BAB IV PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem adalah strategi untuk memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu. Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem, serta alokasi subsistem-subsistem ke komponen-komponen perangkat keras, perangkat lunak serta prosedur-prosedur. Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik, karena dengan adanya rancangan yang tepat akan menghasilkan sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Perancangan yang kurang baik akan mengakibatkan sistem yang dibangun harus dirombak total atau sistem yang dibangun akan sangat berlebihan dari kebutuhan yang diperlukan. Tahap perancangan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan menyusun suatu algoritma, alur sistem, masukan, prosedur proses, keluaran dan database. Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagian alis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.Tahap ini disebut dengan desain sistem (Systems design). Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) yang akan dibahas pada bab ini dan desain sistem terinci (detailed systems design).
48
49
A. Perancangan sistem yang diusulkan 1. Flowmap usulan sirkulasi pengunjung Dibawah ini adalah prosedur sirkulasi pengunjung yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Petugas perpustakaan meminta kartu identitas pengunjung yang datang dan menanyakan keperluan datang ke perpustakaan b. Petugas perpustakaan menginputkan data identitas pengunjung dan keperluannya lalu diinputkan ke dalam database c. Petugas perpustakaan mencetak laporan sirkulasi pengunjung untuk diberikan ke pimpinan. PENGUNJUNG
Kartu identitas
PETUGAS
PIMPINAN
Kartu identitas
Input data pengunjung
perpustakaan
Cetak laporan sirkulasi pengunjung
Laporan sirkulasi pengunjung
Kartu identitas
Kartu identitas
Gambar 4.1 Flowmap Usulan Sirkulasi Pengunjung
Laporan sirkulasi pengunjung
50
2. Flowmap usulan pendataan buku baru Dibawah ini adalah prosedur pendataan buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Setiap bidang yang menerbitkan buku baru harus memberikan buku tersebut ke pimpinan b. Pimpinan mengecek buku tersebut dan memberikan persetujuan apakah buku tersebut layak terbit atau tidak c. Jika buku tidak memenuhi persyaratan maka pimpinan mengembalikan buku tersebut ke bidang yang bersangkutan d. Jika buku memenuhi persyaratan, pimpinan akan memberikan buku baru tersebut ke petugas perpustakaan e. Petugas perpustakaan memberikan label sesuai dengan aturan kode buku baru lalu menginputkan data buku baru ke dalam database f. Petugas perpustakaan meletakkan buku baru tersebut ke dalam rak sesuai dengan kode buku
51
BPS
PETUGAS
PIMPINAN
Buku baru
Buku baru
Persetujuan terbit
T Setuju?
Pemberitahuan Buku Tidak Layak Terbit Y Buku
Buku
Buku
Buku
Pemberian label
Buku yang sudah dilabel
Input data buku
perpustakaan
Cetak Lap Data Buku
Buku Lap Daftar Buku
Lap Daftar Buku
Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pendataan Buku Baru
52
3. Flowmap usulan peminjaman buku Dibawah ini adalah prosedur peminjaman buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dipinjam dan kartu identitas ke petugas perpustakaan b. Petugas menginputkan data buku yang dipinjam ke database dan mengarsipkan kartu identitas peminjam c. Petugas memberikan buku ke peminjam dan bukti peminjaman yang akan digunakan untuk pengembalian buku PENGUNJUNG
Buku + Kartu Identitas
PIMPINAN
PETUGAS
Buku + Kartu Identitas
Input data peminjaman
perpustakaan Cetak Laporan Peminjaman Cetak Bukti Peminjaman
Bukti Peminjaman
Buku + Bukti Peminjaman
Laporan Peminjaman
Buku + Kartu Identitas + Bukti Peminjaman
Kartu identitas
Kartu Identitas
Gambar 4.3 Flowmap Usulan Peminjaman Buku
Laporan Peminjaman
53
