ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2000 DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL PADA PT. WINNER SYNTHETIC TEXTILE
Skripsi Diajukan Kepada Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Untuk Memenuhi Syarat-syarat Untuk Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh Maimunah NIM 103082029349
Di bawah Bimbingan
Pembimbing I
Pembimbing II
Prof.Dr. Abdul Hamid, MS
Yessi Fitri,SE,Ak., M.Si
NIP. 131 474 891
NIP. 150 377 440
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN ILMU SOSIAL UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1429 H/2008
ii
Hari ini Selasa Tanggal Dua Belas Bulan Agustus Tahun Dua Ribu Delapan telah dilakukan Ujian Komprehensif atas nama Maimunah NIM 103082029349 dengan judul ANALISIS PENERAPAN ISO 9001:2000 DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL PADA PT. WINNER SYNTHETIC TEXTILE Memperhatikan penampilan mahasiswa tersebut selama ujian berlangsung, maka skripsi ini sudah dapat diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, 12 Agustus 2008
Tim Penguji Ujian Komprehensif
Amilin, SE.,Ak.,Msi Ketua
Hepi Prayudiawan, SE.,Ak.,MM Sekretaris
Prof.Dr. Abdul Hamid, MS Penguji Ahli
iii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Maimunah
Tempat/ Tanggal Lahir
: 15 Mei 1985
Alamat
: Jl. Daan Mogot KM 18 RT 005/ 08 No.44 Kec/ Kel Kalideres Jakarta Barat 11840
Agama
: Islam
Kewarganegaraan
: Indonesia
Riwayat Pendidikan: MI Mambaul Khairaat Jakarta Barat. Lulus Tahun 1997 MTs Da’il Khairaat Jakarta Barat. Lulus Tahun 2000 SMUN 94 Jakarta. Lulus Tahun 2003 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Lulus Tahun 2008
Riwayat Magang dan Organisasi: Magang pada PT. Winner Synthetic Textile. 25 Juli - 25 Agustus 2006 Bekerja pada PT. Winner Synthetic Textile.September 2006-Maret 2007 Ketua Humas Rohis SMUN 94 periode 2002-2003 Sekretaris Syiar IARI 94 periode 2004-2005 Ketua Keputrian KOMDA FEIS periode 2004-2005
iv
Application Analysis of ISO 9001:2000 In Audit Implementation of Internal Quality of Winner Synthetic Textile, Ltd
ABSTRACT ISO 9001:2000 is a standars requirement which is used to measure the ability of an organization in filling standar requirement and rules in accordance with international standar. The purpose of research is to analyze the Audit implementation of Internal Quality in Application of ISO 9001:2000 that has applied in Winner Synthetic Textile, Ltd which is located in Daan Mogot Road KM 16 Semanan, Jakarta Barat 11850, in accordance with previous standard of The National Standardization Council (Dewan Standarisasi Nasional/ DSN) which is located in Geneva, Swittzerland. The author of this minithesis used the method of librarial research an field research. The librarial research is by collecting theoretical data from some literatures and also scientific writings that are related to the problem which is researched. The field research is an interview with the company which has the authority and responsibility to give some datas and explanations needed that related to the research. The analysis method which is used a method of Qualitative Descriptive analysis, interview and observation. This research identifies whether the implementation of ISO 9001:2000 by Winner Synthetic Textile, Ltd has been suitable with the standard of ISO 9001:2000 International. From this research indicates that Winner Synthetic Textile, Ltd has applied the procedure of ISO 9001:2000 that is suitable with International Standard.
Key Words
: ISO 9001:2001, Internal audit, Quality management system.
v
Analisis Penerapan ISO 9001:2000 dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada PT. Winner Synthetic Textile
Abstrak ISO 9001:2000 merupakan persyaratan standar yang digunakan untuk mngukur kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan dan peraturan yang sesuai dengan standar Internasional. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan Audit Mutu Internal dalam penerapan ISO 9001:2000 yang telah diterapkan di perusahaan PT. Winner Synthetic Textile yang berlokasi di Jalan Daan Mogot KM 16 Semanan, Jakarta 11850 yang sesuai dengan standar yang telah ada menurut Dewan Standarisasi Nasional (DSN) yang berkedudukan di Genewa, Switzerland. Penulis skripsi ini menggunakan metode penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan. Penelitian kepustakaan adalah dengan mengumpulkan data yang bersifat teoritis dari literatur-literatur yang ada dan juga tulisan-tulisan ilmiah yang mempunyai kaitan dengan masalah yang diteliti. Penelitian lapangan adalah penelitian yang berupa wawancara dengan pihak perusahaan yang berwenang dan bertanggung jawab untuk memberikan data dan keterangan yang diperlukan yang berkaitan dengan penelitian. Metode analisis yang digunakan adalah metode analisis deskriptif kualitatif, wawancara dan observasi. Penelitian ini mengidentifikasi apakah penerapan ISO 9001:2000 oleh PT. Winner Syinthetic Textile telah sesuai dengan standar ISO 9001:2000 Internasional. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Winner Syinthetic Textile telah menerapkan prosedur ISO 9001:2000 sesuai dengan standar Internasional.
Kata kunci: ISO 9001:2000, audit internal, sistem manajemen mutu
vi
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Allah Swt atas semua nikmat yang telah dilimpahkan kepada hamba dan seluruh umat manusia di dunia ini. Shalawat beriring salam kami limpahkan kepada Kekasih-Mu Rasulullah Saw yang telah memberikan cahaya yang terang benderang dalam perkembangan Islam. Seorang pemimpin yang mendekati kesempurnaan yang hakiki dengan berbagai keistimewaan yang ada padanya. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tak terhingga untuk:
Orang tua penulis, Ayahanda Ma’mun Sairan dan Ibunda Roiyah yang tiada henti-hentinya memberikan segala dukungan baik materi maupun non materi bahkan atas doa-doa yang selalu mengalir untuk nanda.
Untuk kakak dan adik penulis, Mutas, Agus, dan Nur terima kasih atas pengertiannya selamanya ini.
Pada kesempatan ini pula penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1.
Bpk. Prof.Dr. Abdul Hamid. MS, selaku dosen pembimbing I yang amat sangat baik dalam memberikan bimbingan selama penulisan.
2.
Ibu Yessi Fitri,SE,Ak., M.Si selaku dosen pembimbing II yang amat sangat baik dalam memberikan bimbingan selama penulisan.
3.
Bpk. Prof.Dr. Abdul Hamid. MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial.
4.
Bpk. Drs. Abdul Hamid Chebba, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
5.
Bpk. Amilin. SE.,Ak.,M.Si, selaku sekretaris Jurusan Akuntansi.
6.
Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial yang telah memberi segenap ilmunya untuk penulis.
7.
Seluruh Staf dan Karyawan FEIS UIN Syarif Hidayatullah, khususnya bagian akademik yang telah membantu dalam kegiatan administrasi penulis.
8.
Bpk. Farid S. Kom selaku MR di PT. Winner Synthetic Textile.
9.
Bpk. Sanusi sebagai pembimbing selama melakukan penelitian di PT. Winner Synthetic Textile
vii
10. Seluruh Pegawai dan Karyawan PT. Winner Synthetic Textile yang telah membantu penulis melakukan riset ini. 11. Ahmad Hafizullah, SE. Terima kasih atas bantuannya selama ini. 12. Teman-teman seangkatan Akuntansi A 2003 terima kasih atas bantuannya. Semoga Allah selalu memberikan yang terbaik untuk kita.
Penulis sangat menyadari kekurangan dalam penulisan skripsi ini sehingga saran dan kritik demi penyempurnaan skripsi ini merupakan suatu apresiasi bagi penulis. Akhirnya
dengan
segala
keterbatasan
yang
dimiliki,
penulis
ingin
mempersembahkan skripsi bagi semua pihak yang menaruh perhatian bagi perkembangan dunia pendidikan khususnya bidang penelitian di Indonesia dengan harapan akan bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Jakarta, Agustus 2008 Sya’ban 1429H
Maimunah
viii
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN..................................................................................
i
LEMBAR UJIAN KOMPREHENSIF.................................................................
ii
LEMBAR UJIAN SKRIPSI.................................................................................
iii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP.............................................................................
iv
ABSTRACT.........................................................................................................
v
ABSTRAK...........................................................................................................
vi
KATA PENGANTAR.........................................................................................
vii
DAFTAR ISI........................................................................................................
ix
DAFTAR TABEL................................................................................................
xii
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................
xiii
DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................
xiv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah.............................................................................
1
B. Masalah Penelitian......................................................................................
4
1. Identifikasi Masalah.............................................................................
4 2. Pembatasan Masalah............................................................................
5
3. Perumusan Masalah.............................................................................
6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian...................................................................
6
BAB II LANDASAN TEORI A. ISO 9000.....................................................................................................
8
1. Sejarah ISO 9000..................................................................................
8
2. Pengertian dan Standar ISO..................................................................
10
3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000...............................
14
4. Proses Sertifikasi...................................................................................
19
5. Manfaat ISO 9001:2000........................................................................
25
ix
B. Audit Mutu Internal……………………………………………………….
27
1. Pengertian Audit Mutu Internal……………………………………….
27
2. Tujuan dan Manfaat Audit Mutu Internal..............................................
28
3. Fungsi-fungsi yang terkait dengan Auditor Internal..............................
29
4. Daftar periksa Audit Mutu Internal.......................................................
32
5. Tahap-Tahap Pelaksanaan Audit Mutu Internal....................................
33
6. Audit Mutu Lainnya...............................................................................
36
BAB III METODOLODI PENELITIAN A. Ruang Lingkup Penelitian............................................................................
38
B. Metode Penentuan Sampel...........................................................................
38
C. Metode Pengumpulan Data..........................................................................
39
D. Metode Analisis Data...................................................................................
40
E. Operasional Metodologi Penelitian..............................................................
40
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sekilas Gambaran Umum Objek Penelitian..................................................
42
1. Sejarah Perusahaan..................................................................................
42
2. Visi dan Misi Perusahaan........................................................................
43
3. Struktur Organisasi dan Job Description.................................................
44
4. Proses Produksi.......................................................................................
55
5. Kebijakan Mutu Perusahaan...................................................................
59
6. Sasaran Mutu Perusahaan.......................................................................
59
B. Pembahasan...................................................................................................
60
1. Penerapan ISO 9001:2000 PT. Winner synthetic Textile…………………...
60
a. Penelusuran Klausal Sistem Manajemen Mutu (klausal 4).....................
60
b. Penelusuran Klausal Tanggung Jawab Manajemen (klausal 5)………..
64
c. Penelusuran Klausal Pengelolaan Sumber Daya (klausal 6)…………..
69
d. Penelusuran Klausal Realisasi Produk (klausal 7)…………………….
72
e. Penelusuran Klausal Pengukuran, Analisis dan perbaikan (klausal 8)..
84
2. Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile…………………………
x
89
1. Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile...................................................................
89
2. Kualifikasi Internal Auditor Sistem Manajemen Mutu PT. Winner Synthetic Textile...................................................................
90
3. Daftar Periksa Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile..........
96
4. Tahap-Tahap dalam Pelaksanaan Audit Internal PT. Winner Synthetic Textile..................................................................
97
1.Tahap Perencanaan ..............................................................................
97
2.Tahap Pelaksanaan ...............................................................................
102
3.Tahap Tindak Lanjut.............................................................................
104
BAB V KESIMPULAN DAN IMPLIKASI A. Kesimpulan...............................................................................................
111
B. Implikasi...................................................................................................
112
C. Saran..........................................................................................................
112
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xi
DAFTAR TABEL
Nomor
Keterangan
Hal
4.1
Status Audit
105
xii
DAFTAR GAMBAR
Nomor
Keterangan
Hal
1.1
ISO 9000 series
12
4.1
Penelusuran Klausal Sistem Manajemen Mutu
61
4.2
Penelusuran klausal Tanggung Jawab Manajemen
65
4.3
Realated to product, regulatory and legal requirement
66
4.4
Penelusuran Klausal Pengelolaan Sumber Daya
70
4.5
Penelusuran Klausal Realisasi Produk
83
4.6
Penelusuran Klausal Pengukuran, Analisis dan perbaikan
84
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor
Keterangan
Hal
1
Surat Keterangan
114
2
WINNERTEX PROSEDUR MUTU
115
3
AUDIT PLAN
116
4
AUDIT REPORT
117
5
R.F.C.A
118
6
Internal Audit list
119
7
Internal Audit Training Track Record
120
8
Non Active Auditor List
121
xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari baik dari sektor pemerintah maupun swasta, mau tidak mau semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan (survive) dalam menghadapi kondisi tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standarisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standarisasi sistem manajemen mutu. Untuk itu, lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya kearah yang diinginkan sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut, dalam pengertian bahwa tujuan atau sasaran mutu dari suatu lembaga mampu mencapai pengertian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja lembaga tersebut. Menanggapi isu tersebut di atas, salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di negara maju bahkan negara-negara berkembang adalah ISO 9001:2000. Standar ini merupakan sarana atau sebagai alat untuk mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektivitas dan efisiensi suatu organisasi. Standar ini merupakan salah satu standar yang diakui secara Internasional, yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI 9001:2000.
xv
Standar sistem manajemen mutu 9001:2000 merupakan suatu hal yang dianggap masih relatif baru di Indonesia. Namun karena tuntutan masyarakat serta kondisi yang ada, nampak perkembangan penerapan standar ini pada organisasi di Indonesia menunjukkan angka yang cukup signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa standar ini sudah mulai akrab dan diakui manfaatnya bagi suatu organisasi. Menurut Bina (2005) dalam jurnalnya ”Aplikasi Sistem Pakar Pada Audit Internal di PT. Winner Synthetic Textile”. Era perdagangan bebas dan globalisasi ekonomi dunia, agar dapat bersaing di pasar Internasional, produk Indonesia juga harus mampu bersaing di pasar dalam negeri dan juga di pasar luar negeri. Pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat konsumen harus sadar akan arti penting mutu, standar, dan sertifikasi, serta menjadikannya sebagai landasan penting dalam strategi persaingannya. Dalam pasar global, cakupan persaingan telah berubah. Pasar domestik semakin menjadi bagian dari pasar dunia, yang dipasok dari pusat-pusat produksi diseluruh dunia. Karena itu semakin banyak perusahaan telah mengubah strateginya, diantaranya PT. WINNERTEX yang merupakan salah satu perusahaan tekstil dan garmen terbesar di Indonesia yang telah berpengalaman lebih dari 30 tahun, perusahaan ini berlokasi di jalan Daan Mogot KM 16 Semanan-Kalideres, Jakarta 11850. Perubahan strategis yang dilakukan salah satunya adalah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan berusaha mendapatkan pengakuan atau mendapatkan sertifikasi standar manajemen mutu ISO 9001:2000 tersebut, akan tetapi banyak dijumpai perusahaan-perusahaan di Indonesia yang
xvi
menerapkan ISO 9001:2000 hanya sekedar untuk mendapatkan selembar sertifikat guna memenuhi persyaratan pelanggan atau hanya ikut-ikutan trend, bukannya membantu organisasi mencapai sasaran bisnisnya. Sasaran bisnis yang ingin dicapai organisasi dari penerapan ISO 9001:2000 dapat meliputi mutu atau kualitas meningkat, efisiensi meningkat, kinerja karyawan semakin meningkat, produktivitas juga meningkat sebagai akibat dari keteraturan praktek kerja pada perusahaan berdasarkan ISO 9001:2000, serta keteraturan dokumentasi dalam manajemen perusahaan yang akan menunjang mutu produk yang dihasilkan juga semakin meningkat, karena dunia persaingan bisnis global menuntut hanya produk-produk yang bermutulah yang akan memenangkan persaingan dan mempertahankan posisinya di pangsa pasar baik itu domestik maupun Internasional. Selain faktor di atas yang mempengaruhi perusahaan menerapkan ISO 9001:2000 terdapat juga faktor lain yang mendukung penerapan ISO 9001:2000 pada suatu perusahaan, yaitu karena kondisi globalisasi menyebabkan kaburnya batas-batas antar negara dan semakin ditiadakannya hambatan-hambatan tarif, mendorong timbulnya tuntutan pasar akan adanya suatu kesamaan terhadap mutu sebagai salah satu faktor yang utama. Maka terdapat suatu keharusan pada perusahaan tersebut untuk melakukan audit terhadap penerapannya. Audit terhadap Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terbagi atas audit eksternal yang dilakukan oleh badan sertifikasi sebagai evaluasi terhadap pemberian sertifikasi kepada perusahaan yang bersangkutan dan audit internal sebagai evaluasi penerapan Standar Manajemen
xvii
Mutu ISO 9001:2000. Untuk mendapatkan mutu produk yang baik, maka perusahaan harus memiliki suatu Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang baik bagi perusahaannya dan menerapkan Audit mutu Internal tersebut dalam melakukan pemeriksaan. Dari penjelasan di atas, penerapan ISO 9001:2000 sangat penting bagi perusahaan sebagai langkah untuk mempertahankan dan memajukan suatu perusahaan tersebut. Oleh karena itu penyusun tertarik untuk mempelajari lebih jauh mengenai penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dan pelaksanaan Audit Internal sehingga pada penelitian ini peneliti mengambil judul ”Analisis Penerapan ISO 9001:2000 dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada PT. Winner Synthetic Textile”.
B. Masalah Penelitian 1. Identifikasi Masalah Pengertian tentang mutu atau kualitas ini pada awalnya bersifat netral dan secara perlahan bergerak ke arah yang lebih positif, diyakini bahwa upaya untuk meningkatkan mutu akan menyibukkan berbagai pihak selama beberapa dasawarsa mendatang agar suatu organisasi mampu bertahan (survive) pada masa globalisasi ini. Ada tanggapan bahwa untuk mencapai produk yang bermutu tidak lepas dengan meningkatnya biaya produksi, namun dapat menghasilkan produk yang bermutu atau jasa yang memuaskan pelanggan akan mendatangkan manfaat yang lebih bagi organisasi. Manfaat secara umum yang dapat dirasakan secara langsung setidaknya adalah keuntungan peningkatan pangsa pasar sebagai
xviii
dampak positif dari kepuasan konsumen. Peningkatan permintaan akan diikuti dengan peningkatan volume dan efisiensi produk. Menurut Anas Wibawa (2005) dalam jurnalnya mengatakan, ISO yaitu standar yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Secara umum, seri standar ini terdiri dari elemen-elemen yang mengatur mulai dari tanggung jawab manajemen terhadap mutu, sampai kepada hal-hal yang lebih teknis yang menyangkut pembelian bahan baku perencanaan mutu, pengendalian proses, pengujian produk akhir, penyimpanan, pelayanan terhadap pelanggan, dan lain sebagainya. Dengan adanya penerapan ISO 9001:2000 perusahaan mampu mencapai kesesuaian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja perusahaan mengenai produk yang dihasilkan oleh perusahaan sehingga dapat meningkatkan kualitas produknya.
