ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ASET PADA BALAI LATIHAN PENDIDIKAN TEKNIK YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Ester Ivone Wiama 07.11.1626
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
DESIGN AND ANALISYS MANAGEMENT INFORMATIOAN SYSTEM AT EDUCATION AND TRAINING OFFICE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ASET PADA BALAI LATIHAN PENDIDIKAN TEKNIK YOGYAKARTA
Ester Ivone Wiama Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Yogyakarta Technical Education Training Center is an institution engaged in education and technical training, research and technology development, engineering consulting services as well as production services, has the data and information assets must be protected, guarded, and is managed well but to date this data processing assets still in kelolah manually without a computer program, when an asset is property or a property that needstobeprotected.. The technique used for solving the problem of using the Unified Modeling Language (UML). In the implementation phase of the Java programming language using Netbeans IDE 6.5 and XAMPP as a mysqldatabaseserver. The results of the analysis, it turns out the Asset Information System of Technical Education Training Center in Yogyakarta has been able to assist the Administration in the processing, and data access are done by younger, faster, precise, and relevan. Keywords: Assets, Asset Information System
1.
Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi yang berkembang pesat di berbagai bidang kehidupan banyak menghasilkan inovasi-inovasi baru. Perkembangan yang senantiasa terus berubah ke arah yang lebih baik, yang menyebabkan informasi menjadi kata kunci yang tepat dalam berkomunikasi. Salah satu di antaranya adalah pada bidang pendidikan yang telah menjadikan komputer sebagai salah satu sarana pendukung yang tepat guna. Teknologi informasi juga dibutuhkan dalam pengolahan data. Balai Latihan Pendidikan Teknik (BLPT) Yogyakarta adalah lembaga pelatihan bagi siswa SMK, yang bertujuan untuk dapat membuka lapangan kerja yang layak bagi para siswa SMK. Dengan demikian, pada BLPT diperlukan adanya suatu sistem informasi yang efektif dan efisien dalam hal ini menyangkut sistem pengolahan data, demi terjaminnya keamanan arsip-arsip penting yang berhubungan dengan kelangsungan program kerja BLPT di masa mendatang. Problem yang ada pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta ini adalah belum adanya suatu sistem informasi aset yang baik, yang mencakup kondisi aset pertahun, Proses pemeliharaan aset, Proses pencatatan, dan total laporan aset masih bersifat manual. Hal ini mengakibatkan pengolahan data berjalan relatif lambat , di samping itu data-data manual apabila tidak di rawat dengan baik akan dengan mudah di makan rayap. Kondisi ini mengakibatkan data yang tidak akurat dan relevan.
2.
Dasar Teori
2.1
Sifat Sistem Informasi 1. Pemrosesan Informasi Yang Efektif Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangakat keras dan perangakat lunak yang sesuai. 2. Manajemen Informasi Yang Efektif Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus di perhatikan. 3. Keluwesan Sistem Informasi Hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi. 4. Kepuasan Pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap informasi yang di sampaikan.
2.2
Komponen Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai 6 buah komponen atau di sebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu: 1. Blok Masukan (Input Block) 2. Blok Model (Model Block) 3. Blok Keluaran (Output Block) 4. Blok Teknologi (Technology Block) 5. Blok Basis Data (Database Block)
6. Blok Kendali (Control Block)
2.3
Klasifikasi Aset Aset dapat di klasifikasikan ke dalam 5 bagian yaitu: 1. Sumber Produktif (productive Resource). Sumber produktif kesatuan usaha yang meliputi bahan baku, gedung, pabrik, perlengkapan, sumber alam, jasa, dan sumber lain yang digunakan dalam produksi barang dan jasa. Hak kontraktual atas sumber produktif meliputi semua hak untuk menggunakan sumber ekonomi pihak lain dan hak untuk mendapatkan barang atau jasa dari pihak lain. 2. Produk Yang Merupakan Keluaran Kesatuan Usaha. a. Barang jadi yang menunggu penjualan. b. Barang dalam proses. 3. Uang 4. Klaim Untuk Menerima Uang 5. Hak Kepemilikan atau Investasi Pada Perusahaan Lain.
2.4
UML ( Unified Modelling Language) Pemodelan objek guna menyajikan sistem yang berorientasi objek pada orang lain, akan sangat sulit di lakukan jika pemodelan tersebut di sajikan dalam bahasa pemrograman. Kesulitan yang muncul adalah timbul ketidakjelasan di dalam pembacaan kode pemrograman untuk pemodelan objek tersebut.
