Datum: Voor: Document: Volg nr. :
26-02-2015 CG BR verslag VR_150226
Collegagroep Blijven Reizen Datum:
26 februari 2015
Plaats:
Den Hof, Sint-Niklaas
Aanwezigen:
Olivier Barbier, Bart Demarsin, Christel Tamsin, Virginie Samain, Linda Van Lommel, Erica Dhanis, Isabel Duchesne, Griet Miserez, Griet Destrooper, Virginie Schoffelen, Katleen Hoogmartens, Patrick Van Colen, Gino Plovie, Lien Standaert, Nico Broeckx, Karen Horré, Johan Tourné, Veerle Roelants
Verontschuldigd: Ivo Vandeninden, Liesbet De Baets, Gitte Wouters
1. Lourdes Vliegtuigbedevaarten We vlogen altijd met Thomas Cook naar Lourdes. Maar sinds midden december weten we dat ze alle vluchten naar Lourdes geschrapt hebben (het is geen interessante lijn meer voor hen). Onze partner Omnia is op zoek gegaan naar een oplossing. Momenteel staan we voor twee pistes: Piste 1: Vliegen met Alba Star. Dit zou tot gevolg hebben dat het tweede en derde vliegtuig zeer slechte uren hebben (zeer laat toekomen en zeer vroeg vertrekken). Indien we voor deze piste zouden kiezen, zouden we een financiële tegemoetkoming moeten doen aan de deelnemers, aangezien ze alles bij elkaar een dag minder lang ter plekke zijn. Piste 2: Tijdens de voorbije planningsdagen in Lourdes heeft Johan een persoon gesproken die de vluchten regelt voor de Nederlandse bedevaarten. Via deze weg zouden we betere vluchturen hebben, maar zou het duurder zijn (per zetel 40 à 50 euro boven budget). Als we voor deze piste kiezen in de toekomst zouden we een koppeling qua vluchten kunnen maken met de Nederlandse bedevaarten én zou een vertrek mogelijk zijn op lokale luchthavens. Kortelings moet de knoop doorgehakt worden welke optie gekozen wordt. Aangezien deze keuze een impact heeft op invulling van het programma, werden er momenteel nog stappen gezet om het programma vast te leggen. Belangrijk! Er wordt afgesproken dat er eerst duidelijkheid moet zijn rond de gekozen optie, vooraleer iets wordt gecommuniceerd naar de vakantiegangers! Treinbedevaarten Voor de eerste treinbedevaart zal een duplextrein ingelegd worden. Hierdoor is er wel meer ruimte in de trein, maar om boven te geraken moeten er 11 trappen genomen worden. Deze duplextrein zal vertrekken in Charlesville-Mézières. Voor alle andere treinbedevaarten zullen gewone treinen ingelegd worden vanuit Tourcoing. Vanaf 2016 zullen het vermoedelijk allemaal duplextreinen zijn.
1
Thematische invulling Er is een werkgroep die zich bezig houdt met de uitwerking van materiaal dat gebruikt kan worden om de bedevaarten inhoudelijk in te vullen. Het werk is momenteel verdeeld over verschillende mensen (bvb. uitwerking misviering,…). Het thema van 2015 is ‘Ga op weg’. Op 26 maart wordt het uitgewerkte materiaal voorgesteld aan de bedevaart- en pastoraal verantwoordelijken in Elewijt. Mobiliteit De zorg ligt in Lourdes gemiddeld lager dan andere vakantie-initiatieven, maar er zijn heel veel rolwagenduwers nodig. Dit weegt zwaar door qua kost. Als reactie daarop deden we vorig jaar al een experiment rond busvervoer in Lourdes zelf. Er zal aan de hotelverantwoordelijken gevraagd worden om hiervan gebruik te blijven maken. Daarnaast gaan we dit jaar gebruik maken van scooters. Er is een firma in Lourdes die scooters verhuurt en in het hotel zal sowieso één scooters geleverd zijn in de periode dat wij aanwezig zijn. Ter plekke kunnen ook nog extra scooters geregeld worden. Mensen die een scooter willen gebruiken, krijgen geen extra kost aangerekend. Indien dit goed zou werken, kan dit volgend jaar verder uitgerold worden en kan bvb. bij inschrijving al opgevraagd worden wie gebruik wenst te maken van een scooter. Materiaal Dit jaar zullen de rolwagens gedeeld worden met de Nederlandse bedevaarten en zal ons eigen materiaal dus afgebouwd worden. De kosten zullen met Nederland gedeeld worden. Zij zorgen voor het onderhoud van het materiaal (dat kwalitatief ook beter is). We beschikken dan over een camionette om het materiaal te vervoeren (van opslagruimte naar de verschillende hotels). Wel zullen er twee extra vrijwilligers nodig zijn om het materiaal af en aan te brengen. Er wordt momenteel bekeken hoe deze extra vrijwilligers kunnen ingezet