ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA KONVEKSI DAN SABLON KAOS MIRROR 22 CILACAP
Naskah Publikasi
disusun oleh Dani Kurniawan 05.12.1158
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
2
3
ANALYSIS AND DESIGN OF ORDERING INFORMATION SYSTEM ON CONVECTION AND T-SHIRT SCREEN PRINTING MIRROR 22 CILACAP
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA KONVEKSI DAN SABLON KAOS MIRROR 22 CILACAP
Dani Kurniawan Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
All activities will we do need information and can also tell each activity required to produce information. The information is presented quickly, precise, accurate, would make us more easy to take a decision. Computers and technology are the most appropriate tool. To require demands information and use of computers will be more and more encouraging results in information that serve more than making complete. Ordering information systems is to provide ease of data processing that were previously done manually, so it takes much time and energy to enter the data required . Data processing data transaction ordering convection and screen printing, which has been processed in a computer-based information systems using a structured database, will produce more accurate and reliable with a faster time than manual processing. To the authors propose to the Seize The Day convection to the construction of ordering-based information system applications that are relevant and accurate data in order facilitate the processing of transaction data which will generate reports reservations information is correct and can save you time and effort in the formulation.
Keywords: Information Systems, ordering information systems.
4
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi dan informasi pada saat sekarang ini sudah sangat
komplek dan maju serta menjalar disemua bidang baik bidang industri, perusahaan, pendidikan dan pemerintah. Perkembangan ini tidak luput dari adanya keinginan dan kebutuhan seseorang untuk dapat melaksanakan aktivitas dan kerja seseorang agar mudah, efektif dan efisien melalui teknologi yang ada. Untuk dapat mewujudkan sistem kinerja suatu perusahaan agar kinerja tersebut menjadi lebih terarah, efektif dan efisien serta mempunyai sistem informasi yang akurat dan valid harus didukung oleh sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti peran sistem informasi dan teknologi dalam hal ini adalah sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi ini sudah banyak sekali diterapkan di negara-negara yang maju bahkan negara yang sedang berkembang juga misalnya Indonesia sudah berupaya untuk menerapkan sistem komputerisasi disegala bidangnya. Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah dalam pengolahan datanya. Mirror 22 adalah sebuah bidang usaha yang bergerak dalam bidang pembuatan serta pemesanan konveksi dan sablon kaos, Mirror 22 merupakan salah satu bentuk industri yang bergerak di bidang konveksi dan sablon kaos. Mirror 22 tidak memproduksi barang untuk dijual tetapi hanya memproduksi jikalau ada pesanan. Mirror 22 dalam melakukan pengolahan data pemesanan saat ini masih mengunakan sistem manual, sehingga pelaksanaannya masih terdapat kendala. Kendala yang timbul misalnya dari segi pencatatan dan waktu dalam pemesanan yang secara tidak langsung mengurangi kualitas informasi yang seharusnya bisa lebih akurat, relevan dan tepat waktu dalam proses operasional. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Banyak para pakar yang mencoba mengungkapkan pengertian sistem dari
berbagai sudut pandang yang berbeda, namun inti dan tujuannya sama. Sistem merupakan sekumpulan objek-objek
yang saling berelasi dan
berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
5
2.2
Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Kelangsungan hidup dalam suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh maka semakin organisasi tersebut dapat semakin berkembang. 2.3
Definisi Sistem Informasi Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar. 2.4
Definisi Pemesanan Pemesanan merupakan tindakan memesan suatu barang yang dilakukan oleh
seseorang (calon pembeli) kepada perusahaan, baik secara langsung maupun melalui pramuniaga. Pemesanan dilakukan oleh konsumen. Adanya pemesanan membantu penjual menentukan jumlah produksi. 3.
Analisis
3.1.
Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagaimana memahami dan menspesifikasi
dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem yang diimplementasikan. Sehingga analisa dan desain sistem bisa mendefinisikan sebagai proses organisasional kompleks dimana sistem diimplementasikan. 3.2.
