ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT BAN MOTOR PADA PT. MMA DI SURABAYA. Pratitis Elya Fitria Universitas Narotama
[email protected] Abstract On sales of credit for a company is needed is a system of information systems of accounting the credit includes the sale of loans related to the sale of credit, documents used in the sale of loans the accounting records on sales of loans and internal control it. The method is applicable in qualitative analysis descriptive. Descriptive analysis on research using a qualitative not only describe the object actually research and analysis of the problem. And then you can give advice to improve procedures the credit has a walk. These studies yield information system imposed credit in the new company and operational standart is expected to resolve existing problems. Keywords: Accounting Information System, Credit Sales. LATAR BELAKANG Pada perusahaan dagang penjualan secara kredit sangat membantu meningkatkan penjualan. Begitulah dunia bisnis modern, sebagai akibat persaingan yang semakin tajam, harus menghadapi tantangan jaman dengan memberi lebih banyak kemudahan kepada para konsumen. Salah satu cara yang ditempuh perusahaan adalah dengan melakukan penjualan secara kredit. Dengan adanya penjualan secara kredit maka akan timbul piutang usaha. Menurut Jusup (2011:71) piutang usaha merupakan tagihan perusahaan kepada konsumen yang melakukan transaksi secara kredit. Pada dasarnya agar penjualan kredit dapat berjalan dengan baik maka diperlukan sebuah sistem. Sistem tersebut adalah sistem informasi akuntansi penjualan kredit. Menurut Daud dan Windana (2012), sistem informasi akuntansi penjualan adalah suatu sistem yang mengkoordinasikan serangkaian prosedur yang dirancang untuk menganalisa dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. Tujuan sistem informasi akuntansi penjualan kredit bagi perusahaan menurut Setyawan (2014) adalah mencatat order penjualan secara akurat, untuk memverivikasi konsumen yang layak mendapatkan kredit, untuk mengirimkan barang tepat waktu, untuk membuat tagihan barang secara akurat dan tepat waktu, dan untuk memposting penjualan dan penerimaan kas secara cepat dan akurat. Fungsi utama sistem informasi akuntansi bagi perusahaan menurut Hilmawan (2010) yaitu menyimpan dan mengumpulkan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan, memproses data menjadi informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi manajemen untuk melakukan perencanaan, menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga aset dari
perusahaan termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan di PT. Mandira Mekar Agung meliputi prosedur, fungsi yang terkait dan dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit. Menurut mulyadi (2014:214) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit meliputi surat order pengiriman dan tembusannya, faktur dan tembusannya, rekapitulasi harga pokok penjualan, bukti memorial. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit di PT. Mandira Mekar Agung perlu dikaji kembali sehingga fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif. Masalah penelitian ini adalah: (1) apakah prosedur yang membentuk sistem penjualan secara kredit pada PT. Mandira Mekar Agung sudah sesuai dengan teori yang berlaku?. (2) apakah dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit pada PT. Mandira Mekar Agung sudah sesuai dengan teori yang berlaku? (3) apakah fungsi yang terkait dalam penjualan kredit pada PT. Mandira Mekar Agung sudah sesuai dengan teori yang berlaku? Kontribusi penelitian ini adalah: (1) bagi perusahaan yang menjadi obyek penelitian sebagai bahan masukan bagi manejemen PT. MMA sehingga dapat membantu menemukan solusi atas permasalahan penjualan kredit dari segi prosedur penjualan kredit, dokumen yang digunakan, dan fungsi yang terkait (2) bagi peneliti dapat menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan kredit ban motor pada PT. MMA dan dapat memberikan saran atas kesalahan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang sedang berjalan. KERANGKA TEORI, KERANGKA KONSEP PENELITIAN Teori Menurut Jusup (2011 : 5) Akuntansi didefinisikan dari dua sudut pandang yaitu dari sudut pemakai adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu entitas. Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011 : 57) sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk mengorganisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan manajemen dan pimpinan perusahaan dan dapat memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Hastoni dan Aprilisabeth (2008) sistem informasi akuntansi memiliki peranan dalam meningkatkan efektivitas pengendalian intern piutang dan penerimaan kas. Menurut Setyawan (2014) tujuan sistem informasi akuntansi penjualan kredit untuk mencatat order penjualan secara akurat, untuk memverivikasi konsumen yang layak mendapatkan kredit, untuk mengirimkan barang atau jasa tepat waktu, untuk membuat tagihan barang atau jasa tepat waktu, dan untuk memposting penjualan dan penerimaan kas secara cepat dan tepat waktu. Menurut Mulyadi (2014:220) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah: (1) prosedur order penjualan yaitu menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi
tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.(2) prosedur persetujuan kredit yaitu fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. (3) prosedur pengiriman yaitu fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. (4) prosedur penagihan yaitu fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. (5) prosedur pencatatan piutang yaitu fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. (6) prosedur distribusi penjualan yaitu fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. (7) prosedur pencatatan harga pokok penjualan yaitu fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Menurut Mulyadi (2014:211) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: (1) fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. (2) fungsi kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. (3) fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. (4) fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. (5) fungsi penagihan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. (6) fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Menurut Mulyadi (2014:214) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah: (1) surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan yang terdiri dari: a) surat order pengiriman merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. b) tembusan kredit digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. c) surat pengakuan dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa
ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. d) surat muat merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. e) slip pembungkus ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. f) tembusan gudang merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim dari fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. g) arsip pengendalian pengiriman merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. h) arsip index silang merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan pelanggan mengenai status pesanannya. (2) faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang dan terdiri dari: a) faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. b) tembusan piutang merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat piutang dalam kartu piutang. c) tembusan jurnal penjualan merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. d) tembusan analisis merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk menghitung komisi wiraniaga. e) tembusan wiraniaga dikirim oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. (3) rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. (4) bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
Kerangka Konsep Penelitian Kerangka konseptual penelitian ini dapat dilihat pada gambar 1.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit
Teori: Prosedur, Dokumen yang digunakan dan Fungsi yang terkait.
Perusahaan: Prosedur, Dokumen yang digunakan dan Fungsi yang terkait.
Dianalisis dan Dibandingkan
Sesuai atau tidak antara teori dengan Perusahaan dari segi prosedur, dokumen yang digunakan dan fungsi yang terkait dalam penjualan kredit.
Gambar 1 Kerangka konsep penelitian