4. Flowmap usulan pengembalian buku Dibawah ini adalah prosedur peminjaman buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dikembalikan dan bukti peminjaman ke petugas perpustakaan b. Petugas menginputkan data pengembalian ke database dan mencari kartu identitas peminjam di arsip c. Petugas mengembalikan kartu identitas peminjam dan menaruh buku kembali ke rak PIMPINAN
PETUGAS
PENGUNJUNG
Buku + Bukti Pinjaman
Buku + Bukti Pinjaman
Input data pengembalian
perpustakaan
Cetak Laporan Pengembalian Cari kartu identitas peminjam di arsip Laporan Pengembalian
Kartu Identitas
Kartu Identitas
Kartu Identitas Peminjam + Bukti Pinjaman + Buku
Laporan Pengembalian
Buku
Bukti peminjaman
Gambar 4.4 Flowmap Usulan Pengembalian Buku
54
5. Flowmap usulan pembelian buku Dibawah ini adalah prosedur peminjaman buku yang diusulkan pada BPS Provinsi kota Tanjungpinang : a. Pengunjung memberikan buku yang ingin dibeli ke petugas b. Petugas mengecek status buku tersebut apakah buku tersebut dijual atau tidak c. Jika buku tidak dijual, petugas memberitahukan ke pengunjung bahwa buku tidak dijual lalu petugas mengembalikan buku ke rak d. Jika buku tersebut dijual, petugas mengecek harga buku lalu memberitahukan harga buku ke pengunjung yang ingin membeli buku tersebut e. Pengunjung melakukan proses pembayaran buku dengan memberikan uang ke petugas f. Petugas mencatat pembelian buku ke buku dan memberikan buku ke pengunjung g. Petugas mencatat pembelian buku tersebut ke bagian PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)
55
Buku
PIMPINAN
PETUGAS
PENGUNJUNG
Buku
Cek Status Buku
Dijual ?
T Pemberitahuan Buku Tidak Dijual
Y
Cek Harga Buku Buku
Pemberitahuan Harga
Bayar
Pemberitahuan Harga
Input data pembayaran
perpustakaan
Cetak Nota Pembelian
Nota + buku yang dibeli
Nota + Buku yang dibeli
Proses PNBP
Cetak Laporan Pembelian
Laporan Pembelian
Gambar 4.5 Flowmap Usulan Pembelian Buku
Laporan Pembelian
56
B.
Context Diagram (Diagram Konteks) Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan aplikasi. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses di dalam aplikasi dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut.
Lap. Sirkulasi Pengunjung Lap. Data Buku
Kartu Identitas PENGUNJUNG Bukti Pinjaman, Nota
SISTEM PERPUSTAKAAN
Lap. Peminjaman Lap. Pengembalian Lap. Pembelian
PIMPINAN
Buku Baru Bidang BPS
Gambar 4.6 Diagram Konteks
C.
Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) DFD sering digunakan unutk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur
57
(structured analysis and design). DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. DFD Level 0 berfungsi menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpangan data. Adapun DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Pengunjung Data Pengunjung
Proses 3 Peminjaman buku
Proses 1 Data sirkulasi pengunjung Kartu pinjaman, Nota Pembelian
Data Pengunjung
Data Buku
Proses 4 Pengembalian buku
Proses 2 Pendataan buku baru
Proses 5 Pembelian buku
buku Data pembelian pembelian
peminjaman
Data Anggota
Data Buku
Data Buku
Data peminjaman
Data peminjaman
Data Pengunjung
Bidang BPS
Data Buku
Data Pengunjung
anggota
sirkulasi
Data Buku
Data pembelian
Kartu pinjaman
Data peminjaman
Data peminjaman
Data pembelian
Proses 6 Cetak
Lap. Anggota Lap. Sirkulasi Pengunjung Lap. Data Buku Lap. Peminjaman Buku Lap. Pembelian Buku
Kepala Kantor
Gambar 4.7 Data Flow Diagram
Data Buku
58
D.
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram ( ERD ) atau Diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu aplikasi secara konseptual. Objek Data adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa, atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan data-data. Adapun ERD yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut :
1
m Kembali
Sirkulasi Pengunjung
m
Datang
1
Anggota
1
Pinjam
1
m
m Beli
Gambar 4.8 Entity Relationship Diagram
Buku
59
E.