Analisis PIECES Dalam mengidentifikasikan masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan terhadap pengguna. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service):
6
1)
Analisis Kinerja (Performance) Adalah kemampuan menyelesaikan tugas pelayanan dengan cepat sehingga sasaran atau tujuan segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (respond time) dari suatu sistem.
Analisis kinerja sistem lama: -
Pembuatan laporan secara manual memakan waktu 1-2 hari penuh dirasa sangat lama dan rawan kesalahan .
-
Pelayanan transaksi pemesanan memerlukan rata-rata selama 10-15 menit.
2)
Analisis Informasi (Information) Adalah evaluasi kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani masalah yang muncul.
Keakuratan -
Informasi tentang data yang diolah yaitu data katalog, bahan, petugas, dan pelanggan masih berbentuk arsip, sehingga informasi yang diberikan tidak akurat jika terjadi kerusakan pada arsip tersebut.
Relevansi -
Informasi yang disampaikan harus menyalin dari data yang masih berupa arsip, sehingga memungkinkan informasi menjadi tidak relevan
Ketepatan Waktu -
Dari segi laporan sering terjadi keterlambatan antara permintaan terhadap laporan dengan kedatangan laporan itu sendiri yang disebabkan oleh hilang atau rusaknya data-data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan.
7
3)
Analisis Ekonomi (Economic) Adalah penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang terapkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan keuntungan bagi instansi atau perusahaan. Hal yang diperlukan dalam analisis ini meliputi biaya dan keuntungan.
Sistem lama: -
Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk proses pengolahan data dan laporan serta penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan diharuskan mengganti dengan yang baru. Karena tidak dapat dipreview dulu.
4)
Analisis Kontrol (Control) Adalah sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan mengbackup data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diizinkan.
Sistem lama: -
Sistem informasi yang masih manual dengan pencatatan masih menggunakan buku dan berkas-berkas seperti kwintansi dan nota yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol arsip-arsip dan data-data yang terkait dalam proses transaksi pemesanan. Kesalahan dalam pencatatan data dapat terjadi, disebabkan oleh kesalahan personal.
5)
Analisis Efisiensi (Efficiency) Adalah sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal terhadap sumber daya infrastruktur, dan sumber daya manusia. Serta efisiensi juga menganalisis keterlambatan pengolahan data yang terjadi.
Sistem lama: -
Sistem ini masih secara manual tidak efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan ketelitian sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya, waktu dan penggunaan kertas.
8
6)
Analisis Pelayanan (Services) Adalah mengkoordinasikan aktivitas dalam pelayanan yang ingin dicapai sehingga tujuan dan sasaran pelayanan dapat dicapai.
Sistem lama: -
Para pelanggan Akan membutuhkan banyak waktu karena harus menunggu pemprosesan data ketika pelanggan melakukan transaksi pemesanan maupun pelunasan pesanan.
3.3
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan system bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang
akan diterapkan sebagai penerapan system pemesanan yang sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak. 3.4
Analisis Kebutuhan Fungsional Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan perkembangan di
waktu yang akan data, Mirror 22 memerlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan datanya. Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi. Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai saranan informasi merupakan cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data. Mirror 22 membutuhkan sistem baru untuk membantu kegiatan pencatatan data pemesanan setiap harinya. Yang dibutuhkan adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi. Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta bias meningkatkan pelayanan dan produktifitas kerja Mirror 22 untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut: 1)
Sistem harus bisa membatasi hak akses pengguna sesuai dengan status di perusahaan. Admin a.
Mengolah data bahan
b.
Mengolah data katalog
c.
Mengolah data petugas
Petugas a.
Mengolah data transaksi pemesanan
b.
Melakukan pemesanan
c.
Mengolah data member
9
2)
Sistem harus bisa melakukan entri data master. Katalog a.
Admin dapat menambah katalog dengan cara memasukan katalog, bahan, harga, keterangan.
b.
