BAB 3 PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN
3.1
PT. Gramedia Asri Media 3.1.1
Latar Belakang dan Sejarah Didirikan Perusahaan PT. Gramedia Asri Media (PT. GAM) yang berkantor pusat di Gedung Perintis Lantai IV, Jl. Kebahagiaan 4-14, Jakarta 11140 adalah unit usaha/perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan merupakan bagian dari kelompok usaha media dan penerbitan yang terpadu serta terkemuka di Indonesia yaitu Kelompok Kompas Gramedia (KKG). Berdirinya KKG diawali dengan ditutupnya majalah mingguan Cina Melayu yaitu “Star Weekly” sekitar tahun 1962. Hal ini menyebabkan terbatasnya informasi yang tersebar di masyarakat dan tentunya meningkatkan kebutuhan masyarakat akan informasi/berita tersebut. Melihat keadaan ini (almarhum) Petrus Kanisius Ojong, selaku mantan jurnalis dan staf dari majalah Star Weekly, mengajak rekannya seorang wartawan yang bernama Jakob Oetama untuk mengatasi keterbatasan informasi yang ada. Dari hasil usaha mereka akhirnya pada tanggal 17 Agustus 1963 terbitlah suatu majalah yang untuk pertama kalinya, yaitu majalah Intisari. Kemudian karena permintaan masyarakat akan informasi bertambah banyak, maka pada tanggal 28 Juni 1965 diterbitkanlah surat kabar harian KOMPAS. Dari sini muncullah KKG yang pada waktu itu
42
dipimpin oleh (almarhum) P.K Ojong namun setelah beliau wafat tahun 1980, pimpinan KKG dialihkan ke Jakob Oetama. Kegiatan usaha KKG tidak hanya sampai disitu, KKG pun ingin mengembangkan usaha yang lain yaitu dalam bidang percetakan, penerbitan dan perdagangan. Pada tanggal 2 Februari 1970, KKG membuka Toko Buku Gramedia (TB. Gramedia) pertama yang berlokasi di Jalan Gajah Mada 109, Jakarta Barat dengan membentuk badan usaha CV. Transito. Misi awal TB. Gramedia adalah “turut serta menyebarkan produk pendidikan dan informasi, demi tercapainya cita-cita bersama mencerdaskan kehidupan bangsa, menuju masyarakat baru Indonesia yang berkehidupan Pancasila”. Kemudian pada tahun 1971 badan usahanya berubah menjadi PT. Transito Asri Media dan pada tanggal 19 Februari 1980 berubah nama perusahaan menjadi PT. Gramedia Asri Media (PT. GAM). Dari sebuah toko buku kecil berukuran 25 m2, yang berlokasi di Jalan Gajah Mada, Jakarta Barat, TB. Gramedia saat ini telah tumbuh dan berkembang menjadi 59 toko (per April 2005) yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dimana 23 toko diantaranya berlokasi di Jabodetabek (Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi) dan 36 toko lainnya tersebar di beberapa kota utama di Indonesia.
3.1.2
Aktivitas Perusahaan Sejak berdirinya pada tahun 1970, aktivitas usaha PT. GAM adalah mengelola TB. Gramedia. Pada mulanya aktivitas operasional dari TB. 43
Gramedia adalah menawarkan buku-buku. Namun saat ini ragam produknya sudah semakin berkembang, antara lain : stationery (peralatan dan perlengkapan kantor), fancy, peralatan olahraga, peralatan musik dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio-video book, dan berbagai produk lain. Pemasarannya juga didukung oleh ratusan penerbit dan pemasok, baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri, termasuk didalamnya beberapa penerbit intern dari kelompok KKG seperti Gramedia Pustaka Utama (GPU), Elex Media Komputindo (Elex), Kepustakaan Populer Gramedia (KPG), Gramedia Widasarana (Grasindo), Penerbit Buku Kompas (PBK), Gramedia Majalah, dan Bhuana Ilmu Populer (BIP). Sejauh ini, karena ilmu pengetahuan tidak mengenal batas negara maka jalinan kerja sama dengan penerbit luar negeri pun dikembangkan dan kini sudah lebih dari 250 penerbit seperti McGraw Hill, John Willey, Bantam and Random House, dan lain-lain. Salah satu kegiatan PT. GAM dalam mengelola TB. Gramedia adalah membuka cabang-cabang TB. Gramedia dan menempatkannya pada lokasi-lokasi yang strategis seperti di pusat-pusat perbelanjaan (mal) dan perkantoran. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan kepada para konsumen dan pelanggan TB. Gramedia untuk memperoleh produk-produk yang mereka butuhkan. Selain itu guna menjaring konsumen dan tetap mempertahankan langganannya, TB. Gramedia menjalankan empat motto dan tidak lupa untuk mendekorasi interior
