BAB 3 DATA DAN ANALISIS. pendistribusian produk dari P.T. Japfa Comfeed Indonesia Tbk

BAB 3 DATA DAN ANALISIS

3.1 Latar Belakang PT. Supra Sumber Cipta 3.1.1 Sejarah PT. Supra Sumber Cipta PT. Supra Sumber Cipta berdiri pada tahun 1996 bergerak dalam bidang pendistribusian

produk

dari

P.T.

Japfa

Comfeed

Indonesia

Tbk

(Perusahaan),yang berlokasi di Jl. Daan Mogot Km. 12 No. 9, Jakarta Barat. PT. Supra Sumber Cipta merupakan anak perusahaan dari P.T. Japfa Comfeed Indonesia Tbk (Perusahaan). Perusahaan berdomisili di Jakarta, dengan pabrik berlokasi di Sidoarjo - Jawa Timur, Tangerang – Banten, Cirebon – Jawa Barat dan Lampung. Kantor pusat perusahaan beralamat di Graha Praba Samanta, Gedung Japfa Comfeed II, Jl. Daan Mogot Km. 12 No. 9, Jakarta Barat. PT. Supra Sumber Cipta menggolongkan produk yang didistribusikan menjadi 4 jenis antara lain : 1. Dry : susu UHT (Real Good, Yahuii), biscuit ( Holanda, Zuka, dan lain sebagainya), Sirup ( Orson, Fresh, Putri Bali, dan lain sebaginya) 2. Frozeen : Chicken Nugget, Bakso, dll 3. Fresh : bakso, Daging sapi, susu segar 4. Export Kini perusahaan terus berkembang dan terus meningkatkan dan menjaga mutu , serta profesionalisme mereka ditunjang tenaga-tenaga berpengalaman dan handal dibidangnya serta manajemen perusahaan yang baik.

44

45 3.1.2 Visi dan Misi PT. Supra Sumber Cipta Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya, PT. Supra Sumber Cipta telah menetapkan visi dan misi yang wajib diketahui, dihayati, dan diamalkan oleh setiap pegawainya. Visi : Menjadi perusahaan distribusi terbesar di Indonesia Misi: •

Mendekatkan produk ke konsumen masyarakat

•

Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.

•

Mengembangkan kemampuan dalam hal menekan penambahan biaya kegiatan perusahaan.

HEAD OF BRANCH

CUST SERVICE

SECRETARY

HEAD OF BRANCH SALES

TRAD VAM

TRADITIONAL

HEAD DPO LAMPUNG

HEAD DPO SERANG

HEAD OF BRACH OPERATION

MODERN

TRAD

DRY S

S/D

F/A ADM

FAS VACANT

KASIR

STAFF ACC

A/R

STAFF S/D

P&GA

LOG

IT

COLLECTOR

STAFF ADM

DRIVER

STAFF A/R

OB

ADMINISTRATION

GA

HELPER

47 3.1.4 Tugas dan Wewenang 1. HEAD OF BRANCH Memimpin karyawan untuk melaksanakan tugas kantor cabang dengan mengusahakan

pengeluaran

yang

minimum

untuk

menghasilkan

keuntungan yang maksimum, memantain positioning brand dalam segmen pasar sasaran, membuat kebijaksanaan atau hasil kerja untuk kurun waktu tertentu 2. Sekretaris Membantu tugas tugas Head of Branch di bidang korespondensi Membuat laporan-laporan Head of Branch yang diperlukan oleh Head Office. Membuat laporan data departemen Sales dan Distribusi tentang pencapaian omzet, Membuat pengajuan biaya-biaya program cabang ke kantor pusat serta memfollowup nya, Membantu tugas admiinstrasi Head Of Sales Branch dan Branch Of Manager, 3. Head of branch Sales Target sales tercapai, Memanage team sales untuk mencapai target yang dibebankan, Memanage retur dan tagihan sesuai target, Membina hubungan dengan para outlet. 4. Head of branch Operasional Mengkoordinasikan Dept. Gudang (Logistic), Finance, Accounting, Sales Admin. P/GA, Memelihara efisiensi dan efektifitas operational perusahaan dan

menentukan

tingkat

anggaran

beban

operasional

sehari-hari

perusahaan, Dapat memelihara ketersediaan stok, Menjaga outstanding penagihan AR dan Bad Debt, Memantau pengiriman produk ke pelanggan,

48 Menjaga administrasi keuangan supaya akurat, tertib, tepat waktu dan pelaporan, Mengatur pembayaran ke supplier dan menentukan alokasi beban dan cashflow. 5. FA (Finance Accounting) Memeriksa dan menganalisa Laporan Keuangan Perusahaan berdasarkan catatan yang telah dilakukan, Menyajikan laporan keuangan tepat waktu untuk kepentingan manajemen dan pihak yang berkepentingan serta menjamin kebenaran data keuangan perusahaan, Memeriksa setiap permintaan biaya marketing. Memeriksa hasil penjualan tunai dan pencatatan yang ada pada Laporan Keuangan, mencatat setiap transaksi perusahaan , memeriksa dan mengontrol kas kecil dan kas besar, Rekon kas bank, dan Melakukan audit stok. 6. Kasir Menangani setiap pengeluaran biaya operasional yang telah disetujui dan reimburse kas kecil dan menerima setoran hasil penjualan untuk disetor ke Bank. Bertanggung jawab juga atas keluar – masuk Uang/giro Cash flow kas besar dengan fisik uang tunai, Menerima dan membayar (mengeluarkan uang), Merencanakan budget mingguan Cash flow kas kecil. Dan memiliki wewenang untuk Menolak pengeluaran kas besar utk biaya operasional tanpa persetujuan yang berwenang (BOM), Menolak pengeluaran kas kecil yang belum disetujui BOM

49 7. Accounting Staff Tugas dari bagian ini adalah melakukan penginputan pengeluaran dari kas kecil maupun kas besar, memorial jurnal termasuk closing entries, memeriksa hasil rekonsiliasi bank,sehingga laporan keuangan dapat disajikan dengan lengkap dan benar. 8. SD(Sales Distribution) Menangani tugas Sales dan Distribusi produk Perusahaan di modern atau di tradisional outlet, Mencapai target penjualan yang ditetapkan Perusahaan, Mengatur tugas-tugas harian Salesman, Membuat estimasi pencapaian target

penjualan,

Mengatasi

masalah

kerja

yang

dihadapi

salesman,Membina dan membimbing salesman, Membuat / menentukan rencana kerja harian salesman, Melakukan mutasi area kerja salesman, 9. Staf SD Mendistribusi produk perusahaan di Area Coverage, Mengupayakan penambahan customer dan outlet baru, Memastikan terbayarnya faktur penjualan 10. AR Melakukan Credit Control dan penagihan serta meminimalkan piutang yang tidak tertagih serta menjaga komposisi aging sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan managemen, Mengatur dan membuat jadwal collector,