Admin dapat mengupdate semua isi dari katalog jika terjadi perubahan.
3)
Sistem
dapat
mendata
semua
transaksi
yang
berkaitan
dengan
pemesanan. Pemesanan a.
Petugas dapat menginputkan data transaksi pemesanan yang terjadi sesuai dengan masukan nama member, tanggal transaksi, total pemesanan, jumlah pemesanan dan subtotal pembayaran.
b.
Petugas dapat melihat transaksi pemesanan yang terjadi dari laporan pemesanan.
c.
Petugas dapat menampilkan semua transaksi pemesanan yang terjadi berdasarkan tanggal pemesanan.
3.5
Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis ini meliputi kebutuhan-kebutuhan pendukung untuk menjalankan
aplikasi tersebut, diantaranya: 1)
Kebutuhan Perangkat Keras Adapun perangkat keras yang digunakan penulis dalam mengembangkan aplikasi adalah Sistem Operasi yang digunakan Windows Seven, Processor yang digunakan AMD Sempron dan RAM 2GB.
2)
Kebutuhan Perangkat Lunak Adapun perangkat lunak yang digunakan penulis dalam mengembangkan aplikasi adalah Borland Delphi 7 sebagai editor, MySQL sebagai database.
3.6
Perancangan Proses Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara
umum sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pengguna bukan untuk pemrogram. Adapun rancangan model sistem yang didapat dilakukan adalah sebagai berikut:
10
A.
Flowchart Sistem
Petugas
Pelanggan
Pemesanan
Input Data Petugas
Input Data Pelanggan
Input Data Pemesanan
Proses Pengolahan Data Petugas
Proses Pengolahan Data Pelanggan
Proses Pengolahan Data Pemesanan
Petugas
Pelanggan
Pemesanan
Proses Pembuatan Lap. Data Petugas
Proses Pembuatan Lap. Data Pelanggan
Laporan Data Petugas
Laporan Data Pelanggan
4.
Pembahasan
4.1
Pemrograman
Katalog
Bahan
Input Data Katalog
Input Data Bahan
Proses Pengolahan Data Katalog
Proses Pengolahan Data Bahan
Katalog
Bahan
Proses Pembuatan Lap. Data Pemesanan
Proses Pembuatan Lap. Data Katalog
Proses Pembuatan Lap. Data Bahan
Laporan Data Pemesanan
Laporan Data Katalog
Laporan Data Bahan
Cetak Nota
Det_Pemesanan
Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh prgrammer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem. Sedangkan pengetesan program merupakan kegiatan yang dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output data yang dihasilkan. Di samping itu, pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih jauh masih adakah kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang akan mungkin terjadi. Pada proses pemrograman ini akan di lampirkan di bagian lampiran.
11
4.2
Pengetesan Program Tujuan pelaksanaan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak dan
bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat. Adapun bentuk kesalahan-kesalahan pada program yaitu: 1)
Kesalahan Penulisan (Syntax Error) Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang ditentukan.
2)
Kesalahan Waktu Proses (Run Time Error) Kesalahan waktu proses adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan.
3)
Kesalahan Logika (Logical Error) Merupakan kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah menyesatkan bagi yang menggunakan.
12
5
Kesimpulan Dari berbagai uraian dan
penjelasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan pada Konveksi dan Sablon Kaos Mirror 22 Cilacap, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
Sistem baru ini memungkinkan sistem lebih baik dari pada sistem sebelumnya karena segala hal pencatatan data-data petugas, pelanggan, katalog, bahan dan transaksi pemesanan digantikan dengan memasukkan datanya pada aplikasi pemesanan ini.
2.
Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini antara lain: a.
Dapat menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
b.
Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
c.
Dengan adanya sistem baru ini secara otomatis akan meningkatkan keefisienan dan keefektifan dalam mengolah data
13
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset Kusrini, M.Kom, Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset Sigit Winarno dan Sujan Ismaya, Kamus Besar Ekonomi, Bandung : Penerbit Pustaka Grafika
