BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil Perusahaan Organisasi tidak dapat dipisahkan dengan Manajemen, yang mempunyai fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengarahan dan pengendalian. Agar tujuan organisasi dapat dicapai maka fungsi- fungsi Manajemen harus dilaksanakan secara efektif dalam mengelola seluruh sumber daya organisasi. Untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam rangka Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) PT Usadi Sistemindo Intermatika dengan dukungan tenaga-tenaga profesional dan berpengalaman dalam bidangnya menyediakan Jasa Pengembangan SIM. Berangkat dari suatu keinginan yang dalam untuk mengabdikan diri dengan potensi yang dimiliki maka pada tahun 1988 dibentuk kelompok kerja yang beranggotakan beberapa anak muda sebagai wadah untuk menuangkan gagasan dan karya dalam bidang Sistem lnformasi Manajemen (SIM). Adanya kepercayaan dari beberapa instansi pemerintah dan perusahaan untuk menangani pekerjaan-pekejaan dalam bidang SIM dan peluang potensial bisnis SIM dimasa mendatang memperkuat tekad kami untuk berkiprah secara profesional. Pada tahun 1990 didirikanlah suatu badan hukum yang diberi nama PT Usadi Sistemindo Intermatika (USADI), badan usaha yang bergerak dalam bidang SIM, yang disahkan oleh Notaris Ny. Hj.A. Prajitno Nitisastro, SH dalam Akta tanggal 11 September 1990 nomor 23.
29
30
PERSONEL PENDUKUNG USADI didukung oleh tenaga-tenaga profesional dari berbagai disiplin ilmu yang telah berpengalaman dalam menangani pekerjaan-pekerjaan pengembangan SIM baik di instansi pemerintah maupun swasta.
PRODUK DAN JASA - JASA YANG DITAWARKAN Jasa yang ditawarkan USADI adalah Jasa Pengembangan SIM, bukan sekedar untuk memenuhi kebutuhan saat ini saja tetapi juga mempersiapkan SIM yang dapat menjawab kebutuhan dimasa yang akan datang. Adapun produk dan jasa yang ditawarkan adalah sebagai berikut :
A. STUDI PENGEMBANGAN SIM Bagi organisasi yang baru merencanakan pengembangan SIM berbasis Teknologi lnformasi disarankan untuk melakukan studi untuk melihat kelayakan dari pengembangan SIM. Hal ini karena SIM berbasis Teknologi lnformasi layak dibangun jika SIM secara manual sudah berjalan efektif dan baku. Sehingga untuk itu perlu dianalisis lebih dahulu kemapanan SIM yang sedang berjalan. USADI menyediakan jasa ini dengan tujuan memberi gambaran tentang SIM yang sedang berjalan dan kelayakan dibangunnya SIM berbasis Teknologi lnformasi. B. PEMBANGUNAN SIM BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI USADI menyediakan 2 (dua) jenis jasa yaitu : 1.
Bagi organisasi skala besar Pembangunan SIM berbasis Teknologi lnformasi harus direncanakan dengan baik karena tanpa rencana yang baik maka efetivitas
31
SIM tidak akan dicapai. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam Pembangunan SIM berbasis Teknologi Informasi adalah sebagai berikut : ?
Tahap Pertama adalah tahap persiapan yang bertujuan untuk membentuk kesamaan pandang terhadap konsep SIM dan membentuk komitmen khususnya para pengambil keputusan, atas rencana dibangunnya SIM berbasis Teknologi lnformasi. Kegiatan yang dilakukan dapat berupa seminar, pelatihan atau lokakarya.
?
Tahap Kedua adalah menyusun rencana induk (Master Plan) SIM untuk menetapkan kebijakan, arah dan strategi serta menentukan kebutuhan informasi dan sumber daya informasi dari SIM yang akan dibangun.
?
Tahap Ketiga adalah melakukan perancangan yang mengacu pada Master Plan terhadap sistem-sistem yang akan diimplementasi sesuai dengan prioritas kebutuhan organisasi. Tahap ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan rinci sesuai spesifikasi yang dibutuhkan.
?
Tahap Keempat adalah menyusun perangkat lunak aplikasi berdasarkan hasil rancangan rinci dan melakukan pengujian sampai aplikasi yang disusun berjalan sesuai dengan rancangan.
?
Tahap Kelima adalah menyusun dokumentasi sistem seperti Pedoman Pengoperasian Sistem atau dokumentasi lain sesuai kesepakatan.
32
?
Tahap Keenam adalah pelatihan bagi personal yang akan mengoperasikan sistem.
2.
Bagi organisasi dengan skala kecil, keenam tahapan diatas tidak perlu dilakukan seluruhnya karena dalam organisasi skala kecil informasi yang dikelola relatif tidak komp leks. Pembangunan SIM berbasis Teknologi Informasi dapat dimulai dari Perancangan Sistem (Tahap Ketiga) atas sistem yang telah dipilih, dengan syarat Tahap Persiapan (Tahap Pertama) secara internal sudah dilaksanakan. USADI menyediakan Jasa Pembangunan SIM berbasis Teknologi Informasi untuk keseluruhan tahap sekaligus atau secara bertahap yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.
C. PENYUSUNAN PERANGKAT LUNAK APLIKASI Kebutuhan akan Perangkat Lunak Aplikasi spesifik yang sesuai dengan sistem yang sedang berjalan dalam organisasi akan selalu ada. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut USADI menyediakan Jasa Penyusunan Perangkat Lunak Aplikasi yang dibuat secara tailored, yang khusus disusun berdasarkan keinginan organisasi dengan terlebih dahulu melakukan analisis kebutuhan dan perancangan.
D. PELATIHAN Pentingnya faktor Sumber Daya Manusia (SDM) dalam organisasi sudah bukan hal yang baru. Faktor SDM- lah yang ternyata juga sangat berperan dalam pengelolaan informasi. Pelatihan merupakan salah satu cara yang dapat ditempuh untuk mengembangkan potensi SDM disamping cara-cara lain.
