ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN BERBASIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI BALAI LATIHAN PENDIDIKAN TEKNIK YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
disusun oleh Yulia Muharomah 09.12.4156
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM OF EMPLOYEE PERFORMANCE APPRISAL BASED ON KEY PERFORMANCE INDICATOR AT YOGYAKARTA TECHNICAL EDUCATION TRAINING CENTER ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA KARYAWAN BERBAIS KEY PERFORMANCE INDICATOR DI BALAI LATIHAN PENDIDIKAN TEKNIK YOGYAKARTA Yulia Muharomah Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Human resources quality is one of most important factor to increase performance productivity in organization or institusion. Any organization or agency that wanted to continue to grow and want to advance, then the first time that the increase is the quality of human resources. The quality of human resources can be seen from the performance of an employee. But sometimes it is difficult to objectively assess one's performance.. Method was used for Key Performance Indicator is a scalable and measurable metrics that express the effectiveness and efficiency of a job. So that an objective assessment can be realized. Background of the existing problem is the author raised this title of " Analysis And Design Information System Of Employee Performance Appraisal Based On Key Performance Indicator At Yogyakarta Technical Training Center ". Keyword: Information System, Employee Performance Apprisal, Key Performance Indicator
1. Pendahuluan Balai Latihan Pendidikan Teknik (BLPT) Yogyakarta adalah lembaga yang melaksanakan, memfasilitasi pelatihan dengan konsep Production Based Training (PBT) bagi siswa SMK, yang bertujuan untuk meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan masyarakat dalam memenuhi kebutuhan dan tuntutan industri. Di Balai Latihan Pendidikan Teknik tersebut tentunya mempunyai banyak karyawan atau bisa juga di sebut dengan Sumber Daya Manusia. Kualitas sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan produktivitas kerja organisasi atau instansi. Setiap organisasi atau instansi yang ingin terus berkembang dan ingin maju, maka pertama kali yang di tingkatkan adalah kualitas sumber daya manusianya. Kualitas sumber daya manusia tersebut dapat kita lihat dari kinerja seorang karyawan. Masalah yang ada pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta ini adalah belum adanya suatu system informasi penilaian kinerja karyawan untuk mengevaluasi kinerja karyawan setiap tahunnya. Proses penilaian kinerja karyawan saat ini masih dilakukan dengan cara manual. Hal ini menyebabkan pengolahan penilaian karyawan berjalan relative lambat, disamping itu data-data manual apabila tidak dirawat dengan baik akan dengan mudah rusak. Namun terkadang sulit untuk menilai kinerja seseorang secara objektif. Untuk itu digunakan metode Key Performance Indicator yaitu sebuah metrik terukur dan dapat diukur yang menyatakan efektivitas dan efesiensi sebuah pekerjaan. Sehingga penilaian secara objektif dapat terwujud. Oleh karena itu akan dibuat sistem penilaian kinerja karyawan berbasis key performance indicator di Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Menurut Mc. Leod (1995) sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. 2.2 Informasi Menurut Davis (1995) informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
2.3 Kinerja Kane (1993) menjelaskan, kinerja sebagai rekaman hasil kerja yang diperoleh karyawan tertentu melalui kegiatan dalam kurun waktu tertentu. 2.4 Penilaian Kinerja Menurut Werther & Davis (1996) penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan organisasi untuk mengevaluasi hasil kerja para karyawannya. 2.5 Key Performance Indicator Menurut Werther & Davis (1996) penilaian kinerja adalah proses yang dilakukan organisasi untuk mengevaluasi hasil kerja para karyawannya. 2.6 Visual Basic 6.0 Menurut Andi Sunyoto (2007) visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara tepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. “Visual” dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User Interface). Hanya dengan mengetikkan sedikit kode program, Anda sudah dapat menikmati program dengan tampilan yang menarik. “Basic” menunjukkan bahasa pemrograman BASIC (Biginner AllPurpose Symbolic Instruction Code). Visual basic dikembangakan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung degan GUI Windows. Visual Basic berorientasi pada Objek (Object Oriented Programing/OOP) yang sangat mudah untuk digunakan dan sifat dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang telah diprogramkan kepadanya. 2.7 SQL Server 2000 Menurut Andi Sunyoto (2007) Microsoft SQL Server 2000 adalah salah satu produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuan dalam manajemen data dan kemudahan perngoperasian membuat DBMS (Database Management System) menjadi pilihan para database administrator.