2.5
Diagram – diagram UML 1. Diagram Use Case Diagram ini menjelaskan manfaat sistem dilihat menurut pandangan orang yang berada di luar sistem (actor). Use case diagram di gunakan selama proses analisis untuk menangkap requirements sistem (kebutuhan sistem), untuk memahami bagaimana sistem seharusnya bekerja serta mengkomunikasikan rancangan dengan pengguna. 2. Diagram Kelas Diagram ini berfungsi untuk membantu dalan visualisasi struktur kelas – kelas dari suatu sistem dan merupakan suatu tipe diagram yang paling banyak di pakai. Kelas diagram berperan dalam menangkap struktur dari semua kelas yang membentuk arsitektur sistem yang dibuat. 3. Diagram Aktifitas Diagram ini memodelkan alur kerja ( Workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas dalam suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan flowchart karena dapat memodelkan sebuah alur kerja dari satu aktifitas ke aktifitas lainnya atau dari satu aktifitas ke dalam keadaan sesaat (state). 4. Diagram Sekuens Menjelaskan interaksi objek yang di susun dalam suatu urutan waktu yang berasosiasi dengan diagram usecase untuk memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu di dalam usecase. 1. Terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi. 2. Mempunyai lingkungan luar. 3. Mempunyai interface (jalinan). 4. Terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran.
2.6
Definisi Basis Data Kusrini (2007), berpendapat bahwa basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, karakter, atau simbol). Basis Data dapat di definisikan dalam berbagai sudut pandang antara lain sebagai berikut: 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang di organisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa perulangan (redundancy) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file / table / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan elektronik.
2.7
Tujuan Basis Data Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya, syarat basis data yang baik adalah sebagai berikut : 1. Tidak ada redundansi dan inkonsistensi data Redundansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. 2. Kesulitan Pengaksesan Data Basis Data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi dengan menggunakan query atau pun tanpa tools untuk melihat tabelnya. Dengan fasilitas ini, kita bisa secara langsung melihat data dari software DBMSnya. Selain itu, basis data bisa dihubungkan dengan program aplikasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses informasi. 3. Multiple User Basis data memungkinkan pengguna data bersama – sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. Dengan meletakan basis data pada bagian server yang bisa diakses dari banyak client, kita sudah menyediakan akses ke semua penggunaan dari computer client ke sumber informasi yaitu basis data.
2.8
Manfaat Basis Data 1. Kecepatan Dan kemudahan Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam mengelompokan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan matematika. Dengan Perancangan yang benar, maka penyajian informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. 2. Kebersamaan Pemakai (Sharability) Sebuah basis data digunakan oleh banyak user dan banyak aplikasi. Untuk data yang di perlukan oleh banyak bagian atau orang, tidak perlu dilakukan pencatatan di masing – masing bagian , tetapi cukup dengan satu basis data untuk dipakai bersama. 3. Pemusatan Kontrol Data Karena cukup dengan satu basis data untuk banyak keperluan, pengontrolan terhadap data juga cukup dilakukan di satu tempat saja. 4. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
Dengan pemakaian bersama kita perlu menyediakan tempat penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga ini akan menghemat ruang penyimpanan yang di miliki oleh suatu organisasi. 5. Keakuratan (Accuracy) 6. Ketersediaan (Availability) 7. Kelengkapan (Completeness) 8. Keamanan (Security) 9. Kemudahan dalam program aplikasi baru 10. Pemakaian secara langsung 11. Kebebasan Data 12. User View 2.9
MYSQL dan XAMPP
2.9.1
Pengertian MYSQL. Kadir (2009), berpendapat bahwa mysql (baca : mai-se-kyu-el) merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source (kode yang di pakai untuk membuat Mysql), selain tentu saja bentuk execute tabelnya atau kode yang dijalankan secara langsung di dalam sistem operasi, dan bisa diperoleh dengan cara mengunduh di internet secara gratis. Hal menarik lainnya adalah MYSQl juga bersifat multiplatform atau dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi. Pengaksesan data dalam database dapat dilakukan dengan mudah melalui SQL (Structured Query Language). Data dalam database bisa diakses melalui aplikasi non web (misalnya visual basic) maupun aplikasi web (misalnya dengan PHP).
