BAB IV
PERANCANGAN SISTEM
“Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem”.1 Perancangan itu adalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang bertujuan untuk mendefinisikan sebuah peralatan, satu proses atau satu sistem secara detail yang membolehkan dilakukan realisasi fisik. Fase ini adalah inti teknis dari proses rekayasa perangkat lunak. Pada fase ini elemen-elemen dari model analisa dikonversikan. Dengan menggunakan satu dari sejumlah metode perancangan, fase perancangan akan menghasilkan perancangan data, perancangan antarmuka, perancangan arsitektur dan perancangan prosedur. Rancangan ini meliputi FlowMap yang diusulkan, Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Struktur Program, Rancangan Input, Rancangan Proses dan Rancangan Output.
1
Kusrini, M. Kom & Andri Koniyo, Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta, 2007, Hal. 79
43
4.1 Tujuan Perancangan Sistem
Sistem pengolahan data Bintan kaca
adalah suatu sistem informasi berbasis
komputer yang dirancang dengan tujuan untuk memberikan pelayanan dan memudahkan pihak karyawan, pimpinan atau manager dalam rangka penyajian, pengolahan data serta laporan yang mudah diimplementasikan dan dapat menghasilkan informasi yang cepat Sedangkan tujuan dari perancangan sistem informasi di harapkan dapat meningkatkan kinerja khususnya informasi dan bagian administrasi yang akan membantu kepuasan bagi konsumen dan karyawan. 4.1.1 Prosedur Registrasi Konsumen
A. Konsumen memberikan data konsumen kepada bagian administrasi. B. Bagian administrasi menginput data kedalam database dan save. Flowmap Registrasi Konsumen Konsumen
Data Konsumen
Administrasi
Data Konsumen
Input Data Konsumen
Aplikasi
Gambar 4.1 Flowmap Usulan Registrasi Konsumen 43
4.1.2 Prosedur Registrasi Supplier
A. Supplier memberikan data supplier kepada bagian administrasi. B. Bagian administrasi menginput data kedalam database dan melakukan proses cetak data supplier yang akan di serahkan kepada pimpinan.
Flowmap Registrasi Supplier Supplier
Data Supplier
Administrasi
Data Supplier
Input Data Supplier
Aplikasi
Gambar 4.2 Flowmap Usulan Registrasi Supplier
43
4.1.3 Prosedur Penjualan aluminium
Dibawah ini adalah usulan prosedur penjualan aluminium di bintan kaca sebagai berikut :
a. Bagian Administrasi menerima orderan atau data pesanan barang dan data konsumen . b. Bagian Administrasi melakukan pengecekan stock barang di data base bila tidak ada maka akan terjadi pembatalan transaksi , jika barang tidak cukup maka bagian administrasi akan memberi informasi kepada konsumen bahwa barang yang di pesan tidak cukup dan menawarkan jumlah seadanya c. Bila konsumen setuju mengambil barang yang di nawarkan oleh administrasi, maka administrasi akan membuat kwitansi , dan bila tidak setuju maka akan terjadi pembatalan d. Jika pesanan konsumen itu ada maka bagian administrasi akan membuat kwitansi e. Kwitansi pertama di serahkan kepada konsumen f. Dan kwitansi ke dua akan di jadikan untuk membuat laporan penjualan aluminium dan mencetak laporan penjualan dan laporan laba rugi tersebut akan di serahkan kepada pimpinan dan satunya akan di simpan oleh bagian administrasi
43
Flowmap Usulan Penjualan aluminium Konsumen
Administrasi
Data Konsumen
Data Konsumen
Data Pesanan
Data Pesanan
Tidak ada
pembatalan
Data Pesanan Tersedia
Pimpinan
Tidak cukup
