CO 2 Communicatie Managementplan

VolkerWessels Telecom

CO2 Communicatie Managementplan

Datum: Opgesteld:

14/11/2013 Afdeling communicatie


Inhoudsopgave 1

Inleiding ............................................................................................................................... 3

2

Stakeholdersanalyse ........................................................................................................... 4

2.1 Primaire en secundaire stakeholders .......................................................................... 4 2.2 Invloed en belangen per stakeholder ........................................................................... 5 2.3 Risicoanalyse ............................................................................................................... 7 3 Doelstelling .......................................................................................................................... 8 4

Communicatieproces en verantwoordelijkheden ................................................................ 8

5

Planning ............................................................................................................................ 10

Bijlage 1: Beschrijving eisen CO2-Prestatieladder .................................................................. 12 Bijlage 2: Risico analyse .......................................................................................................... 17

2


1. Inleiding Dit document beschrijft de aanpak van de communicatie over de CO2-emissie van VolkerWessels Telecom (VWT), een onderdeel van VolkerWessels (VW). VolkerWessels bestaat uit 3 sectoren in diverse landen, namelijk Bouw & Vastgoed, Infrastructuur en Energie & Telecom. Laatstgenoemde is de sector waar VolkerWessels Telecom deel van uitmaakt. VolkerWessels is sterk decentraal georganiseerd. De werkmaatschappijen van VolkerWessels zijn zelf verantwoordelijk voor hun (financiële) beleid en dus ook voor hun duurzaamheid rapportages. Overkoepelend wordt op VolkerWessels niveau jaarlijks een Duurzaamheid Jaarverslag gepubliceerd. Dit gebeurt conform de GRIrichtlijnen en wordt door een onafhankelijke, externe accountant geaudit op een redelijke mate van zekerheid.

VolkerWessels Telecom wordt sinds 2009 ook in de rapportage cyclus van VolkerWessels meegenomen. Vanaf 2012 publiceert VolkerWessels Telecom haar eigen CO2-footprint. Dit document beschrijft het communicatiebeleid van VolkerWessels Telecom vanaf 2013 tot en met eind 2014. Het bevat een uitgebreide stakeholdersanalyse (H.2) om te bepalen welke partijen belang hebben bij de communicatie van VolkerWessels Telecom op het gebied van CO2-emissie en duurzaamheid.

3


2. Stakeholdersanalyse Als een van de grotere bedrijven in Nederland die gespecialiseerd is in de aanleg van diverse telecom netwerkinfrastructuren heeft VolkerWessels Telecom een belangrijke verantwoordelijkheid als het gaat om het gebruik van ruimte, grondstoffen en vervuiling. Doordat VolkerWessels Telecom middenin de maatschappij staat en opereert, komt zij in contact met een zeer diverse groep stakeholders/ belanghebbende partijen die op de een of andere manier baten en/of lasten hebben van de activiteiten die VolkerWessels Telecom uitoefent. Om in een snel veranderende wereld goed in te spelen op de wensen en eisen van de diverse stakeholders is het belangrijk deze groep goed in beeld brengen. VolkerWessels Telecom werkt aan een strategie waarbij zij op een passende manier in contract treedt met haar diverse stakeholders. a. Primaire en secundaire stakeholders Stakeholders kunnen op diverse manieren worden ingedeeld. Allereerst zijn er primaire (core) 1 en secundaire (fringe) stakeholders : Primaire stakeholders: hebben een redelijk tot grote invloed op het bedrijf. Voorbeelden zijn eigen medewerkers, klanten/opdrachtgevers, leveranciers, lokale overheden en lokale bewoners, non-gouvernementele organisaties (NGO’s zoals Greenpeace, Stichting Natuur & Milieu) en aandeelhouders (verenigingen). Secundaire stakeholders: zijn partijen die geen direct belang hebben in de bedrijfsvoering, maar wel degelijk invloed uit kunnen oefenen. Denk aan media, regelgeving door de EU, flora en fauna in Nederland en in het buitenland, werknemers van leveranciers in landen als China, inwoners van klimaatverandering gevoelige gebieden,etc. De stakeholders kunnen zowel positief als negatief bijdragen aan de bedrijfsvoering van VolkerWessels Telecom. In positieve zin bijvoorbeeld door samenwerking en in negatieve zin door bijvoorbeeld actie te voeren, naar de rechtbank te stappen of geen krediet te verstrekken. Het is daarom belangrijk een goed beeld te hebben van de belangen van stakeholders en in te spelen op de (communicatie) behoefte van de betreffende groep. Voor de communicatie over CO2-emissies wordt alleen de groep met primaire stakeholders direct geadresseerd. De secundaire stakeholders kunnen worden geïnformeerd door gebruik te maken van de communicatie die ten behoeve van de primaire stakeholders wordt gepubliceerd. Hieronder zijn de belangrijkste primaire stakeholders uiteengezet en wordt per stakeholder kort toegelicht wat de belangen en invloed van de 1

Stuart L. Hart: “Capitalism at the Crossroads” en Savage, G. T., T. W. Nix, Whitehead and Blair: “Strategies for assessing and managing orgnaizational stakeholders.”