33
Untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam upaya pengembangan SDM khususnya dalam meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan ketrampilan di bidang SIM dan Komputer, US ADI menyediakan Jasa Pelatihan meliputi :
Ø Pengantar SIM Ø Pengantar Komputer Ø Analisis Sistem Ø Perancang Sistem Ø Dasar-dasar Pemrograman Ø Pengantar Sistem Manajemen Basis Data Ø Operator Komputer
Disamping pelatihan-pelatihan diatas disediakan pula pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi dengan terlebih dahulu melakukan penelitian kebutuhan pelatihan. Untuk jenis ini USADI menyediakan pelatihanpelatihan yang meliputi bidang Manajemen, SIM dan Komputer.
E. JASA BANTUAN TEKNIS Kebutuha n informasi akan selalu dinamis mengikuti perkembangan organisasi dan lingkungan sehingga mengakibatkan SIM juga selalu berkembang. Untuk memenuhi kebutuhan informasi akibat perkembangan tersebut, SIM yang sudah berjalan perlu dilakukan perubahan-perubahan sehingga efektivitas SIM dapat dipertahankan. USADI menyediakan Jasa Bantuan Teknis untuk mengisi kebutuhan-kebutuhan tadi.
34
Jasa ini disediakan dalam 2 (dua) bentuk yaitu berdasarkan kasus yang terjadi atau berdasarkan periode dimana USADI secara berkala memberikan jasanya sesuai kesepakatan (kontrak). F. JASA-JASA LAIN Jasa-jasa lain yang disediakan USADI adalah jasa-jasa yang dapat mendukung efektivitas SIM berbasis Teknologi lnformasi antara lain :
1.
Pelayanan Perangkat Keras, Perangkat Lunak dan Peralatan Pendukung. Jasa ini disediakan untuk membantu pelaksanaan pengadaan Perangkat Keras, Perangkat Lunak dan Peralatan Pendukung dimana USADI dapat memberi konsultasi, rekomendasi dan supervisi, bahkan teknis pengadaannya bila diperlukan.
2.
Pemeliharaan. Jasa yang diberikan adalah pemeliharaan secara berkala terhadap Perangkat Keras dan Peralatan Pendukung sehingga selalu dalam kondisi siap operasi.
PRODUK UNGGULAN 1.
Piranti Pendukung Pembukuan Keuangan Daerah (P3KD)
2.
Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah (SIPKD)
3.
Sistem Komputerisasi Akuntasi Perusahaan Daerah Air Minum
(SKA-
PDAM) 4.
Piranti Pendukung Penatausahaan dan Pengelolaan Keuangan Daerah (P4KD)
35
5.
Sistem Akuntasi dan Pengendalian Anggaran Rumah Sakit Daerah (SAPARSD)
6.
Sistem Informasi Kas Daerah (PKD)
7.
Sistem Informasi Pengelolaan Gaji Daerah (SIPGD)
8.
Sistem Informasi Eksekutif (SIE)
9.
Sistem Informasi Pengelolaan Barang Daerah (SIPBD)
4.2 Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Usadi Sistemindo Intermatika Sumber : Dokumentasi PT Usadi Sistemindo Intermatika, 2006
36
PT Usadi Sistemindo Intermatika mempunyai tiga departemen, yaitu : 1. Marketing Department : departemen memiliki tiga bagian yaitu: -
Bagian Promosi dan Penjualan : menangani kegiatan promosi dan penjualan produk/jasa yang dimiliki oleh perusahaan. Bagian ini memiliki tujuan untuk meningkatkan nilai dan volume penjualan.
-
Bagian Retensi Pelanggan : bagian ini menangani retensi terhadap pelanggan, agar pelanggan yang ada saat ini dapat dimaintain dengan baik, disamping itu menjadi relasi yang baik dengan para pelanggan yang ada.
-
Bagian Administrasi Penjualan : bagian ini menangani proses administrasi baik penyiapan dokumen penawaran, proposal biaya, proposal teknis, dan administrasi kontrak. Disamping itu bagian ini menangani juga data-data hasil penjualan dan data pelanggan.
2.
Solution and Implementation Department : departemen ini menangani implementasi produk/jasa dan memberikan solusi atas permasalahanpermasalahan yang mungkin timbul pada saat implementasi maupun setelah implementasi. Departemen ini terdiri atas dua bagian yaitu : -
Bagian Pengembangan Sistem : menangani pekerjaan pengembangan sistem untuk produk / jasa yang akan dihasilkan oleh perusahaan.
-
Bagian Sistem Implementasi : bagian ini menangani pekerjaan implementasi produk yang dihasilkan.
3. Information Technology Department : departemen ini menangani pembangunan aplikasi, testing, distribusi dan technical service. Departemen ini terdiri atas
37
tiga bagian yaitu : -
Bagian Pembangunan Aplikasi : menangani pekerjaan pembangunan aplikasi mulai dari desain, prototyping, coding, documentation, running.
-
Bagian Test dan Distribusi Aplikasi : menangani pekerjaan testing dan distribusi aplikasi. Bagian ini memastikan bahwa aplikasi yang dibuat error free. Selanjutnya apabila aplikasi sudah melalui proses testing, maka aplikasi siap untuk dipasarkan atau didistribusikan kepada pelanggan.
-
Bagian Technical Service : menangani pekerjaan yang bersifat layanan teknis, bagian ini bertanggung jawab terhadap pelayanan teknis yang diberikan perusahaan termasuk didalamnya, instalasi, troubleshooting, maintenance, dan layanan purna jual.
Disamping tiga departemen di atas, perusahaan juga memiliki 2 bagian pendukung yaitu : 1. Bagian Akuntansi dan Keuangan, bagian ini menangani : a. Bidang akuntansi menangani pekerjaan mulai dari bukti-bukti transaksi sampai dengan pelaporannya. Adapun siklus akuntansi yang berjalan saat ini mulai dari : - Pemrosesan bukti-bukti transaksi - Penjurnalan - Pembuatan Buku Besar - Adjustment entries - Pembuatan Laporan Keuangan : Neraca, Rugi Laba, Lap. Perubahan Modal.