Pengecekan stock barang
Aplika si
Status Barang
keputusan setuju pembatalan
ada
Tidak setuju Input Pembayaran
1
Laporan Penjualan
Cetak kwitansi
kwitansi
kwitansi
Pembuatan Laporan Penjualan & Laba Rugi
Cetak Laporan
1
Laporan Penjualan
2
1 2
Laporan Laba Rugi
1
Laporan Laba Rugi
Gambar 4.3 Flowmap Usulan Penjulan Aluminium 43
4.1.4 Prosedur Pembelian aluminium
Dibawah ini adalah usulan prosedur Pembelian aluminium di bintan kaca sebagai berikut : a. Bagian Administrasi akan mengecek stock barang tersebut dan melakukan input pemesanan dan kemudian di cetak
data pesanan yang akan di
serahkan kepada pimpinan. b. Jika pimpinan menyetujui maka bagian administrasi akan memberikan surat pemesanan barang kepada supplier, dan jika pimpinan tidak menyetujui maka pemesanan dibatalkan. c. Supplier akan mengecekan data pemesanan barang bila tidak ada barangnya maka terjadi pembatalan transaksi jika tidak cukup maka supplier akan menawarkan jumlah yang seadanya d. Bila keputusan dari administrasi tidak setuju maka akan terjadi pembatalan dan jika setuju maka bagian administrasi akan menyerahkan data pesanan kepada supplier dan supplier akan membuat surat jalan e. Bila barang ada maka supplier akan membuat surat jalan dan di serahkan kepada administrasi dan bagian administrasi akan menyerahkan kepada bagian gudang, jika barang tidak ada maka akan terjadi pembatalan f. Bagian gudang akan mengecek data pemesanan barang bila tidak sesuai dengan barang pesanan bagian gudang akan memberi informasi kepada administrasi dan bagian administrasi akan memberi informasi kepada supplier bahwa barang yang di pesanan tidak sesuai dengan surat jalan, 43
g.
jika barang pesanan sesuai dengan surat jalan bagian gudang akan memberi informasi kepada bagian administrasi dan bagian administrasi akan memberi informasi kepada supplier bahwa barang yang di pesanan sesuai dengan surat jalan
h.
Dan supplier akan membuat kwitansi dan kwitansi tersebut akan di serahkan kepada administrasi
i. administrasi akan membuat laporan Data Barang dan Pembelian yang akan di serahkan kepada pimpinan dan satunya akan di simpan
43
Flowmap Usulan Pembelian aluminium Supplier
Data Pesanan barang
Administrasi
Gudang
Pimpinan
Pengecekan stock barang
1
Input pemesanan
Aplika si Cetak 1 3
1
Data Pesanan Barang
Data Pesanan Barang
2
Informasi Barang
1 2
Tidak setuju
Data Pemesanan 1 Barang Pembatalan
keputusan
Data Pesanan yang sudah di1cek 1
Data Pesanan Barang
2
Setuju Data Pesanan Barang yang sudah acc
Tidak Cukup Data Pesanan yang sudah di cek Tidak ada ada
keputusan Tidak setuju
Setuju Surat Jalan
Pembatalan Data Pesanan yang sudah di cek
Data Pesanan yang sudah di cek Surat Jalan
Pembuatan Surat Jalan Tidak Sesuai
Barang Tidak Sesuai Dengan pesanan
Pengecekan Barang Pesanan
Surat Jalan Sesuai Barang sesuai dengan pesanan
Barang tidak sesuai dengan pesanan
Kwitansi
Barang sesuai dengan pesanan
Pembuatan Laporan Data Barang & Pembelian Cetak
1 2
1
Laporan Data Barang Pembuatan Kwitansi
Laporan Data Barang 1 2
Laporan Pembelian
1
Kwitansi
Laporan Pembelian
Gambar 4.4 Flowmap Usulan Pembelian Aluminium
43
4.2 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Dibawah ini menggambarkan diagram konteks aliran pengolahan data yang akan dibangun pada perangkat lunak sistem informasi pada bintan kaca serta aliran paket data yang akan keluar dari sistem.
