CO2 Communicatie Managementplan

VolkerWessels Bouw & Vastgoedontwikkeling

CO2 Communicatie Managementplan

Datum: Opgesteld: Goedgekeurd:

25-03-2015 Thomas Heye Bert Horsthuis (energiemanager BVGO)

CO2 Communicatie Managementplan Inhoudsopgave 1

Inleiding ............................................................................................................................... 3

2

Stakeholder analyse ............................................................................................................ 4

2.1 Primaire en secundaire stakeholders .......................................................................... 4 2.2 Invloed en Belangen per stakeholder .......................................................................... 5 2.3 Risico analyse .............................................................................................................. 7 3 Doelstelling .......................................................................................................................... 8 4

Communicatie proces en verantwoordelijkheden ............................................................... 9

5

Planning ............................................................................................................................ 10

Bijlage 1: Beschrijving eisen CO2-Prestatieladder .................................................................. 11 Bijlage 2: Risico analyse .......................................................................................................... 16

2


1 Inleiding Dit document beschrijft de aanpak van de communicatie over de CO2-emissie van VolkerWessels Bouw & Vastgoed, een onderdeel van VolkerWessels (VW). VolkerWessels bestaat uit 3 sectoren in diverse landen, te weten Bouw & Vastgoed, Infrastructuur en Energie & Telecom. VolkerWessels is sterk decentraal georganiseerd. De werkmaatschappijen zijn zelf verantwoordelijk voor hun (financiële) beleid en dus ook hun duurzaamheid rapportages. Overkoepelend wordt op VolkerWessels niveau jaarlijks een Duurzaamheid Jaarverslag gepubliceerd.

VolkerWessels Bouw & Vastgoedontwikkeling (BVGO) rapporteert sinds 2009 over haar CO 2footprint. De rapportage volgt de regels voor de financiële rapportage conform de IFRS, waardoor de CO2 rapportage aansluit op de financiële rapportage. Dit document beschrijft het communicatie beleid van BVGO vanaf 1 januari 2012 en bevat een stakeholderanalyse om te bepalen welke patijen belang hebben bij de communicatie van BVGO op het gebied van CO2 en duurzaamheid in brede zin.

3


2 Stakeholder analyse Als een van de grootste bouw- en vastgoedontwikkeling bedrijven in Nederland heeft VolkerWessels een belangrijke verantwoordelijkheid als het gaat om het gebruik van ruimte, grondstoffen en vervuiling. Door deze plaats midden in de maatschappij komt VolkerWessels BVGO in contact met een zeer diverse groep stakeholders – belanghebbende partijen die op de een of andere manier baten en/of lasten hebben van de activiteiten van VolkerWessels. Om in een steeds complexer wordende wereld, die bovendien steeds sneller verandert goed in te spelen op de wensen en eisen van de diverse stakeholders is het belangrijk deze goed in beeld te hebben en continu te werken aan een strategie om in contact te treden met deze stakeholders op een manier die past bij de stakeholder en de rol van VolkerWessels. 2.1

Primaire en secundaire stakeholders

Stakeholders kunnen op diverse manieren worden ingedeeld. Allereerst zijn er primaire (core) 1 en secundaire (fringe) stakeholders : Primaire stakeholders: hebben een redelijk tot grote invloed op het bedrijf. Voorbeelden zijn eigen medewerkers, klanten/opdrachtgevers, leveranciers, lokale overheden en lokale bewoners, non-gouvernementele organisaties (NGO’s zoals Greenpeace, Stichting Natuur &Milieu) en aandeelhouders (verenigingen). Secundaire stakeholders: dit zijn partijen die geen direct belang hebben in de bedrijfsvoering, maar wel degelijk invloed uit kunnen oefenen. Denk aan media, regelgeving door de EU, flora en fauna in NL en in buitenland, werknemers van leveranciers in landen als China, in het geval van CO2 uitstoot aan inwoners van klimaatverandering gevoelige gebieden,etc.