44
ruangan toko yang menarik serta menyediakan produk-produk yang berkualitas. Dengan melihat perkembangan usaha, PT. GAM tidak hanya mengelola toko buku saja bahkan sudah melakukan diversifikasi usaha dengan mendirikan beberapa badan usaha yaitu: 1. PT. Bhuana Ilmu Populer (PT. BIP), didirikan tahun 1985. Awalnya menerbitkan buku-buku klasik oriental dalam bahasa Indonesia dan saat ini mengelola penerbitan buku lokal dan import (setelah diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia), stationary, dan fancy. 2. PT. Visi Lintas Media (PT. VLM), didirikan tahun 1990. Awalnya hanya mengimpor dan mendistribusikan peralatan dan perlengkapan kantor dan saat ini mengelola produk-produk multimedia dan perlengkapannya seperti: LCD Projector, OHP, tinta printer, dll dan merupakan agen tunggal dari PLUS produsen peralatan dan perlengkapan kantor dari Jepang. 3. PT. Global Lintas Media (PT. GLM), didirikan tahun 1997. Mengelola toko buku dengan konsep yang berbeda dengan TB. Gramedia. Ada beberapa toko seperti: a. Office 1 Superstore (di Mal Ambasador), yang merupakan franchise (hak waralaba) dari USA dan PT. GLM merupakan Master Franchisee untuk wilayah Indonesia. b. Toko Buku. Trimedia di Mal Pakuwon Indah-Surabaya, lebih mengutamakan buku-buku import.
45
4. PT. Bursa Buku Nusantara (PT. BBN), didirikan tahun 2001. Mengelola toko buku dengan konsep berbeda yaitu luas ruang jual sekitar 650 m2 sehingga produk-produknya (baik buku maupun stationary) lebih spesifik dan ada yang menggunakan konsep franchise. Saat ini sudah ada beberapa toko buku yaitu: a. Toko sendiri di Sukabumi, Cirebon, dan Jambi. b. Konsep Franchise di Cikokol-Jakarta & Pematang SiantarSumatra Utara.
3.1.3
Sejarah Sistem Informasi Buku Dengan
semakin
berkembangnya
kegiatan
operasional
TB.
Gramedia, maka untuk mempermudah perolehan informasi suatu buku sehingga dapat meningkatkan kepuasan konsumen, maka PT. GAM saat ini telah menerapkan sistem informasi buku di setiap TB. Gramedia. Sejarah Sistem informasi buku dimulai saat sistem ini pertama kali diterapkan dalam bentuk mini komputer berbasis Linux. Sistem
ini
pertama kali disediakan di TB. Gramedia Matraman pada tahun 1987, disusul TB. Gramedia Melawai pada tahun 1988, dan TB. Gramedia Bandung pada tahun 1989. Sistem informasi buku ini diletakan di bagian layanan informasi buku, dimana para pegawai yang mencari dan memberikan informasi mengenai buku yang diinginkan oleh konsumen tersebut.
46
Pada tahun 1990, sistem informasi buku beralih menggunakan PC (Personal Computer) dengan tampilan yang masih sederhana dan diterapkan di TB. Gramedia Palembang. Sejak tahun 1997, Info Buku telah dikembangkan dan disediakan di setiap TB. Gramedia dengan PC yang berjalan dengan sistem yang lebih baik dan tampilan yang lebih user friendly (mudah dimengerti). Info buku biasanya diletakkan di dalam toko, dekat dengan rak buku sehingga dapat digunakan langsung oleh para konsumen untuk mencari informasi tentang buku yang mereka inginkan. Selain itu juga disediakan di bagian Customer Service (layanan pelanggan) sehingga para pegawai dapat memberikan informasi kepada para konsumen yang bertanya kepada mereka tentang buku yang diinginkan.oleh konsumen tersebut
3.1.4
Visi, Misi, Motto, dan Slogan •
Visi PT. GAM Menjadi agen pembaharu dalam masyarakat yang majemuk, pemimpin di bidang usaha ritel dan distribusi bisnis media dalam rangka menyampaikan pengetahuan, informasi, pendidikan dan hiburan melalui kepeloporan produk-produk yang inovatif serta berorientasi ke pasar.