Konsumen
Data Pemesanan Barang
Bukti Transaksi
Supplier
Data Barang Data Pesanan Data Konsumen
Sistem Pembelian dan Penjualan Aluminium di Bintan kaca
Data Supplier Keterangan Barang dan harga
Laporan laba Rugi Laporan Pembelian Laporan Penjualan Data Konsumen Data Supplier Data Barang
Pimpinan
Gambar 4.5 Flowmap Diagram Konteks 43
4.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data itu disimpan Data Supplier
Supplier
Supplier Data Supplier Data Konsumen
1.0 Input
Data Konsumen
Konsumen
Konsumen
Data Barang Data Barang
Pembelian Barang Update (Stock)
Barang
Update (Stock)
Data barang Keterangan Barang dan Harga
Data Supplier
2.0 Pembelian
Data Pemesanan Barang Pembelian Barang
Pembelian
Data Konsumen Penjualan Barang Data Konsumen
Penjualan
Data Pesanan 3.0 Penjualan Barang
Data Barang
Data Penjualan Barang
4.0 Laba Rugi
Laba Rugi Data Penjualan Barang Data Pembelian Barang
5.0 Pembuatan Laporan
Bukti Transaksi
Data Stock Data konsumen Data supplier Cetak bukti transaksi
Laporan Penjualan
Laporan Data Konsumen
Laporan Laba Rugi
Laporan Data Barang
Laporan Pembelian
Laporan Data Supplier
Pimpinan
Gambar 4. 6 Data Flow Diagram
Dari DFD Level 0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 43
A. Proses 1.0 adalah proses input data yang langsung dihubungkan dengan table konsumen, barang dan supplier. B. Proses 2.0 adalah proses pembelian yang langsung dihubungkan dengan tabel penjualan dan tabel pembelian. C. Proses 3.0 adalah proses penjualan yang langsung dihubungkan dengan tabel penjualan. D. Proses 4.0 adalah proses menghitung laba rugi yang di hubungkan dengan tabel penjualan dan pembelian E. Proses 5.0 adalah proses pembuatan laporan yang langsung dihubungkan dengan pimpinan
43
Konsumen
Supplier
Pimpinan
1.1 Input Data Konsumen
1.2 Input Data Supplier
1.3 Input Data Barang
Konsumen
Supplier
Barang
Gambar 4.7 DFD LV 1.0 Dari DFD Level 1.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1) Proses 1.1 adalah proses penginputan data konsumen ke dalam table konsumen. 2) Proses 1.2 adalah proses penginputan data supplier kedalam table supplier. 3) Proses 1.3 adalah proses penginputan data barang kedalam table data barang.
43
Data Supplier
Supplier
Barang
Data Barang Update stock
Supplier
2.1 Pembelian
Keterangan Barang dan harga
Data Pembelian Barang
Data pesanan
Pembelian
Gambar 4.8 DFD LV 2.0 Dari DFD Level 2.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1).Proses 2.1 pembelian adalah proses pengiputan pembayaran tunai kepada supplier kemudian tabel pembelian mengeluarkan tanda terima pembayaran untuk supplier.
43
Data Konsumen
Konsumen
Data Barang
Barang
stock
3.1 Penjualan
Konsumen
Penjualan Barang
Data Pesanan Data Konsumen Penjualan
5.0 Cetak
Bukti transaksi
Cetak bukti transaksi
Gambar 4.9 DFD LV 3.0 Dari DFD Level 3.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1) Proses 3.1 Penjualan adalah proses penginputan pembayaran tunai oleh konsumen 2) Proses 5.0 cetak adalah proses mencetak bukti transaksi dan di serahkan kepada konsumen
4.1 Laba Rugi
Penjualan Penjualan Barang
Gambar 4.10 DFD LV 4.0 Dari DFD Level 4.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1). Proses 4.1 Laba Rugi adalah proses menghitung keuntungan toko dalam sehari atau sebulan .