2. Pembatasan Masalah Sistematika ini dibuat dengan maksud untuk membuat agar penulis ini lebih terarah dan mudah dipahami, selain itu juga untuk membatasi masalah penelitian agar tidak menjadi luas. Adapun pembatasan masalah tersebut antara lain: a. mengenai sistem manajemen mutu b. mengenai tanggung jawab manajemen c. pengelolaan sumber daya d. realisasi produk e. pengukuran, analisis dan peningkatan
xix
Poin diatas merupakan klausal dari sistem manajemen mutu ISO 9001 yang diterapkan di audit internal dalam hal ini tidak mencapai manajer puncak.
3. Perumusan Masalah Pokok permasalahan yang menjadi dasar dari penulisan penelitian ini adalah: apakah pelaksanaan audit mutu internal perusahaan dalam hal ini PT. Winner Synthetic Textile telah sesuai dengan yang diisyaratkan ISO 9001:2000
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan audit internal dalam penerapan ISO 9001:2000 yang telah diterapkan di perusahaan PT. Winner Synthetic Textile yang berlokasi di Jalan Daan Mogot KM 16 Semanan, Jakarta 11850 yang sesuai dengan standar yang telah ada menurut Dewan Standarisasi Nasional (DSN) yang berkedudukan di Genewa, Switzerland. 2. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Pihak Perusahaan Hasil penelitian ini dapat dijadikan tambahan informasi mengenai penerapan ISO 9001:2000 yang membuat sistem kerja terdokumentasi sehingga memudahkan pihak manajer, dapat meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja yang bisa tercapai efisiensi,
xx
meningkatkan pengawasan (adanya audit internal) terhadap pengelolaan pekerjaan, selain itu termonitornya kualitas organisasi terhadap mitra kerja. 2. Mahasiswa Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberi tambahan pengetahuan dalam mengaplikasikan teori-teori yang sudah diperoleh masa perkuliahan atau ilmu yang berkaitan dengan teori dalam penelitian ini. 3. Umum Sebagai tambahan pengetahuan tentang penerapan ISO 9001:2000 yang mempunyai manfaat besar bagi perusahaan dalam meningkatkan kualitas dan pelayanan bagi konsumen yang dapat mencapai kesesuaian antara perusahaan dan konsumen. 4. Peneliti Sebagai persyaratan kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1)
xxi
BAB II LANDASAN TEORI
A. ISO 9000 1. Sejarah ISO 9000 Menurut Dorothea Wahyu Ariani (2003) sejarah ISO 9000 dimulai dari dunia militer dan industri militer, khususnya pada masa perang Dunia II. Dengan semakin meningkatnya aktivitas perang pada tahun 1943, pihak militer Inggris mulai mengalami kesulitan dalam mendapatkan amunisi perang, khususnya mengenai masalah kualitas dan kelancaran pasokan. Untuk mengatasi masalah ini pihak pembelian militer Inggris mulai menerapkan seleksi atas para pemasok, dengan berpatokan pada suatu kumpulan kriteria yang mereka buat, kriteria tersebut merupakan cikal bakal dari apa yang dinamakan standar manajemen kualitas. Setelah Perang Dunia II, dunia masih mengalami beberapa perang, antara lain Perang Korea, Vietnam, dan Perang Dingin Amerika Serikat. Oleh karena itu, perkembangan industri militer sangat pesat dan diikuti perkembangan dalam standar industri. Departemen Pertahanan Amerika saat itu telah menerapkan standar untuk program manajemen kualitas yang dikenal dengan seri MIL STD. Salah satu standar yang penting adalah MIL-Q 9858 A (1963), yaitu standar yang berlaku atas para pemasok untuk Departemen Pertahanan Amerika. Standar ini kemudian diadopsi oleh pakta Pertahanan Atlantik Utara (North Atlantic Treaty Organization) dan dinamakan AQAP-1 (Allied Quality Assurance Publication 1). Sementara Inggris pun
xxii
mengintegrasikan sebagian besar pasal dan persyaratan AQAP-1 ke dalam standar sistem kualitas mereka yang dinamakan DEF/STAN 05-8, dimana hasil evolusinya dimodifikasikan sebagai BS5750 dan dijadikan sebagai standar kualitas sistem. International
Organization
for
Standardization
(ISO)
kemudian
mempublikasikan seri standar Internasional mengenai penjaminan kualitas dan manajemen kualitas yang dikenal dengan standar sistem manajemen kualitas ISO 9000 yang berpedoman pada BS 5750. Masyarakat Eropa telah menerapkan standar ini tahun 1987 dan mengadaptasinya sebagai European Norm (EN 29000). Di Indonesia, standar tersebut dipakai sebagai acuan standar manajemen kualitas tahun 1992 dengan nama SNI 19-9000 oleh Dewan Standarisasi Nasional. Pada tahun 1946, organisasi Internasional untuk standarisasi yang biasa disebut ISO menemukan dan mengembangkan seperangkat standar umum dalam manufakturing, perdagangan, dan komunikasi. Markas besar ISO adalah di Geneva, Switzerland, dan terdiri dari 97 negara, termasuk American National Standard Institute (ANSI). ISO 9000 adalah suatu rangkaian dari lima standar kualitas Internasional yang dikembangkan oleh The International Organization for Standardization di Geneva, Switzerland, pada tahun 1987, yang diprakarsai oleh American National Standardization Institute, New Jersey, ISO 9000 menyediakan kerangka kerja untuk manajemen kualitas dalam organisasi manufaktur. ISO 9000 dimulai tahun 1979 ketika British Standar Institute mulai menciptakan standar untuk prinsip-prinsip kualitas umum. Hal ini berperan penting dalam menuju standar ISO 9000 yang merupakan isu terakhir di tahun 1987. Sehingga sering pula penulisan standar sistem manajemen kualitas tersebut adalah BS 5750/ISO 9000. Sasaran BS
xxiii
5750/ISO 9000 adalah untuk meletakkan dasar untuk bahasa standar dalam pendokumentasian kebutuhan dan produser kualitas organisasi. Hal ini menghendaki suatu sistem untuk menempatkan dan mengelola fakta-fakta bahwa pengendalian kualitas telah dilaksanakan di seluruh lingkup organisasi. Dalam organisasi, pemenuhan kebutuhan tersebut dicapai melalui pedoman dalam organisasi yang tersusun dalam pedoman kualitas.
2. Pengertian dan Standar ISO ISO adalah suatu badan yang mengatur sertifikasi atau mengesahkan suatu standar. ISO merupakan singkatan dari International Standar Organization. ISO dibuat karena keinginan perusahaan dari berbagai macam bidang usaha untuk memuaskan pelanggannya, yaitu dengan cara meningkatkan kualitas kerja dan pelayanan
sesuai
dengan
standar
yang
ditetapkan.
(http://klik.uph.edu/iso/whatISO.php) Menurut Anas Wibawa (2005) Standar seri ISO 9000 merupakan suatu seri yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Secara umum, seri standar ISO 9000 ini terdiri dari elemen-elemen yang
mengatur mulai dari tanggung jawab
manajemen terhadap mutu, sampai kepada hal-hal yang lebih teknis yang menyangkut pembelian bahan baku, perencanaan mutu, pengendalian proses, pengujian produk akhir, penyimpanan, pelayanan terhadap pelanggan, dan lain sebagainya.
xxiv
Menurut Ariani (2003) ISO 9000 merupakan salah satu jalan merebut pelanggan, terutama bila ingin merebut pelanggan yang mensyaratkan penjaminan kualitas (quality assurance). Penjaminan kualitas (quality assurance) adalah seluruh kegiatan terencana dan sistematis yang diimplementasikan dalam sistem kualitas untuk memberikan persyaratan kualitas. Penjaminan kualitas dapat bersifat intern, yaitu memberikan keyakinan kepada pihak manajemen dan bersifat ekstern yang memberikan keyakinan kepada pelanggan. Agar dapat memberikan penjaminan kualitas yang baik, pimpinan harus menerapkan kebijakan yang tegas yang mencakup semua divisi, baik riset, perencanaan, desain, pabrikasi, penjualan dan pelayanan dengan melibatkan semua personil termasuk karyawan, subkontraktor, dan distributor. Susilawati, dkk (2005) ISO 9000 merupakan kumpulan standar manajemen mutu dan standar proses, bukan standar produk. ISO 9000 terdiri dari beberapa bagian yang memuat tentang sistem manajemen mutu, diantaranya ISO 9001:2000 dan ISO 9004:2000. Sementara menurut Azevedo, et al (2003) mendefinisikan ISO 9000 sebagai berikut: ISO is an Internasional standard of quality that applies to the management of the quality of the process used to generate products that attend to the expectation of its customers. These standars were created under the premise that if the development and the management system are of good quality, then the product or the resultant service also will be of good quality. A Quality Management (QMS) in compliance with ISO 9000 will assure that its process of development has a disciplined, repeatable level of control, guaranteeing the quality of product.
xxv
Dalam bukunya Vincent Gaspersz (2002) menjelaskan pengertian ISO 9001:2000 adalah suatu standar Internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Sehingga pengertian ISO 9001:2000 dapat diuraikan sebagai berikut:
Gambar 1.1. ISO 9000 series Pemasok
Organisasi
Pelanggan
Dalam bukunya Ariani (2005) standar ISO mempunyai lima bagian sebagai berikut: 1. ISO 9000- standar manajemen kualitas dan penjaminan kualitas- pemandu untuk pemilihan dan pengunaan standar. Standar ISO 9000 berisi pedoman yang digunakan bersamaan dengan keempat standar lainnya. 2. ISO
9001-
standar
kualitas-
model
untuk
penjamin
kualitas
dalam
perancangan/pengembangan, produksi, instalasi, dan pelayanan jasa ISO 9001 menjamin
ketaatan
terhadap
kualitas
dalam
tahap
perancangan
dan
pengembangan, produksi, instalasi, dan pelayanan jasa. Oleh karena itu, perusahaan perekayasaan, konstruksi, dan manufaktur yang produknya melalui tahap-tahap tersebut sangat berkepentingan dengan standar ini. Standar ISO 9001 merupakan suatu standar yang luas dan digunakan oleh organisasi yang ingin
xxvi
menunjukkan kompetensinya pada semua bidang operasi dari perancangan dan manufakturing hingga pendistribusian dan pengepakkan. 3. ISO 9002- sistem kualitas- model untuk penjaminan kualitas untuk produksi dan instalasi. Model ini lebih lunak daripada ISO 9001 dan biasa digunakan oleh perusahaan manufaktur umum, dimana perusahaan spesifikasi produk telah dirancang dan ditetapkan dengan pasti. 4. ISO 9003- sistem kualitas- model untuk penjaminan kualitas dalam inspeksi akhir dan pengujian. Model ini sangat terbatas dan sedikit digunakan. Standar ini sesuai dengan organisasi yang ingin membuktikan inspeksi dan pengujian prosedur dan kebijakannya. Diperkirakan kurang dari 5% perusahaan menggunakan standar ini. 5. ISO
9004-
elemen-elemen
manajemen
kualitas
dan
sistem
kualitas-
pemandu/pedoman. Model ini memberikan pengertian atau wawasan mengenai berbagai elemen yang termasuk dalam sistem kualitas dan juga struktur yang diharapkan dalam sistem tersebut. ISO 9004 berisi pemandu dalam hal-hal yang berkaitan dengan faktor teknis, administratif, dan sumber daya manusia yang dapat mempengaruhi kualitas produk dan jasa. Selain itu juga berguna untuk pemandu dalam perkembangan dan implementasi suatu sistem kualitas. Susilawati, dkk (2005) dalam jurnalnya ”Harapan dan realita sistem manajemen mutu ISO 9000 dalam penerapannya di perusahaan kontraktor” membagi standar ISO 9000 menjadi dua, yaitu: 1. ISO 9001:2000 berisikan persyaratan standar yang digunakan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan pengaturan yang sesuai.
xxvii
2. ISO 9004:2000 berisikan pedoman standar yang menyediakan acuan dalam peningkatan
berkelanjutan
sistem
manajemen
mutu
untuk
memberikan
keuntungan pada semua pihak.
3. Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Gaspersz (2002) meyatakan ISO 9001:2000 disusun berdasarkan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kerja. Prinsip-prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolektif dan pengetahuan dari ahli-ahli Internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO/TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000. Dalam prinsip manajemen kualitas yang menjadi landasan penyusunan ISO 9001:2000 itu adalah: 1. Fokus Pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan yang akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha ekspektasi pelanggan. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip fokus pelanggan adalah:
xxviii
a. Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar, yang diperoleh melalui tanggapan-tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar. b. Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan. c. Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi-transaksi. 2. Kepemimpinan Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan adalah: a. Orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi. b. Aktivitas-aktivitas akan direvaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara. c. Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasi. 3. Keterlibatan Orang-Orang Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.
xxix
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip keterlibatan orang-orang adalah: a. Orang-orang
dalam
organisasi
menjadi
termotivasi,
memberikan
komitmen dan terlibat. b. Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan organisasi. c. Orang-orang menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka. d. Orang-orang menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan terus-menerus. 4. Pendekatan Proses Suatu hasil yang akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumbersumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukur dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses adalah: a. Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus (cycle times) menjadi lebih pendek, melalui efektivitas penggunaan sumber-sumber daya. b. Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan (predictable). c. Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus.
xxx
5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem manajemen adalah: a. Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses yang paling baik mencapai hasil-hasil yang diinginkan. b. Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci. c. Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi. 6. Peningkatan Terus-Menerus Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen kualitas. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip peningkatan terusmenerus adalah:
xxxi
a. Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi. b. Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas peningkatan ada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi. c. Fleksibilitas bereaksi secara tepat terhadap kesempatan-kesempatan yang ada. 7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan Keputusan yag efektif adalah yang berdasarkan pada analisa data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi, seyogyanya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen kualitas. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan adalah: a. Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat. b. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual. c. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah opini dan keputusan-keputusan 8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.
xxxii
Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan adalah: a. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak. b. Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan. c. Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya.
4. Proses Sertifikasi Dalam artikel yang berjudul ”Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000” (Ichwandi, dkk 2002) menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 bukanlah suatu hal yang akan didapatkan dalam sekejap, namun merupakan hasil usaha semua pihak yang ada dalam suatu organisasi. Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang menjadi acuannya. Adanya sertifikasi ini memberikan bukti bahwa standar benar-benar sudah diterapkan, tetapi satu hal yang harus diperhatikan bahwa sertifikasi bukan tujuan akhir, sebab banyak organisasi yang mengejar sertifikasi karena diminta oleh mitra kerjanya tanpa disertai upaya melakukan peningkatan atas kinerja sistemnya. Proses sertifikasi tidak terlalu rumit, namun memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang dari keseluruhan yang terlibat dalam suatu organisasi. Proses sertifikasi secara nasional atau bahkan secara Internasional. Langkah-langkah dasarnya adalah sebagai berikut:
xxxiii
1. Organisasi menetapkan komitmen dalam menerapkan sistem manajemen mutu. 2. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada unit-unit organisasi yang telah ditetapkan. 3. Penetapan/penunjukkan
lembaga
sertifikasi.
