BAB IV PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem merupakan pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Perancangan sistem dibuat berdasarkam masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa.
Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk membuat suatu sistem informasi yang memiliki kemampuan handal, maka perlu sebuah perancangan sistem dengan tujuan untuk memperbaiki masalah yang terjadi. Perancangan sistem secara umun bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai sistem yang baru, dan juga merupakan persiapan dari rancangan terperinci dengan mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi.
4.1
Flowmap Usulan Proses Absensi Karyawan
1.
Karyawan memberikan biodata karyawan kepada bagian personalia lalu personalia menginput biodatadan masuk kedalam database karyawan. 69
2.
Setelah itu personalia mencetak kartu absensi karyawan dan diberikan kepada karyawan.
3.
Kemudian karyawan menginput NIK lalu diproses data absensi masuk kedalam database dan cetak laporan data karyawan lalu diberikan ke direktur
4.
Personalia mencetak laporan data absensi karyawan dan diberikan ke direktur.
69
KARYAWAN
Biodata karyawan
PERSONALIA
DIREKTUR
Biodata karyawan
Input biodata karyawan
Kartu absensi karyawan
Kartu absensi karyawan
Cetak kartu absensi karyawan
DBkaryawan
Input NIK menggunakan barcode tipe 39
Cetak laporan biodata karyawan
Absensi Karyawan
2
Laporan 2 Biodata karyawan
Laporan 1 Biodata karyawan
Cetak laporan absensi karyawan
2
Laporan 2 absensi karyawan
Laporan 1 absensi karyawan
Gambar 4.1 Flowmap Usulan Proses Absensi Karyawan
69
4.2 Flowmap Usulan Proses Penggajian Karyawan
1.
Bagian personalia memberikan laporan absensi karyawan lalu di input dan masuk ke database karyawan.
2.
Setelah itu mencetak slip gaji dan slip gaji tersebut diberikan kebagian keuangan.
3.
Bagian keuangan menandatangani slip gaji untuk disahkan lalu diberikan ke karyawan.
4.
Bagian personalia mencetak laporan slip gaji dan membrikan ke direktur.
69
KARYAWAN
Kartu absensi karyawan
PERSONALIA
KEUANGAN
DIREKTUR
Input NIK menggunakan barcode tipe 39
Absensi karyawan
DBkaryawan
Cetak slip gaji
Slip gaji
Slip gaji
TTD
Slip gaji yang telah di ttd
Slip gaji yang telah di ttd
Buat laporan slip gaji
2 Laporan slip gaji
1
Gambar 4.2 Flowmap Usulan Proses Gaji Karyawan
69
Laporan slip gaji
2
4.3
Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses di dalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh eksternal tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Data Karyawan
Karyawan
Data absen
Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Menggunakan Barcode Pada PT.Perintis Deni Utama Tanjungpinang
Direktur Laporan data karyawan Laporan absensi karyawan Laporan gaji karyawan
Slip gaji Kartu karyawan Surat peringatan
Gambar 4.3 Diagram Konteks
4.4
Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data tersebut disimpan. Disamping itu Data Flow Diagram (DFD) juga dapat menggambarkan arus data yang terstruktur dan jelas dari mulai pengisian data sampai dengan keluarannya.
69
Arus data pada Data Flow Diagram (DFD) ini dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari sistem, sehingga akan menghasilkan sebuah keluaran yang akan disampaikan pada pengguna atau penerima sistem.
4.4.1
Data Flow Diagram (DFD) Level 0
Diagram arus data mempunyai level atau tingkatan, level 0 merupakan diagram arus data yang mendasar dari sebuah proses, sedang level 1 dan seterusnya adalah merupakan pengembangan dari proses–proses yang ada pada level 0 yang bertujuan untuk lebih mudah dimengerti dan dipahami. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
69
Data karyawan Karyawan
Data absen
1.0 * Data karyawan Proses Pengolahan data karyawan
2.0 Proses Pengolahan absensi menggunakan barcode tipe 39
Data absen
3.0 Proses Pengolahan gaji menggunakan barcode tipe 39 Kartu karyawan Slip gaji Surat peringatan
Tbkaryawan
Tbabsensi
Data absen
Data karyawan
Data karyawan Kartu karyawan
Data absen Tbgaji Data gaji
Data absen Surat peringatan
4.0 Proses Cetak laporan
Direktur Laporan data karyawan Laporan absensi karyawan Laporan gaji karyawan
Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Dari DFD Level 0 diatas terdapat empat proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Proses 1.0 adalah proses pegolahan data Karyawan yang langsung dihubungkan dengan Tabel karyawan 2. Proses 2.0 adalah proses pengolahan data absensi yang langsung dimasukkan ke tabel absensi.