1

Stuart L. Hart: “Capitalism at the Crossroads” en Savage, G. T., T. W. Nix, Whitehead and Blair: “Strategies for assessing and managing orgnaizational stakeholders.”

4


“Secundaire Stakeholders” Zwakkeren in samenleving

Omwonenden

“Primaire Stakeholders” Leveranciers

Makers van regelgeving

VW

Personeel EU

Inwoners klimaat gevoelige gebieden

Aandeelhouders

Concurrenten

Klanten NGO’s

Overheden

Investeerders Bewoners van bosgebieden waaruit Medewerkers van hout komt leveranciers in ontwikkelingslanden

Flora & Fauna Media

De stakeholders kunnen zowel positief en negatief bijdragen aan de bedrijfsvoering van VolkerWessels BVGO. In positieve zin bijvoorbeeld door samenwerking en in negatieve zin door bijvoorbeeld actie te voeren, naar de rechtbank te stappen of geen krediet te verstrekken. Het is daarom belangrijk een goed beeld te hebben van de belangen van de stakeholders en in te spelen op de (communicatie) behoefte van de betreffende groep. Voor de communicatie over CO2-emissies wordt alleen de groep met primaire stakeholder direct geadresseerd. De secundaire stakeholders kunnen zich informeren door gebruik te maken van de communicatie die ten behoeve van de primaire stakeholders wordt gepubliceerd. Hieronder worden de belangrijkste primaire stakeholders uiteengezeten per stakeholder kort toegelicht wat de belangen en invloed van de stakeholder zijn. 2.2

Invloed en Belangen per stakeholder

In de analyse is een onderscheidt gemaakt tussen stakeholders met veel en weinig invloed op het CO2-beleid van VolkerWessels Bouw & Vastgoed, en tussen veel en weinig belang bij het beleid.

5

Invloed


B: Veel invloed, weinig belang SKAO

A: Veel invloed, veel belang Medewerkers Rijkswaterstaat, Prorail Opdrachtgevers Moedermaatschappij VW Investeerders

D: Weinig invloed, weinig belang Overheden NGO’s

C: Weinig invloed, veel belang Certificerende instellingen Concurrenten Leveranciers Samenwerkingspartners Bewoners/omwonenden projecten Belang

Groep A: Veel invloed, Veel belang Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij dienen op de hoogte te worden gehouden en zullen daar waar nodig geraadpleegd worden. 1. De medewerkers behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. 2. Rijkswaterstaat en ProRail behoren tot de A-groep aangezien deze partijen erg veel invloed hebben op de vorm en regels van de CO2 prestatieladder doordat zij de CO2Prestatieladder hebben ontwikkeld en in de markt gezet. Het belang van Rijkswaterstaat en ProRail is ook groot, want het doel van de CO2 ladder is dat aannemers daar aan mee gaan doen zodat Rijkswaterstaat en ProRail duurzamer kunnen inkopen. 3. Overige Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO2 reductie ambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Binnen Bouw & Vastgoed gebeurd dit steeds vaker, en met verschillende inkoop eisen. Het is in het belang van VolkerWessels om dit beter te stroomlijnen in voorspelbare en enigszins geharmoniseerde eisen, bijvoorbeeld door toepassing van de CO 2-Prestatieladder. 4. De Moedermaatschappij VolkerWessels heeft een groot belang bij een goed CO2 management van BVGO om haar eigen doelstellingen te kunnen halen. Daarnaast is het mogelijk dat zustermaatschappijen (imago) schade oplopen indien BVGO het CO2-beleid onvoldoende uitvoert. Daarnaast heeft VW ook een grote invloed op het beleid van BVGO daar in de Raad van Bestuur het VW beleid wordt gemaakt, wat in grote lijnen ook geldt voor BVGO. 5. Investeerders/aandeelhouders hebben een groot belang bij goed beleid om er voor te zorgen dat zij een goed rendement op hun investeringen te halen. Dit gaat enerzijds om het binnen halen van werk dmv fictieve korting en anderzijds om het bedrijf klaar te maken voor toenemende prijzen van fossiele brandstoffen en het creëren van goodwill.