Membuat

konfirmasi

piutang

terhadap

pelanggan

,Menginformasikan dan melakukan pemeriksaan lapangan bagi piutang yang diindikasikan macet / tidak dapat ditagih atau ada indikasi penyimpangan, Mengatur dan membuat jadwal collector

50 11. Staf AR Melakukan clearing AR dari uang yang telah diterima dibank untuk mengurangi piutang pelanggan dan membuat daftar tagihan untuk Salesman dan Collector atas faktur pelanggan serta memantau aging piutang agar sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. menyiapkan faktur yang harus ditagih, menerima hasil tagihan (dokumen), menerima kembali faktur tagihan yang tidak tertagih dihari tersebut. 12. Collector Melakukan penagihan serta meminimalkan piutang yang tidak tertagih terhadap piutang pelanggan agar pembayarannya tepat waktu, Menerima faktur tagihan dari staff AR untuk di tukar faktur / ditagih,Menyetorkan semua hasil tagihan ke kasir setelah diketahui oleh staff AR, Menginformasikan kejanggalan pelanggan yang diindikasikan akan pailit atau manipulasi atau penyimpangan, Mengambil faktur tagihan ke staff AR pada hari yang sama untuk faktur tagihan yang tidak tertagih. 13. IT Melakukan maintenance terhadap IT perusahaan (hardware, software), membuat laporan secara berkala, menjaga dan mengawasi back up data dan mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan IT perusahaan.

14. P&GA Menyelenggarakan suatu pencatatan yang sistematis untuk melakukan penghitungan biaya karyawan dan biaya umum dan menjadi penghubung antara karyawan dan perusahaan, termasuk pelaksana

recruitment

51 karyawan, menyelenggarakan seleksi karyawan,melaksanakan pencatatan dan pemeriksaan absensi, klaim telpon, lembur, pengobatan, cuti dan yang lainnya, berhubungan dengan fasilitas karyawan,memproses perijinan, dan memeriksa/mengontrol biaya umum. 15. GA Staff Menjaga untuk tetap berfungsinya sarana dan prasarana kantor untuk menunjang operasional, menjaga tetap berfungsinya sarana dan alat-alat kantor, mengatur dan mengawasi kebutuhan rumah tangga kantor, memonitor kendaraan, dan administrasi data kendaraan dan aset yang lain. 16. OB(Office Boy) Menjaga dan memelihara kebersihan kantor dan alat-alat kerja kantor, pantry, kamar mandi, menyiapkan minum karyawan melayani tamu dan fotocopy dokumen-dokumen, membersihkan, merawat dan memelihara kebersihan kantor, menyiapkan minum karyawan / tamu, Membersihkan kamar mandi, dan Mengawasi pemakaian alat-alat dapur 17. LOGISTIC Melakukan pengontrolan, pengecekan dan analisa terhadap posisi stock harian dan mencocokkan dengan catatan sisa barang di komputer dan melakukan stock opname secara teratur pada waktu yang telah ditentukan agar selalu terdapat kecocokan antara catatan dan fisik barang dan selalu tersedia barang untuk melakukan penjualan, bertanggung jawab atas semua keluar dan masuknya barang yang ada di gudang, bertanggung jawab atas semua kegiatan yang ada di gudang, bertanggung jawab atas hasil stok harian, mingguan, dan bulanan yang dilakukan, bertanggung jawab atas

52 keakuratan data / dokumen , bertanggung jawab atas permintaan barang ke pabrik baik mingguan ataupun bulanan, bertanggung jawab atas pembuatan UPB dan pemusnahan barang-barang retur, bertanggung jawab atas pengirirman barang dan hasil pengiriman untuk setiap faktur, melakukan permintaan barang bila ada stok barang yang menipis/kosong, mengatur pendistribusian barang, dan mengkoordinir aktifitas gudang , dan menolak permintaan barang bila tidak ada persetujuan pihak berwenang 18. Sopir Pengiriman barang bersama helper / sales kepada pelanggan sesuai dengan surat jalan dengan cepat dan tepat serta mengambil barang-barang retur. mengirim barang sesuai surat jalan yang ada, menerima barang retur dari outlet dan menyerahkan kepada gudang, dan membersihkan mobil dan melakukan perawatan / perawatan rutin (cek oli, air radiator, air accu, ban, rem, dll). 19. Helper Helper memiliki 2 bagian: •

Helper Delivery

Mengirim barang bersama driver kepada pelanggan sesuai dengan surat jalan / permintaan sales dengan cepat dan tepat dan mengambil barangbarang retur, mengirim barang ke alamat sesuai dengan surat jalan yang ada, menyerahkan faktur barang yang dikirim pada hari itu pada kepala gudang, dan menerima barang retur dari outlet dan menyerahkan kepada gudang.

53 •

Helper Warehouse

Menangani proses unloading barang-barang kiriman dari pabrik dan mengatur sesuai tanggal kedaluwarsa, menyiapkan barang-barang yang akan dikirim ke outlet/gudang depo luar kota, membongkar barang kiriman dari pabrik, menyiapkan barang yang akan dikirim ke outlet, dan membersihkan gudang dan peralatan secara teratur sesuai dengan waktu yang ditentukan 20. LOGISTIC Administrasi Memonitor stok barang dan pengisian kembali agar stok selalu tersedia dan siap untuk memenuhi penjualan dan berusaha mengurangi kerugian perusahaan dengan cepat membuat action bila ada stok yang hampir kedaluwarsa atau tidak bergerak serta mengopname secara teratur pada waktu yang telah ditentukan agar selalu terdapat kecocokan antara catatan dan fisik barang, dan Melakukan administrasi operasional gudang. 21. Staff Sales Distribution Memperlancar administrasi penjualan serta melakukan kontrol terhadap penjualan, membuat faktur penjualan sesuai dengan struktur harga dan discount yang berlaku, ketepatan waktu dalam proses pembuatan faktur dan pengiriman ke customer, memeriksa kelengkapan arsip penjualan, dan ketepatan waktu penyerahan faktur kredit ke kredit control 22. Mechanic Merawat, memelihara dan memperbaiki kendaraan perusahaan agar siap pakai sesuai dengan kebutuhan dan jadwal sehingga operasional dan pengiriman barang terlaksana dengan lancar, merawat, memelihara dan

54 memperbaiki kendaraan pool dan kendaraan operasional, dan melakukan service dan perbaikan kendaraan. Mechanic Frezer Merawat, memelihara dan memperbaiki Frezzer dan refer container, mendata keberadaan phisik frezer sesuai dengan data tertulis, melakukan relokasi sesuai permintaan team sales, dan melakukan service dan perbaikan frezer serta Registrasi frezer 23. Sales Menangani tugas sales order untuk mencapai target penjualan yang menjadi beban cabang. menjual barang-barang produk perusahaan sesuai target yang dibebankan perusahaan, mencari dan membuka outlet / customer baru untuk meningkatkan penjualan, menjamin pembayaran barang-barang yang terjual, melakukan sales order ke customer maupun ke outlet-outlet baru, menagih pembayaran faktur-faktur penjualan, dan mencari dan membuka customer baru

