BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
LandasanTeori
2.1.1 Komunikasi Komunikasi merupakan salah satu kegiatan interaksi yang sangat penting dalam semua aspek kehidupan manusia. Komunikasi bagaikan urat nadi kehidupan sosial manusia, karena seluruh kegiatan manusia dimulai dengan komunikasi (Soedarsono, 2009: 27). Hal ini menekankan bahwa komunikasi merupakan kegiatan yang tidak pernah lepas dari kehidupan manusia. Ketika manusia sendirian atau bersama dengan orang lain, manusia selalu melakukan kegiatan komunikasi. Artinya manusia selalu terlibat dalam kegiatan menyampaikan pesan dan menterjemahkan pesan. Hal ini berlangsung secara disadari maupun tidak disadari (Zuhdi, 2011: 1). Chris
fill
memberikan
pemahaman
mengenai
komunikasi
bahwa
communications itself is the process by which individuals share meaning (komunikasi adalah proses dimana individu saling berbagi pemahaman) (Soedarsono, 2009: 28). Pendapat ini mirip dengan yang dikemukana oleh Keith Davis. Menurut Keith Davis, komunikasi adalah pemindahan pengertian dari satu orang kepada orang lain. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah proses pemindahan pesan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada yang lain. (Zuhdi, 2011: 2) Selain
definisi yang telah diberikan oleh Chris Fill dan Davis, untuk
memberikan gambaran yang lengkap mengenai definisi-definisi komunikasi, Brent D 11
12 Ruben memberikan definisi bahwa komunikasi adalah suatu proses koordinasi yang dilakukan oleh individu dengan lingkungannya ( kelompok, organisasi, masyarakat) dengan menciptakan, mengirim dan menggunakan informasi. Berdasarkan definisi yang diberikan oleh Brent D. Ruben, dalam (Zuhdi, 2011: 4).dapat diambil suatu pengertian bahwa komunikasi adalah suatu proses interaktif. Dalam defiinisi yang dikemukakan oleh Ruben, juga dinyatakan adanya proses menciptakan ide atau gagasan (developing ideas) merupakan tahapan awal dalam proses komunikasi. Kemudian terjadi proses pengiriman ide atau gagasan yang telah diolah dan dikembangkan dalam bentuk informasi yang merupakan pesan (message), dan berikutnya terjadi proses pengiriman pesan (transmiting the message). Beberapa
penjelasan
mengenai
komunikasi
tersebut
secara
umum
menunjukkan bahwa kegiatan komunikasi adalah proses transfer pengertian melalui peristiwa yang disengaja ataupun tidak disengaja secara langsung atau melalui saluran agar terjadi respon, baik verbal maupun non verbal. Dan juga, setiap pihak yang terlibat dalam komunikasi yaitu komunikator dan komunikan secara simultan melakukan peran komunikator dan komunikan secara bergantian. Terkait dengan penelitian ini, gaya kepemimpinan dan arah aliran informasi, melibatkan komunikasi antara atasan dan bawahan dimana mereka dapat secara simultan melakukan peran komunikator dan komunikan secara bergantian. Sehingga menciptakan arah aliran informasi yang terjadi, dimana atasan memberikan pesan kepada bawahan, bawahan memberikan pesan kepada atasan.
13 2.1.2 Komunikasi Organisasi Organisasi merupakan tempat atau wadah di mana orang-orang yang melakukan kegiatan pencapaian tujuan itu berhimpun. Kegiatan di sini adalah suatu aktivitas kerja yang kompak sehigga merupakan suatu unit kerjasama dalam menuju arah tercapainya tujuan bersama (Suhandang, 2012: 177). Organisasi juga dapat dikatakan sebagai kelompok manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Kelangsungan Hidup suatu organisasi / perusahaan, salah satunya bergantung pada bagaimana para anggotanya saling membagikan serta mengkoordinasikan tugas dan tanggung jawabnya, seperti yang tertera dalam sturktur organisasi / perusahaan. Pendekatan sistem manajemen komunikasi merupakan salah satu alternatif yang digunakan organisasi / perusahaan untuk menjaga agar aktivitas manajemen dapat berjalan sesuai dengan tujuan (Soedarsono, 2009: 39). Menurut Schein dalam (Muhammad, 2011: 23) mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Dengan demikian dapat dijelaskan bahwa suatu organisasi adalah koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang direncanakan untuk mencapai suatu maksud atau tujuan bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta wewenang dan tanggung jawab. Dari pemahaman mengenai organisasi, pada intinya organisasi menetapkan peran (role) kepada setiap orang yang menjadi anggotanya, peran-peran itu kemudian dioperasionalisasikan ke dalam tugas (task) dan fungsi (function). Operasionalisasi tugas dan fungsi yang beraneka ragam dan bertingkat-tingkat tersebut disesuaikan