2.8 Crystal Report 6.0 Menurut Rahardian Hadi (2003) Crystal report dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev. Beberapa kelebihan dari Crystal Report ini adalah:
a. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode program. b. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian. c.
Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format popular seperti Microsoft Word, Excel, Acces, Adobe Acrobat Reader. HTML dan sebagainya.
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta didirikan pada tahun 1980 yang menjadi tempat praktek siswa SMK N 2 (STM N 1) dan SMK N 3 ( STM N 2). Yang memberikan layanan kepada kedua Sekolah Menengah Kejuruan berupa pelatihan sesuai dengan tuntutan kurikulum yang telah diterapkan. Balai Latihan Pendidikan Teknik (BLPT) Yogyakarta merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 41 Tahun 2008 mempunyai tugas menyelenggarakan pendidikan, pelatihan dan pengembangan keteknikan. Dengan Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 224/KEP/2009 maka BLPT Yogyakarta berstatus sebagai Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) secara bertahap. Sebagai BLUD, BLPT mempunyai kewajiban untuk meningkatkan pelayanan pendidikan. Dalam rangka pelayanan pendidikan tersebut BLPT memiliki dua kegiatan yaitu peningkatan pelayanan pendidikan dan pendukung pelayanan pendidikan. Kegiatan peningkatan pelayanan pendidikan meliputi: pendidikan dan latihan berbasis kurikulum, pendidikan dan latihan berbasis kompetensi, pendidikan berbasis produksi/Production Based Education (PBE), menjadi Tempat Uji Kompetensi (TUK) LSP BNSP dan menjadi Unit Pelaksana Sertifikasi Badan Sertifikasi Kompetensi (UPS BSK) LPJK. Sedangkan dalam kegiatan pendukung pelayanan pendidikan memiliki kegiatan antara lain Unit Produksi dan Jasa (Bidang Mesin, Elektro dan Informatika, Sipil dan Furniture, serta Otomotif), Jasa Asrama, Sewa Ruang/Gedung, Jasa Bengkel Otomotif, dan Jasa Sewa Peralatan/Laboratorium. Kegiatan tersebut semaksimal mungkin untuk meningkatkan pelayanan pendidikan yang merupakan tugas pokok BLPT Yogyakarta.
3.2 Analisis 3.2.1 Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan terdiri dari: -
Kebutuhan Fungsional
-
Kebutuhan Non Fungsional
3.2.2 Analisis Kelemahan Analisis kelemahan menggunakan analisis PIECES yaitu: -
Kinerja (Performance)
-
Informasi (Information)
-
Ekonomi (Economy)
-
Pengendalian (Control)
-
Efisiensi (Eficiency)
-
Pelayanan (Service)
3.2.3 Analisis Kelayakan Analisis kelayakan terdiri dari: -
Analisis Teknologi
-
Analisis Operasional
-
Analisis Hukum
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Data Flow Digram - DFD Level 1
Gambar 3.1 DFD Level 1
-
DFD Level 2
Gambar 3.2 DFD Level 2 3.3.2
Relasi Tabel
Gambar 3.3 Relasi Tabel
3.3.3
Perancangan Struktur Tabel
3.3.4
Perancangan Interface
4
Implementasi Sistem Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses perancangan sistem baru yang
telah
dibuat
atau
dikembangkan
sebelumnya,
dimana
yaitu
tahapan
proses
pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama.