METODE PENELITIAN Definisi operasional sistem informasi akuntansi menurut Mardi (2011:4) adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data traksaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan. Dan definisi operasional penjualan kredit menurut Daud dan Windana (2012) adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Sampel penelitian ini diambil sebanyak lima karyawan dari dua puluh karyawan PT. MMA. Jenis data pada penelitian ini adalah jenis data kualitatif yang merupakan serangkaian informasi hasil penelitian yang berupa fakta-fakta dari subyek atau lokasi penelitian, seperti gambaran umum perusahaan PT. MMA, struktur organisasi perusahaan, dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit, fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit, serta prosedur dalam penjualan kredit pada PT. MMA di Surabaya. Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yaitu data yang didapat dari hasil kepustakaan yang berasal dari literatur perkuliahan serta data-data internal perusahaan tentang dokumen-dokumen, catatan atau laporan history yang ada pada PT. MMA. Dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan suatu teknik analisis data berupa analisis data kualitatif yaitu untuk menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang kemudian diintepretasikan berdasarkan landasan teori yang telah disusun dengan menggunakan flowchart (Bagan Alir). HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Deskripsi Hasil Penelitian Prosedur penjualan kredit PT.MMA adalah sebagai berikut (1) prosedur order penjualan. Dalam prosedur order penjualan ini, fungsi penjualan pada PT.MMA ada dua yaitu sales dan sales admin. Sales menerima permintaan barang dari pelanggan kemudian membuat surat permintaan barang (SPB) dan mengirimkannya kepada sales admin. Sales admin menginformasikan surat tersebut kepada kepala sales untuk meminta tanda tangan sebagai bukti mengetahui dan menyetujui permintaan barang dari pelanggan dan meminta otorisasi kredit. Kemudian sales admin menginformasikan surat permintaan barang tersebut kepada staf gudang dan staf gudang menginformasikan kepada sales admin stok ban yang tersedia pada surat permintaan barang tersebut. (2) prosedur persetujuan kredit yaitu fungsi penjualan (sales admin) meminta persetujuan kredit kepada kepala sales untuk pelanggan yang telah memesan barang. Kemudian kepala sales memberikan paraf disurat permintaan barang sebagai tanda mengetahui order pelanggan tersebut. (3) prosedur pengiriman. Setelah surat permintaan barang (SPB) diterima staf gudang maka barang akan disiapkan oleh staf gudang dan helper gudang sesuai dengan tipe, ukuran dan quantity yang tertera pada surat jalan dan surat permintaan barang (SPB) yang sudah disetujui kepala sales. Kemudian ban diserahkan kepada supir untuk dikirim ke ekspedisi bagi pelanggan yang berada diluar Surabaya atau dikirim langsung ke alamat yang berada di Surabaya. (4) prosedur penagihan. Fungsi penagihan pada PT. MMA yaitu kasir dan kolektor. Faktur penjualan (invoice) yang sudah dibuat oleh bagian akuntansi, kemudian tembusannya yang rangkap pertama (asli)
diserahkan kepada kasir pada saat pelanggan yang bersangkutan telah jatuh tempo. Kemudian kasir mengkoordinasikan dan menyerahkan faktur penjualan tersebut kepada kolektor untuk menagih dengan mendatangi langsung ke tokotoko yang berada di Surabaya atau menagihkannya lewat telepon bagi toko-toko yang berada diluar Surabaya. Toko-toko yang berada di luar Surabaya biasanya melakukan pembayaran piutang yang sudah jatuh tempo dengan ditransfer langsung ke rekening PT.MMA, tetapi toko-toko di Surabaya biasanya membayar dengan memberi uang tunai yang diserahkan kepada kolektor kemudian kolektor menyerahkan uang tersebut kepada kasir. (5) prosedur pencatatan piutang. Setelah proses pengiriman selesai maka supir akan menyerahkan surat jalan yang sudah ditandatangani dan distempel oleh pelanggan sebagai bukti telah menerima ban dengan benar kepada sales admin. Kemudian sales admin menyerahkan surat jalan dan surat permintaan barang tersebut kepada bagian akuntansi untuk dibuatkan faktur penjualan (invoice) dan faktur pajak. Setelah invoice dan faktur pajak diperiksa oleh Direktur