4

CO2 Communicatie Managementplan stakeholder zijn. b. Invloed en belangen per stakeholder

Invloed

In de analyse is een onderscheid gemaakt tussen stakeholders met veel en weinig invloed op het CO2-beleid van VolkerWessels Telecom.

B: Veel invloed, weinig belang SKAO

A: Veel invloed, veel belang Medewerkers RWS en ProRail Overige Opdrachtgevers Moedermaatschappij VW Investeerders

D: Weinig invloed, weinig belang Overheden NGO’s

C: Weinig invloed, veel belang Certificerende instellingen Concurrenten Leveranciers Samenwerkingspartners Bewoners/omwonenden Belang

Groep A: Veel invloed, veel belang Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en vormt de belangrijkste groep stakeholders. Zij moeten van ontwikkelingen op de hoogte worden gehouden en zullen daar waar nodig worden geraadpleegd. 1. Medewerkers behoren tot de belangrijkste groep stakeholders, aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid, omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer moeten komen. 2. Rijkswaterstaat en ProRail behoren tot de A-groep aangezien deze partijen zeer veel invloed hebben op de vorm en regels van de CO2-Prestatieladder. Zij hebben de CO2-Prestatieladder namelijk ontwikkeld en in de markt gezet. Het belang van Rijkswaterstaat en ProRail is eveneens groot, aangezien het doel van de CO2Prestatieladder is dat aannemers daaraan mee gaan doen, zodat Rijkswaterstaat en ProRail duurzamer kunnen inkopen. 3. Opdrachtgevers/klanten hebben veel belang bij de ambitie om de CO2-uitstoot te reduceren aangezien dit ook uitstraalt naar deze opdrachtgevers. De invloed van deze groep is eveneens groot aangezien zij eisen kunnen stellen aan de inkoopvoorwaarden. In tendertrajecten worden steeds vaker vragen gesteld met betrekking tot de MVO-prestatie van VolkerWessels Telecom. Het is in het belang van VolkerWessels Telecom om de informatie rondom CO2-management beter te stroomlijnen in voorspelbare en enigszins geharmoniseerde inkoopeisen, bijvoorbeeld door toepassing van de CO2-Prestatieladder. 4. Moedermaatschappij VolkerWessels heeft een groot belang bij een goed CO2management van VolkerWessels Telecom om haar eigen doelstellingen te kunnen realiseren. Daarnaast is het mogelijk dat zustermaatschappijen (imago) schade oplopen indien VolkerWessels Telecom het CO2-beleid onvoldoende uitvoert. Verder heeft VolkerWessels een grote invloed op het beleid van VolkerWessels Telecom.