4.1 Pembuatan Program -
Pembuatan Database
-
Pembuatan Form
4.2 Pengetesan Program -
Kesalahan Bahasa (Language Error)
-
Kesalahan Proses (Run-time error)
-
Kesalahan Logika (Logic Error)
4.3 Instalasi Hardware dan Software 4.4 Pengujian Sistem 4.5 Pelatihan Personil -
Pemilihan personil
-
Pelatihan personil
4.6 Konversi sistem Konversi menggunakan pendekatan parallel karena konversi parallel menyediakan proteksi yang tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal maka sistem yang lama dapat beroperasi, sedangkan kelemahan dari pendekatan ini adalah biaya yang harus dikeluarkan. 4.7 Pemeliharaan Sistem Alasan mengapa pemeliharaan sistem perlu dilakukan adalah yakni karena beberapa hal antara lain: -
Sistem memiliki kesalahan yang delunya belum terdeteksi sehingga kesalahan-kesalahan tersebut perlu diperbaiki.
-
Sistem
mengalami
perubahan-perubahan
karena
permintaan
kebutuhan sistem yang baru dari pemakai sistem. -
Sistem mengalami perubahan karena perubahan dari lingkunangan luar.
-
Sistem perlu ditingkatkan.
akan
5
Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan Berbasis Key Performance Indicator di Balai Latihan Pendidikan Teknik, antara lain adalah sebagai berikut : -
Untuk dapat megidentifikasi permasalahan yang ada maka harus dilakukan penelitian terlebih dahulu terhadap kelemahan sistem lama sehingga dari kelemahan tersebut dapat ditemukan solusi untuk pembuatan sistem baru yang lebih baik.
-
Setelah dapat megidentifikasi permasalahan yang timbul maka dapat dibuat kebutuhan yang diperlukan berupa konsep dan dituangkan menjadi rancangan sistem berupa kertas kerja berisi rancangan proses sistem, rancangan basis data dan rancangan interface.
-
Implementasi hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman dilakukan dengan pembuatan interface berdasarkan hasil rancangan input output dan diberikan kode program kemudian setelah perangkat lunak siap digunakan selanjutnya tahap konversi dapat dilakukan.
-
Agar program yang dirancang berkualitas maka dilakukan uji coba program dengan blackbox dan whitebox testing.
-
Aplikasi ini berbasis Key Performace Indicator dalam pengolahan nilai kinerja karyawannya. Aplikasi ini dibuat menggunakan database untuk penyimpanan data agar data tidak tercecer.
-
Aplikasi dibuat untuk membantu mengolah data yang berhubungan dengan Sistem Informasi Penilaian Karyawan Berbasis Key Performance Indicator di Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta, seperti pengolahan data karyawan, pengolahan data jabatan, pengolahan data seksi, pengolahan data target, pengolahan data indicator, pengolahan data key performance, pengolahan data hasil/skor. User dapat mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara dan mudah karena data-data tersebut tersimpan dalam database.
5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, maka saran-saran yang mungkin berguna dapat dipertimbangkan, antara lain: -
Sistem Informasi ini masinh menggunakan arsitektur Stand Alone, mungkin dengan berkembangnya teknologi dikemudian hari dibutuhkan sistem
arsitektur Client Server dan tidak menutup kemungkinan Sistem Informasi ini dapat dikembangkan dengan masing-masing kebutuhan yang berbeda. -
Bagi pembaca yang ingin mengembangkan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan Berbasis Key Performance Indicator dengan adanya hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai pembanding dan referensi.
-
Dalam sistem informasi ini masih terdapat kekurangan yang mungkin terjadi, diharapkan kedepannya sistem informasi ini dikembangkan atau diperbaiki lagi.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi: Yogyakarta Dessler, G. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Kesepuluh (Terjemahan). PT Indeks : Jakarta Hadi, Rahadian.2003. Crystal Report 8.5 dan Visual Basic 6.0. Elek Media Komputindo : Jakarta Kusrini.
2007.
Perancangan
dan
Pengelolaan
Basis
Data
Strategi.
Penerbit
Andi:Yogyakarta Parmenter,Davis. 2007. Key Performance Indicators. Elek Media Komputindo: Jakarta Rudyanto,Arief. 2006. Pemrograman Basis Data. Penerbit Andi:Yogyakarta Sunyoto,Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Penerbit Andi:Yogyakarta th Werther, W.B. & Davis, K. 1996. Human Resources and Personnel Management. 5 Ed.,
Boston: McGraw-Hill.