Pertimbangan
utama
dalam
melakukan penunjukkan lembaga sertifikasi antara lain akreditasi, kredibilitas dan pengakuan atas lembaga sertifikasi. 4. Penilaian semua aspek manajemen dan pelaksanaan kegiatan. Penilaian dilakukan dalam 2 (dua) bentuk yaitu penilaian/audit internal dan penilaian eksternal yang dilakukan oleh tim auditor dari lembaga sertifikasi independen. 5. Pemberian sertifikasi ISO 9001:2000. Sertifikat dapat diberikan apabila organisasi sudah dianggap layak memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam standar ISO 9001:2000 serta sudah tidak ditemukan lagi ketidaksesuaian yang termasuk dalam kategori MAJOR. Masa berlakunya sertifikat ini adalah selama 3 (tiga) tahun setelah diterimanya sertifikat ini. 6. Surveilen/pengawasan ulang. Surveilen dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan sekali setelah diterimanya sertifikat yang dimaksudkan untuk mengevaluasi efektivitas penerapan ISO 9001:2000 serta apabila terjadi perubahan/perkembangan yang dilakukan dalam penerapan sistem. Dalam upaya penerapan sistem manajemen ini secara efektif maka dituntut adanya suatu kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengelola seluruh proses kerja yang saling berhubungan dan berinteraksi baik secara intern maupun ekstern. Selain daripada itu, perlu kemampuan dalam meningkatkan secara terus-menerus efektivitas dari proses sistem manajemen mutu, sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal
xxxiv
sesuai dengan tujuan dan sasaran mutu yang telah diterapkan. Oleh karena itu perlu adanya suatu program berkesinambungan yang perlu didukung oleh semua personil yang terlibat dalam penerapan sistem ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi Sistem Manajemen ISO 9001:2000 antara lain: 1. Audit Internal Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem manajemen mutu dibandingkan terhadap standar acuan serta kebijakan-kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Wakil Manajemen (WM). 2. Surveilen Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak lembaga sertifikasi kegiatan surveilen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam satu tahun oleh lembaga sertifikasi. Surveilen ini dilaksanakan untuk mengevaluasi adanya perubahan-perubahan sistem mutu serta untuk monotoring bagi lembaga sertifikasi apakah organisasi tersebut mampu menerapkan sistem mutunya secara konsisten. 3. Evaluasi Kinerja Evaluasi kinerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukkan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya khususnya untuk melihat seberapa jauh efektivitas penerapan ISO 9001:2000 dalam menunjang
xxxv
upaya untuk memberikan pelayanan mitra kerja sehingga sasaran mutu dapat tercapai. Evaluasi ini dilakukan melalui beberapa cara antara lain: a. Wawancara langsung dengan mitra kerja. b. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan. Berdasarkan evaluasi kinerja ini diharapkan dapat lebih memacu serta meningkatkan kinerja, terutama dalam ketaatannya dalam menerapkan standar yang diacu. 4. Tinjauan Manajemen Sebagaimana halnya dengan audit internal, tinjauan manajemen ini juga merupakan keharusan atau wajib dilakukan dalam penerapan ISO 9001:2000. tinjauan manajemen ini juga dilakukan dalam bentuk rapat lengkap yang dipimpin langsung oleh pimpinan puncak. Kegiatan ini lebih bersifat pengkajian atas penerapan sistem manajemen mutu secara menyeluruh, sedangkan materi-materi pokok yang diangkat untuk dilakukan pengkajian antara lain: a. Kegiatan audit internal. b. Tindakan perbaikan. c. Hasil Evaluasi Kinerja d. Isu-isu lain yang berkaitan Dalam buku Vincent Gaspersz (2002) menjelaskan langkah-langkah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 sebagai berikut:
xxxvi
1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak, implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 tidak mungkin serta sangat sulit. 2. Membentuk komite pengarah (steering committee) atau coordinator ISO. Komite ini akan memantau proses agar sesuai dengan persyaratan standar dalam sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Komite juga berfungsi mengangkat atau menunjuk satu atau lebih auditor untuk ISO 9001:2000. Auditor internal merupakan orang-orang yang bebas dari fungsi yang diuji dan seharusnya dilatih terlebih dahulu sebagai penilai . Anggota-anggota dari komite ini seharusnya mewakili setiap fungsi dalam organisasi perusahaan itu. Komite pengarah juga berfungsi sebagai sumber informasi dan penasihat atau konsultan menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan sistem kualitas ISO 9001:2000. 3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Memahami persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari suatu proses dokumentasi dan implementasi. 4. Melakukan pelatihan (training) terhadap semua anggota organisasi itu. Manajermanajer,
supervisor-supervisor
dan
anggota-anggota
organisasi
sangat
menentukan keberhasilan implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Pemahaman terhadap hal ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan tentang sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. 5. Memulai peninjauan ulang manajemen (management review). Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggung jawab kualitas dari organisasi perusahaan itu kepada wakil manajemen (management representative), yang
xxxvii
biasanya adalah manajer kualitas. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. 6. Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, dan instruksi-instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen tertulis. Empat level dari dokumentasi, yaitu: manual sistem kualitas (level I), prosedur-prosedur (level II), instruksi-instruksi (level III), maupun formulir-formulir (level IV), harus diselesaikan. Matriks evaluasi awal seharusnya mengidentifikasikan kebijakankebijakan kualitas, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, formulir-formulir yang masih harus ditulis atau dimodifikasi. Manajer-manajer seharusnya diberikan tanggung jawab untuk menjamin bahwa dokumen-dokumen itu ada. 7. Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 itu. Sekali sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 dibangun, maka sistem manajemen kualitas yang ada selama ini harus dimodifikasi, dan dokumentasi pendukung dibuat sehingga implementasi menjadi sukses. 8. Memulai audit sistem manajemen kualitas perusahaan. Sekali sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 telah diterapkan selama beberapa bulan, maka auditor kualitas internal yang telah memperoleh pelatihan tentang audit sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 perlu memeriksa sistem manajemen kualitas organisasi yang ada apakah telah memenuhi standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Auditor kualitas internal adalah beberapa orang di dalam perusahaan yang berasal dari fungsi yang berbeda yang telah dilatih sehingga memahami secara baik proses auditing dari sistem manajemen kualitas ISO
xxxviii
9001:2000. Hasil-hasil dari audit kualitas internal harus menunjukkan bahwa sistem manajemen kualitas yang ada telah memenuhi persyaratan-persyaratan standar dalam sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. 9. Memilih registrar. Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem manajemen kualitas organisasi telah memenuhi persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, maka manajemen perlu memilih registrar untuk memulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai dokumen-dokumen seperti manual kualitas, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi, dan formulirformulir yang berkaitan dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, serta akan melakukan kunjungan lapangan untuk menanyakan orangorang yang dianggap perlu di dalam organisasi itu. Biasanya registrar akan meninjau ulang dan memberitahukan tentang kelengkapan dari dokumen kualitas perusahaan. Pada tahap ini apabila masih ada keterangan, dokumen itu harus diperbaiki dan dilengkapi. Dalam memilih registrar harus dilakukan secara hatihati dengan memperhatikan bonafiditas dari registrar itu, karena tidak semua sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan oleh registrar diakui oleh badan Akreditasi Nasional (National Accreditation Body).
5. Manfaat ISO 9001:2000 Dalam artikel ”Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000” (Ichwandi, dkk 2002) beberapa manfaat yang dapat diambil dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, antara lain:
xxxix
1. Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi. 2. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi. 3. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku seluruh organisasi. 4. Meningkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan. 5. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja. Sementara dalam buku Vincent Gaspersz (2002) manfaat penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 sebagai berikut: 1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan kualitas telah direncanakan dengan baik. 2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen kualitas dari perusahaan itu telah diakui secara Internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuksi pasar global. 3. Audit sistem manajemen kualitas dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem kualitas. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem kualitas oleh pelanggan.
xl
4. Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar lembaga registrasi bertaraf Internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru. 5. Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik. 6. Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan. 7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara baik. 8. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur dari organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun.
B. Audit Mutu Internal 1. Pengertian Audit Mutu Internal Menurut Rudi Ferdinal (2006) dalam jurnalnya ”Analisis Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada PT. Hakasima Inti sebagai bagian dari Penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001” menjelaskan audit mutu merupakan jenis audit manajemen yang masih tergolong baru jika dibandingkan jenis audit lainnya. Menurut
xli
Amin Widjaja Tunggal (2001) menyatakan audit mutu dibutuhkan seiring dengan mulai dipergunakannya standar manajemen mutu dalam produksi. Definisi tentang audit mutu dapat kita temukan dalam ISO 8402, sebagai berikut: Suatu penilaian yang sistematis dan mandiri untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil-hasilnya sesuai dengan rencana pengaturan ini telah diterapkan secara efektif dan tepat dalam rangka pencapaian sasaran.
Dari definisi audit mutu diatas kita dapat mendefinisikan audit mutu internal sebagai penilaian yang sistematis dan mandiri terhadap pelaksanaan sistem mutu yang dilaksanakan oleh personel suatu bagian dalam perusahaan tanpa melibatkan pihak luar perusahaan sebagai auditor. Meskipun audit mutu internal ini dilaksanakan oleh personel dari perusahaan itu sendiri, namun kemandirian atau independensi dari pelaksana audit tetap merupakan hal yang utama. Kemandirian diperlukan agar temuan-temuan audit tetap objektif dan dapat dipertanggung jawabkan. Sementara menurut Bina (2005) audit mutu internal merupakan audit yang dilakukan dalam suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri untuk menilai efektivitas dari penerapan sistem mutu perusahaan serta sebagai alat untuk melakukan peningkatan mutu secara terus-menerus.
2. Tujuan dan Manfaat Audit Mutu Internal Audit mutu internal memiliki beberapa tujuan. Tujuan-tujuan ini dapat dibedakan menjadi tujuan internal yang bersifat ke dalam perusahaan sendiri dan tujuan eksternal yang bersifat keluar perusahaan. 1. Tujuan Internal Tujuan internal pelaksanaan audit mutu terdiri atas:
xlii
a. Mencari dan menemukan bukti ketidaksesuaian pada sistem manajemen mutu. b. Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan dan peningkatan. c. Menilai kesiapan pelaksanaan audit eksternal. 2. Manfaat Audit mutu internal memberi beberapa manfaat sebagai berikut: 1. Membantu mengembangkan sistem mutu terpadu yang efektif. 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. 3. Membantu pembagian sumber daya secara optimal. 4. Membantu mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. 5. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu. 6. Mengurangi biaya-biaya umum tambahan. 7. Meningkatkan produktifitas. 8. Meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Audit Mutu Internal a. Auditor Auditor adalah personel yang melakukan audit terhadap mutu dari sebuah perusahaan. Beberapa hal yang berhubungan dengan auditor adalah: 1. Kriteria Auditor Auditor dalam pelaksanaan audit mutu internal meskipun berasal dari dalam perusahaan sendiri tetap dituntut untuk independen. Independensi auditor diutamakan karena tingkat efektivitas dan perencanaan terhadap hasil audit
xliii
banyak ditentukan oleh independensi auditor dan juga keahliannya. Selain itu terdapat pula beberapa persyaratan atau kriteria yang harus dipenuhi oleh auditor: a. Memiliki keterampilan berkomunikasi dan hubungan antar personel. b. Memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasikan, memulai, mengendalikan dan menganalisis. c. Memiliki kemampuan memimpin terutama untuk mendelegasikan, mengarahkan dan memberi dukungan. d. Memiliki kemampuan bekerja secara sistematis, mandiri dan bijaksana. e. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan keberhasilan dan kepemilikan informasi dan temuan audit. f. Memiliki kepribadian yang seimbang, percaya diri, sikap dan tingkah laku baik dan jujur. g. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan yang objektif. Pada perusahaan dengan skala yang cukup besar, audit mutu dilakukan oleh bagian tersendiri yang bertugas secara khusus melaksanakan audit. Bagi perusahaan dengan skala kecil, audit dapat dilakukan oleh personel yang tidak secara khusus melaksanakan audit ini harus bukan merupakan bagian dari departemen yang diaudit. Hal ini penting untuk memperoleh hasil audit yang objektif dan independen.
xliv
2. Tugas dan Tanggung Jawab Auditor Tugas dan tanggung jawab auditor terdiri atas: a. Auditor harus dapat mengaudit lingkup ISO 9001 yang digunakan oleh perusahaan dan telah mendalami elemn-elemen yang ada di dalamnya. b. Auditor harus membuat jurnal pelaksanaan audit per bagian dalam satu tahun dan sudah menyampaikan kepada auditee sesuai dengan prosedur pelaksanaan audit. c. Auditor harus menyampaikan prosedur pelaksanaan audit kepada auditee. d. Auditor harus membuat bukti-bukti rekaman tentang audit mutu sebagai bukti audit yang telah dilaksanakan. e. Auditor harus memiliki dokumentasi mutu tentang rangkuman audit mutu secara pembagian atau keseluruhan bagian. f. Auditor harus memverifikasi keefektifan tindakan perbaikan yang dilaksanakan sebagai hasil audit. b. Auditee Efektivitas pelaksanaan audit juga ditentukan oleh auditee sebagai pihak yang di audit. Tidak tertutup kemungkinan seorang auditee menutupi kesalahan pelaksanaan prosedur kerja bila dianggap membahayakan posisinya. Penutupan terhadap adanya fakta kesalahan pelaksanaan audit akan sangat berpengaruh terhadap temuan audit. Auditee meskipun sebagai objek pelaksanaan audit tidaklah harus diam. Kerjasama dalam memberikan informasi yang tepat kepada auditor merupakan kunci pokok keberhasilan audit. Merupakan tanggung jawab auditee untuk menjamin bahwa tim audit diberi fasilitas kerja yang cukup, dapat
xlv
memperoleh informasi yang relevan dan kerja sama efektif dalam semua hal yang berkaitan dengan audit (Bambang dan Sulistijarningsih, 2000). Berikut ini beberapa hal yang menjadi kewajiban auditee: 1. Bekerja sama dengan auditor dalam perencanaan jadwal audit untuk memastikan penyelesaian waktu yang tepat bagi kedua pihak. 2. Menyediakan informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit. 3. Meninjau temuan audit yang disampaikan oleh auditor serta melaksanakan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan. 4. Mendokumentasikan dan menginformasikan kepada auditor atas tindakan perbaikan yang selesai dilaksanakan untuk menunjang verifikasi lanjutan.
4. Daftar Periksa Audit Mutu Internal Daftar periksa atau daftar pertanyaan merupakan alat bantu yang digunakan oleh auditor dalam melaksanakan audit. Daftar periksa merupakan suatu alat yang sederhana namun sangat efektif untuk menjamin kepatutan, keabsahan dan keaslian suatu dokumen, proses atau prosedur (Bambang dan Sulistijarningsih, 2000). Dalam melaksanakan audit mutu internal seorang auditor diberi kebebasan membuat daftar periksa ini. Tidak ada panduan khusus dari ISO 9001 dalam membuat daftar periksa ini. Meski demikian daftar periksa harus dibuat secara terinci sebagai pegangan dalam melaksanakan audit seperti halnya dalam audit manajemen dan audit keuangan, pertanyaan-pertanyaan dalam daftar periksa harus dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila daftar periksa terdapat jawaban ”tidak”, maka itu berarti temuan auditnya berupa ketidaksesuaian (Gilang S Priyadi S 1999).
xlvi
5. Tahap-Tahap dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal a. Tahap Perencanaan Perencanaan audit diperlukan agar pelaksanaan audit berjalan secara efektif dan tidak buang-buang waktu. Perencanaan yang baik akan memberikan hasil audit yang baik pula. Perencanaan audit dapat disusun dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Penyusunan Jadwal Audit Pada tahap ini auditor membuat konsep atau susunan jadwal audit dalam satu tahun. Usulan ini kemudian diajukan kepada pimpinan perusahaan untuk dibahas dan memperoleh persetujuan. Setelah disetujui, konsep diketik dalam format jadwal audit dan diserahkan kepada pimpinan perusahaan. 2) Distribusi Jadwal Audit Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh pimpinan perusahaan, jadwal audit selanjutnya didistribusikan seluruh bagian yang akan diaudit. Tujuan pendistribusian jadwal audit ini adalah agar auditor dan terutama auditee dapat mempersiapkan diri jauh sebelumnya. 3) Pembentukan Tim Auditor Pada perusahaan yang besar dan bila diperlukan auditor dapat membentuk tim auditor dan dalam tim ini dapat pula disertakan tenaga ahli sebagai pendamping. 4) Persiapan Dokumen dan Prosedur
xlvii
Auditor harus sudah memiliki dokumen-dokumen dan prosedur yang diperlukan sebelum pelaksanaan audit, seperti daftar periksa dan apabila diperlukan hasil audit mutu terdahulu. 5) Persiapan Lainnya Auditor kembali mengecek jadwal audit, dokumen-dokumen yang terkait serta perhitungan biaya yang diperlukan selama pelaksanaan audit. b. Tahap Pelaksanaan Audit Pada tahap pelaksanaan audit, ada dua langkah yang harus dilakukan: 1) Audit Mutu Kecukupan (Adquency Audit) Audit mutu kecukupan dilaksanakan dengan cara memeriksa dokumentasi mutu milik auditee. Dokumentasi mutu ini kemudian dibandingkan dengan elemen-elemen dari ISO 9001 yang digunakan oleh perusahaan. Audit mutu kecukupan ini dilakukan tanpa menghadirkan auditee dan dilakukan di ruang auditor. Hasil dari audit kecukupan, berupa kesimpulan audit yang akan digunakan dalam audit kesesuaian. Hasil audit kecukupan ini tidak disampaikan kepada auditee. 2) Audit Mutu Kesesuaian (Compliance Audit) Audit mutu kesesuaian merupakan kelanjutan dari audit kecukupan. Dalam audit kesesuaian ini auditor secara langsung memberikan pertanyaanpertanyaan kepada auditee dengan berpedoman kepada daftar pertanyaan yang telah dibuat sebelumnya. Dalam melakukan tanya jawab auditor dapat mengembangkan pertanyaan dari pertanyaan yang ada dalam daftar. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan biasanya sebagai berikut:
xlviii
a. Apa yang dilakukan oleh auditee, maksud dari pertanyaan ini adalah apakah auditee telah bekerja sesuai dengan apa yang dikerjakan dan apakah auditee benar-benar memahami mengenai lingkup kerjanya. b. Mengapa auditee melakukan kegiatan tersebut, maksud dari pertanyaan ini adalah untuk mengecek apakah auditee bekerja sesuai prosedur dan instruksi bekerja yang terdokumentasi. c. Dimana auditee bekerja, maksud dari pertanyaan ini adalah untuk mengetahui apakah auditee bekerja sesuai dengan tempat/posisi kerja yang diatur dalam prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi. d. Kapan auditee bekerja, maksud dari pertanyaan ini adalah apakah auditee sesuai dengan jadwal kerja yang telah ditetapkan dalam prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi. e. Bagaimana auditee mengerjakan pekerjaannya, maksud dari pertanyaan ini adalah untk mengetahui pakah auditee dalam melaksanakan pekerjaan, mulai dari proses awal pekerjaan hingga penyelesaian pekerjaan, telah sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi. f. Siapa yang mengerjakan pekerjaan, maksud dari pertanyaan ini adalah untuk mengetahui apakah auditee bekerja sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja, mengenai pembagian kerja dan tanggung jawab yang terdokumentasi.
xlix
c. Tahap Tindak Lanjut Audit Tindak lanjut audit merupakan tahap penutup dari seluruh rangkaian pelaksanaan audit. Pada tahap ini terdapat beberapa hal yang dilakukan oleh auditor, yaitu: 1) Mengevaluasi hasil audit dan membuat draft laporan audit. 2) Menyampaikan hasil audit kepada auditee agar auditee dapat mengambil tindakan perbaikan. 3) Mengevaluasi tindakan perbaikan yang telah dilaksanakan oleh auditee. Dalam tindak lanjut ini akan tergambar sejauh mana penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 telah dilaksanakan oleh personel yang bertanggung jawab. Selain itu dari tindak lanjut audit ini akan tergambar pula tingkat keefektifan pelaksanaan audit mutu internal (Rudi Ferdinal, 2006).
