BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rekam medis merupakan salah satu aspek penting dalam penyelenggaraan suatu pelayanan kesehatan. Hal ini sesuai dengan UU No. 29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteran pada pasal 46 ayat (1) menyebutkan bahwa setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Berdasarkan Permenkes No. 269 Tahun 2008 tentang rekam medis, pengertian rekam medis yaitu berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Dengan adanya perkembangan teknologi pada beberapa aspek, tak terkecuali pada aspek kesehatan dimana salah satu hal yang terlihat berubah yaitu berkurangnya penggunaan rekam medis kertas dan digunakannya rekam medis berbasis elektronik. Selain rekam medis berbasis elektronik, juga ada yang disebut dengan rekam kesehatan elektronik. Rekam kesehatan elektronik yaitu kegiatan komputerisasi isi rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang berhubungan dengannya. Elektronisasi ini menghasilkan sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data;
memberi tanda waspada; sebagai peringatan; tanda sistem pendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya. Konsep rekam medis atau rekam kesehatan yang menggunakan format kertas maupun elektronik (RKE) menjelaskan
bahwa
kedua
format
itu
merupakan
sarana
pendokumentasian data/ informasi utama di sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2011). Berdasarkan Abdelhak (2000), Electronic Health Record yaitu semua informasi yang berhubungan dengan masa lalu, sekarang atau masa depan kesehatan seseorang, atau kondisi dari seorang individu yang diletakkan pada sistem elektronik yang juga dapat berfungsi untuk
menangkap,
mengirimkan,
menerima,
menyimpan,
mengembalikan, menghubungkan dan menggerakkan beberapa data untuk tujuan utama dari penyelenggara kesehatan dan yang berhubungan dengan kesehatan. Tujuan dari penggunaan electronic health record yaitu untuk membuat informasi selalu tersedia dan untuk meningkatkan alur aktivitas kerja dalam memberikan pelayanan kesehatan. Namun, dalam pelaksanaan rekam kesehatan elektronik harus memperhatikan beberapa hal agar fungsi utama rekam kesehatan sebagai penyimpan data dan informasi pasien tetap terjaga. Salah satunya yaitu keamanan informasi kesehatan pasien.
Keamanan
dalam sistem informasi merupakan hal yang sangat penting (Mulyanto, 2009). Menurut Hatta (2011), isu etik di bidang teknologi informasi kesehatan adalah hal yang berkaitan dengan electronic health information atau rekam kesehatan elektronik, yaitu berkaitan dengan perlindungan atas privasi dan kerahasiaan informasi. Selain itu harus menjaga keamanan. Secara keseluruhan, keamanan (security), privasi (privacy), kerahasiaan (confidentiality), dan keselamatan (safety) adalah perangkat yang membentengi data/informasi dalam rekam kesehatan. Keamanan (security) adalah perlindungan terhadap privasi seseorang dan kerahasiaan rekam kesehatan. Dengan kata lain, keamanan hanya memperbolehkan pengguna yang berhak untuk membuka rekam kesehatan. Dalam pengertian yang lebih luas, keamanan juga termasuk proteksi informasi pelayanan kesehatan dari rusak, hilang atau pengubahan data akibat ulah pihak yang tidak berhak. Metode proteksi ini meliputi aspek manajemen, aspek pengamanan fisik dan aspek teknis. Berdasarkan penelitian Fernández-Alemán, dkk (2013), total 26 artikel yang ditinjau mengenai penggunaan standar atau peraturan terkait kerahasiaan atau keamanan untuk merancang sistem EHR mereka, 17 studi menggunakan HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) tahun 1996 dan karena HIPAA merupakan peraturan yang paling sering digunakan. HIPAA mendefinisikan
aturan keamanan dari informatika kesehatan U.S.A. Sekitar setengah dari studi yang direview dalam artikel ini didasarkan pada standar atau peraturan yang menunjukkan bahwa penerapan standar dan peraturan merupakan suatu kebutuhan pada sistem EHR yang menjamin privasi dan keamanan data pasien. Peraturan yang paling sering digunakan di Amerika Serikat yaitu HIPAA. HIPAA adalah suatu hukum federal yang melindungi informasi kesehatan dan memastikan bahwa pasien memiliki akses ke rekam medis miliknya. Berdasarkan studi pendahuluan pada awal bulan Januari 2015 dengan wawancara langsung kepada Kepala Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit UGM, Rumah Sakit UGM merupakan salah satu rumah sakit di Provinsi DIY yang telah menggunakan sistem rekam kesehatan elektronik atau biasa disebut dengan EHR (Electronic Health Records). RKE atau rekam kesehatan elektronik merupakan media dalam menyimpan data pasien baik data sosial maupun data medis yang bersifat rahasia dan harus terjaga keamanannya. Aspek keamanan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam sebuah sistem, tak terkecuali dengan sistem RKE. Salah satu standar keamanan yaitu menggunakan The Security Rule dari HIPAA (Healthcare Insurance Portability and Accountability Act). Maka dari itu, peneliti tertarik untuk meneliti tentang tinjauan pengimplementasian aspek keamanan rekam
kesehatan elektronik berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di Rumah Sakit UGM Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diambil oleh peneliti adalah “Bagaimana pengimplementasian aspek keamanan rekam kesehatan elektronik berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di RS UGM ?”.
