BAB I PENDAHULUAN
1.1
LatarbelakangMasalah Teknologi sangat berpengaruh besar dalam kehidupan. Semua ruang
lingkupdalam kehidupan membutuhkannya, termasuk dalam bidang Pemerintahan dan Organisasi. Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Dalam suatu Organisasi Pemerintahan, administrasi sangat bergantung pada kinerja bagian Tata Usaha. Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang tepat, teliti dan cepat. Salah satu informasi yang sangat penting adalah sistem pengarsipan. Diperkantoran,
arsip-arsip
tersebut
diperlukan
untuk
membantu
dalam
penyimpanan data-data yang dibutuhkan oleh perkantoran. Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang merupakan instansi pemerintah yang tentunya memiliki aktifitas kearsipan dan suratmenyurat. Banyaknya Surat Masuk dan Surat Keluardan masih kurangnya Pegawai
pada
Instansi
tersebut
mengakibatkan
kurang
efektifnya
Pelayanan.Kesulitan dalam mengolah surat-menyurat yang masuk dan keluar disebabkan dalam hal kearsipan tersebut masih ada yang menggunakan cara manual dalam memproses dan menyimpan data surat. Akibatnya para pegawai membutuhkan waktu yang kurang efektif dan efisien.Bagian yang menangani
1
2
Surat-menyurat di Lapas Narkotika Klas IIA Tanjungpinang adalah Urusan Umum yang dibawahi oleh Sub Bagian Tata Usaha. Dalam hal pengurusan Suratmenyurat dan manajemen kearsipan, Urusan Umum belum memiliki aplikasi pengolah atau penyimpan surat. Semua masih dilaksanakan secara manual. Berdasarkanlatarbelakangmasalah
yang
timbuldiatasmakajuduldalampenyusunanSkripsiiniadalah“SISTEM
INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS
WEB
PADA
LEMBAGA
PEMASYARAKATAN
NARKOTIKA KLAS IIA TANJUNGPINANG”.
1.2
IdentifikasiMasalah Penelitian Identifikasimasalah penelitianmerupakan proses penyederhanaanmasalah
yang
rumitdankompleksdirumuskanmenjadimasalah
yang
dapatditelitiataudicarialternatifpemecahannya, adapun masalah yang ditemukan dalam
penelitian
di
Lembaga
Pemasyarakatan
Narkotika
Klas
IIA
Tanjungpinangantaralain : 1.
Pencatatan,
penyimpanan,
penyortiransuratmasukdansuratkeluarmasihbersifat
pencarian manual
dan yang
mengakibatkankurangefisiennyaparapetugasuntukmelakukantugasnya. 2.
Lamanya proses rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar setiap bulan atau setiap tahun karena masih menggunakan proses manual.
3.
Belum adanya sistem informasi online yang dapat diakses seluruh Seksi atau Bagian, sehingga memperlama proses alur dan arus informasi surat.
3
1.3
RumusanMasalah Rumusan
masalah
padahakikatnyaadalahdeskriptiptentangruanglingkupmasalah, pembatasandimensidananalisisvariabel berupapertanyaan
yang
yang
tercakupdidalamnya,
akandicarikanjawabannyamelaluipengumpulan
data.Dengandemikianrumusanmasalahtersebutsekaligusmenunjukkanfokuspenga matan di dalam proses penelitiannantinya. Adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah : 1.Bagaimanakah cara yang dapat ditempuh untuk mengatasi masalah pencatatan, penyimpanan dan pencarian surat masuk dan surat keluar yang masih bersifat manual, sehingga dapat dicarikan solusi agar petugas dapat melakukan tugasnya lebih efisien? 2.
Bagaimanakah cara percepatan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar setiap bulan dan setiap tahun?
3.
Aplikasi atau Sistem apakah yang dapat dibangun untuk mempercepat alur, informasi dan proses penyelesaian surat-menyurat antar bagian atau seksi?
1.4
BatasanMasalah Batasanmasalahmenjelaskanbatasan-
batasanpenelitianatautulisan.Misalnyahal-hal yang tidakakandibahasatauditeliti, lingkungan yang ditentukansebagaipembatas, batasan data ataujumlahmateri yang melingkupipenelitianatautulisan. Berdasarkanlatarbelakangdanaturan-aturan yang
4
telahdipaparkandiatasmakapenyusunmembatasiruanglingkuppermasalahanantarala in : 1. Penelitian ini hanya dilakukan pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang. 2. Sistem ini hanya dapat diakses oleh Administrator. Administrator disini adalah Urusan Umum. Sementara Kepala Lapas hanya menerima laporan.