55

$

3.1.5 Proses Bisnis Perusahaan $

$

28.clear faktur 20.Print Inkaso

kasir 24.Uang + Inkaso(2) 25.Voucher(1,2)

5. print surat jalan & faktur 26.Voucher(2)

27.Voucher(1), Inkaso(2)

19.buat inkaso

21. inkaso, Faktur(1) 22.Penagihan 23.uang

Collector

Bag AR 4. Input data SO 16.Input data piutang plgn 18.Faktur(1)

1.Pemesanan Barang

17.faktur(2),

2. Memberikan SO(3)

7. Membuat LogBook

3.Memberikan SO (1),(2) Sales

15.SuratJalan (1,2), Faktur(1,2,)

Pelanggan

6. Surat jalan & Faktur

Bag.AdmLogistic

Bag.SD

12.SuratJalan (1,2,3), Faktur(1,2,3)

14.SuratJalan(3), Faktur(3)

9.surat jalan, faktur

8. Menyediakan barang pesanan

11.Barang,SuratJalan,Faktur 13..SuratJalan (1,2,3), Faktur(1,2,3)

Inventory

10. Barang helper warehause

Distribution

Gambar 3.2 Rich Picture

•

Pesanan pembelian dari pelanggan oleh bagian sales dicatat didalam sales order(SO)

•

SO dari pelanggan harus ditandatangani oleh salesman dan sales supervisor yang bersangkutan sebagai tanda SO telah diperiksa dan datanya sudah benar ( sales bertanggung jawab atas data sales).

56 Ketidaklengkapan

pengisian

SO

dapat

menghambat

proses

pengiriman barang, penerbitan tagihan, analisa omset dan pembuatan laporan. •

SO akan diinput oleh bagian SD untuk pembuatan faktur dan surat jalan , kemudian akan di cetak oleh bagian SD untuk diberikan ke bagian gudang

•

Sebelum pengiriman Bagian Gudang membuat LOG BOOK pada system SAP yang telah diinput oleh bagian SD berdasarkan surat jalan & faktur, fungsinya untuk mengatur pengiriman barang dan memonitor barang

•

Bagian Logistic akan menyiapkan barang sesuai dengan PO ,kemudian menyerahkan barang ke bagian pengiriman (driver) beserta dengan surat jalan serta sudah diberi paraf oleh bagian Logistic.

•

Bagian pengiriman akan mengirimkan barang ke pelanggan , faktur dan surat jalan akan ditandatangani serta diberi nama jelas oleh penerima barang

•

Barang beserta faktur (4) dan surat jalan (4) diserahkan kepada penerima barang, jika pembayaran dilakukan dengan tunai, maka faktur rangkap (1) akan diberikan langsung ke pelanggan.

•

Faktur(1) , (2) ,(3) dan surat jalan (1), (2) ,(3)diserahkan kembali ke supir.Faktur dan surat jalan rangkap (3) akan diberikan ke bagian

57 administrasi gudang sebagai arsip, faktur dan surat jalan rangkap (1),(2) diberikan ke bagian SD •

Faktur yg diterima SD akan diperiksa dan direlease (input data piutang) ke sistem setelah itu akan diserahkan kebagian AR berupa data release & faktur asli serta SO asli, faktur rangkap (3) untuk SD

•

Proses penagihan dilakukan setelah faktur yang telah direlease oleh bagian SD diterima di Bagian AR .Faktur tersebut disortir berdasarkan salesman, rute dan jadwal penagihan setelah disortir di file yang kemudian dibuat inkaso sebagai data untuk penagihan. Inkaso serta faktur asli diserahkan ke collector / salesman yg bersangkutan sesuai jadwal penagihan.

•

Setelah pelanggan membayar, collector/salesman menyetorkan uang + copy inkaso ke bagian kasir, kasir membuat voucher sebagai bukti pembayaran copy voucher disimpan oleh collector, uang disimpan dikasir dan rekap voucher + copy inkaso diserahkan ke AR, selanjutnya AR akan menghapuskan faktur (input data pembayaran customer) berdasarkan voucher dan inkaso.

58

3.2 Arahan Strategis Bisnis (Business Strategic Intentions) Tabel 3.1 Arahan Strategi Bisnis Nama Arahan Strategis Peningkatan Distribusi Peningkatan Kinerja Karyawan Fokus pada potensi pelanggan Meningkatkan operasional perusahaan

Tujuan Arahan Strategis Memperluas target pasar Meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia • Memprediksi permintaan produk • Memberikan pelayanan yang memuaskan Meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.

Metrik Arahan Strategis Peningkatan jumlah customer Peningkatan kualitas dan performa karyawan

Bob ot 35

• Jumlah pemesanan produk • Tingkat loyalitas pelanggan. • Informasi yang real time • Peningkatan pada service level

25

20

20

3.3 Demand/Supply Planning Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisa terhadap arahan strategis sebagai berikut :

Tabel 3.2 Demand/Supply Planning: Peningkatan Distribusi

Arahan Strategi

Tujuan

Demand Konteks Strategi Perencanaan Bisnis Strategi untuk Penggunaan TI Peningkatan Menyediakan distribusi infrastruktur TI dan pendukung sistem informasi yang membantu dalam pemgembangan distribusi Memperluas target Proses distribusi

Supply Perencanaan Strategi untuk Pemasok TI Menggunakan aplikasi administratif untuk membantu kinerja staf

Memanfaatkan

59 Strategi

Inisiatif Strategi

pasar

Strategi pemasaran yang aktif dan mengetahui kondisi pasar.

dapat ditangani dengan cepat Menyediakan aplikasi untuk mengetahui areaarea potensial dan perencanaan distribusi produk yang lebih baik.

aplikasi SD untuk mempermudah kegiatan operasional mengimplementasikan aplikasi GIS yang dapat memberikan informasi sesuai kebutuhan.

Tabel 3.3 Demand/Supply Planning: Peningkatan Kinerja Karyawan

Arahan Strategi

Tujuan Strategi

Inisiatif Strategi

Demand Konteks Strategi Perencanaan Bisnis Strategi untuk Penggunaan TI Peningkatan kinerja Mengelola karyawan pengetahuan karyawan.

Meningkatkan kompetensi karyawan.

Meningkatkan knowledge karyawan untuk pengembangan kinerja karyawan

Mengintegrasikan dan menyebarkan Sumber daya pengetahuan karyawan Menyediakan aplikasi yang dapat mendukung pengembangan kinerja karyawan

Supply Perencanaan Strategi untuk Pemasok TI Menyediakan aplikasi yang dapat mengelola pengetahuan karyawan. Memanfaatkan aplikasi untuk mengelola karyawan dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Pengimplementasian aplikasi KM pada perusahaan.