14 dengan jabatan yang bersifat struktural dan fungsional, sekaligus menunjukkan tinggi – rendahnya kedudukan serta besar – kecilnya kewenangan. Semua peran tersebut tidak dapat dilaksanakan sendiri tetapi harus bersama-sama dengan orang lain yang mempunyai kedudukan dan kewenangan yang lebih tinggi, setingkat maupun yang lebih rendah. Proses kerja sama itu memerlukan hubungan dengan orang lain melalui mekanisme yang disebut komunikasi, dan karena konteksnya dalam organisasi, disebut komunikasi organisasi (Soedarsono, 2009: 40). Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan ke atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level/tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program (Muhammad, 2011: 65). Penjelasan singkat mengenai komunikasi internal atau komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi, misalnya komunikasi antara manajemen dengan karyawan (Indrasafitri, 2008: 18). Secara sederhana, komunikasi organisasi dipahami sebagai jaringan kerja yang dirancang dalam suatu sistem dan proses untuk mengalihkan informasi dari seseorang/sekelompok orang kepada seseorang/sekelompok orang demi tercapainya tujuan organisasi. Jaringan komunikasi organisasi merupakan pola hubungan antarmanusia yang bersifat formal. Keformalan itu meliputi adanya jaminan formalitas dalam unsur-unsur komunikasi dan proses kerja unsur-unsur tersebut. Unsur tersebut dalam komunikasi organisasi meliputi :
15 a. Kesengajaan, karena pertukaran pesan dalam komunikasi organisasi dilakukan melalui suatu hubungan formal dan informal (bukan hubungan sosial) yang disengaja berdasarkan penggarisan organisasi, dimana setiap tingkatan memiliki posisi dan peranan tertentu dalam organisasi. b. Pertukaran, karena meliputi paling tidak dua atau lebih orang, yakni pihak pengirim dan penerima. Masing-masing puhak secara bergantian menjadi penerima atau pengirim pesan. c. Gagasan, pendapat, informasi dan instruksi. Isi pesan berupa buah pikiran dan harapan
yang
disampaikan
sesuai
dengan
kondisi
individu
dan
lingkungannya. d. Personal dan impersonal, karena menggunakan saluran langsung seperti tatap muka atau melalui saluran tidak langsung media massa (website perusahaan, majalah perusahaan dan lain-lain) kepada sejumlah orang secara serentak. e. Simbol atau tanda. Simbol mungkin positif dan abstrak, tanda mungkin berbentuk verbal dan nonverbal. Keduanya dapat disandikan menjadi pesan untuk dipertukarkan. Kuncinya adalah bagaimana memakna pesan-pesan tersebut. f. Mencapai tujuan organisasi merupakan salah satu karakteristik, tujuan atau harapan organisasi yang bersifat formal dan sangat ditentukan oleh pimpinan. Unsur-unsur tersebut menunjukkan bahwa kegiatan komunikasi organisasi terjadi dalam batas-batas yang jelas dan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasinya. James L.Gibson menjelaskan dengan cara mengimplementasikan unsur-unsur yang ada dalam proses komunikasi tersebut ke dalam kegiatan organisasi/perusahaan, yaitu :
16 a. Komunikator dalam konteks organisasi/perusahaan adalah seorang karyawan atau anggota organisasi perusahaan dengan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan komunikasi. b. Membuat sandi atau menyandi (encoding) dilakukan oleh komunikator, dengan menerjemahkan gagasan komunikator ke dalam serangkaian tanda/simbol komunikasi yang sistematis.Bentuk utama dari sandi adalah bahasa. Fungsi dari pembuatan sandi adalah memberi bentuk tertentu untuk menyatakan gagasan dan maksud sebagai sebuah pesan. c. Pesan (message) merupakan hasil dari proses pembuatan sandi. gagasan/ide oleh komunikator dinyatakan dalam bentuk pesan – dapat bersifat lisan atau tulisan. d. Media adalah alat untuk menyampaikan pesan. Organisasi/ perusahaan memberi informasi kepada anggotanya dengan beraneka ragam cara termasuk tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, sistem imbalan, jadwal produksi dan ramalan penjualan. e. Menguraikan sandi ke penerima (decoding – receiver). Menguraikan sandi (decoding) merupakan istilah teknis bagi proses pikiran penerima. Penerima menafsirkan (menguraikan sandi) pesan menurut pengalaman sendiri sebelumnya (field of experiences) dan menurut kerangka referensinya (frame of references). f. Umpan balik (feedback). Pada komunikasi satu arah tidak memungkinkan pemberian umpan balik dari penerima kepada komunikator, sehingga kemungkinan penyimpangan (distorsi) antara pesan yang diterima dapat terjadi. Sedangkan komunikasi dua arah (timbal balik) terjadi proses umpan balik
dari
penerima
kepada
komunikator.