5

CO2 Communicatie Managementplan 5. Investeerders/aandeelhouders hebben een groot belang bij een goed beleid om ervoor te zorgen dat zij voldoende rendement op hun investeringen behalen. Dit gaat enerzijds om het binnenhalen van werk d.m.v. fictieve korting en anderzijds om het bedrijf klaar te maken voor de stijgende prijzen van fossiele brandstoffen en het creëren van goodwill. Groep B: Veel invloed, weinig belang In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed, maar weinig belang. Daarom zullen zij tevreden gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de stakeholders uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. 1. SKAO, de beheerder van de CO2-Prestatieladder is de grootste belanghebbende. De vorm en eisen van de CO2-Prestatieladder hebben een zeer grote invloed op het CO2-managementbeleid van VolkerWessels Telecom. Dit kan bijvoorbeeld door de eisen die opgelegd kunnen worden op het gebied van communicatie en conversiefactoren d.m.v. de CO2-Prestatieladder. Plotselinge wijzigingen en interpretatie verschillen kunnen grote invloed hebben op het beleid van VolkerWessels Telecom. Zie Bijlage 1 voor eisen rondom communicatie. Groep C: Weinig invloed, veel belang De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, is de grootste groep. Omdat deze groep niet veel invloed heeft, zal die niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar zal die wel in overweging worden genomen. Bij minder belangrijke beslissingen kan deze groep wel geraadpleegd worden om goodwill te kweken. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. 1. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er gewerkt wordt aan het energiebeleid en dat er ambitie is om goed op de CO2-Prestatieladder te scoren. Bedrijven die gecertificeerd willen worden op de CO2-Prestatieladder zorgen voor omzet bij deze instellingen. 2. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop VolkerWessels Telecom scoort op de CO2-Prestatieladder. Dit kan voor hen namelijk een behoorlijk concurrentievoordeel of –nadeel opleveren. 3. Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid van VolkerWessels Telecom, omdat dit betekent dat een groot deel van de leveranciers een CO2-footprint moet aanleveren. Dit is reeds in de inkoopvoorwaarden opgenomen. Daarnaast is het noodzakelijk om in de gehele keten samen te werken aan de CO2-reductie. Het ontwikkelen van de terugtrekkabel in samenwerking met Prysmian Group is hier een goed voorbeeld van. 4. Samenwerkingspartners bij aanbestedingen zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop VolkerWessels Telecom scoort op de CO2-Prestatieladder. Samenwerken met een bedrijf met een CO2 bewust certificaat levert gunningvoordeel op bij aanbestedingen. 5. Bewoners en omwonenden voor projecten waar VolkerWessels Telecom werkzaam is hebben tijdens de aanleg van telecominfrastructuren een belang bij het reduceren van de (CO2-)emissies tijdens werkzaamheden. Groep D: Weinig invloed, weinig belang Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Deze groep kan geïnformeerd blijven via algemene middelen, zoals de website of een nieuwsbrief. 1. Overheden in wiens invloedssfeer VolkerWessels Telecom ligt, zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op het gebied van duurzaamheid. Ze zullen echter niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van VolkerWessels Telecom op de CO2-Prestatieladder. Overheden waar VolkerWessels Telecom mee te maken heeft, zijn lokale gemeenten en provincies. Dit wordt anders indien deze overheden besluiten om de CO2-Prestatieladder toe te passen in aanbestedingen, dan vallen ze onder groep A: veel invloed, veel belang.

6

CO2 Communicatie Managementplan 2. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. Er bestaat hier wel een risico dat onvoldoende transparantie in de communicatie kan leiden tot negatieve publiciteit vanuit de NGO’s. c. Risicoanalyse In bijlage 2 is een risicoanalyse opgenomen rondom het CO2-managmentbeleid. Hieruit volgen twee belangrijke zaken voor het communicatiebeleid: - Wees eerlijk en transparant in de communicatie - Zorg voor tijdige communicatie

7


3. Communicatie doelstelling Scope 1 en 2 VolkerWessels Telecom is zich bewust van de negatieve gevolgen van de emissie van broeikasgassen op onze leefomgeving en zet zich in om deze gevolgen zo veel mogelijk te beperken. Daarvoor nemen wij zowel op korte- als op langere termijn maatregelen. De focus ligt daarbij op het terugdringen van de emissies die worden veroorzaakt door de grootste emissiebron: ons wagenpark. Zo voeren wij een leasebeleid waarbij alleen auto's met een Aof B-label gekozen mogen worden, testen en kiezen wij voor zuinigere bedrijfsauto's en maken wij gebruik van optimalisatie methoden voor het inplannen van onze werkzaamheden om zo het aantal kilometers te beperken. Daarnaast reduceren wij het energieverbruik van onze bedrijfspanden, door bijvoorbeeld onze magazijnen anders in te richten en stappen we waar mogelijk over op in Nederland opgewekte windenergie. Deze maatregelen moeten ertoe leiden dat wij, bij onze huidige productiviteitsstandaarden, de CO2-uitstoot per medewerker met circa 7% gaan reduceren in de periode 2014-2016. Daarbij hebben wij de CO2-uitstoot per medewerker van de 2e helft van 2013 (7,6 ton) als uitgangspunt genomen. Scope 3 Onze invloed gaat verder dan onze bedrijfsgrenzen. Door innovatieve concepten te delen met onze partners in de keten - van onderaannemer en leverancier tot opdrachtgever, kunnen wij er voor zorgen dat ook zij hun CO2-uitstoot verder kunnen verlagen. Zo hebben wij een nieuwe graafmethode ontwikkeld voor de aanleg van een glasvezelnetwerk. Uit een analyse van de keten blijkt dat CO2-ketenreducties tot 50% tijdens de aanleg en tot 10% op het materiaalverbruik mogelijk zijn. Dit kan een CO2-ketenbesparing van 2% op een project van VolkerWessels Telecom | FttH opleveren. Wij verwachten de komende jaren circa 20% van de aansluitingen middels deze nieuwe techniek uit te voeren, welke 10% CO2-ketenreductie ten opzichte van de conventionele techniek oplevert. Daarnaast willen we CO2-ketenreducties bewerkstellen door de uitrol van de ‘digitale monteur'. Met de ‘digitale monteur' dringen we niet alleen ons eigen papierverbruik en aantal reiskilometers terug, maar ook dat van onze (onder-)aannemers. De digitale monteur logt op locatie via zijn tablet in op een digitaal projectdossier. Dit bespaart niet alleen reisbewegingen, maar ook papierwerk. Door het systeem ook bij onze (onder-)aannemers te introduceren, kunnen ook zij efficiënter en duurzamer gaan werken. Conform de ketenanalyse van de digitale monteur schatten wij in dat in 2015 bij vijf (onder-)aannemers gemiddeld 10 projecten worden uitgevoerd met de digitale monteur, wat in de keten zal resulteren in een reductie van circa 1 ton CO2. De hieruit voortvloeiende communicatiedoelstelling is: De communicatiedoelstelling voor VolkerWessels Telecom is om met zo min mogelijk inzet zo veel mogelijk stakeholders op de juiste en transparante wijze van informatie te voorzien over het CO2-managementbeleid.