38
b. Bidang keuangan menangani pekerjaaan : - Budgeting - Pengendalian cashflow - Pembiayaan, dan investasi. 2. Bagian Sekretariat Perusahaan, bagian ini menangani bidang : a. Kesekretariatan, menangani pekerjaan : - Sekretaris Direksi - Legalitas dan Perizinan - Hubungan masyarakat b. General affair, menangani pekerjaan : - Pelayanan umum - Penyediaan Office supplies - Perawatan Gedung c. Personalia dan pengembangan SDM, menangani pekerjaan : - Rekrutmen dan Seleksi SDM - Conseling dan pemeliharaan SDM - Pengembangan SDM
4.3 Visi, Misi dan Strategi Perusahaan Visi Perusahaan Visi : Unggul dalam Teknologi Informasi dan Manajemen
39
Misi Perusahaan Misi : Memberikan solusi total kepada institusi pemerintah dan korporat dalam pengembangan sistem, manajemen dan teknologi informasi dengan pelayanan profesional dan produk inovatif. Strategi Perusahaan Cita-cita Perusahaan v Sejahtera dan Sempurna melalui Pengabdian Falsafah Perusahaan v Bermanfaat bagi Negara v Pelayanan untuk Kepuasan Pelanggan v Profesionalisme yang Konsisten v lnovasi yang Berkelanjutan v Membina Kasih Sayang dan Kerjasama v Pertumbuhan untuk Berkembang Tujuan Perusahaan Mengembangkan profesionalisme dalam bidang Manajemen dan Teknologi Informasi untuk memberi solusi bagi masalah- masalah dalam upaya pengembangan SIM.
4.4 Analisis SWOT Perusahaan 4.4.1 Kekuatan dan Kelemahan (Strength and Weakness) Kekuatan :
40
1.
Memiliki pengalaman yang panjang di bisnis solusi MIS khususnya pasar Pemerintah Daerah.
2.
Memiliki Sumber Daya Manusia yang berpengalaman dan memiliki skill serta knowledge yang baik di bidangnya.
3.
Memiliki relationship yang baik dengan pelanggan dan pemasok
4.
Memiliki modal yang kuat untuk pembiayaan proyek dan research & development.
Kelemahan : 1. Masih rendahnya disiplin kerja karyawan 2. Adanya ketergantungan pada pasar Pemerintah Daerah, yang nota bene masih bersifat short term project, rata-rata maksimal satu tahun anggaran per project. 3. Sumber anggaran project berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) sehingga sangat tergantung pada ada atau tidaknya alokasi anggaran dalam APBD.
4.4.2 Peluang dan Ancaman (Opportunity and Threat) Peluang (Opportunity) : 1. Adanya perubahan Peraturan Pemerintah dalam otonomi daerah khususnya di bidang pengelolaan keuangan daerah, memberikan peluang bagi perusahaan untuk memberikan layanan dalam bidang konsultansi teknologi informasi berupa otomatisasi terhadap pengelolaan keuangan daerah.
41
2. Kebijakan otonomi daerah memberikan peluang untuk perluasan pasar dan pelayanan produk yang disesuaikan dengan kebutuhan pemerintah daerah setempat. 3. Perkembangan IT yang sangat dinamis memberikan peluang untuk memberikan solusi yang lebih baik dan lebih efisien terhadap pelanggan. 4. Relationship yang terbangun dengan baik dengan pelanggan dapat meningkatkan kepercayaan terhadap perusahaan dan memberikan peluang untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih baik ke depan. 5. Divesifikasi produk dan layanan dalam rangka menangkap peluang yang ada. Ancaman (Treath) : 1. Makin banyak perusahaan lokal yang masuk ke bisnis Konsultansi IT di lingkungan pemerintah daerah, terutama semenjak adanya otonomi daerah. 2. Masuknya perusahaan-perusahaan besar dan multi nasional khususnya di bidang IT di pasar pemerintah daerah. 3. Adanya keterbatasan belanja IT dari pemerintah daerah karena alokasi dana yang lebih diutamakan pada aspek-aspek dasar seperti pendidikan dasar, kesehatan, kesejahteraan masyarakat, khususnya di daerah-daerah yang masih relatif tertinggal dan terkena bencana alam.
4.5 Perancangan Balanced Scorecard Balanced scorecard dibuat dengan tujuan untuk memberikan panduan kepada setiap departemen maupun bagian yang ada di perusahaan dalam mencapai
42
tujuannya. Perancangan Balanced Scorecard dimulai dengan penetapan Visi dan Misi, kemudian
Strategi Perusahaan, Key Performance Indicator (KPI) dan
Measures. Penyusunan Balanced Scorecard ini dibuat dalam empat perspektif yaitu Perspektif Keuangan, Pelanggan, Bisnis Proses Internal, Pertumbuhan dan Pembelajaran. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan dalam Tabel dan Gambar di bawah ini :
4.5.1 Penetapan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan Dalam perancangan Balanced Scorecard, harus dilandasi oleh Visi, Misi dan Strategi Perusahaan yang merupakan guidance dalam proses selanjutnya. Karena arah perusahaan ke depan dapat dilihat dari apa Visi dari perusahaan tersebut, yang selanjutnya dijabarkan dalam Misi dan Strategi Perusahaan. Di bawah ini merupakan Tabel 4.1 yang merupakan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan.
Tabel 4.1 Visi , Misi dan Strategi Perusahaan Vision •
Unggul dalam Teknologi Informasi dan Manajemen
Mision •
Memberikan solusi total kepada institusi pemerintah
dan
korporat
dalam
pengembangan sistem, manajemen dan teknologi informasi dengan pelayanan profesional dan produk inovatif.
43
Strategy •
Mengedukasi pelanggan secara intensif dan terpadu melalui media konsultasi dan promosi.
•
Melaksanakan pembinaan SDM secara aktif dan intensif oleh setiap tingkatan manajemen.
•
Mewujudkan keharmonisan antar karyawan (kasih-sayang) dan antar unit.