Dalam
pengelolaan
17 organisasi/perusahaan, kegiatan komunikasi terjadi antara manajer dengan bawahannya atau sebaliknya, dan umpan balik dapat berlangsung secara langsung maupun tidak langsung. g. Kegaduhan (noise), merupakan faktor-faktor yang menggangu proses komunikasi. Faktor-faktor ini dapat muncul melalui masing-masing unsur komunikasi. Selanjutnya, implementasi dari unsur-unsur proses komunikasi di organisasi atau perusahaan adalah bagaimana manajer (pimpinan organisasi) mempunyai gagasan-gagasan besar untuk memanfaatkan komunikasi organisasi; mulai dari penyusunan rencana, mengorganisasikan seluruh kegiatan dengan dukungan sumber daya manusia (SDM), fasilitas software dan hardware, mengarahkan, mengawasi sampai dengan mengevaluasi seluruh kegiatan organisasi tersebut, hingga tujuan organisasi/perusahaan tercapai. (Soedarsono, 2009: 43) Penelitian ini akan menganalisa komunikasi organisasi yang terjadi dalam perusahaan. Bilamana setiap anggota yang terdiri dari beragam posisi dan peran dalam perusahaan ini saling menciptakan dan bertukar informasi atau pesan secara terus menerus. Selain itu, menganalisa pula keadaan yang saling bergantung dan berhubungan antara satu bagian dengan bagian lain.
2.1.3 Kepemimpinan Manajer atau pemimpin adalah seseorang yang memiliki tugas membuat orang-orang dalam sebuah organisasi atau perusahaan dengan berbagai karakteristik dan latar belakang budaya bekerja bersama untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan dan sesuai dengan teknologi yang dipakai (Murtie, 2012: 18).
18 Dengan kemampuan mengatur orang-orang dari karakteristik dan latar belakang budaya yang berbeda tersebut maka dengan sendirinya tugas seorang manajer adalah mengintegrasikan bebagai berbagai macam variabel baik dari karakteristik yang berbeda, latar belakang budaya yang bermacam-macam, dan pendidikan yang bervariasi
ke
dalam
suatu
tujuan
dalam
perusahaan
tersebut
dengan
menyesuaikannya satu dengan yang lainnya. Karena di dalam sebuah organisasi baru, sosialisasi berlangsung atas prakarsa dan tanggung jawab (para) pendiri dan/atau pemimpin organisasi dan melibatkan segenap anggota organisasi. Hardjana, (2010). Untuk menyesuaikan berbagai perbedaan di antara para karyawan tersebut tentu saja diperlukan adanya mekanisme yang mumpuni dan sesuai untuk diaplikasikan ke dalam sistem kerja seorang manajer atau pemimpin (Murtie, 2012: 28-30), antara lain: a. Pengarahan (direction) Pengarahan atau direction ini mencakup pembuatan keputusan, kebijakan, supervisi, dan lain-lain. b. Rancangan organisasi dan pekerjaan Tentu saja seorang manajer harus mampu merancang pekerjaan yang akan dilakukan oleh anak buahnya, seperti membuat schedule akan sangat membantu para karyawan dalam menyelesaikan tugas dengan lebih tepat waktu dan sasaran c. Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan Seorang manajer memiliki tugas mengajak berbagai tipe dan karakteristik karyawan untuk bersama-sama mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, manajer juga berhak untuk menyeleksi karyawan yang akan membantunya
19 melaksanakan tugas yang sesuai dengan karakteristik karyawan terhadap tugas yang akan diembannya. Setelah tahapan seleksi, seorang manajer juga mengadakan pelatihan (training) tentang tugas-tugas yang akan diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan untuk penunjang keberhasilan dan tercapainya tujuan. Setelah adanya pelatihan awal, selanjutnya secara berkala manajer mengadakan pengembangan kemampuan yang dimiliki oleh para karyawan sehingga produktivitas karyawan semaki baik. d. Sistem komunikasi dan pengendalian Manajer harus memiliki sistem komunikasi yang baik dan dua arah dengan para bawahannya. Dengan komunikasi yang baik, manajer bisa mengetahui segala aspirasi dari bawahannya untuk kemudian dibuat sebagai pijakan dalam membuat keputusan dan kebijakan yang akan dilakukan. Dengan adanya komunikasi pula, pengendalian yang dilakukan oleh manajer menjadi lebih mudah dan terarah. Akan tetapi, tentu saja komunikasi yang dilakukan juga harus beimbang dan sesuai porsi sehingga kewibawaan manajer tersebut tetap dapat dipertahankan. Dr. H. Roeslan Abdulgani mengemukakan bahwa kepemimpinan atau leadership pada umumnya memerlukan sifat kelebihan dari yang memimpin terhadap yang dipimpinnya. Sifat kelebihan itu dapat meliputi ketiga hal, yaitu: a. Kelebihan dalam penggunaan pikiran dan rasio b. Kelebihan dalam rohaniah c. Kelebihan dalam badaniah Mengenai kelebihan dalam penggunaan pikiran dan rasio, Roeslan Abdulgani menjelaskan, maksudnya seseorang memiliki pengetahuan yang lebih mendalam
