BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pegadaian sejak berdirinya tahun 1901 hingga diundangkannya UU Anti Monopoli, secara de jure dan de facto masih sebagai perusahaan monopoli yang bergerak dibidang jasa gadai. Sejak diundangkannya UU Antimonopoli dan terus berkembang model perusahaan jasa gadai dengan format syariah (rahn). Secara tidak formalpun sebenarnya telah ada lembaga dalam bentuk koperasi dan perseorangan yang menyelenggarakan jasa gadai secara terselubung. Persaingan lebih terasa mulai tahun 2006 dengan diselenggarakannya seminar pengembangan lembaga gadai swasta, serta merebaknya perbankan yang menyelenggarakan system gadai dengan menggunakan infrastruktur Sistem Teknologi Informasi (STI) yang cukup canggih. Perkembangan teknologi informasi (TI) ya ng begitu cepat nyaris tidak ada bidang usaha yang tidak tersentuh oleh TI. Mulai dari perusahaan kecil, menengah sampai besar. Demikian juga Pegadaian yang sudah merambah di seluruh wilayah Indonesia dengan variasi transaksi dan bidang usaha tidak bisa lepas dari teknologi informasi dengan harapan agar bisa meningkatkan kinerja perusahaan yang berujung pada peningkatan pendapatan (revenue). Banyak sekali manfaat yang bisa dipetik dari TI. Kecepatan arus informasi, hilangnya batas geografis, turunnya biaya hanyalah sebagian kecil manfaatnya.
1
2
Teknologi Informasi telah menjadi fasilitator utama dari kegiatan bisnis dewasa ini tidak hanya profit organizations tapi juga non-profit organizations. TI juga telah menjadi katalisator untuk organisasi dalam melakuk an perubahan strategic yang fundamental atas struktur, opersional, dan manajemen. Karena menurut
Wreden (1977) bahwa kapabilitas TI mampu: (1) meningkatkan
produktivitas (51% ); (2) menurunkan biaya produksi (39%); (3) meningkatkan pengambilan keputusan (36%); (4) memperluas jangkauan pelanggan (33%); dan (5) mengembangkan aplikasi strategic (33%) (Efraim Turban, Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 5th Edition, page 4) Penggunaan Teknologi Informasi (TI) dalam perusahaan, merupakan pendukung sistem informasi (SI), walaupun istilah TI dan SI sering dipertukarkan dan kabur maknanya. Sistem Informasi (SI) mutlak perlu adanya dalam suatu organisasi, namun tidaklah mutlak harus menggunakan teknologi. “An Information System (IS) collects, processes, stores, analyses, and disseminates information for specific purposes” (Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 5th Edition, page20). Sistem informasi (SI) menurut definisi UK Academy of Information Systems (UKAIS) adalah “cara yang dipakai orang dan organisasi menggunakan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi” (Ward, 2005,
p3). Teknologi
Informasi (TI) secara spesifik mengacu pada perangkat, baik berupa hardware, software, dan jaringan telekomunikasi.