•
Melaksanakan audit SDM dan sistem manajemen secara kontinu dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu di tingkat operasional.
•
Menerapkan organisasi lintas-unit dalam memecahkan masalah taktisoperasional.
•
Menerapkan program pengembangan terpadu yang berorientasi pada penguasaan sistem berbasis web dan telematika.
•
Menjadikan produk unggulan sebagai basis pengembangan produk.
•
Menjadikan departemen pemasaran dan pengembangan yang mandiri dan produktif.
•
Memberikan pelayanan optimal dengan solusi kongkrit dan efektif sehingga tercapai kepuasan pelanggan dan terbentuk loyalitas pelanggan.
•
Menjalin Kemitraan win- win yang berkesinambungan minimal dengan 5 pelanggan potensial di Sumatera-Jawa-Kalimantan.
•
Menjalin Kemitraan strategis dengan mitra konsultan lokal dan vendor hardware & Network pheriperal.
Dari uraian Visi, Misi dan Strategi di atas, selanjutnya dibuat Strategic Map PT USADI SISTEMINDO INTERMATIKA, untuk menggambarkan peta strategis perusahaan secara menyeluruh. Pembuatan peta strategis ini sangat penting agar masing- masing departemen dan bagian memiliki arah yang jelas dalam mencapai
44
tujuan dari masing- masing fungsinya. Uraian
di bawah ini menunjukkan peta
strategis perusahaan dan Key Performance Indicatornya.
4.5.2 Strategic Map dan Key Performance Indicator Strategic map merupakan gambaran / peta strategis yang menunjukan alur / jalan yang ingin ditempuh oleh perusahaan dengan menggunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Peta strategis ini dibuat dengan menggunakan pendekatan empat perspektif, mulai dari learning and growth, internal business proses, customer, dan financial persepektive. Selanjutnya peta strategis yang telah dibuat, dijabarkan dalam key performance indicator (KPI) yang merupakan indikator kunci yang ingin dicapai dan menjadi tolok ukur keberhasilan dari program yang dilaksanakan, untuk memudahkan dalam monitoring dan pencapaian target, KPI ini harus dibuat lebih terukur, untuk itu dibuatlah ukuran-ukuran / measures. Untuk lebih jelasnya dibawah ini diuraikan mengenai strategic map sebagai berikut :
45
Gambar 4.2 Peta Strategis Perusahaan
46
Selanjutnya setelah dibuat peta strategis perusahaan, maka dibuatlah Key Performance Indicator (KPI) dan Measures (ukuran-ukuran) berdasarkan pada peta strategis tersebut. Pembuatan KPI dan Measures ini ditujukan agar kita memiliki indikator- indikator dan ukuran dalam bekerja, sehingga tolok ukur keberhasilan dari kegiatan di perusahaan dapat lebih terukur dan memiliki arah dan sasaran yang jelas.
Tabel 4.2 Key Performance Indicator Perusahaan
Perspektif
Departemen/ Bagian Bag. Keuangan
Objektif F1 - Peningkatan Profitabilitas perusahaan
Kunci Indikator Kinerja F1-Pengaturan Kas masuk dan kas keluar
Pengukuran F1-Angka (Rp)
Target
Inisiatif
Cash in > out
• Pengendalian likuiditas keuangan perusahaan • Pengendalian aktivitas penagihan • Pengendalian hutang jatuh tempo • Pengelolaan asset secara
F1- Jumlah piutang tertagih
F1-Persentase
95%
F1- Pembayaran hutang jt.tempo
F1-Persentase
90%
F1- Optimalisasi asset
F1-Persentase
85%
Keuangan
47
Perspektif
Departemen/ Bagian
Dept.Pemasaran
Objektif
F2 Peningkatkan penjualan
Kunci Indikator Kinerja
Pengukuran
Target
F1- Peningkatan Efektivitas dan efisiensi biaya operasional
F1-Persentase
10%
F2- Peningkatan nilai penjualan
F2-Angka (Rp)
20M
Dept.Solusi & C1- Peningkatkan C1- Peningkatan efek- C1-Persentase Imp kepuasan dan lo- tivitas komunikasi deDept.Pemasaran yalitas pelanggan ngan pelanggan C1- Ketidakpuasan pelanggan
Pelanggan
Dept.Solusi & C2- USADI sbg C2- Peningkatan efektiImp solution partner vitas kunjungan kepada Dept.Pemasaran yang handal pelanggan C-2 Peningkatan monitoring dan evaluasi pelanggan C-2 Penyusunan strategi pengembangan proyek (Road map menuju e-govt). C-2 Membentuk Resident Consultant
C1-Persentase C2-Angka
15%
5% 3 x per plgn
C2-Angka 2 x per minggu C2-Angka 1x C2-Angka
5 DBI
Inisiatif optimal • Pengendalian biaya operasional • Peningkatan kegiatan promosi dan kunjungan • Usadi Gathering • Peluncuran portal Usadi.co.id • Respon time 1 x 24 jam. • Peningkatan kualitas kunjungan ke plgn • Up date lapo-ran dan moni-toring plgn. • Penyusunan blue print stra-tegi pengem-bangan proyek • Kerjasama dng Resident
48
Perspektif
Proses Bisnis Internal
Pertumbuhan
Departemen/ Bagian Dept.Pemasaran
Kunci Indikator Pengukuran Kinerja C3- Peningkatan C3Bertambahnya C3-Persentase jumlah pelanggan jum-lah pelanggan baru melalui retensi dan promosi
Bagian Keuangan
C4- Peningkatan C4- Pelayanan prima di C4-Angka kepuasan pelang- bidang keuangan gan internal
Dept.Teknologi Informasi
B1- Peningkatan kualitas produk
Objektif
Target
Inisiatif
20%
Consultant • Pemeliharaan pelanggan dan ekstensifikasi promosi. • Peningkatan kerja-sama dng pelanggan internal • Test run aplikasi dan QA • Riset untuk reko-mendasi TI • Monitoring & pe-ngendalian proyek
1x per minggu
B1- Peningkatan Quality Control B1-Peningkatan Riset TI
B1-Persentase
15%
B1-Persentase
15%
Dept.Solusi & I Dept.Teknologi Informasi
B2- Penyelesaian proyek tepat waktu.