Tabel 3.4 Demand/Supply Planning: Fokus pada Potensi Pelanggan

Arahan Strategi

Demand Konteks Strategi Perencanaan Bisnis Strategi untuk Penggunaan TI Fokus pada potensi Bagian sales pelanggan memiliki informasi mengenai pembelian produk oleh

Supply Perencanaan Strategi untuk Pemasok TI Menyediakan sarana IT yang dapat merecord semua transaksi yang

60 pelanggan Tujuan Strategi

Inisiatif Strategi

• Memprediksi permintaan produk • Memberikan pelayanan yang memuaskan Melakukan analisa pengembangan layanan yang mampu mengetahui pemintaan produk

Mengumpulkan dan menganalisis informasi pembelian pelanggan. Menyediakan sistem yang dapat mentracking informasi mengenai pelanggan.

dilakukan oleh pelanggan. Memanfaatkan aplikasi yang dapat memelihara data dan informasi pelanggan Menggunakan SAP Reports yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan.

Tabel 3.5 Demand/Supply Planning: Meningkatkan Operasional Perusahaan

Arahan Strategi

Tujuan Strategi

Inisiatif Strategi

Demand Konteks Strategi Perencanaan Bisnis Strategi untuk Penggunaan TI Meningkatkan Karyawan dapat operasional menggunakan sistem perusahaan dengan baik dan sesuai dengan fungsinya Meningkatkan Aplikasi dapat efektivitas dan membantu untuk efisiensi perusahaan. meningkatkan pengolahan informasi perusahaan, penghematan SDM, Pengelolaan dengan Meningkatkan aplikasi tunggal kontrol manajemen, akurasi dan standarisasi proses

Supply Perencanaan Strategi untuk Pemasok TI Menyediakan aplikasi yang dapat membantu kinerja karyawan

Memanfaatkan aplikasi yang dapat membantu karyawan agar lebih fokus pada kegiatan analisa Mengimplementasikan aplikasi SAP yang dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis.

61 3.4 Portofolio Lights-On 3.4.1 Analisis Portofolio Lights-On 3.4.1.1 Portofolio Aplikasi Aplikasi-aplikasi yang sedang berjalan di kantor pusat PT. Supra Sumber Cipta yaitu sebagai berikut: a. SD (Sales Distribution) SD (Sales Distribution) digunakan sejak tahun 2003 yang digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional yang berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (Proses sales, Shipping & Transport, Biling, Sales Information System) •

Tujuan: mencatat informasi-informasi mengenai customer order.

•

Manfaat: Proses pencatatan pesanan menjadi lebih cepat dan sudah terintegrasi

•

Fungsi: Sebagai sistem yang berfungsi untuk mengelola pemesanan pelanggan

•

User: bagian Sales & Distribution

•

Biaya: Rp.1.600.000.000,-

b. Finance dan Accounting Finance dan Accounting digunakan sejak tahun 2003 yang berguna untuk mengetahui dan mengelola financial reporting.

62 •

Tujuan: mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi internal maupun eksternal.

•

Manfaat: integritas data keuangan

•

Fungsi: menyimpan dan memproses segala bentuk transaksi pembayaran dari pelanggan.

•

User: bagian finance dan Accounting dan Account Receivable

•

Biaya: Rp. 1.000.000.000,-

c. Material Management Material Management digunakan sejak tahun 2003 yang merupakan aplikasi untuk mengetahui persediaan barang dan pengelolaan inventori di dalam perusahaan. •

Tujuan: membantu manajemen dalam mengelola persediaan.

•

Manfaat: Data dan informasi yang disampaikan lebih cepat dan terperinci

•

Fungsi: Sebagai sistem yang berfungsi untuk mengetahui jumlah persediaan barang

•

User: bagian Logistic

•

Biaya: Rp.800.000.000,-

d. Report (laporan) Report (laporan) dipakai oleh PT. Supra Sumber Cipta sejak tahun 2003 yang digunakan untuk laporan kinerja perusahaan secara keseluruhan •

Tujuan: kemudahan dalam pembuatan laporan

63 •

Manfaat: data dan informasi yang disampaikan lebih cepat dan terperinci

•

Fungsi: alat ukur kinerja dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan

•

User: semua bagian.

•

Biaya: Rp.600.000.000,-

Tabel 3.6 Penyelarasan Data Aplikasi 25

20

4,8

4,2

4,2

4,6

17,8

712

Finance accounting Material Management Report

20

3,4

3,2

3,2

4,2

14

280

25

3

3,4

2,6

4

13

325

15

3,6

3,4

3,4

3,2

13,6

204

Weight Total

Unweight Total

40

Peningkatan distribusi

Sales/Distribution

Weight

Meningkatkan operasional perusahaan

20

Fokus pada potensi pelanggan

35

Peningkatan kinerja karyawan

Wgt

64 Table 3.7 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Sales Distribution


20

Bagian TI

5

4

4

4

User 2

Staf SD

5

4

5

5

User 3

Staf SD

4

4

3

5

User 4

Staf SD

5

5

5

5

User 5

P&GA

5

4

4

4

Total

24

21

21

23

Rata-rata

4,8

4,2

4,2

4,6

Skor

168

84

105

92

JABATAN



25

Memperluas distribusi pasar

20

User 1

Business Value Scorecard untuk Aplikasi Sales Distribution

•

35

Skor Portofolio Sales Distribution

Tingkat layanan terbagi atas: •

Ketersediaan = 21/5 = 4,2

•

Daya tanggap = 22/5 = 4,4

Skor tingkat layanan = (4,2 + 4.4) / 2 = 4,3

449

65

Kualitas terbagi atas: •

Fungsionalitas = 21/5 = 4,2

•

Keakuratan = 21/5 =4,2

Skor kualitas = (4,2 + 4,2) / 2 = 4,2

Intensitas penggunaan terbagi atas: •

Ketergantungan terhadap aplikasi = 24/5 = 4,8

•

Penggunaan aplikasi pada perusahaan= 21/5 = 4,2

Skor intensitas penggunaan = (4,8+ 4,2) / 2 = 4,5 •

Penyelarasan bisnis = 449/ 100 = 4,49

•

Biaya: Rp. 1.600.000.000,-

Table 3.8 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Finance Accounting 20

