BAB IV RIWAYATMU DULU, PERJALANAN PANJANG KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA Pengantar Bab ini akan menjelaskan perkembangan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, serta pelayanan perpustakaan dan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga.
Sejarah Singkat Otonomi Daerah Kota Salatiga yang dilaksanakan secara luas, nyata, dan bertanggung jawab akan dapat terwujud apabila penyelenggaraan Pemerintahan Daerah didasarkan pada penanganan urusan pemerintahan sesuai dengan tugas, wewenang, dan kewajiban yang sepenuhnya telah ada dan berpotensi untuk tumbuh, hidup dan berkembang selaras dengan keterbukaan sumber daya alam dan sumber daya manusia, serta dengan mengembangkan pola hubungan yang sinergis antara masyarakat, sektor swasta, dan pemerintah daerah. Tujuan utama pelaksanaan Otonomi Daerah adalah terwujudnya kemandirian daerah dan meningkatnya kemampuan daerah, terutama dalam proses kebijakan publik dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu, Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 sebagai implementasi otonomi daerah menghendaki pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan potensi wilayah.
20
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 11 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Salatiga, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dibentuk sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga. Pembentukan lembaga ini bertujuan untuk menangani penyusunan kebijakan teknis, pelaksanaan, dan pembinaan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah. Berdasarkan Peraturan ini Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dibantu oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan tiga Kepala Seksi yaitu Kasi Perpustakaan, Kasi Arsip Daerah, dan Kasi Bina Perpustakaan dan Kearsipan. Sejak menjadi Lembaga Teknis Daerah dengan nama Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah terjadi beberapa pergantian pada pejabat struktural, baik pada jabatan Kepala Kantor maupun pada jabatan Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi, seperti sajian data dalam tabel IV.1 berikut ini :
Tabel IV.1 Historiografi Data Pejabat Struktural NO.
NAMA
NAMA JABATAN
TMT
Kepala Kantor
2-1-2009
Kasubag Tata Usaha
2-1-2009
2009
2.
Nugroho Indro Pudjiastomo, SH, M.Hum Amat Djumari, S.Sos
3.
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
28-12-2005
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
12-12-2008
5.
Sri Suwasty, SS, MH
Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip
7-9-2005
1.
2010 1.
Darmono, SH
2.
Sri Suwasty, SS, MH
Kepala Kantor
11-10-2010
Kasubag Tata Usaha
30-12-2009
21
3.
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
12-12-2008
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Suwasty, SS, MH
3.
Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2011
30-12-2009
Kepala Kantor
10-10-2011
Kasubag Tata Usaha
30-12-2009
Yohanes Widodo
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
2-1-2009
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Hartani, SH, MM
3.
Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2012
30-12-2009
Kepala Kantor
10-10-2011
Kasubag Tata Usaha
29-12-2011
Heru Susanto, SE
Kasi Perpustakaan
29-12-2011
4.
Rusmadi
Kasi Arsip Daerah
2-1-2009
5.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
1.
Agus Parmadi PT, SE, MSi
2.
Sri Hartani, SH, MM
3.
Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2013
30-12-2009
Kepala Kantor
29-12-2011
Kasubag Tata Usaha
29-12-2011
Heru Susanto, SE
Kasi Perpustakaan
2-1-2009
4.
Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md
Kasi Arsip Daerah
24-04-2013
5.
Rinaldi Anggoro Shakti, S.Sos
Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip
24-04-2013
Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014
22
Visi dan Misi Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga “Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai pusat informasi, pengetahuan, dan kebudayaan yang mendukung visi Kota Salatiga.” Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga a. Meningkatkan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan. b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. c. Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai sarana informasi utama. d. Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya rekam hasil budaya bangsa khususnya karya budaya daerah Kota Salatiga.
Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga membentuk suatu struktur organisasi untuk membantu pelaksanaan tugas dan fungsi dari Perpustakaan, serta dalam rangka efektivitas, efisiensi dan menghindari benturan kepentingan dan wewenang. Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Satuan Polisi Pamong Praja Kota Salatiga, Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada gambar IV.1 sebagai berikut :
23
Gambar IV.1 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga KEPALA PERPUSTAKAAN
KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
KEPALA SEKSI
KEPALA SEKSI ARSIP
KEPALA SEKSI BINA
PERPUSTAKAAN
DAERAH
PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014
Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dibentuk sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga, dimaksudkan untuk menangani penyusunan kebijakan teknis, pelaksanaan dan pembinaan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dipimpin oleh Kepala Kantor yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Kota Salatiga. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melaksanakan kebijakan berupa pembangunan di bidang pembinaan petugas kearsipan dan pelayanan di bidang perpustakaan.
24
Sumber Daya Manusia Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga mempunyai sumber daya manusia yang berperan dalam setiap kegiatan yang dilakukan di perpustakaan. Pegawai yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga berjumlah 34 (tiga puluh empat) orang, dengan rincian 24 (dua puluh empat) PNS (Pegawai Negeri Sipil), 6 (enam)THL (Tenaga Harian Lepas) Pustakawan, 4 (empat) THL (Tenaga Harian Lepas) Keamanan. Tingkat pendidikan Pegawai Negeri Sipil di KPAD terdiri dari 2 (dua) orang berpendidikan S2, 7 (tujuh) orang berpendidikan S1, 6 (enam) orang berpendidikan D2, 6 (enam) orang berpendidikan SMA, dan 3 (tiga) orang berpendidikan SD. Dari 24 (dua puluh empat) PNS yang ada di KPAD, 6 (enam) orang diantaranya berlatar belakang pendidikan perpustakaan dan arsip, dengan rincian 1 (satu) Sarjana Perpustakaan, 1 (satu) Sarjana Sosial dengan konsentrasi perpustakaan, 1 (satu) D3 perpustakaan dan 3 (tiga) D3 Kearsipan. Tenaga Harian Lepas Pustakawan yang ada di KPAD terdiri dari 3 (tiga) orang berpendidikan S1 Perpustakaan, 1 (satu) orang D3 Perpustakaan dan 2 (dua) orang berpendidikan D2 Perpustakaan. Selain itu terdapat juga 4 (empat) orang Tenaga Harian Lepas Satpam untuk menjaga keamanan di lingkungan KPAD.
Sarana Prasarana dan Koleksi Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga memiliki sarana prasarana yang digunakan untuk keperluan administrasi perkantoran dan pelayanan kepada masyarakat, diantaranya adalah sebagai berikut : a. Sarana Prasarana yang dilayankan berupa 2 (dua) unit mobil perpustakaan keliling, 10 (sepuluh) unit komputer untuk broadband learning center, 6 (enam) unit komputer untuk layanan internet, 4 (empat) unit komputer jinjing (notebook) untuk komputer bicara yang digunakan untuk pelayanan berkebutuhan khusus (tuna netra), 1 (satu) ruang multimedia untuk keperluan pemutaran film dan diskusi kelompok, 2 (dua) komputer untuk
25
b.