6

CO2 Communicatie Managementplan Groep B: Veel invloed, weinig belang In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang en zullen daarom tevreden gehouden moeten worden. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. 1. In deze groep is SKAO, de beheerder van de CO2-Prestatieladder de grootste belanghebbende. De vorm en de eisen van de CO2-Prestatieladder hebben een zeer grote invloed op het CO2-management beleid van BVGO, daar bijvoorbeeld de eisen voor communicatie en de conversie factoren dmv de CO2-Prestatieladder worden opgelegd. Plotselinge wijzigingen en interpretatie verschillen kunnen grote invloed hebben op het BVGO beleid. (Zie Bijlage 1 voor eisen rondom communicatie) Groep C: Weinig invloed, veel belang De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd te hoeven worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel in overweging worden gehouden. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om goodwill te behouden. Zij zullen in elk geval goed geïnformeerd moeten blijven. 1. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO2-prestatieladder te scoren. Bedrijven die gecertificeerd willen worden op de CO2-Prestatieladder zorgen voor omzet bij deze bedrijven. 2. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop BVGO scoort op de CO2prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of – nadeel opleveren. 3. Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid, omdat deze in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit te zijner tijd ook in de inkoopvoorwaarden komen te staan (onder andere voor het behalen van Niveau 5). Daarnaast is het noodzakelijk om in de keten samen te werken aan de reductie van CO2 in de hele keten, waar het keteninitiatief rondom PlusWonen en MorgenWonen een goed voorbeeld van is. 4. Samenwerkingspartners bij aanbestedingen zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop BVGO scoort op de CO2-prestatieladder. Samenwerking met een bedrijf met een CO2-Bewust certificaat geeft bij aanbestedingen een grotere kans op werk. 5. Bewoners en omwonenden bij onze projecten hebben een groot belang bij het reduceren van de CO2 emissies op de bouwplaats en bij de bouwplaats logistiek om overlast te voorkomen. Groep D: Weinig invloed, weinig belang Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd kunnen blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. 1. De overheden in wiens invloedssfeer BVGO ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van BVGO op de CO2 prestatieladder. Overheden waar BVGO mee te maken heeft zijn lokale gemeentes en provincies. Dit wordt anders indien deze overheden besluiten om de CO2-Prestatieladder toe te passen in aanbestedingen, dan vallen ze binnen categorie A. 2. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. Er bestaat hier wel een risico dat onvoldoende transparantie in de communicatie kan leiden tot negatieve publiciteit vanuit de NGO’s. 2.3 Risico analyse In Bijlage 2 is een risico analyse opgenomen rondom het CO2-managment beleid. Hieruit volgen twee belangrijke zakenvoor het communicatiebeleid: - wees eerlijk en transparant in de communicatie

7

CO2 Communicatie Managementplan -

zorg voor tijdigheid van de communicatie

3 Doelstelling De BVGO communicatie doelstelling is om met zo min mogelijk inzet zo veel mogelijk stakeholders op de juiste en transparante wijze van informatie te voorzien betreffende het CO2-management beleid.

