvullende diensten § Projectmanagement en -monitoring § Communicatieplan § Uitvoerende communicatie (middelen, vormgeving, redactie, PR en publiciteit) § Nazorg
Kennis van zaken
De internationale GRI-standaard
We werken met drie typen consultants. We zetten de juiste professionals op de juiste momenten in:
GRI (Global Reporting Initiative) is de internationaal geaccepteerde standaard voor sustainability reporting. U bent niet de eerste die de GRI-aanpak overweegt. Het aantal geregistreerde Nederlandse verslagen groeit vanaf 2000 jaarlijks met gemiddeld 33 procent. In 2010 zijn 69 Nederlandse GRI sustainability reports geregistreerd; wereldwijd waren het er 1837.
Experts in GRI & duurzaamheid Opgeleid in de principes van GRI-reporting. Ervaren professionals in accountability- of milieuvraagstukken. Gedegen vaardigheden op het gebied van proces- en projectmanagement. Experts in communicatie Specialisten in communicatie in beleid (rol van communicatie over duurzaamheid of over beleidsvorming waarin duurzaamheid geborgd moet zijn) en communicatie over beleid (rol van communicatie bij uitdragen duurzaamheidsbeleid en de positionering van uw organisatie op dit terrein in relatie tot imago). Praktische advisering, coördinatie en uitvoering. Experts in online en social media Specialisten in maatwerk oplossingen voor het inwinnen en verwerken van online informatie in de monitorfase van het GRI-traject. Praktische ontsluiting van uw duurzaamheidsrapportage en eventueel digitaal faciliteren van stakeholder feedback.
Er zijn GRI-rapportages gemaakt door kleine plaatselijke drukkerijen maar ook door grote multinationals. Voor uw organisatie is het dus ook geschikt. De toepassing van de GRIrichtlijnen kan worden aangepast op de schaal en ambities van uw organisatie. Zo kunt u ervoor kiezen om in het begin alleen aandacht te besteden aan de meest praktische en haalbare zaken en pas later te werken aan een completer overzicht van de mogelijkheden. GRI gaat uit van duurzaamheidsindicatoren op de gebieden Planet (duurzame omgeving), Profit (economische duurzaamheid) en People (sociale duurzaamheid). Dit zijn bijvoorbeeld de inschatting van de risico’s en de mogelijkheden voor de organisatie als gevolg van klimaatverandering, het vastleggen van energie- en grondstoffengebruik en de uitstoot van broeikasgassen. Maar ook bijvoorbeeld de ontwikkeling van de samenstelling van het personeelsbestand.
Het proces In 5 stappen naar duurzaam resultaat
Fase 5: Nazorg Het eindresultaat van deze fase bestaat uit verzamelde feedback uit uw omgeving. In deze fase is het van belang feedback te krijgen op de inhoud van het verslag en de effectiviteit van de gebruikte communicatiemiddelen. Immers, u staat waarschijnlijk aan het begin van een nieuwe verslagleggingsperiode of u bent opnieuw begonnen aan een verslagleggingscyclus. INVOLVED helpt u op praktische wijze met het verzamelen van feedback zodat u de vinger aan de pols van uw omgeving houdt.
Fase 4: Publicatie Het eindresultaat van deze fase is een gepubliceerd verslag. Publicatie van het verslag is een belangrijk resultaat van de inspanningen, zo niet het belangrijkste. INVOLVED kan u helpen met redactie en vormgeving van het verslag en met moderne digitale publicatie. Ook kunnen we de pers benaderen en hernieuwde interactie met uw stakeholders organiseren om het verslag onder de aandacht te brengen.
Fase 3: Communicatie Het eindresultaat van deze fase is een communicatiestrategie. In deze fase, die deels overlapt met de voorgaande fase, bepaalt INVOLVED samen met uw organisatie de communicatiestrategie, -tactiek en -doelgroepen. Daarnaast wordt duidelijk welke communicatiemiddelen voor welke doelgroepen ingezet kunnen worden en welke onderdelen van de rapportage bij de verschillende doelgroepen benadrukt moeten worden. Na deze fase is de communicatiestrategie verwoord in een effectief communicatieplan, waarbij INVOLVED de uitvoering kan coördineren of volledig uitvoeren.
Fase 1: Definitie Het resultaat van deze fase is een aanbeveling aan het management van uw organisatie over de scope en inhoud van de rapportage. INVOLVED stelt een actieplan op voor de totstandkoming van uw duurzaamheidsrapportage. Vervolgens bepalen we welke elementen van GRI relevant zijn voor uw organisatie. Via strategische sessies met het management, intern specialisten en uw stakeholders wordt duidelijk wat de betrokkenen belangrijk vinden aan uw organisatie in termen van GRIindicatoren.
Fase 2: Monitoring en rapportage Het eindresultaat van deze fase is verzamelde GRI-content voor uw duurzaamheidsverslag. Na een akkoord van het management begint de monitorfase en hier draait het om informatie-inwinning en -verwerking. Verschillende medewerkers wordt gevraagd input te leveren voor verschillende onderdelen van het verslag. Verzamelde data en content moet met bronvermelding gedocumenteerd worden. Het management wil het conceptverslag reviewen en er moet toezicht zijn op naleving van de rapportage-principes van GRI. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie vraagt dit om coördinatie en afstemming of zelfs projectleiding. INVOLVED biedt u in alle gevallen toegang tot het beveiligde webportaal. Hiermee wordt alle benodigde informatie op 1 plaats ingewonnen en verwerkt. Medewerkers die input moeten leveren, worden hiervoor uitgenodigd en zien in het webportaal welke informatie zij moeten aanleveren en waar die informatie aan moet voldoen. Staffunctionarissen of andere medewerkers met een rol als reviewer kunnen in het webpotaal feedback geven op de aangeleverde informatie. U kunt de organisatorische uitvoering van deze fase zelf ter hand nemen maar INVOLVED kan hiervoor procesbegeleiders of procescoördinatoren leveren. Een procesbegeleider adviseert uw organisatie over de informatievoorziening. Een procescoördinator richt de informatievoorziening in en stuurt de mensen in uw organisatie aan. In het laatste geval gebruikt de procescoördinator zelf het webportaal. De aangeleverde informatie wordt in alle gevallen door INVOLVED getoetst aan de richtlijnen van de GRI. Deze fase heeft een doorlooptijd van een aantal maanden, afhankelijk van wanneer u de rapportage wilt opleveren. Bij doorlopende verslaglegging, bijvoorbeeld als u het proces volledig heeft geïntegreerd in uw bedrijfsvoering, wordt deze fase gedurende het grootste deel van het jaar continue uitgevoerd.
Bent u ook enthousiast? INVOLVED is een product van Zoïcum, Tappan Communicatie en oggi communicatie. Als u er net zo enthousiast over bent als wij, raken we graag met u in gesprek. Zo kunt u ons bereiken:
Zoïcum B.V. Sem Presserhof 34 1087 JG Amsterdam tel: 06 483 555 19 e-mail:
[email protected] www.zoicum.nl
zoïcum ontwerpers van c o m m u n i c a t i e