maka copy invoice dan faktur pajak asli tersebut dikirimkan kepada pelanggan. Kemudian bagian akuntansi membuat daftar piutang pelanggan (account statment) berdasarkan tembusan faktur penjualan dan surat jalan, kemudian mengirimkan account statment tersebut lewat email bagi pelanggan yang mempunyai alamat email atau dikirimkan langsung ke pelanggan yang tidak memiliki alamat email agar mereka mengetahui saldo piutangnya. Fungsi yang terkait dalam penjualan kredit PT. MMA adalah (1) fungsi penjualan. Pada PT.MMA fungsi penjualan ini ada tiga yaitu sales executive dan sales admin dan sales head. Dalam transaksi penjualan kredit, sales executive ini bertugas mengunjungi langsung ke toko-toko di surabaya dan kanvas untuk toko-toko yang berada diluar Surabaya ataupun follow up dengan menggunakan telepon untuk mencari order penjualan setiap harinya. Kemudian setelah pelanggan tersebut melakukan order maka sales executive membuat surat permintaan barang (SPB) dengan mengisi tipe, ukuran dan quantity ban yang diminta oleh pelanggan, kemudian melengkapi surat permintaan barang tersebut dengan nama toko, alamat, nomor telepon, dan stempel toko serta tanda tangan pemilik toko. Kemudian memberikan surat permintaan barang tersebut kepada sales admin untuk diproses. Sales admin bertanggung jawab mengatur pengiriman, meminta otorisasi kredit kepada sales head serta melakukan cek stok dengan staf gudang. Setelah mendapatkan surat permintaan barang dari sales executive, kemudian sales admin melakukan kontak dengan orang gudang untuk mengecek apakah barang tersebut tersedia atau kosong. Setelah itu sales admin membuat surat jalan sesuai dengan surat permintaan barang (SPB) namun dengan stok yang tersedia digudang. kemudian sales admin mengirim surat jalan dan surat permintaan barang tersebut ke gudang untuk dipersiapkan dan diproses kirim. (2) fungsi gudang, dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertanggung jawab menerima surat jalan dan surat permintaan barang kemudian staf gudang dan helper gudang menyiapkan barang dan mengikat ban tersebut hingga rapi.kemudian menyerahkan ban dan surat jalan yang sudah ditandatangani staf gudang kepada fungsi pengiriman. Setelah itu staf gudang langsung mengurangi stok dikartu stok gudang dan setiap sabtu memberikan laporan mutasi stok mingguan kepada general manager. (3) fungsi pengiriman, fungsi pengiriman pada PT. MMA adalah supir (driver). Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengecek ulang ban yang akan dikirim ke pelanggan sebelum ban tersebut dimasukkan kedalam mobil maka
supir harus melakukan pengecekan ban dengan spesifikasi sesuai dengan surat jalan yang diterima bersama dengan staf gudang dan helper gudang agar tidak ada kesalahan pengiriman. Kemudian supir bertanggung jawab untuk mengirimkan dan menyerahkan ban tersebut kepada pelanggan dan meminta tanda tangan serta stempel toko sebagai bukti bahwa ban telah diterima dengan baik dan sesuai dengan permintaan. Kemudian supir membawa kembali surat jalan yang telah ditandatangani oleh pelanggan tersebut ke pada sales admin untuk diproses administrasinya. (4) fungsi penagihan. Di dalam PT. MMA fungsi penagihan ini adalah kasir dan kolektor. Kasir bertanggung jawab untuk membuat daftar nama pelanggan yang sudah jatuh tempo pada hari tersebut berdasarkan faktur penjualan (invoice) yang diterima dari fungsi akuntansi. Kemudian kasir menyerahkan faktur penjualan yang asli kepada kolektor untuk ditagihkan ke pelanggan yang berada di Surabaya dan untuk pelanggan yang berada diluar Surabaya, maka kasir harus menagihnya sendiri dengan menggunakan telepon atau dengan email. Kolektor bertanggung jawab atas faktur penjualan yang asli agar terjaga kerahasiaan dan keamanannya sampai di tempat pelanggan yang sudah jatuh tempo. Kemudian kolektor harus menagihnya sesuai dengan prosedur dan ketika menerima uang tunai maka kolektor harus menyerahkan uang pembayaran piutang pelanggan tersebut kepada kasir untuk disetorkan ke rekening PT.MMA. kemudian kasir membuat catatan pelanggan yang sudah melunasi piutangnya. (5) fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan, faktur pajak, daftar piutang dari transaksi penjualan kredit kemudian