2.9.2
XAMPP Untuk menjalankan PHP dan MYSQL di komputer, maka kita membutuhkan web server dan database server, yakni apache sebagai web servernya, dan MYSQL sebagai database server. Semua ini termasuk bagian dari XAMPP. Dengan Menginstal XAMPP kita tidak perlu lagi mengintal apache dan MYSQL satu – persatu, selain itu kita tidak perlu melakukan konfigurasi lagi. Paket yang sudah tersedia di dalam program ini antara lain : a) b) c) d)
Apache MYSQL PHP PhpMyadmin
Gambar 2.1 XAMPP Control Panel
Gambar 2.2 XAMPP Php Myadmin
Gambar 2.3 Tabel –tabel di dalam Database 2.10
Perangkat Lunak Yang di Gunakan
2.10.1 Pengertian Java, dan Netbeans IDE 6,5 Wahana komputer (2002-2005), berpendapat bahwa Java merupakan bahasa pemrograman yang di kembangkan oleh Sun Microsystem Corp. Bahasa pemrograman ini cocok untuk membangun lembar web karena programmer dapat mengkombinasikan isi dengan berbagai program aplikasi lain,database,gambar, web. Java merupakan bahasa
pemrograman berbasis Object Oriented Programming sederhana yang mendukung pemakaian bersama di jaringan atau internet. Selain itu java juga mendukung konsep Open system. Setiap bahasa pemrograman memiliki standarisasi penulisan kode yang berbeda – beda antara yang satu dengan lainnya. Begitu juga dengan bahasa pemrograman java yang memiliki ciri khas dalam penulisan kode – kode program. Salah satu yang sangat membedakan Java dengan pemrograman lainnya adalah pada Java membedakan bentuk huruf ( case sensitif) antara huruf kapital ( Upper Case) dengan huruf normal ( lower Case). Berbeda dengan bahasa pemrograman yang lain seperti Delphi yang tidak membedakan besar kecilnya huruf. Sehingga dengan pembedaan seperti ini dapat memudahkan kita untuk dapat membuat banyak object dengan nama yang sama tetapi berbeda karakternya. Sedangkan Netbeans IDE ( Integreted Development Environment) adalah IDE yang ditulis sepenuhnya dengan bahasa pemrograman Java menggunakan platform (sejumlah pilihan ) dalam NetBeans. NetBeans IDE mendukung pengembangan semua tipe aplikasi Java. 2.10.2 Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Java Kelebihannya antara lain :
1)
Multiplatform
2)
OOP (Object Oriented Programming).
3)
Library Yang Lengkap
4)
Bergaya C++ Sehingga Mudah Untuk Di Pelajari.
Kekurangannya antara lain : 1)
Tulis Sekali, Perbaiki Di Mana Saja.
2)
Penggunaan Memori Yang Banyak.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
Gambaran Singkat Balai Latihan Pendidikan Teknik Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta adalah institusi yang bergerak dalam bidang pendidikan dan pelatihan teknik, riset dan pengembangan teknologi, pelayanan konsultasi teknik serta pelayanan produksi, yang bernaung di dalam lingkup Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Pemerintah Propinsi Daerah Istimewah Yogyakarta. Didirikan pada tahun 1980 sebagai tempat praktek siswa SMK Negeri 2 dan SMK Negeri 3, yang memberikan layanan pelatihan sesuai dengan tuntutan kurikulum yang telah ditetapkan. 1) Visi Misi Visi Misi Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta adalah : Menjadi lembaga pendidikan, pelatihan dan pengembangan teknologi rekayasa yang profesional dengan standar internasional, untuk mencetak generasi unggul dan nasionalis di era global. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan teknik secara profesional dan terstandar. Melakukan produksi teknologi tepat guna serta pengembangan teknologi rekayasa. Menjalin kerjasama dengan dunia usaha / industri, antar lembaga dan masyarakat umum.