C. Fokus Penelitian Berdasarkan Departemen Pelayanan Kesehatan California, US, HIPAA terdiri dari 5 judul yaitu judul pertama mengenai HIPAA Health Insurance Reform (Reformasi Asuransi Kesehatan HIPAA), judul kedua
mengenai
HIPAA
Administrative
Simplication
atau
penyederhanaan administrasi HIPAA, judul ketiga yaitu HIPAA Tax Related Health Provisions atau ketentuan pajak terkait kesehatan HIPAA, judul keempat yaitu Application and Enforcement of Group Health
Plan
Requirements
atau
aplikasi
dan
penegakkan
dari
persyaratan rencana kesehatan kelompok, dan judul kelima yaitu Revenue Offsets atau penggantian kerugian pendapatan. Penelitian ini menitikberatkan pada pengimplementasian aspek keamanan rekam kesehatan elektronik berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di
RS UGM. Standar aturan keamanan HIPAA terdapat dalam judul II mengenai HIPAA Administrative Simplification atau penyederhanaan administrasi HIPAA. Standar aturan keamanan HIPAA yang dipakai dalam penelitian ini yaitu standar perlindungan administratif yang meliputi otorisasi, manajemen password, perlindungan dari software berbahaya dan rencana back-up data. Standar perlindungan fisik yaitu meliputi workstation use dan workstation security. Standar perlindungan teknis yaitu unique user identification, automatic log-off dan authentication. Hal ini dikarenakan keterbatasan waktu penelitian dan disesuaikan dengan keadaan responden sebagai pengguna rekam kesehatan elektronik di Rumah Sakit UGM.
D. Tujuan penelitian 1. Tujuan Umum Tujuan umum dari penelitian ini adalah mengetahui pengimplementasian aspek keamanan rekam kesehatan elektronik berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di Rumah Sakit UGM.
2. Tujuan Khusus a. Mengetahui pengimplementasian aspek
keamanan rekam
kesehatan elektronik berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di Rumah Sakit UGM. b. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengimplementasian aspek keamanan rekam kesehatan elektronik berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di Rumah Sakit UGM.
E. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Praktis a. Bagi Rumah Sakit 1) Diharapkan dapat memberikan masukan bagi pihak rumah sakit dalam meningkatkan pelayanan kesehatan. 2) Diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan dalam membuat
kebijakan
pada
pelaksanaan
sistem
rekam
kesehatan elektronik. b. Bagi Peneliti 1) Mendapatkan pemahaman tentang keamanan sistem rekam kesehatan elektronik. 2) Peneliti dapat menambah wawasan dan pengalaman secara langsung dengan mengetahui permasalahan yang diteliti
serta dapat menerapkan teori yang diterima dari buku maupun institusi pendidikan. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Dapat digunakan sebagai sarana pengembangan wacana dan bahan
diskusi
dalam
proses
belajar
mengajar
maupun
penelitian. b. Bagi Peneliti Lain Menambah referensi dan sebagai acuan pada penelitian selanjutnya.
