ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENYEWAAN ALAT PADA PT. ELANG PERKASA YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENYEWAAN ALAT PADA PT. ELANG PERKASA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh Aras Ade Gia 08.12.3475

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

ANALISIS DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENYEWAAN ALAT PADA PT. ELANG PERKASA YOGYAKARTA Aras Ade Gia1), Melwin Syafrizal 2) 1)

Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

2)

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 1)

2)

Email : [email protected] , [email protected] ,

saat disewakan dan dikembalikan, laporan alat-alat yang disewakan, laporan waktu pengembalian alat, tempat lokasi alat digunakan, serta data penanggung jawab atau peminjam alat. 2. Software yang digunakan untuk aplikasi sistem informasi penyewaan alat ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Ms.SQL server .

Abstract PT Elang Perkasa Film (EPF) was established as a production house in 1974 by Mr. HatoekSoebroto. In 1990, EPF diversified to meet the rental industry began with some Arri III cameras, Red Heads, Blondies and Fresnel lights. Over the years, with strong support from clients (EPF) and human resources dedicated, (EPF) managed to grow into one of the largest and most comprehensive rental facilities in Jakarta. Then came some of the constraints faced by PT.Elang Perkasa Films, such as data processing lending transactions and create reports that are still performed by the recording by employees, it will require a longer time when compared to a computerized system.Of these problems the author makes equipment leasing management information system in Film Mighty PT.Elang where authors make a computerized system that will help all the problems faced, where previously all done manually now all the records and reports done by computer, the application is built using Visual Basic and MS.SQL.

2.

Landasan Teori

2.1

Tinjauan Pustaka Vina Saptarini (2012), Sistem Informasi Persewaan Perlengkapan Pesta dan Dekorasi berbasis WEB pada MD GROUP. Dalam penelitiannya penulis membuat sistem dengan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Sistem tersebut mampu mengolah data pemesanan secara online, dalam sistem yang dibuat terdapat paket pemesanan yang dapat dipesan. Selain itu sistem dapat menghasilkan laporan pemesanan [1] Andrianes Nugroho (2012), Sistem Informasi Persewaan Jeep Wisata Merapi Grinata Adventure Berbasis Website. Dalam penelitiannya penulis membuat sistem tersebut dengan bantuan CMS, bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Sistem yang dibuat dapat menampilkan informasi layanan, dan paket wisata, pemesanan serta disertai keamanan dengan adanya membedakan hak akses user [2] Fajar Eko Nugroho (2014), Perancangan Sistem Informasi Rental Mobil BeningAbadi Yogyakarta. Proses pembuatan program dalam penelitian ini menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan database MySQL. Sistem yang dibuat mempunyai kemampuan diantaranya dapat mengolah data mobil disertai kelengkapan, proses pemesanan, dan pengembalian yang dilengkapi dengan adanya denda keterlambatan dan denda kerusakan. Sistem juga dilengkapai dengab adanya laporan peminjaman, dan penghasilan dalam periode tertentu [3]

Keywords: Early Childhood, Problems, Multimedia, and interactive learning media 1.

Pendahuluan PT. Elang Perkasa merupakan perusahaan yang bergerak dalam sector jasa penyewaan alat broadcasting seperti: lighting, kamera, dan filter. Administrasi penyewaan alat-alat di PT. Elang Perkasa ini tidak terkomputerisasi, sering sekali timbul masalah seperti,keterlambatan informasi jumlah barang yang tersedia, pencatatan data yang berulang-ulang sehingga tidak efisien, dan laporan barang yang rusak . Harapanya dengan adanya sistem komputerisasi dapat meningkatkan mutu pelayanan PT. Elang Perkasa serta memudahkan segala kegiatan dalam penyewaan alat . Ruang lingkup pemanfaatan teknologi sangat luas sesuai fungsi penerapannya. Untuk memfokuskan pembahasan, penulis membatasi ruang lingkup yang lebih sempit, yaitu: 1. Penulis membuat penanganan administrasi penyewaan alat broadcast di PT. Elang Perkasa, berupa alat-alat yang tersedia dan dapat disewakan, laporan kondisi alat pada