20 tentang hakekat tujuan organisasi yang dipimpinnya; tentang keluhuran asas-asas yang mendasari organisasi yang dipimpinnya itu; dan tentang tata cara untuk memutarkan roda organisasi secara efisien, yaitu segala cara sedemikian rupa sehinggan dapat tercapai hasil maksimal dengan jerih payah yang minimal. Tentang kelebihan dalam rohaniah, Roeslan menjelaskan bahwa ini berarti kelebihan dalam memiliki sifat-sifat yang menacarkan keluhuran budi pekerti, ketinggian moralitas, dan kesederhanaan watak. Sedangkan kelebihan dalam badaniah dimaksudkannya dengan memiliki kesehatan badan yang memungkinkan menjadi contoh dalam prestasi kerja sehari-hari (Suhandang, 2012: 198-199). Sejalan dengan pendapat Roeslan Abdulgani, Oemi Abdurrachman mengemukakan bahwa pada seorang pemimpin memang terdapat kelebihan daripada mereka yang dipimpin. Namun Oemi Abdurrachman mengemukakan melalui kacamata lain (Suhandang, 2012: 199), yaitu kelebihan dalam hal: a. Intelegensia. Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk menganalisa permasalahan yang dihadapinya b. Kematangan. Matang dalam berpikir dan mempunyai pandangan yang luas, tidak lekas putus asa, serta dapat mengendalikan emosinya. Mempunyai kepercayaan pada diri sendiri dan menghormati dirinya sendiri. Sikap anti sosial terhadap orang lain tidak menonjol. c. Motivasi. Bekerja keras dan bertanggung jawab untuk melaksanakan dan menyelesaikan sesuatu demi kepentingan bersama. Jadi, pada prinsipnya seorang pemimpin itu mempunyai karakter yang lebih tinggi daripada yang lain, serta sesuai dengan situasinya sanggup menggerakkan orang lain untuk sama-sama mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan bersama
21 (Suhandang, 2012: 201). Dan dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar berbuat sesuai dengan tujuannya. Dalam hal ini, seseorang diberikan kekuasaan dan wewenang untuk bertindak dengan cara mempengaruhi antar perseorangan (interpersonal) lewat proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Soedarsono, 2009: 74). Selain itu seorang pemimpin harus memerlukan keterampilan managerial (managerial skill). Keterampilan managerial adalah kemampuan mengatur dan mengelola potensi diri sendiri. Serta kemampuan untuk melakukan koordinasi dengan sesama anggota tim. Termasuk didalamnya kemampuan dalam membuat rencana kerja, menentukan tujuan, memantau kinerja, memonitor perkembangan serta untuk memastikan pekerjaan telah dilakukan secara benar dan lain-lain. Maka daripada itu, it is important that organizations pay special attention to development of future leaders in order to sustain long-term effective leadership practices and high organizational performance Amagoh, (2009). Itu artinya dalam hal kepemimpinan, penting bahwa organisasi memberikan perhatian khusus terhadap pengembangan pemimpin masa depan dalam rangka untuk mempertahankan praktek kepemimpinan jangka panjang yang efektif dan kinerja organisasi yang tinggi. Sehingga dapat terciptanya pemimpin yang ideal. Selain mekanisme yang mumpuni dan sesuai, kelebihan-kelebihan dan keterampilan yang ada pada pemimpin, hal lain yang dimiliki yang dapat mendukung agar tercipta pemimpin yang ideal (Murtie, 2012: 31-32) adalah : 1. Memiliki pengetahuan yang luas, menyeluruh, daya ingat kuat, dan pintar menganalisis. Seorang pemimpin memang memerlukan energi ekstra untuk
22 mau terus belajar dan menganalisis segala permasalahan sehingga segala kebijakan yang dikeluarkannya tidak terasa klise dan berpihak pada satu arah saja 2. Memiliki keterampilan komunikasi yang baik, rasional, objektif dan besikap antisipatif. Dengan menguasai komunikasi, pemimpin tersebut bisa dipastikan akan dapat meredam segala gejolak yang mungkin timbul dari kesalapahaman yang kerapkali terjadi pada sebuah organisasi atau perusahaan. Pimpinan juga harus rasional dan memiliki sifat objektif terhadap segala hal yang menyangkut kinerja bawahannya. Dengan sikap tersebut, dapat dipastikan fungsi kontroling akan lebih efektif dan mengena. Begitu pula dengan sikap antisipatif, yang dimiliki membuat seorang pimpinan mampu mengambil tindakan dengan cepat ketika terjadi sesuatu hal terhadap divisi yang dinaunginya. 3. Tepat waktu, dapat menentukan skala prioritas, dan berorientasi masa depan 4. Dapat menjadi pendengar yang baik, memiliki keteladanan, berani, tegas, namun tetap fleksibel. Seorang pemimpin ideal memang harus, pasang telinga lebar-lebar untuk mendengarkan segala aspirasi, keluhan, dan saran dari para bawahannya. Karena dengan adanya perhatian dari seorang pemimpin, para karyawan akan merasa lebih tenang dan dapat menghormati pemimpin tersebut.
