ANALISIS PENERAPAN ISO TS 16949 DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL PADA PT HONDA LOCK INDONESIA
Disusun Oleh:
Nama NPM Jurusan Pembimbing
: Pittauli Aritonang : 35412674 : Teknik Industri : Dr. Ina Siti Hasanah, ST., MT.
LATAR BELAKANG
Dampak negatif
Sertifikat ISO TS 16949 • Tahun 2012 • Penerapan klausul • Tidak berlaku selamanya
Temuan audit eksternal • Kategori major • Berakibat fatal
• Kepercayaan rekanan bisnis berkurang
Sesuai ISO TS klausul 8.2.2 Audit Internal
?
TUJUAN PENELITIAN a.
Menganalisis penerapan ISO TS 16949 PT Honda Lock Indonesia mengenai Sistem Manajemen Mutu (klausul 4), Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5), Manajemen Sumber Daya (klausul 6), Realisasi
Produk (klausul 7), dan Pengukuran, analisis, dan peningkatan (klausul 8). b.
Menganalisis prosedur kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
c.
Menganalisis fungsi-fungsi yang terkait dengan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
d.
Menganalisis spesifikasi tingkatan auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
e.
Menganalisis daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.
f.
Menganalisis tahap-tahap dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
PEMBATASAN MASALAH a. Mengenai Sistem Manajemen Mutu (klausul 4). b. Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5). c. Manajemen Sumber Daya (klausul 6). d. Realisasi Produk (klausul 7). e. Pengukuran, analisis, dan peningkatan (klausul 8)
Metode Penentuan Sampel
Metode penelitian deskriptif digunakan untuk menjelaskan fakta serta kejadian, situasi, kondisi, keadaan yang berlangsung secara sistematis, faktual, dan akurat,
dalam hal ini penerapan ISO TS 16949 dan pelaksanaan audit mutu internal dalam perusahaan, sesuai dengan standar yang digunakan menurut ketentuan yang berlaku.
Metode studi kasus akan digunakan dalam menyajikan masalah nyata yang dihadapi perusahaan dalam menerapkan ISO TS 16949 dan pelaksanaan audit mutu internal.
Metode Analisis Data
Metode deskriptif kualitatif digunakan untuk menganlisis : 1.
Pemaparan tentang keadaan objek penelitian
2.
Data-data kualitatif yang diperoleh mengenai keadaan atau objek penelitian
Pengumpulan Data Data Primer
Ruang lingkup perusahaan Penelusuran klausul-klausul utama ISO TS 16949 yang diterapkan di Audit Mutu Internal Fungsi-fungsi yang terkait dengan Audit Mutu Internal Tahap-tahap pelaksanaan Audit Mutu Internal
Data Sekunder
Prosedur kualitas Audit Mutu Internal Standar kerja klasifikasi internal auditor Daftar periksa Audit Mutu Internal Laporan Audit Produk Surat Perintah Kerja permohonan pelaksanaan audit tambahan Laporan temuan Audit Mutu Internal Internal Audit Corrective Action Request (CAR) Diagram Turtle Jadwal Audit Program Standar kerja Layered Process Audit
PEMBAHASAN Klausul utama ISO TS 16949 ? Spesifikasi tingkatan auditor ?
Prosedur kualitas ? Audit Mutu Internal PT HLI ?
Fungsifungsi terkait ?
Daftar periksa ? Tahap-tahap pelaksanaan ?
Penelusuran Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu
Penelusuran Klausul 5 Tanggung Jawab Manajemen
Penelusuran Klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya
Penelusuran Klausul 7 Realisasi Produk
Penelusuran Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
Prosedur Kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
Fungsi-Fungsi Terkait Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia 1. Wakil Manajemen a. Menetapkan dan memelihara program audit mutu internal.
b. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan menganalisa hasil-hasil audit mutu internal. c. Meninjau ulang audit tindakan korektif yang dilaporkan koordinator Audit Mutu Internal dalam tinjauan manajemen dan melaporkan kepada manajemen puncak mengenai implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO TS 16949.
2. Auditor a. Memimpin pelaksanaan audit terhadap sebuah bagian atau departemen dalam perusahaan. b. Mengevaluasi temuan-temuan audit.
c. Membuat laporan audit kepala wakil manajemen
3. Auditee a. Manajer atau kepala bagian departemen yang diaudit bertanggung jawab untuk area audit. Meninjau ulang, menyetujui dan mengkoreksi kekurangan dalam dokumen hasil audit yang dilaporkan. b. Meyakinkan keefektifan tindakan perbaikan.