2) Tugas Pokok dan Fungsi Melaksanakan pendidikan dan pelatihan keteknikan bagi siswa SMK Negeri dan SMK Swasta kelompok teknologi dan industri dalam pelaksanaan kurikulum SMK. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan keteknikan bagi instansi, dunia usaha dan dunia industri serta masyarakat. Menyelenggarakan dan menyediakan fasilitas praktek bagi mahasiswa dari lembaga pendidikan tinggi negeri maupun swasta. Melayani Penelitian, konsultasi, observasi, pengembangan dan rekayasa di bidang keteknikan. Melayani jasa dan produksi bidang keteknikan. Menjalin dan membina kerjasama dengan SMK keteknikan, lembaga pendidikan tinggi keteknikan, kursus-kursus keteknikan, dunia usaha dan dunia industri dalam pengembangan SDM dan teknologi. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan. 3) Kebijakan Mutu Balai Latihan Pendidikan Teknik (BLPT) Yogyakarta bertekad menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan secara professional serta senantiasa melakukan perbaikan dan peningkatan perangkat yang di gunakan baik kurikulum, metodologi maupun sumberdaya agar output yang dihasilkan memiliki Kompetensi terstandar yang bermanfaat bagi dirinya dan masyarakat. 4) Tujuan Lembaga Memacu Pertumbuhan Industri Sebagai Upaya Dalam Meningkatkan Keungulan Daerah. dengan cara: 1) 2) 3) 4)
Meningkatkan daya saing sumber daya manusia daerah sebagai suatu keunggulan kompetitif dan kekuatan utama dalam pengembangan potensi daerah. Mendukung pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah Propinsi Daerah Istimewah Yogyakarta dalam mewujudkan Yogyakarta sebagai “Pusat Pendidikan Berbudaya”. Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan dan tuntutan industry. Menyediakan / memproduksi peralatan - peralatan teknologi tepat guna dan media pembelajaran berbasis teknologi. Konsep yang di gunakan dalam memacu pertumbuhan industri sebagai upaya dalam meningkatkan keungulan daerah adalah :
Melaksanakan, memfasilitasi pelatihan dengan konsep Production Based Training (PBT). Optimalisasi sumber daya Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta
5) Sasaran 1) Sekolah Menengah Kejuruan negeri dan swasta di sekitar Daerah Istimewah Yogyakarta pada khususnya dan seluruh Indonesia pada umumnya. 2) Lembaga pendidikan kejuruan baik tingkat tinggi maupun menengah di Daerah Istimewah Yogyakarta pada khususnya dan Indoensia pada umumnya. 3) Dunia Usaha dan Industri khususnya UKM Di sekitar Daerah Istimewah Yogyakarta. 4) Masyarakat Daerah Istimewa Yogyakarta. Fasilitas gedung yang ada pada BLPT Yogyakarta terdiri atas tiga puluh lima gedung masing – masing di antaranya : kantor administrasi, bengkel C N C, bengkel las dan fabrikasi, bengkel logam dasar, bengkel permesinan, bengkel motor otomotif, bengkel listrik otomotif, bengkel chasis otomotif, bengkel sepeda motor, bengkel kerja kayu, bengkel kerja batu, bengkel plumbing, bengkel ukur tanah, bengkel material tes, bengkel instalasi listrik dan tenaga, bengkel mesin listrik, bengkel listrik pemakaian, bengkel mekatronika, bengkel mekanik elektro, bengkel elektronika dasar, bengkel audio video, laboratorium digital dan mikrokontroler, laboratorium telekomunikasi, laboratorium teknologi informasi dan computer, Perpustakaan, Ruang Pertemuan, Gudang Induk, Ruang Satpam, Masjid, Kantin, Gedung Olah Raga, Toilet, Parkir, Ruang Pelayanan Kesehatan, Kursi lipat, LCD Proyektor, OHP, Fork Lift, Bus dan Asrama/ Penginapan.
Pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta semua proses yang terjadi masih dilakukan secara manual dalam arti belum adanya suatu system terkomputerisasi yang baik, sehingga data mudah hilang di makan rayap, dan daya aksesnya pun sangat lambat, padahal aset adalah sesuatu yang sangat berarti yang perlu di jaga, di perhatikan, dan dikelola dengan baik 3.2 Analisis Pieces 1. Kinerja (Performances) Adalah kemampuan untuk peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari dua hal yaitu Throughput dan Response Time. Throughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang dapat di lakukan oleh pegawai pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta pada waktu tertentu yang dapat dikatakan efektif dan efisien. Sedangkan Responce Time adalah rata - rata waktu yang tertunda di antara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang dapat di lakukan oleh pegawai pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta pada waktu tertentu yang dapat di katakan efektif dan efisien. Sedangkan Responce Time adalah rata rata waktu yang tertunda di antara dua transaksi atau pekerjaan di tambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Di sini melihat seberapa lama waktu yang di butuhkan atau waktu yang terbuang percuma oleh pegawai dalam melakukan pekerjaan atau dapat di katakan efektifitas kepegawaian. Tabel 3. 1 Analisis Kinerja ( Performance ).
