BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Pertama, bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; Kedua, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; Ketiga, bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; Keempat,
bahwa
ketentuan
dan
pengaturan
yang
berkaitan
dengan
penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undangundang tersendiri; Kelima, bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari
pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara; B. Deskripsi Singkat Modul kebijakan kearsipan memaparkan pengertian dan jenis arsip, tujuan dan asas penyelenggaraan kearsipan, serta kewenangan dan kewajiban pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan. C. Indikator Hasil Belajar 1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan 2. Mengidentifikasikan jenis-jenis arsip 3. Menjelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik 4. Mengimplementasikan asas-asas penyelenggaraan kearsipan 5. Mengidentifikasikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan D. Pokok Bahasan 1. Pengertian arsip dan kearsipan 2. Jenis-jenis Arsip 3. Tujuan penyelenggaraan kearsipan 4. Asas-asas penyelenggaraan kearsipan 5. Kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan
BAB II KEBIJAKAN KEARSIPAN
1. Pengertian Dari sudut pandang kebahasaan, arsip termasuk kategori “kata benda”. Secara harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. (KBBI, 2008). Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2). Sementara itu, dalam Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (pasal 1 ayat 1). Berdasaarkan beberapa pengertian di atas, secara garis besar arsip dapat didefinisikan secara luas, seperti dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, tetapi juga dapat didefinisikan secara sempit, seperti diatur dengan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. Dalam kaitan dengan fungsi keasripan di daerah, maka paling tidak, berarti bahwa prioritas utama yang harus dilakukan adalah mengelola naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja, sedangkan prioritas berikutnya adalah mengelola setiap rekaman kegiatan atau persitiwa yyang terjadi di lingkungan pemerintahan maupun organisasi dan lembaga lainnya. Kearsipan adalah kata jadian yang berasal dari awalan ke dan kata dasar arsip. Dari segi kebahasaan, maka kearsipan diartikan sebagai segala sesuatu mengenai arsip: dokumentasi yg lengkap bergantung pada arsip yang baik (KBBI, 2008. Dalam UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keasripan dikatakan bahwa kearsipan adalah halhal yang berkenaan dengan arsip.(Pasal 1 ayat 1).
2. Jenis-jenis Arsip Secara garis besar, berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan antara arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis ini tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Dalam kaitan ini, penyelenggara kearsipan wajib melakukan kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan..Sementara itu, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut: (a) arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, serta diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. (b) arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, dan (c) pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Di samping klasifikasi di atas, berdasarkan nilai, dikenal juga jenis arsip lainnya, yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Sementara itu, arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Menurut Hasugian (2003), berdasarkan sifatnya, arsip dibedakan menjadi arsip tertutup dan arsip terbuka. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yakni arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan. Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb. Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), khasanah arsip sangat kaya, yang meliputi arsp konvensional maupun arsip media baru (kontemporer). Arsip konvesional terdiri dari arsip tekstual sebanyak 16.897 ML, arsip kartografik sebanyak 31.916 lembar/84 pack. Arsip media kontemporer, antara lain terdiri dari film sebanyak 69.969 real, video 28.593 kaset, rekaman suara sebanyak 26.850 kaset, foto sebanyak 1.561.000 lembar negatif dan positif, microfilm 9.200 real, dan microfische sebanyak 7.200 fische (Marjohan, t.t.).
3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Penyelenggaraan kearsipan secara umum bertujuan untuk menghasilkan berbagai kondisi sebagai berikut: a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Tujuan kedua ini harus dipahami bahwa : 1) Pernyataan “menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan
atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang. 2) Pernyataan “arsip yang autentik” memiliki makna sebagai arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip. 3) Makna “arsip terpercaya” berarti arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Hal ini berarti bahwa “pengelolaan arsip yang andal” adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Pemahaman tentang hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lain-lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha. e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; Tujuan ini dimaksudkan bahwa dengan “mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional” akan menghasilkan sistem yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; Maksud dari pernyataan “menjamin keselamatan dan keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; Maksud dari pernyataan “aset nasional” adalah bahwa kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya. h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Maksud dari pernyataan “meningkatkan kualitas pelayanan publik” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan
4. Asas Penyelenggaraan Kearsipan Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: a.
Asas kepastian hukum; Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan
bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku. b. Asas keautentikan dan keterpercayaan; Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas c. Asas keutuhan; Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip d. Asas asal usul (principle of provenance); Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya e. Asas aturan asli (principle of original order); Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip f. Asas keamanan dan keselamatan; Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sementara itu, yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia
g. Asas keprofesionalan; Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan h. Asas keresponsifan; Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip i.
Asas keantisipatifan; Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
j.
Asas kepartisipatifan; Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan
k. Asas akuntabilitas; Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam l.
