BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN
Seiring dengan dinamika masyarakat, masalah yang dihadapi suatu organisasi semakin kompleks. Salah satu permasalahan adalah pesatnya pertumbuhan volume arsip atau menumpuknya arsip-arsip yang belum dikelola dengan baik dan benar. Jika arsip-arsip yang tercipta tersebut tidak segera ditangani secara cepat dan tepat maka arsip-arsip tersebut akan menumpuk dan berantakan sehingga sulit untuk ditemukan ketika dibutuhkan. Tidak hanya itu, ruang simpan arsip akan menjadi penuh dan tidak cukup untuk menampung lagi. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai prinsip kearsipan yaitu dapat menyediakan informasi secara cepat, tepat, lengkap, dan efesien. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 adalah: “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”1 Menurut fungsinya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan 1
Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 2.
2
menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggaraan administrasi semakin berkurang. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi oleh organisasi tetapi masih memiliki nilai guna sejarah, baik untuk kepentingan organisasi maupun publik.
Pada umumnya pengolahan arsip inaktif dalam suatu organisasi masih belum berjalan dengan baik2. Hal pertama yang menjadi penyebabnya adalah tempat penyimpanan arsip inaktif yang belum memenuhi standar minimal gedung Dalam pembuatan gedung penyimpanan arsip inaktif, diperlukan kaidah-kaidah, ketentuan-ketentuan, dan pedoman yang menjadi dasar untuk pembangunan sebuah gedung penyimpanan arsip inaktif. Di samping itu sumber daya manusia yang kurang terlatih dan belum benar-benar menguasai tata cara filing yang baik dan benar sangat mempengaruhi dalam proses pengolahan arsip inaktif.
Salah satu lembaga yang mengelola arsip inaktif adalah Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Pertumbuhan arsip di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta relatif tinggi yaitu rata-rata 100 surat per hari. Hal ini dikarenakan Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah
2
Wawancara Sri Sumarni, A.Md, Arsiparis di Biro Umum, Humas, dan Protokol pada tanggal 11 Maret 2014.
3
Istimewa Yogyakarta menjadi pintu masuk surat-surat untuk Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan Asisten-asisten Sekretaris Daerah. Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta juga merupakan unit kearsipan di Lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam hal ini arsip inaktif dari Biro-biro di Lingkungan Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dikelola oleh Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta baik data maupun fisik arsipnya.3
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana proses pengolahan arsip inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekda Daerah Istimewa Yogyakarta? apa kendala yang dihadapi dalam penataan arsip inaktif ?
B. TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN ( PKL )
Tujuan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini yaitu untuk menambah pengetahuan bagi penulis tentang pengolahan Arsip Inaktif di luar proses pembelanjaran di bangku kuliah. Secara khusus, penulis ingin mengetahui secara langsung cara maupun proses pengolahan arsip inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Penulis juga ingin mengetahui kendala dalam proses pengolahan Arsip Inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
3
Wawancara Nur Amri Yahya, S.IP, Arsiparis di Biro Umum, Humas dan Protokol pada tanggal 30 Januari 2014.
4
Manfaat yang diperoleh dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini, adalah penulis dapat menjadikan PKL untuk membandingkan dan mengetahui kesesuaian antara teori di bangku kuliah dengan kondisi nyata yang ada pada instansi.
C. TINJAUAN PUSTAKA
Untuk mendukung pelaksanakan pembuatan laporan Tugas Akhir, di butuhkan tinjauan pustaka yang berkaitan dengan tema pengolahan arsip inaktif. Buku pertama adalah Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama tahun 1990. Buku ini terdiri dari 13 Bab yang keseluruhannya menjelaskan tentang manajemen kearsipan. Materi yang disajikan meliputi siklus kegiatan kearsipan yang lengkap. Bab yang menjadi acuan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah bab X sampai XIII yang menjelaskan tentang peralatan dan perlengkapan, pengawasan dan pemakaian arsip, pemindahan dan pemusnahan, komputerisasi arsip. Buku kedua adalah Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan karya Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan tahun 1992. Pada bab III buku ini membahas mengenai penyimpanan arsip inaktif mulai dari sistem penyimpanan, pusat arsip dan penempatannya, penataan arsip inaktif, penemuan kembali arsip, pengukuran efisiensi pelayanan arsip. Hal ini dapat dijadikan sebagai referensi sesuai tema pengolahan arsip inaktif. Buku ini cukup jelas dalam membahas sistem penyimpanan yang baik dan benar mulai dari persyaratan gedung, penataan arsip yang berdasarkan jenis, dan cara penemuan kembali arsip.