8


4. Communicatieproces en verantwoordelijkheden Communicatie vindt binnen VolkerWessels op 2 niveaus plaats: 1. VolkerWessels 2. Werkmaatschappij: VolkerWessels Telecom VolkerWessels wordt op corporate niveau gevolgd en aangesproken op het beleid en haar transparantie t.o.v. dit beleid. Doordat bedrijven op het niveau van ‘werkmaatschappij’ inschrijven op aanbestedingen en werk uitvoeren, kent een groot deel van de stakeholders de individuele werkmaatschappij. 4.1

Niveau 1: VolkerWessels VolkerWessels

Verantwoordelijk: VolkerWessels Corporate Responsibility en VolkerWessels Corporate Communicatie Intern Extern Jaarverslag/Duurzaamheidsverslag Duurzaamheidsverslag: http://www.volkerwessels.com/nl/corporateresponsibility/duurzaamheidsverslag-2012 Posters met CR data

Website: http://www.volkerwessels.com/nl/corporateresponsibility

Intranet VolkerWessels (InSite): Corporate Responsibility

PlanetFit: www.planetfit.nl

Interne bijeenkomsten (CR contactpersonen) 4.2

Niveau 2: VolkerWessels Telecom VolkerWessels Telecom

Verantwoordelijk: Controler/CR contactpersoon en afdeling communicatie Intern Extern Rapportage directieteam Website: http://www.vwtelecom.com/nl/over-ons/mvo en onder bedrijvenoverzicht (CO₂-gegevens). Intranet (Kompas) Personeelsblad Bouwstof (2 of 3 x per jaar): Managers/leidinggevende gaan tijdens het functioneringsgesprek met medewerkers in gesprek over het onderwerp CR. MVO-initiatieven is standaard agendapunt tijdens directieoverleg (1 x per twee weken)

9


5. Planning Hieronder staat voor Q4 2013 en 2014 een overzicht van de benodigde communicatie. Q2 2014 t/m Q4 2014 is vrij algemeen gehouden. Hier zijn nog geen specifieke communicatiemomenten in opgenomen, maar deze zijn onder de generieke rubriek “nieuws” samen te vatten. Q4 2013: Intern VWT CO₂-footprint van Q1 en Q2 2013 publiceren op intranet (Kompas).

Extern VWT CO₂-footprint van Q1 en Q2 2013 publiceren op de website.

Verantwoordelijk vanuit VWT Controler levert gegevens aan en afdeling communicatie zorgt voor publicatie. Afdeling communicatie.

Extern VWT CO₂-footprint van geheel 2013 + reductiedoelstellingen publiceren op de website.

Verantwoordelijk vanuit VWT Controler levert gegevens aan en afdeling communicatie zorgt voor publicatie. Controler/CR contactpersoon

Artikel over certificering CO₂Prestatieladder niveau 4 op de website publiceren. Duurzaamheidsverslag VolkerWessels op website publiceren.

Controler/CR contactpersoon en afdeling communicatie.

Nieuws communiceren

Afdeling communicatie

Extern VWT CO₂-footprint van Q1 2014 en status reductiedoelstellingen publiceren op de website.