6. Audit Mutu Lainnya Seperti halnya audit keuangan dan audit manajemen, dalam audit mutu juga dikenal adanya audit mutu eksternal. Menurut Rudi Ferdinal (2006) audit mutu eksternal dilakukan dengan melibatkan personel dan auditor dari luar perusahaan. Audit mutu eksternal dibagi menjadi dua macam audit, yaitu: 1) Audit Pihak Kedua Audit mutu pihak kedua adalah audit yang dilakukan oleh pelanggan terhadap pemasok. Audit ini dilakukan apabila terdapat keraguan terhadap sistem mutu pemasok. Pelanggan yang melakukan audit ini biasanya adalah perusahaan dengan skala besar.
l
2) Audit Pihak Ketiga Audit mutu pihak ketiga adalah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi sistem mutu sesuai dengan perjanjian yang disepakati. Audit pihak ketiga ini terdapat persamaan dengan audit keuangan yang dilakukan di kantor akuntan publik. Audit oleh pihak ketiga ini biasanya dilakukan oleh surveyor atau badan sertifikasi, seperti SGS dan Sucofindo, yang berhak menerbitkan sertifikat terhadap sebuah perusahaan.
li
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian yang dilakukan di PT. Winnertex adalah untuk mengetahui penerapan ISO 9001:2000 dalam meningkatkan mutu produk yang dihasilkan secara keseluruhan tidak hanya perlu ditunjang oleh proses aktivitas manufakturing saja tetapi juga didukung oleh proses aktivitas manajemen yang baik dan bermutu pula. Dalam kondisi peningkatan mutu tidak hanya pada produk tetapi juga mutu kerja pegawainya, maka produktivitas pegawai perlu ditingkatkan. Guna menunjang peningkatan produktivitas, penerapan sistem manajemen mutu ISO akan memberikan kemajuan positif bagi perusahaan untuk bersaing di pasar global atau pasar Internasional karena sesuai dengan standar mutu yang berlaku.
B. Metode Penentuan Sampel Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif dan studi kasus. Metode penelitian deskriptif digunakan untuk menjelaskan fakta serta kejadian, situasi, kondisi, keadaan yang berlangsung secara sistematis, faktual dan akurat, dalam hal ini mengenai penerapan ISO 9001:2000 dan pelaksanaan audit mutu internal dalam perusahaan, sesuai dengan standar yang digunakan menurut ketentuan yang berlaku, sedangkan metode studi kasus akan digunakan dalam menyajikan masalah nyata yang dihadapi perusahaan dalam
lii
menerapkan ISO 9001:2000 dan pelaksanaan audit mutu internal dan bagaimana menyelesaikan masalah tersebut. Dengan adanya metodologi penelitian ini diharapkan akan mempermudah pemecahan permasalahan yang ada, dengan mencoba mencari solusi atas permasalahan tersebut dan menyajikan kasus-kasus yang berhubungan dengan pokok permasalahan yang ada.
C. Metode Pengumpulan Data Metode adalah teknik pengumpulan data yang dipakai oleh penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan untuk penulisan proposal skripsi ini sebagai berikut: 1. Penelitian lapangan (Field Research) Yaitu penelitian yang berupa wawancara dengan pihak perusahaan yang berwewenang dan bertangggung jawab untuk memberikan data dan keterangan yang diperlukan berkaitan dengan penelitian. 2. Penelitian kepustakaan (Library Research) Yaitu dengan mengumpulkan data yang bersifat teoritis dari literatur-literatur yang ada dan juga tulisan-tulisan ilmiah yang mempunyai kaitan dengan masalah yang diteliti. Data yang diperoleh penulis dalam hal ini adalah: 1. Data primer, yaitu berupa informasi yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan. Data yang terkumpul dari hasil wawancara penulis dengan pihak perusahaan bagian Management Representative PT. Winner Synthetic
liii
Textile, kemudian dilakukan pencatatan terhadap data-data yang diperlukan dalam penelitian ini. 2. Data sekunder, yaitu berupa data yang melalui penelaahan atas laporan-laporan perusahaan penunjang lain dan literatur-literatur penunjang penulisan lainnya, seperti data dokumen, dan jenis-jenis formulir yang berhubungan dengan manajemen mutu ISO 9001:2000.
D. Metode Analisis Data Metode ini digunakan untuk menganalisa data-data yang telah diperoleh melalui dua cara tersebut di atas adalah metode deskriptif kualitatif. Pemilihan metode deskriptif kualitatif ini dilakukan kepada dua hal berikut: 1. Metode penelitian deskriptif berupa pemaparan tentang keadaan objek penelitian. 2. Data-data yang diperoleh adalah data-data kualitatif, yaitu data-data mengenai keadaan atau kondisi objek penelitian.
E. Operasional Metodologi Penelitian Adapun variabel-variabel yang menjadi objek pengamatan penulis dalam penelitian ini akan didefinisikan sebagai berikut: 1. ISO 9001:2000 Suatu standar Internasional untuk sistem manajemen kualitas yang menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan
liv
memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. 2. Audit Mutu Internal Penilaian yang sistematis dan mandiri terhadap pelaksanaan sistem mutu yang dilaksanakan oleh personel suatu bagian dalam perusahaan tanpa melibatkan pihak luar perusahaan sebagai auditor.
lv
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Sekilas Gambaran Umum Objek Penelitian 1. Sejarah Perusahaan Sejarah merupakan faktor yang mempunyai pengaruh penting terhadap perkembangan perusahaan. Menimbang dan mengingat faktor sejarah dan berdirinya perusahaan secara tidak langsung dapat memberikan dorongan bagi usaha yang akan dilaksanakan, apalagi berdirinya mempunyai latar belakang dan arti tersendiri bagi PT. Winner Synthetic Textile. Winnertex, sebagai salah satu perusahaan textile dan garmen terbesar di Indonesia yang berpengalaman lebih dari 30tahun. PT. Winner Synthetic Textile yang berlokasi di jalan Daan Mogot KM 16 Semanan-Kalideres, Jakarta 11850 yang didirikan pada tanggal 6 Juni 1973 dan kemudian diikuti oleh PT. Progress Beautytex pada tahun 1991. PT. Winner Synthetic Textile maupun PT. Progress Beautytex berkembang pesat menjadi sumber penghasil produk yang sangat penting, PT. Winner Synthetic Textile dan PT. Progress Beautytex memepunyai bermacam-macam produk, meliputi: Nylon Knit Piece Godds, Floating Lace, Lycra Lace, Power Net, Cotton Knit, Cotton/Lycra, Two Way Tricol, bermacam-macam mutu dari Microfibre Fabrics, Elastic Fabrics dibawah pengawasan PT. Winner Synthetic Textile dan PT. Progress Beautytex untuk memastikan kualitas yang tinggi dan dye matching untuk bermacam-macam komponen.
lvi
Dengan kira-kira 2600 pekerja penghasil 2,3 juta square yards kain dan 70.000 lusin dari bermacam-macam jenis pakaian dalam wanita untuk setiap bulannya. PT. Winner Synthetic Textile dan PT. Progress Beautytex adalah perusahaan yang kuat sebagai pemasok terdepan dibidangnya. Untuk mendukung industri garmen Winnertex juga mempunyai mesin-mesin Moulding, Laminating, dan Circular Knitting, sehingga menjadikan group Winnertex sebagai perusahaan vertikal dari benang sampai ke garmen. Dalam hal pemasaran hasil produk Winnertex telah mampu menembus pasarpasar potensial baik untuk pasar lokal maupun pasar Internasional. Dalam hal ini negara yang menjadi tujuan ekspor adalah negara Hongkong, Thailand, Malaysia, Australia, Jepang, Amerika Serikat, serta Negara-negara Eropa. Perusahaan Winnertex berusaha terus untuk lebih memperluas area negara tujuan. Sistem manajemen mutu bekerja dengan efektif, PT. Winnertex selalu menyediakan produkproduk yang berkualitas dan selalu menjadi pemenang.
2. Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi Perusahaan Visi adalah sebuah pernyataan dari suatu perusahaan yang dikembangkan untuk menyatakan aspirasi dan kepemimpinan eksekutif dan
menggambarkan
pernyataan srategik perusahaan yang berfokus pada tenaga dan sumber daya perusahaan untuk mencapai keinginan di masa mendatang (www.perform.or.id) Adapun visi dari PT. Winner Synthetic Textile adalah menjadi industri warp knitted dan garmen unggulan di tingkat Internasional.
lvii
2. Misi perusahaan Misi adalah tujuan mendasar yang membedakan suatu perusahaan dari perusahaan-perusahaan lain yang sejenis dan menjelaskan cakupan operasinya dalam bentuk produk dan pasar (www.perform.or.id). Adapun pernyataan misi PT. Winner Synthetic Textile adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi pelanggan. b. Mencapai standar Internasional. c. Menjaga konsistensi kualitas produk dan efisiensi produksi. d. Memfokuskan diri sebagai industri yang berorientasi kepuasan pelanggan. e. Membantu meningkatkan performa ekspor nasional.
3. Struktur Organisasi dan Job Description Struktur organisasi merupakan sebuah kerangka yang menunjukkan sebuah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberikan peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja dimana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan antara pemegang peranan dan kemudian digabung ke dalam beberapa bentuk hasil (organisasi sebagai suatu sistem peranan) untuk mencapai tujuan melalui strategi yang dipilih. Jadi hakekatnya suatu organisasi (perusahaan) adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan (www.geocities.com).
lviii
Adapun struktur organisasi dalam PT. Winner Synthetic Textile adalah sebagai berikut: 1. Jabatan tertinggi: President Director 2. Pihak-pihak yang terkait secara langsung bertanggung jawab kepada presiden direktur adalah sebagai berikut: a. Finance Director b. Marketing Director c. Dyeing/Finishing/Printing Manager d. Knitting Manager e. Garment Manager f. HRD and Personel Manager g. Environmental Health and Safety Manager h. Fabric Production Planning and Issued Manager i. Management Representative 3. Pihak-pihak terkait yang bertangung jawab secara langsung terhadap Finance Director adalah sebagai berikut: a. Accounting Manager b. Export Import Manager c. Purchasing Manager d. Finance Controller 4. pihak-pihak terkait yang bertanggung jawab secara langsung kepada Marketing Manager adalah sebagai berikut: a. Sales Manager
lix
Masih terdapat pihak-pihak yang terkait dan bertanggung jawab secara langsung terhadap manajer-manajer yang disebutkan diatas, untuk selanjutnya dapat dilihat pada lampiran. Adapun job description dari masing-masing jabatan (pembahasan disini hanya sebatas tanggung jawab manajer) yang ada pada PT. Winner Synthetic Textile adalah sebagai berikut: 1. President Director Tugas President Director pada perusahaan ini adalah President Director dapat mengusulkan ekspansi pabrik, menyetujui dasar-dasar kebijakan dalam semua bidang untuk mencapai tujuan perusahaan keseluruhan secara efektif dan efisien, mengawasi kegiatan dan perkembangan perusahaan, mempertimbangkan dan menyetujui penambahan dan pemberhentian pegawai, mengadakan perubahan terhadap anggaran dan melakukan evaluasi secara langsung serta mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. 2. Finance Director Tugas Finance Director adalah memeriksa dan menyetujui laporan keuangan yang dibuat oleh bagian accounting, memeriksa dan menyetujui kegiatan ekspor produk jadi dan memeriksa laporan incoming raw material, menyetujui rencana atau permintaan pembelian bahan baku yang dibutuhkan dan komponenkomponen mesin yang rusak, serta mengendalikan segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan.
lx
2.1 Accounting Manager Tugas Accounting Manager adalah menangani pengelolaan kas, memeriksa dan menyetujui pencatatan transaksi keuangan, pencatatan harta dan hutang, membuat laporan keuangan, aktivitas akuntansi yang mencakup proses transaksi, rencana dan pengumpulan piutang, penyiapan daftar pembayaran, pengaturan pembagian gaji pegawai. 2.2 Expor Import Manager Tugas Expor Import Manager adalah melakukan kegiatan yang berkaitan dengan proses pengiriman atau delivery produk pesanan customer yang telah jatuh tempo untuk dikirmkan ke customer, selain itu juga melakukan kegiatan penerimaan barang-barang yang dibeli dari luar, seperti sumber daya bahan baku dan lainnya. 2.3 Purchasing Manager Tugas Purchasing Manager adalah mengawasi kegiatan pembelian sesuai dengan prosedur yang diterapkan perusahaan, menyetujui surat perjanjian mengenai kesepakatan pembelian material dan harga material, memastikan kualitas dan harga material yang dibeli, minimal tawaran dari supplier, menjamin dan menjaga hubungan kerja sama yang baik dengan pihak supplier. 3. Marketing Director Tugas Marketing Manager adalah membuat dan menyetujui rencana pemasaran produk, mengawasi aktivitas sales manager, menerima pesanan dan menyetujui rencana produksi pesanan yang akan diserahkan kebagian produksi serta menjaga
lxi
hubungan baik dengan pihak customer agar tidak beralih ke perusahaan lain dan menjaga hubungan baik dengan buyer yang akhirnya akan menjadi customer tetap perusahaan. 3.1 Sales Manager Tugas Sales Manager adalah mengkoordinasikan kegiatan staf-stafnya, menerima dan mendelegasikan rencana pemasaran yang telah ditentukan, menyampaikan spesifikasi customer terhadap produk-produk yang dipasarkan. 4. Dyeing/Finishing/Printing Manager Tugas Dyeing/Finishing/Pinting Manager adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas kesesuaian produksi akhir dengan spesifikasi kerja. b. Mengawasi penyiapan bahan baku yang lebih ekonomis dan efisien dari penggunaan mesin finishing. c. Membuat rencana dan jadwal kerja yang sesuai untuk menghindari keterlambatan produksi akhir. d. Menjaga disiplin dan mengevaluasi pekerja untuk mendapatkan produksi yang tinggi dan meminimasi sampah dan kerusakan. e. Bertanggung jawab menentukan bahan yang dibutuhkan bahan pembantu, mesin-mesin dan kapasitas perlengkapan. f. Mengendalikan dan memeriksa proses dan aliran produksi. g. Mengendalikan aktivitas penjadwalan shift. h. Melakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pihak QC melakukan pemeriksaan.
lxii
i. Mengawasi departemen lain yang berkaitan dengan pekerjaan ini untuk mencapai efisiensi dan produktivitas yang tinggi. 5. Knitting Manager Tugas untuk Knitting Manager adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab pada kesesuaian fabric knitted dengan spesifikasi job order. b. Mengatur penyiapan bahan baku yang lebih ekonomis dan lebih efisien dengan cara menggunakan mesin knitting. c. Menggunakan bahan baku yang telah diperiksa QA/QC. d. Menjaga disiplin dan mengevaluasi pekerja untuk mencapai produksi yang tinggi dan meminimasi sampah dan kerusakan. e. Berdasarkan target produksi tetap dari perusahaan manajer produksi bertanggung jawab dalam menentukan bahan baku, bahan pembantu, pekerja, mesin-mesin produksi, dan peralatan. f. Mengecek dan mengontrol proses produksi. g. Mengontrol aktivitas penjadwalan shift. h. Menyusun sistem administrasi. i.
Menyusun liburan yang pantas untuk karyawannya dan jadwal cuti sakit tanpa mempengaruhi target pencapaian produksi.
j.
Mengawasi bagian lain yang berhubungan dengan pekerjaan ini untuk mencapai produktivitas dan efisiensi yang tinggi.
k. Menyetujui penyelesaian produksi, penggunaan bahan baku, dan total karyawan yang dibutuhkan dan pekerjaan lain yang sedang berjalan.
lxiii
6. HRD and Personal Manager Tugas untuk HRD and Personal Manager adalah sebagai berikut: a. Mengkoordinasikan tugas dan tanggung jawab setiap divisi serta menyediakan pekerjaan tertulis dan surat perjanjian untuk semua karyawan (karyawan produksi dan karyawan administrasi). b. Menyusun dan mengendalikan proses recruitment, seleksi, tes dan penempatan karyawan sesuai persyaratan dan kemampuannya dalam organisasi perusahaan. c. Mengurus program perkembangan karyawan dari pelatihan, seminar-seminar, dan kursus untuk meningkatkan kemampuan kerja dan keahlian karyawan untuk mengikuti evaluasi hasil pembelajaran. d. Mengembangkan dan menetapkan peraturan kerja sesuai dengan ketentuan hukum kerja pemerintah dan perwakilan pelaksanaan. e. Mengkomunikasikan dan menginformasikan kepada karyawan tentang peraturan perusahaan dan ketentuan seperti kebijakan dan prosedur yang harus ditaati oleh setiap karyawan. f. Menyiapkan jadwal dan menyetujui permohonan cuti, memeriksa kehadiran dan menyelesaikan persoalan setiap karyawan tanpa mengganggu operasi. g. Menyiapkan dan mengendalikan sistem administrasi karyawan dan mencatat data karyawan, sejarah, dan kehadiran lembur. h. Mengkomplain kehadiran karyawan dan persoalannya serta mencoba untuk menyelesaikan masalah.
lxiv
i.
Meningkatkan hubungan aktivitas antara komunitas dan pekerja, mewakili perusahaan untuk memimpin departemen pekerja.
j.
Memelihara keharmonisan kerja dalam pabrik untuk meningkatkan jiwa pekerja dan antusiasme dari para pekerja.
k. Mengurus keuntungan sosial dan kesehatan untuk pegawai seperti rekreasi dan kegiatan olahraga, hiburan hari raya, dan lain-lain. l.