5
Buku ketiga adalah Kearsipan I
karya Ig.Wursanto diterbitkan oleh
Kanisius tahun 1991. Dalam buku ini terdapat kaitan dengan tema pengolahan arsip inaktif. Pada bab I A menjelaskan mengenai pengertian arsip menurut kamus, menurut lembaga Administrasi Negara, dan menurut asal katanya. Pada bab IV dijelaskan mengenai perlindungan arsip mulai dari pengertian dan cara perlindungan arsip. Pada bab V menjelaskan mengenai pengetahuan tata kearsipan dinamis dimulai dari pengertian tata kearsipan dinamis, pemilihan arsip, pengurusan dan pengendalian surat masuk/keluar, penyimpanan warkat. Adapun pada bab VII mengenai pemeliharaan dan pengamanan arsip yang diawali dari pengertian, pemeliharaan arsipnya, faktor-faktor penyebab kerusakan arsip. Dari beberapa bab yang terkait dengan tema pengolahan arsip inaktif
ini akan
dijadikan referensi untuk pembuatan Tugas Akhir. Buku keempat adalah Information and Image Management Records karya Betty R Ricks, Ann J Swafford dan Kay F Gow. Buku ini terdiri dari 4 bagian yang terbagi dalam 12 Bab. Bab yang menjadi acuan yang relevan dengan tema arsip inaktif terdapat pada bagian 4 Bab 10 mengenai Inactive Records Management. Dalam Bab tersebut dijelaskan pengelolaan Arsip Inaktif seperti tujuan records center, fasilitas, penempatan lokasi, penempatan ruang, pemindahan arsip, penyerahan arsip, dan pemusnahan arsip.
6
D. METODE PENGUMPULAN DATA
Metode pengumpulan data yang dipakai dalam penulisan laporan kerja praktik ini adalah:
1. Metode Observasi-Partisipasi
Metode observasi yaitu pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke tempat Praktik Kerja Lapangan, serta mengetahui realitas dalam dunia kerja. Penulis juga berpartisipasi dalam melakukan kegiatan pengolahan Arsip Inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Penulis mengamati, memperhatikan, dan membuat catatan tentang apa yang dilihat pada penanganan Arsip Inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta
2. Metode Wawancara
Metode wawancara yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan melalui tanya jawab langsung dengan pihak yang bersangkutan atau responden. Penulis melakukan wawancara dengan petugas Pengolahan Arsip yang ada di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta khususnya yang menangani arsip inaktif.
7
3. Studi Pustaka
Metode studi pustaka ini dilakukan dengan mencari berbagai referensi tempat buku baik di perpustakaan Universitas Gadjah Mada maupun Perpustakaan-perpustakaan lain di Yogyakarta. Studi pustaka dilakukan untuk mengkaji dan menganalisis pokok bahasan mengenai topik yang akan dibahas dan dipraktikkan pada kegiatan praktik kerja lapangan.
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir di bagi 4 Bab yang bertujuan memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul pengolahan arsip inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
Bab I adalah pendahuluan, pada bagian kesatu terdapat latar belakang dan permasalahan mengenai topik pengolahan arsip inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, perumusan masalah mengetahui bagaimana proses pengolahan arsip inaktif di Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretaris Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, dan apa kendala dalam menangani penataan arsip. Pada bagian kedua terdapat tujuan dan manfaat dari Praktik Kerja Lapangan. Ketiga tinjauan pustaka berisi beberapa buku yang digunakan penulis sebagai bahan referensi dalam menyusun Tugas Akhir. Keempat metode pengumpulan data antara lain metode observasi-
8
partisipasi di tempat PKL, metode wawancara dengan responden yang bersangkutan, studi pustaka dari referensi buku dan sistematika laporan sebagai gambaran umum laporan ini.
Bab II menjelaskan gambaran umum tentang Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam bab ini diuraikan Strukur Organisasi, Tupoksi, Gambaran Pelayanan, Visi dan Misi Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Bab III merupakan inti laporan praktik kerja lapangan ini. Dalam bab ini diuraikan penjelasan mengenai permasalahan yang sesuai dengan topik dari Laporan Tugas Akhir ini berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses pengolahan arsip inaktif serta kondisi arsip, dan kendala dalam menangani pengolahan arsip inaktif.
Bab IV merupakan bagian penutup yang memuat kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari pertanyaan yang muncul pada permasalahan dan saran dimasukkan sebagai bahan pertimbangan bagi upaya penanganan arsip inaktif pada Sub Biro Umum, Humas, dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.