worden (bvb. voor een langere periode ter plekke blijven). Inschrijvingen 2015 Algemene tendens: de inschrijvingen komen binnen, maar trager dan vorig jaar. Dit wordt verder opgevolgd. Er blijken nog wat onduidelijkheden te zijn rond de praktisch-organisatorische kant van de bedevaarten (cfr. afspraken met het organiserend verbond). Afspraak is dat het organiserend verbond de nodige klaarheid brengt in de afspraken met de deelnemende verbonden. Mogelijke nieuwigheden in 2016 - Het is een tendens in Lourdes dat de hotels zich beginnen te groeperen en de piste van ‘samenaankoop’ van al onze bedevaarten binnen een zelfde groep hotels wordt bekeken. - Busreizen Lauwers heeft Ziekenzorg CM gecontacteerd rond een mogelijke samenwerking. Zij rijden 5 à 6 keer per jaar naar Lourdes en krijgen steeds vaker de vraag naar vervoer per liftbus. Daarom willen ze een liftbus aankopen en gaan ze een bedevaart organiseren voor mensen die een liftbus nodig hebben qua vervoer. Aan Ziekenzorg CM wordt gevraagd om ook mensen mee in te schrijven voor dit type vervoer (zonder verplichting om hele bus vol te krijgen: we betalen enkel de plaatsen die we gebruiken). Dit zou dan op hetzelfde moment kunnen georganiseerd worden als een vliegtuigbedevaart, waarbij de mensen van de bus ter plekke kunnen aansluiten bij de groep. Opmerkingen hierbij: o Moet er dan een verpleegkundige mee op de bus? o Kunnen we op termijn zelf een bus inleggen (gezien alle nadelen van de treinen)? o Kan dit aanbod in het individuele aanbod ingepast worden? De voorkeur gaat uit om dit mee te nemen in het groepsaanbod, zoals alle andere bedevaarten. o Hoe duidelijk zal de scheiding zijn tussen wie via Ziekenzorg CM inschrijft en wie via Lauwers inschrijft (‘jij wordt geduwd en ik niet’)?
2
2. Blijven Reizen cijfermatig bekeken Presentatie - Zie presentatie ‘rapport tijdsregistratie’ Nabespreking in kleine groepjes VRAAG 1: Wat blijft je bij van deze cijfers? Groep 1: - Crisis ~ besparen - Minder deelnemers <=> minder FTE’s - Kleinere groepen: o ~ vraag 1-persoonskamers o ~ bezettingsgraad o Vraag om kleinschaligheid o Praktisch (bus,…) - Nog grotere daling zieken - In 2005: niet zelfde aanbod NS + samenwerking NS met externe organisaties (VLK,…) Groep 2: OK veel tijd in BR: - Maar is ook het uitzicht waar je het meest mee naar ‘buiten komt’ - In BR moet men korter op de bal spelen want de reis moet kunnen vertrekken - Plaatselijke kernen werken zelfstandiger - Ontbreken van goede programma’s Groep 3: - Geen grote verrassing - Stijgende zorggraad - Stijging nationale vakanties (hier wordt nog geëxperimenteerd) - Je ziet dalende trend in het aantal vakanties, maar zeker niet in het FTE (niet logisch, zeker niet efficiënter) Groep 4: We weten waar we naartoe moeten gaan, laten we het samen doen, samen het pad effenen zonder omwegen. VRAAG 2: Wat zijn de uitdagingen naar de toekomst toe? Groep 1: - Bekendheid vakanties - Drempels om aanbod te kennen - Mobiliteit - Deelnemer 2005 ! deelnemer 2015 - Duidelijkheid en transparantie proces inschrijving " vakantie # Klantgerichtheid - Individualisering VG’s vs. Groepsvakanties + vrijwilligerswerking hierop afstemmen - Individualisering MW’s: o taken laten keizen vs. alles of niets o taak MW uniform en helder voor heel ZZ vs. KMI, Kazou, Intersoc - Financiële middelen (medewerkers en taakinvulling) Groep 2: - Betere communicatie: nationaal vs. verbonden en verbonden vs. verbonden (bvb. retroplanning ivm. beslissingen wie mee kan nationale vakanties. Doorgeven van lijsten effectieve en reserve) Groep 3: - Organisatie: procedures op elkaar afstemmen - De dalende trend afremmen / stoppen - Vakanties op maat aanbieden (aanbod afstemmen op ‘nieuwe’ VG)
3
Groep 4: - Kleinere groepen - Op maat VRAAG 3: Schaalvergroting en procesoptimalisatie: hoe zien jullie dit? Wat zijn de mogelijkheden? Groep 1: - Uniformiteit VG’s en MW’s - Mogelijkheid om als groep in te schrijven - VG’s die meegaan met andere verbonden: zien hoe - Niveau inschrijving: globaal systeem? - Niveau van promotie - Samenstelling groepen?? Wie? Groep 2: - Schaalvergroting: liever niet. Te veel verloop personeel. Groep 3: - Veel mogelijkheden bij samenwerking, maar een procesoptimalisatie brengt op termijn meer ‘winst’ (efficiëntie, experimenteren,…) - Educatief naar een meer doorgedreven taakspecialisatie (moeilijkheid in praktische organisatie) Groep 4: /