2.1.4 Human Relations Human Relations adalah hubungan pribadi secara rohani antar insan. Di dalam suatu perusahaan, relasi humanis penting artinya untuk menumbuhkan suatu group feeling di kalangan para pegawainya dari tingkat bawah sampai pada tingkat
23 pimpinan. Dengan perasaan segolongan atau group loyalty, maka semua pegawai dari perusahaan itu akan punya rasa memiliki terhadap perusahaan itu, sehingga mereka akan selalu menjaga, memelihara, dan memupuk nama baik perusahaannya. Bahkan lebih dari itu, mereka akan selalu membela dan menyelamatkan segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan perusahaannya. (Suhandang, 2012: 186). Dari penjelasan diatas dapat dipetik makna bahwa pegawai akan selalu memikirkan situasi dan kondisi di dalam organisasi sehingga dapat menimbulkan ketentraman dan suasana yang menyenangkan. Sehingga, akan menjamin kegairahan bekerja dari para pegawainya. Di negara-negara yang sudah maju human relations semakin mendapat perhatian para manajer ataupun pimpinan dalam organisasi apapun, karena semakin dirasakan pentingnya dalam rangka memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam manajemen. Benturan-benturan psikologis dan konflik-konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara manajer dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang benar-benar menggangu jalannya roda organisasi dalam mencapai tujuan. (Effendy, 2009: 40) Human Relations adalah komunikasi persuasif yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain secara tatap muka dalam situasi kerja (work situation) dan dalam organisasi kekaryaan (work organization) dengan tujuan untuk menggugah kegairahan dan kegiatan bekerja dengan semangat kerjasama yang produktif dengan perasaan bahagia dan puas hati. Penjelasan singkat mengenai human relations ditujukan untuk menyadarkan bahwa seorang pemimpin membutuhkannya agar
24 dapat mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas para karyawan dan mengkooperasikan hasrat-hasrat mereka untuk bekerja bersama-sama (Effendy, 2009: 52). Jadi dapat dikatakan dalam penelitian ini mengenai gaya kepemimpinan dan arah aliran informasi, Human Relations penting untuk dilihat agar hubungan yang terjadi antara pemimpin beserta gaya kepemimpinannya dengan karyawannya, dan juga karyawan dengan karyawan, dimana setiap pihak dapat merasa bahagia atau puas sehingga dapat memecahkan masalah yang menyangkut manusia dalam organisasi dengan komunikatif dan persuasif.
2.1.5 Public Relations Public Relations atau PR memiliki peranan yang penting. PR merupakan hal yang pokok dalam dunia modern ini guna memuluskan proses komunikasi dan pemahaman. Scoot M. Cutip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom menyatakan dalam edisi keenam buku Effective Public Relations bahwa, “Public Relations adalah fungsi manajemen yang mengidentifikasikan, menetapkan, dan memelihara hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan segala lapisan masyarakat yang menentukan antara organisasi dan segala lapisan masyarakat yang menentukan keberhasilan atau kegagalan Public relations”. Sementara Doug Newsom dan Alan Scott, dalam This is Public Relations, edisi ketiga, cukup mengatakan, “Public Relations adalah tanggung jawab dan sikap tanggap dalam kebijakan dan informasi demi kepentingan utama lembaga bersangkutan dan masyarakatnya.” (Nurjaman & Umam, 2012: 103) Jadi dapat disimpulkan bahwa Public Relations adalah teknik menyampaikan pesan kepada masyarakat agar maksud yang kita sampaikan dapat diterima baik dan tujuan kita tercapai.