F. Keaslian Penelitian Penelitian tentang “Tinjauan Implementasi Aspek Keamanan Rekam Kesehatan Elektronik Berdasarkan Standar Aturan Keamanan HIPAA Di RS UGM” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan, antara lain: 1. Tugas
Akhir
dengan
judul
“Tinjauan
Pengimplementasian
Electronic Health Record (EHR) Pada Instalasi Rekam Medis Di RS Akademik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta” (Rahmawati, Futihatur 2013). Tujuan
dari
penelitian
Rahmawati
yaitu
mengetahui
pelaksanaan sistem EHR, serta mengidentifikasi kendala yang ada
pada EHR di Instalasi Rekam Medis RS Akademik UGM Yogyakarta. Jenis penelitian menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Rahmawati yaitu jenis penelitian dan objek penelitian yaitu pada sistem EHR di RS Akademik UGM. Sedangkan perbedaanya yaitu pada tujuan penelitian, dimana tujuan penelitian ini lebih mengarah kepada aspek keamanan pada sistem Rekam Kesehatan Elektronik (RKE). 2. Tugas Akhir dengan judul “Evaluasi Kemudahan dan Kemanfaatan Penggunaan Sistem Electronic Health Record di Rumah Sakit Akademik UGM” (Salawati, Kurnia, 2014) Tujuan dari penelitian Salawati yaitu untuk mengevaluasi kemudahan dan pemanfaatan penggunaan Electronic Health Record. Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Salawati adalah objek yang diteliti yaitu tentang Electronic Health Record. Sedangkan perbedaannya terletak pada jenis penelitian dimana penelitian Salawati menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Serta pada penelitian ini lebih ditekankan pada tinjauan pengimplementasian keamanan sistem rekam kesehatan elektronik di Rumah Sakit UGM.
3. Tugas akhir dengan judul “Evaluasi Implementasi Sistem Electronic Health Record (EHR) Di Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada Berdasarkan Metode Analisis Pieces” (Widayanti, Nurzara Anggar, 2014) Tujuan dari penelitian Widayanti (2014) adalah mengetahui tingkat aspek PIECES sistem EHR di RS Akademik UGM dan mengetahui perbedaan tingkat aspek PIECES sistem EHR di RS Akademik UGM ditinjau dari karakteristik pengguna sistem EHR. Metode penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan kuantitatif dan rancangan penelitian cross sectional. Persamaan penelitian Widayanti dengan penelitian ini adalah sama sama meneliti tentang pengimplementasian sistem electronic health record. Perbedaan penelitian Widayanti dengan penelitian ini adalah metode penelitian dimana penelitian Widayanti menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kuantitatif sedangkan
penelitian
ini
menggunakan
metode
penelitian
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian Widayanti lebih mengarah kepada evaluasi dari sistem electronic health records, sedangkan
penelitian
pengimplementasian
ini
lebih
keamanan
mengarah rekam
kepada
kesehatan
tinjauan elektronik
berdasarkan standar aturan keamanan HIPAA di Rumah Sakit UGM.
G. Gambaran
Umum
Rumah
Sakit
Universitas
Gadjah
Mada
Yogyakarta 1. Statuta Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada pada awalnya
didirikan
69/P/SK/HT/2010
dengan
tanggal
4
peraturan Januari
2010
Rektor
No.
dengan
nama
HOSPITAL AKADEMIK kemudian diperbarui dengan Peraturan Rektor No. 245/P/SK/HT/2011 tanggal 1 Maret 2011 dengan nama Rumah Sakit Akademik UGM. Pada tanggal 20 Oktober 2014, nama Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada telah resmi berubah menjadi Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada berdasar SK Rektor No.749/P/SK/HT/2014. Perubahan nama sekaligus juga diiringi dengan perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) melalui SK Rektor No. 625/P/SK/HT/2014 tanggal 1 Oktober 2014. RS UGM mendapat ijin pendirian dari Dinas Kesehatan Propinsi DIY berdasarkan Surat Ijin Pendirian Rumah Sakit Umum Keputusan
Kepala
Dinas
Kesehatan
Propinsi
DIY
No.