3. Evaluatie brochures Positief - Mooie lay-out en kleurgebruik - Flapje is handig, maar je moet de mensen er wel op wijzen - Op maat van de VG: chronologisch alle nationale en verbondelijke vakanties, allemaal gelijk - Bol ‘eigen regio’ - Indeling in de verschillende types van vakanties Negatief - Indien een VG zich inschrijft voor een vakantie die op dezelfde plaats en in dezelfde periode doorgaat, is het soms niet duidelijk of het om een nationale of verbondelijke vakantie gaat (bvb. Hooidonk – periode: daaruit is niet op te maken om welke vakantie het gaat) - Doelgroep- en themavakanties: doelgroep of thema explicieter vermelden - Het is moeilijk om te antwoorden op telefonische vragen rond nationale vakanties. Doorverwijzen is niet klantgericht. Idem vakanties voor mensen met een mentale beperking (3 aparte telefoons als ze over 3 vakanties uit een verschillend verbond uitleg willen) - Er leven heel wat bekommernissen rond de brochure voor mensen met een mentale beperking. Er werd een beleidsbeslissing genomen dat er jaarlijks maximaal 30 initiatieven voor deze doelgroep zouden gebundeld worden in een aparte brochure. Dit is voor vele collega’s nieuwe informatie, dit terwijl het punt meermaals aan bod kwam tijdens de diensthoofdenvergadering. De nota rond de vakanties voor mensen met een mentale beperking wordt aan iedereen doorgestuurd. Aanbevelingen 2016 - Brochure voor mensen met een mentale beperking moet als eerste afgewerkt zijn. - Ook de vakanties in de brochure voor mensen met een mentale beperking moeten chronologisch vermeld staan, in plaats van per verbond. - Wijze van inschrijving voor de vakanties voor mensen met een mentale beperking moet herbekeken worden: met het nieuwe vakantieprogramma zal het sowieso via 1 formulier lopen. - Algemene brochure: op de achterflap aanduiden wat een regionale vakantie is en wat een nationale vakantie
4
4. Varia Nationale vormingen Blijven Reizen - Herinstapcursus VPK: o meer inschrijvingen dan vorig jaar o Module wondzorg is niet kunnen doorgaan, wegens ziekte van de lesgever. Er wordt momenteel gekeken naar een nieuw moment om dit te laten doorgaan - Introductieweekend nieuwe VV’s: o Goede groep, veel uitwisseling o Positieve reacties van de deelnemers - Vormingsdag VPK’en: gepland op 12 maart - Voorstel: vormingen jaarlijks van datum wisselen (bvb. week vroeger – week later) zodat ook mensen die zich telkens eenzelfde dag niet kunnen vrijmaken, ook de kans krijgen om aan te sluiten. Contracthotels en KMI-kalender - Al de informatie werd opgevraagd aan de hotels. We hebben bijna alle info binnen. Nadien zal een mail rondgestuurd worden waarin de kalenders voor de vakantiemarkt opgenomen zijn. - Middelpunt: zal een contracthotel zijn. In 2015 gaan ook al verschillende verbonden naar daar. Eerste ervaringen: o Verschil in prijs tussen de verbonden o Weinig onderhandelingsruimte (qua prijs, qua vrijhouden van periode) Afspraak: de verbonden die momenteel al prijzen, afspraken,… hebben liggen van Middelpunt bezorgen dit aan Veerle zodat dit mee kan genomen worden in de besprekingen voor 2016. - De vakantiemarkt gaat door op 30 april, in Ter Duinen. REVA-beurs: - 23, 24 en 25 april staat Ziekenzorg CM op de REVA-beurs en de nadruk van de stand zal op Blijven Reizen liggen. - Indien bepaalde initiatieven in de kijker moeten gezet worden: graag alle info zo snel mogelijk aan Veerle bezorgen. - Wie mee de stand wil komen bemannen: graag een seintje aan Veerle Tweedaagse Ter Duinen - Positieve reacties van de deelnemers - Bij te sturen punt: partners van VV’s mochten mee, maar VPK’en of co-VV’s konden die aansluiten. Liever de VPK of co-VV uitnodigen ipv. de partner van de VV. Opmerkingen KMI-huizen: - Vanaf dit jaar moet bij aankomst een lijst met contactpersonen van VG’s en MW’s afgegeven worden. Dit in het kader van de brandveiligheid. - Hooidonk: slechte kwaliteit en te beperkt aantal rolwagens! Veerle geeft feedback aan Hooidonk.
