ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MINIMARKET INDOJAYA DI GIRIMARTO – WONOGIRI
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Distian Nandiansyah Putra 08.12.3355
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
ANALYSISANDDESIGN OFINFORMATION SYSTEMS SALESINMINIMARKET INDOJAYA GIRIMARTO–WONOGIRI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA MINIMARKET INDOJAYA DI GIRIMARTO – WONOGIRI Distian Nandiansyah Putra Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Indojaya minimarket mini market is one that just has a lot of customers located in girimarto. Services provided is selling a variety of snacks and basic food ingredients. The weakness of the current system is slow in making payment transactions, because everything is done manually. So often there is an error in the preparation of reports. The problems faced indojaya girimarto minimarket can be concluded that the computer is a tool to get the job done quickly and efficiently. One is the application of computers in the field of buying and selling goods. Inventories of goods each month to change as the number of entry and exit of goods. Therefore, we need a better organization within an institution, one of which is Applications Mini Market. Sikripsi In writing this, the authors try to design an application program Purchase and Sale that will be applied to the mini market Indojaya. In designing this Applications, the authors use an application Neetbeans By studying and understanding the functions of the existing Component in neetbeansserta database design using XAMPP, eventually designing this application to do. Keywords: Sales Aplication, Sales System.
1
Pendahuluan Teknologi yang berperan sangat besar dalam dunia bisnis contohnya adalah teknologi informasi.Dengan adanya teknologi informasi,dapat dengan mudah memperoleh dan menyediakan informasi yang diperlukan. Data dan informasi harus disusun sedemikian rupa sehingga mudah diakses, dapat diintegrasikan, dan selalu tersedia ketika data dan informasi tersebut dibutuhkan. Pengelolaan data dan informasi yang cepat, tepat, dan akurat tersebut akan sangat mempengaruhi efisiensi dan peningkatan kinerjadari minimarket indojaya girimarto itu sendiri.Oleh karena itu,dukungan dari sistem penjualan yang baik memiliki peran yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau organisasi. Melihat pentingnya peran dari sistempada suatu perusahaan atau organisasi,maka dipilihlah topik mengenai pembuatan aplikasi point of sales pada suatu minimarket indojaya girimarto.
2
Landasan Teori
2.1
SDLC (System Development Life Cycle) System Development Life Cycle adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sebuah sistem informasi. SDLC sendiri adalah suatu keseluruhan proses pengembangan sistem informasi secara bertahap. Tidak ada suatu pedoman baku akan tahapan yang ada didalam SDLC akan tetapi secara umum SDLC terdiri dari: 1. Analisis Sistem Analisis sistem yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan. 2. Spesifikasi Kebutuhan Sistem Spesifikasi kebutuhan sistem yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem. 3. Perancangan Sistem Perancangan sistem yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desainpemrograman yang diperlukan untuk sistem informasi.
4. Pengujian Sistem Pengujian sistem yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. 5. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Implementasi dan pemeliharaan sistem yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat. 3
Tinjauan Umum
3.1
Analisis Masalah Ada beberapa permasalahan yang dihadapi didalam sistem yang sedang
berjalan saat ini, Permasalahan tersebut diuraikan pada Tabel analisis masalah : Tabel 3.1 Analisis Masalah NNO 1.
Permasalahan
Pihak
Sistem yang berjalan saat ini masih manual dengan Konsumen sistem transaksi barang secara tetulis maka akan menghabiskan waktu yang cukup banyak.
2
Pada perhitungan data transaksi masih menggunakan Minimarket manual ( kalkulator ), sering terjadi kesalahan perhitungan uang dalam melakukan trasnsaksi.
3
Penyimpanan data barang, data transaksi penjualan, data Minimarket trasnsaksi pembelian masih tersimpan didalam buku.