25 Dalam hal komunikasi organisasi, Public Relations atau PR memiliki peranan yang penting. Public Relations merupakan hal yang pokok dalam dunia modern ini guna memuluskan proses komunikasi dan pemahaman. Public Relations mencakup riset dan analisis, penyusunan kebijakan, pemrograman, komunikasi dan umpan balik yang terkena dampak. Menurut John E. Marston dalam bukunya Modern Public Relations (Kasali Rhenald, 2003: 6-10) mengatakan sebagai berikut, “Public Relations is Planned, persuasive communication designed to influence significant public.” John E. Marston juga mempunyai definisi yang lebih spesifik, yaitu “ Public Relations adalah seni untuk membuat perusahaan anda disukai dan dihormati oleh para karyawan, konsumen dan penyalurnya.” Oleh karena itu, Public Relations merupakan suatu bidang yang memerlukan perencanaan yang matang dalam suatu pendekatan manajemen pada target-target tertentu (Nurjaman & Umam, 2012: 104). A good public relations enable a social organization to keep good relation with the public even before a crisis event, so as to maintain normal operation of the social organization, protect its public image and reduce the negative effects of the crisis to its minimum degree. (Li & Yang, 2010). Yang artinya adalah sebuah public relations yang baik memungkinkan organisasi sosial untuk menjaga hubungan baik dengan masyarakat bahkan sebelum terjadinya krisis, sehingga dapat menjaga kelangsungan organisasi sosial, melindungi citra publik dan mengurangi efek negatif dari krisis sampai ke tingkat terendah. Kegiatan Public Relations ke dalam perusahaan diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan. (Suhandang, 2012: 73)
26 Suasana menyenangkan dapat diciptakan dapat diciptakan apabila pimpinan selalu memperhatikan kepentingan para pegawainya (Suhandang, 2012: 74). Maka daripada itu, peran PR adalah menciptakan keserasian hubungan diantara pegawai baik vertikal maupun horisontal yang berfungsi untuk memperkuat tim kerja dalam perusahaan. Beberapa praktisi dan perusahaan berusaha menghindari penggunaan istilah Public Relations karena publik dan media kadang-kadang mencerminkan kesalahpahaman mengenai bidang ini. Mereka memberikan nama lain untuk Public Relations. Oleh karena itu, sejumlah perusahaan besar Amerika lebih menyukai istilah komunikasi perusahaan/Corporate Communication. Menurut O’Dwyer’s Directory of Corporate Communication edisi 1986, Komunikasi merupakan istilah yang paling populer di antara perusahaan yang tercantum dalam Fortune 500, dan 107
perusahaan
umum/Public
menggunakannya.
Affairs
(58
Istilah
perusahaan
populer
lainnya
menggunakannya),
adalah dan
urusan
hubungan
perusahaan/corporate relations (25 perusahaan) (Nurjaman & Umam, 2012: 110) Pentingnya Public Relations memahami gaya kepemimpinan dan pola aliran informasi agar dapat menciptakan keserasian antara pimpinan dan bawahan. Keserasian hubungan di antara para pegawai, baik vertikal maupun horisontal diharapkan akan memperkuat tim kerja dalam perusahaan itu.
2.2
Landasan Konseptual
2.2.1 Arah Aliran Informasi Salah
satu
tantangan
besar
dalam
komunikasi
organisasi
adalah
menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima
27 informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Dalam komunikasi organisasi kita berbicara tentang informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah – komunikasi kebawah; informasi yang bergerak dari suatu jabatan yang otoritasnya lebih rendah kepada orang yang otoritasnya lebih tinggi – komunikasi keatas; informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang sama tingkat otoritasnya – komunikasi horisontal; atau informasi yang bergerak diantara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya dan mereka menenmpati bagian fungional yang berbeda – komunikasi lintas saluran. Kita jugaa menyinggung informasi yang mengalir secara informal bersama-sama “selentingan” (Pace & Faules, 2010: 183) a. Komunikasi ke Bawah ( Downward Communication ) Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. (Pace & Faules, 2010: 184) Dalam komunikasi ini pesan mengalir dari atas ke bawah. Pada umumnya pesan yang disampaikan berkaitan dengan pemberian tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut dapat berupa pengarahan, instruksi, teguran, dan sebagainya (Zuhdi, 2011: 84) Ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: (1) informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2) informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, (4) informasi mengenai kinerja pegawai, dan (5) informasi untuk ,mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of Mission) (Pace & Faules, 2010: 185) Para pegawai
28 di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen puncak hidup dalam dunia informasi. b. Komunikasi ke Atas ( Upward Communication ) Upward Communication adalah komunikasi yang mengalir dari bawahan ke atas. Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi. Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas – yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi daripada dia. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas (Pace & Faules, 2010: 189). Komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pimpinan memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi
dalam
merumuskan
pelaksanaan
kebijaksanaan
bagi
departemennya atau organisasinya (Muhammad, 2011: 117). c. Komunikasi horisontal ( Horizontal Communication ) Komunikasi horisontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horisontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti
29 koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi (Muhammad, 2011: 121). Selain itu, Horizontal Communication merupakan komunikasi antara orang-orang yang setara kedudukannya dalam organisasi. Pesan yang disampaikan pada mumunya berkaitan dengan koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik, membagi informasi, mengatasi konflik, mengembangkan solidaritas diantara para anggota organisasi/karyawan dan meningkatkan kekompakan dalam sebuah organisasi (Zuhdi, 2011: 50) Penelitian dan pengalaman menyatakan bahwa komunikasi horisontal muncul paling sedikit karena enam alasan yaitu untuk mengkoordinasikan penugasan kerja; berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan; untuk memecahkan masalah; untuk memperoleh pemahaman bersama; untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan; untuk menumbuhkan dukungan antarpesona (Pace & Faules, 2010: 195-196). d. Komunikasi Lintas Saluran Dalam kebanyakan organisasi, muncul keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Misalnya, bagianbagian seperti teknik, penelitian, akunting, dan personalia mengumpulkan data, laporan, rencana persiapan, kegiatan koordinasi, dan memberikan nasihat kepada manajer mengenai pegawai di semua bagian organisasi. Mereka melintasi jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka.
