BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Krisis ekonomi yang sedang melanda di berbagai negara sangat berpengaruh terhadap pertumbuhan ekonomi di indonesia, turunnya kegiatan ekspor tidak sedikit mengakibatkan para pelaku bisnis mengalami kerugian bahkan gulung tikar. Kondisi perekonomian yang kurang bagus ini juga berdampak pada industri manufaktur dan otomotif baik yang berorientasi ekspor maupun konsumsi dalam negeri. PT.Astra Honda Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan dan penjualan sepeda motor merk ‘Honda” yang mana hampir seluruh produknya distribusikan seluruh Indonesia. Dalam kondisi yang serba sulit ini mengharuskan pihak manejemen mengambil langkah-langkah yang cermat untuk mempertahankan kondisi perusahaan agar tetap bisa bertahan dan melawati krisis ini dengan baik. Langkahlangkah yang diambil yang bersifat eksternal adalah dengan mengeluarkan produk baru dengan spesifikasi lebih irit bahan bakar, model yang lebih diminati oleh pasar sehingga menjaga agar pasar tidak jenuh, serta mempertahankan harga jual produk yang tidak naik. Langkah internal yang diambil adalah meningkatkan efisiensi kerja, membuat program penurunan biaya (cost reduction program), menghemat anggarananggaran operasional disetiap divisi-divisi yang ada di dalam perusahaan dan meningkatkan kualitas produk.
2
Divisi Procurement & Purchase Control merupakan divisi yang menjadi bagian dari Direktorat Production, Engineering, dan Procurement. Divisi ini memiliki tugas utama melakukan kegiatan pembelian barang-barang dan jasa yang mendukung kegiatan produksi, serta melakukan proses ordering sekaligus control terhadap subcontraktor PT Astra Honda Motor. Dari kegiatan tersebut maka divisi ini memiliki peran penting dalam perusahan, mahal dan murahnya suatu barang yang dibeli oleh divisi Procurement & Purchase Control sangat berpengaruh terhadap harga dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Sehingga berpengaruh terhadap besar kecilnya keuntungan yang diperoleh perusahaan. Kegiatan pembelian barang yang dilakukan meliputi pembelian mesin-mesin dan suku cadangnya, pembelian dan pembuatan alat-alat bantu produksi (seperti cutting tools, jig, fixture), pembuatan dies (cetakan) dan unit dies, pembelian raw material (seperti aluminium / ingot), pembelian material packaging, pembelian barang-barang consumable (seperti cat, thinner, larutan kimia, bahan bakar minyak, alat-alat kerja), pembelian dan pembuatan barang-barang untuk material handling (seperti kereta, shutter, meja), pembelian alat-alat transportasi barang (seperti forklift, crane, hoist, hand pallet). Kegiatan pengadaan jasa yang dikenal dengan pekerjaan Job Order Extern (JOE) meliputi pembangunan infrastruktur; perbaikan gedung, dan kalibrasi alat. Kegiatan ordering dan delivery control untuk standart part list konponen sepeda motor lokal yang di buat oleh subcontractor.
3
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Divisi Procurement & Purchase control adalah salah satu divisi yang memiliki fungsi menejemen pembelian terhadap barang–barang yang dibutuhkan secara langsung maupun tidak langsung dalam proses produksi sepeda motor. Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas, Divisi Procurement & Purchase control memiliki beberapa program kerja antara lain: 1. Cost Reduction Program (CRP) untuk mengurangi biaya pembelian dari segi harga dan utilisasi barang yang sudah ada. 2. Audit supplier / subcont adalah untuk menjaga kwalitas produk dan ketepatan pengiriman barang/part yang dipesan selalu terjaga. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja staff divisi Procurement & Purchase control (Purchaser) dalam memproses Purchase Request (PR) dari setiap user yaitu Produksi dan Enginering. Dalam melakukan tugasnya Purchaser memiliki ritme dan beban kerja yang cukup tinggi, yaitu menjalankan fungsi pembelian, termasuk di dalamnya melakukan negosiasi dan membina hubungan dengan pemasok (supplier) maupun pihak pengguna (user). Dokumen Purchase Order atau PO adalah instrumen yang penting dalam kegiatan pembelian, yang berfungsi sebagai tanda bukti pemesanan barang kepada para supplier. Dalam setiap penerbitan PO dokumen tersebut harus dilengkapi dokumen perbandingan harga (PH) yang berisi perbandingan harga dari beberapa suplier yang telah di approval oleh Divisi Procurement & Purchase Control. Jika pembelian bersifat repeat order atau rutin maka tugas staff purchase mencari
4
dokumen ph yang sudah pernah dibuat dan meng-copy dokumen tersebut lalu digunakan sebagai dokumen pendukung dalam proses pembuatan dokumen PO. Masalah pertama yang sering dihadapi adalah proses pencarian dokumen PH untuk PR repeat order membutuhkan waktu yang tidak sebentar hal ini disebabkan jumlah item atau barang yang berjumlah ribuan. Masalah kedua yang sering muncul adalah ketika salah satu dari staff yang menangani suatu kelompok barang berhalangan hadir, rekan satu seksi mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen PH tersebut. Maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang memiliki fungsi sebagai penyimpan dan pencari dokmen PH berupa software yang tidak menganggu terhadap program SAP yang sudah ada di perusahaan. Dengan sistem informasi ini diharapkan mempermudah dan mempercepat purchaser ataupun staff yang lain dalam memproses PR repeat order, sehingga penerbitan dokumen PO yang memakan waktu karena proses pencarian dokumen PH yang memakan waktu dapat dikurangi.