4
Didalam pencarian data
seorang pengelola sering Minimarket
mengeluh karena data yang tersimpan didalam arsip sangat banyak dan akan membutuhkan waktu yang lama. 3.2
Analisis Kelemahan Sistem Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), kontrol (Control), efesiensi (Eficiency), dan keamanan aplikasi (Security) yang lebih dikenal sebagai
Analisis PIECES. Dengan analisis tersebut didapatkan permasalahan, kesempatan, hambatan 1. Analisis Kinerja (Performance) Selama ini proses semua transaksi yang di gunakan oleh Minimarket indojaya dengan menggunakan sistem manual, berikut adalah tabel analisa terhadap kinerja sistem yang lama. Tabel 3.2 Analisis Kinerja Parameter
Hasil analisa
Throughput Sistem Penjualan secara manual menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data, sehingga kinerja sistem tidak optimal untuk hasil yang diinginkan. Respon
Pemrosesan data memakan banyak waktu sehingga
Time
sering terjadi keterlambatan pengadaan barang karena lambatnya laporan.
2. Analisis Informasi (Information) Dikarenakan menggunakan proses manual, informasi yang didapat oleh sistem ini kurang akurat dan tepat, banyak faktor yang menjadi kesalahan jika terjadi kesalahan dalam pemberian informasi. Berikut adalah tabel hasil analisa pada sistem yang lama. Tabel 3.3 Analisis Informasi Parameter Akurat
Hasil analisa Yang dihasilkan oleh sistem lama sudah cukup akurat cuma belum optimal , masih ada kesalahan keakuratan data misalnya dalam informasi stock barang dan tanggal kadaluarsa barang.
Tepat
Dikarenakan menggunakan sistem manual ketepatan
Waktu
waktu untuk mendapatkan informasi masih jauh dari apa yang diharapkan. Contoh untuk mendapatkan laporan penjualan atau pun pembelian.
Relevan
Sistem ini kurang relevan bagi pengelola, karena dengan berkembangnya teknologi saat ini sistem ini bisa dimaksimalkan lagi yang lebih menguntungkan bagi pengelola minimarket.
3. Analisis Ekonomi (Economy) Banyak kesalahan yang didapat pada sistem yang diadopsi oleh Minimarket indojaya yang sering terjadi yang dilakukan oleh human
atau pelaku yang bekerja didalam sistem tersebut,
sihingga terkadang timbul kesalahan beberapa transaksi yang merugikan minimarket indojaya. Berikut adalah hasil analisa sistem lama. Tabel 3.4 Analisis Ekonomi Parameter
Hasil analisa
Biaya
Banyaknya biaya yang tidak diketahui dalam
Berlebihan
sistem ini seperti membeli alat-alat catat dan membayar bagian keuangan
akan merugikan
Minimarket indojaya dalam jangka panjang. 4. Analisis Kontrol (control) Untuk mengontrol kesalahan pada sistem lama sangat sulit, karena semua bagian masih di tangani dengan sistem manual. Berikut adalah hasil analisa kontrol pada sistem penjualan minimarket indojaya. Tabel 3.5 Analisis Kontrol Parameter Keamanan
Hasil analisa Sistem penjualan secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemprosesan data dilakukan oleh manusia.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Selama sistem lama digunakan oleh minimarket indojaya, efensiensi waktu banyak yang terbuang, di karenakan masih
banyak menggunakan tenaga manusia. Berikut adalah hasil analisa pada sistem lama. Tabel 3.6 Analisis Efisiensi Parameter Informasi secara
Hasil analisa
dibuat Sistem penjualan secara manual kurang diulang- efesien,
ulang
karena
dokumentasi secara
akan
melakukan
manual, dan akan
mengulang-ngulang informasi yang dibuat. 6. Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan yang terjadi selama ini terlihat tampak ketika minimarket di datangi konsumen dari berbagai daerah, disaat itulah antrian terjadi. Berikut adalah hasil analisa pada sistem penjualan minimarket indojaya. Tabel 3.7 Analisis Pelayanan Parameter
Hasil analisa
Kenyamanan
Pelayanan
dan efesien.
memuaskan, karena harus menunggu lama dalam
kepada
proses
konsumen
pembayaran,
dan
kurang
untuk
mengetahui informasi keberadaan barang membutuhkan pengecekan yang lama.