Verantwoordelijk vanuit VWT Controler levert gegevens aan en afdeling communicatie zorgt voor publicatie. Afdeling communicatie

Artikel over diverse initiatieven op het gebied van CO₂-reductie publiceren in personeelsblad Bouwstof.

Q1 2014: Intern VWT CO₂-footprint van geheel 2013 + reductiedoelstellingen publiceren op intranet. Brainstorm over CO₂ verbeterinitiatieven. Artikel over certificering CO₂Prestatieladder niveau 4 op intranet publiceren. Artikel over Duurzaamheidsverslag VolkerWessels op intranet publiceren + doorlink naar totaal verslag. Nieuws communiceren


Q2 2014: Intern VWT CO₂-footprint van Q1 2014 en status reductiedoelstellingen publiceren op intranet. Artikel over CO₂-reductie en MVO-initiatieven publiceren in personeelsblad Bouwstof. N.a.v. interne brainstormsessie genomen besluiten communiceren. Nieuws communiceren

Senior KAM coördinator Controler/CR contactpersoon en afdeling communicatie. Nieuws communiceren


10

CO2 Communicatie Managementplan Q3 2014: Intern VWT CO₂-footprint van Q2 2014 en status reductiedoelstellingen publiceren op intranet. Nieuws communiceren

Extern VWT CO₂-footprint van Q2 2014 en status reductiedoelstellingen publiceren op de website. Nieuws communiceren


Extern CO₂-footprint van Q3 2014 en status reductiedoelstellingen publiceren op de website. Nieuws communiceren


Q4 2014: Intern CO₂-footprint van Q3 2014 en status reductiedoelstellingen publiceren op intranet. Nieuws communiceren

11


Bijlage 1: Beschrijving eisen CO2-Prestatieladder De CO2-Prestatieladder stelt de volgende eisen aan de communicatie over de CO2-emissie en reductie doelstellingen: 4.B.2. Het bedrijf rapporteert ten minste halfjaarlijks (intern én extern) de voortgang ten opzichte van de doelstellingen voor het bedrijf en de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 4.B.2 Tenminste halfjaarlijks intern en extern rapporteren over de voortgang ten opzichte van de doelstellingen. Onderscheiden worden scope 1, 2 en 3 (op niveau 4 en 5) gerelateerde eisen. Een rapport, als voorbeeld, dat handelt over de voortgang van de realisatie van een eis inzake scope 1 & 2 zal beide scopes apart moeten behandelen. Zo’n rapport dient van elke scope de voortgang ten opzichte van de betreffende doelstelling aan te geven; de voortgangsrapporten daarna op eenzelfde, vergelijkbare manier. Voorbeeld: rapport nummer N geeft aan dat in scope 1 60% van de scope 1 doelstelling is gerealiseerd, en in scope 2 nog 0% van de scope 2 doelstelling. Vervolgens geeft rapport nummer N+1 aan dat in scope 1 80% van de scope 1 doelstelling is gerealiseerd, en in scope 2 inmiddels 30% van de scope 2 doelstelling. Zodat duidelijk voortgang is te constateren. 2.C.1. Het bedrijf communiceert structureel intern over haar energiebeleid voor het bedrijf en de projecten. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en reductiedoelstellingen van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO2gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 2.C.1 Structureel intern communiceren over het energiebeleid. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de communicatie activiteiten met regelmatige frequentie zijn voortgezet, en informeren over de belangrijkste feiten betreffende de voortgang in het energiereductiebeleid in de beoordeelde periode. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling stelt de ladderCI eveneens vast - of het grootste deel van de projecten wordt uitgevoerd met onderaannemers, en indien dit het geval is, vergewist de ladderCI zich er van dat - het bedrijf ook aantoonbaar communiceert zoals aangegeven, op locaties van projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is; indien op 1 of 2 projecten CO2gerelateerd gunningvoordeel verkregen is: op deze ene resp. op beide locaties; bij meer dan 2 van dergelijke projecten: op 2 locaties naar keuze. De ladderCI dient zich daarover zekerheid te verschaffen, zo nodig met verificatie door bezoek van de projectlocatie. Met zekerheid kan worden vastgesteld dat alle bij het betreffende project betrokken medewerkers van de onderaannemers hebben kennis kunnen nemen van de communicatie in geval: - de communicatiemiddelen aantoonbaar gedurende het grootste deel van de uitvoering prominent zichtbaar voor alle medewerkers worden / zijn aangeboden, of - uit een steekproef onder de aanwezige medewerkers op de projectlocatie blijkt dat de meerderheid van hen de onderwerpen kan noemen waarover informatie wordt / is aangeboden.