1.3 Ruang Lingkup Agar tujuan dari penulisan ini tidak menyimpang ataupun memiliki pembahasan yang meluas, maka perlu dirancang batasan dan cakupan masalah sehingga penulisan lebih terarah dan sesuai dengan sasaran: 1. Pengamatan dan pengumpulan data hanya dilakukan di area seksi Jig Tool Fixture pada divisi Procurement & Purchase Control, sebagai area
5
percontohan karena pada area ini memiliki karakteristik barang yang sering repeat order . 2. Perancangan sistem electronik filling Perbandinagan Harga (e-PH) tidak membahas pembuatan program secara keseluruhan, melainkan langkahlangkah yang harus dilakukan dalam perancangan sistem e-PH, membuat flow process program, membuat bahasa pemrograman dan membuat design tampilan program. Pembuatan program dilakukan oleh bagian lain yaitu IT division PT.AHM 3. Bisnis proses dalam sistem informasi e-PH mengikuti Standart Operation Prosedure Pengadaan dan pembelian barang yang sudah ada dan sudah ditetapkan oleh PT.AHM. 4. Analisa efisiensi yang dilakukan adalah membandingkan segi waktu kerja, segi ergonomi (gerakan) yang dilakukan purchaser dalam mencari dokumen perbandingan harga, dan segi psikologis purchaser dalam proses pencarian dokumen dengan sistem yang sudah ada (as is condition), dengan sistem pencarian dokumen perbandingan harga dengan sistem baru. 5. Dalam penulisan ini tidak memperhitungkan biaya yang disebabkan oleh pembuatan program e-PH penurunan atau kenaikan biaya yang disebabkan adanya sistem baru, melainkan berorientasi pada efisiensi waktu kerja dan efisiensi biaya yang dihasilkan saja.
6
1.4 Tujuan dan Manfaat Melalui penelitian ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan dan meningkatkan efektifitas waktu kerja didalam perusahaan, sehingga sumber daya yang ada dapat dipergunakan semaksimal mungkin. Adapun tujuan perancangan sistem elektronik filling
dokumen perbandingan
harga pada PT.Astra Honda Motor adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui perbandingan efisiensi waktu kerja pencarian dokumen antara sistem as is condition dengan sistem e-PH. 2. Mengetahui perbandingan efisiensi biaya dan gerakan tubuh dalam pencarian dokumen antara sistem as is condition dengan sistem e-PH. 3. Menghindari terjadinya kehilangan file dokumen perbandingan harga, karena adanya proses meng-copy dokumen PH asli pada kegiatan pencarian dokumen secara manual. 4. Mengetahui apakah sistem elektronik flling layak di aplikasikan dalam kegiatan kerja staff seksi JTF. Adapun manfaat dari pembuatan sistem pencarian dokumen perbandingan harga adalah sebagai berikut: 1. Memberikan informasi kepada staff purchase bahwa pencarian dokumen pendukung pembuatan PO berupa dokumen perbandingan harga yang berupa softcopy lebih mudah jika mengunakan bantuan sistem informasi.