Bagian TI

3

3

4

3

User 2

Staf SD

4

3

3

5

User 3

Staf SD

3

3

3

4

User 4

Staf SD

4

4

3

5

User 5

P&GA

3

3

3

4

Total

17

16

16

621


User 1

Business Value Scorecard untuk aplikasi Finance Accounting

JABATAN


25


20


35

66

•

Rata-rata

3,4

3,2

3,2

4,2

Skor

119

64

80

84

Skor Portofolio Finance Accounting



•





•

Keakuratan = 21/5 =4,2

Skor kualitas = (4,2 + 4,2) / 2 = 4,2



•

Penggunaan aplikasi pada perusahaan= 20/5 = 4

Skor intensitas penggunaan = (4,2+ 4) / 2 = 4,1 •


•

Biaya: Rp.1.000.000.000,-

347

67 Table 3.9 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Material Management

Management

User1

Bagian TI

4

3

2

4

User 2

Staf SD

3

4

3

5

User 3

Staf SD

3

4

3

4

User 4

Staf SD

3

3

3

3

User 5

P & GA

2

3

3

4

Total

15

17

13

20

Rata-rata

3

3,4

2,6

4

Skor

105

68

65

80

•

Skor Portofolio Material Management



•



Kualitas terbagi atas:

perusahaan

Material

20

Meningkatkan operasional

untuk aplikasi

25


Scorecard

karyawan

Value

20

Peningkatan kinerja

JABATAN

Business


35

318

68 •


•

Keakuratan = 21/5 = 4,2

Skor kualitas = (4,2 + 4,2) / 2 = 4,2


Ketergantungan terhadap aplikasi = 20/5 = 4

•


Skor intensitas penggunaan = (4 + 3,8) / 2 = 3,9


Biaya: Rp. 800.000.000,-

Table 3.10 Business Value Scorecard untuk aplikasi Report 25

20

User 1

Bagian TI

4

3

3

3

User 2

Staf SD

4

3

4

4

User 3

Staf SD

3

4

3

3

User 4

Staf SD

4

3

4

3

User 5

P & GA

3

4

3

3

Total

18

17

17

16

Rata-rata

3,6

3,4

3,4

3,2



20



Business Value Scorecard untuk aplikasi Report

JABATAN

35

69 Skor

•

126

68

85

64

Skor Portofolio Report



•





•


Skor kualitas = (4,2 + 4,4) / 2 = 4,3



•


Skor intensitas penggunaan = (4 + 4,2) / 2 = 4,1 •


•

Biaya: Rp. 600.000.000,-

343

70 Tabel 3.11 Portofolio Aplikasi Portfolio Aplikasi

Unit kerja

Biaya (dalam Juta Rupiah)

Tingkat Layanan

Kualitas

Ketergantungan

Sales Distribution Finance accounting Material Management Report

Bagian SD Bagian FA, AR Bagian Logistic Semua bagian

1.600

4,49

4,3

4,2

4,8

4,2

1000

3,47

4,6

4,2

4,2

4

800

3,18

4,3

4,2

4

3,8

600

3,43

4,5

4,3

4

4,2

Jangkauan Pengguna

Aplikasi

Nilai Penyelarasan

Intensitas Penggunaan

3.4.1.2 Portofolio Infrastruktur Infrastruktur yang dijalankan di PT. Supra Sumber Cipta adalah sebagai berikut: a. Hardware Hardware adalah suatu perangkat sistem informasi yang terdiri dari perlengkapan fisik yang melengkapi sebuah komputer, seperti monitor, hard-disk, mouse, dan lain-lain. •

Tujuan: Memfasilitasi dalam kegiatan operasional perusahaan

•

Manfaat: Memberikan kemudahan bagi user dalam melakukan pekerjaannya masing-masing

71 •

Fungsi: Hardware berfungsi untuk menjalankan sistem secara fisik, melakukan input ke dalam sistem, serta mengambil output yang dihasilkan oleh sistem.

•

User: semua bagian

•

Biaya: Rp. 265.450.000,-

Tabel 3.12 Pembiayaan untuk Infrastruktur Hardware No 1 2 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

10 11.

Keterangan PC Client 30 * Rp 4.200.0000 Toshiba Notebook 4 * Rp 9.000.000 Faximile 5 * Rp 1.550.000 Fotocopy Machine 2 * Rp.10.000.000 Scanner 3* Rp.1.250.000 UPS 2 * Rp. 4.450.000 Printer • Dot matriks 12 * Rp. 1.600.000 • Inkjet 8 * Rp. 775.000 • Photo 2 * Rp 1.100.000 • LaserMono Server Proyektor • Proyektor SVGA • Proyektor Screen OHP Paper Shredder 2* Rp 4.500.000 TOTAL

Biaya Rp 126.000.000 Rp 36.000.000 Rp 7.750.000 Rp 20.000.000 Rp 3.750.000 Rp. 9.100.000 Rp. Rp. Rp. Rp Rp

19.200.000 6.200.000 2.200.000 5.500.000 10.000.000

Rp 8.950.000 Rp. 850.000 Rp. 950.000 Rp 9.000.000 Rp. 265.450.000

b. Network •

Tujuan: Membangun suatu workfield yang saling terkoneksi atau berhubungan

•

Manfaat: Menghemat waktu dalam penukaran data dan informasi.

72 •

Fungsi: Menghubungkan satu unit komputer dengan komputer lainnya atau lebih

•

Biaya: Rp. 24.000.000,-

•

User : bagian TI

c. Software Software adalah sebuah perangkat instruksi yang memungkinkan sebuah hardware untuk berfungsi. •

Tujuan: Memfasilitasi dalam kegiatan operasional perusahaan.

•

Manfaat: menjalankan perintah-perintah yang dijalankan user untuk diteruskan ke atau diproses oleh perangkat keras.

•

Fungsi:

software

memungkinkan user

berfungsi

sebagai

interface

menginstruksikan sistem untuk bekerja

sesuai dengan keinginan user. •

User: semua bagian

•

Biaya: Rp. 1.525.000.000,-

Tabel 3.13 Pembiayaan untuk Operasional Software No Kegiatan Operasional 1.