43
Pembelian
5.1 Cetak Laporan Pembelian Barang
Penjualan
4.1 Laba/Rugi
5.2 Cetak Laporan Laba RUgi
5.3 Cetak Laporan Penjualan Barang
Data Barang
5.4 Cetak Bukti Transaksi
Data Supplier
5.5 Cetak Laporan Data Barang
5.6 Cetak Laporan data Supplier
Data Konsumen
5.7 CetakLaporan Data Konsumen
Cetak bukti transaksi Laporan Penjualan Barang
Konsumen
Laporan barang
Laporan Laba Rugi
Laporan Supplier
Laporan Pembelian Barang
Laporan Konsumen
Pimpinan
Gambar 4.11 DFD LV 5.0 Dari DFD Level 5.0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1) Proses 5.1 adalah proses pembuatan laporan pembelian barang dari table pembelian kemudian di serahkan kepada pimpinan. 2) Proses 5.2 adalah proses pembuatan laporan laba rugi dari proses laba rugi kemudian di serahkan kepada pimpinan 3) Proses 5.3 adalah proses pembuatan laporan penjualan barang dari table penjualan kemudian di serahkan kepada pimpinan. 4)
Proses 5.4 adalah proses mencetak bukti transaksi dari table penjualan kemudian di serahkan kepada konsumen
5) Proses 5.5 adalah proses pembuatan laporan data barang dari table data barang kemudian di serahkan kepada pimpinan. 6) Proses 5.6 adalah proses pembuatan laporan data supplier dari table supplier kemudian di serahkan kepada pimpinan. 7) Proses 5.7 adalah proses pembuatan laporan data konsumen dari table konsumen kemudian di serahkan kepada pimpinan 43
4.4. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak sistem informasi pembelian dan penjualan Bintan Kaca dapat digambarkan sebagai berikut :
Nama Konsumen
No.Konsumen
Konsumen
Nomor Telepon
M
Jumlah
Harga Jual
Kode Barang
Harga beli N
Beli
Barang
M
Alamat Konsumen
Jual
N
Supplier
No.Supplier
No.telepon Perusahaan
Nama Supplier
Alamat Perusahaan
Gambar 4.12 Entity Relationship Diagram (ERD)
43
4.5 .Perancangan Struktur File
Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan – kegiatan dalam pengaturan dan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrorgaman, yang dapat dilihat dari tabel – tabel berikut ini :
Nama Tabel
: Data Supplier
Primary Key : No_Supplier Tabel Struktur File Supplier No 1 2 3 4
Nama Field
Tipe
No_Supplier Nama_Supplier Alamat_ Nomor_telepon
Nama Tabel
Ukuran
Text Text Text Text
8 8 8 8
Keterangan Kode Supplier Nama Supplier Alamat Supplier No telepon Supplier
:Data Konsumen
Primary Key : No_Kons Tabel Struktur File Konsumen No
Nama Field
1 2 3 4
No_kons Nama Alamat Nomor_telepon
Tipe
Ukuran
Keterangan
Text Text Text Number
8 8 8 8
Kode konsumen Nama Konsumen Alamat Konsumen No Telepon Konsumen 43
Nama Tabel
: Data Barang
Primary Key : Kode Tabel Struktur File Data Barang
No
Nama Field
Tipe
Ukuran
Keterangan
1 kode
Text
8
Kode barang
2 nama_Barang
Text
8
Nama Barang
3 stok
Text
8
Jumlah Barang
4 hargaj
Text
8
Harga_Jual
5 hargab
Text
8
Harga beli
Nama Tabel
: Pembelian
Primary Key :no_notab Tabel Struktur File Pembelian No 1 2 3 4 5
Nama Field No_notab No_Supp kode nama_barang jumlah
Tipe Text Text Text Text Text
Ukuran 8 8 8 8 8
43
Keterangan Nomor nota Nomor supplier Kode barang Nama barang Jumlah yang di beli
Nama Tabel
: Penjualan
Primary Key :no_nota Tabel 4.5 Struktur File Penjualan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nama Field no_nota no_kons Kode Nama_barang Jumlah hargaj hargab laba total