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem
3.3.1 Kebutuhan fungsional Kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Dibutuhkannya sebuah sistem penjualan yang mampu bertujuan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut seperti dibawah ini: 1. Pendataan barang 2. Pendataan User 3. Transaksi Penjualan 4. Pencatatan laporan
3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non Fungsional merupakan kebutuhan diluar kebutuhan fungsional sistem meliputi: A. KebutuhanPerangkat Lunak Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem dan pemrosesan data dari sistem diusulkan adalah: a. Microsoft Windows XP/mac os/linux sebagai sistem operasi b. Mysql sebagai program DBMS c.Jaspersoft iReport sebagai pembuatan laporan-laporan. d. Neetbeans sebagai tool pembuatan program. e. Mozilla Firefox dan XAMPP. B. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan komputer lengkap satu unit dengan spesifikasi sebagai berikut: Tabel 3.8 Kebutuhan perangkat keras Processor dengan kecepatan minimal 1 GHz Kapasitas Harddisk 40 GB RAM minimal 256 MB VGA Card minimal 64 MB Monitor dengan resolusi 1024x768 Mouse Keyboard Printer
3.4
Perancangan Database
3.4.1 Entity Relantionship Diagram (ERD)
Gambar 3.9 Entity Realationship Diagram
3.4.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.10 Relasi Antar Tabel
3.5
Perancangan Sistem
3.5.1 Use Case Diagram
Gambar 3.11 Use Case Description admin 3.5.2 Activity Diagram Tabel 3.12 Aktivi diagram Login
Tabel 3.13 Aktivi diagram Kelola Barang
Tabel 3.14 Aktivi diagram Transaksi Pembelian
Tabel 3.15 Aktivi diagram Transaksi Penjualan
3.5.3 Squence diagram 1. Squence diagram admin
4
Implementasi Sistem
4.1
Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan sistem yang diusulkan oleh penulis. Adapun penggunaanya sebagai berikut: 1.
Form Login Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-fasilitas yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengan mengetikkan User ID, username, passwordyang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya serta memilih level yaitu sebagai administrator atau operator.
Gambar 4.1 Tampilan Menu Password 2.
Form Kelola User Form ini digunakan untuk input data user, menyimpan data user, mengedit data user, dan menghapus data user. Pada menu ini tinggal mengisikan ID user, status, username dan password
Gambar 4.32 Tampilan form Kelola user
Gambar 4.2 Tampilan Kelola User 3.
Form Kelola Distributor Form Kelola Distributor berfungsi untuk menambah data Distributor menyimpan data distributor, mengedit data Distributor, dan menghapus data distributor. Pada menu ini tinggal mengisikan nama distributor , kode, alamat, No Hp,no telpon, no fax.
Gambar 4.3 Tampilan Form kelola distributor
4. Form Kelola jenis barang Form Kelola jenis barang berfungsi untuk menambah data jenis barang menyimpan data jenis barang, mengedit data Jenis barang, dan menghapus data jenis barang. Pada menu ini tinggal mengisikan Kode jenis, nama.
Gambar 4.4 Tampilan form kelola jenis barang 5. Form Kelola Barang Form Kelola
barang berfungsi untuk menambah data
barang
menyimpan data barang, mengedit data barang, dan menghapus data barang. Pada menu ini tinggal mengisikan Kode Barang, nama barang.stok,harga jual, harga beli,tanggal kadaluarsa.
Gambar 4.5 Tampilan form kelola barang 6. Form transaksi penjualan Form transaksi penjualan berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan barang .pada menu ini Silahkan mengisi nama barang , jumlah barang dan dibayar.
Gambar 4.6 Tampilan form transaksi penjualan 7. Form Transaksi pembelian Form transaksi pembelian berfungsi untuk melakukan transaksi pembelian barang yang telah habis. Pada menu ini Silahkan mengisi nama barang , distributor, jumlah barang.
Gambar 4.7 Tampilan form Pembelian 8. Form Pringatan stok akan habis Form Pringatan stok akan habis ini berfungsi untuk menampilkan stok yang akan habis pringatan ini akan muncul setelah barang tinggal 5 maka user akan bisa mendata barang ap yang akan habis.