7
2. Memberikan bahan pertimbangan kepada Divisi Procurement & Purchase Control untuk menerapkan sistem informasi dalam pencarian dokumen perbandingan harga. 3. Memberikan pengetahuan mengenai tahapan dan aktivitas yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi pencarian dokumen perbandingan harga (sistem e-PH).
1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1
Sejarah Perusahaan
PT Astra Honda Motor merupakan perusahaan manufakturing sepeda motor pertama dan terbesar di Indonesia. Pada awal pendirian nama yang digunakan adalah PT Federal Motor, yang didirikan tepatnya pada tanggal 11 Juni 1971. Pada saat itu kepemilikan saham mayoritas dimiliki oleh PT Astra International Tbk. Baru pada tanggal 31 Oktober 2000 setelah terjadi merger dengan beberapa anak perusahaan, serta adanya perubahan komposisi kepemilikan saham (50% PT Astra International Tbk dan 50% Honda Motor Co. Japan) nama perusahaan berubah menjadi PT Astra Honda Motor, yang resmi digunakan sejak awal 2001. Pada saat awal terbentuknya perusahaan, keseluruhan komponen masih didatangkan dari Jepang dalam bentuk terurai atau CKD (Completely Knock Down). Mulai tahun 1974 seiring dengan ketentuan pemerintah untuk melakukan program lokalisasi komponen, secara bertahap komponen mulai dibuat di dalam negeri.
8
1.5.2
Visi dan Misi Perusahaan
PT. Astra Honda Motor, merupakan perusahaan yang menjalankan fungsi produksi, penjualan, dan pelayanan purna jual yang lengkap untuk kepuasan pelanggan yang berada di seluruh Indonesia. Perusahaan ini memiliki visi dan misi sebagai berikut: 1) Visi yaitu, kami senantiasa berusaha untuk mencapai yang terbaik dalam industri sepeda motor di Indonesia, untuk memberi manfaat bagi masyarakat luas, dalam menyediakan alat transportasi yang berkualitas tinggi, sesuai kebutuhan konsumen, dengan harga yang terjangkau, serta didukung oleh fasilitas manufaktur terpadu, teknologi mutakhir, jaringan pemeliharaan, suku cadang dan manajemen kelas dunia. 2) Misi yaitu, kami bertekad untuk menyediakan sepeda motor berkualitas tinggi dan handal sebagai sarana transportasi bagi masyarakat yang sesuai kebutuhan konsumen, pada tingkat harga yang terjangkau.
1.5.3
Lokasi perusahaan
Saat ini PT.Astra Honda Motor memiliki 6 Plan sebagai penunjang kegiatan Bisnisnya yaitu : 1. Kantor Pusat & Plan 1 (Sunter) Berlokasi di Jl.Laksda Yos Sudarso, Sunter I, Jakarta. Selain sebagai kantor pusat saat ini juga memiliki fungsi untuk memproduksi sepeda motor tipe CUB (bebek). 2. Plant 2 (Pegangsaan Dua)
9
Berlokasi di Jl.Raya Pengangsaan Dua KM 2,2, Kelapa gading, Jakarta. Digunakan sebagai tempat memproduksi sepeda motor tipe sport. 3. Plant 3 (Cikarang Barat) Berlokasi di Jl.Raya kalimantan Blok AA kawasan Industri MM2100, Cikarang Barat, Jawa barat, yang digunakan sebagai tempat untuk memproduksi sepeda motor tipe skuter dan model terbaru. 4. Dies & Mould Division Berlokasi di Jl. Pulo Ayang Raya, Blok FF No. 2, Kawasan Industri Pulogadung, Jakarta Timur. Digunakan sebagai workshop pembuatan dies dan mould untuk part almunium casting dan plastic injection. 5. AHM Training Centre Berlokasi di Jl. Agung Timur IX Blok O1 Kav. 25-26, Sunter II, Jakarta. Lokasi ini digunakan sebagai pusat pelatihan bagi para teknisi dan karyawan AHASS yang bertugas sebagai pemberi layanan kepada setiap customer yang menginginkan pembelian unit motor baru dan perawatan sepeda motor HONDA. 6. AHM Part Centre Berlokasi di Jl. Tipar Inspeksi Cakung Drain, Cakung Barat, Jakarta. Plant ini memiliki fungsi pengadaan spare part sepeda motor HONDA yang kemudian memdistribusikan ke seluruh jaringan AHASS dan penjual sparepart sepeda motor di Indonesia. Pada saat ini PT.Astra Honda Motor memiliki dua varian atau jenis produk yaitu sepeda motor dan skuter. Produk yang menjadi unggulan adalah sebagai berikut:
10
Tabel 1.1 Varian produk yang dikeluarkan oleh PT.AHM per- jan 2009 . No 1 2 3 4 5 6 7 8
Tipe produk Sepeda Motor Honda New Revo 110 Honda Blade Honda Supra X 125 Honda Supra X 125 DD Honda Supra X 125 PGM-FI Honda City Sport 1 Honda Tiger Honda Mega Pro
Skuter Honda Vario Honda BeAt
Produk-produk ini memiliki sekmentasi sendiri-sendiri, sehingga diharapkan dapat selalu menarik minat konsumen untuk membeli produk Honda. Terbukti pada tahun 2008 total penjualan menempati urutan no 1, dengan total jumlah produk yang terjual 2,8 juta unit. PT.Astra Honda Motor pada akhir tahun 2008 mendapat anugrah rekor MURI sebagai pemimpin pasar sepeda motor di Indonesia selama 30 tahun berturutturut.