69
3. Proses 3.0 adalah proses pengolahan gaji karyawan yang langsung dihubungkan dengan tabel karyawan dan tabel absensi lalu dimasukkan ke tabel gaji. 4. Proses 4.0 adalah proses cetak yang akan mencetak laporan kepada pihak yang membutuhkan direktur dan karyawan.
4.4.2
Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1
Karyawan
Data karyawan
Data karyawan
Data karyawan
1.1 Input data karyawan
1.2 Edit data karyawan
1.3 Hapus data karyawan
Data karyawan Data karyawan
Data karyawan
Tbkaryawan
Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1
Dari DFD Level 1 proses 1 diatas terdapat empat proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Proses 1.1 input data karyawan masuk dalam tabel karyawan. 2. Proses 1.2 edit data karyawan masuk dan keluar dari tabel karyawan. 3. Proses 1.3 hapus data karyawan melalui tabel karyawan.
69
4.4.3
Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2
Karyawan
Data absen
Tbkaryawan
Data karyawan
Data absen
Data absen
2.1 Input absensi karyawan
2.2 Edit absensi karyawan
2.3 Hapus absensi karyawan
Data absen
Data absen
Data absen
Tbabsensi
Gambar 4.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2
Dari DFD Level 1 proses 2 diatas terdapat empat proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Proses 2.1 input data absensi karyawan yang dihubungkan dari tabel karyawan dan masuk dalam tabel abseni. 2. Proses 2.2 edit data absensi karyawan masuk dan keluar dari tabel absensi.
3. Proses 2.3 hapus data absensi karyawan melalui tabel absensi.
69
4.4.4
Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3
Tbkaryawan
Tbabsensi
Data karyawan
Data absen
3.0 Proses pengolahan gaji
Data gaji Tbgaji
Gambar 4.7 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3
Dari DFD Level 1 proses 3 diatas terdapat empat proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
1.
Proses 3.1 proses pengolahan gaji yang dihubungkan dari tabel karyawan dan tabel absensi lalu masuk kedalam tabel gaji.
69
Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4
Tbabsensi
Tbkaryawan
Tbgaji
Data karyawan
Data absen
4.1 Cetak laporan karyawan
4.2 Cetak laporan absensi
4.3 Cetak laporan penggajian
Laporan absensi karyawan
Data karyawan
Slip gaji
Karyawan
Laporan Gaji karyawan
4.4.5
Direktur
Laporan Data karyawan
Gambar 4.8 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4
Dari DFD Level 1 proses 4 diatas terdapat empat proses yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
1.
Proses 4.1 proses cetak laporan karyawan yang dihubungkan dari tabel karyawan dan diberikan ke direktur.
2.
Proses 4.2 proses cetak laporan data absensi yang dihubungkan dari tabel absensi dan diberikan ke direktur.
3.
Proses 4.3 proses cetak laporan penggajian yang dihubungkan dari tabel gaji dan diberikan ke direktur lalu slip gaji diberikan ke karyawan.