8


4 Communicatie proces en verantwoordelijkheden Communicatie vindt binnen VolkerWessels op 4 niveaus plaats: 1. 2. 3. 4.

VolkerWessels Sector, in dit geval de sector BVGO Werkmaatschappij Projecten

Door de sterk decentrale organisatie van VolkerWessels zijn niveau 1 & 3 de belangrijkste. VolkerWessels wordt op corporate niveau gevolgd en aangesproken op het beleid en de transparantie. Doordat bedrijven op werkmaatschappij inschrijven op aanbestedingen en werk uit voeren, kent een groot deel van de stakeholders de individuele werkmaatschappijen. Het BVGO niveau treedt niet of nauwelijks naar buiten en is daarom voor de communicatie minder relevant. Zij rapporteert alleen ieder kwartaalover de CO2 footprint van de hele sector aan de Groepsdirectie en ieder half jaar op intranet en internet. Deze communicatie omvat ook de voortgang in Scope 3 rondom het concept PlusWonen en MorgenWonen. Verder wordt, zeker bij BREEAM en Bewuste Bouwer-projecten ook over het project gecommuniceerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de individuele (of combinatie van) werkmaatschappij(en) die het werk uit voert. Dit niveau wordt hier verder niet behandelt omdat dit project specifiek is. VolkerWessels Verantwoordelijk: VW Corporate responsibility/VW Corporate Communicatie Intern Extern Posters CR data Duurzaamheid Jaarverslag Duurzaamheid Jaarverslag www.planetfit.nl Intranet http://www.volkerwessels.com/nl/corporateresponsibility Netwerk http://www.volkerwessels.com/nl/nieuws/netwerkmagazine Interne bijeenkomsten (CR contactpersonen) BVGO Verantwoordelijk: Energie manager Intern Groepsdirectie rapportage

Extern http://www.volkerwessels.com/nl/bedrijven/detail/ volkerwessels-bouw-vastgoedontwikkeling-bv

Intranet Werkmaatschappij Verantwoordelijk: directie van werkmaatschappij Intern Extern Directie rapportage Eigen website en/of via bedrijven pagina op www.volkerwessels.com Interne communicatie (nieuwsbrief, eigen Overige uitingen intranet, etc)

9


5 Planning Hieronder is voor 2015 een overzicht gegeven van de benodigde communicatie. Q1: Intern Footprint + doelstelling WM

Extern

Footprint + doelstelling WM Duurzaamheid Jaarverslag 2013 Nieuws Q2: Intern Footprint + doelstelling WM Footprint + Reductie BVGO

Nieuws

Extern

Footprint + doelstelling WM Footprint + Reductie BVGO Voortgang ketenanalyse Platformbouwen Stakeholder Dialoog Nieuws

Nieuws

Q3: Intern Footprint + doelstelling WM

Extern

Nieuws Q4: Intern Footprint + doelstelling WM Footprint + Reductie BVGO

Footprint + doelstelling WM Nieuws

Extern

Footprint + doelstelling WM Footprint + Reductie BVGO Voortgang ketenanalyse Platformbouwen Stakeholder Dialoog Nieuws

Nieuws

Verantwoordelijk Werkmaatschappij (WM) Werkmaatschappij VW Corporate Responsibility (CR) WM / CC

Verantwoordelijk Werkmaatschappij Energie manager Werkmaatschappij Energie manager Energiemanager Energie manager/ VW CR WM / CC

Verantwoordelijk Werkmaatschappij Werkmaatschappij WM / CC

Verantwoordelijk Werkmaatschappij Energie manager Werkmaatschappij Energie manager Energiemanager Energie manager/ VW CR WM / CC