3
Oleh karenanya bisa bersifat tangible (misalnya dalam bentuk server, PC, router, kabel jaringan) dan intangible (misalnya software) kemudian diistilahkan juga dengan ICT (Information and Communication Technology) seiring
dengan
semakin
meleburnya
teknologi
informasi
dengan
telekomunikasi. (Ward, 2005, p3). Selama ini banyak yang memandang system informasi hanyala h pengolahan data dengan computer untuk mendukung kegiatan rutin perusahaan sehari- hari sehingga sering disebut dengan istilah Electronic Data Processing (EDP) tanpa dikaitkan dengan strategi perusahaan. Kebanyakan manajemen perusahaan kurang memperhatikan hubungan antara strategi perusahaan dengan system informasi. Seiring dengan perkembangan dunia bisnis dan teknologi informasi, maka system informasi dalam suatu lembaga bisnis menjadi hal yang sangat penting untuk dapat memberikan dukungan pengambilan keputusan manajemen yang komprehensif, cepat, akurat dan terintegrasi dari berbagai jenis informasi baik operasional, keuangan, asset, maupun sumber pemasok resource yang dibutuhkan. “Strategic system provide organizations with strategic advantages that enable them to increase their market share and/or profit, to better negotiate with suppliers, or to prevent competitors from entering their territory (Callon, 1996), (Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 5th Edition, page17)
4
Pada dekade terakhir ini dengan perkembangan dunia TI yang cepat, berakibat semakin tergantungnya perusahaan pada SI. Bahkan cukup banyak perusahaan yang menjadikan SI sebagai salah satu senjata dalam bersaing dan menciptakan nilai tambah perusahaan. Peranan SI dalam perusahaan tentunya menjadi sangat strategis dan sudah selayaknya pula ada perencanaan strategis untuk SI agar SI dapat meningkatkan nilai tambah bagi perusahaan serta menguatkan competitive advantage dan comparative advantage . “The pace of change and the degree of uncertainty in tomorrow’s competitive environment are expected to accelerate, organizations are going to operate under increasing pressures to produce more, using fewer resources”. (Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Organizations in the Digital Economy, 5th Edition, page12). Terdapat 12 (dua belas) strategi untuk competitive advantage yakni
: (1) Cost leadership; (2) Differentiation; (3)
Niche; (4) Growth; (5) Alliance; (6) innovation; (7) Operational effectivene ss; (8) Customer orientation; (9) Time; (10) entry barriers; (11) Lock in customers or suppliers; (12) Increase switching costs. Perencanaan strategis STI adalah perencanaan terorganisir dari infrastruktur TI dan portofilio aplikasi yang diperlukan pada tingkatan organisasi, sehingga sangat penting baik bagi end-user maupun si pembuat rencana. Bagi end-user perencanaan STI penting untuk mengetahui rencana STI di unitnya dan untuk dapat berperan dalam rencana strategis STI secara korporasi perlu memahami proses perencanaan itu sendiri. Perencanaan strategis STI corporate menentukan bagaimana infrasturktur TI akan dibangun,
5
dan pada gilirannya menentukan aplikasi apa saja yang akan dibangun dan di terapkan untuk end-user serta pengaruh infrastruktur TI terhadap organisasi. Pentingnya sinkronisasi antara perencanan strategis STI
dengan rencana
strategi perusahaan dikarenakan STI sangat dekat dengan bisnis perusahaan untuk meyakinkan bahwa perusahaan senantiasa memiliki daya kompetisi dan produktivitas perusahaan. Proses penyusunan perencanaan strategis STI diawali dengan penelaahan visi dan misi perusahaan, identifikasi kebutuhan infrastruktur SI, system dan prosedur di Perusahaan. Penetuan tujuan dan prioritas proyek yang ingin dijalankan sekarang dan di masa datang serta sumber daya yang dibutuhkan. Perencanaan strategis STI adalah perencanaan jangka panjang yang tidak merujuk pada project STI secara khusus, namun menetapkan arahan menyeluruh dalam hal infrastruktur dan resources yang dibutuhkan untuk aktivitas STI untuk jangka waktu 5-10 tahun kedepan (see Ward, 2005). Kemudian di break-down ke dalam perencanaan STI jangkan menengah yang mengindentifikasi portofolio aplikasi dan SI utama yang disetujui dan sesuai dengan rencana jangka panjangnya. Perincian berikutnya adalah perencanaan taktis yang memuat skedul budget untuk projek dan aktivitas pengembangan STI untuk tahun berjalan. Rencana ini juga harus bersifat fleksibel mengikuti dinamika perusahaan dan perkembangan teknologi informasi. Alasan utama perlunya perencanaan strategis STI dalam suatu perusahaan adalah untuk menghindari adanya :
6
1.
Investasi system yang dilakukan yang tidak mendukung tujuan bisnis perusahaan;
2.
Lemah atau bahkan hilangnya control terhadap pengembangan STI, terkadang pengembangan STI tidak sesuai dengan tujuan STI itu sendiri;
3.