•
Misi PT. GAM Ikut
serta
dalam
upaya
mencerdaskan
bangsa
dengan
menyebarluaskan pengetahuan plus informasi melalui berbagai sarana 47
usaha ritel dan distribusi buku, stationary dan produk kantor serta multimedia, ditandai dengan pelayanan unggul, manajemen proaktif dan perilaku bisnis yang sehat. •
Motto TB. Gramedia Empat motto dalam melayani para konsumennya, yaitu: Senyum, Salam, Sapa, dan Santun (4S).
•
Slogan TB. Gramedia “Kala Buku Kala Gramedia”.
48
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1
Struktur Organisasi PT. Gramedia Asri Media D irektur U tam a P engem ban gan B isnis
In ternal A udit L em bag a M an ajem en M u tu
D irek tur S D M & H um as
D irek tur E ksekutif / W akil D irektur E kseu tif
D irektur A d im inistrasi & K euangan
P rom osi S u m ber D aya M anu sia
H ubu ngan M asy arakat
S istem & P engem ban gan P usat P eng em bangan & Im p or T oko B u ku
TB. G ram edia
TB. G ram edia
TB. G ram edia
D irect S elin g
P erencanaan B an gunan
L ogistik
T ata U saha
P em eliharaan B ang unan
P ajak
P em buk uan & A n ggaran
E ksport
TB. G ram edia
T B . G ram ed ia M al P u ri In d ah
TB. G ram ed ia
TB. G ram ed ia
TB. G ram ed ia
TB. G ram edia
TB. G ram ed ia
K eteran gan : T B . = T o ko B uku
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Gramedia Asri Media Sumber : PT. Gramedia Asri Media
49
3.2.2
Struktur Organisasi Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah Kepala Toko MR / SEKJEN
Spv. Administrasi
Kasir Besar
Adm Kas Kecil
Adm Pembayaran
Spv. Pembelian
Adm Pajak & Penjualan Keluar Adm Counter
Pembelian
Spv. Penjualan
Kasir
Spv. Komputer
Customer Service
Pramuniaga
Penerimaan
Rumah Tangga
Labeler
Ekspedisi
Data Entry Keamanan
Keterangan : MR = Manager Representative SekJen = Sekretaris Jenderal (Secretary of MR) Spv. = Supervisor Adm = Administrasi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah Sumber : TB. Gramedia Mal Puri Indah 50
51 3.2.3 Uraian Tugas dan Wewenang Berikut ini diuraikan tugas dan wewenang dari masing-masing bagian (struktur organisasi) Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah.
A.
Kepala Toko Tugas : 1. Mengatur dan bertanggung jawab atas keseluruhan dari kegiatan di toko, mencakup operasional, keuangan, dan administrasi. Wewenang : 1. Melakukan
pemonitoran,
pengaturan,
dan
penganalisaan
kegiatan operasional toko.
B.
Manager Representative ( MR ) Tugas : 1. Ikut serta memastikan SSI berjalan dengan baik dan konsisten. 2. Memastikan kelancaran operasional toko sesuai dengan standar kualitas pelayanan. 3. Membina dan mengembangkan sumber daya manusia. 4. Memastikan terciptanya lingkungan yang kondusif untuk berkarya bagi para karyawan. 5. Ikut serta mengelola pendanaan dengan efisien dan efektif. 6. Melaksanakan sistem dan prosedur perusahaan. 7. Ikut
serta
menganalisa
kinerja
menindaklanjutinya secara periodik.
suku
usaha
dan
52 8. Membina hubungan dengan pihak luar. 9. Menjaga imej perusahaan. 10. Menilai prestasi Supervisor. 11. Mengkoordinasi pembagian tugas Supervisor. 12. Menjalankan tugas yang dirangkap. Wewenang : 1. Dalam hal Kepala Toko tidak ada untuk memutuskan pemberian diskon di luar kebiasaan. 2. Otorisasi penilaian karyawan. 3. Ikut mengontrol pelaksanaan kerja sama counter. 4. Memutuskan/memberikan kredit kepada pelanggan. 5. Pemberian diskon kepada pelanggan. 6. Otorisasi laporan administrasi. 7. Otorisasi penerimaan dan pengeluaran dana.
C.
