Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma Eric van der Vliet
[email protected]
©
LogicaCMG 2007. All rights reserved
De start van een verbeterprogramma • We weten waar we staan • We weten waar naartoe • En nu?
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Een veel gebruikte aanpak • Plannen maken • Verbeteringen definiëren • Website opzetten • Communicatie richting het management • Training • Quality Assurance
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Een veel gebruikte aanpak • Plannen maken ent agem
Man ent! m t i m Com
• Verbeteringen definiëren • Website opzetten • Communicatie richting het management • Training
!
tand s r e e W • Quality Assurance
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Weerstand
Training
Coaching ??
Bron: Scriptie IS Implementatie; www.arnodewever.nl Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
QA
Weerstand • Vasthouden aan het bekende • Niet los willen laten • Veranderen is verminderen • Onbekendheid met het nieuwe • What’s in it for me? • Het ziet er mooi uit maar…
• Weerstand kost tijd! Weerstand moet je z.s.m. overwinnen
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Coaching • Coachen is: – Koers bepalen – Ondersteunen en stimuleren – Advies geven – Iemand helpen, maar het zelf laten doen – Objectieve feedback geven – Iemand op zijn fouten wijzen zonder bedreigend te zijn
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
De coach • Een goede coach – Heeft inhoudelijk kennis van de materie – Heeft domein kennis – Heeft overtuigingskracht – Heeft tijd beschikbaar – Is kritisch – Adviseert maar voert niet uit – Neemt initiatief richting de gecoachte
• Positie van de coach – Extern – Peer – Interne expert
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Waarom werkt coaching • Veranderen is leren • Leren betekent toename van kennis • Kennis (K) = Informatie (I) x Ervaring (E) x Vaardigheden (V) x Attitude (A) • Invloed van coaching – Informatie
-
Kennis overdracht d.m.v. individuele gesprekken
– Ervaring
-
Uitwisseling van ervaring, support
– Vaardigheden-
Stapsgewijs opbouwen van de vaardigheid
– Attitude
Overtuiging van mensen; drempels wegnemen
-
[Weggeman 1997] Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Praktijk case:
Nijmegen
©
LogicaCMG 2007. All rights reserved
Start positie • Product Creatie Proces was beschikbaar (NXP Level) – maar, nog niet volledig uitgerold – niet concreet genoeg
• Focus was op de implementatie van tools voor planning en tracking • Geen gestructureerd verbeterprogramma • Intentie van kwaliteitsmanagement om CMMI te implementeren • Beperkte capaciteit voor de coaching van CMMI processen
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Maturity status Jan ‘06
100% 90% 80%
January 2006
60% 50% 40% 30% 20% 10%
Process Area's
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
M sk R
PF O
L VA
R VE
D R
M PP
M PR
G
O V
M C
A Q PP
M A
M SA
PM C
PP
EQ M
0%
R
Score
70%
Management commitment, waarom? • CMMI groei was een resultaat maar niet interessant voor management • Belangrijkste management drives zijn: – Innovative sales
• Belangrijkste bijdragen hiertoe zijn: – On time to market
• Management doelstelling was het reduceren van projectslip
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Slip meting januari ‘06
Weeks
Project Slip 200% 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% aug
sep
okt
nov
Month-year
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
dec
jan-06
Verbetercycli • Eerste cyclus –Portfolio management –Reviews / Inspections –Risk management
• Tweede cyclus –Estimation –Requirements development –Management review
• Derde cyclus –Requirements management –Configuration management –Standard reporting
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Coaching • Van programma managers / project managers • Op uitgerolde processen • Opzetten van projectplannen • Gate voorbereiding
PES
Specification Specification && Planning Planning
S
Design Design && Implementation Implementation
A
Verification Verification && Validation Validation
V
Release Release Preparation Preparation
R
• Meer verbetering dan alleen de verbeterstappen! – Controle op document status en document compleetheid – Check op compleetheid (updated) projectplannen – Check op compleetheid gate presentatie
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Closure Closure
PC
Coaching aanpak • Eerste fase: coaching sessies – 2-wekelijkese meeting met programma managers / project managers – Bespreken van huidige projectstatus en vervolgstappen – Focus op uitgerolde processen – Voorbereiding van gate meetings
• Tweede fase: gate meetings – Focus op de voorbereiding van gate meetings – Sessie 2 weken voor een gate meeting – Bijwonen van de gate meeting
• Derde fase: QA checklist – Checklist van één pagina met uitgerolde processen / processtappen – Selectie: OK (100%); NOK (0%); Acties Gedefinieerd (50%) => Proces compliance
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
QAO Rapportage • Proces compliance per project • Cumulatief voor de hele BL
20 1 3 85%
OK Actions Def. NOK Process Compl.