69
4.5
Kamus Data
Kamus data adalah informasi yang dimliki oleh karyawan, absensi dan penggajian yang berkaitan dengan basis data. Adapun isi dari kamus data adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Kamus Data Karyawan
Nama
Data Karyawan
Deskripsi
Informasi yang dimiliki oleh karyawan
Struktur Data
Nik + noktp + nama lengkap + jenis kelamin + alamat + jabatan + telepon
Digunakan
Untuk penambahan dan perubahan informasi karyawan dibasis data
Format Data
Form
Tabel 4.2 Kamus Data Absensi Karyawan
Nama
Data Absensi
Deskripsi
Informasi yang dimiliki mengenai absensi karyawan
Struktur Data
Nik + nama + Jenis Kelamin + nomor absensi + jabatan + keterangan
Digunakan
Untuk penambahan dan perubahan informasi absensi dibasis data
Format Data
Form
69
Tabel 4.3 Kamus Data Gaji Karyawan Nama
Data Gaji
Deskripsi
Form informasi untuk data karyawan mengenai gaji
Struktur Data
No.slip + Nik + nama + jabatan + gaji pokok + gaji harian + keterangan
Digunakan
Untuk penambahan dan perubahan informasi gaji dibasis data
Format Data
4.6
Form
Diagram Hubungan Antar Entitas (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) atau Diagram antar Entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual, dan dibuat secara agregasi. Agregasi merupakan proses menghubung-hubungkan sebuah kumpulan relasi dengan suatu kumpulan entitas. Caranya yaitu dengan membuat sebuah relasi baru. Relasi inilah yang nantinya akan secara langsung menghubungkan kumpulan relasi dan kumpulan entitas. Hal ini sangat bisa dilakukan karena pada dasarnya relasi dapat terbentuk karena relasi tersebut mengandung unsur dari relasi lain. Oleh karena itulah, dalam membuat relasi baru, relasi tersebut ada dikarenakan relasi lain yang sudah ada lebih dulu. Atribut yang berhubungan dengan aplikasi absensi dan penggajian pada PT.Perintis Deni Utama ini dapat digambarkan sebagai berikut :
69
Gambar 4.9 Diagram Hubungan Antar Entitas
4.7
Struktur File
Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan – kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrograman, yang dapat dilihat dari tabel – tabel berikut ini :
69
Tabel 4.4 Struktur File Karyawan
No
Nama Tabel :
Tbkaryawan
Primary Key :
NIK
Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
Text
10
Nomor induk karyawan
Number
16
Nomor KTP
1
NIK
2
NO_KTP
3
NAMA_LENGKAP
Text
20
Nama karyawan
4
ALAMAT
Text
20
Alamat pelanggan
5
TELEPON
Number
12
Nomor telepon
6
JABATAN
Text
15
Jabatan
Tabel 4.5 Struktur File Data Absensi Karyawan
No 1
Nama Tabel :
Tbabsensi
Primary Key :
NO_ABSEN, TGL_ABSENSI
Nama Field NO_ABSENSI
Tipe
Ukuran
Keterangan
Number
10
Nomor absen
2
NIK
Text
10
Nomor induk karyawan
3
NAMA_LENGKAP
Text
20
Nama karyawan
4
ABSENSI
Number
5
Kehadiran
5
TGL_ABSENSI
Date
-
Tanggal absen
6
KETERANGAN
Text
20
69
Keterangan
Tabel 4.6 Struktur File Data Gaji Karyawan Nama Tabel :
Tbgaji
Primary Key :
NO_SLIP
No 1
NO_SLIP
Tipe
Ukuran
Keterangan
Number
10
Nomor slip gaji
2
NIK
Text
10
Nomor induk karyawan
3
NAMA_LENGKAP
Text
20
Nama karyawan
4
TAHUN
Date
-
Tahun
5
BULAN
Date
-
Bulan
GAJI_POKOK
Number
20
Gaji berdasarkan jabatan
7
JUMLAH_ABSENSI
Number
5
Jumlah kehadiran
8
GAJI_ABSENSI
Number
20
Gaji perhari kerja
9
TOTAL_GAJI
Number
20
Total keseluruhan gaji
6
6.8
Nama Field
Rancangan Struktur Program
Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi untuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut :
69
Program utama