Sistem tidak terintegrasi. Hal ini dapat berakibat adanya duplikasi usaha maupun datanya tidak akurat dan sumber daya informasi yang dipergunakan tidak koheren;
4.
Tidak adanya skala prioritas untuk penerapan proyek dan sumber daya STI sehinga
sering
terjadi
perubahan
perencanaan
dan
berakibat
produktivitasnya rendah; 5.
Tidak
adanya
mekanisme
dalam
pengambilan
keputusan
tingkat
penggunaan sumber daya yang optimum ataupun metode terbaik dalam system pengadaannya. 6.
Lemahnya pengelolaan system informasi seperti : tidak tersedia, inkonsistensi, tidak akurat atau terlampau lambat;
7.
Kesalahpahaman antara user dan Personil IT yang dapat menimbulkan adanya konflik dan ketidakpuasan;
8. Strategi penerapan teknologi tidak koheren dan terkendala oleh terbatasnya alternative pilihan; 9. Tidak tepatnya keputusan investasi infrastruktur; 10. Setiap project hanya diukur berdasarkan nilai finansial semata; 11. Permasalahan yang timbul dari investasi STI dapat menjadi sumber konflik antar bagian dalam perusahaan;
7
12. Keputusan investasi secara sektoral mungkin dapat mendatangkan benefit namun secara actual bisa kontrapoduktif dengan konteks bisnis secara keseluruhan; 13. Rata-rata siklus sistemnya akan lebih pendek dari harapan dan yang dibutuhkan oleh siklus bisnis, secara keseluruhan mungkin akan menjadikan tingginya budget STI dengan seringnya dilakukan pengembangan kembali yang mestinya tidak perlu terjadi.
1.2. Permasalahan Pegadaian dengan jangkauan operasional tersebar di kurang lebih 869 outlet cabang di seluruh Indonesia hingga ke pelosok kecamatan tahun 2006, dengan sistem hirarki Kantor Wilayah sebanyak 13 (tiga belas) buah dan Kantor Pusat, menjadikan rentang kendali perusahaan merupakan permasalahan tersendiri, khususnya dalam komunikasi data dan integrasi sistem informasi. Pengembangan sistem informasi berbasis komputer di Pegadaian telah dimulai sejak tahun 1993, ditandai dengan pembangunan aplikasi General Ledger untuk pegelolaan transaksi keuangan di Kantor Pusat dan di Kantor Wilayah. Selanjutnya dikembangkan aplikasi Sistem Kepegawaian (SIPEG), aplikasi Sistem Informasi Logistik (SISLOG), aplikasi sistem Informasi Operasional
(SIMOP,
SISCAB,
SISWIL,
SISPUS )
dengan
model
pengembangan sesuai kebutuhan tiap bagian. Sehingga terciptalah aplikasi berbasis pulau-pulau sesuai kebutuhan bisnis unit yang berada di Pegadaian, dengan platform dan desain yang terpisah satu sama lainnya.
8
Di tahun 1996, dimulailah pembuatan rencanan pengembangan sistem informasi terpadu dengan model pendekatan mengintegrasikan seluruh sistem aplikasi yang telah terlanjur dikembangkan secara sektoral. Rencana ini belum menggambarkan suatu acuan pengembangan sistem informasi dalam bentuk roadmap setiap periode pengembangan sehingga sulit ditentukan ukuran keberhasilan pengembangan sistem serta target yang akan dapat dicapai. Dalam kurun waktu tersebut akhirnya hanya sekedar me-maintain aplikasi yang telah ada dan mensinkronkan antar kebutuhan tiap unit kerja, namun rencana strategis IT secara korporat belum disusun sebagai acuan dan pengukuran pengembangan Sistem Informasi di Pegadaian. Dan fokus selanjutnya hingga sekarang adalah sekedar tambal sulam pengembangan dan perbaikan sistem aplikasi, serta strategi pengembangan yang bisa terus berubah seiring dengan pergantian manajemen dan /atau CIO di Pegadaian. Permasalahan yang timbul dapat diidentifikasi meliputi : 1. Aplikasi-aplikasi dan data yang tersebar dan tidak terpadu sehingga sulit dalam analisa terhadap informasi yang disajikan, demikian juga kerumitan dalam pemeliharaannya; 2.