Mengendalikan karyawan dalam bagian administrasi kerja dan tugas dari divisi serta evaluasi pekerja.
m. Menyakinkan segala keperluan informasi dan surat jalan, kejelasan dan pengertian setiap pekerja. n. Memutuskan tugas lain dan tanggung jawab yang berkaitan dengan posisi dan penambahan dan penempatan kerja dari manajemen. o. Menyetujui laporan bulanan karyawan, evaluasi, laporan kehadiran dan bermacam-macam laporan karyawan. 7. Environmental Health and Safety Manager Tugas Environmental Health and Safety Manager adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas kebersihan halaman, tanah, saluran air, dan sekeliling gedung-gedung pabrik. b. Mengkoordinir kegiatan pemotongan rumput dan pohon sesuai dengan jadwal yang direncanakan oleh yang bersangkutan. c. Mengatur penanaman bunga dan rumput serta memeliharanya dengan baik. d. Mangatur jadwal kebersihan serta pengumpulan sampah diluar gedung pabrik kemudian siap untuk diangkut.
lxv
e. Mengatur penyediaan dan pembersihan tong sampah ditempat tertentu. f. Mengadakan pengawasan disekeliling pabrik untuk mengadakan rencana kerja berikutnya termasuk saluran air yang macet dan banyak kotoran. Bertanggung jawab atas kesiapan barang-barang atau alat-alat kebersihan oleh stafnya di dalam gedung dan seluruh pabrik. g. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kebersihan oleh stafnya didalam gedung dan seluruh pabrik. h. Mengatur dan menyetujui jadwal kegiatan kebersihan, sebagai berikut: - Pembersihan ruang pabrik dan gudang - Pembersihan ruang kantor dan toilet - Mengumpulkan sampah yang sudah disiapkan di luar ruangan kantor masing-masing bagian - Mengontrol kebersihan pabrik - Mengadakan pembersihan lantai pabrik, gudang bahan baku 8. Fabric QA/Packing Manager Tugas untuk Fabric QA/Packing Manager adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan rencana inspeksi kualitas dan mengkoordinasi supervisor serta memeriksa sangsi kerja yang pantas untuk mereka. b. Bertanggung
jawab
terhadap
administrasi,
permulaan,
penyaluran,
pemeliharaan dan berhak atas catatan kualitas dari perusahaan. c. Memberi saran dan menerapkan kebijakan pengendalian kualitas, prosedur dan sistem pemeriksaan.
lxvi
d. Memberi waktu istirahat untuk menjaga pengendalian kualitas pekerja sesuai dengan usulan keterlambatan serta mengembangkan dan memotivasi mereka untuk meningkatkan efisiensi kerja dalam memeriksa kualitas. e. Melatih dan memberikan kualitas untuk kemampuan pegawai pengendalian kualitas. f. Menyiapkan jadwal dan menyetujui pegawai pengendalian kualitas untuk mengerjakan berbagai pekerjaan. g. Memberikan bentuk pengendalian kualitas, pemasok dan perintah kerja untuk pegawai QC. h. Memimpin pengawasan dan pemeriksaan tes dan menganalisa untuk memastikan program mutu yang memadai. i.
Memeriksa kembali dan menyetujui proses pengendalian dan pengendalian kualitas.
j.
Memeriksa dan mengontrol QA/QC dan dokumen pengepakkan.
k. Harus mengerti dan bekerja sesuai dengan ketentuan dan peraturan perusahaan. l.
Harus membaca dan mengerti prosedur dan perintah kerja dari berbagai departemen dan bagian.
m. Menyetujui laporan kemampuan dan status mutu manajemen. n. Berbicara dengan manajer produksi dan pelanggan mengenai bahan baku dan produk yang tidak berkualitas. o. Mengendalikan puchase order dan mengevaluasi kualitas penjualan sesuai dengan standar pelanggan. Memeriksa pemasok dan menyetujui pemasok.
lxvii
p. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada supervisor dan pemeriksa. 9. Fabric Production Planning and Issued Manager Tugas untuk Fabric Production Planning and Issued Manager adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab untuk mengendalikan dan meregistrasi Form Work Order. b. Mengeluarkan production order untuk departemen produksi. c. Membuat rencana operasi dan jadwal pengiriman. d. Mengkoordinasi manajer produksi dan staf produksi. e. Menyetujui laporan produksi harian, mingguan, dan bulanan. f. Menganalisa data produksi dan menyetujui laporan evaluasi. g. Mereview dan mendiskusikan laporan ketidaksesuaian produk dengan manager concerned dan memastikan adanya tindakan dan penerapannya. h. Memastikan laporan gudang untuk ketepatan waktu produksi. i.
Memeriksa dan mengendalikan work order memutuskan sesuai dengan spesifikasi dan permintaan.
j.
Mengendalikan laporan absen dari kepala bagian dan disetujui departemen administrasi.
k. Memeriksa work order mesin dan spesifikasi desain. l.
Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada bawahan.
m. Menyetujui permintaan overtime dari operator yang disetujui oleh kepala bagian. n. Menyetujui production order specification.
lxviii
10. Management Representative Tugas untuk Management Representative adalah sebagai berikut: a. Menangani aktivitas audit mutu internal. b. Mengendalikan dan mereview dokumen dan tanggal yang berhubungan dengan permintaan ISO 9001:2000. c. Menindaki keputusan presiden direktur mengenai masalah kebijakan mutu, struktur organisasi termasuk tanggung jawab dan otaritas, menyediakan sumber-sumber yang memadai dan pelatihan personal untuk verifikasi aktivitas. d. Menerima dan memimpin aturan dalam menetapkan dan pemeliharaan dalam sebuah dokumentasi sistem mutu dan memastikan aturan dokumentasi tersebut dimengerti oleh semua level dalam perusahaan. e. Mencatat untuk mengidentifikasi quality records, pengumpulan, indexing, filling storage, maintenance and disposition.
4. Proses Produksi Berikut adalah proses produksi untuk pembuatan kain sintetik pada PT. Winner Synthetic Textile: 1. Proses Warp-Knitted Proses warping adalah tahap awal pada proses produksi kain sintetik yaitu proses unggulan benang dari gulungan benang yang kecil menjadi satu beam gulungan benang yang akan dilanjutkan ke proses knitting. Sedangkan proses knitting
lxix
adalah proses perajutan benang menjadi kain sintetik melalui proses penyucukkan dan penyisiran. Adapun proses warp-knitted adalah pertama sekali benang yang diterima dari gudang bahan baku, benang diperiksa terlebih dahulu kesesuaian dengan spesifikasi produk kain yang akan diproduksi, setelah sesuai operator penggulungan benang akan memasang benang pada creel. Setelah benang terpasang proses berikutnya adalah penyambungan, penyucukkan, penyisiran benang dan mesin benang warping dijalankan setelah diatur kecepatan benang penggulungan diperiksa kecacatannya, dan apabila
mutu
benang
hasil
penggulungan memenuhi standar, maka benang dapat langsung dikirim ke bagian warping. Benang dalam beam dinaikkan ke mesin knitting dan dilakukan proses penyisiran dan penyucukkan benang dan mesin dijalankan sesuai dengan job sheet yang ada, lalu proses knitting dilakukan. Setelah kain sintetik selesai dirajut operator knitting melakukan pemeriksaan kualitas kain dan membuat laporan pemeriksaan kualitas kain. Kain yang telah selesai diperiksa dipotong di mesin knitting, lalu dibungkus dengan plastik dan menyimpan kain tersebut di area penyimpanan. 2. Proses Dyeing Finishing Proses dyeing adalah proses setelah kain selesai dirajut pada bagian knitting, dimana kain ini mengalami proses pewarnaan kain. Proses ini dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu: beam dyeing, jet dyeing, dan air flow dyeing. Sedangkan finishing adalah proses pengerasan kain setelah kain selesai diwarnai.
lxx
a. Air flow Dyeing Operator air flow dyeing memeriksa dyeing recipe yang sudah disiapkan dan mengecek kain yang akan didyeing sesuai dengan resep yang ada. Operator memasukkan kain ke dalam tabung air flow, memasukkan zat chemical pembantu satu persatu ke dalam tangki pencampur, memasukkan zat warna dyestuff ke dalam tangki pencampur dan putar mesin sesuai dengan kondisi. Setelah kain selesai diwarnai maka dilakukan addition atau penambahan warna
setelah
warna
cocok
proses
selanjutnya
adalah
proses
soaping/fixing/acid setelah proses tersebut selesai dilakukan pencocokkan warna kembali, jika warna kain cocok kain dikeluarkan dari tabung air flow. Proses air flow ini menggunakan mesin yang telah diprogram terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan (No. order, No. program dyeing, No. design, warna, quantity (kgs), panjang kain, customer). b. Jet Dyeing Operator memeriksa dyeing recipe dan memeriksa kain yang akan didyeing sesuai dengan resep yang ada. Operator juga melakukan pengisian air dengan cara memutar switch yang ada pada panel dan tekan tombol power untuk mengaktifkan mesin, setelah tangki berisi air sesuai dengan volume yang diinginkan masukkan kain ke dalam mesin. Tangki pencampur diisi air dan masukkan zat chemical pembantu kemudian putar 5-10 menit lalu masukkan zat asam/accetic acid dan tunggu proses dyeing. Setelah proses selesai lakukan pencocokkan warna sample dengan yang ada di file order setelah warna cocok dilakukan proses soaping/fixing/acid, setelah selesai lakukan
lxxi
pencocokkan warna kembali dan dikeluarkan kain dari mesin dyeing dan kain siap difinishing. c. Beam Dyeing Operator melakukan pengecekkan dyeing recipe dan memeriksa kain yang telah batching (digulung pada kain) dan dipreset sesuai dengan resep yang ada. Langkah selanjutnya adalah memasukkan zat chemical satu persatu ke dalam tangki pencampur pada temperatur yang disesuaikan dan tekan tombol nyala, masukkan zat warna dyestuff ke dalam tangki pencampur pada kondisi temperatur yang disesuaikan. Lakukan pemasangan plat pada beam dyeing pada kedua sisi dalam beam dyeing yang berguna untuk menahan kain agar tetap stabil, membungkus kain yang berjenis spandex dengan kain katun untuk mencegah terjadinya warna yang belang. Dorong dan masukkan kain ke dalam mesin yang telah disiapkan dan tutup pintu mesin, masukkan data kain yang akan diproses pada sistem komputerisasi lalu tunggu proses dyeing. Setelah proses deying selesai lakukan pencocokan warna, apabila warna telah sesuai boleh dilakukan proses soaping/fixing/acid/setelah proses tersebut selesai lakukan pencocokan warna kembali lalu kain dikeluarkan dari mesin dan siap untuk difinishing. Kain yang telah selesai didyeing dikirim ke bagian finishing untuk diproses. Setelah selesai finishing operator finishing melakukan pemeriksaan courses, wales, dan repeat, gramasi kain, resep/chemical dan warna sesuai batch card.
lxxii
5. Kebijakan Mutu Perusahaan Selain misi yang digunakan untuk menunjang visi perusahaan, PT. Winnertex juga membuat kebijakan mutu dalam menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menjalankan komitmen: a. Akurat dalam menterjemahkan pesanan pelanggan. b. Pengiriman produk tepat waktu. c. Memberikan harga yang cukup bersaing dengan efisiensi kerja yang konstan tinggi. d. Sumber daya yang terlatih, menguasai pekerjaannya dan mampu mengantisipasi perkembangan desain terbaru. e. Menerapkan sistem manajemen mutu untuk mencapai peningkatan secara berkesinambungan. f. Komitmen bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan hukum, kemanusiaan, dan etika.
6. Sasaran Mutu Perusahaan Sasaran mutu perusahaan dari kebijakan mutu dan ditetapkan di setiap fungsi dan tingkatan dari dalam organisasi. Serta harus terukur dan konsistensi dengan kebijakan mutu dan harus dievaluasi dan dianalisa secara berkala. Sasaran mutu diuraikan dalam Rencana Manajemen Mutu. Rencana Operasional pencapaian target diuraikan dalam sasaran mutu dan target di setiap departemen.
lxxiii
B. PEMBAHASAN 1. Penerapan ISO 9001: 2000 PT. Winner Synthetic Textile PT. Winnertex, seperti yang telah dijelaskan dalam Bab I, adalah sebuah perusahaan tekstil dan garmen, dimana dalam mengembangkan usahanya tentu saja harus memiliki sistem manajemen yang baik. Langkah yang harus dilakukan oleh manajemen adalah memperbaiki sistem manajemen dengan menerapkan suatu manajemen yang sesuai dengan standar Internasional. Untuk dapat mencapai standar manajemen yang diakui secara Internasional maka PT. Winnertex merasa harus menetapkan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2000 sebagai standar mutu bagi produk-produk yang akan dijual. Beberapa indikator yang dilakukan untuk pelaksanaan internal audit pada PT. Winner Synthetic Textile yang merupakan klausal dari sistem manajemen mutu yang nantinya akan diidentifikasi untuk diterapkan pada departemen-departemen perusahaan yang akan diaudit, yaitu:
a. Penelusuran Klausal Sistem Manajemen Mutu (klausal 4) Sistem manajemen mutu dapat ditelusuri melalui persyaratan yaitu: persyaratan umum dan persyaratan dokumentasi, sedangkan untuk persyaratan dokumentasi terbagi lagi dalam 4 bagian yaitu: umum, manual mutu, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman.
lxxiv
Gambar 4.1 Penelusuran Klausal Sistem Manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu
Persyaratan Umum
Persyaratan Dokumentasi
Umum
Pengendalian Dokumen
Manual Mutu
Pengendalian Rekaman
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penelusuran klausal sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut: (1) Proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu hendaknya mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk, dan pengukuran. (2) Jangkauan dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara sebuah organisasi yang lain karena besarnya organisasi dan jenis kegiatannya, kerumitan proses dan interaksinya dan kompetensi personalnya. Kegiatan penelusuran klausal sistem manajemen mutu merupakan kegiatan yang dilakukan secara langsung melalui wawancara, pemeriksaan dokumen dan kunjungan setiap departemen yang diaudit dalam perusahaan. Setiap persyaratan yang dipakai untuk penelusuran sistem manajemen mutu cukup dengan beberapa persyaratan saja yang dianggap sangat mutlak diaudit bagi seorang auditor.
lxxv
1. Persyaratan Umum (klausal 4.1) Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan memelihara
sistem
manajemen
mutu
dan
terus-menerus
memperbaiki
keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar ini. Organisasi harus: a) Mengetahui proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi. b) Menetapkan/menentukan urutan interaksi dari proses-proses ini. c) Menetapkan/menentukan kriteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin operasi dan pengendalian proses yang berjalan. d) Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses. e) Memantau, mengukur, dan menganalisis proses yang berjalan. f) Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan untuk mencapai peningkatan terus-menerus dari proses tersebut. 2. Persyaratan Dokumentasi (Klausal 4.2) 2.1 Umum (klausal 4.2.1) a) Pernyataan terdokumentasi tentang kebijakan mutu dan sasaran mutu. b) Pedoman atau manual mutu. c) Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar Internasional. d) Dokumen yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif.
lxxvi
e) Rekaman yang disyaratkan oleh standar Internasional. 2.2 Manual Mutu (klausal 4.2.2) a) Lingkup sistem manajemen mutu. b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu atau mengacu kepada prosedur tersebut. c) Uraian dan interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu. 2.3 Pengendalian Dokumen (klausal 4.2.3) Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menerapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumen tertulis harus dikendalikan menurut persyaratan dalam pengendalian rekaman. Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk: a) Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b) Meninjau/mengkaji ulang dokumen. c) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dan dokumen yang ditunjukkan. d) Memastikan bahwa revisi relevan dan dokumen yang berlaku tersedia ditempat pemakaian. e) Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. f) Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.
lxxvii
g) Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang tidak disengaja dan menerangkan identifikasi sesuai dengan dokumentasi kadaluarsa tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu. 2.4 Pengendalian Rekaman (klausal 4.2.4) Rekaman tercatat harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan operasi yang efektif dalam sistem manajemen mutu. Rekaman tercatat harus tetap dibaca, diidentifikasi dan diambil kembali dengan mudah. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mengatur pengendalian atau menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman.
b. Penelusuran Klausal Tanggung Jawab Manajemen (klausal 5) Dalam penelusuran klausal tanggung jawab manajemen yang menjadi kriteria penilaiannya mencakup beberapa hal, diantaranya yaitu: komitmen manajemen, fokus pada pelanggan, kebijakan mutu, perencanaan (sasaran mutu dan perencanaan sistem manajemen mutu), tanggung jawab, wewenang dan komunikasi, dan tinjauan manajemen. Penelusuran yang dilakukan: 1. Komitmen Manajemen (klausal 5.1) Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan:
lxxviii
a) Mengkomunikasikan ke organisasi pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan. b) Menetapkan kebijakan mutu. c) Memastikan sasaran mutunya ditetapkan. d) Melakukan tinjauan manajemen. e) Memastikan tersedianya sumber daya. Gambar 4.2 Penelusuran klausal Tanggung Jawab Manajemen Komitmen manajemen Focus pada pelanggan Kebijakan mutu
Sasaran mutu
perencanaan Perencanaan sistem manajemen mutu Tanggung Jawab Manajemen
Tanggung jawab dan wewenang Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi
Wakil manajemen
Komunikasi internal Umum
Tinjauan manajemen
Input tinjauan manajemen
Output tinjauan manajemen
lxxix
2. Fokus pada Pelanggan (klausal 5.2) Mengatur bagaimana menjamin pemenuhan persyaratan pelanggan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhan-kebutuhan dan eskpektasi pelanggan telah ditetapkan melalui sistem manajemen kualitas. Gambar 4.3 Realated to product, regulatory and legal requirement Customer needs & expectations
requirements
Customer satisfaction
3. Kebijakan Mutu (klausal 5.3) Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi tentang mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh perusahaan. Manajemen puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a) Sesuai dengan sasaran organisasi. b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu. c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. d) Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi. e) Ditinjau agar terus-menerus sesuai.
lxxx
4. Perencanaan (klausal 5.4) 4.1 Sasaran mutu (klausal 5.4.1) Manajemen puncak harus memastikan bahwa
sasaran mutu, termasuk yang
diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. 4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu (klausal 5.4.2) Manajemen puncak harus memastikan bahwa: a) Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan 4.1, seperti juga sasaran mutu. b) Integritas sistem manajemen mutu dipelihara, apabila perubahan pada sistem manajemen mutu direncanakan dan diimplementasikan. 5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi (klausal 5.5) 5.1 Tanggung jawab dan wewenang (klausal 5.5.1) Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam perusahaan. Klausal ini meyatakan bahwa manajemen perusahaan harus memperhatikan hal-hal berikut: a) Mengidentifikasi
fungsi-fungsi
dan
hubungan
keterkaitannya
guna
memudahkan pencapaian efektivitas sistem manajemen mutu. b) Mendefinisikan komposisi dari manajemen organisasi. c) Membuat struktur organisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional.