B2- Peningkatan efektivitas Manajemen proyek
B2-Persentase
10%
All
B2KerjasamaTim Solid
B2- Peningkatan Koordinasi antar unit
B2-angka
1x per minggu
• Rapat Evaluasi mingguan.
Dept.Teknologi Informasi
B3- Aplikasi SAU handal
B3- Peningkatan performance aplikasi SAU
B3-Persentase (zero error)
0%
• Penyempurnaan Aplikasi SAU
All
B4-Sistem B-4 Penyempurnaan B4-angka operasi yang sistem dan prosedur handal G1- Peningkatan G1-Peningkatan saran G1-Persentase
1x
• Up date sistem dan prosedur
Dept.Pemasaran
15%
• Penyediaan
49
Perspektif dan Pembelajaran
Departemen/ Bagian
Kunci Indikator Kinerja kapasitas promosi promosi dan retensi dan retensi berbasis IT Bag.Keuangan G2- Peningkatan G2- Peningkatan skill skill dan know- dan knowledge pengDept.Solusi & ledge serta ati- elolaan keuangan Imp ttude G2- Peningkatan kemampuan teknis dan komunikasi konsultan Dept.Pemasaran G2- Peningkatan kemampuan retensi pelanggan dan keahlian Dept. Teknologi negoisasi Informasi G2- Peningkatan skill system analyst, design, dan programming
All
Objektif
Pengukuran
Target
Inisiatif sarana promosi berbasis IT
G2-Angka (pelatihan)
1x 1x
G2- Angka (pelatihan) 1x G2- Angka (pelatihan)
1x 1x
G2- Angka (pelatihan)
G3- Peningkatan G3-Peningkatan sarana G3-Persentase sarana dan dan prasaran kerja. prasarana
2x
15%
• Pelatihan product knowledge • Pelatihan manajemen keuangan • Pelatihan manajemen proyek TI • Pelatihan komunikasi efektif. • Manajemen supervisori • Sertifikasi internasional: Microsoft ASD, CCNA Level 2, Domain & web server. • Peningkatan sarana dan prasaran penun-jang pekerjaan
50
Di bawah ini merupakan penjelasan dari Tabel Key Performance Indicator berdasarkan 4 perspektif yang ada.. Uraian di bawah ini menunjukkan pembagian berdasarkan departemen dan bagian.
4.5.2.1 Departemen Pemasaran Departemen Pemasaran merupakan departemen yang paling bertanggung jawab terhadap peningkatan jumlah dan nilai penjualan perusahaan, di bawah ini diuraikan mengenai key performance indicator dari departemen ini berdasarkan perspektif yang dimiliki.
4.5.2.1.1 Perspektif Keuangan •
Peningkatan jumlah dan nilai penjualan Peningkatan jumlah kontrak dengan pelanggan, menunjukan semakin banyak kontrak yang diperoleh maka secara umum jumlah pelanggan juga bertambah. Sementara nilai penjualan adalah berapa besar nilai rupiah yang ada dalam kontrak tersebut. Semakin besar nilai kontrak/penjualan maka semakin baik. Pada tahun 2007 ini nilai penjualan yang ditargetkan adalah 20 milyar rupiah.
4.5.2.1.2 Perspektif Pelanggan •
Peningkatan efektivitas komunikasi dengan pelanggan Peningkatan efektivitas komunikasi dengan pelanggan berarti seberapa efektif setiap bentuk komunikasi yang dijalin dengan pelanggan, baik melalui pembicaraan telpon, bertatap muka, melalui e-mail, surat maupun fax. Semakin
51
efektif komunikasi yang dijalin maka akan semakin baik. Wujud dari bentuk komunikasi yang efektif adalah adanya interaksi kedua belah pihak yang melakukan komunikasi dan pesan yang disampaikan dipahami dan dimengerti oleh kedua belah pihak dengan baik tanpa adanya noise. Semakin sedikit error / noise yang timbul dari komunikasi tersebut maka semakin baik, dalam hal ini target dari komunikasi yang efektif adalah zero error (0%) artinya tidak ada kesalahpahaman atau mis communication antar pihak yang berkomunikasi. •
Peningkatan jumlah kunjungan kepada pelanggan Peningkatan jumlah kunjungan kepada pelanggan merupakan seberapa banyak kunjungan yang dilakukan oleh staf / personel di departemen pemasaran dalam rangka menjalin kemitraan maupun meningkatkan jumlah / nilai penjualan. Target kunjungan kepada pelanggan adalah 3 kali per pelanggan. Angka ini mungkin tidak terlalu tinggi, karena sebaran pelanggan yang meliputi hampir seluruh wilayah Indonesia sehingga kunjungan tidak terlalu agresif, komunikasi bisa dijalin melalui berbagai media seperti hand phone, telpon, fax, e-mail dan surat.
•
Bertambahnya jumlah pelanggan melalui retensi dan promosi Melalui kegiatan retensi dan promosi ini diharapkan jumlah pelanggan semakin bertambah, adapun target yang ingin dicapai adalah bertambahnya jumlah pelanggan sebanyak 20%.
4.5.2.1.3 Perspektif Proses Bisnis Internal •
Koordinasi antar unit yang solid Semakin solid koordinasi antar bagian/unit dalam organisasi, maka diharapkan
52
kerjasama timnya akan semakin baik. Target yang ingin dicapai adalah minimal 1 kali dalam 1 minggu, dilakukan rapat koordinasi antar bagian/unit yang terkait untuk membahas rencana, progress dan evaluasi kegiatan yang sedang berjalan. •
Penyempurnaan sistem dan prosedur Sistem dan prosedur yang ada biasanya memerlukan penyesuaian atau up date, oleh karena itu ditargetkan dalam KPI ini adanya penyempurnaan sistem dan prosedur. Penyempurnaan sistem dan prosedur ini ditargetkan 1 kali dalam setahun.