Asas kemanfaatan; Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.
m. Asas aksesibilitas; Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip
n. Asas kepentingan umum. Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi
5. Kewajiban dan Kewenangan Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan daerah provinsi, dan pemerintahan kabupaten/kota, disebutkan bahwa urusan kearsipan merupakan salah satu dari 31 urusan yang dibagi bersama antara pemerintah, pemerintahan daerah provinsi, dan kabupetan/kota. Distribusi pembagian urusan kearsipan ini dapat dipaparkan sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e) pengawasan/supervisi. Rinciannya: a. Kebijakan: Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan kearsipan secara nasional, meliputi : 1) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan
kearsipan dinamis secara nasional. 2) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan
kearsipan secara statis. 3) Penetapan kebijakan dan pengembangan sistem kearsipan secara nasional. 4) Penetapan kebijakan dan pengembangan jaringan kearsipan secara nasional. 5) Penetapan kebijakan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan secara
nasional. 6) Penetapan kebijakan pembentukan dan pengembangan organisasi kearsipan secara
nasional. 7) Penetapan kebijakan di bidang sarana dan prasarana kearsipan secara nasional.
b. Pembinaan Pembinaan kearsipan terhadap lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal, provinsi dan kabupaten/ kota. c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan d. Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip. e. Pemberian persetujuan pemusnahan arsip. f. Pengelolaan arsip statis lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, badan usaha milik negara, perusahaan swasta dan perorangan berskala nasional. g. Akreditasi dan Sertifikasi Pemberian akreditasi dan sertifikasi kearsipan. h. Pengawasan/Supervisi 1)
Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal serta provinsi.
2)
Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan kearsipan oleh lembaga kearsipan provinsi.
Sementara itu, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 7) disebutkan bahwa penetapan kebijakan kearsipan nasional meliputi : 1. Pembinaan; 2. Pengelolaan arsip; 3. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; 4. Organisasi; 5. Pengembangan sumber daya manusia; 6. Prasarana dan sarana; 7. Pelindungan dan penyelamatan arsip; 8. Sosialisasi kearsipan; 9. Kerja sama; dan 10. Pendanaan.
Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya :
a. Kebijakan: Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan provinsi berdasarkan kebijakan kearsipan nasional meliputi : 1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 6) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. 7) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional. b. Pembinaan : Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah provinsi dan kabupaten/kota. c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan 1) Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang
telah memiliki pedoman retensi. 2) Pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah
memiliki pedoman retensi. 3) Pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota,
badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi. d. Pengawasan/Supervisi 1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah
provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota.
2) Pengawasan/supervisi
terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh lembaga
kearsipan kabupaten/kota. Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 22 ayat 4 dan pasal 23), disebutkan bahwa Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; (b) lembaga negara di daerah provinsi dan
kabupaten/kota;
(c)
perusahaan;
(d)
organisasi
politik;
(e)
organisasi
kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota. Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya: a. Kebijakan: Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan kabupaten/kota berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi : 1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional. 5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional. 6) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.
b. Pembinaan: Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan. c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan Pengelolaan arsip statis perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah kabupaten/kota, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten/kota. d. Pengawasan/Supervisi: Pengawasan/supervisi
terhadap
penyelenggaraan
kearsipan
perangkat
daerah
kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan. Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 24 ayat 4 dan pasal 25), disebutkan bahwa Arsip Daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; (b) desa atau yang disebut dengan nama lain; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
BAB III PENUTUP
A. RANGKUMAN Secara umum, arsip dapat didefinisikan secara sempit maupun secara luas. Dalam pengertian sempit, yang dimaksud dengan arsip adal naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sementara itu, dalam makna yang luas, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di samping itu, yang dimaksud kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Sementara itu, dikenal juga arsip terjaga dan arsip umum (arsip selain arsip terjaga), arsip tertutup dan arsi terbuka, arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan, arsip keuangan, arsip Kepegawaian, arsip pendidikan, Arsip pemasaran, arsip Penjualan, surat (arsip korespondensi), pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, arsip konvensional, serta arsip media baru (komntemprer). Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan,
organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; (b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan
peraturan
perundang-undangan;
(d)
menjamin
pelindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan
seperti telah
dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: (a) asas kepastian hukum; (b) asas keautentikan dan keterpercayaan; (c) ssas keutuhan; (d) asas asal usul (principle of provenance); (e) asas aturan asli (principle of original order); (f) asas keamanan dan keselamatan; (g) asas keprofesionalan; (h) asas keresponsifan; (i) asas keantisipatifan; (j) assas kepartisipatifan; (k) asas akuntabilitas; (l) asas kemanfaatan; (m) asas aksesibilitas; (n) asas kepentingan umum. Adapun kewenanagan dan kewajiban pemerintah dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan diatur sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian,
dan
pengamanan,
(d)
akreditasi
dan
sertifikasi,
dan
(e)
pengawasan/supervisi. Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi.
B. LATIHAN 1. Apakah yang dimaksud dengan arsip ? 2. Kemukakan jenis-jenis arsip beserta penjelasan singkat masing-masing jenis arsip tersebut ! 3. Jelaskan perbedaan konsep tentang arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 ! 4. Jelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik !
5. Kemukakan asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang harus dipedomani oleh para pengelola dan penyelengara kearsipan ! 6. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah pusat dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan ! 7. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah provinsi dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan ! 8. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !
DAFTAR PUSTAKA Hasugian, J. (2003). Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra USU (USU digital library) Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Kepmenpan Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 tentang Perubahan atas Ketentuan Pasal 21 Kepmenpana Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis. Marjohan, (t.t.). Eksistensi Arsip di Era Globalisasi. Yogyakarta: Kantor Arsip Pasaman dan UII. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerimntahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