yang

Biaya Lisensi Software(Windows, Office, Antivirus, SAP) Total

Biaya pertahun (Rp) Rp. 1.525.000.000 Rp. 1.525.000.000

73 Tabel 3.14 Penyelarasan Data Infrastruktur

Weight Total

Unweight Total

20


25


20


35


Weight

Wgt

Hardware

45

3,4

3,8

2,8

3,6

13,8

621

Network

20

3.4

3

2,8

3,4

12,6

252

Software

35

4,4

4

4,6

16,4

574

3,4

25

20

User 1

Bagian TI

3

4

3

4

User 2

Staf SD

4

4

3

4

User 3

Staf SD

3

3

2

4

User 4

Staf SD

4

4

3

4



20


35


Business Value Scorecard untuk Hardware

JABATAN

Table 3.15 Business Value Scorecard untuk Hardware

74 User 5

•

P & GA

3

4

3

3

Total

17

19

14

19

Rata-rata

3,4

3,8

2,8

3,8

Skor

119

76

70

76

Skor Portofolio Hardware



•

Daya tanggap = 20/5 = 4

Skor tingkat layanan = (4,6 + 4) / 2 = 4,3



•

Keakuratan = 20/5 = 4

Skor kualitas = (4,4 + 4) / 2 = 4,2



•

Penggunaan aplikasi pada perusahaan= 24/5 = 4.8

Skor intensitas penggunaan = (4,8 + 4,8) / 2 = 4,8 •


•

Biaya: Rp. 265.450.000,-

341

75 Table 3.16 Business Value Scorecard untuk Network 25

20

User 1

Bagian TI

3

3

3

4

User 2

Staf SD

3

2

2

3

User 3

Staf SD

4

4

3

3

User 4

Staf SD

4

3

3

4

User 5

P & GA

3

3

3

3

Total

17

15

14

17

Rata-rata

3.4

3

2,8

3,4

Skor

119

60

70

68

•

Skor Portofolio Network


Ketersediaan = 20/5 = 4

•

Daya tanggap = 20/5 = 4

Skor tingkat layanan = (4 + 4) / 2 = 4



•


Skor kualitas = (3,8 + 4) / 2 = 3,9



20


JABATAN

Business Value Scorecard untuk Network


35

317

76



•


Skor intensitas penggunaan = (3,4 + 3,6) / 2 = 3,5 •


•

Biaya: Rp. 24.000.000,-

Table 3.17 Business Value Scorecard untuk Software 25

20

User 1

Bagian TI

4

4

4

5

User 2

Staf SD

5

4

4

5

User 3

Staf SD

4

4

3

4

User 4

Staf SD

4

4

3

5

User 5

P & GA

5

4

3

4

Total

22

20

17

23

Rata-rata

4,4

4

3,4

4,6

Skor

154

80

85

92



20



Business Value Scorecard untuk Software

JABATAN

35

411

77 •

Skor Portofolio Software



•


Skor tingkat layanan = (4,6 + 4,4) / 2 = 4,5



•


Skor kualitas = (4,4 + 4) / 2 = 4,2



•

Penggunaan aplikasi pada perusahaan= 24/5 = 4.8

Skor intensitas penggunaan = (4,6 + 4,8) / 2 = 4,7


Biaya: Rp. 1.525.000.000,-

78 Tabel 3.18 Portofolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur

Unit kerja


Tingkat Layanan

Kualitas

Ketergantungan

Hardware

Semua Bagian Bagian TI Semua Bagian

265,45

3,41

4,3

4,2

4,8

4,8

24

2,57

4

3,9

3,4

3,6

1525

4,11

4,5

4,2

4,6

4,8

Network Software

Jangkauan Pengguna

Infrastruktur

Nilai Penyelarasan


3.4.1.3 Portofolio Servis Layanan atau servis yang ada di PT. Supra Sumber Cipta adalah sebagai berikut: a. Helpdesk Helpdesk merupakan service atau layanan yang diberikan oleh PT. Supra Sumber Cipta yang membantu para user dalam memberikan solusi bagi user yang mengalami kendala dalam menggunakan aplikasi. •

Tujuan: Membantu user yang menghadapi masalah dalam penggunaan aplikasi atau sistem

•

Manfaat: Meningkatkan nilai ultilitas sistem bagi user, dengan demikian sistem yang tersedia akan membantu meningkatkan

79 kinerja user melalui proses pembelajaran atas kesalahan sebelumnya •

Fungsi: Sebagai media informasi untuk mencari solusi bagi user yang mengalami kendala dalam menggunakan aplikasi

•

User: semua bagian

•

Biaya: Rp. 78.000.000,-

b. SAP Maintenance •

Tujuan: Mengurangi atau mencegah kesalahan-kesalahan yang timbul karena masalah teknis

•

Manfaat: Meningkatkan performa sistem agar senantiasa siap pakai

•

Fungsi: Meningkatkan performa sistem agar senantiasa siap pakai

•

User: Bagian TI

•

Biaya: Rp. 800.000.000,-

c. Hardware Maintenance •

Tujuan: Perawatan terhadap hardware yang adala dalam perusahaan seperti : Printer, CPU,Monitor

•

Manfaat: Meningkatkan performa hardware agar senantiasa siap pakai

•

Fungsi: Meningkatkan performa hardware agar senantiasa siap pakai.

•

User: bagian TI.

80 •

Biaya: Rp. 120.000.000,-

Tabel 3.19 Penyelarasan Data Service 25

20

Help Desk

30

2,2

2,8

2,2

3

10,2

306

Hardware Maintenance SAP Maintenace

20

3,6

3,2

3

4,2

14

280

50

4,2

3,8

3,4

4,6

16

800

Weight Total

Unweight Total




20

Weight

35


Wgt

Table 3.20 Business Value Scorecard untuk Help Desk

25

20

2

3

2

3

User 2

Staf SD

2

3

2

3


Bagian TI


User 1

Business Value Scorecard untuk Help Desk

JABATAN


20

Memperluas distribusi pasar

35

81 User 3

Staf SD

2

3

2

3

User 4

Staf SD

3

2

3

3

User 5

P & GA

2

3

2

3

Total

11

14

11

15

Rata-rata

2,2

2,8

2,2

3

Skor

77

56

55

60

•

Skor Portofolio Helpdesk



•


Skor tingkat layanan = (3,2 +3,4) / 2 = 3,3



•


Skor kualitas = (3,4 + 3,2) / 2 = 3,3



•




Biaya: Rp. 78.000.000,-

248

82 Table 3.21 Business Value Scorecard untuk Hardware Maintenance 20

Meningkatkan operasional h

25


20


JABATAN

Business Value Scorecard untuk Hardware Maintenance


35

User 1

Bagian TI

3

3

2

4

User 2

Staf SD

4

3

3

4

User 3

Staf SD

3

3

3

3

User 4

Staf SD

4

4

4

5

User 5

P & GA

4

3

3

5

Total

18

16

15

21

Rata-rata

3,6

3,2

3

4,2

Skor

126

64

75

84

•

Skor Portofolio Hardware Maintenance



•




Fungsionalitas = 20/5 = 4

•


349

83 Skor kualitas = (4+ 3,8) / 2 = 3,9



•


Skor intensitas penggunaan = (4+ 3,4) / 2 = 3,7 •


•

Biaya: Rp. 120.000.000,-

Table 3.22 Business Value Scorecard untuk SAP Maintenance 25

20

Bagian TI

4

4

3

5

User 2

Staf SD

4

4

4

5

User 3

Staf SD

4

4

3

4

User 4

Staf SD

5

4

4

5

User 5

P & GA

4

3

3

4

Total

21

19

17

23

Rata-rata

4,2

3,8

3,4

4,6

Skor

147

76

85

92


User 1

Business Value Scorecard untuk SAP Maintenance

JABATAN


20 Peningkatan kinerja karyawan


35

400

84 Skor Portofolio SAP Maintenance


Ketersediaan = 20/5 = 4

•


Skor tingkat layanan = (4 + 4,4) / 2 = 4,2



•


Skor kualitas = (4,4 + 4,4) / 2 = 4,4



•

Penggunaan aplikasi pada perusahaan= 20/5 = 4

Skor intensitas penggunaan = (4,8 + 4) / 2 = 4,4

Penyelarasan bisnis = 400/ 100 = 4

Biaya: Rp. 800.000.000,-

Jangkauan Pengguna


Ketergantungan

Unit kerja

Intensitas Penggunaan Kualitas

Servis

Tingkat Layanan

Tabel 3.23 Portofolio Servis Portfolio Servis

Nilai Penyelarasan

•

85 Help Desk Hardware Maintenance SAP Maintenance

Semua Bagian Bagian TI Bagian TI

78

2,48

3,3

3,3

2,4

3,2

120

3,49

3,5

3,9

4

3,4

800

4

4,2

4,4

4,8

4

3.4.1.4 Portofolio Manajemen Proses manajemen yang ada di PT. Supra Sumber Cipta adalah sebagai berikut: a. Training User •