Input
Proses
Output
Laporan data karyawan
Input data karyawan Input absensi
Laporan absensi karyawan Input penggajian Laporan slip gaji karyawan
Gambar 4.10 Rancangan Struktur Program
6.9
Rancangan Struktur Menu
Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu – menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut :
69
Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Menggunakan Barcode Pada PT.Perintis Deni Utama Tanjungpinang
Data Master
Proses
Laporan
About
Laporan Data Karyawan
Data Karyawan
Absensi Karyawan
Laporan Data Absensi
Penggajian Karyawan
Laporan Data Gaji
Gambar 4.11 Rancangan Struktur Menu
1. Format Rancangan Masukan
Form Login
Silahkan Anda Masukan Password :
Login
Gambar 4.12 Form Login
69
Keluar
Aplikasi Absensi dan Penggajian PT. Perintis Deni Utama
Data Master
Proses
Laporan
About
Keluar Aplikasi
Gambar 4.13 Form Menu Form Data Master Karyawan
Pengisian Data Karyawan
Daftar Data Karyawan
Silahkan Isi Data Karyawan Dengan Lengkap NIK No.KTP
NAMA LENGKAP PHOTO JENIS KELAMIN
ALAMAT JABATAN Browse
TELEPON
NEW
SAVE
CANCEL
Gambar 4.14 Form Data Karyawan
69
Form Data Master Karyawan
Pengisian Data Karyawan
Daftar Data Karyawan
Pencarian Data Karyawan Cetak Kartu Karyawan NIK
NIK
No.KTP
Cari
Refresh
NAMA_LENGKAP
JENIS_KELAMIN
ALAMAT
Delete
TELEPON
Gambar 4.15 Form Tabel Data Karyawan
KARTU KARYAWAN PT. PERINTIS DENI UTAMA TANJUNGPINANG
FOTO
NIK
:
NAMA
:
JABATAN :
BARCODE
Gambar 4.16 Kartu Karyawan
69
Edit
JABATAN
Form Absensi Karyawan
Silahkan Input NIK Karyawan Yang Akan Diabsen Pilih Absen Masukan NIK
Sekarang tanggal : Sekarang jam :
NIK
NO.ABSENSI
Cari
NAMA
JENIS_KELAMIN
KETERANGAN Absen
TABEL ABSENSI LIHAT ABSENSI KESELURUHAN
LIHAT ABSENSI HARI INI
Clear Proses
Hapus Absensi Catatan : Jika Barcode Tidak Bekerja Pada Input Masukan NIK, Silahkan Tekan Tombol F1
Gambar 4.17 Form Absensi Karyawan SURAT PERINGATAN 1 Surat Peringatan ini ditujukan kepada: Nama : Jabatan : Surat Peringatan diterbitkan berdasarkan kesalahan yang dilakukan oleh :
Yaitu : “Tidak disiplin dan terlambat masuk kerja selama lebih dari 3x (tiga kali) tanpa izin tertulis dari perusahaan.”
Sebagai seorang …...jabatan……….sdr….nama_lengkap…... seharusnya mampu menjaga tata tertib kerja dan bersedia untuk tiba dilokasi kerja pada waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan sebagaimana yang telah tercantum dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK). Tujuan Penerbitan Surat Peringatan : Surat Peringatan ini bertujuan adalah untuk memberikan pengarahan sekaligus peringatan kepada saudara agar bersedia mengikuti tata tertib pekerjaan dan tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan pihak perusahaan. Dengan diterbitkannya surat peringatan karyawan dan sanksi tersebut, maka karyawan yang bersangkutan diharapkan dapat memperbaiki perbuatannya, mengingat sejauh ini saudara tercatat memiliki kinerja yang cukup baik dan cukup potensial untuk membantu memajukan perusahaan. Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan untuk dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan digunakan sebagaimana mestinya.
Gambar 4.18 Report Surat Peringatan 1
69
SURAT PERINGATAN 2 Surat Peringatan ini ditujukan kepada: Nama : Jabatan : Surat Peringatan diterbitkan berdasarkan kesalahan yang dilakukan oleh :
Yaitu : “Tidak disiplin dan terlambat masuk kerja selama lebih dari 6x (Enam kali) tanpa izin tertulis dari perusahaan.”