Secretary Manager Representative (SEKJEN) Tugas : 1. Melaksanakan tugas MR pada saat berhalangan. 2. Memastikan dokumen mutu up to date. 3. Mendistribusikan dokumen mutu sesuai dengan bagian terkait. 4. Membuat notulen hasil evaluasi kinerja. 5. Melaksanakan sistem dan prosedur perusahaan 6. Ikut
serta
menganalisa
kinerja
menindaklanjutinya secara periodik.
suku
usaha
dan
53 7. Membina hubungan dengan pihak luar. 8. Mengarsip dokumen mutu dan surat-surat yang keluar-masuk. 9. Menjalankan tugas yang dirangkap. Wewenang.: 1. Mengontrol dokumen yang didistribusikan.
D.
Supervisor Administrasi Tugas : 1. Mengelola kegiatan administrasi : -
Mengatur mekanisme kerja di seksinya.
-
Memastikan pelaporan administrasi akurat dan tepat waktu.
-
Memantau dan memberikan pencatatan adminstrasi di seksinya.
2. Mengendalikan administrasi keuangan : -
Melaksanakan cash opname ( kas toko dan kas kecil ) minimal sebulan sekali.
-
Memeriksa pencatatan penerimaan uang dari transaksi omzet, tagihan kartu kredit, dsb.
-
Memeriksa pencatatan pengeluaran keuangan : pembayaran pemasok dan pengeluaran biaya lainnya.
-
Memeriksa dan membuat koreksi jurnal umum dari bagian pembukuan.
-
Membuat rekonsiliasi bank dan jurnal memorial.
-
Memeriksa mutasi persediaan setiap bulan.
54 -
Mengawasi dan mengotorisasi administrasi penagihan piutang.
-
Memeriksa administrasi pajak.
3. Melakukan analisa persediaan dan analisa putang. 4. Membina dan mengembangkan karyawan di seksinya. 5. Melaksanakan penilauan prestasi karyawan di seksinya. 6. Membuat dan memonitor surat perjanjian counter beserta suplemennya. Wewenang : 1. Dalam hal Kepala Toko dan MR tidak di tempat, dapat memberikan
otorisasi
laporan
bulanan
dan
tagihan
yang
tidak
dapat
counter/supplier. 2. Menolak
pengeluaran
dana
dipertanggungjawabkan. 3. Mengotorisasi cuti/ keluar karyawan bawahannya. 4. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan karyawan
bawahannya
Supervisor Administrasi membawahi : a. Kasir Besar Tugas : 1. Menyiapkan modal kasir dan menyediakan uang kecil untuk operasional toko.
55 2. Mencocokan data dan fisik dari hasil omzet dan penerimaan lainnya ( tagihan piutang, rupa-rupa pendapatan, dll ). 3. Mencocokan laporan omzet harian komputer dengan Bukti Setoran Kasir (BSK). 4. Menyetorkan hasill usaha ke bank sesuai dengan jadwal yang ditentukan. 5. Mencatat penerimaan omzet harian, transaksi di Buku Saldo Harian dan
administrasi credit card.
6. Menginformasikan adanya transfer pelunasan piutang/ transaksi penjualan keluar kepada petugas terkait. 7. Membuat laporan bank
setiap minggu dan laporan
keuangan ( buku bank, rekapitulasi bank, penerimaan dan pengeluaran ) setiap bulan. 8. Mencocokan laporan omzet cyberstore ( bila ada ) dengan mutasi harian Bank. Wewenang : 1. Menagih ketekoran kasir. 2. Menolak pengeluaran dana yang tidak sesuai dengan ketentuan.
b. Administrasi Pembayaran Tugas : 1. Memproses dokumen penagihan dari supplier. 2. Menentukan tanggal selesai proses pengecekan/penagihan.
56 3. Memeriksa dan mengirim rangkap penerimaan/retur yang jatuh tempo dari kelompok Gramedia. 4. Menyiapkan dokumen yang telah diperiksa untuk otorisasi Kepala Toko. 5. Mengarsip dokumen penagihan ( faktur dan kuitansi ) yang telah selesai
diproses.
6. Mencocokan tagihan yang sudah dibayar oleh Pusat dengan buku ekspedisi pembayaran beserta laporan penerimaan . 7. Menangani keluhan Pemasok / TU Pusat yang berkaitan dengan tagihan
bermasalah.
Wewenang : 1. Menolak faktur tagihan yang tidak memenuhi syarat ( misal : kuitansi tidak bermaterai, jumlah kuitansi tidak sama dengan rekap pembayarannya, dll ). 2. Memotong tagihan ( Credit Note = CN ) dari pemasok. 3. Menolak rekap pembayaran dari komputer yang tidak sesuai dengan nilai faktur.
c. Administrasi. Kas Kecil Tugas : 1. Mencatat dan melaporkan penerimaan dan pengeluaran kas kecil. 2. Memastikan ketersediaan dana kas kecil.