lxxxi
d) Mendefinisikan tanggung jawab dan wewenang serta mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari sistem manajemen kualitas. 5.2 Wakil manajemen (klausal 5.5.2) Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen yang diluar tanggung jawab lain, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: a) Memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara. b) Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apapun untuk perbaikan c) Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di seluruh organisasi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam klausal ini adalah bahwa tanggung jawab wakil manajemen dapat mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. 5.3 Komunikasi internal (klausal 5.5.3) Klausal ini merupakan klausal baru yang menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan oleh organisasi dan bahwa komunikasi ini berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari sistem manajemen mutu. 6. Tinjauan Manajemen (klausal 5.6)
lxxxii
6.1 Umum (klausal 5.6.1) Manajemen puncak pada setiap waktu berkala yang terencana harus mengkaji ulang sistem manajemen mutu untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifannya dari sistem manajemen mutu. 6.2 Masukkan untuk tinjauan manajemen (klausal 5.6.2) Berisi cakupan informasi untuk tinjauan ulang manajemen yang meliputi: a) Hasil-hasil audit. b) Umpan balik pelanggan. c) Kinerja proses dan kesesuaian produk. d) Status tindak lanjut dari kaji ulang manajemen terdahulu. e) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu (termasuk sasaran mutu dan kebijakan mutu). f) Rekomendasi untuk peningkatan. 6.3 Keluaran untuk tinjauan manajemen (klausal 5.6.3) Keluaran untuk tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan kegiatan yang berhubungan dengan: a) Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan prosesnya. b) Peningkatan produk sehubungan dengan persyaratan pelanggan. c) Sumber daya yang dibutuhkan.
c. Penelusuran Klausal Pengelolaan Sumber Daya (Klausal 6) Klausal pengelolaan sumber daya dapat ditelusuri melalui beberapa kriteria yang meliputi: penyediaan sumber daya yang dibutuhkan, pengelolaan sumber daya
lxxxiii
manusia yang mencakup: umum, kompetensi, kesadaran dan kemampuan, prasarana yang menunjang pengelolaan sumber daya serta lingkungan kerja untuk sumber daya manusia. Penelusuran yang dilakukan adalah: 1. Penyediaan Sumber Daya (klausal 6.1) Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan: a) Untuk menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan untuk meningkatkan keefektifannya secara berkesinambungan. b) Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Gambar 4.4 Penelusuran Klausal Pengelolaan Sumber Daya
Penyediaan sumber daya Umum
Sumber daya manusia Pengelolaan sumber daya
Kompetensi, kesadaran dan kemampuan
prasarana
Lingkungan kerja
lxxxiv
2. Sumber daya Manusia (klausal 6.2) 2.1 Umum (klausal 6.2.1) Berisi tentang komitmen dari manajemen puncak untuk memperhatikan personal yang melaksanakan tugas yang mempengaruhi mutu produk harus kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai. 2.2 Kompetensi, kesadaran, dan kemampuan (klausal 6.2.2) Organisasi harus: a) Menetapkan kebutuhan kompetensi personal. b) Menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut. c) Menngevaluasi keefektifan tindakan yang diambil. d) Menjamin bahwa para personal memahami relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan cara mereka memberikan kontribusi terhadap pencapaian sasaran mutu. e) Memelihara rekaman tercatat yang sesuai tentang pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. 3. Prasarana (klausal 6.3) Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Prasarana mencakup (bila dapat diterapkan): a) Bangunan, tempat kerja dan fasilitas terkait. b) Peralatan proses, baik perangkat keras maupun perangkat lunak.
lxxxv
c) Layanan pendukung (supporting services) seperti alat transportasi, atau komunikasi. 4. Lingkungan Kerja (klausal 6.4) Klausal ini membahas bahwa organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk.
d. Penelusuran Klausal Realisasi Produk (Klausal 7) Penelusuran klausal realisasi produk ini dilakukan mencakup beberapa kriteria yaitu sebagai berikut: perencanaan realisasi produk, proses yang berkaitan dengan pelanggan (meliputi: penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk, tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk, komunikasi pelanggan), desain dan pengembangan (meliputi: perencanaan desain dan pengembangan, masukkan desain dan pengembangan, keluaran desain dan pengembangan, tinjauan desain dan pengembangan,
verifikasi desain
dan pengembangan,
validasi desain
dan
pengembangan, pengendalian perubahan desain dan pengembangan), pembelian (meliputi: proses pembelian, informasi pembelian, verifikasi produk yang dibeli), produk dan penyediaan jasa (meliputi: pengendalian produk dan penyediaan jasa, validasi proses produksi dan penyediaan jasa, identifikasi dan mampu telusur, preservasi produk, pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran). Penelusuran yang dilakukan meliputi:
lxxxvi
1. Perencanaan Realisasi Produk (klausal 7.1) Klausal
ini
menyatakan
bahwa
organisasi
harus
merencanakan
dan
mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu. Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi menetapkan hal-hal berikut: a) Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk. b) Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen dan penyediaan sumber daya yang khusus bagi produk. c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi dan uji yang disyaratkan khusus untuk produk dan kriteria penerimaan (acceptance) produk. d) Rekaman tercatat yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan. Keluaran perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai bagi metode operasi organisasi. Sebuah dokumen yang menentukan proses sistem manajemen mutu (termasuk realisasi produk) dan sumber daya yang dipakai pada suatu produk, proyek maupun kontrak tertentu, dapat dinamakan rencana mutu. Organisasi dapat juga menerapkan persyaratan yang diberikan dalam klausal desain dan pengembangan pada proses realisasi produk. 2. Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan (klausal 7.2) 2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk (klausal 7.2.1) Organisasi harus menetapkan:
lxxxvii
a) Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan. b) Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu tujuan produk atau maksud penggunaannya, bila diketahui. c) Persyaratan peraturan dan hukum yang berhubungan dengan produk. d) Persyaratan tambahan apapun yang ditetapkan oleh organisasi. 2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk (klausal 7.2.2) Organisasi harus meninjau persyaratan yang berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum komitmen organisasi untuk memasok produk kepada pelanggan (misalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan) dan memastikan bahwa: a) Persyaratan produk ditetapkan. b) Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dengan yang sebelumnya dinyatakan harus diselesaikan. c) Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang timbul dari tinjauan harus dipelihara. Apabila pelanggan tidak memberikan persyaratan tertulis tentang persyaratan. Persyaratan pelanggan harus ditegaskan oleh organisasi sebelum diterima. Apabila persyaratan produk diubah, organisasi harus memastikan bahwa dokumen relevan diubah dan bahwa personal relevan memahami tentang persyaratan yang diubah.
lxxxviii
Dalam beberapa hal, sperti penjualan melalui internet, tinjauan resmi tidak praktis bagi tiap pesanan. Sebagai pengganti, tinjauan dapat mencakup informasi produk yang relevan seperti katalog atau bahan iklan. 2.3 Komunikasi pelanggan (klausal 7.2.3) Organisasi harus menetapkan dan mengimplementasikan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan: a) Informasi produk. b) Permintaan produk (enquiry), penanganan kontrak atau order, termasuk perubahannya. c) Umpan balik (feedback) pelanggan, termasuk didalamnya keluhan pelanggan. 3. Desain dan Pengembangan (klausal 7.3) 3.1 Perencanaan desain dan pengembangan (klausal 7.3.1) Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk selama perencanaan desain dan pengembangan, organisasi harus menetapkan: a) Tahapan desain dan pengembangan. b) Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai bagi tiap tahap desain dan pengembangan. c) Tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan. Organisasi harus mengelola bidang temu agar kelompok berbeda yang terkait dalam desain dan pengembangan untuk memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan tanggung jawab.
lxxxix
Keluaran perencanaan harus dimutakhirkan, sesuai dengan kemajuan desain dan pengembangan. 3.2 Masukkan desain dan pengembangan (klausal 7.3.2) Masukkan yang berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekaman dipelihara. Masukkan harus mencakup: a) Persyaratan fungsi dan kinerja. b) Persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c) Jika dapat informasi yang diturunkan oleh desain sebelumnya serupa. d) Persyaratan desain dan pengembangan lain yang esensial. Masukkan ini harus ditinjau akan kecukupannya. Persyaratan harus lengkap, tidak dipaksakan dan tidak saling bertentangan. 3.3 Keluaran desain dan pengembangan (klausal 7.3.3) Keluaran desain dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang memungkinkan verifikasi terhadap masukkan desain dan pengembangan serta harus disetujui sebelum dikeluarkan. Keluaran desain dan pengembangan harus: a) Memenuhi persyaratan masukkan bagi desain dan pengembangan. b) Memberi informasi yang sesuai untuk pembelian, produksi dan penyediaan jasa. c) Mengacu pada kriteria penerimaan produk. d) Menemukan karakteristik produk yang penting untuk pemakaian yang aman dan benar.
xc
3.4 Tinjauan desain dan pengembangan (klausal 7.3.4) Pada tahap yang sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada desain dan pengembangan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, yaitu: a) Untuk menilai kemampuan hasil desain dan pengembangan memenuhi persyaratan. b) Untuk mengidentifikasikan masalah apapun dan menyarankan tindakan yang diperlukan. 3.5 Verifikasi desain dan pengembangan (klausal 7.3.5) Harus dilakukan verifikasi sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukkan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan apapun yang harus dipelihara. 3.6 Validasi desain dan pengembangan (klausal 7.3.6) Harus dilakukan validasi desain dan pengembangan menurut pengaturan yang telah direncanakan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan aplikasi yan ditentukan dan pemakaian yang dimaksudkan, bila diketahui. Apabila mungkin, validasi harus harus diselesaikan sebelum penyerahan atau implementasi produk. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara. 3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan (klausal 7.3.7) Perubahan desain dan pengembangan harus ditunjukkan dan rekamannya harus dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan secara sesuai, dan disetujui sebelum diimplementasikan. Tinjauan perubahan desain dan
xci
pengembangan harus mencakup evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan produk yang telah diserahkan. 4. Pembelian (klausal 7.4) 4.1 Proses Pembelian (klausal 7.4.1) Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Jenis dan jangkauan pengendalian pada pemasok dan produk yang dibeli harus bergantung pada pengaruh produk yang dibeli pada realisasi produk berikutnya atau produk akhir. Organisasi harus menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apapun yang perlu di evaluasi harus dipelihara. 4.2 Informasi pembelian (klausal 7.4.2) Informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli, termasuk: a) Persetujuan produk, prosedur dan peralatan. b) Persyaratan kualifikasi personal. c) Persyaratan sistem manajemen mutu. Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang ditentukan sebelum dikomunikasikan ke pemasok. 4.3 Verifikasi produk yang dibeli(klausal 7.4.3) Organisasi harus menetapkan dan mengimplementasikan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan.
xcii
Apabila pemasok atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi di tempat pemasok, organisasi harus menyatakan verifikasi yang dimaksudkan dan metode pelepasan produk dalam informasi pembelinya. 5. Produk dan Penyediaan Jasa (klausal 7.5) 5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa (klausal 7.5.1) Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaaan terkendali. Kondisi terkendali harus mencakup: a) Ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk. b) Ketersediaan instruksi kerja secukupnya. c) Pemakaian peralatan yang sesuai. d) Ketersediaan dan pemakaian sarana pemantauan dan pengukuran. e) Implementasi pemantauan dan pengukuran. f) Implementasi kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan. 5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa (klausal 7.5.2) Organisasi harus memvalidasi suatu proses produksi dan penyediaan jasa. Apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan. Hal ini mencakup suatu proses, apabila kekurangannya hanya terlihat setelah produk dipakai atau jasa telah diserahkan. Validasi harus memperagakan kemampuan proses tersebut untuk mencapai hasil yang direncanakan. Organisasi harus menetapkan proses ketika: a) Kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses. b) Persetujuan peralatan dan kualifikasi personal.
xciii
c) Pemakaian metode dan prosedur tertentu. d) Persyaratan rekaman. e) Validasi ulang. 5.3 Identifikasi dan mampu telusur (klausal 7.5.3) Apabila sesuai, organisasi harus mengidentifikasikan produk dengan cara sesuai seluruh realisasi produk. Organisasi harus mengidentifikasikan status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Apabila mampu telusur dipersyaratan, organisasi harus mengendalikan dan merekam identifikasi yang khas (unique) dari produk. 5.4 Milik pelanggan (klausal 7.5.4) Organisasi harus memelihara dengan baik milik pelanggan selama dalam pengendalian organisasi atau dipakai oleh organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjaga milik pelanggan yang disediakan untuk dipakai atau disatukan ke dalam produk. Jika milik pelanggan hilang, rusak atau ditemukan tak layak pakai, hal ini harus dilaporkan ke pelanggan dan rekamannya dipelihara. 5.5 Preservasi produk (klausal 7.5.5) Organisasi harus memelihara kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan. Preservasi ini harus mencakup identifikasi,
penanganan
(handling),
pengemasan,
penyimpanan,
perlindungan. Preservasi harus berlaku juga pada bagian produk.
xciv
dan
6. Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran (klausal 7.6) Organisasi harus menetapkan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan sarana pemantauan dan pengukuran yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dengan cara konsisten dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Apabila diperlukan untuk memastikan keabsahan hasil, peralatan pengukuran harus: a) Dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu, atau sebelum dipakai terdapat
standar
pengukuran
yang
ditelusur
ke standar
Internasional atau nasional. Bila standar seperti itu tidak ada dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi harus direkam. b) Disetel ulang secukupnya. c) Diidentifikasi untuk memungkin status kalibrasinya diterapkan. d) Dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukurannya tidak sah. e) Dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, perawatan dan penyimpanan. Selain itu, organisasi harus menilai dan merekam keabsahan hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus melakukan tundakan yang sesuai pada peralatan dan produk mana yang terpengaruh. Rekaman dari kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara.
xcv
Perangkat lunak komputer dipakai dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu, maka kemampuan perangkat lunak komputer tersebut harus memenuhi pelaksanaan dan pengukuran harus dipastikan.
xcvi
Gambar 4.5 Penelusuran Klausal Realisasi Produk Perencanaan realisasi produk Penetapan persyaratan Proses yang terkait dengan pelanggan
Tinjauan persyaratan Komunikasi
Perencanaan desain Masukkan desain Keluaran desain Desain dan pengembangan
Tinjauan desain Verifikasi desain Validasi desain
Realisasi produk
Pengendalian perubahan Proses pembelian pembelian
Informasi pembelian Verifikasi produk yang dibeli Pengendalian produk Validasi sistem produksi
Produk dan penyediaan jasa
Identifikasi Milik pelanggan Preservasi produk
Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran
xcvii
e. Penelusuran Klausal Pengukuran, Analisis dan Perbaikan (klausal 8) Penelusuran klausal pengukuran, analisis dan perbaikan ini mencakup beberapa kriteria yang meliputi: umum, pemantauan dan pengukuran (meliputi kepuasan pelanggan, audit internal, pemantauan dan pengukuran proses, pemantauan dan pengukuran produk), pengendalian produk yang tidak sesuai, analisis data, perbaikan meliputi: perbaikan, berkesinambungan, tindakan korektif, tindakan pencegahan.
Gambar4.6 Penelusuran Klausal Pengukuran, Analisis dan perbaikan
Umum
Kepuasan pelanggan
Pemantauan dan pengukuran
Audit internal Pengukuran proses
Pengukuran, analisis dan perbaikan
Produk tidak sesuai
Pengukuran produk
Perbaikan berkesinambungan
Analisis data
Perbaikan
Tindakan korektif Tindakan pencegahan
xcviii
Penelusuran yang dilakukan: 1. Umum (klausal 8.1) Organisasi harus merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk: a) Memperagakan kesesuaian produk. b) Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu. c) Terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu. Hal ini harus mencakup penetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya. 2. Pemantauan dan Pengukuran (klausal 8.2) 2.1 Kepuasan pelanggan (klausal 8.2.1) Sebagai salah pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, organisasi harus memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah organisasi harus memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan memakai informasi ini harus ditetapkan. 2.2 Internal audit (klausal 8.2.2) Organisasi melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu: a) Memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh organisasi. b) Diterapkan dan dipelihara secara efektif. Program audit harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria,
xcix
lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidak berpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. 2.3 Pemantauan dan pengukuran proses (klausal 8.2.3) Organisasi
harus
menetapkan
metode
pemantauan
yang
sesuai,
jika
memungkinkan dilaksanakan dengan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode ini harus memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka harus dilakukan koreksi dan tindakan korektif seperlunya untuk memastikan kesesuaian produk. 2.4 Pemantauan dan pengukuran produk (klausal 8.2.4) Organisasi harus memantau dan mengukur
karakteristik produk untuk
memverifikasi bahwa persyaratan produk tersebut terpenuhi. Hal ini harus dilakukan pada tahap yang sesuai dari proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah terencana. Bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan harus dipelihara. Rekaman harus menunjukkan orang yang berwenang melepas produk. Pelepasan produk dan penyerahan jasa tidak boleh dilanjutkan sampai semua pengaturan yang telah terencana diselesaikan secara memuaskan, kecuali disetujui oleh kewenangan yang relevan dan apabila memungkinkan disetujui oleh pelanggan. 3. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (klausal 8.3) Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian dan penyerahan yang tidak dikehendaki. Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang yang
c
terkait dengan produk yang tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Organisasi harus menangani produk yang tidak sesuai dengan cara: a) Melakukan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan. b) Memperbolehkan pemakaian, pelepasan atau penerimaan melalui konsesi kewenangan yang relevan apabila mungkin oleh pelanggan. c) Melakukan tindakan untuk mencegah pemakaian atau aplikasi awal yang dimaksudkan. 4. Analisis Data (klausal 8.4) Organisasi harus menetapkan, menghimpun dan menganalisa data yang sesuai untuk memperagakan
kesesuaian dan keefektifan
sistem manajemen
mutu
serta
mengevaluasi apakah perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang relevan. Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan: a) Kepuasan pelanggan. b) Kesesuaian pada persyaratan produk. c) Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan. d) Pemasok.
ci
5. Perbaikan (klausal 8.5) 5.1 Perbaikan berkesinambungan (klausal 8.5.1) Organisasi harus terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu melalui pemakaian kebijakan muttu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan tinjauan manajemen. 5.2 Tindakan korektif (klausal 8.5.2) Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian agar tidak terulang lagi. Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: a) Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan). b) Penetapan penyebab ketidaksesuaian. c) Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang. d) Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. e) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan. f) Peninjauan tindakan korektif yang dilakukan. 5.3 Tindakan pencegahan (klausal 8.5.3) Organisasi harus menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian potensial untuk mencegah terjadinya. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh masalah potensial itu. Adanya penetapan prosedur yang terdokumentasi, yaitu: a) Penetapan ketidaksesuaian dan penyebabnya.
cii
b) Penilaian kebutuhan dan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. c) Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. d) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan. e) Peninjauan tindakan preventif yang dilakukan.
2. Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile Audit adalah proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Dalam melakukan audit mutu internal, PT Winner Synthetic Textile mempunyai prosedur mutu, prosedur ini bertujuan untuk menetapkan kriteria, metode dan penanggungjawab dalam melakukan internal audit mutu untuk memverifikasi pelaksanaan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu. Verifikasi
bertujuan
menyeragamkan
dan
mengendalikan
metode
untuk
perencanaan, penjadwalan, koordinasi dan pelaksanaan audit serta penunjukan penanggung jawab untuk aktivitas tersebut. Ruang lingkup prosedur ini mencakup penetapan tim audit, pembuatan program audit, membuat rencana audit pelaksanaan audit dan verifikasi terhadap keefektifan tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan. Audit Mutu Internal dilakukan sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun. PT. Winner Synthetic Textile melaksanakan audit setiap bulan Mei dan November. Ketika melakukan Audit waktu yang digunakan cukup lama, sekitar 6 bulan karena Section atau area yang diaudit cukup banyak.
ciii
1. Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile a. Wakil Manajemen Wakil manajemen
bertanggung untuk menyakinkan sistem mutu perusahaan
dilaksanakan dan dipelihara. Dia harus secara konsisten memeriksa kinerja dari Tim Audit Internal dan menyediakan panduan untuk perbaikan fungsi audit internal. Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk: a) Menetapkan dan memelihara program audit internal. b) Merencanakan, mengkoordinasikan dan menganalisa hasil-hasil audit mutu. c) Meninjau ulang laporan audit. d) Berinisiatif melakukan audit tidak terjadwal. e) Wakil Manajemen harus meninjau ulang “Audit Corrective Action Log (IQA-06)” yang dilaporkan oleh Koordinator Audit Internal dalam Tinjauan Manajemen. Dia harus mengawasi kegiatan Audit Mutu Internal dan melakuan tindakan perbaikan yang belum diselesaikan. Dia harus melaporkannya kepada manajemen puncak mengenai implementasi sistem mutu. b. Auditor Pelaksanaan audit yaitu auditor pimpinan oleh seorang auditor kepala. Tugas dan tanggung jawab kepala adalah:
civ
1. Memimpin pelaksanaan audit terhadap sebuah bagian atau departemen dalam perusahaan. 2. Mengevaluasi temuan-temuan audit. 3. Membuat laporan audit kepada wakil manajemen. c. Manajer Departemen (auditee) Manajer/Kepala Bagian Departemen yang diaudit bertanggung jawab untuk area audit, meninjau ulang, menyetujui dan mengkoreksi kekurangan dalam dokumen hasil audit yang dilaporkan. Dia harus meyakinkan keefektifan tindakan perbaikan. 2. Kualifikasi Intenal Auditor Sistem Manajemen Mutu PT. Winner Synthetic Textile Penentuan kualifikasi Internal Auditor dalam melakukan audit bertujuan untuk menjaga kelangsungan proses audit dan mutu audit. Kualifikasi Internal Auditor ini berlaku untuk auditor yang melakukan audit terhadap Sistem Manajemen Mutu di Winnertex. Management Representative bertanggung jawab untuk menjaga dan memastikan
auditor-auditor yang melakukan audit Sistem
Manajemen Mutu memenuhi kualifikasi yang telah ditetapkan. 2.1 Parameter penentuan kualifikasi auditor didasarkan atas: 1. Tingkat Pendidikan Tingkat pendidikan minimal untuk seorang auditor adalah Diploma-1, atau Sekolah Lanjutan Tingkat Atas Latar belakang teknik diutamakan.
cv
dengan
pengalaman
minimal 2 tahun.
2. Keahlian dan kemampuan Auditor harus mempunyai pemahaman yang baik terhadap penguasaan: 1. Bahasa Inggris dan bahasa Indonesia baik lisan maupun tulisan. 2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000. 3. Quality Manual, Quality Prosedur, instruksi kerja dan form-form Sistem Manajemen Mutu. 4. Alur proses produksi dan standar-standar proses. 5. Kecakapan dan keahlian dalam melakukan audit. 3
Training Auditor minimal harus sudah 2 (dua) kali mengikuti training pengenalan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000 dan Auditor training (eksternal dan/atau internal).
4
Pengalaman Pengalaman melakukan audit dan/atau bekerja dalam bidang yang berkaitan dalam masalah teknik atau proses produksi menjadi pertimbangan kualifikasi internal auditor.
5
Kemampuan Pribadi Auditor Internal Auditor dinilai juga dari kemampuan pribadinya yang antara lain: 1. Mampu memimpin audit, bersikap proaktif, diplomasi, berkomunikasi dengan baik dan sabar. 2. Mampu menjaga sikap mandiri (Independence) dan objektif dalam ruang lingkupnya sebagai auditor.
cvi
3. Mampu mengambil keputusan berdasarkan hasil analisis terhadap buktibukti atau fakta-fakta yang objektif. 4. Mampu menengahi suatu adu argumen yang mungkin timbul saat melakukan Internal Audit. 2.2 Auditor 1.
Active Auditor Auditor yang aktif melakukan audit diidentifikasi dalam formulir “Internal Auditor List (IQ-07)”. Auditor–auditor tersebut akan dievaluasi performance kerjanya 6 bulan sekali.
2.
Non Active Auditor 1. Auditor Non-aktif diidentifikasi dalam formulir “Non Active Auditor List (IQA-16)”. 3. Status “Non Active Auditor” dapat diberikan kepada auditor berdasarkan pertimbangan: a. Sifat pekerjaannya yang tidak bisa ditinggalkan. b. Performance audit skill dan pengetahuan teknik yang dimiliki auditor tidak berkembang. c. Auditor tidak lagi bekerja di Winnertex (telah keluar). 3.
Auditor Non aktif suatu saat dapat menjadi auditor aktif lagi jika diperlukan sesuai dengan keadaan pelaksanaan Internal Audit.
2.3 Kemampuan dan unjuk kerja (performance) auditor didokumentasikan dalam “Auditor Track Record (IQA-10)”. Catatan ini dijadikan bahan pertimbangan dalam melakukan evaluasi hasil kerja auditor.
cvii
2.4 Manager lingkungan harus melakukan usaha untuk menjaga serta meningkatkan kualifikasi auditor. Hal ini dapat dilakukan dengan cara: 2.4.1 Menambah
training-training (eksternal
maupun
internal)
untuk
meningkatkan pengetahuan dan kemampuan auditor. 2.4.2 Menambah “Jam terbang” auditor dalam melakukan audit. 2.4.3 Senantiasa memberikan pengarahan dan bimbingan. 2.5 Internal Audit Coordinator harus menyimpan data–data dan catatan–catatan auditor, misalnya sertifikat training. 2.6 Sistematika penyeleksian Auditor untuk level middle staff, lihat “Flow Chart of Auditor Selection (IQA-13)”. 2.6.1 Tingkat pendidikan minimal Diploma-1, atau Sekolah Lanjutan Atas dengan pengalaman kerja 2 tahun. 2.6.2 Pernah mengikuti pelatihan: 2.6.2.1 Pengenalan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000. 2.6.2.2 Pengenalan Quality Policy, Quality Manual, dan Quality Procedure. 2.6.2.3 Internal Training Auditor for Internal Auditor. 2.6.3 Kandidat yang telah memenuhi persyaratan diatas akan mengikuti audit dengan status sebagai observer/escort. Audit yang diikuti dapat berupa Internal Quality Audit. Setelah mengikuti audit sebanyak 2 kali, statusnya akan naik sebagai Auditor on the Job Training. 2.6.4 Auditor on the Job Training yang telah melakukan audit sebanyak 3 kali dapat dipromosikan dan berstatus Auditor. Auditor yang telah melakukan
cviii
audit 3 kali dan mendapat tambahan training (bila ada) dapat dipromosikan menjadi Lead Auditor. 2.6.5 Status Lead Auditor akan diberikan kepada seorang auditor dengan mempertimbangkan kemampuan kerja (audit skill), hasil kerja, sikap dan training – training yang pernah diterimanya dicatat dalam “Internal Auditor Training Track Record (IQA-12)”. 2.6.6 Auditor yang dapat menjadi Lead Auditor harus direkomendasikan oleh Internal
Auditor
Management
Coordinator
Representative
kepada
akan
Management
menyetujui
Representative.
rekomendasi
setelah
mempertimbangkan dan meninjau kemampuan dan keahlian audit, sikap Auditor, hasil kerjanya, dan kecakapan Auditor lainnya. 2.6.7 Auditor yang telah menjadi Lead Auditor dapat menjadi Team Leader. Apabila dalam tim audit yang dibentuk belum ada yang berstatus Lead Auditor, Internal Audit Coordinator menunjuk salah seorang dari tim audit untuk menjadi team Leader. 2.7 Management Representative bertanggung jawab dalam pemantauan dan pengawasan tahap- tahap penyeleksian auditor. 2.8 Auditor yang menduduki level Manajerial (Manager) dengan pertimbangan latar belakang pendidikan, pengalaman dan keahliannya akan mempunyai status sebagai Lead Auditor. Lead Auditor level Manajerial (Manager) diutamakan melakukan audit unschedule, dengan tidak menutup kemungkinan melakukan audit sesuai Audit Program namun mempertimbangkan faktor kepentingan pekerjaannya.
cix
3. Daftar Periksa Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile Pertanyaan-pertanyaan audit dari setiap klausal yang digunakan untuk mengaudit departemen-departemen yang ada pada perusahaan yang berkaitan dengan dokumen yang ada pada departemen yang bersangkutan dan cocok untuk diterapkan diklausal yang telah diidentifikasi untuk mengaudit departemen yang ada. Tidak hanya satu pertanyaan tetapi terdapat beberapa pertanyaan dalam satu klausal dalam hal melakukan penelusuran dokumen-dokumen yang ada pada departemen yang bersangkutan. Pertanyaan-pertanyaan yang telah dibuat, disusun kedalam sebuah format daftar pertanyaan. Format daftar pertanyaan ini dibuat auditor sesuai dengan departemen yang diauditnya. Didalam format daftar pertanyaan terdapat kategori temuan yang bersifat major, minor dan OK. Untuk temuan yang dikategorikan major dan minor apabila ketidaksesuaian mempunyai dampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu, sedangkan untuk kategori yes/OK tidak ditemukan ketidaksesuaian. Suatu temuan dapat dikatakan bersifat major apabila diperoleh temuan ketidaksesuaian dimana belum terdapat prosedur dan pelaksanaan sama sekali, atau ada prosedur namun belum ada pelaksanaan sama sekali. Temuan ketidaksesuaian yang bersifat minor bila ditemukan prosedur namun pelaksanaannya tidak sepenuhnya dilakukan/sesuai atau prosedur tidak lengkap/jelas, sedangkan untuk status audit yang bersifat yes/OK diberikan apabila telah terdapat prosedur dan pelaksanaannya telah sesuai dengan prosedur tersebut.
cx
4. Tahap-Tahap dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal PT. Winner Synthetic Textile 1. Tahap Perencanaan A. Auditor Pre-Audit Meeting Tujuannya membuat identifikasi dan mengarahkan tim audit agar dapat melaksanakan audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup audit secara efektif dan efisien. Instruksi kerja ini meliputi identifikasi terhadap area/section yang akan diaudit, persyaratan ISO 9001:2000, prosedur, instruksi kerja, tipe proses dan lain-lain.
Team Leader
bertanggung jawab untuk memimpin rapat (Pre-Audit Meeting) dan mengarahkan anggota tim audit untuk melaksanakan audit sesuai dengan program dan ruang lingkup yang telah ditentukan. INSTRUKSI KERJA 1.
Pelaksanaan Auditor Pre-Audit Meeting dilakukan minimal sehari sebelum pelaksanaan Audit Sistem Manajemen Mutu. Dalam rapat ini anggota tim internal audit mengisi daftar hadir “Meeting Attendance Sheet (MRE-05)”.
2.
Identifikasi persiapan Internal Quality Audit dilakukan dengan membahas hal-hal yang berhubungan dengan ruang lingkup dan tujuan audit yang didiskusikan oleh anggota tim internal audit dalam Pre-Audit Meeting.
3.
Melakukan tinjauan dan evaluasi terhadap seluruh prosedur/dokumen/data yang dijadikan criteria audit kemudian menyusun audit checklist yang dituangkan dalam “Internal Audit Checklist (IQA-03)”.
cxi
4.
“Internal Audit Checklist (IQA-03)” yang dibuat meliputi peninjauan dan evaluasi terhadap berbagai aspek dan tahapan dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 seperti perencanaan, pelaksanaan dan operasi, pemeliharaan, penyimpanan data yang berhubungan dengan ruang lingkup persyaratan ISO 9001:2000.
5.
Hasil Auditor Pre-Audit Meeting dijadikan panduan dalam melaksanakan audit. Dalam hal ini adalah pembuatan “Internal Audit Checklist (IQA-03)”.
B. Penyusunan Internal Audit Program Tujuannya menyiapkan dan menyusun program audit Sistem Manajemen Mutu sehingga tujuan audit dapat dicapai secara efektif dan efisien. Instruksi kerja ini memberikan arahan dan panduan dalam menyusun program Internal audit Sistem Manajemen Mutu di PT. Winner Synthetic Textile. Internal Audit Coordinator dan Management Representative bertanggung jawab dalam menyusun “Internal Audit Program (IQA-01)”. INSTRUKSI KERJA 1. Internal Audit Coordinator menyiapkan “Internal Audit Program (IQA-01)”, kemudian
menentukan team auditor dan tanggal audit dalam “ Audit Plan
(IQA-02)”. 2. Suatu audit disebut postponed jika pelaksanaan auditnya telah berbeda bulan dari rencana. Selanjutnya koordinator audit berkomunikasi dengan auditee untuk menentukan pelaksanaan audit selanjutnya dengan menerbitkan “Audit Plan (IQA-02)” yang baru.
cxii
3. Jika suatu area/section mengalami penundaan (postponed) lebih dari 2 kali, maka area/section tersebut akan diberi status “Cancel” dan audit untuk area/section tersebut dilakukan secara unscheduled. 4. Penundaan (postponed) jadwal audit dapat disebabkan karena pertimbangan. 1. Auditee mengajukan keberatan atas audit plan karena ada keperluan proses produksi yang mendesak. 2. Auditee mengajukan keberatan atas tujuan, ruang lingkup audit, auditor atau hal-hal lainnya. 3. Auditor
yang
dianggap
kompeten
di
area/section
tersebut
berhalangan datang. Jika terdapat auditor lain yang mampu dan kompeten maka
auditor
tersebut
dapat
menggantikan
auditor
yang
telah
direncanakan. 5. Setiap perubahan jadwal audit dan/atau penggantian auditor harus selalu dicatat (record), sesuai dengan prosedur yang berlaku. C. Formasi Team Audit Sistem Manajemen Mutu Membentuk formasi team audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang berkompeten dan sesuai dengan Internal Audit Program yang telah ditentukan. Formasi team audit terdiri atas Team Leader, Lead Auditor, Auditor, On the Job Training dan Observer/Escort yang akan melaksanakan audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PT. Winner Synthetic Textile. Internal Audit Coordinator bertanggung jawab dalam menetapkan dan meninjau formasi team audit yang akan melakukan Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 sesuai dengan “Internal Audit Program (IQA-01)”.
cxiii
1. Team Audit a. Team audit dipimpin oleh seorang Team Leader dengan anggota team dapat terdiri dari Lead Auditor, Auditor, On the Job Training dan Observer/Escort jika ada/diperlukan. b. Pembentukan team audit harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Kualifikasi auditor. 2. Tipe dari organisasi, proses dan aktivitas yang akan diaudit. 3. Kemampuan dan keahlian auditor dalam menguasai audit, bahasa dan kompetensi auditor. 4. Auditor tidak mempunyai tanggung jawab langsung terhadap area/section/departemen yang akan diaudit. 2. Team Leader a. Team Leader bertanggung jawab untuk menjamin efisiensi dan efektifitas pelaksanaan audit sehingga sesuai dengan tujuan audit dan ruang lingkup audit yang telah ditentukan. b. Seorang Team Leader haruslah seseorang Lead Auditor. Secara garis besar tanggung jawab Team Leader adalah sebagai berikut: 1. Mengorganisir team audit. 2. Memberi pengarahan dan instruksi kepada anggota team audit sesuai dengan tujuan audit, ruang lingkup audit dan area yang akan diaudit sesuai dengan “Audit Plan (IQA-02)”.
cxiv
3. Berkoordinasi dengan internal audit coordinator dan auditee dalam menentukan “Audit Plan (IQA-02)”. 4. Melakukan koordinasi dan briefing dengan team audit dalam menentukan dan mempersiapkan dokumen-dokumen kerja, audit checklist dan prosedur-prosedur yang terkait. 5. Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap auditee selama audit, terutama jika terdapat perbedaan persepsi atau masalah-masalah yang timbul selama audit. 6. Melaporkan hasil temuan kepada auditee, membuat rekomendasi tindakan perbaikan dan membuat laporan audit. 3. Lead Auditor a. Mengikuti pengarahan dan instruksi yang diberikan oleh Team Leader. b. Melakukan audit secara efisien dan efektif sesuai tujuan dan ruang lingkup audit dengan tetap mempertahankan objectivitas. c. Mengumpulkan data-data objektif sebagai hasil temuan audit dan mencatatnya. d. Membantu Team Leader dalam menyiapkan dan membuat laporan audit yang berupa “Request for Corrective Action Form (RFCA) (IQA-05)”dan “Audit Report (IQA-04)”. 4. Auditee a. Auditee bertanggung jawab untuk memberi informasi pelaksanaan audit kepada staf-staf pelaksananya. Informasi tersebut berupa tanggal/waktu audit, audit tim, ruang lingkup serta tujuan audit.