5. Intervisie Peter / meter DO - Goede communicatie - Doordachte keuze - Voldoende opvolging - Kadervrijwilligers beslissen wie peter/meter is - Functiebeschrijving - Zorg aanpassen op eerste vakantie (lichte verzorging " niet afschrikken) - Evaluatie: feedback vragen aan meter/peter, VV en nieuwe deelnemer DON’T - Niet de vrijwilliger laten beslissen of ze al of niet geschikt zijn voor deze functie - Niet te veel nieuwe vrijwilligers op 1 vakantie
5
-
Niet te veel ‘voorinformatie’ geven qua karakter en voorkomen die gebleken is tijdens intake (een vakantie is anders) - Takenpakket mooier voorstellen dan het is of omgekeerd - Geen vrijwilligers pushen om meter of peter te zijn IDEEEN - Vorming: positief communiceren / constructief evalueren - Tussentijds evalueren Intakegesprek DO - Intakedossier: duidelijke regels - Aftoetsen: o Bewust maken o Zaken benoemen (samen slapen? Je zal weinig slapen, conflictoplossend of niet, veel verzorging,…) - Intakegesprek op het einde van de cursus - Duidelijk aanvoelen / toetsen wat zij verwachten. Wat zij denken dat ze gaan moeten doen. - Dankzij een goed intakegesprek, kan je daar achteraf gemakkelijk op terugkeren. - Bij twijfel over bepaalde zaken, vertellen dat je die bepaalde twijfel ook zult meegeven aan de VV - Kansen geven aan de mensen DON’T - De zaken niet ‘te mooi’ voorstellen (ook al wil je natuurlijk wel dat ze meegaan) - Geen intake-gesprek IDEEEN - Vorming feedback geven – complimenten geven en ontvangen - Vorming omgaan met persoonsverschillen - Evaluatiegesprek samen doen met de educatieve / VV / nieuwe vrijwilliger als het niet goed is geweest - Evaluatieformulier specifiek voor de nieuwe vakantievrijwilligers - Feedback geven aan de vrijwilligers - Terugkommoment voor de nieuwe vakantievrijwilligers - Intervisie voor peters en meters (en andere vakantievrijwilligers) Vorming nieuwe medewerkers DO - Kort op de bal, snel laten instappen - Realistisch: bezoek op vakantie, getuigenis,… DON’T - Afschrikken met te veel info over verzorging (zware zorgen, bedbad, tillift, ziektebeelden,…) - Standaardpakket voor iedereen: starten op maat (bvb. al doende leren of eerst intro/vorming?) - Indianenverhalen (niet eender wie laten getuigen) IDEEEN - Modulair werken: nodige vorming voorzien, maar flexibel in timing, keuze aanbieden - Flexibel door Vlaams aanbod: folder met vorming in alle verbonden (snel inspelen het hele jaar door) - Combinatie vorming voor nieuwe en ervaren MW’s op dezelfde locatie
Afsprakenkader Wie NS Allen NS Organiserend verbond
Wat Nota mentale beperking bezorgen REVA-beurs – aan Veerle laten wegen: - Input - Aanwezig? Feedback aan Hooidonk ivm. rolwagen Lourdes: uitklaren afspraken met deelnemende verbonden
Tegen Asap Asap Asap Asap
6
Allen
Info rond Middelpunt 2015 (prijzen, afspraken,…) bezorgen aan Veerle
Asap
7