Tipe text text text text number number number number number
Ukuran 8 8 8 8 8 8 8 8 8
Keterangan Nomor nota Nomor_konsumen kode konsumen nama barang jumlah barang Harga yg d jual Harga yang d beli keuntungan Total keuntungan
4.6. Perancangan Struktur Program
Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi utuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut :
43
Struktur Program
Input
Output
Data Konsumen
Laporan Data Konsumen
Data Supplier
Laporan Data Supplier
Data barang
Laporan Data Barang
Penjualan
Laporan Penjualan
Pembelian
Laporan Pembelian
Laporan Laba/ Rugi
Gambar 4.13 Struktur Program Aplikasi Penjualan Dan Pembelian
4.11. Perancangan Struktur Menu
Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu – menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut :
43
MAIN MENU
login
Menu
Report
Data Konsumen
Laporan Data Konsumen
Close
Laporan Data Supplier
Data Supplier
Data barang
Laporan Data Barang
Penjualan
Laporan Penjualan
Pembelian
Laporan Pembelian
Laporan Laba/Rugi
Gambar 4.14 Struktur Menu Aplikasi Penjualan Dan Pembelian
LOGIN
I D
Password
Login
Gambar 4.15 Format Login
43
Data Konsumen
New
Save
Update
Delete
Close
No Konsumen
Nama Konsumen
Alamat Konsumen
Nomor telepon
Gambar 4.16 Design Input Data Konsumen
Data Supplier
New
Save
Update
Delete
Close
No Supplier
Nama Supplier
Alamat Supplier
Nomor telepon
Gambar 4.17 Design Input Data Supplier
43
Data_barang New
Save
Update
Delete
Exit
Kode barang Nama barang Stock
Harga Beli
Harga Jual
Gambar 4.18 Design Input Data Barang Penjualan No Konsumen
alamat
Nama Konsumen
No_telepon
No.nota
No Barang
Nama Barang
Jumlah
Harga Jual Total
add Grand Total
Save
Cancel
Gambar 4.19 Design Input DataPenjualan
43
Kwitansi
Pembelian No Supplier
alamat
Nama Supplier
No_telepon
No.nota
No Barang
Nama Barang
Stok
add Save
Cancel
Print
Gambar 4.20 Design Input Data Pembelian
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Data Konsumen No_kons
Nama
alamat
No_telp
Gambar 4.21 Design Laporan Data Konsumen
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Data Supplier No_supp
nama
alamat
Gambar 4.22 Design Laporan Data Supplier 43
No_hp
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Data Barang kode
Nama_barang
stok
hargaj
hargab
Gambar 4.23 Design Laporan Data Barang
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Penjualan No_nota
No_kons
kode
Nama_barang
jumlah
hargaj
total
Gambar 4.24 Design Laporan penjualan
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Pembelian No_notab
No_supp
kode
Nama_barang
Gambar 4.25 Design Laporan Pembelian 43
jumlah
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Laba/rugi No_nota
No_kons
kode
jumlah
hargaj
hargab
laba
Gambar 4.26 Design Laporan Laba/Rugi
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
Kepada Yth
nama No_nota
alamat No_telp
kode
No_kons
Nama_barang
jumlah
Gambar 4.27 Design kwitansi Penjualan
43
hargaj
total
Taggal LOGO
Toko Bintan Kaca jl.Subroto bt.5 (bwh) no.9-10 Telp 0771 315855 fax 0778 315855
No_notab
No_Supp
kode
Nama_barang
Gambar 4.28 Design kwitansi Pembelian
43
Jumlah