No
Jenis Kinerja
1. I Throughput 2. n f o r 2. m Responsi Time a s i ( I n
Sistem Lama -
-
Surat Usulan Kenaikan Pangkat yang di usulkan oleh seorang pegawai BLPT kepada seorang atasan untuk mengurus kenaikan pangkat/ golongan di proses oleh bagian Tata Usaha bisa mencapai 3 – 4 hari kerja. Surat tugas, dan surat pengantar yang masuk di bagian Tata Usaha dapat diproses dengan waktu mencapai 15 -20 menit kalau Kepala Bagian yang di tujuh ada di kantor, tetapi kalau sedang pergi (Keluar kota) maka Surat tugas dan Surat Pengantar terpaksa harus menunggu keputusan dan tanda tangan dari kepala kantor untuk dapat di acc.
Dengan adanya sistem yang baru ini, diharapkan kinerja pegawai menjadi lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan berupa Surat masuk, surat keluar, pendataan dan pembuatan laporan aset secara keseluruhan, sehingga pekerjaan dapat di selesaikan dengan cepat, tepat, dan relevan demi tercapainya sasaran yang diinginkan. 2. Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang sangat penting dan sangat menunjang bagi pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi untuk menangani masalah dan peluang untuk mengatasi masalah. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi juga menghasilkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi:
a. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang b. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang c. Kurangnya informasi yang tepat waktu d. Terlalu banyak informasi e. Informasi tidak akurat Laporan - laporan yang sudah selesai di proses mestinya dapat di gunakan untuk menghasilkan informasi yang di butuhkan. Di mana bagi pihak manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk langkah selanjutnya. Dari hasil analisis yang telah di lakukan terlihat bahwa pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta masih terdapat beberapa situasi yang membutuhkan peningkatan kualitas kecepatan dalam pemberian informasi antara lain adalah rekap buku inventaris ruangan. Yang menjadi permasalahan dalam hal ini adalah barang yang berupa aset belum dipisah – pisahkan ke dalam sub – sub bagian yang lebih kecil atau dalam artian barang belum diklasifikasikan sesuai dengan kelas masing masing, sehingga informasi mengenai kerusakan maupun penambahan fasilitas kantor belum dapat berjalan dengan baik. Dengan sistem yang baru ini mencoba membuat laporan aset menggunakan teknologi komputerisasi sehingga dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan dan harapan serta dapat menghasilkan informasi yang terformat, akurat dan tepat waktu guna memberi manfaat bagi pemakai. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta meliputi:
Informasi tentang data meja dan kursi belajar bagi siswa SMK yang rusak, maupun yang baru dan sudah diperbaiki masih bersifat manual, sehingga untuk mencetak laporan aset harus menunggu kejelasan informasi.
Informasi yang diberikan tidak relevan karena kurang memberikan manfaat, data yang dihasilkan juga masih banyak terdapat kesalahan.