1.5
Maksud Dan Tujuan
Maksuddarikerjapraktekiniyaitumembangunsuatusoftware dengantujuanuntukmengetahui jumlah rekapitulasi laporan dari penyimpanan arsip tersebut dan dapat dilakukan dengan carabrowsing melalui web. Sedangkan Tujuan dari Penelitian ini adalah : 1.
SebagaitolakukurkeberhasilanDosendanSekolahTinggiTeknologi
Indonesia
Tanjungpinangdidalammencetakmahasiswamahasiswahandaldidalamteknologidanaplikasi. 2.
Mengujisejauhmanakemampuanmahasiswadidalammengimplementasikanilm upengetahuan yang didapat dikampusuntukditerapkan di duniausaha.
3.
Mengubahpemberkasan Surat-menyurat yang duludilakukansecara manual kedalambentukkomputerisasi
dan
internetdenganmemanfaatkanteknologiberupasebuahaplikasipengarsipan surat. 4.
Membantu meningkatkan kinerja pegawai Lapas Narkotika Tanjungpinang dengan mempermudah proses pencatatan, disposisi, penyortiran dan
5
pembuatan Laporan surat masuk dan surat keluar melalui sebuah aplikasi online tentang pengarsipan surat
1.6 Jadwal Kerja Penelitian Penelitianinidilaksanakan di Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA
Tanjungpinang,
Jl.
DR.
Sahardjo
Kijang.Penelitianinidilakukanmulaitanggal20Juni
No.
03
Km
18
2013sampaidengan20
Agustus2013.
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No Jenis Kegiatan I
Jadwal Pelaksanaan Penelitian Tahun 2013 Juni Juli Agustus September II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
Pengumpulan Data Menganalisa 2 Kebutuhan Perancangan/ 3 Design 1
4 Pengkodean 5 Pengujian
1.7
Metodologi Merupakansuatuteknikataucarauntukmengumpulkan data ataufakta yang
nantinyaakandipelajaridanakhirnyasebagaibahanuntukdianalisasertadigunakanunt ukmemudahkanpencariandanpemecahansuatumasalah.
6
1.
MetodologiPengumpulan Data Pengumpulan
data
dilakukanuntukmemperolehinformasi
dibutuhkandalamrangkamencapaitujuanpenelitian.Tujuan
yang yang
diungkapkandalambentukhipotesismerupakanjawabansementaraterhadapperta nyaanpenelitian.Jawabanitumasihperludiujisecaraempiris, danuntukmaksudinilahdibutuhkanpengumpulan data.DalamhaliniMetodepenelitian
data
yang
umum
di
gunakandalamsuatupenelitianadalah :
a. Observasi Melakukanobservasitempatsebelumpelaksanaankegiatanpengumpulan data denganmengadakanpeninjauan, memperhatikan
pengenalanterhadapobjekpenelitian,
aktivitaskerjadanmengumpulkan
bahankajian
sebelum
proses penyelesaian masalah dalam penelitian.
b.StudiKepustakaan Melakukanpengumpulan
data
secaratidaklangsungdenganmelakukanstudikepustakaanyaitudenganmengumpu lkan data danteori-teori yang berhubungandenganpenulisanSkripsiini.
2.
MetodePengembanganPerangkatLunak Metodepengembanganperangkatlunak yang digunakandalammembangun
Sistem ini menggunakan model Waterfall (Classic Life Cycle) yang
7
menyarankanpengembanganperangkatlunaksecarasistematikdanberurutan
yang
dimulaidaritingkatansistemtertinggidanberlanjutketahapanalisis, pengkodean,
desain,
pengujiandanpemeliharaan.
Kelebihandarimetodeiniadalahterstruktur, dansequential.MetodeWaterfalldapat
dinamis, di
lihatpadagambar
1.1
yang
diambildaribukuRekayasaPerangkatLunaktulisanJannerSimarmata (2009)1 :
Gambar 1.1. Diagram Waterfall (JannerSimarmata, 2009)
Paradigmadaritahapan model waterfalladalahsebagaiberikut: 1. KebutuhanSistem Tahapdimanamenentukankebutuhan-kebutuhanbagiseluruhelemenelemensistem,
didalammenentukankebutuhan–
kebutuhaniniSistemPengarsipanmenyediakanberbagaimacam kemudahan yang
sangatmembantu.Kemudiandeskripsiuseryang
akanmenggunakansistem, dansebagainya.Serta mengalokasikanbeberapa 1
JannerSimarmata, RekayasaPerangkatLunak, 2009, hal. 54
8
subset
darikebutuhan-
kebutuhantersebutbagisistem.Gambaransistemmerupakanhal
yang
pentingpadasaatsistemharusberinteraksidenganelemensistemlainsepertiper angkatkeras,
userdansoftware.