445/8285/V.2 tanggal 30 September 2011. RS UGM yang telah beroperasional sejak 3 Maret 2012 ini juga telah mendapatkan perpanjangan ijin operasional sebagai Rumah Sakit Umum berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten Sleman tanggal 5 Januari 2013 No. 503/2816/DKS/2013
tentang
Pemberian
Izin
Operasional
Sementara Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada. RS UGM terletak di Jl. Kabupaten Lingkar Utara, Kronggahan, Trihanggo, Gamping, Sleman, Yogyakarta, Telp. 0274-4530303, 0274-4530404, 0274-4530505 dan Fax. 0274-4530606, website: www.rsa.ugm.ac.id. RS UGM ini dibangun diatas tanah seluas 44.637 m2 dan luas total kapling bangunan 9.282,5 m2 (sekitar 20,8% dari luas tanah). Bangunan RS UGM berlantai lima seluas 41.866,96 m2 dan memiliki fasilitas area parker 11.728 m2 (26,27%), area jalan masuk 6.182,36 m2 (13,85%) dan area taman hijau 17.444,14 m2 (39,08%). 2. Latar Belakang dan Idealisme Pendiri Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada Pada awalnya UGM memiliki Rumah Sakit sebagai tempat pendidikan calon dokter dan dokter spesialis. Rumah Sakit tersebut tersebar di beberapa tempat yaitu: Pugeran, Mangkubumen, Mangkuwijayan, Mangkuyudan, Jenggotan. Saat itu UGM satusatunya Universitas yang mempunyai Rumah Sakit pendidikan sendiri. Gagasan Prof. Dr. Sardjito untuk mendirikan rumah sakit yang bisa memberikan pelayanan kepada masyarakat sekaligus sebagai lokasi mendidik calon dokter, dokter spesialis yang dekat
kampus
Universitas
Gadjah
Mada
telah
terwujud
dengan
digabungkannya beberapa Rumah Sakit UGM (satu-satunya Rumah Sakit milik UGM saat itu) yang tersebar di Kota Yogyakarta ke dalam RS Dr. Sardjito. Rumah sakit ini terletak di daerah Sekip di dalam kampus UGM yang dekat dengan Fakultas Kedokteran UGM yang kemudian diresmikan tanggal 8 Februari 1982 dengan nama RUMAH SAKIT UMUM DR SARDJITO. RSUP Dr Sardjito sebagai bentuk baru dari RS UGM dengan modal awal untuk beroperasional berasal dari anggaran Depkes RI dan dari RS UGM berupa peralatan, SDM dengan Direktur Pertama Prof. dr. Ismangoen. Rumah sakit ini menjadi rumah sakit pendidikan utama bagi Fakultas Kedokteran UGM dengan semua Bagian Klinik Fakultas Kedokteran UGM berasal di dalam RSUP Dr. Sardjito (bedhol desa dari RS UGM). Saat ini RSUP Dr. Sardjito telah berkembang pesat menjadi rumah sakit kelas A pendidikan yang besar dan megah, dengan lebih dari 750 tempat tidur, lebih dari 3000 karyawan dan menjadi RS
untuk
pendidikan
dokter,
dokter
spesialis,
dan
sub-
spesialis/spesialis konsultas, ners, dietisien, apoteker dan lain-lain. Karena
sedemikian
padat
peserta
didik
yang
menempuh
pendidikan profesi di rumah sakit ini maka dirasakan RSUP Dr. Sardjito sudah tidak mencukupi lagi sebagai tempat memperoleh
ketrampilan klinis terutama bagi calon dokter (mahasiswa profesi kedokteran). Mengingat daya tamping yang tidak seimbang dengan
jumlah
mahasiswa
maka
jika
RS
sebagai
tempat
pendidikan klinis tidak dikembangkan/ditambah kapasitasnya, dikhawatirkan mutu lulusan bidang profesi kedokteran dan kesehatan UGM tidak akan dapat mendukung visi UGM sebagai World Class Research University. Selain itu perkembangan pelayanan rumah sakit di dunia mengarah kepada pelayanan terpadu, multi professional dan komprehensif maka perlu ditambah sebuah rumah sakit sehingga mampu menjawab tantangan tersebut dan menjadi satu-kesatuan rumah sakit yang unggul baik di bidang pelayanan, pendidikan maupun riset dengan sesuai dengan visi UGM. 3. Visi Misi, Tugas, dan Motto Rumah Sakit UGM a. Visi Menjadi rumah sakit akademik yang melaksanakan pelayanan, pendidikan dan riset yang unggul, berkelas dunia, mandiri, bermartabat dan mengabdi kepada kepentingan masyarakat. b. Misi 1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan terpadu yang bermutu
dengan
berbasis riset.