12

CO2 Communicatie Managementplan Verwacht wordt niet dat ook medewerkers van een onderaannemer die slechts kortdurend (een week of minder) betrokken is, op de hoogte zijn van de interne communicatie. 2.C.3. Het bedrijf heeft de externe belanghebbenden geïdentificeerd voor het bedrijf en de projecten waarop CO2- gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 2.C.3 De externe belanghebbenden geïdentificeerd. Identificeren is toegespitst op relevantie. De te identificeren externe partijen zijn: - partijen die belang hebben bij reductie van energie en van de meest materiële CO2-emissies, en potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie. Het gaat hier bijvoorbeeld niet om partijen die mogelijk in hun belang geschaad worden door de (CO2-) maatregelen in een project, de opdrachtgever, of partijen die een ander dan CO2belang hebben bij het bedrijf of projecten. Wel relevant zijn landelijke, regionale of lokale spelers met belang bij CO2-reductie, mits deze - beschikken over ter zake doende kennis op het gebied van CO2, en een betekenisvolle rol vervullen in het beleid inzake milieubescherming, of idem in het maatschappelijk debat inzake milieubescherming. Ten aanzien van een overheid wordt dus bedoeld het organisatiedeel (departement, dienst) dat verantwoordelijk is voor het beleid inzake milieubescherming; niet het organisatiedeel dat de opdrachtgeversrol voor een eigen project vervult. De identificatie van belanghebbenden is een belangrijke opstap naar andere prestaties op hogere ladderniveaus, zoals structureel communiceren ad 3.C.1, het communicatieplan ad 3.C.2 en de dialoog ad 4.C.1. Daarom dient het bedrijf te kunnen uitleggen welke relatie het bedrijf ziet tussen de genoemde belanghebbenden en de CO2-bewust activiteiten van het bedrijf. Voorbeelden van mogelijke belanghebbenden zijn: • bedrijven in de branche die met vergelijkbare CO2-reductie bezig zijn • opdrachtnemers van nabijgelegen projecten waarmee samengewerkt kan worden • overheden als opdrachtgevers van andere projecten • leveranciers • kennisinstituten in de branche • onderaannemers • belangenverenigingen natuur, klimaat, energie • energieleverancier(s) • regionale milieudienst Deze zijn relevant voor een bedrijf met CO2-bewust certificaat niveau 2. Op hogere niveaus ook rapportages betrekken CO2-Prestatieladder. Ladderbeoordeling door de ladderCI Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat het bedrijf de lijst doelgericht heeft samengesteld, aan de hand van: o de relatie met de CO2-bewust activiteiten van het bedrijf, en o de betekenis ervan voor activiteiten op eventuele hogere niveaus zoals het communicatieplan. , de lijst actueel is, aan de hand van o kenmerken van projecten waarop in de te beoordelen periode CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is, o wijziging in de maatregelen voor CO2-reductie in projecten, o voortschrijdend inzicht in het energiebeleid of het energie reductie beleid van het bedrijf, o etc.

13

CO2 Communicatie Managementplan 3.C.1. Het bedrijf communiceert structureel intern én extern over de CO2 footprint (scope 1 & 2 emissies) en de kwantitatieve reductiedoelstelling(en) van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO2-gerelateerd gunning voordeel verkregen is. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de hierboven genoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten. Toelichting: 3.C.1 kwantitatieve reductie doelstelling(en). Structureel intern én extern communiceren over de carbon footprint (scope 1 en 2) en de Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de communicatie alle items van 3.C.1. omvat, en een correct beeld geeft van de CO2-prestaties, het bedrijf transparant is over de initiatieven waar het bedrijf aan deelneemt en op welke wijze (2.D,3.D.1); het publiekelijk uitdragen van het initiatief ad 3.D.1, en publicaties ad 4.D.1 vallen onder D “Participatie”. de gecommuniceerde informatie vergelijkbaar is met eerder verstrekte informatie, communicatie die handelt over de voortgang van de realisatie van een eis inzake scope 1 & 2 beide scopes behandelt en transparant is over de werkelijke voortgang. Denkbaar is dat in rapport N een voortgang inzake scope 1 van 60% en bij scope 2 van 0% melding wordt gemaakt en dat vervolgens in rapport N+1 de melding 80% en respectievelijk 30% is. 3.C.2. Het bedrijf beschikt over een gedocumenteerd intern én extern communicatieplan met vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie voor het bedrijf en de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 3.C.2

Een gedocumenteerd intern én extern communicatieplan.