4.5.2.1.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Peningkatan saran promosi dan retensi Untuk menunjang aktivitas promosi dan retensi, diperlukan adanya saran penunjang yang baik, oleh karena itu saran penjunjang tersebut senantiasa harus selalu diperbaharui atau ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pada saat dibutuhkan. Target yang ingin dicapai dalam peningkatan saran promosi dan retensi ini adalah 15%.
•
Peningkatan kemampuan retensi pelanggan dan keahlian negoisasi Dalam kegiatan pemasaran diperlukan kemampuan untuk melakukan retensi terhadap pelanggan dan keahlian negosiasi yang baik, oleh karena itu kemampuan tersebut harus senantiasa ditingkatkan. Target dalam rangka peningkatan kemampuan retensi pelanggan dan keahlian negosiasi melalui kegiatan pelatihan 1x dalam setahun.
•
Peningkatan sarana dan prasarana
53
Peningkatan saran dan prasarana merupakan hal penting dalam organisasi, karena bisnis yang berkembang akan berjalan dengan baik apabila ditunjang oleh sarana dan prasarana yang baik. Peningkatan sarana dan prasarana ini ditargetkan sebesar 15%.
4.5.2.2 Departemen Solusi dan Implementasi Departemen Solusi dan Implementasi merupakan departemen yang paling bertanggung jawab terhadap Penyelesaian Proyek tepat waktu dan menjadikan Usadi sebagai solution partner yang handal, di bawah ini diuraikan mengenai key performance indicator dari departemen ini berdasarkan perspektif yang dimiliki.
4.5.2.2.1 Perspektif Pelanggan •
Peningkatan efektivitas komunikasi dengan pelanggan Komunikasi yang baik dengan pelanggan akan memberikan dampak positif terhadap bisnis yang sedang berjalan, semakin efekif komunikasi dengan pelanggan maka akan semakin baik relationship kita dengan mereka. Komunikasi dengan pelanggan semakin baik manakala noise atau gangguan dapat dihindarkan. Oleh karena itu target peningkatan efektivitas komunikasi dengan pelanggan adalah zero error, artinya tidak ada miscommunication yang timbul pada saat melakukan komunikasi dengan pelanggan.
•
Peningkatan jumlah kunjungan kepada pelanggan Peningkatan jumlah kunjungan yang dilakukan oleh Departemen Solusi dan Implementasi adalah sebanyak 2 kali kunjungan. Penetapan jumlah ini cukup
54
konservatif karena pada dasarnya media komunikasi dengan pelanggan bisa dijembatani dengan kecanggihan teknologi informasi. Apabila ada kendala mengenai aplikasi yang kita install di pelanggan, trouble shootingnya bisa melalui internet, kecuali apabila penyelesaian permasalahannya tidak bisa dilakukan melalui media telekomunikasi yang ada maka, kunjungan harus dilakukan untuk memastikan permasalahan bisa diselesaikan. Namun tidak selamanya kunjungan itu dalam rangka penyelesaian masalah, tapi merupakan sebuah tahapan implementasi yang harus dilakukan. •
Peningkatan monitoring dan evaluasi pelanggan Monitoring dan evaluasi pelanggan target peningkatannya sebanyak 2 kali dalam setahun. Monitoring dan evaluasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa proyek yang sedang dikerjakan di pelanggan sesuai dengan jadual dan ruang lingkup serta tolok ukur yang ingin dicapai.
4.5.2.2.2 Perspektif Proses Bisnis Internal •
Peningkatan Efektivitas Manajemen proyek Pengendalian proyek
memerlukan manajemen
yang handal, apabila tidak
dikendalikan dengan baik maka bisa jadi proyek akan terbengkalai atau tidak sesuai dengan harapan. Target yang ingin dicapai dalam peningkatan manajemen proyek ini adalah 10%. •
Koordinasi antar unit yang solid Membangun koordinasi antara unit agar solid perlu upaya yang sungguh-sungguh.
55
Koordinasi ini dilakukan minimal satu kali dalam satu minggu dan bisa lebih jika diperlukan. Tim yang solid dapat dibangun dengan adanya kerja sama yang baik, leadership, dan intensitas komunikasi yang rutin. •
Penyempurnaan sistem dan prosedur Sistem dan prosedur yang ada biasanya memerlukan penyesuaian atau up date, oleh karena itu ditargetkan dalam KPI ini adanya penyempurnaan sistem dan prosedur. Penyempurnaan sistem dan prosedur ini ditargetkan 1 kali dalam setahun.
4.5.2.2.3 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Peningkatan kemampuan teknis dan komunikasi konsultan Peningkatan kemampuan teknis dan komunikasi konsultan dilakukan melalui media pelatihan / training yang diselenggarakan oleh perusahaan. Pelatihan kemampuan teknis dan komunikasi konsultan ini diselenggarakan 2 kali dalam satu tahun.
•
Peningkatan sarana dan prasaran kerja Sama
halnya
dengan
Departemen
Pemasaran,
Departemen
Solusi
dan
Implementasi juga memerlukan peningkatan sarana dan prasarana yang baik. Target yang ingin dicapai dalam peningkatan sarana dan prasaran ini adalah sebesar 15%.
4.5.2.3 Departemen Teknologi Informasi Departemen
Teknologi
Informasi
merupakan
departemen
yang
paling
56
bertanggung jawab terhadap peningkatan kualitas produk, di bawah ini diuraikan mengenai key performance indicator dari departemen ini berdasarkan perspektif yang dimiliki.
4.5.2.3.1 Perspektif Proses Bisnis Internal •
Peningkatan Quality Control Kualitas yang baik merupakan suatu kriteria produk yang tidak bisa ditawar-tawar lagi. Produk dan jasa yang berkualitas baik akan membuat pelanggan puas dan bisa melakukan repaet order lagi. Peningkatan quality control adalah bagian dari upaya untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa.