30 Spesialis staf ( staff specialist ) biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung-jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan (Pace & Faules, 2010: 198) e. Komunikasi Informal, Pribadi, atau Selentingan Bila pegawai berkomunikasi satu sama lainnya tanpa mengindahkan posisinya dalam organisasi, faktor-faktor yang mengarahkan aliran informasi lebih bersifat pribadi. Arah aliran informasi kurang stabil. Informasi mengalir ke atas, ke bawah, horisontal, dan melintasi saluran hanya dengan sedikit – kalau ada- perhatian pada hubungan posisional. Karena informasi informal/personal ini muncul dari interaksi di antara orang-orang, informasi ini tampaknya mengalir dengan arah yang tidak dapat diduga, dan jaringannya digolongkan sebagai selentingan (grapevine) (Pace & Faules, 2010: 199). Dikatakan grapevine karena pola penyebaran informasinya seperti rangkaian buah anggur. Pesan ini mengalir dari satu orang kepada orang secara cepat dan menyebar kemana-mana (Zuhdi, 2011: 51) Informasi yang mengalir sepanjang jaringan kerja selentingan juga terlihat berubah dan tersembunyi. Dalam istilah komunikasi, selentingan digambarkan sebagai metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa. Komunikasi informal cenderung mengandung laporan “rahasia” tentang orang-orang dan peristiwa yang tidak mengalir melalui saluran perusahaan yang formal. (Pace & Faules, 2010: 200)
31 Jadi dari kesimpulan yang didapat, komunikasi informal cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah yang berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh yang berkuasa (Muhammad, 2011: 125)
2.2.2 Gaya kepemimpinan Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk membantu orang yang dalam hal ini karyawan atau bawahan untuk menegakkan kembali, mempertahankan dan meningkatkan hasil-hasil yang diinginkan. Secara garis besar dapat kita pahami bahwa pemimpin adalah orang yang membantu orang lain untuk memperoleh hasilhasil yang diinginkan. Pemimpin bertindak dengan cara yang memperlancar produktivitas, moral tinggi, respon yang energik, kecakapan kerja yang berkualitas, berkomitmen, efisiensi, sedikit kelemahan, kepuasan, kehadiran, dan kesinambungan dalam organisasi (Pace & Faules, 2010: 276). Kepemimpinan diwujudkan melalui gaya kerja (operating style) atau cara bekerja sama dengan orang lain yang konsisten. Konsep gaya menunjukan bahwa kita berurusan dengan kombinasi bahasa dan tindakan yang berpadu, yang tampak menggambarkan suatu pola yang cukup konsisten. Ada beberapa model gaya kepemimpinan yang dikenal. Namun teori gaya manajerial dan kepemimpinan yang paling sering diperbincangkan adalah teori yang dikemukan oleh Likert dalam (Pace & Faules, 2010: 288) yang dikenal dengan nama teori empat-sistem, yaitu penguasa mutlak, penguasa semi-mutlak, penasihat dan tekahir adala pengajak-serta.