Het communicatieplan is professioneel opgezet. Het is aantoonbaar gericht op alle medewerkers en de geïdentificeerde belanghebbenden ad 2.C.3, ondergebracht in onderscheidende doelgroepen. Het plan dient minstens te omvatten: -

de boodschap per doelgroep, de communicatie doelstellingen (in termen van bekendheid met de boodschap), overzicht van middelen, verantwoordelijken en uitvoerders, en de planning, waaronder de frequentie van communicatieactiviteiten.

Het plan omvat alle communicatieactiviteiten over de CO2-prestaties van het bedrijf en de bedoelde projecten. Inzake projecten dient het plan de communicatie voor, tijdens en na het project te omvatten. Het plan dient aantoonbaar te worden toegepast. Het plan dient de verantwoordelijkheden voor communicatie met betrekking tot de bedrijfsvoering als geheel adequaat te hebben toegewezen; daarbinnen dienen ook verantwoordelijkheden toegewezen te zijn voor elk van de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Ladderbeoordeling door de ladderCI Bij de initiële en jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat - het communicatieplan professioneel is opgezet, en alle communicatieactiviteiten over de CO2prestaties van het bedrijf en de bedoelde projecten omvat, en het communicatieplan actueel is, aan de hand van:

14

CO2 Communicatie Managementplan o o o o o

de actuele lijst externe belanghebbenden ad 2.C.3., de opgestarte en lopende projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is, de trends in energiegebruik en CO2-uitstoot, en de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen, de boundary van het bedrijf, etc.,

en dat de verantwoordelijken: o zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid, en o elk van een andere communicatie activiteit uit de te beoordelen periode kan aantonen dat deze onder zijn/ haar regie is uitgevoerd conform het communicatieplan, o en daaruit leerpunten kan benoemen en heeft geadresseerd.

4.C.1. Het bedrijf kan aantonen dat zij een reguliere (tenminste 2 x per jaar) dialoog onderhoudt met belanghebbenden binnen overheid en NGO ’s (minimaal 2) over haar CO2 reductiedoelstelling en strategie voor het bedrijf en de projecten.

Toelichting: 4.C.1 Een reguliere dialoog met belanghebbenden over CO2-reductiedoelstelling en strategie Het bedrijf voert minstens een dialoog met een overheid en een dialoog met een NGO. Deze dienen een onafhankelijke positie te hebben ten opzichte van het bedrijf. De dialoog over de CO2-reductie-doelstelling(en), zie ook 4.A.1 en 4.B.1, dient daadwerkelijk een specifieke “CO2” - dialoog te zijn, gericht op de mogelijkheden bij de uitvoering van projecten. Een dialoog over “eenheden” die met geaccepteerde conversiefactoren in één stap te herleiden zijn naar CO2, is ook acceptabel. Zo voldoet bijvoorbeeld een dialoog over vermindering van smeerolie (3.620 g CO2/kg) voor wissels wel, maar een dialoog over minder wissels niet aan de eisen, tenzij er een hoeveelheid CO2/wissel in de conversiefactoren is opgenomen. Een dochteronderneming kan alleen meeliften op de dialoog die de moeder onderhoudt met de overheid indien de organizational boundary van het bedrijf moeder en dochter omvat. Ladderbeoordeling door de ladderCI Bij de initiële ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van \ dat de eerste dialoogbijeenkomst heeft plaatsgevonden, en afdoende gedocumenteerd is ( plaats, tijd, deelnemers, inhoud, conclusies). Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat elke dialoog in de te beoordelen periode regelmatig halfjaarlijks is voortgezet, en dat de dialoogpartner aantoonbaar kennis van zaken heeft. 4.C.2. Het bedrijf kan aantonen dat de door overheid en/of NGO geformuleerde punten van zorg over het bedrijf en de projecten zijn geïdentificeerd en geadresseerd. Toelichting: 4.C.2 Geformuleerde punten van zorg zijn geïdentificeerd en geadresseerd. Bij de initiële ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van