Gambar 4.8 Tampilan stok akan habis
9. Form Laporan data barang
Gambar 4.9 Tampilan laporan data barang 10.Form Laporan pembelian
Gambar 4.10 Tampilan laporan pembelian 11.Form Laporan penjualan
Gambar 4.11 Tampilan laporan penjualan 5
Penutup
5.1
Kesimpulan Sistem informasi penjualan ini memiliki kontribusi yang sangat besar bagi minimarket indojaya untuk memudahkan didalam proses transaksi bagi pelanggan
maupun
pada
minimarket
indojaya
sendiri
selaku
penjual.Kesimpulan dari penelitian ini yaitu untuk membangun sistem informasi penjualan ini dilakukan beberapa tahapan pengumpulan data, mengindentifikasi masalah, membuat solusi untuk memecahkan masalah, membuat rancangan, implementasi dan pemeliharaan sistem. Selain itu terdapat kelebihan pada sistem informasi penjualan yaitu :
1. Mampu mengolah data barang, data user, data distributor, transaksi penjualan, transaksi pembelian, Laporan data barang, laporan data distributor, Laporan data user, Laporan pembelian, Laporan penjualan, struk penjualan, struk pembelian. dengan lebih baik sehingga mempermudah
dan
meminimalkan
waktu
pekerjaan
dalam
pengelolahan data. 2. Sistem penjualan ini dapat meningkatkan pelayan kepada konsumen dan distributor terutama dalam proses penjualan dan pembelian. 3. Membedakan hak akses Login antara admin dan kasir dari hal-hal yang tidak dikehendaki diluar sistem. 4. Sistem ini sudah mampu menghasilkan laporan dari tiap proses secara detail sehingga pihak minimarket tidak kesulitan didalam mencari data yang di inginkan pada saat dibutuhkan. Dan selain itu system ini dapat mengatur stok yang tersedia. 5. Sistem ini sudah mampu menampil kan data barang yang akan kadaluarsa dan menampilkan stok yang akan habis secara otomatis sehingga user dapat memantau jika ada barang yang akan habis maupun kadaluarsa. 5.2
Saran Mengingat
berbagai
keterbatasan,
sehingga
menimbulkan
banyak
kelemahan yang sangat berdampak pada sistem ini, maka diperlukan penyampaian beberapa saran untuk kesempurnaan sistem ini dimasa mendatang. Aadapun saran- saran tersebut antara lain: 1. Dalam melakukan jual beli yang harus diperhatikan, bukan hanya mencapai keuntungan saja, tapi juga harus memperhatikan keamanan dalam bertransaksi, teknologi yang digunakan dan harus selalu diperbaharui dengan mengikuti perkembangan teknologi, membangun kepercayaan dengan memberikan pelayanan sebaik mungkin pada konsumen dalam masalah transaksi. 2. Manajemen database yang lebih baik dapat dibangun dari system yang ada dan adapat menerapkan konsep pengembangan sistem database
dalam masalah ini, Seperti, perlu ditambahkan dengan fasilitas backup database yang berkenaan dengan penyelamatan data. 3. Adanya pelatihan personil atau operator atau dalam hal ini pemilik minimarket untuk mempelajari dan membaca petunju-petunjuk pengoperasian program, agar tidak menimbulkan kesalahan-kesalahan dalam pengoperasian. 4. Untuk
tujuan
penelitian
yang selanjutnya
diharapkan
peneliti
selanjutnya dapat mengembangkan sistem penjualan dengan barcode dengan adanya sistem barcode maka sistem akan lebih mudah dalam melakukan transaksi.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif (2007) Analisis & Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi. Jogiyanto, HM.(1999) Pengenlan Komputer. Yogyakarta ; Penerbit Andi. Mulyanto, Agus (2009). Sistem informasi Konsep & Aplikasi.Yogyakarta; Pustaka Pelajar . Martin, (2005) UML Distilled Panduan Singkat Bahasa Pemodelan Objek Standard, Gramedia, Jakarta, 2005. Kristanto,http//blog.re.or.id/definisi-basis-data-.htm Krisna, http//blog.re.or.id/erd-entity-relantionship-diagram.htm Stair, http//ilmuComputer.com/education/jenis-jenis-sistem-informasi.html.