Spesifikasi Tingkatan Auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
Klasifikasi Auditor
Sifat-Sifat Yang Diajukan
Memahami Sistem Manajemen Mutu PT HLI
Dapat menilai secara adil
Memahami PT Proses Bisnis PT HLI
Mampu memutuskan secara sehat
Pernah mengikuti training ISO TS16949
Mampu menganalisa
Memiliki Sertifikat sebagai Internal Auditor
Mempunyai pengetahuan Dapat menilai dari sudut customer
Ketentuan Umum
Skillmap dari seluruh auditor dan jumlah kebutuhan auditor ditinjau ulang setiap tahun sekali. Setiap auditor diikutsertakan dalam Training Refresh Internal Auditor setiap 3 tahun sekali oleh pihak internal PT HLI.
Apabila jumlah Auditor telah mencukupi kebutuhan, maka Re-Training Internal Auditor, dari external, dilakukan setiap adanya up-grading versi dari ISO TS 16949, diutamakan untuk Auditor yang memperoleh sertifikat lebih awal.
Daftar Periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
Tahap-Tahap Pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia
• Pre-audit meeting • Penyusunan program internal audit • Formasi tim audit
Tahap Perencanaan
Tahap Pelaksanaan • Opening meeting • Melaksanakan audit • Membuat laporan audit • Closing meeting
• Pemantauan tindakan perbaikan • Verifikasi tindakan perbaikan • Membuat laporan untuk manajemen
Tahap Tindak Lanjut
Klausul Utama
Prosedur Kualitas
Klausul Utama sebagai indikator dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal dan dasar pembuatan daftar periksa.
Pertimbangan audit tambahan mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.4 Rencana Audit Internal, yang mengharuskan frekuensi audit ditingkatkan selayaknya bila terjadi ketidaksesuaian internal atau keluhan pelanggan. Mengacu pada klausul 8.2.2 mengenai audit internal juga mengharuskan organisasi membuat prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penyusunan rekaman (catatan), dan pelaporan hasilnya. Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.2 Audit Proses Pembuatan Produk, yang mengharuskan organisasi harus mengaudit setiap proses pembuatan produk. Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.3 Audit Produk, yang mengharuskan organisasi harus mengaudit produk pada tahap-tahap produksi dan penyerahan yang layak guna memastikan kesesuaiannya pada semua persyaratan khusus , seperti dimensi produk, berfungsinya, pengemasan dan pelabelan.
Klausul 4 PT HLI diwajibkan memiliki dokumen tertulis sebagai bukti penerapan ISO TS 16949.
Analisis
Klausul 5 manajemen puncak membuat penetapan struktur organisasi, penetapan sasaran mutu, penunjukkan perwakilan manajemen, dan tinjauan manajemen. Klausul 6 mewajibkan penetapan kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan dan mengelola sarana dan prasarana organisasi. Klausul 7 melakukan tinjauan order, perencanaan, pembelian bahan mentah atau jasa pendukung, pelaksanaan produksi, penyimpanan, pengiriman dan sampai produk sampai ke konsumen. Klausul 8 terus menerus melakukan perbaikan dengan cara menganalisis semua data masukan (survey pelanggan, keluhan pelanggan, kerusakan produk, kesalahan kerja, dan lainnya)
Spesifikasi Tingkatan Auditor Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.5 Kualifikasi Internal Auditor, yang mengharuskan organisasi harus memiliki auditor internal yang sesuai dengan standar untuk mengaudit persyaratan spesifikasi teknis.
Fungsi-Fungsi Terkait Tiga fungsi terkait, yaitu wakil manajemen, auditor, dan auditee (manajer departemen). Penetapan wakil manajemen sesuai dengan klausul 5.5..2 Wakil Manajemen, yang mengharuskan manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung jawab lain, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara. Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.5 Kualifikasi Internal Auditor, yang mengharuskan organisasi memiliki auditor internal yang berkualifikasi untuk mengaudit persyaratan-persyaratan teknis ISO TS 16949.
Analisis
Standar Kerja Klasifikasi Internal Auditor PT HLI mengaharuskan auditor melakukan pelaksanaan level up auditor, auditor harus meningkatkan skill sampai mampu melakukan training ke personil auditor lainnya, hal ini mengacu pada penerapan ISO TS 16949 klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya, organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menetapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus meningkatkan keefektifannya, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Mengacu pada klausul 6.2.2 Kemampuan, Pelatihan, dan Kesadaran, organisasi harus menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk, dan bila mungkin menyediakan pelatihan .
Daftar Periksa
Tahap-Tahap Pelaksanaan Terdiri dari tiga tahapan, tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap tindak lanjut. Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2 Audit Internal , yang menuntut organisasi membuat program audit yang direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan area yang diaudit, sebagaimana hasil audit yang lalu. Klausul 8.2.2 Audit Internal juga mengharuskan prosedur terdokumentasi untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan koreksi dan korektif apapun dibutuhkan, dilakukan tanpa tunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi.