10


Bijlage 1: Beschrijving eisen CO2-Prestatieladder De CO2-Prestatieladder stelt de volgende eisen aan de communicatie over de CO2-emissie en reductie doelstellingen: 4.B.2. Het bedrijf rapporteert ten minste halfjaarlijks (intern én extern) de voortgang ten opzichte van de doelstellingen voor het bedrijf en de projecten waarop CO2gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 4.B.2 Tenminste halfjaarlijks intern en extern rapporteren over de voortgang ten opzichte van de doelstellingen. Onderscheiden worden scope 1, 2 en 3 (op niveau 4 en 5) gerelateerde eisen. Een rapport, als voorbeeld, dat handelt over de voortgang van de realisatie van een eis inzake scope 1 & 2 zal beide scopes apart moeten behandelen. Zo’n rapport dient van elke scope de voortgang ten opzichte van de betreffende doelstelling aan te geven; de voortgangsrapporten daarna op eenzelfde, vergelijkbare manier. Voorbeeld: rapport nummer N geeft aan dat in scope 1 60% van de scope 1 doelstelling is gerealiseerd, en in scope 2 nog 0% van de scope 2 doelstelling. Vervolgens geeft rapport nummer N+1 aan dat in scope 1 80% van de scope 1 doelstelling is gerealiseerd, en in scope 2 inmiddels 30% van de scope 2 doelstelling. Zodat duidelijk voortgang is te constateren. 2.C.1. Het bedrijf communiceert structureel intern over haar energiebeleid voor het bedrijf en de projecten. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en reductiedoelstellingen van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO2gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 2.C.1 Structureel intern communiceren over het energiebeleid. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de communicatie activiteiten met regelmatige frequentie zijn voortgezet, en informeren over de belangrijkste feiten betreffende de voortgang in het energiereductiebeleid in de beoordeelde periode. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling stelt de ladderCI eveneens vast - of het grootste deel van de projecten wordt uitgevoerd met onderaannemers, en indien dit het geval is, vergewist de ladderCI zich er van dat - het bedrijf ook aantoonbaar communiceert zoals aangegeven, op locaties van projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is; indien op 1 of 2 projecten CO2gerelateerd gunningvoordeel verkregen is: op deze ene resp. op beide locaties; bij meer dan 2 van dergelijke projecten: op 2 locaties naar keuze. De ladderCI dient zich daarover zekerheid te verschaffen, zo nodig met verificatie door bezoek van de projectlocatie. Met zekerheid kan worden vastgesteld dat alle bij het betreffende project betrokken medewerkers van de onderaannemers hebben kennis kunnen nemen van de communicatie in geval: - de communicatiemiddelen aantoonbaar gedurende het grootste deel van de uitvoering prominent zichtbaar voor alle medewerkers worden / zijn aangeboden, of - uit een steekproef onder de aanwezige medewerkers op de projectlocatie blijkt dat de meerderheid van hen de onderwerpen kan noemen waarover informatie wordt / is aangeboden.

11

CO2 Communicatie Managementplan Verwacht wordt niet dat ook medewerkers van een onderaannemer die slechts kortdurend (een week of minder) betrokken is, op de hoogte zijn van de interne communicatie. 2.C.3. Het bedrijf heeft de externe belanghebbenden geïdentificeerd voor het bedrijf en de projecten waarop CO2- gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 2.C.3 De externe belanghebbenden geïdentificeerd. Identificeren is toegespitst op relevantie. De te identificeren externe partijen zijn: - partijen die belang hebben bij reductie van energie en van de meest materiële CO2-emissies, en potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie. Het gaat hier bijvoorbeeld niet om partijen die mogelijk in hun belang geschaad worden door de (CO2-) maatregelen in een project, de opdrachtgever, of partijen die een ander dan CO2belang hebben bij het bedrijf of projecten. Wel relevant zijn landelijke, regionale of lokale spelers met belang bij CO2-reductie, mits deze - beschikken over ter zake doende kennis op het gebied van CO2, en een betekenisvolle rol vervullen in het beleid inzake milieubescherming, of idem in het maatschappelijk debat inzake milieubescherming. Ten aanzien van een overheid wordt dus bedoeld het organisatiedeel (departement, dienst) dat verantwoordelijk is voor het beleid inzake milieubescherming; niet het organisatiedeel dat de opdrachtgeversrol voor een eigen project vervult. De identificatie van belanghebbenden is een belangrijke opstap naar andere prestaties op hogere ladderniveaus, zoals structureel communiceren ad 3.C.1, het communicatieplan ad 3.C.2 en de dialoog ad 4.C.1. Daarom dient het bedrijf te kunnen uitleggen welke relatie het bedrijf ziet tussen de genoemde belanghebbenden en de CO2-bewust activiteiten van het bedrijf. Voorbeelden van mogelijke belanghebbenden zijn: • bedrijven in de branche die met vergelijkbare CO2-reductie bezig zijn • opdrachtnemers van nabijgelegen projecten waarmee samengewerkt kan worden • overheden als opdrachtgevers van andere projecten • leveranciers • kennisinstituten in de branche • onderaannemers • belangenverenigingen natuur, klimaat, energie • energieleverancier(s) • regionale milieudienst Deze zijn relevant voor een bedrijf met CO2-bewust certificaat niveau 2. Op hogere niveaus ook rapportages betrekken CO2-Prestatieladder. Ladderbeoordeling door de ladderCI Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat het bedrijf de lijst doelgericht heeft samengesteld, aan de hand van: o de relatie met de CO2-bewust activiteiten van het bedrijf, en o de betekenis ervan voor activiteiten op eventuele hogere niveaus zoals het communicatieplan. , de lijst actueel is, aan de hand van o kenmerken van projecten waarop in de te beoordelen periode CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is, o wijziging in de maatregelen voor CO2-reductie in projecten, o voortschrijdend inzicht in het energiebeleid of het energie reductie beleid van het bedrijf, o etc.