System
Engineeringmencakupkumpulankebutuhanpadasetiaptingkatteratasperanc angandananalisis. 2. SpesifikasiKebutuhanPerangkatLunak Tahapdimanakitamenterjemahkankebutuhanpenggunakedalamspesifikasi kebutuhansistematauSRS
(System
Requirement
Spesification).Spesifikasikebutuhansisteminibersifatmenangkapsemua yang dibutuhkanaplikasidandapatterusdiperbaharuisecarainteraktifselamaberjal annya proses pengembanganpadaaplikasi. 3. DesainPerangkatLunak Tahapdimanadimulaidenganpernyataanmasalah, kemudiandirealisasikankedalam model data danperancanganform-form yang akandibuatpada Sistem dandiakhiridenganrincianperancangan yang dapatditransformasikankesistemoperasional. 4. ImplementasiPerangkatLunak Melakukanpenghalusanrincianperancangankepenyebaransistem
yang
sesuaidengankebutuhanpengguna
yang
akanditransformasikankedalamlisting
program.
9
Transformasiinijugamencakupperancanganperalatan
yang
digunakan,koneksi jaringan internet danprosedur-prosedurpengoperasian. 5. UjiMesin Formal IntegrasiPerangkatLunak Merepresentasikanpenginstalanperangkatlunakdalamlingkungandengansis temoperasional.Dalamhalini,
jugadilakukanpenyesuaian-
penyesuaiandengansistemoperasional
yang
sudahberjalangunamemastikanperangkatlunak
yang
dibuatsesuaidenganapa
yang
yang
diharapkansesuaidengandaftar
terlampir. Selanjutnya yang penting disini adalah tersedianya jaringan internet untuk menunjang pengoperasian perangkat lunak.
6. OperasidanPerawatan Melakukanpemeliharaanterhadapperangkatlunakdimanakitamulaimelakuk anpengoperasianaplikasidanjikadiperlukankitamelakukanperbaikanperbaikankecil.Kemudian, jikawaktupenggunaanaplikasiterdapatperubahanataupengembanganmakaa kanmasukpadatahapansistemenginering.
1.7 SistematikaPenulisan Agar hasilpenelitianinidapatdigunakansemaksimalmungkin, makasecaragarisbesar kami
menyajikanlaporaninidalam
dimanaisidaritiapbabnyasebagaiberikut: BAB I
PENDAHULUAN
6
(enam)
bab,
10
Bab
inimenjelaskanlatarbelakangmasalah,
maksuddantujuan,
batasanmasalah,
identifikasimasalah, jadwalpelaksanaan,
metodologipenelitian, dansistematikapenulisan. BAB II
LANDASAN TEORI Bab
inimenjelaskankonsepdasarsistempengarsipan,konsepdasar
basisdatadankonseppemodelandengantujuanmempertegassumbersumber yang diambildalampembangunan“Sistem InformasiPengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Lembaga Pemasyarakatan Narkotika Klas IIA Tanjungpinang”. BAB III ANALISIS SISTEM Bab
inimenjelaskantujuananalisissistem,
tinjauantemuanmasalah,
deskripsipekerjaan (Job Description), analisisprosedur, flowmap yang sedangberjalan, analisisdokumen, analisisperangkatkeras (Hardware), analisisperangkatlunak (software),dananalisisbrainware. BAB IV PERANCANGAN SISTEM Bab
inimenjelaskantentangtujuanperancangansistem,
sistem
yang
diusulkan, prosedur yang diusulkan, perancangansistemantara lain yaitu : flowmap yang diusulkan, diagram konteks, data flow diagram, ERD, kamus
data,
strukturfile,danrancanganantarmuka(desaininterface)
untukmerancang“SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK
DAN
LEMBAGA
SURAT
KELUAR
PEMASYARAKATAN
TANJUNGPINANG”.
BERBASIS NARKOTIKA
WEB
PADA
KLAS
IIA
11
BAB V
IMPLEMENTASI SISTEM Bab inimenjelaskantentangalasanmengapamemilihbahasapemrograman yang
telahdiaplikasikan,
hardware,
softwareyang
digunakandanOperasionalisasiaplikasi untuk menjalankan “.SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
BERBASIS
PEMASYARAKATAN
WEB
PADA
NARKOTIKA
LEMBAGA KLAS
IIA
TANJUNGPINANG”. BABVI PENUTUP Bab
inimenjelaskantentangkesimpulandansaran-saran
ditujukandalam“SISTEM MASUK
DAN
LEMBAGA
SURAT
INFORMASI PENGARSIPAN KELUAR
PEMASYARAKATAN
TANJUNGPINANG”.
BERBASIS NARKOTIKA
WEB
yang SURAT PADA
KLAS
IIA