Tujuan: Agar user dapat menggunakan sistem dengan baik

•

Manfaat:

Mengurangi

dikarenakan

oleh

terjadinya

ketidakjelasan

human para

error user

yang dalam

menggunakan aplikasi yang ada. •

Fungsi: Meningkatkan nilai utilitas sistem sekaligus kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)

•

User: bagian TI

•

Biaya: Rp. 480.000.000,-

b. Budgeting Finance •

Tujuan : Mengatur perencanaan budget

•

Manfaat : Agar dapat menganggarkan keuangan untuk masa depan

•

Fungsi : Keakuratan dalam pengelolaan keuangan.

•

User: bagian FA

•

Biaya : Rp.180.000.000,-

86 Tabel 3.24 Penyelarasan Data Manajemen

25


Weight Total

20

Unweight Total

15


Weight


40


Wgt

Training User

60

3,8

5

3,6

4,6

17

1020

Budgeting Finance

40

3,4

2,8

2,8

3,2

12,2

488

Table 3.25 Business Value Scorecard untuk Training User

User1

Bagian TI

4

5

3

5

User 2

Staf SD

4

5

4

5

User 3

Staf SD

4

5

4

4

User 4

Staf SD

3

5

4

5

User 5

P & GA

4

5

3

4

operasional

Meningkatkan

20

pelanggan

karyawan

25

Fokus pada potensi

20

Peningkatan kinerja


JABATAN

35

87

•

Total

19

25

18

23

Rata-rata

3,8

5

3,6

4,6

Skor

133

100

90

92

Skor Portofolio Training User



•





•


Skor kualitas = (3,8 + 3,4) / 2 = 3,6



•




Biaya: Rp. 480.000.000,-

415

88 Table 3.26 Business Value Scorecard untuk Budget &Finance 25

20

User1

Bagian TI

4

2

3

4

User 2

Staf SD

4

3

3

3

User 3

Staf SD

3

3

3

3

User 4

Staf SD

3

3

3

3

User 5

P & GA

3

3

2

3

Total

17

14

14

16

Rata-rata

3,4

2,8

2,8

3,2

Skor

119

56

70

64

•

Skor Porotofolio Budget & Finance



•




Fungsionalitas = 15/5 = 3

•




20


JABATAN

Business Value Scorecard untuk Budget &Finance


35

309

89 Skor kualitas = (3 + 3) / 2 = 3



•


Skor intensitas penggunaan = (2,8 + 2,2) / 2 = 2.5


Biaya: Rp. 180.000.000,-

Tabel 3.27 Portofolio Manajemen Portfolio Manajemen

Unit kerja


Tingkat Layanan

Kualitas

Ketergantungan

Training User Budget & Finance

Bagian TI Bagian FA

480

4,15

3,4

3,6

3,6

3,2

180

3,09

3,2

3

2,8

2,2

Jangkauan Pengguna

Manajemen

Nilai Penyelarasan


90 3.5

Project 3.5.1 Business Value Scorecard dan Portofolio Proyek Business Value Scorecard digunakan untuk mengukur dampak dari rencana-rencana proyek terhadap arahan strategi perusahaan.Portofolio proyek digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko serta jumlah biaya dari masing-masing proyek. 3.5.1.1 Knowlegde Management System (KMS) •

Tujuan : memanfaatkan pengetahuan untuk keunggulan organisasi

•

Manfaat : membangun budaya knowledge sharing di kalangan karyawan diharapkan dapat mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok atau individu, Peningkatan aset pengetahuan.

•

Fungsi : Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang dimiliki, untuk mencegah hilangnya kekayaan intelektual perusahaan

•

User: semua bagian.

•

Biaya : Rp. 95.000.000,-

91 Table 3.28 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Knowledge Management System (KMS)

Business Value Scorecard untuk KM


20


25


20

JABATAN


35

User 1

Bagian TI

3

5

3

4

User 2

Staff SD

3

4

4

4

User 3

Staff SD

4

4

3

4

User 4

Staff SD

4

4

4

3

User 5

P & GA

3

4

4

3

Total

17

21

18

18

Rata-rata

3,4

4,2

3,6

3,6

Skor

119

84

90

72

Dampak pada tujuan strategi KMS perusahaan: 365 Nilai resiko KMS terdiri atas: •

Resiko proyek atau organisasi: 6

•

Ketidakpastian pendefinisian: 6

•

Ketidakpastian teknis:6

•

Resiko infrastruktur SI: 7

•

Resiko teknis: 8

365

92 •

Resiko investasi:8

•

Resiko manajemen proyek: 7

Tingkat resiko : 48

3.5.1.2 Geographic Information Systems(GIS) •

Tujuan : Menganalisis kinerja saluran distribusi dan menganalisis

tahapan pembuatan rute saluran distribusi dan penyebaran distribusi. •

Manfaat : untuk menyimpan, dan menganalisis objek-objek dimana lokasi geografis merupakan karakteristik yang penting atau kritis untuk dianalisis.

•

Fungsi : mengolah, memanipulasi, analisa, memperagakan dan menampilkan data spatial untuk menyelesaikan perencanaan, mengolah dan meneliti permasalahan data yang berbasis lokasi.