•
Peningkatan Efektivitas Manajemen proyek Sama halnya dengan Departemen Solusi dan Implementasi, maka Departemen Teknologi Informasi juga melakukan upaya untuk peningkatan efektivitas manajemen proyek. Tingkat efektivitas dalam peningkatan manajemen proyek di departemen ini menargetkan 10%.
•
Koordinasi antar unit yang solid Departemen Teknologi Informasi melakukan koordinasi dengan unit lain sebanyak minimal satu kali dalam satu minggu. Hal ini dilakukan agar produk yang dibangun dan dihasilkan sesuai dengan requirement dari pelanggan.
•
Peningkatan performance aplikasi SAU (zero error) Penyempurnaan performance aplikasi SAU agar zero error dilakukan untuk menunjang kelancaran pemrosesan data dan transaksi keuangan di perusahaan. Target yang ingin dicapai dari penyempurnaan Sistem Akuntansi Usadi (SAU) ini
57
adalah zero error. •
Penyempurnaan sistem dan prosedur Penyempurnaan sistem dan prosedur ditargetkan dilakukan satu kali dalam satu tahun, agar sistem dan prosedur yang berlaku di perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan organisasi.
4.5.2.3.3 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Peningkatan skill programming dan system analyst Peningkatan skill programming dan system analyst dilakukan dengan cara mengikutsertakan para programmer dan system analyst untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan perusahaan baik in house training maupun external training. Target pelaksanaan training adalah 2 kali dalam setahun.
•
Peningkatan sarana dan prasarana kerja Peningkatan sarana dan prasarana kerja perlu dilakukan
4.5.2.4 Sekretariat Perusahaan Bagian Sekretariat Perusahaan merupakan bagian yang paling bertanggung jawab terhadap peningkatan kualitas produk, di bawah ini diuraikan mengenai key performance indicator dari departemen ini berdasarkan perspektif yang dimiliki.
4.5.2.4.1 Perspektif Proses Bisnis Internal •
Penyempurnaan sistem dan prosedur Sama halnya dengan unit lain di Sekretariat Perusahaan juga penyempurnaan
58
sistem dan prosedur dilakukan satu kali dalam satu tahun.
4.5.2.4.2 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Pengembangan SDM : attitude, skill dan knowledge Sebagai bagian yang bertanggung jawab dalam kegiatan pengembangan SDM, Sekretariat Perusahaan melakukan koordinasi dengan departemen dan bagian terkait dalam mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan pengembangan SDM dimasing- masing departemen dan bagian. Untuk selanjutnya data mengenai kebutuhan pengembangan tersebut diolah dan proses untuk ditindak lanjuti kepada pihak manajemen. Pihak manajemen akan melakukan approval terhadap kebutuhan pengembangan SDM tersebut tentunya selama pengembangan tersebut relevan dengan kebutuhan dari departemen atau bagian tersebut. Apabila pihak manajemen sudah menyetujui jenis dan bentuk kegiatan yang dibutuhkan maka Sekretariat Perusahaan melakukan kerja sama dengan lembaga- lembaga training yang sudah menjadi partner perusahaan untuk menyelenggarakan kegiatan yang dimaksud. Apabila pengembangan SDM dilakukan internal oleh pihak perusahaan, Sekretariat Perusahaan sebagai fasilitator yang menyediakan tempat dan perangkat yang dibutuhkan, sementara nara sumber berasal dari tenaga ahli yang ada di perusahaan.
•
Peningkatan sarana dan prasaran kerja. Target yang ingin dicapai dalam peningkatan sarana dan prasaran ini adalah sebesar 15%.
59
4.5.2.5 Bagian Akuntansi dan Keuangan Bagian Keuangan merupakan bagian yang paling bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan, di bawah ini diuraikan mengenai key performance indicator dari departemen ini berdasarkan perspektif yang dimiliki.
4.5.2.5.1 Perspektif Keuangan •
Pengaturan Kas masuk dan kas keluar Pengaturan kas masuk dan kas keluar dilakukan dengan tujuan agar cashflow perusahaan dapat dikelola dengan baik, sehingga tidak terjadi kondisi yang over liquid atau sebaliknya. Pada prinsipnya cash in harus lebih besar dari cash out, agar perusahaan tidak mengalami kondisi kesulitan uang cash.
•
Jumlah piutang tertagih Kebijakan
perusahaan
dan
kontrak
kerjasama
dengan
pelanggan
yang
menggunakan sistem pembayaran kredit, menimbulkan sejumlah piutang perusahaan terhadap pelanggan. Piutang harus dikelola dengan baik, apabila piutang jatuh tempo maka harus segera ditagih, sebaliknya apabila tidak tertagih harus ada upaya khusus dari bagian keuangan mengapa piutang tersebut tidak tertagih. Target yang ingin dicapai terhadap piutang jatuh tempo yang harus tertagih adalah 95%. Namun demikian bukan berarti sisa piutang jatuh tempo yang tidak tertagih sebesar 5% dibiarkan tidak ditagih. •
Pembayaran hutang jatuh tempo Pembayaran hutang jatuh tempo artinya perusahaan melakukan pembayaran terhadap utang-utang yang jatuh tempo sesua i dengan ketentuan yang telah
60
disepakati diawal. Apabila terjadi penundaan utang yang jatuh tempo maka toleransi yang dilakukan adalah 10%, artinya 90% hutang yang sudah jatuh tempo harus dibayarkan sesuai dengan ketentuan. Hal ini untuk menjaga hubungan baik dengan pihak kreditor maupun pihak rekanan yang menjadi partner kita. •
Optimalisasi asset Optimalisasi asset maksudnya adalah bagaimana asset yang ada dapat digunakan secara baik dan optimal. Sehingga asset – asset perusahaan baik yang bergerak maupun tidak bergerak dapat secara optimal digunakan sebaik-baiknya untuk kepentingan perusahaan. Dalam pengelolaan asset agar optimal perlu adanya asset management, yang berfungsi untuk me-manage asset – asset yang dimiliki perusahaan dengan baik. Target yang ingin dicapai dalam optimalisasi asset ini adalah sebesar 85%, artinya idle time untuk asset – asset yang belum dimanfaatkan adalah maksimal 15%.