57 Wewenang : 1. Menolak pengeluaran kas kecil yang tidak sesuai dengan prosedur.
d. Administrasi Counter Tugas : 1. Mencatat pengambilan bon tunai dan kantong plastik (emballage) oleh counter. 2. Mencocokan pemakaian bon tunai yang berlaku dan mencatat bon tunai yang
batal dari counter.
3. Memeriksa dan mengkoreksi nilai bon tunai di- cross check dengan slip cash register kemudian dicocokan juga dengan rekap laporan omzet harian counter. 4. Mencatat hasil omzet harian dan bulanan counter dan pembebanan diskon counter. 5. Mencatat selisih omzet yang terjadi dan menginformasikan kepada Kasir Besar. 6. Memproses administrasi tagihan counter. 7. Mengarsip dokumen tagihan, kuitansi dan rekap penjualan yang sudah diproses. 8. Mencocokan tagihan yang sudah dibayar oleh Pusat dengan buku ekspedisi pembayaran counter. Wewenang : 1. Menolak tagihan yang tidak memenuhi syarat.
58 2. Memotong tagihan ( Credit Note = CN ) dari counter.
e. Administrasi Pajak dan Penjualan Keluar Tugas : 1. Melakukan proses administrasi pengiriman barang. 2. Menyiapkan kuitansi tagihan atas tagihan yang sudah jatuh tempo. 3. Mengarsip daaftar pengiriman/ Invoice/ kuitansi yang telah dibayar. 4. Memeriksa barang yang diretur dari pelanggan ( bisa dibantu petugas Rumah Tangga atau Widianiaga ). 5. Membuat faktur pajak standar/sederhana untuk counter. 6. Menerima dan memeriksa keabsahan faktur pajak. 7. Meng-input faktur pajak ke dalam aplikasi program pajak. 8. Membuat dan mengirim laporan pajak setiap akhir bulan ke bagian Audit. 9. Mengarsip laporan pajak dan copy faktur pajak standar/ sederhana. 10. Menginformasikan kepada petugas Data Entry untuk penyelesaian/ pembatalan daftar pengiriman/ Invoice. 11. Menerima, memeriksa/ mencocokan, mengarsip copy faktur penerimaan dan received order. 12. Mencocokan copy faktur penerimaan dan rekap penerimaan dari seksi EDP.
59 Wewenang : 1. Menolak faktur pajak yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.
E.
Supervisor Pembelian Tugas : 1. Membuat rekomendasi order dan retur buku di komputer. 2. Mengotorisasi dan menyeleksi rekomendasi order dan retur. 3. Membuat surat pesanan buku baru untuk setiap supplier yang diterima menjadi pemasok. 4. Membuat evaluasi dan track record supplier. 5. Mengandalkan produk dengan kondisi yang menguntungan ( tepat jumlah, tepat waktu, diskon optimal, syarat dan termin pembayaran yang menguntungkan ) dan memperhatikan perputaran barang. 6. Mengandalkan persediaan perputaran barang -
Mendeteksi barang yang laku dan tidak laku
-
Mengusahakan retur/ barter barang yang tidak laku
-
Mengendalikan rasio hutang dan persediaan
7. Mengkaji situasi pasar -
Melakukan survei harga
-
Mengikuti trend permintaan pasar
8. Membina hubungan baik dengan pemasok. 9. Mengadakan pertemuan rutin dengan seksi penjualan.
60 10. Membina dan mengembangkan karyawan di seksinya. 11. Melaksanakan penilaian prestasi karyawan di seksinya. Wewenang : 1. Menentukan jumlah dan jenis pembelian barang dengan kondisi kredit dan konsinyasi, kecuali tunai. 2. Menentukan syarat dan termin pembayaran. 3. Menyeleksi supplier yang ingin menjadi pemasok. 4. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan karyawan bawahannya. 5. Mengotorisasi cuti dan lembur karyawan bawahannya. 6. Ikut serta mengatur visual merchandising .
Supervisor Pembelian membawahi : a. Pembelian Tugas : 1. Membuat rekomendasi order dan retur buku di komputer. 2. Mengotorisasi dan menyeleksi rekomendasi order dan retur. 3. Membuat surat pesanan buku baru untuk setiap supplier yang diterima menjadi
pemasok.
4. Membuat evaluasi dan track record supplier. 5. Mengadakan produk dengan kondisi yang menguntungan ( tepat jumlah, tepat
waktu, diskon optimal, syarat dan
termin
yang
pembayaran
menguntungkan
memperhatikan perputaran barang.