3. Ekonomi (Economic) Adalah penilaian sistem di dalam penggunaan dana dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan erat dengan biaya yang di keluarkan oleh instansi atau perusahaan. Oleh karena itu memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Begitu juga halnya pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta, dana yang di dapat dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBD) Daerah Istimewa Yogyakarta per tahun dimasukkan ke dalam Cash Flow/ Anggaran Khas sebesar Rp.75.000.000,00. Dana ini dipakai untuk pembayaran rekening listrik perbulan sebesar Rp. 10.200.000,00, rekening telepon, langganan Koran, air, pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) tetapi untuk alat tulis kantor pengadaanya di adakan setiap tahun sekali pada bulan April, dan Pegawai Tidak Tetap (PTT) yang berjumlah 37 orang dengan gaji bulanan sebesar Rp. 14.800.000,00, dengan besar gaji untuk tiap – tiap orang Rp. 400.000,00, dan pembayaran – pembayaran lainnya yang memerlukan post dana yang begitu besar. Sehingga kalau seandainya dana yang dipakai ada sisanya maka bendahara yang berwajib akan mengembalikan dana tersebut ke khas daerah yaitu Bank Pembangunan Daerah (BPD) Daerah Istimewa Yogyakarta, sedangkan kalau dana dipakai melebihi kapasitas maka akan dicatat sebagai hutang untuk tahun depan segera di lunasi. Untuk mencapai hasil yang diinginkan berupa Penghematan yang sekecil – kecilnya dengan untung semaksimal mungkin maka pihak BLPT atau bendahara yang berwajib dapat dengan segala kecerdikkannya menggunakan sarana dan
prasarana secara optimal. Diharapkan dengan mengunakan sistem yang baru yang menggunakan sistem terkomputerisasi di mana setiap pemasukkan maupun pengeluaran uang yang di keluarkan dapat diprogram dengan baik sehingga tidak terjadi pembekakan hutang yang begitu besar dan biaya yang dikeluarkan dapat diminimalkan sesuai dengan kebutuhan. 4. Kendali (Control) Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem mendeteksi penyalagunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta menjamin keamanan data informasi yang di hasilkan. Semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, semakin tinggi tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam keamanan atau control system yang baik adalah: a. Keamanan atau kontrol system yang lemah di sebabkan karena : Input data tidak di edit dengan baik. b. Kejahatan (misalnya penggelapan atau pencurian) terhadap data. c. Etika di langgar pada data atau informasi yang mengacu pada data atau informasi yang di akses orang yang tidak berwenang. d. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau database database yang berbeda. e. Peraturan atau panduan privasi data di langgar. f. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin atau perangkat lunak). g. Error pembuatan keputusan terjadi. Kontrol atau keamanan berlebihan di sebabkan karena : 1)
Prosedur birokratis memperlamban sistem
2)
Pengendalian menggangu para pelanggan atau karyawan
3)
Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan. Terlihat Pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta di sini sudah dibentuk suatu Badan yang bertugas untuk merangkul dan mengevaluasikan kinerja kerja maupun program – program ke depan yang nanti akan dilakukan oleh BLPT, yang dibentuk tepat pada hari ulang tahunnya BLPT yang jatuh pada tanggal 31 Maret 2011 kemarin. Namun belum membuahkan hasil yang baik, terlihat adanya pengendalian yang kurang maksimal, salah satu di antaranya adalah kekurangan pengendalian yang terdapat pada sistem informasi aset khususnya kartu inventaris ruangan yang masih bersifat manual sehingga data dan laporan total aset secara keseluruhan yang dihasilkan kurang memuaskan. Hal ini disebabkan karena terlalu banyak arsip yang menangani kasus ini, sehingga dengan demikian laporan mana yang harus dipakai untuk dapat merangkum seluruh kebutuhan yang berupa laporan aset yang di butuhkan. Dengan adanya pengawasan menggunakan sistem baru yang berupa sistem yang terkomputerisasi serta pengendalian yang dilakukan, diharapkan sistem akan lebih terkendali dan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan standar yang di harapkan, serta pengamanan data terjamin.
5. Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat digunakan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumberdaya tersebut biasa dilakukan dengan cara menaikan atau menurunkan komoditas berupa orang, uang, bahan atau sumberdaya lainnya. Maksudnya adalah mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada. Untuk melihat apakah efisiensi dari suatu sistem baik atau tidak dapat dengan melihat indikator - indikator berikut ini : 1)
Orang, mesin atau komputer membuang - buang waktu pengerjaan.
2)
Data secara berlebihan diinput atau disalin.
3)
Data secara berlebihan diproses.
4)
Informasi secara berlebihan di hasilkan.
5)
Usaha yang di butuhkan untuk tugas - tugas terlalu berlebihan.
6)
Material yang di butuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. Pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta terlihat adanya ketidakefisiensi dalam hal pengolahan data aset. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik, yang masih bersifat manual sehingga penggunaan sumberdaya tenaga kerja banyak karena beban kerja besar. Dengan meggunakan sistem baru penggunaan sumber tenaga kerja lebih sedikit, karena beban kerja ringan pengolahan data yang dilakukan dengan terkomputerisasi.
6.
Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih karena merupakan peningkatan pelayanan yang lebih bagi manajer dan bagian lain yang merupakan symbol kualitas dari suatu sistem informasi. Terlihat pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta pelayanan yang diberikan oleh BLPT sendiri sudah menggunakan Standar ISO 9001:2008 (International Standards Organization ) yaitu suatu badan internasional yang beranggotakan badan – badan standarisasi dari berbagai Negara, yang menentukan standar untuk berbagai bidang computer dan komunikasi data, sehingga BLPT boleh di katakana suatu badan yang luar biasa yang dapat bersaing dengan baik di tengah – tengah arus Information and Tecnologi yang semakin canggih ini. Berikut adalah beberapa kriteria penilaian di mana kualitas suatu system di katakan buruk : 1)
Pelayanan system yang lama, di mana untuk memberikan informasi mengenai laporan aset secara keseluruhan kepada pihak manajer, bagian tata usaha harus mencari daftar pada buku laporan aset secara keseluruhan dengan mempersiapkan satu minggu sebelum laporan aset dilaporkan . Sehingga pelayanan kepada pihak manager tidak akurat, cepat dan tepat butuh proses yang lama.
2)
Pelayanan informasi yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama. Dari peningkatan pelayanan terhadap sistem yang baik yang dikembangkan akan memberikan suatu:
Akurasi dalam pengolahan data Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian Kemampuan dalam menangani masalah yang di luar kondisi normal Sistem mudah dipakai Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran. Dari peningkatan pelayanan terhadap sistem yang baik yang dikembangkan akan memberikan suatu: Akurasi dalam pengolahan data Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian Kemampuan dalam menangani masalah yang di luar kondisi normal Sistem mudah dipakai Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran. 3.3
Analisis Biaya dan Manfaat Jogiyanto (1989), berpendapat bahwa Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber – sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber – sumber daya. Sebagai hasilnya , sistem informasi akan memberikan manfaat – manfaat yang berupa penghematan – penghematan atau manfaat – manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber – sumber daya yang di keluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, perlu di hitung kelayakan ekonomisnya. Teknik ini di sebut dengan analisis biaya/ keuntungan (Cost/ Benefit Analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem tidak semua di ukur secara langsung dengan baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin di tentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapa menaksir efektivitasnya. Oleh karena itu banyak penulis yang kurang setuju dengan (Cost/ Benefit Analysis) dan lebih setuju dengan (Cost/ effectiveness Analysis).
3.3.1
Komponen Biaya Untuk melakukan analisis biaya / efektifitas di perlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen efektifitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama yaitu: 1) Biaya Pengadaan ( Procurement cost) Biaya Pengadaan ( Procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. 2) Biaya persiapan operasi (Start – up - cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk di operasikan. 3). Biaya Proyek ( Project – Related Cost). Biaya Proyek ( project – related cost) berhubungan dengan biaya –biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. 4). Biaya Operasi dan Biaya Perawatan (Ongoing Cost). Biaya Operasi (ongoing cost) adalah biaya – biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan biaya
perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang di keluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. 3.3.2
Komponen Manfaat Manfaat dalam sistem operasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangiable benefit) dan keuntungan tidak berwujud (intangiable benefit). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan – penghematan peningkatan di dalam perusahaan yang dapat di tukar secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang.
4.
Pembahasan dan Implementasi
4.1
Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil yang dipilih berasal dari pegawai atau Staff BLPT. Pelatihan personil pada sistem yang baru bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu : 1) Pelatihan prosedur (procedural training) yaitu pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur-prosedur tertulis, misal buku manual program, kepada personil yang akan dilatih. 2) Pelatihan tutorial (tutorial training) yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk tugas-tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung. 3) Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training) yaitu pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.
4.2
Pengetesan Sistem Tujuan dari pengetesan sistem adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kekurangankekurangan yang mungkin terjadi.
4.3
Pengetesan White Box Pengetesan white box adalah metode perancangan test case yang menggunakan struktur control dari pengetesan prosedural untuk mendapat test case. Untuk melakukan penyimpanan semua data maka data harus terisi terlebih dahulu jika tidak maka data tidak dapat disimpan.
Gambar 4. 3 Test White Box 4.4
Pengetesan Black Box Dengan pengetesan black box ini dapat dilakukan untuk interface perangkat lunak. Test case bertujuan untuk menunjuk fungsi perangkat lunak tentang cara sistem beroperasi. Salah satunya bentuk uji coba black box adalah testing validasi.