mengirimkannya kepada pelanggan lewat email agar pelanggan mengetahui saldo piutangnya. Dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit, dokumen yang digunaka oleh PT.MMA adalah sebagai berikut: a) Surat Permintaan Barang (SPB) dan tembusannya. Surat pemintaan barang adalah dokumen yang berisi order permintaan dari pelanggan yang dibuat oleh sales executive dan ditandatangani oleh sales executive, sales head dan bagian akuntansi. Surat permintaan barang (SPB) rangkap empat. Lembar pertama untuk disimpan fungsi akuntansi, lembar kedua untuk disimpan oleh sales admin, lembar ketiga untuk disimpan staf gudang, lembar keempat untuk diberikan kepada pelanggan sebagia bukti pemesanan barang. b) Surat Jalan adalah dokumen yang berisi spesifikasi ban seperti tipe, ukuran dan quantity yang tertera pada surat permintaan barang yang sudah di setujui oleh sales head dan telah dicek stok yang tersedia. Sehingga terkadang surat jalan tidak sama spesifikasinya dengan surat permintaan barang apabila stoknya ada yang kosong atau kurang. Surat jalan rangkap empat. Surat jalan asli disimpan oleh bagian akuntansi untuk proses penagihan kepada pelanggan bersama dengan faktur penjualan, surat jalan lembar kedua untuk disimpan sales admin, lembar ketiga untuk disimpan staf gudang, lembar keempat untuk diberikan pada pelanggan bersama dengan penyerahan barang. c) faktur penjualan (Invoice) adalah dokumen yang berisikan harga barang dan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim atau diterima oleh pelanggan. Invoicenya rangkap tiga, lembar pertama atau yang asli untuk disimpan sebagai bukti customer belum membayar dan untuk bukti penagihan, lembar kedua untuk diberikan pada customer sebagai acuan jumlah piutangnya, lembar ketiga untuk diarsip oleh bagian akuntansi. d) faktur Pajak adalah dokumen yang berisikan pajak keluaran bagi PT. MMA dan merupakan pajak masukan bagi customer dari
jumlah harga di invoice dipotong PPN 10%. Faktur pajak rangkap tiga. Lembar pertama untuk pelanggan, lembar kedua untuk fungsi akuntansi dan lembar ketiga untuk bagian pajak. Bagan alir penjualan kredit pada PT. MMA dapat dilihat dalam gambar dibawah ini: Gambar 2 Bagan Alir Penjualan Kredit PT. MMA Bagian Order Penjualan Sales Admin
Sales Executive Mulai
4
1
Menerima order dari langganan
6
3 1 SPB
Mencatat order dengan membuat SPB
2
2 1 Surat jalan
1 SPB
2
Membuat laporan penjualan harian
Menginformasikan SPB ke gudang untuk cek stok
4 2
3 1 SPB
3
2
Surat jalan 1
2 1 SPB
Ke pelanggan 1
1 SPB
2
Membuat surat jalan
4
Keterangan: SPB: Surat Permintaan Barang
3 2
3
1 Surat jalan
7
N 2
Sumber: Data diolah oleh peneliti.
Gambar 3 Lanjutan Bagan Alir Penjualan Kredit PT. MMA
Sumber: Data diolah oleh peneliti
Gambar 4 Lanjutan Bagan Alir Penjualan Kredit PT. MMA
Bagian Penagihan
Bagian Akuntansi 7
8
Surat jalan 1 1 surat jalan
SPB 1
1 Invoice
Membuat Invoice dan faktur pajak
Mencatat DPP
3 2
1 surat jalan
Invoice 1
1 Invoice
3 2 1 Faktur pajak
Dikirim ke pelanggan
8
Ke pelanggan
N
Dikirim ke bagian pajak selesai
Sumber: Data diolah oleh peneliti
Analisis dan Pembahasan Analisis dan pembahasan fungsi yang terkait dalam penjualan kredit sebagai berikut: (1) fungsi penjualan tidak sesuai dengan teori yang ada di Mulyadi dikarenakan di PT. MMA fungsi penjualan tidak membuat surat order pengiriman dan faktur penjualan, melainkan hanya membuat surat permintaan barang yang didistribusikan ke pelanggan dan sales admin. (2) fungsi kredit pada PT.MMA adalah kepala sales yang sebenarnya adalah Direkturnya sendiri. Direktur PT. MMA merangkap fungsi menjadi kepala sales, kepala gudang dan