)
dan
61 6. Mengendalikan persediaan perputaran barang -
Mendeteksi barang yang laku dan tidak laku.
-
Mengusahakan retur/tukar barang yang tidak laku.
-
Mengendalikan rasio hutang dan persediaan.
7. Mengkaji situasi pasar -
Melakukan survei harga.
-
Mengikuti trend permintaan pasar.
8. Membina hubungan baik dengan pemasok. 9. Mengadakan pertemuan rutin dengan seksi Penjualan. Kewenangan : 1. Menentukan jumlah dan jenis pembelian barang dengan kondisi kredit dan konsinyasi, kecuali tunai. 2. Menentukan syarat dan termin pembayaran. 3. Menyeleksi supplier yang ingin menjadi pemasok. 4. Ikut serta mengatur visual merchandising.
F.
Supervisor Penjualan Tugas : 1. Mengendalikan operasional penjualan toko buku : -
Menyusun jadwal tugas seksi Penjualan.
-
Memastikan pelayanan pelanggan sesuai dengan standar kualitas pelayanan.
-
Menangani keluhan pelanggan.
-
Memastikan penerimaan buku/non buku sesuai standar.
62 -
Menjaga asset perusahaan.
2. Menyeleksi dan mengotorisasi setiap usulan pesanan dan retur produk buku/non buku dari Widianiaga/ Wiraniaga. 3. Menjalankan program kerja penjualan. 4. Melakukan pengawasan counter. 5. Menarik data dari cash register dan mesin EDC. 6. Memotivasi dan membina karyawan bawahannya. 7. Menilai prestasi karyawan seksi penjualan. 8. Mengamati pasar dan pesaing diluar serta mengkaji ulang strategi. 9. Bertanggung jawab terhadap modal toko pada saat Kasir Besar tidak ditempat ( misal : pada malam hari/ hari libur ). Wewenang : 1. Mengotorisasi pemberian diskon kepada pelanggan. 2.
Mengotorisasi refund.
3. Mengotorisasi cuti/lembur karyawan bawahannya.
Supervisor Penjualan membawahi : a. Kasir Tugasnya : 1. Mempertanggungjawabkan modal kasir yang diterima dari Kasir Besar. 2. Melayani/menerima pembayaran dari pelanggan sesuai standar layanan.
63 3.
Mempertanggungjawabkan kebenaran uang hasil omzet dengan hasil laporan cash register.
4. Membersihkan, merapikan tempat tugas dan menyiapkan peralatan yang dibutuhkan. 5. Menyetorkan hasil omzet dan modal kepada Kasir Besar serta membuat Bukti
Setoran Kas ( BSK ) setelah selesai
bertugas. 6. Mencatat void, refund dan pemberian diskon (nama dan nilai). 7. Membantu Kasir Besar menghitung uang 8. Membantu pengamanan toko. Kewenangannya : 1. Menolak pembayaran yang tidak sah. 2. Menahan credit card yang masuk dalam black list. 3. Menerima komisi penahan credit card dari bank. 4. Memberikan diskon kepada karyawan sesuai ketentuan
b. Penerimaan Barang Tugasnya : 1. Memberikan kebenaran barang sesuai surat pesanan. 2. Memastikan mutu barang yang diterima dalam keadaan layak jual. 3. Mencatat nilai faktur ( netto/ bruto ) no. reg. Faktur sesuai dengan golongan barang pada Buku Penerimaan Barang.
64 4. Menyerahkan faktur penerimaan beserta contoh ( sample ) buku kepada Petugas Data Entry. 5. Menyerahkan produk buku/ produk non buku kepada Petugas Label. 6. Memeriksa barang retur berdasarkan nita retur dari petugas pembelian dan mencatat dalam buku retur. 7. Menyerahkan barang retur kepada pemasok. 8. Menyerahkan copy faktur penerimaan kepada Petugas Administrasi. Wewenang : 1. Menolak permintaan barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan. 2. Menolak permintaan barang yang tidak sesuai prosedur. 3. Menolak petugas lain yang tidak berkepentingan masuk ke gudang.
Penerimaan membawahi : a) Labeler Tugas : 1. Menerima produk buku/produk non buku dari petugas Penerimaan Barang. 2. Menerima contoh ( sampel ) buku, label dan Received Order dari petugas Data Entry.