mengutamakabn
aspek
pendidikan
2) Melaksanakan pelayanan kesehatan paripurna berdasarkan evidence dan riset IPTEKDOK 3) Menyelenggarakan
riset
klinik
dan
non-klinik
yang
berwawasan global 4) Melaksanakan pengabdian kepada kepentingan kesehatan masyarakat 5) Meningkatkan kemandirian rumah sakit akademik dan kesejahteraan karyawan c. Tugas 1)
Memberikan
pelayanan
kesehatan
perorangan
secara
paripurna 2)
Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian yang terkait dengan bidang kesehatan secara terpadu (multi dan/ interdisiplin)
3)
Melaksanakan pengamatan dan analisis data pelayanan medik yang strategis, serta menghasilkan rekomendasi dari hasil analisis, dan
4)
Menyelenggarakan tata-kelola kinerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku
d. Motto Motto RS UGM adalah “friendly and caring hospital (ramah dan peduli)”, dimana institusi ini berkomitmen mewujudkan rumah
sakit yang benar-benar nyaman, sejuk, penuh keramahan dalam pelayanan serta menghadirkan nuansa yang menunjang kesembuhan pasien. 4. Kebijakan mutu RS UGM RS UGM memiliki kebijakan mutu yang terangkum dalam nilai RSA, yang berarti: R: Response to change: selalu tanggap terhadap perubahan. Perubahan dan perkembangan pelayanan kesehatan yang dinamis menuntut adanya daya tanggap dan daya saing. Manajemen dan karyawan terus berusaha untuk tanggap dan meningkatkan kompetensi agar bisa menjadi yang terbaik dalam pelayanan dan menjdai pilihan masyarakat luas serta berdaya jangkau jauh kedepan. S: Service excellence: berorientasi pada pelayanan prima, bermutu dan aman (quality and safety) serta kepuasan pelanggan dengan mengutamakan kerja tim. A: Academic environment: memberikan pelayanan dan pendidikan selalu
dalam
timbangan
menghargai
setiap
profesi
dan
kompetensinya. Nuansa pendidikan yang ramah (friendly), disiplin, jujur
dan
bertanggung
jawab.
Sehingga
membangkitkan
kepercayaan masyarakat terhadap landasan ilmiah yang melandasi pelayanan di rumah sakit.
5. Jenis Pelayanan a. IGD 24 jam b. Poliknlinik 1) Klinik umum dan gigi 2) Klinik spesialis 3) Klinik sub spesialis 4) Konsultasi gizi 5) Konsultasi psikologi 6) Medical check up, meliputi rawat inap, ICU, PICU, NICU, Hemodialisis, Farmasi/ Apotek, Laboratorium, Radiologi, Kamar bersalin, Kamar operasi c. Layanan diagnostik 1) MCT Scan 128 Slices (pertama di Yogyakarta) 2) Ultrasonography (USG) 4 Dimensi 3) Extracorporeal Shock Wave Lithotripsy (ESWL) 4) Electroencephalography (EEG) with brainmapping 5) Bone Mineral Densitometer (BMD) 6) C-arm radiografi dan fluoroscopy (3D) 6. Performance Rumah Sakit UGM a. BOR (Bed Occupancy Rate) Angka BOR di Rumah Sakit UGM mengalami peningkatan dari tahun 2012 sampai tahun 2013 yaitu dari 11,65% menjadi
31,25%. Sedangkan pada tahun 2014 mengalami penurunan. Angka BOR pada 2014 dengan jumlah tempat tidur 83 yaitu 22,66%. b. ALOS (Average Length of Stay) Angka ALOS mengalami peningkatan dari tahun 2012, 2013 sampai 2014 yaitu 2,4 hari pada tahun 2012 kemudian 3,2 hari pada tahun 2013 dan pada tahun 2014 sebesar 3,3 hari. c. BTO (Bed Turn Over) BTO atau rata rata satu tempat tidur digunakan mengalami peningkatan dari tahun 2012 ke tahun 2013 yaitu dari 17,9 kali menjadi 35,1 kali. Pada tahun 2014 mengalami penurunan yaitu menjadi 25 kali dengan jumlah tempat tidur 83. d. TOI (Turn Over Interval) Turn Over Interval atau TOI pada tahun 2012 sebesar 18 hari dan mengalami penurunan pada tahun 2013 menjadi 7,1 hari. Pada tahun 2014 terjadi peningkatan menjadi 11,3 hari dengan jumlah tempat tidur 83.