32 Sistem 1: penguasa mutlak/otoriter (exploitive-authoritative). Artinya adalah manajer/pemimpin memberi bimbingan sepenuhnya dan pengawasan ketat pada pegawai dengan anggapan bahwa cara terbaik untuk memotivasi pegawai adalah dengan memberi rasa takut, ancaman, dan hukuman. Interaksi atasan-bawahan amat sedikit; semua keputusan berasal dari atas dan komunikasi ke bawah semata-mata berisi instruksi dan perintah Sistem 2: Penguasa semi-mutlak (benevolent-authoritative). Gaya ini pada dasarnya bersifat otoritarian, tetapi mendorong komunikasi ke atas untuk ikut berpendapat maupun mengemukakan keluhan bawahan; namun interaksi diantara tingkatan-tingkatan dalam organisasi dilakukan melalui jalur resmi. Komunikasi yang terjadi jarang bersifat bebas dan terus terang. Sistem 3: Penasihat (consultative). Gaya ini melibatkan interaksi yang cukup sering pada tingkat pribadi sampai tingkat moderat, antara atasan dan bawahan dalam organisasi. Informasi berjalan baik ke atas maupun ke bawah, tetapi dengan sedikit penekanan pada gagasan-gagasan yang berasal dari atas. Manajer menaaruh kepercayaan besar, meskipun tidak mutlak, dan keyakinan kepada pegawai. Sistem 4 : Pengajak-serta (participative). Gaya ini amat sportif, dengan tujuan agar organisasi berjalan baik melalui partisipasi nyata pegawai. Informasi berjalan ke segala arah, dan pengendalian dijalankan di setiap tingkatan. Orang berkomunikasi dengan bebas, terbuka, dan berterus terang, hampir tanpa rasa takut terhadap hukuman. Penjelasan lain yang mendukung teori empat-sistem, diantaranya adalah kepemimpinan otoriter. Kepemimpinan otoriter adalah kepemimpinan berdasarkan kekuasaan mutlak. Seorang pemimpin otoriter memimpin tingkah-laku pengikut-
33 pengikutnya dengan mengarahkan kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. (Effendy, 2009: 201) Ciri yang mencolok pada pemimpin yang otoriter adalah ketika pemimpin tersebut membuat keputusan, dia tidak mau mempertimbangkan masukan-masukan yang telah diberikan oleh para karyawannya. Dia merasa bahwa para karyawannya tidak memiliki hak untuk ikut terlibat dalam membuat keputusan tersebut. Jika diadakan rapat, hal itu merupakan formalitas belaka (Zuhdi, 2011: 139). Segala keputusan berada di satu tangan , yakni pemimpin otoriter itu, yang dianggap orang lain dan menganggap dirinya lebih mengetahui daripada orang-orang lain (Effendy, 2009: 201). Karyawan yang memiliki kematangan intelektual, mental dan kematangan organisasinya rendah akan cenderung lebih cocok dipimpin dengan gaya otoriter atau penguasa mutlak (Zuhdi, 2011: 143). Selain itu, gaya kepemimpinan otoriter juga sesuai untuk pekerjaan yang harus dilaksanakan cengan cepat dan dalam keadaan darurat atau keadaan krisis seperti bencana yang memerlukan pemimpin yang kuat (Effendy, 2009: 205). Sementara
gaya
kepemimpinan
demokratis
atau
pengajak-serta
(democratic/participative) memiliki pandangan yang berbeda. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa pemimpin melaksanakan kepemimpinannya secara demokratis. Suatu keputusan yang diambil atau yang ditetapkan merupakan keputusan bersama dari semua anggota kelompok. Setiap
anggota kelompok mempunyai
kebebasan untuk menyatakan pendapatnya (Effendy, 2009: 201). Pemimpin yang bergaya demokratis menciptakan atmosfir keterbukaan. Para karyawan didorong untuk aktif berpendapat dan memberikan sumbangsih pemikiran (Zuhdi, 2011: 141).
34 Setiap suara dari setiap anggota adalah sama nilainya, oleh karena setiap manusia mempunyai hak yang sama untuk membuat keputusan (Effendy, 2009: 202). Satu hal penting dari gaya kepemimpinan demokratis dan pengajak-serta adalah walaupun berarti
keputusan diambil bersama-sama antara atasan dan bawahan, bukan
pemimpin meninggalkan tanggung jawab terbesar dalam pengambilan
keputusan. (Zuhdi, 2011: 141) Sebagai kesimpulan, gaya otoriter atau penguasa mutlak adalah pemimpin secara sepihak menetapkan keputusan tanpa adanya koordinasi dengan bawahannya. Pada dasarnya pemimpin menganggap bahwa karyawan itu lebih rendah pengetahuannya daripada dirinya dan pemimpin tersebut memisahkan diri dari anggota kelompoknya. Gaya otoriter atau penguasa mutlak ini pada umumnya sering memberikan perintah dan instruksi secara sesuka hati. Sementara dalam gaya kepemimpinan pengajak-serta atau demokratis, pemimpin mendorong
karyawannya atau anggota kelompoknya untuk aktif
menyatakan
Sehingga,
pendapat.
kebijakan-kebijakan
dan
langkah-langkah
pekerjaan yang akan dilakukan yang diperoleh berdasarkan keputusan bersama bawahan dengan atasan. Mengenai gaya kepemimpinan pengajak-serta atau demokratis, selain keputusan ditentukan secara bersama, pemimpin juga dapat memberikan petunjuk ataupun saran secara obyektif dan positif. Hal ini berguna untuk memberikan masukan atau gambaran yang tepat dalam pengambilan keputusan.
35
Teori Umum
Komunikasi
Teori Khusus 1. Penguasa Mutlak 2. Penguasa SemiMutlak 3. Penasihat 4. Pengajak-Serta
Komunikasi Organisasi Gaya Kepemimpinan
Kepemimpinan Arah Aliran Informasi
Human Relation
Public Relation
1. Downward Communication 2. Upward Communication 3. Horizontal Communication 4. Komunikasi Lintas Saluran 5. Komunikasi Informal, Pribadi atau Selentingan
Gambar 2.1 Landasan Teori Penelitian Kualitatif