Kamus Data Kamus data merupakan kamus yang digunakan untuk menjelaskan seluruh proses data yang terdapat dalam data flow diagram. Berikut ini adalah kamus data dari aplikasi perpustakaan yang di rancang antara lain : Tabel 4.1 Kamus Data Tabel Anggota Tabel Anggota Fungsi
Menyimpan data anggota BPS
Field
no_identitas + jenis + nama + alamat + no_telp + pekerjaan
Tabel 4.2 Kamus Data Tabel Sirkulasi Tabel Sirkulasi Fungsi
Mencatat Pengunjung yang datang perpustakaan
Field
no_identitas + tanggal + keperluan
Tabel 4.3 Kamus Data Master Buku Tabel Master_Buku Fungsi
Mencatat data Buku
Field
kode_buku + judul + tahun_terbit + bidang + harga
Tabel 4.4 Kamus Data Tabel Buku Tabel Buku Fungsi
Mencatat Detail dari setiap buku
Field
id_buku + status + keterangan
60
Tabel 4.5 Kamus Data Master Pinjaman Master _pinjaman Fungsi
Mencatat peminjaman
Field
kode_pinjam + no_identitas + tanggal_pinjam + tanggal_kembali + jumlah_buku + status
Tabel 4.6 Kamus Data Detail Pinjaman Detail_peminjaman Fungsi
Mencatat setiap detail peminjaman
Field
kode_pinjaman + id_buku + judul
Tabel 4.7 Kamus Data Master Pembelian Detail_peminjaman Fungsi
Mencatat pembelian
Field
No_nota + no_identitas + tanggal_pembelian + jumlah_buku + total_bayar
Tabel 4.8 Kamus Data Detail Pembelian Detail_peminjaman Fungsi
Mencatat setiap detail peminjaman
Field
No_nota + id_buku + judul + harga
61
F. Perancangan Struktur File Tujuan dari perancangan strutur file ini yaitu untuk menentukan nama filed, type field, lebar field, dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap file. Struktur file yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini akan menentukan struktur fisik database yang menunjukkan struktur dari elemen – elemen yang menyatakan panjang data dan tipe datanya. Pengembangan struktur file yang akan diuraikan adalah sebagai berikut :
Nama Tabel
: anggota
Primary
: no_identitas Tabel 4.9 Struktur File Anggota
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
no_identitas
varchar
25
2
jenis
varchar
15
3
nama
varchar
50
4
alamat
varchar
50
5
no_telp
varchar
15
6
pekerjaan
varchar
50
62
Nama Tabel
: sirkulasi
Primary
:Tabel 4.10 Struktur File Sirkulasi
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
no_identitas
varchar
25
2
tanggal
date
-
3
keperluan
varchar
100
Nama Tabel
: master_buku
Primary
: kode_buku Tabel 4.11 Struktur File Master Buku
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
kode_buku
varchar
15
2
judul
varchar
50
3
tahun_terbit
varchar
4
4
bidang
varchar
30
5
harga
integer
-
Nama Tabel
: buku
Primary
:Tabel 4.12 Struktur File Buku
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
id_buku
varchar
19
2
Status
varchar
8
63
Nama Tabel
: master_pinjaman
Primary
: kode_pinjaman Tabel 4.13 Struktur File Master Pinjaman
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
kode_pinjaman
varchar
10
2
no_identitas
varchar
25
3
tanggal_pinjam
date
-
4
tanggal_kembali
date
-
5
jumlah_buku
integer
-
6
status
varchar
14
Nama Tabel
: detail_pinjaman
Primary
:Tabel 4.14 Struktur File Detail Pinjaman
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
Kode_pinjaman
varchar
10
2
Id_buku
varchar
19
3
judul
varchar
50
Nama Tabel
: master_pembelian
Primary
: no_nota Tabel 4.15 Struktur File Master Pembelian
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
No_nota
varchar
10
2
no_identitas
varchar
25
3
tanggal_pembelian
date
-
64
4
Jumlah_buku
Integer
-
5
Total_bayar
Currency
-
Nama Tabel
: detail_pembelian
Primary
:Tabel 4.16 Struktur File Detail Pembelian
G.
No.
Nama Field
Data Type
Size
1
No_Nota
varchar
10
2
Id_buku
varchar
19
3
judul
varchar
50
4
Harga_buku
Currency
-
Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang berguna untuk mengelompokkan instruksi ke dalam sub program fungsional, setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat.
Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut :
65
Struktur Program
Input
Proses
Output
Data Anggota
Peminjaman
Lap Anggota
Data Buku
Pengembalian
Lap Data Buku
Pembelian
Lap Data Pinjaman dan Pengembalian
Sirkulasi Pengunjung
Lap Pembelian Buku
Lap Sirkulasi Pengunjung
Gambar 4.9 Struktur Program
66
Sedangkan untuk struktur menunya adalah sebagai berikut :
Struktur Menu
Buku Tamu
Data
Kegiatan
Pengunjung Baru
Anggota
Pengunjung Lama
Buku
Laporan
Pinjam Buku
Sirkulasi Pengunjung
Pengembalian
Data Buku
Pembelian
Peminjaman
Pengembalian
Penjualan
Gambar 4.10 Struktur Menu
67
H.
Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk merekap data yang digunakan. Perancangan input meliputi bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. 1. Form buku tamu Buku Tamu
No Identitas
Tanggal
Nama Alamat No Telp Jenis Pekerjaan Keperluan Clear
Isi Buku Tamu
Gambar 4.11 Rancangan form isi buku tamu
68
2. Form Anggota Data anggota
No Identitas Nama Alamat No Telp Jenis Pekerjaan
Clear
No Identitas
Update Data
Keluar
Jenis
Nama
Alamat
No Telp
Pekerjaan
Gambar 4.12 Rancangan form data anggota 3. Form data buku Data Buku
Kode Buku
Tampilkan
Judul Tahun Terbit Bidang Harga
Clear
Kode_buku
Simpan
Judul
Ubah
Tahun_terbit
Hapus
Bidang
Total Buku di Rak
Gambar 4.13 Rancangan form data buku
Keluar
Harga
69
4. Form Peminjaman Peminjaman
Pinjam Baru
Batal Pinjam
Keluar
Kode Pinjam
Tanggal
No Identitas
Nama
Data Pinjaman
Id Buku
Cari Buku
Judul
Proses
Id Buku
Selesai
Judul
Hapus Pinjaman
Gambar 4.14 Rancangan form peminjaman
70
5. Form Pengembalian Pengembalian
Kode Pinjam
No Identitas
Nama
Jumlah Buku
Tanggal Pinjam
Tanggal Kembali
Daftar Buku Yang di Pinjam
Id_Buku
Judul
Pengembalian Baru
Proses Pengembalian
Gambar 4.15 Rancangan form pengembalian
71
6. Form Pembelian Pembelian
Pembelian Baru
Batalkan Pembelian
Keluar
No Nota
Tanggal
No Identitas
Nama
Data Pembelian
Id Buku
Cari Buku
Judul
Harga Buku
Total Bayar Proses
Id Buku
Selesai
Judul
Hapus Pembelian
Gambar 4.16 Rancangan form pembelian
72
I.
Rancangan Output 1. Laporan Sirkulasi Pengunjung
BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail:
[email protected]
LAPORAN DATA SIRKULASI PENGUNJUNG PRIODE xx/xx/xxxx s/d xx/xx/xxxx
No Identitas
Tanggal
Keperluan
Gambar 4.17 Rancangan laporan sirkulasi pengunjung
73
2. Laporan Data Buku
BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail:
[email protected]
LAPORAN DATA BUKU
Kode Buku
Judul
Bidang
Gambar 4.18 Rancangan laporan data buku
Jumlah
74
3. Laporan peminjaman dan pengembalian
BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail:
[email protected]
LAPORAN PEMINJAMAN dan PENGEMBALIAN PRIODE xx/xx/xxxx s/d xx/xx/xxxx
Kode Pinjam
No Identitas
Jumlah Buku
Tanggal Pinjam
Tanggal Kembali
Gambar 4.19 Rancangan laporan peminjaman dan pengembalian
Status Pinjaman
75
4. Laporan Penjualan
BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI KEPULAUAN RIAU Jl. Kijang Lama No. A8 Tanjungpinang 29123, Kepulauan Riau Telp.: (0771) 4571131 Fax. : (0771) 4571132 e-mail:
[email protected]
LAPORAN PENJUALAN BUKU PRIODE xx/xx/xxxx s/d xx/xx/xxxx
No Nota
No Identitas
Tanggal
Jumlah Buku
Gambar 4.20 Rancangan laporan penjualan buku
Total Bayar