kepala pembelian. Sehingga semua laporan dan otorisasi ada ditangan Direktur. Sedangkan pada teori Mulyadi tidak memperbolehkan perangkapan fungsi. (3) fungsi gudang pada PT. MMA menerima surat permintaan barang dan surat jalan dari sales admin kemudian staf gudang menandatangi surat jalan tersebut untuk diserahkan kepada supir sedangkan pada teori Mulyadi fungsi gudang menerima surat order pengiriman, menyiapkan barang dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman. (4) fungsi penagihan pada teori Mulyadi membuat faktur penjualan berdasarkan surat order pengiriman sedangkan pada PT. MMA fungsi penagihan tidak membuat faktur. Dan fungsi penagihan menjadi tugas kasir atas dasar surat jalan dan invoice yang diberikan oleh bagian akuntansi untuk diproses penagihannya. Fungsi kasir merangkap fungsi bagian penagihan yang seharusnya terpisah dan tidak boleh menjadi satu karena memungkinkan terjadinya lapping. (5) pada saat terjadi retur penjualan pada PT.MMA tidak membuat memo kredit tetapi hanya menerima informasi dari pelanggan bahwa akan meretur barang sedangkan pada teori Mulyadi bagian penjualan membuat memo kredit untuk diserahkan pada bagian penerimaan. (6) pada PT.MMA saat terjadi retur bagian penerimaan barang adalah fungsi gudang itu sendiri sedankan pada teori Mulyadi terpisah antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan barang retur. Analisis dan pembahasan dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit sebagai berikut: (1) dokumen yang digunakan diteori Mulyadi tidak sama dengan di PT.MMA karena PT. MMA tidak memiliki bukti memorial, surat order pengiriman, tembusan kredit, slip pembungkus dan rekapitulasi harga pokok penjualan karena pada PT. MMA dokumen yang digunakan untuk proses pengiriman barang hanya surat permintaan barang dan surat jalan. (2) pada PT. MMA tidak terdapat memo kredit untuk transaksi retur penjualan melainkan hanya credit note yaitu dokumen yang digunakan untuk mencatat retur penjualan yang dibuat oleh fungsi akuntansi sebagai dasar pengurangan piutang pelanggan di dalam account statment pelanggan tersebut Analisis dan pembahasan prosedur penjualan kredit sebagai berikut: (1) pada prosedur penjualan kredit PT.MMA tidak sama dengan teori Mulyadi karena pada PT.MMA tidak terdapat prosedur distribusi penjualan yang dilakukan fungsi akuntansi dan juga tidak terdapat prosedur pencatatan harga pokok penjualan. (2) pada saat terjadi retur penjualan pada PT.MMA tidak terdapat prosedur pembuatan memo kredit oleh fungsi penjualan. fungsi akuntansi yang membuat credit note untuk dasar pengurangan piutang pelanggan berdasarkan laporan penerimaan barang yang diperoleh dari fungsi gudang.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti pada PT. MMA mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit ban motor, maka kesimpulannya adalah: (1) Pada PT. MMA fungsi yang terkait dengan penjualan kredit tidak sesuai dengan teori. (2) Pada PT. MMA dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit tidak sesuai dengan teori. (3) Pada PT.MMA prosedur dalam penjualan kredit tidak sesuai dengan teori. Saran Dalam skripsi ini peneliti memberikan saran kepada PT MMA yaitu sebagai berikut: (1) Agar perusahaan menerapkan prosedur penjualan kredit sesuai dengan teori agar proses penjualan kredit, penagihan, pencatatan piutang dan pencatatan retur penjualan dapat berjalan dengan baik. (2) Agar perusahaan menambah sumber daya manusia sehingga dalam penjualan kredit ada penambahan fungsi seperti fungsi kredit dan fungsi penagihan dan tidak terjadi perangkapan fungsi sehingga bisa berjalan dengan baik. (3) Agar perusahaan menerapkan desain dokumen yang diolah peneliti sesuai dengan teori agar proses penjualan kredit dapat terotorisasidengan baik. DAFTAR PUSTAKA Daud, Rochmawati dan Windana, Valeria Mimosa. 2012. Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Study Kasus Pada PT. Trust Technology). Universitas Sriwijaya. Hastoni dan Aprilisabeth, Dewi Susanti. 2008. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Piutang Dan Penerimaan Kas. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Kesatuan Bogor. Hilmawan,Rendy. 2010. Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas Pada Perusahaan Manufaktur PT Gracia Kreasi Rotan.Universita Gunadarma. Jusup, Al Haryono. 2011. Dasar-Dasar Akuntansi Jilid I Edisi Ke 7. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Jusup, Al Haryono. 2011. Dasar-Dasar Akuntansi Jilid II Edisi Ke 7. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia. Mulyadi, 2014. Sistem Akuntansi cetakan kelima. Jakarta: Salemba Empat. Puspitawati, Lilis; Anggadini, Sri Dewi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Setyawan, Fajar Dwi. 2014. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada CV Sakinah Farmindo Makmur.Universitas Brawijaya.