Kesulitan mengukur kinerja dan pengendalian budget Pusat Teknologi Informasi
(PUSTI) sebagai
unit
yang bertanggung jawab dalam
pengembangan STI di Pegadaian karena tidak adanya acuan sebagai standar pengukuran maupun pengembangan STI;
9
3. Tidak ada acuan formal untuk penentuan prioritas pengembangan dan penerapan STI, sehingga setiap pergantian manajemen dan /atau CIO Pegadaian bisa terjadi pergantian strategi STI hingga ke komponen yang mendasar; 4. Peran PUSTI menjadi sekedar penjahit pesanan, bukan pendukung strategi perusahaan dan agent of change untuk meningkatkan value dan competitive advantage di masa sekarang dan mendatang.
1.3. Tujuan dan Manfaat Berangkat dari masalah di atas maka penulis dengan jalur Group Field Project (GFP) bertujuan untuk melakukan penelitian untuk merancang sebuah strategi sistem informasi yang sesuai dengan strategi bisnis Pegadaian sebagai suatu rencanan strategis (Master Plan) STI di Pegadaian. Strategi ini terdiri dari tiga bagian yaitu: 1. Strategi SI : menghasilkan arsitektur SI yang sesuai dengan bisnis perusahaan. 2. Strategi TI : menghasilkan kebijakan dalam bidang TI untuk menunjang kebutuhan SI perusahaan. 3. Strategi Manajemen STI : mengatur aktivitas TI dan SI dalam perusahaan melalui proses dan prosedur formal.
10
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah agar : 1. Manajemen akan mempunyai panduan dalam menyusun perencanaan STI yang sesuai dengan strategi bisnis Pegadaian dengan skala prioritas yang tepat. 2. Manajemen dapat mengukur tingkat keberhasilan dan kinerja unit PUSTI tanpa harus selalu mempertanyakan apa yang telah dilakukan PUSTI. 3. STI yang diterapkan tidak hanya menunjang kegiatan perusahaan sehari-hari tapi juga bersifat strategis dan bisa bermanfaat di masa mendatang untuk meningkatkan value perusahaan dan meningkatkan daya saing (competitive advantage).
1.4. Ruang Lingkup Pembahasan Karena keterbatasan waktu, maka ruang lingkup dalam penulisan GFP ini adalah : 1. Penelitian hanya dilakukan di Kantor Pusat PERUM Pegadaian, jadi strategi yang dihasilkan hanya bisa diterapkan di PERUM Pegadaian 2. Hal-hal berikut tidak termasuk dalam penelitian : a. Rekayasa ulang proses bisnis b. Information Economics/IT Valuation c. Efektivitas metodologi, sistem, atau kebijakan yang berlaku di Pegadaian.
11
1.5. Sistematika Pembahasan Adapun sistematika penulisan dalam GFP ini adalah : a. Bab 1 : Pendahuluan, menjelaskan tentang latar belakang penulisan, permasalahan, maksud dan tujuan, dan ruang lingkup pembahasan GFP untuk perencanaan strategis STI di PERUM Pegadaian. b. Bab 2 :
Landasan Teori, membahas tentang acuan teori yang
dipergunakan dalam penyusunan GFP ini. c. Bab 3 : Metodologi, membahas tentang metodologi yang dipakai dalam menganalisa dan merancang strategi STI bagi perusahaan. d. Bab 4 : Pembahasan, menguraikan tentang perkembangan bisnis gadai, analisis kebutuhan STI Pegadaian, serta analisis gap STI di Pegadaian dan rekomendasi bagi pengembangan STI di Pegadaian. e. Bab 5 :
Kesimpulan dan Saran, menguraikan kesimpulan akhir yang
didapat dari penelitian dan saran-saran dalam penerapannya di Perusahaan.