Process Compliance BL RF Products 100% 90%
81%
82%
85%
86%
80% 70% 60% 50%
Process compliance
40% 30% 20% 10% 0% jan-07
feb-07
mrt-07
apr-07
mei-07
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Coaching aanpak • Reviews / inspecties – Start met project management plan – kwaliteitsparagraaf – Begeleiding van moderator bij inspecties – Bespreken status reviews / inspecties (elke 14-dagen)
• Risk management – Bespreken van risico’s in het project management plan – Bespreken van tools (FMEA, Maturity grid) – Bespreken verschillen Issues / risico’s
• Maar ook: – Review project management plan – Advies voor kleine verbeterstappen (bijv. start met invullen CM-paragraaf)
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Coachings inspanning • Januari 2006 – Augustus 2006 – Externe coach – 3 dagen / week – Interne coach – 3 dagen / week
• September 2006 – December 2006 – Externe coach – 4 dagen / week – Interne coach – 4 dagen / week
• Januari 2007 – Augustus 2007 – Externe coach – 2 dagen / week – Interne coach – 2 dagen / week – Meer focus op peer coaching en coaching door lijnmanagement
• Wanneer stopt het? – Als de institutionalisatie is overgedragen aan de lijn en QA – De verbeteractiviteiten en interne begeleiding worden opgepakt door proceseigenaren
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Effecten bij de projectleiders • Een positieve houding • Kennisgroei maar ook mentaliteitsverandering • Projectleiders vereisen een meer kritische rol van management • Projectleiders gaan elkaar coachen • Doet dan iedereen zomaar mee?
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Hoe omgaan met de minder gemotiveerde PL’s? • Zonder meer uitnodigen voor coachingsgesprekken • QAO rapportage niet alleen naar PL maar ook naar programma managers • Soms moeizame communicatie, maar… • De organisatie vereist nu dat aan de uitgerolde processen worden gevolgd • De organisatie heeft als doelgesteld om alle PL’s PMI te laten certificeren • Gevolg: – PL’s willen graag groeien anders blijven ze ver achter bij hun collega’s – Enkele nieuwe PL wil wel eens afzien van coachen – Programma managers stellen een coachingsperiode nu als randvoorwaarde
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Improvement in juni 2006
100% 90% 80%
January 2006 70%
50% 40% 30% 20% 10%
Process Area's
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
M sk R
PF O
L VA
R VE
D R
M PP
M PR
G
O V
M C
A Q PP
M A
M SA
PM C
PP
EQ M
0% R
Score
June 2006 60%
Improvement in december 2006
100% 90% 80%
January 2006
70%
June 2006
50% 40% 30% 20% 10%
Process Area's
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
M sk R
PF O
L VA
R VE
D R
M PP
M PR
G
O V
M C
A Q PP
M A
M SA
PM C
PP
EQ M
0% R
Score
December 2006 60%
Slip meting december ‘06
Month-year
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
dec
nov
okt
sep
aug
jul
jun
mei
apr
mrt
feb
jan-06
dec
nov
okt
sep
200% 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% aug
Weeks
Project Slip
Klopt de theorie nu? • Informatie
-
Kennis overdracht d.m.v. individuele gesprekken
– Je kan direct inspelen op vragen / problemen bij de PL
• Ervaring
-
Uitwisseling van ervaring, support
– Je kan de PL helpen om het goed op te zetten – De ene PL kan de andere PL coachen
• Vaardigheden -
Stapsgewijs opbouwen van de vaardigheid
– Je kan bepalen waar iemand staat en de persoon een stapje verder helpen – Dit voorkomt dat de persoon té grote stappen moet zetten en hierin “verdrinkt”
• Attitude
-
Overtuiging van mensen; drempels wegnemen
– Als men zaken niet op wil pakken kan je direct de dialoog starten waarom niet
• Maar…
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Lessons learned • Management commitment is essentieel – o.a. effort voor coaching
• Beperk het aantal verbeterstappen; betrek gebruikers bij de keuze – Focus op max. 3-4 veranderingen
• Start met QA op het uitgerolde proces
• Wees praktisch; ondersteun mensen; blijf niet hangen in het papierwerk
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Coaching; de brandstof voor je verbeterprogramma
Eric van der Vliet Senior Product Quality Improvement Consultant LogicaCMG Nederland B.V. Divisie Industry, Distribution & Transport E:
[email protected] W: www.logicacmg.com
©
LogicaCMG 2007. All rights reserved