Analisis
Penerapan klausul 4 Sistem Manajemen Mutu, terdapat dalam daftar periksa audit proses pengendalian rekaman (catatan) kualitas dan proses dokumen dan data kontrol, PT HLI mengharuskan adanya dokumentasi dari seluruh proses pelaksanaan Audit Mutu Internal. Penerapan klausul 5 Tanggung Jawab Manajemen, terdapat dalam daftar periksa audit proses tinjauan manajemen, proses menerima pesanan dan proses rencana produksi, proses pengiriman dan lainnya. Penerapan klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya, terdapat dalam daftar periksa audit proses pelatihan, proses rekrutmen dan seleksi, proses APQP, penanganan proses penyimpanan dan pengawetan dan lainnya. Penerapan klausul 7 Realisasi Produk, terdapat dalam daftar periksa audit tinjauan manajemen, proses kepuasan pelanggan, proses ulasan kontrak produk baru, proses rencana produksi, proses pembelian, penanganan proses dan pengawetan dan lainnya. Penerapan klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan , terdapat dalam daftar periksa audit proses internal audit, tindakan perbaikan dan pencegahan, proses pemilihan supplier atau evaluasi, pemeriksaan mutu dan jaminan kualitas, keluhan pelanggan dan lainnya.
KESIMPULAN 1.
Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai konsekuensi penerapan ISO TS 16949 maka PT Honda Lock Indonesia diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti manual mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, prosedur wajib, prosedur kerja departemen, instruksi kerja, rekaman mutu, dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan suatu kegiatan yang dipersyaratkan oleh ISO TS 16949. Klausul 5 Tinjauan Manajemen berisi beberapa hal yang harus dilakukan oleh manajemen puncak seperti penetapan struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, penetapan sasaran mutu, penunjukkan perwakilan manajemen, dan pelaksanaan tinjauan manajemen. Klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya, PT Honda Lock Indonesia diwajibkan untuk menetapkan kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta mengelola sarana dan prasarana organisasi. Klausul 7 Realisasi Produk PT Honda Lock Indonesia diwajibkan mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan, pembelian bahan mentah atau jasa pendukung, pelaksanaan produksi, penyimpanan, pengiriman, dan sampai barang diterima oleh pelanggan. Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan, PT Honda Lock Indonesia dituntut untuk terus menerus melakukan perbaikan dengan cara menganalisis semua data masukan (survey kepuasan pelanggan, keluhan pelanggan, kerusakan produk, kesalahan kerja, dan lainnya) termasuk melaksanakan kegiatan audit internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan memastikan kesesuaian antara penerapan dengan standar ISO TS 16949 dan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2.
Prosedur kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949 klausul 8.2.2 mengenai Audit Internal, yang mengharuskan adanya prosedur terdokumentasi untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penyusunan rekaman, dan pelaporan hasilnya.
3.
Terdapat tiga fungsi terkait dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT Honda Lock Indonesia, yaitu Wakil Manajemen, Auditor, dan Manajer Departemen (Auditee). Ketiga fungsi terkait tersebut masingmasing memiliki keterkaitan dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT Honda Lock Indonesia serta sesuai dengan penerapan ISO TS 16949 klausul 5.5.2 Wakil Manajemen dan klausul 8.2.2.5 Kualifikasi Internal Auditor.
4.
Spesifkasi tingkatan Auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949 klausul 8.2.2.5 mengenai Kualifikasi Internal Auditor.
5.
Daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949, seluruh pertanyaan baku dalam dokumen daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock berisi indikator penerapan klausul 4 Sistem Manajemen Mutu, klausul 5 Tinjauan Manajemen, klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya, klausul 7 Realisasi Produk, dan klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan.
6.
Tahap-tahap pelaksanaan dalam Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia terdiri dari tiga tahapan, yaitu tahap perencanaan audit, tahap pelaksanaan audit, dan tahap tindak lanjut audit. Tahap-tahap pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia sesuai dengan ISO TS 16949 klausul 8.2.2 Audit Internal.
SARAN
1.
Pihak auditor tidak hanya berperan dalam melakukan pemeriksaan terhadap pengendalian internal saja, tetapi diharapkan auditor memberikan saran agar pengendalian internal dalam perusahaan dapat lebih ditingkatkan.
2.
Dalam pelaksanaan audit mutu internal, auditor sebaiknya tidak memberitahukan kepada objek yang diteliti bahwa akan diadakan pemeriksaan, hal ini dilakukan agar didapat suatu kondisi yang menggambarkan keadaan yang sebenarnya, sehingga dengan demikian dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan.
3.
Memberikan sangsi kepada auditee jika dalam batas waktu yang diberikan tidak segera melakukan pengendalian terhadap temuan audit.
4.
Agar penelitian selanjutnya lebih baik, sebaiknya memahami materi tentang klausul-klausul ISO TS 16949.