Gambar 4. 4 Test Black Box
4.5
4.6
Konversi Sistem Tahap yang terakhir dalam kegiatan implementasi adalah tahap konversi sistem yang merupakan proses untuk meletakan sistem baru, agar siap untuk digunakan dengan beberapa pendekatan antara lain : 1.
Konversi Bertahap Konversi bertahap dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem yang berbeda secara urut. Pada konversi sistem bertahap ini akan dilakukan terlebih dahulu pada setiap sub-sub bagian. Misalkan diuji cobakan pada bagian form aset dan tanah, apabila sistem baru ini berjalan tanpa kendala maka konversi dapat dilanjutkan pada bagian lain.
2.
Konversi paralel Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama (manual) dalam satu periode waktu tertentu. Sistem dilakukan secara bersama-sama untuk menyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan dan tidak dilakukan lagi
3.
Konversi langsung Dengan mengganti sistem lama langsung dengan sistem yang baru. Tahap konversi sistem langsung ini meliputi :
a.
Konversi dokumen dasar Dokumen dasar sistem yang lama diganti dengan dokumen yang baru, dengan cara data lama direkap dalam buku besar dan dipindahkan kedalam database melalui sistem baru.
b.
Konversi file, dapat dilakukan dengan : 1) Mencetak isi file lama ke media kertas, kemudian dimasukkan ulang ke file yang baru lewat input form aplikasi. 2) Konversi data atau dokumen yang ada catatan manual dipindahkan ke file sistem baru 3) Mengoperasikan sistem, setelah dokumen dasar siap digunakan dan semua data yang diperlukan sudah terekam di sistem baru maka sistem yang baru mulai dapat di konversikan dan dioperasikan.
Implementasi Setelah melakukan pembahasan, tahap selanjutnya yaitu implementasi sistem. Pada tahapan implementasi sistem ini, kita akan melakukan beberapa proses yang mendukung pembuatan sistem yang telah dirancang sebelumnya. Implementasi sistem merupakan tahap meletakan sistem yang diusulkan agar dapat dijalankan (dioperasikan) sesuai dengan tujuan sistem itu sendiri.
5.
Kesimpulan dan Saran
5.1.
Kesimpulan 1. Sistem manual yang masih dipakai dalam pengolahan data aset pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta mengakibatkan proses pengolahan data relatif lambat, di sisi lain data-data yang disimpan di rak buku tidak menjamin keamanan data. 2. Dengan adanya aplikasi System Informasi Aset pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogykarta ini sudah memenuhi kebutuhan para penggunanya. 3. Kebutuhan system untuk menjalankan program Sistem Informasi Aset, memerlukan spesifikasi hardware yang standar, dan perangkat lunak / software yang harganya terjangkau sesuai dengan analisis biaya dan manfaat yang sudah penulis rincikan pada bab sebelumnya.
4. Informasi mengenai laporan aset, barang, tanah, bidang, bangunan, ruangan dan pemeliharaan sudah dapat diakses dengan mudah, cepat, dan efisien. 5. Laporan bisa dicetak lewat printer seperti doc dan pdf namun terlebih dahulu mengistal Acrobat Professional ke dalam komputer. 5.2.
Saran 1. Penerapan Sistem Inforamsi Aset pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta ini sudah seharusnya diterapkan, karena sistem manual yang selama ini dipakai kurang efisien dan kurang mampu memberikan informasi yang akurat kepada pengguna. 2. Pihak Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta hendaknya mengoptimalkan pemanfaatan penggunaan komputer dengan spesifikasi hadware dan software yang baik agar pengolahan data aset yang selama ini menjadi persoalan dapat dijawab dengan baik sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3. Aplikasi ini masih menggunakan system alone atau one pc, sehingga diharapkan ke depannya user biasa dapat mengakses Sistem Informasi Aset lewat media website .
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, A. (2009). Membuat Aplikasi Web dan PHP dan Database MySQL.Yogyakarta : ANDI OFFSET Kusrini.(2007).Stategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data.Yogyakarta : ANDI OFFSET Wahana Komputer. (2002-2005). Kamus Lengkap Dunia Komputer.Yogyakarta : ANDI OFFSET.