15

CO2 Communicatie Managementplan dat de punten van zorg zijn geadresseerd overeenkomstig de stuurcyclus ad 2.C.2. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de lijst met punten van zorg volledig is, inclusief de punten van zorg van de dialoogbijeenkomsten tijdens de te beoordelen periode, en dat de punten van zorg zijn geadresseerd overeenkomstig de stuurcyclus ad 2.C.2, dat de naar tevredenheid afgehandelde punten van zorg blijvend zijn edocumenteerd, inclusief de verantwoordelijke conform de stuurcyclus ad 2.C.2., en dat de belanghebbende dialoogpartner bevestigt, tevreden te zijn over de afhandeling. Dit wordt door de ladderCI geverifieerd bij de belanghebbende dialoogpartners aan de hand van een steekproef uit de afgehandelde punten van zorg. 5.C.1. Het bedrijf kan aantonen dat zij zich publiekelijk heeft gecommitteerd aan een CO2 -emissie reductie programma van overheid en of NGO voor zowel het bedrijf als de projecten. Toelichting: 5.C.1 Publiekelijk gecommitteerd aan een CO2-emissie reductie programma van overheid en of NGO. Bij de initiële en jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van a. dat het CO2-reductie programma (nog steeds) een actieve status heeft, en b. dat het bedrijf kan aantonen dat het commitment duidelijk betrekking heeft op de uitvoering van projecten, en c. dat publiek commitment van bedrijven (nog steeds) deel uitmaakt van de uitvoering van dit programma, en d. dat het publiek commitment door het bedrijf, bekend is bij de verantwoordelijken voor het programma, en volgens hen aansluit bij de doelstellingen van het programma. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er bovendien o.a. van e. dat het bedrijf kan aantonen dat het op systematische wijze de prestaties aan het verbeteren is om het commitment tijdig te kunnen realiseren. Indien het bedrijf na de initiële ladderbeoordeling constateert dat voldoen aan “e” niet kan worden aangetoond kan het bedrijf zich committeren aan een ander reductie programma, mits tijdens de daarop volgende jaarlijkse ladderbeoordeling(en) voldoen aan “e” wel kan worden aangetoond. 5.C.2. (zie 5.C.1) meer dan één. Toelichting: 5.C.2 (zie 5.C.1) Meer dan één Zie 5.C.1. 5.C.3. Het bedrijf communiceert structureel (minimaal 2x per jaar) intern én extern over haar CO2 footprint (scope 1, 2 & 3) en de kwantitatieve reductiedoelstellingen voor het bedrijf en de maatregelen in projecten die met CO2 gerelateerd gunningvoordeel verkregen zijn. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de bovengenoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten. Toelichting: 5.C.3 Structureel intern én extern communiceren over de carbon footprint (scope 1, 2 en 3) en de kwantitatieve reductie doelstelling(en). Zie 3.C.1.

16


Bijlage 2: Risicoanalyse Risico

Kans

Gevolg

Actie

Kritische stakeholders prikken door holle boodschap heen.

Groot

Imagoschade, herstelwerk.

1. Zorg voor transparante boodschap over wat goed en minder goed gaat. 2. Zorg dat mensen met kennis over inhoud en vorm van boodschap verantwoordelijk zijn. 3. Vereenvoudig rapportage door automatisering gegevens. 4. Zorg voor kwalitatief goede rapportages.

Communicatie niet regelmatig.

Groot

Mogelijk verlies certificaat.

5. Zorg dat goed communicatieplan voorziet in goed geborgde processen. 6. Zorg voor formats.

Stakeholders in dialoog verliezen interesse.

Groot

Mogelijke verlies certificaat.

7. Zorg voor goed voorbereide Dialoog, neem partners serieus en zorg voor transparante en realistische opvolging zorgpunten.

Personeel verliest interesse in CO2-reductie.

Middel

Imagoschade, inzet om CO2 te reduceren neemt af.

8. Communiceer eerlijk over redenen CO2 reductie. 9. Communiceer regelmatig over CO2. 10. Zet ambitieuze reductie doelstellingen neer, en zorg dat deze gehaald worden. 11. Geef personeel de mogelijkheid om op werk en privé bij te dragen.

Verkeerde Stakeholder gekozen voor dialoog.

Middel

Levert geen positieve bijdrage aan VW.

12. Zorg voor Stakeholders die voldoende kritisch is én tegelijkertijd op een positieve manier ook een bijdrage kan leveren aan beleid VolkerWessels Telecom.

Nieuw personeel vindt CR beleid onvoldoende.

Middel

Nieuw personeel kiest ander bedrijf.

13. Zorg voor transparante communicatie en ambitie die tenminste hoger zijn dan gemiddeld in de branche.

Klanten kiezen voor andere partijen.

Middel

Verlies van omzet.

14. Zorg voor transparante communicatie en ambitie die tenminste hoger zijn dan gemiddeld in de branche. Denk mee met klant over ambitie.

17

CO 2 Communicatie Managementplan

Recommend Documents