layanan penelusuran dan 4 (empat) unit komputer untuk layanan sirkulasi dan peminjaman. Koleksi Buku dan Koleksi Arsip Tabel IV.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga Tahun
Koleksi Buku
Koleksi Non Buku /AV
Year
Book Collection
non Book Collection
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
8.861 10.117 15.071 18.069 22.062 24.741 29.868
78 100 106 106 106 405
2013
30.327
445
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014
26
Tabel IV.3 Jumlah Koleksi Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Uraian
Koleksi Arsip Tekstual Koleksi Arsip Non Tekstual Koleksi Arsip Foto Koleksi Arsip Foto Koleksi Arsip VCD Koleksi Arsip Kaset Video Koleksi Arsip Kaset Pita Koleksi Arsip Video Kecil Koleksi Arsip Handycam Kecil Koleksi Arsip Piringan Hitam Koleksi Staatblad Koleksi Kliping
Tahun 2012 9299 84 209 150 0 0 0 0 0 0 167 168
2013 9453 84 399 268 195 58 2350 20 20 389 167 252
Keterangan
Berkas Buah Album Lembar Buah Keping Buah Buah Buah Buah Buah Buah
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014
Pelayanan Perpustakaan Layanan mutlak harus ada pada sebuah perpustakaan. Tanpa adanya layanan sebuah perpustakaan bukanlah menjadi perpustakaan yang seutuhnya, bahkan sebuah perpustakaan boleh tutup selama layanan tidak ada di dalam perpustakaan tersebut. Terdapat dua macam layanan yang ada di perpustakaan. a. Layanan Teknis, adalah pekerjaan dalam suatu sistem perpustakaan yang berfungsi untuk mempersiapkan bahan pustaka sebelum bahan pustaka tersebut dilayankan kepada pemustaka b. Layanan Pembaca, adalah layanan yang berhubungan langsung dengan pemustaka. Layanan ini dapat berupa layanan baca ditempat, layanan referensi, layanan pinjam kembali (sirkulasi) dan lain sebagainya.
27
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melayani pemustaka setiap hari dengan waktu pelayanan hari Senin sampai Jum’at pukul 08.00 – 20.00, Sabtu dan Minggu pukul 08.00 – 16.00. Pada waktu tersebut, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melakukan layanan anggota yaitu, pendaftaran dan pembuatan kartu anggota kepada masyarakat kota Salatiga. Layanan keanggotaan ini dilaksanakan agar masyarakat dapat meminjam buku dan membawanya pulang untuk dibaca. Pelayanan lain yang dilakukan adalah layanan sirkulasi. Ini terkait dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan peminjaman, layanan membaca, layanan referensi, perpustakaan keliling, story telling, layanan pencarian bahan pustaka, layanan audio visual, layanan bimbingan pemakai, layanan internet /
hotspot.
Pelayanan Kearsipan Pelayanan arsip merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen. Pelayanan arsip menjadi akhir dari seluruh kegiatan manajemen kearsipan, kegiatan ini menjadi jembatan penghubung antara lembaga kearsipan selaku pelayan masyarakat dengan pengguna arsip atau peneliti. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah selaku lembaga kearsipan di tingkat kota melaksanakan beberapa jenis layanan kearsipan, antara lain: a. Wisata Arsip, merupakan sarana pelancong nostalgia yang bernuansa kesejarahan dan masa lampau seta pengenalan arsip secara umum. Wisata arsip dikenalkan melalui sarana pemutaran slide foto salatiga tempo dulu di ruang audio visual, suguhan arsip foto salatiga tempo dulu di ruang pameran khasanah arsip, Galery Planning Salatiga yaitu tentang perencanaan tata kota Salatiga, kunjungan ke depo arsip guna mengetahui cara pemeliharaan dan pelestarian arsip-arsip yang tersimpan dan pameran arsip tahunan
28
b.
c. d.
e.
f. g.
untuk mengenalkan dan memasyarakatkan arsip sebagai sumber informasi. Layanan Informasi Kearsipan untuk kegiatan penelitian, penelusuran arsip yang bersumber dari arsip dinamis in aktif dan statis. Layanan Konsultasi Sumber Kearsipan untuk penelitian dengan menggunakan sumber-sumber arsip yang tersedia. Layanan Sistem Kearsipan merupakan layanan penyusunan sistem dan pedoman kearsipan yang berkaitan dengan penetapan peraturan kearsipan. Layanan Pembenahan Kearsipan merupakan layanan jasa pembenahan dan penataan arsip serta sarana prasarana temu kembali arsip. Layanan Jasa Penyimpanan Kearsipan merupakan jasa penitipan dan penyimpanan arsip di depo arsip. Layanan Pembinaan Petugas Kearsipan, merupakan pembinaan petugas kearsipan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga yang dilakukan tiap triwulan dengan maksud meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip di masingmasing SKPD.
29