•
Peningkatan Efektivitas dan efisiensi biaya operasional Peningkatan efektivitas dan efisiensi biaya operasional adalah upaya yang dilakukan agar biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya (efektif) sesuai dengan maksud dan tujuannya, sementara efisien maksudnya adalah biaya operasional yang dikeluarkan besarnnya pantas sesuai dengan kebutuhan.
4.5.2.5.2 Perspektif Pelanggan •
Peningkatan kerjasama dengan pelanggan internal Peningkatan kerjasama dengan pelanggan internal maksudnya adalah bagian
61
keuangan yang berfungsi sebagai pengelolaan keuangan perusahaan yang menjadi darah bagi organisasi, harus mampu bekerja sama secara baik dengan bagian lain. Bagian lain merupakan pelanggan internal yang harus mendapatkan dukungan keuangan secara baik dalam menjalankan aktivitas kegiatannya sehari- hari.
4.5.2.5.3 Perspektif Proses Bisnis Internal •
Penyempurnaan sistem dan prosedur Penyempurnaan sistem dan prosedur di bagian keuangan memegang peranan penting, disamping untuk kepentingan efektivitas pekerjaan di bagian keuangan juga berdampak pada pelayanan kepada pelanggan baik interna l maupun eksternal. Target yang ingin dicapai dari penyempurnaan sistem dan prosedur ini adalah 1 kali dalam setahun.
4.5.2.5.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Peningkatan skill dan knowledge pengelolaan keuangan Peningkatan skill dan knowledge dalam pengelolaan keuangan di bagian keuangan ditujukan agar para staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya senantiasa meningkat skill dan knowledgenya. Target peningkatan skill dan knowledge ini adalah dengan pelatihan sebanyak satu kali.
4.5.3 Pengukuran Kinerja Apabila telah dibuat strategic map dan
key performance indicator langkah
selanjutnya adalah membuat standard penilaian untuk pengukuran kinerja. Pengukuran
62
kinerja ini diperlukan untuk melihat apakah target yang telah ditetapkan tersebut dapat tercapai atau tidak ?. Metode yang dilakukan dalam pengukuran kinerja adalah dengan membuat peringkat dan bobot nilai. Peringkat dibuat dari A sampai D, selanjutnya untuk bobot nilai menggunakan angka 1 sampai dengan 4. Peringkat dan bobot yang diberikan dapat dilihat dalam tabel di bawah ini. Tabel 4.3 Peringkat dan Bobot Nilai yang Digunakan untuk Penilaian Peringkat
A
B
C
D
Nilai
4
3
2
1
Setelah dilakukan pengukuran kinerja dalam 1 tahun, nilai tersebut dihitung rataratanya. Rumus perhitungannya adalah sebagai berikut :
Rata-rata Nilai = (Jumlah Nilai Tiap Triwulan/4)
Dengan menggunakan rumus ini, akan didapat rata-rata nilai yang diperoleh dari tiap Key Performance Indicatornya. Pada awal penyusunan penilaian kinerja ini, terlebih dahulu ditentukan persentase bobot nilai dari tiap KPI oleh manajemen. Biasanya persentase bobot nilai diberikan lebih besar pada fungsi- fungsi yang berhubungan dengan departemen maupun bagian yang bersangkutan. Sebagai contoh, di Bagian Keuangan yang memperoleh nilai paling besar adalah perspektif keuangan. Tiap departemen maupun bagian mempunyai komposisi persentase bobot nilai sendiri-sendiri. Dari hasil pembobotan ini dapat dihitung point pencapaian. Perhitungan poin pencapaian dapat menggunakan rumus sebagai berikut :
63
Poin Pencapaian = Rata-rata Nilai x Persentase Bobot Nilai
Dari poin pencapaian ini, dapat dibuat ranking pencapaian target seperti pada tabel di bawah ini. Tabel 4.4 Tabel Ranking Pencapaian Target
•
Rentang Poin Pencapaian
Pencapaian Target
3,6 – 4,0
Excellent
2,6 – 3,5
Good
1,6 – 2,5
Fair
1,0 – 1,5
Weak
0 - 0,9
Poor
Excellent artinya departemen atau bagian telah mampu melampaui target yang telah ditetapkan oleh perusahaan karena kinerja yang dicapai poinnya 3,6 s.d. 4.
•
Good artinya departemen atau bagian bisa mencapai target yang ditetapkan rentang nilai yang dianggap mampu mencapai target adalah 2,6 s.d. 3,5.
•
Fair artinya kinerja yang telah dicapai oleh departemen atau bagian biasa-biasa saja. Kinerja ini harus ditingkatkan karena poin yang dicapai hanya berkisar 1,6 s.d. 2,5.
•
Weak artinya kinerja yang dicapai oleh departemen atau bagian tidak mencapai target atau lemah. Kisaran poinnya berada pada rentang 1,0 s.d. 1,5.
•
Poor artinya kinerja yang dicapai oleh departemen atau bagian adalah buruk. Kisaran poin yang dicapai berada pada rentang 0 s.d. 0,9 Kondisi
ini sangat berbahaya karena
64
perusahaan berada pada kondisi berkinerja buruk. Dengan menggunakan sistem pengukuran kinerja ini, manajemen dapat memantau kinerja tiap departemen atau bagian, apakah dalam kondisi excellent, good, fair, weak atau poor. Kinerja ini dapat dipantau berdasarkan evaluasi triwulanan, semesteran atau tahunan, tergantung rentang waktu yang ingin kita buat. Apabila sudah memiliki software balanced scorecard kinerja yang telah dicapai bisa dilihat dari report atau dashboard yang ada pada aplikasi tersebut. Biasanya indikatornya berdasarkan warna Hijau, Kuning, dan Merah. Hijau artinya kondisi yang telah dicapai Bagus, Kuning artinya hati- hati atau waspada, Merah artinya kondisi buruk.