•

User: bagian SD

•

Biaya : Rp.116.300.000,-

Table 3.29 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Geographic

25

20


20



Business Value Scorecard untuk GIS

JABATAN

35


Information Systems(GIS)

93 User 1

Bagian TI

4

2

3

3

User 2

Staff SD

5

3

4

4

User 3

Staff SD

3

3

3

3

User 4

Staff SD

5

3

4

3

User 5

P & GA

4

3

3

3

Total

21

14

17

16

Rata-rata

4,2

2,8

3,4

3,2

Skor

147

56

85

64

Dampak pada tujuan strategi GIS perusahaan: 352 Nilai resiko GIS terdiri atas: •

Resiko proyek atau organisasi: 6

•

Ketidakpastian pendefinisian: 8

•

Ketidakpastian teknis: 7

•

Resiko infrastruktur SI: 7

•

Resiko teknis: 8

•

Resiko investasi:8

•

Resiko manajemen proyek: 6

Tingkat resiko= 50

352

94 Tabel 3.30 Portofolio Proyek

Portofolio Proyek Nama Proyek KMS

Dampak

Resiko

Biaya

Portfolio

365

48

Rp. 95.000.000,-

Factory

GIS

352

50

Rp. 116.300.000,-

Future Strategy

3.6

Manajemen Agenda Manajemen agenda adalah tolak ukur untuk mengimplementasikan investasi IT ke dalam bentuk sistem informasi. Penilaian akan kondisi perusahaan sangat diperlukan untuk mengimplementasikan suatu investasi IT dalam bentuk sistem ke dalam perusahaan. Ada beberapa sudut pandang yang digunakan untuk melakukan penilaian terhadap perusahaan dalam manajemen agenda, yaitu : •

Menentukan sasaran

•

Bertanya dengan pertanyaan yang tepat

•

Menghubungkan dengan lapisan bawah

•

Memahami biaya dan sumber daya

•

Fokus pada sesuatu yang benar

•

Mengadopsi proses yang efektif untuk menghasilkan tindakan

95 Tabel 3.31 Manajemen agenda 1 : Menentukan Sasaran

Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak

Bila Tidak, Apa Rencana Untuk Membetulkannya ?

Apakah proses bisnis dan perencanaan IT secara Y penuh terhubung dan terintegrasi ? Apakah IT mampu berinovasi memberikan Y dampak pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru ?

Apakah investasi IT diprioritaskan pada strategi

Y

bisnis ? Apakah seluruh pengeluaran IT (pengembangan, Y pengoperasian,

perawatan,

layanan)

selaras

dengan strategi bisnis ? Apakah bisnis dan manajemen IT secara

Y

konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi IT pada kinerja bisnis lapisan bawah ? Apakah bisnis IT dan kinerja teknis telah Y terlacak ? Apakah proses perencanaan dan manajemen berfokus pada pengeluaran biaya untuk seluruh

T

Alokasi biaya digunakan untuk

96 IT, baik operasional maupun proyek ?

kegiatan yang menunjang keefektifan bisnis

Apakah manajer IT dan bisnis berpartisipasi Y secara efektif dalam proses manajemen ?

Tabel 3.32 Manajemen agenda 2 : Bertanya dengan Pertanyaan yang Tepat Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak

Bila tidak, apa rencana untuk membetulkannya?

RIGHT

Apakah investasi TI sudah

DECISION

pada tempat yang tepat? Apakah kita tahu apa yang

Y

Y

akan kita hasilkan? Apakah dapat

Y

menghilangkan biaya TI yang tidak perlu? Apakah dapat

Y

menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain? RIGHT ACTION

Dapatkah mengurangi

T

Meningkatkan

97 biaya dari kegiatan yang

kinerja yang buruk

kinerjanya buruk

sehingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang didapat

Dapatkah kta mengubah

Y

strategi bisnis kita pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat? RIGHT RESULT

Apakah kita akan

Y

mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Dapatkah kita mengontrol secara efektif biaya TI?

Y

98 Tabel 3.33 Manajemen agenda 3 : Menghubungkan pada Bottom Line / Lapisan Bawah Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak Bila

Tidak,

Rencana

Apa Untuk

Membetulkannya ? Apakah kita mengetahui tujuan / arahan strategisnya Y ? Apakah investasi TI diprioritaskan berdasar arahan Y strategi ? Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasi, Y perawatan, layanan) sudah selaras dengan arahan strategi ? Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran biaya Y yang tidak perlu ? Apakah kita mengevaluasi anggaran operasional Y berdasar arahan strategi ? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara Y efektif pada proses manajemen

99 Tabel 3.34 Manajemen Agenda 4 : Mengerti Biaya dan Sumberdaya Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak Bila

Tidak,

Rencana

Apa Untuk

Membetulkannya ? Apakah

ada

pengelolaan

pada

proyek Y

pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek ? Adakah analisis biaya operasional dari sudut Y pandang Portfolio ? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh Y penyelarasan strategis ? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh Y kualitas atau tingkat layanan ? Apakah diketahui seberapa besar investasi TI Y untuk layanan ? untuk manajemen Apakah kita memiliki sebuah strategi investasi Y untuk pengeluaran operasional Adakah strategi investasi pada aplikasi yang ada ?

Y

Bila kita saat ini melakukan Portfolio, apakah kita Y mampu merawat informasi secara akurat ?

100 Tabel 3.35 Manjemen Agenda 5 : Fokus pada Sesuatu yang Benar Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak Bila

Tidak,

Rencana

Apa Untuk

Membetulkannya ? Apakah aktivitas IT dan sumber daya yang Y direncanakan, diutamakan, dilaksanakan, dan diukur berdasarkan pada hubungan dan kontribusi mereka pada hasil bisnis ? Apakah perencanaan, prioritas, dan pengukuran Y dukungan

“strategy

of

action”

dengan

kemampuannya dalam memberi reaksi terhadap kegiatan yang tidak diduga dan adanya perubahan bisnis ? Apakah

rencana

perusahaan

dan

proses Y

manajemen menghasilkan tujuan yang eksplisit dan strategi yang baik? Apakah semua aktivitas IT dan kegiatan organisasi Y dalam sumber daya dan proses Portfolio untuk tujuannya

dalam

mengatasi

dampak

beban,

manajemen performa, beban tingkat kualitas dan layanan, komitmen sumber daya ? Apakah semua IT yang ada dikendalikan oleh Y adanya tujuan strategi bisnis ?

101 Apakah sumberdaya – baik pengeluaran (biaya) Y yang

terus-menerus

maupun

investasi

baru

dialokasikan dan dikeluarkan berdasarkan pada hubungan yang jelas kepada tujuan strategis ?

Tabel 3.36 Manajemen Agenda 6 : Mengadopsi Proses yang Efektif untuk Menghasilkan Tindakan Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak Bila

Tidak,

Rencana

Apa Untuk

Membetulkannya ? Perencanaan

kebutuhan

pasokan-

Apakah Y

perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya? Inovasi-Apakah perusahaan punya inovasi yang Y bagus melalui TI pada proses dan kinerja? Prioritasasi-Apakah perusahaan memilih investasi Y yang bernilai tinggi? Penyelarasan-Apakah

perusahaan

mendapat Y

peningkatan dari kegiatan TI-nya? Pengukuran

Kinerja-

Apakah

penggunaan Y

pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan Budaya-Apakah perusahaan mampu Y

102 untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? Manajemen Portfolio-Apakah semua investasi TI Y dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis? Pengelolaan

dampak

TI-Apakah

pemanfaatan Y

aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?

BAB 3 DATA DAN ANALISIS. pendistribusian produk dari P.T. Japfa Comfeed Indonesia Tbk

Recommend Documents