65 3. Melabel produk buku/produk non buku sesuai dengan standar label. 4. Menandatangani Received Order dan menyerahkan produk buku/ produk non buku yang telah dilabel kepada petugas Pramuniaga. 5. Mengganti label yang mengalami perubahan harga atau kesalahan label. Wewenangnya : 1. Melarang pengeluaran buku yang belum dilabel. 2. Melarang petugas lain memindahkan/membaca buku dari tumpukan buku yang sedang diproses. 3. Menolak/mengembalikan buku yang tidak memiliki data-data yang lengkap.
c. Pramuniaga Tugas : 1. Memberikan dan merapikan buku di wilayahnya. 2. Mengawasi buku dari pencurian dan menjaga pengrusakan oleh pengunjung. 3. Memberikan pelayanan sesuai standar. 4. Menguasai data persediaan barang di wilayahnya. 5. Mengisi
rekomendasi
order
atau
monitoring
pemesanan ulang setiap hari. 6. Menerima dan memeriksa buku dari Labeler.
untuk
66 7. Men-display buku di wilayah sesuai dengan standar display. 8. Mengisi nomer rak untuk buku yang baru diterima di komputer. 9. Menyiapkan buku yang akan di retur ke pemasok. Wewenangnya : 1. Menegur pengunjung yang merugikan perusahaan. 2. Mengubah nomor rak di komputer. 3. Merekomendasikan retur.
d. Rumah Tangga Membawahi : a) Ekspedisi Tugas : 1. Mengatur atau mengambil barang untuk kepentingan toko. 2. Menjaga kerahasiaan dan keutuhan terhadap barang kiriman. 3. Menjaga dan merawat kondisi kendaraan operasional : -
Mencuci/membersihkan eksterior dan interior mobil.
-
Melakukan service rutin.
-
Mengisi bahan bakar.
-
Perlengkapan dan peralatan.
4. Mengantar/menjemput karyawan yang ditugaskan oleh perusahaan.
67 e. Customer Service Tugas : 1. Menerima dan menyelesaikan keluhan pelanggan. 2. Mencatat respon yang bersifat positif dan negatif dari pelanggan ke dalam Guest Comment Book. 3. Membuat laporan bulanan Guest Comment Book. 4. Menjalankan program Customer Care ( misal: menghubungi pelanggan yang berulang tahun, memberikan informasi buku baru, dan lain-lain ). 5. Menangani proses pembuatan VIP card. 6. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. 7. Melayani permintaan informasi buku dari pelanggan. 8. Mencatat nama pelanggan potensial. 9. Membuat notulen briefing pagi. 10. Menerima brosur, poster, leaflet, tiket seminar dan pendaftaran lomba. 11. Melayani pembuatan kuitansi. 12. Menggantikan tugas operator, apabila operator tidak ditempat. 13. Menjaga kebersihan, kerapian peralatan, perlengkapan, dan lingkungan kerja. 14. Mengatur lalu lintas sambungan telepon untuk kepentingan toko.
68 15. Melaksanakan audio promo yang berkaitan dengan promosi/ kegiatan toko. 16. Memutar lagu sesuai standar toko. 17. Menginformasikan kepada pelanggan dan karyawan tentang kondisi yang terjadi di lingkungan toko sesuai standar announcement. 18. Menjaga kerapian, kebersihan peralatan, perlengkapan serta lingkungan kerja. Wewenang : 1. Memberikan souvenir kepada pelanggan yang komplain. 2. Mengusulkan tersedianya souvenir. 3. Menolak permintaan sambungan telepon jika tidak berkaitan dengan tugas. 4. Mengingatkan karyawan yang menggunakan telepon secara berlebihan bila bukan untuk kepentingan perusahaan.
f. Keamanan Tugas : 1. Mengamankan dan menjaga asset, tata tertib serta peraturan perusahaan : -
Mengontrol lingkungan toko.
-
Mengamati pengunjung toko.
-
Mengawasi pemakaian kartu pengenal karyawan
-
Menjaga ketertiban.
69 -
Mencegah bahaya kebakaran.
2. Menyelidiki,
memproses
dan
menyelesaikan
kasus,
pencurian, pelanggaran tata tertib, dll. 3. Menciptakan suasana aman dan nyaman bagi pengunjung maupun karyawan. 4. Membuat laporan harian tentang situasi yang terjadi selama operasional toko. 5. Mendampingi Supervisor Penjualan membuka dan menutup pintu utama toko. 6. Menyalakan dan mematikan penerangan ruangan toko, AC dan UPS. 7. Menyerahkan kartu tamu kepada supplier/ pemasok/ tamu. Wewenang : 1. Memeriksa karyawan pada saat keluar dari lingkungan toko ( check body ). 2. Menegur karyawan yang melanggar tata tertib. 3. Menegur pengunjung yang dianggap merugikan perusahaan ( makan/minum, foto, memakai jaket, membawa tas, dan lain-lain ). 4. Menangkap dan memeriksa pengunjung yang diduga mencuri. 5. Memerintahkan operator untuk memutar lagu khusus.