12

CO2 Communicatie Managementplan 3.C.1. Het bedrijf communiceert structureel intern én extern over de CO2 footprint (scope 1 & 2 emissies) en de kwantitatieve reductiedoelstelling(en) van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO2-gerelateerd gunning voordeel verkregen is. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de hierboven genoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten. Toelichting: 3.C.1 kwantitatieve reductie doelstelling(en). Structureel intern én extern communiceren over de carbon footprint (scope 1 en 2) en de Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de communicatie alle items van 3.C.1. omvat, en een correct beeld geeft van de CO2-prestaties, het bedrijf transparant is over de initiatieven waar het bedrijf aan deelneemt en op welke wijze (2.D,3.D.1); het publiekelijk uitdragen van het initiatief ad 3.D.1, en publicaties ad 4.D.1 vallen onder D “Participatie”. de gecommuniceerde informatie vergelijkbaar is met eerder verstrekte informatie, communicatie die handelt over de voortgang van de realisatie van een eis inzake scope 1 & 2 beide scopes behandelt en transparant is over de werkelijke voortgang. Denkbaar is dat in rapport N een voortgang inzake scope 1 van 60% en bij scope 2 van 0% melding wordt gemaakt en dat vervolgens in rapport N+1 de melding 80% en respectievelijk 30% is. 3.C.2. Het bedrijf beschikt over een gedocumenteerd intern én extern communicatieplan met vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie voor het bedrijf en de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Toelichting: 3.C.2

Een gedocumenteerd intern én extern communicatieplan.

Het communicatieplan is professioneel opgezet. Het is aantoonbaar gericht op alle medewerkers en de geïdentificeerde belanghebbenden ad 2.C.3, ondergebracht in onderscheidende doelgroepen. Het plan dient minstens te omvatten: -

de boodschap per doelgroep, de communicatie doelstellingen (in termen van bekendheid met de boodschap), overzicht van middelen, verantwoordelijken en uitvoerders, en de planning, waaronder de frequentie van communicatieactiviteiten.

Het plan omvat alle communicatieactiviteiten over de CO2-prestaties van het bedrijf en de bedoelde projecten. Inzake projecten dient het plan de communicatie voor, tijdens en na het project te omvatten. Het plan dient aantoonbaar te worden toegepast. Het plan dient de verantwoordelijkheden voor communicatie met betrekking tot de bedrijfsvoering als geheel adequaat te hebben toegewezen; daarbinnen dienen ook verantwoordelijkheden toegewezen te zijn voor elk van de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Ladderbeoordeling door de ladderCI Bij de initiële en jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat - het communicatieplan professioneel is opgezet, en alle communicatieactiviteiten over de CO2prestaties van het bedrijf en de bedoelde projecten omvat, en het communicatieplan actueel is, aan de hand van:

13

CO2 Communicatie Managementplan o o o o o

de actuele lijst externe belanghebbenden ad 2.C.3., de opgestarte en lopende projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is, de trends in energiegebruik en CO2-uitstoot, en de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen, de boundary van het bedrijf, etc.,

en dat de verantwoordelijken: o zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid, en o elk van een andere communicatie activiteit uit de te beoordelen periode kan aantonen dat deze onder zijn/ haar regie is uitgevoerd conform het communicatieplan, o en daaruit leerpunten kan benoemen en heeft geadresseerd.

4.C.1. Het bedrijf kan aantonen dat zij een reguliere (tenminste 2 x per jaar) dialoog onderhoudt met belanghebbenden binnen overheid en NGO ’s (minimaal 2) over haar CO2 reductiedoelstelling en strategie voor het bedrijf en de projecten.

Toelichting: 4.C.1 Een reguliere dialoog met belanghebbenden over CO2-reductiedoelstelling en strategie Het bedrijf voert minstens een dialoog met een overheid en een dialoog met een NGO. Deze dienen een onafhankelijke positie te hebben ten opzichte van het bedrijf. De dialoog over de CO2-reductie-doelstelling(en), zie ook 4.A.1 en 4.B.1, dient daadwerkelijk een specifieke “CO2” - dialoog te zijn, gericht op de mogelijkheden bij de uitvoering van projecten. Een dialoog over “eenheden” die met geaccepteerde conversiefactoren in één stap te herleiden zijn naar CO2, is ook acceptabel. Zo voldoet bijvoorbeeld een dialoog over vermindering van smeerolie (3.620 g CO2/kg) voor wissels wel, maar een dialoog over minder wissels niet aan de eisen, tenzij er een hoeveelheid CO2/wissel in de conversiefactoren is opgenomen. Een dochteronderneming kan alleen meeliften op de dialoog die de moeder onderhoudt met de overheid indien de organizational boundary van het bedrijf moeder en dochter omvat. Ladderbeoordeling door de ladderCI Bij de initiële ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van \ dat de eerste dialoogbijeenkomst heeft plaatsgevonden, en afdoende gedocumenteerd is ( plaats, tijd, deelnemers, inhoud, conclusies). Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat elke dialoog in de te beoordelen periode regelmatig halfjaarlijks is voortgezet, en dat de dialoogpartner aantoonbaar kennis van zaken heeft. 4.C.2. Het bedrijf kan aantonen dat de door overheid en/of NGO geformuleerde punten van zorg over het bedrijf en de projecten zijn geïdentificeerd en geadresseerd. Toelichting: 4.C.2 Geformuleerde punten van zorg zijn geïdentificeerd en geadresseerd. Bij de initiële ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de punten van zorg zijn geadresseerd overeenkomstig de stuurcyclus ad 2.C.2. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van dat de lijst met punten van zorg volledig is, inclusief de punten van zorg van de dialoogbijeenkomsten tijdens de te beoordelen periode, en

14

CO2 Communicatie Managementplan -

dat de punten van zorg zijn geadresseerd overeenkomstig de stuurcyclus ad 2.C.2, dat de naar tevredenheid afgehandelde punten van zorg blijvend zijn edocumenteerd, inclusief de verantwoordelijke conform de stuurcyclus ad 2.C.2., en dat de belanghebbende dialoogpartner bevestigt, tevreden te zijn over de afhandeling. Dit wordt door de ladderCI geverifieerd bij de belanghebbende dialoogpartners aan de hand van een steekproef uit de afgehandelde punten van zorg.