1.5.4
Bisnis Proses Produksi Sepeda Motor
Secara umum binis proses produksi sepeda motor diawali dari analisa yang dilakukan oleh pihak marketing. Analisa yang dilakukan meliputi tren yang ada di masyarakat, poling kepuasan pelanggan yang dilakukan di daeler-daeler AHASS,
11
kondisi perekonomian nasional dalam tahun berjalan, dan lain-lain. Berikut merupakan gambar diagram bisnis proses secara keseluruhan.
Diagram 1.1 Alur Proses Produksi sepeda motor SALES
Order Unit
Sales Forecasting 1 year
Sales Forecasting 3 Month
Order Non unit
Job Order/ Mfg Order
Koordinasi sales & Prod Planning Prod Forecast 1 year Prod forecast 3 months
Inventory control Planning Assy Unit 3 Days
BOM
MRP
MPS unit
PURCHASE CTRL Prod Control
Next BCT PR Summary
PO
DS Non MRP
DS PR PO DS
DS
Delivery schedule part
SPB
PRODUCTION Min-Max Stock
Casting
Finishing
Welding Unit
Part Preparation
Press
S/C-B
Rim Forming
Warehouse S/C
Bacth Prod
Assy Engine
Machining painting plastic
Plastic Injection
Quality Built in Suplier S/C-A
Lot Looping
Welding Frame
Test Eng
painting Steel
Gensub
buffing
Plating
assy Unit Final Insp Assy Wheel
S h i p p i n g
plating rim
F/G non unit
Secara umum alur proses produksi sepeda motor dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Sebagai trigger utama yang menjadi dasar sabagai kegiatan produksi adalah data dari bagian Sales. Data forecast kebutuhan pasar dalam 1 tahun dibagi dalam kelompok per 3 bulan. 2) Data forecast kebutuhan pasar kemudian dikoordinasikan dengan Pihak PPC untuk merancang jadwal kegiatan produksi secara detail berupa jumlah dan tipe
12
yang ditargetkan setiap line produksi. Untuk mempermudah koordinasi data perencanaan produksi disusun untuk periode per tiga hari. 3) Data rencana produksi per tiga hari akan diteruskan kebagian logistik untuk menyiapkan part komponen CKD ataupun Lokal dan kesiapan sarana dan sumber daya penunjang kegiatan produksi. 4) Data
kebutuhan
yang
telah
dikeluarkan
oleh
pihak
logistic
sebagai
penanggungjawab penyedian komponen part dan bahan baku, Pihak engginering sebagai penanggungjawab sarana dan prasaran kegiatan produksi akan diproses oleh Proc & Purchase Control untuk diteruskan ke seluruh supplier maupun Subcontractor. 5) Part dan barang yang telah diorder oleh pihak Proc & Purchase Control akan dikirim oleh pihak supplier/subcont dan diterima oleh warehouse dan part receiving. 6) Kemudian diambil oleh pihak produksi maupun oleh Engginering dalam kegiatan produksi. Dalam proses pengambilan part di warehouse pihak produksi dan engginering akan membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB) yang digunakan pihak Logistik untuk mengkontrol stock dan membuka PR kepihak Proc & Purchase Control sehingga level stock selalu aman. Jumlah produk yang telah dihasilkan akan dimonitoring oleh production control dan kemudian data tersebut sebagai bahan koordinasi dengan pihak Sales (Marketing).