70 G.
Supervisor Komputer Tugas : 1. Membuat, memerikasa dan menyerahkan laporan bulanan kepada Supervisor Admininstrasi tepat waktu. 2. Menjaga keakuratan dan back up data. 3. Memonitor sistem aplikasi komputer yang berjalan secara berkala. 4. Melakukan pelatihan sistem dan prosedur yang berhubungan dengan kelancaran operasional komputer. 5. Memonitor pekerjaan petugas Data Entry. 6. Menyelesaikan kerusahan hardware dan software. 7. Memelihara peralatan kerja dan lingkungan kerja. 8. Membina dan mengembangkan karyawan bawahannya. 9. Melaksanakan penilaian prestasi kerja karyawan di seksinya 10. Menyimpan kerahasiaan program aplikasi yang dijalankan. Wewenang : 1. Merencanakan pengembangan program aplikasi dan membuat program bantu serta dokumentasinya yang diketahui oleh pusat. 2. Mengotorisasi laporan bulanan yang dihasilkan dari seksi Komputer. 3. Mengotorisasi cuti/ lembur karyawan bawahannya. 4. Membuat, mengubah dan menghapus password user. 5. Menolak permintaan data yang tidak sesuai dengan prosedur.
71 6. Menolak petugas lain/pihak luar yang tidak berkepentingan masuk ke ruang komputer dan atau menggunakan komputer. 7. Mengakses database ke semua tingkat proses aplikasi dan sistem operasi. 8. Mengotorisasi bon retur Cabang/Supplier. 9. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan karyawan
bawahannya.
Supervisor Komputer membawahi : a. Data Entry Tugas : 1. Menyalakan dan mematikan server. 2. Melakukan proses rutin antara lain : -
Perubahan family dan harga.
-
Surat pesanan ( PO )
-
Penerimaan
-
Retur supplier/ cabang/ administrasi
-
Laporan pembayaran.
-
Pembuatan daftar pengiriman.
-
Pembuatan ID/ PLU baru.
-
Mencetak label barcode.
-
Mencetak dan mendistribusikan omzet harian.
3. Menjaga keakuratan, integritas dan mencegah kerangkapan data.
72 4. Memelihara kebersihan dan kerapihan peralatan dan lingkungan kerja. Wewenang : 1. Menarik buku-buku bermasalah dari toko.
73 3.3 Prosedur Penggunaan Pelayanan Sistem Informasi Buku
Menuju Bagian Buku (2)
Berkunjung (1) Pengunjung
Konsumen TB. Gramedia Mencari Informasi buku (3)
Data di-update Server Di TB. Gramedia Mal Puri Indah Mendapat informasi buku Pelayanan SistemInformasi Buku yang dicari (4) Tidak mendapat informasi yang diinginkan, stok tidak ada, dan mau melakukan pemesanan (5)
Mencari buku Buku di yang diinginkan konsumen TB. Gramedia (6) Mal Puri Indah
Customer Service
Melaksanakan pemesanan buku (7)
Buku Pesanan
Gambar 3.3 Prosedur Penggunaan Pelayanan Sistem Informasi Buku
Prosedur penggunaan pelayanan sistem informasi buku : 1.
Pengunjung datang ke Toko Buku Gramedia Mal Puri Indah.
2.
Pengunjung (konsumen) menuju bagian buku.
3.
Konsumen menggunakan komputer (sistem informasi buku) untuk mencari informasi buku yang diinginkan.
4.
Konsumen yang telah mendapatkan informasi, langsung mencari buku sesuai dengan lokasi yang telah ditunjukkan oleh sistem informasi buku, dan mendapatkan buku yang diinginkan.
74 5.
Konsumen yang tidak mendapatkan informasi buku atau stok (persediaan) buku yang dicari dalam keadaan kosong dan ingin melakukan pemesanan buku dapat menuju Customer Service.
6.
Customer Service membantu konsumen mendapatkan informasi buku yang dicari, bila buku tersebut ternyata tersedia di toko, maka konsumen dapat akan ditunjukkan lokasi buku yang dicari.
7.
Customer Service juga melayani konsumen yang ingin melakukan pemesanan buku.