5.C.1. Het bedrijf kan aantonen dat zij zich publiekelijk heeft gecommitteerd aan een CO2 -emissie reductie programma van overheid en of NGO voor zowel het bedrijf als de projecten. Toelichting: 5.C.1 Publiekelijk gecommitteerd aan een CO2-emissie reductie programma van overheid en of NGO. Bij de initiële en jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er o.a. van a. dat het CO2-reductie programma (nog steeds) een actieve status heeft, en b. dat het bedrijf kan aantonen dat het commitment duidelijk betrekking heeft op de uitvoering van projecten, en c. dat publiek commitment van bedrijven (nog steeds) deel uitmaakt van de uitvoering van dit programma, en d. dat het publiek commitment door het bedrijf, bekend is bij de verantwoordelijken voor het programma, en volgens hen aansluit bij de doelstellingen van het programma. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladderCI zich er bovendien o.a. van e. dat het bedrijf kan aantonen dat het op systematische wijze de prestaties aan het verbeteren is om het commitment tijdig te kunnen realiseren. Indien het bedrijf na de initiële ladderbeoordeling constateert dat voldoen aan “e” niet kan worden aangetoond kan het bedrijf zich committeren aan een ander reductie programma, mits tijdens de daarop volgende jaarlijkse ladderbeoordeling(en) voldoen aan “e” wel kan worden aangetoond. 5.C.2. (zie 5.C.1) meer dan één. Toelichting: 5.C.2 (zie 5.C.1) Meer dan één Zie 5.C.1. 5.C.3. Het bedrijf communiceert structureel (minimaal 2x per jaar) intern én extern over haar CO2 footprint (scope 1, 2 & 3) en de kwantitatieve reductiedoelstellingen voor het bedrijf en de maatregelen in projecten die met CO2 gerelateerd gunningvoordeel verkregen zijn. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de bovengenoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten. Toelichting: 5.C.3 Structureel intern én extern communiceren over de carbon footprint (scope 1, 2 en 3) en de kwantitatieve reductie doelstelling(en) Zie 3.C.1.

15


Bijlage 2: Risico analyse Risico

Kans

Gevolg

Actie

Kritische stakeholders prikken door holle boodschap heen.

Groot

Imagoschade, herstelwerk.

1. Zorg voor transparante boodschap over wat goed en minder goed gaat. 2. Zorg dat mensen met kennis over inhoud en vorm van boodschap verantwoordelijk zijn. 3. Vereenvoudig rapportage door automatisering gegevens. 4. Zorg voor kwalitatief goede rapportages.

Communicatie niet regelmatig.

Groot

Mogelijk verlies certificaat.

5. Zorg dat goed communicatieplan voorziet in goed geborgde processen. 6. Zorg voor formats.

Stakeholders in dialoog verliezen interesse.

Groot

Mogelijke verlies certificaat.

7. Zorg voor goed voorbereide Dialoog, neem partners serieus en zorg voor transparante en realistische opvolging zorgpunten.

Personeel verliest interesse in CO2-reductie.

Middel

Imagoschade, inzet om CO2 te reduceren neemt af.

8. Communiceer eerlijk over redenen CO2 reductie. 9. Communiceer regelmatig over CO2. 10. Zet ambitieuze reductie doelstellingen neer, en zorg dat deze gehaald worden. 11. Geef personeel de mogelijkheid om op werk en privé bij te dragen.

Verkeerde Stakeholder gekozen voor dialoog.

Middel

Levert geen positieve bijdrage aan VW.

12. Zorg voor Stakeholders die voldoende kritisch is én tegelijkertijd op een positieve manier ook een bijdrage kan leveren aan beleid VW BVGO.

Nieuw personeel vindt CR beleid onvoldoende.

Middel

Nieuw personeel kiest ander bedrijf.

13. Zorg voor transparante communicatie en ambitie die tenminste hoger zijn dan gemiddeld in de branche.

Klanten kiezen voor andere partijen.

Middel

Verlies van omzet.

14. Zorg voor transparante communicatie en ambitie die tenminste hoger zijn dan gemiddeld in de branche. Denk mee met klant over ambitie.

16

CO2 Communicatie Managementplan

Recommend Documents