Sebagai seorang …...jabatan……….sdr….nama_lengkap…... seharusnya mampu menjaga tata tertib kerja dan bersedia untuk tiba dilokasi kerja pada waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan sebagaimana yang telah tercantum dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK). Tujuan Penerbitan Surat Peringatan : Surat Peringatan ini bertujuan adalah untuk memberikan pengarahan sekaligus peringatan kepada saudara agar bersedia mengikuti tata tertib pekerjaan dan tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan pihak perusahaan. Dengan diterbitkannya surat peringatan karyawan dan sanksi tersebut, maka karyawan yang bersangkutan diharapkan dapat memperbaiki perbuatannya, mengingat sejauh ini saudara tercatat memiliki kinerja yang cukup baik dan cukup potensial untuk membantu memajukan perusahaan. Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan untuk dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan digunakan sebagaimana mestinya.
Gambar 4.19 Report Surat Peringatan 2 Form Daftar Gaji Karyawan
Cari Data Penggajian Tahun Bulan
Cari
New
Refresh
Delete
- TABEL PENGGAJIAN KARYAWAN -
NO.SLIP
NIK
NAMA_LENGKAP
TAHUN
BULAN
GAJI_POKOK
Gambar 4.20 Form Tabel Penggajian Karyawan
69
JUMLAH_ABSENSI
Form Gaji Karyawan
Silahkan Anda Mengisi Data Penggajian Karyawan Dengan Lengkap Dibawah Ini :
Tahun
No.Slip Gaji
Bulan
Pencarian Karyawan Barcode
Manual
Cari karyawan
NIK NAMA LENGKAP JENIS KELAMIN
ALAMAT JABATAN
Data Penggajian 1. Gaji Pokok Jabatan 2. Jumlah Absensi
X 30.0000,-
=
Cetak Slip Gaji +
Total Penerimaan Gaji Bersih
SAVE
Hitung CANCEL
Gambar 4.21 Form Penggajian Karyawan
2. Rancangan Format Keluaran LAPORAN DATA GAJI KARYAWAN KESELURUHAN PT. PERINTIS DENI UTAMA TANJUNGPINANG
Gambar 4.22 Laporan Keseluruhan Data Karyawan
69
Form Report Absensi
Pilih Cetak Absensi Perhari
Perbulan
Pilih Tahun
Pilih Tahun
Untuk Absen :
Cetak
Keluar
Gambar 4.23 Form Cetak Absensi Karyawan
LAPORAN ABSENSI HADIR KARYAWAN KESELURUHAN PT. PERINTIS DENI UTAMA TANJUNGPINANG
Gambar 4.24 Laporan Hadir Absensi Karyawan
69
LAPORAN ABSENSI HADIR KARYAWAN KESELURUHAN PT. PERINTIS DENI UTAMA TANJUNGPINANG
Gambar 4.25 Laporan Hadir Karyawan secara Keseluruhan
Form Report Penggajian
Penggajian Karyawan
Slip Gaji
Bulan Tahun
Cetak
Keluar
Gambar 4.26 Form Cetak Gaji Karyawan
69
LAPORAN PENGGAJIAN KARYAWAN KESELURUHAN PT. PERINTIS DENI UTAMA TANJUNGPINANG
JUMLAH KARYAWAN : TOTAL GAJI KARYAWAN :
Gambar 4.27 Laporan Gaji Keseluruhan Form Report Penggajian
Penggajian Karyawan
Slip Gaji
Bulan Tahun Keseluruhan Per Karyawan
Cetak
Keluar
Gambar 4.28 Form cetak Slip Gaji Karyawan
69
SLIP GAJI KARYAWAN
NO.SLIP GAJI
:
NIK
:
NAMA KARYAWAN
:
BULAN GAJIAN
:
JABATAN
:
1. GAJI POKOK
/
:
2. JUMLAH ABSENSI Total Gaji Potongan
:
+
X 15000
-
: :
Gaji Bersih
X 30000
:
: TANJUNGPINANG,
Gambar 4.29 Laporan Slip Gaji Karyawan About Aplikasi_Barcode
Info Mahasiswa : Nama : Hendra Budi Purnomo Jurusan : Sistem Informasi
Judul Skripsi :
APLIKASI ABSENSI DAN PENGGAJIAN KARYAWAN MENGGUNAKAN BARCODE PADA PT. PERINTIS DENI UTAMA TANJUNGPINANG
OK
Gambar 4.30 Form About
69