cxv
b. Mempersiapkan fasilitas untuk pelaksanaan audit, yaitu: 1. Menunjuk stafnya yang berkepentingan dan menguasai area serta aktivitas yang akan diaudit. 2. Menyiapkan dokumen-dokumen dan catatan-catatan (record) yang akan diaudit. 3. Menyiapkan tempat pelaksanaan audit. 5. Observer/Escort a. Observer/Escort dapat ikut dalam kegiatan audit, namun tidak secara langsung melakukan audit. b. Observer/Escort berfungsi sebagai pendamping saat audit, dalam hal ini dapat bertindak sebagai penterjemah, menjelaskan suatu masalah teknik dan penengah jika timbul masalah saat audit berlangsung. 2. Tahap Pelaksanaan A. Pelaksanaan Internal Audit Sistem Manajemen Mutu Tujuannya adalah memberikan arahan yang jelas untuk menjamin dilaksanakannya Internal Audit secara efektif dan efisien. Instruksi kerja ini memberikan panduan dalam pelaksanaan Internal Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000 di PT. Winner Synthetic Textile. Internal Audit Coordinator dan Management Representative bertanggung jawab dalam menentukan sistem Pelaksanaan Internal Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000.
cxvi
INSTRUKSI KERJA 1. Sistem pelaksanaan Internal Audit Sistem Manajemen Mutu secara garis besar dibagi atas 3 tahap, Hal ini bisa dilihat dalam “Sistematika Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000 (IQA-08)” yaitu: i. Tahap I (Pre – Audit) Mempersiapkan “Audit Plan (IQA-02)” dan “Internal Audit Check List (IQA-03)” sesuai dengan “ Internal Audit Program (IQA–01)”. “Audit Plan (IQA-02)” secara detail dituangkan dalam “Audit Plan Implementation Matrix (IQA-09)”. Team Leader memimpin rapat/briefing
formal
yang
dihadiri oleh seluruh angota tim audit sesuai “Audit Plan (IQA-02)” Dalam rapat/briefing ini dilakukan pembuatan check list dan pembagian tugas masing – masing anggota tim audit. ii Tahap II (Site Audit) 1. Melakukan rapat pembukaan (Opening Meeting) yang dihadiri oleh anggota
tim
audit
dan
auditee. Dalam
rapat
ini Team Leader
menyampaikan secara ringkas mengenai tujuan, ruang lingkup audit, anggota tim audit, area/section yang akan diaudit dan personel yang akan di wawancarai. 2. Melakukan audit yang
meliputi
observasi
lapangan (site audit),
wawancara (interview) dan telaah dokumen (document review). 3. Mengumpulkan dan mencatat bukti – bukti dan temuan audit sesuai dengan ruang lingkup audit dalam “Internal Audit Check List (IQA-03)”. Auditor dapat menambah ruang lingkup audit saat melakukan audit, jika
cxvii
diperlukan atau karena pertimbangan tertentu terdapat hubungan dengan ruang lingkup audit yang telah ditentukan. 4. Melakukan rapat penutupan (Closing Meeting) yaitu hasil temuan audit status
dan
mendiskusikan
mengklasifikasikannya dengan
Non Conformance (Major atau Minor), Compliance (OK atau
YES), dan Observation. Menuangkan hasil temuan audit form
memberi
ke
dalam
“Request For Corrective Action Form (IQA-05)”. Jika tidak
tercapai kesepakatan antara tim audit dengan Auditee, maka masalah ini dibawa kepada Management Representative. iii Tahap III (Post Audit) 1. Membuat “Audit Report (IQA-04)” dan membuat ringkasannya dalam “Audit Corrective Action Log (IQA-06)”. Melakukan verifikasi ulang (close out) untuk memastikan non conformance telah diperbaiki sesuai dengan purposed close out date. Hal ini direcord dalam formulir “Follow up of Corrective Action (Internal Quality Audit) (IQA-15)” . 2. Laporan-laporan hasil Internal Audit sistem Manajemen Mutu selanjutnya akan dibawa dalam management review yang berupa “Audit Corrective Action Log
(IQA-06) “ dan “Matrix of Internal Quality Audit
Implementation (IQA-11)”. Hasil management review akan dijadikan masukkan-masukkan dalam membuat “Internal Audit Program (IQA-01)” untuk periode selanjutnya.
cxviii
B. Penentuan Status Audit Status audit ini berdasarkan data-data objektif yang didapatkan dari hasil audit Sistem Manajemen Mutu. Instruksi kerja ini memberikan panduan dalam menetapkan status audit. Team Leader dan Lead Auditor bertanggung jawab untuk memelihara dan menjamin sistem pemberian status audit dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. Pemberian status hasil audit didasarkan atas temuan dalam pelaksanaan audit yang meliputi telaah dokumen dan kelengkapannya, wawancara, dan observasi lapangan. Temuan audit diberi status seperti terdapat dalam formulir “Internal Audit Check List (IQA-03)” yaitu: Tabel 4.1 Status Audit No
1.
Status
Major
Temuan Objektif
Belum terdapat prosedur dan pelaksanaan sama sekali, atau ada prosedur namun belum pernah ada pelaksanaan sama sekali
2.
Minor
Telah
terdapat
prosedur
namun
pelaksanaannya
tidak
sepenuhnya dilakukan/sesuai atau prosedur tidak lengkap/jelas
3.
OK/YES
Telah terdapat prosedur dan pelaksanaannya telah sesuai dengan prosedur tersebut.
cxix
Audit status selanjutnya dicatat dalam formulir “Internal Audit Check List (IQA-03)” dan “Request For Corrective Action Form (IQA-05)”. Selain memberikan audit status, terdapat juga status “Observation”. Status ini diberikan untuk temuan yang bersifat observasi yaitu untuk meningkatkan kinerja yang telah dicapai. 3. Tahap Tindak Lanjut A. Penyusunan Laporan Membuat laporan audit sistem Manajemen Mutu berdasarkan data-data objektif yang didapat saat melakukan telaah dokumen, wawancara dan observasi lapangan, sehingga menghasilkan laporan audit yang dapat dipertanggung jawabkan dan objektif. Instruksi kerja ini memberikan panduan dalam penyusunan laporan audit sistem Manajemen Mutu di PT. Winner Synthetic Textile. Lead Auditor yang bertindak sebagai Team Leader bertanggung jawab atas isi laporan audit yang dibuat oleh tim audit yang dipimpinnya. Internal Audit Coordinator mempunyai hak untuk memeriksa laporan audit sebelum diterbitkan, bila dalam laporan audit ada kekurangan atau kesalahan, Internal Audit Coordinator berhak meminta Lead Auditor (Team Leader) untuk memperbaikinya. B. Laporan Internal Quality Audit 1. Setelah melakukan audit, maka tim audit melakukan evaluasi terhadap seluruh bukti/fakta audit yang terkumpul, kemudian lakukan penilaian kesesuaian terhadap setiap bukti dan fakta serta pastikan bukti/fakta telah cukup memadai untuk mendukung temuan audit.
cxx
2. Klasifikasikan temuan audit kemudian tentukan statusnya: Major, Minor, OK atau YES, dan Observation, sesuai dengan ruang lingkup audit yang telah ditentukan. 3. Tuangkan hasil temuan audit dan status audit dalam formulir “Request For Corrective Action Form (IQA-05)” dan “Audit Report (IQA-04)”. Escort/Observer dapat pula menerbitkan “Request For Corrective Action Form (IQA-05)” atau observation, asalkan dibawah pengawasan dan pengarahan Team Leader atau Lead Auditor. Selanjutnya hasil temuan audit tersebut disampaikan kepada Auditee untuk disepakati dan ditandatangani. 4. Auditee berkewajiban untuk mengisi tindakan perbaikan (Corrective Action) untuk memperbaiki ketidaksesuaian batas waktu penyelesaian (Close out date) dan menandatanganinya. C. Distribusi Laporan Audit 1. Form “Audit Report (IQA-04)” akan diisi sesuai dengan temuan-temuan yang didapat selama audit. 2. Form “ Request For Corrective Action Form (IQA-05)” kemudian diisi dan ditandatangani, yaitu bagian dan “Description of Non Conformity”, “Corrective Actian Taken” dan “Purposed Close Out”. 3. Penyerahan laporan audit kepada Auditee oleh Lead Auditor paling lambat 6 hari setelah tanggal audit. Sementara auditee diberi kesempatan 3 bulan untuk mengisi dan menandatangani laporan audit, sebelum diberikan
cxxi
kepada Lead Auditor. Lead Auditor, jika diperlukan melakukan follow-up secara lisan kepada Auditee mengenai laporan audit yang telah diterbitkan. D. Tindak Lanjut Audit 1. Tindak lanjut audit direcord dalam form “Follow up of Corrective Action (IQA-15)”. Selanjutnya Internal Audit Coordinator menyusun formasi auditor untuk melakukan “Verifikasi” atau “Close out” laporan audit sesuai dengan status pada “Request For Corrective Action Form (IQA05)”. Formasi auditor ini dituangkan dalam “Matrix of Auditor Team for Verification Audit (IQA-14)”. 2. Auditor yang telah ditunjuk untuk melakukan verifikasi memberitahu auditee minimal 2 hari sebelum tanggal kedatangannya secara lisan (by phone). Auditor kemudian melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan yang telah dilakukan dan menuliskan komentarnya pada bagian “Acceptance of Corrective Action/Comment” dalam form “Request For Corrective Action Form (IQA-05)”. 3. Sesuai hasil verifikasi dan rekomendasi auditor yang melakukan “Close Out”, maka Management Representative harus menentukan “Close out Status” dan menandatanganinya. 4. Jika ternyata tindakan perbaikan belum dilakukan atau masih dalam tahap penyelesaian selambat-lambatnya dalam waktu 3 bulan setelah tanggal audit, Auditor akan menerbitkan “Request For Corrective Action Form (IQA-05)” baru, sedangkan “Request For Corrective Action Form (IQA05)” yang lama mempunyai status “No”.
cxxii
5. Jika tindakan perbaikan sudah terbukti dilaksanakan dengan baik, maka status dalam “Request For Corrective Action Form (IQA-05)” adalah “Yes”. 6. “Close Out” yang berstatus “No” akan terus ditindaklanjuti, terutama jika tindakan perbaikan membutuhkan waktu yang relatif lama. Hal ini dimaksudkan untuk memonitor tahap – tahap pelaksanaan yang dilakukan. Maka dalam “Request For Corrective Action Form (IQA-05)” yang berlanjut akan melakukan verifikasi terhadap fakta-fakta objektif perkembangan pelaksanaan tindakan perbaikan. E. Ketidaksepakatan antara Auditor dan Auditee i. Auditee dapat mengajukan keberatan atas laporan audit kepada auditor yang harus disertai alasan yang logis dalam ruang lingkup dan tujuan audit. ii. Auditor secara terbuka harus menjelaskan sudut pandangnya dan juga mempertimbangkan
sudut
pandang
Auditee
dalam
menyelesaikan
ketidaksepakatan atas hasil audit. iii. Jika masalah ketidaksepakatan ini tidak dapat diselesaikan antara Auditor dengan Auditee, maka masalah ini dibawa ke Management Representative untuk diselesaikan. iv. Jika telah terjadi kesepakatan antara Auditor dengan Auditee, maka selanjutnya Lead Auditor akan menerbitkan Laporan Audit. v. Setelah laporan audit diselesaikan, Internal Audit Coordinator membuat “Statistical Summary of Internal Quality Audit (IQA-17)” untuk mengetahui
cxxiii
persyaratan mana saja yang sering terjadi ketidaksesuaian dalam implementasinya di lapangan. vi. Kemudian Internal Audit Coordinator membuat “Statistical Summary of Non Conformance Finding Internal Quality Audit (IQA-18)” untuk mengetahui area/section mana saja yang sering terjadi ketidaksesuaian dalam implementasinya di lapangan. .
cxxiv
BAB V KESIMPULAN DAN IMPLIKASI
A. Kesimpulan 1. Kesimpulan terhadap Penerapan ISO 9001:2000 PT. Winner Synthetic Textile Penerapan ISO 9001:2000 oleh PT. Winner Synthetic Textile telah sesuai dengan standar ISO 9001:2000 hal ini terlihat: a. PT. Winner Synthetic Textile telah memenuhi jenis dokumen yang diharuskan oleh ISO 9001:2000, termasuk penjelasan terhadap perubahan yang terjadi pada data serta pengendaliannya. b. Prosedur yang berisi dokumen-dokumen berdasarkan standar tidak tersusun rapi sehingga menyulitkan bagi auditor ketika melakukan audit di tiap departemen.
2. Kesimpulan terhadap Audit Mutu Internal dan Pelaksanaannya Secara keseluruhan PT. Winner Synthetic Textile telah melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan yang diharuskan dalam ISO 9001:2000, namun demikian ada beberapa catatan yang dapat dibuat oleh penulis sebagai kesimpulan dari penelitian, yaitu: a. PT. Winner Synthetic Textile tidak memiliki daftar pertanyaan baku sebagai alat bantu dalam melaksanakan audit dalam tiap departemen.
cxxv
b. Dalam penunjukkan auditor menggunakan kriteria yang cukup rumit dan panjang sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. c. Pelaksanaan waktu audit cukup panjang karena menangani beberapa departemen sementara auditornya hanya sedikit
sehingga terjadi
penumpukkan tugas.
B. Implikasi Bagi perusahaan khususnya PT. Winner Synthetic Textile, hasil penelitian ini dapat memberikan masukkan untuk dapat melaksanakan penerapan ISO 9001:2000 yang ada di PT. Winner Synthetic Textile sesuai dengan Standar Internasional.
C. Saran 1. Terhadap Penerapan ISO 9001:2000 PT. Winner Synthetic Textile a. PT. Winner Synthetic Textile perlu melengkapi isi dokumen ISO 9001:2000 yang telah ada dengan mencantumkan target waktu, tindak lanjut. Mengganti form-form yang telah kadaluarsa untuk memudahkan ketika melakukan audit dengan pencocokan dokumen yang ada di tiap departemen apakah sesuai dengan prosedur yang dimiliki di Management Representative. b. Merapikan atau membenahi isi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan audit mutu yang ada di Management representative berupa Prosedur mutu tiap departemen.
cxxvi
2. Terhadap Pelaksanaan Audit Mutu Internal a. PT. Winner Synthetic Textile sebaiknya membuat daftar pertanyaan baku. Hal ini untuk memudahkan auditor dalam melakukan audit karena departemen yang di audit begitu banyak. Sehingga pelaksanaan audit berjalan dengan efektif, dan hasil auditpun bisa dengan maksimal. b. Dibutuhkan perencanaan yang matang ketika menyeleksi auditor agar waktunya tidak terlalu lama. c. Diperlukan penambahan auditor karena departemen yang di audit cukup banyak. Dengan komposisi auditor yang cukup dapat melaksanakan audit mutu internal secara maksimal. Sehingga dapat menghasilkan hasil yang diharapkan.
cxxvii
Daftar Pustaka
Anonim. Tanpa Tahun. “Deskriptif Umum Administrasi, Manajemen, dan Organisasi”. http://www.geocities.com/bukukmhdi/bpo11.html. Jurnal di akses tanggal 5 Juni 2007
________. 2007. “What is ISO”. http://klik.uph.edu/iso/whatISO.php. Jurnal di akses tanggal 01 November 2008
Ariani, Dorothea Wahyu. “Manajemen Kualitas”. Penerbit Ghalia Indonesia. Jakarta. 2003
Azevedo, Raimundo Sales Neto an Belchior, Arnaldo Dias, Filho, Marum Simoa and Cesar, Falvio Lenz Cesar. Tanpa Tahun. “A ISO 9001:2000 Cerfication Model in Smes”. http://www.clei.cl/cleiej/papers/v8i1p7.pdf. Jurnal di akses tanggal 9 Desember 2006
Bambang H. Hadiwiardjo dan Sulitijaningsih Wibisono. “Memasuki Pasar Internasional dengan ISO 9000”. Penerbit Ghalia Indonesia. Jakarta. 2000
Bina. “Aplikasi Sistem Pakar pada Audit Mutu Internal di PT. Winner Synthetic Textile”. Unpublished Working Paper FTI Usakti. 2005
Ferdinal, Rudi. “Analisis Pelaksanaan Audit Mutu Internal Pada PT. Hakasima Inti Sebagai Bagian dari Penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001”. Unpublished Working Paper Mercu Buana. 2006
Ichwandi, Slamet Hartanto, Sri Bintang, Chandra dan Erna. “Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000”. artikel infomutu deptan. Desember 2002
cxxviii
ISO,” Quality Management System 9000:2000, 2001”, (online) http://www.iso.ch . Jurnal di akses tanggal 9 Desember 2006
Gaspersz, Vincent. “ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement”. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 2002
Nugroho. ”Pengenalan ISO seri 9000”. Abdi Tanour. Jakarta. 2000
Priyadi, Gilang S. ”Menerapkan SNI Seri 9000”. Bumi Aksara. Jakarta. 1999
Rothery, Brian. ”ISO 9000 & ISO 14000 For Service Industry”, ahi Bahasa Faisal Mustafa. Pustaka Binaman Presindo. Jakarta. 1997
Suardi, Rudi.” Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000”. Penerbit PPM. Jakarta. 2007
Susilawati, dkk. 2005. ”Harapan dan Realita Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 dalam Penerapannya di Perusahaan Kontraktor” http://eprints.qut.edu.au/archive/00003941. Jurnal di akses tanggal 6 Januari 2007
Tunggal, Amin Widjaja. ”Audit Manajemen (Suatu Pengantar)”. Harvarind, Jakarta. 2007
Wibawa, Anas. ”Analisis Praktik Manajemen Kualitas, Strategi Bisnis dan Pelaporan Kinerja pada Perusahaan Bersertifikat ISO 9000 dan Perusahaan Non-ISO 9000”. Jurnal Riset Akuntansi. Vol.8, No.1. Januari 2005
cxxix