2.2

Definisi Sistem, Informasi, Sistem

2.2.1 Definisi Sistem Definisi sistem secara umum adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat

1

sabagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Selain itu sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama [4] 2.2.2

2.4 2.4.1

Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. PIECES (ferformance, information, economy, control, efisiensi dan service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama

Definisi Informasi

2.2.2.1 Konsep Dasar Informasi Sebelum mengetahui definisi informasi, kita harus mengetahui apa itu data. Menurut Dr. Zaki Baridwan (1993), data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi. Biasanya data ini belum dapat digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diintepretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistempengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. [5] 2.2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas informasi adalah konsistensi sebuah informasi sejauh mana dapat memenuhi syarat dan kebutuhan orang yang mendapatkan informasi tersebut. 2.2.3

Metode Analisis Sistem

3.

Analisis dan Perancangan

3.1

Tinjauan Umum

3.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahan PT Elang Perkasa Film (EPF) didirikan sebagia sebuah rumah produksi pada tahun 1974 oleh Mr Hatoeksoebroto. Pada tahun 1990, EPF diverifikasi untuk memenuhi industri persewaan perbarangan dimulai dengan kamera beberapa Arri III, Red Heads, Blondies dan lampu Fresnel. Selama bertahun-tahun dengan dukungan kuat dari klien (EPF) dan sumber daya manusia yang berdedikasi, (EPF) berhasil tumbuh menjadi salah satu film perbarangan yang paling luas dan maju mungkin untuk klien (EPF). PT. Elang Perkasa Film berusaha untuk menjawab unik dan beragam produksi kebutuhan yang diperlukan oleh setiap produksi. [7]

Sistem Informasi

2.2.3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu system yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk menyajikan informasi. [6]

3.1.2 Identitas Perusahaan Nama Perusahaan : PT. Elang Perkasa Film Alamat : RUKO POGUNG LOR Jogjakarta Telp. : (0274) 7019 486 – 7019 487 Email : [email protected]

2.2.3.2

Komponen Sistem Informasi Menurut John Bruch dan Grey Gryndnitsi (1986) yang mengemukakan bahwa system informasi terdiri dari komponen yang disebut blok bangunan (buiding block), yaitu:1) komponen masukan, 2) Komponen Model, 3) Komponen keluaran, 4) Komponen Teknologi, 5) Komponen basis data, 6) Komponen Kendali.

3.4

Perancangan Sistem

3.4.1 Flowchart Sistem 2.3

Penyewaan Penyewaan berasal dari kata dasar Sewa yang mendapat tambahan kata imbuhan Pe dan akhiran an. Sewa sendiri mempunyai arti yaitu merupakan suatu proses kegiatan pinjam-meminjam, sedangkan penyewaan adalah suatu kegiatan yang melayani jasa peminjaman dengan tidak mengabaikan suatu ketentuan atau kesepakatan dan syarat-syarat yang berlaku didalam organisasi tersebut guna mencapai satu tujuan. Gambar 1. Flowchart yang Diusulkan

2

3.4.2 Data Flow Diagram (DFD) 3.4.2.1 DFD Level 0

Gambar 4. Menu Utama 4.3.3 Form Karyawan Halaman yang digunakan untuk mengolah data karyawan, dalam halaman ini hanya karyawan yang mempunyai hak akses sebbagai admin yang dapata mengelolanya.

Gambar 2. Dfd Level 0 4.

Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi Sistem Pada tahap ini harus dipastikan basis data dan program telah sesuai denganperencanaan yang sudah kita analisisi pada bab sebelumnya. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.2

Pembahasan Basis Data Pembuatan basis data dan tabel adalah langkah awal dalam mengimplementasikan sebuah sistem. 4.3

Pembahasan Antarmuka Program

4.3.1 Form Login Tampilan yang digunkan untuk masuk ke sistem secara penuh. Seorang admin atau petugas harus menginputkan username dan password untuk masuk kedalam sistem peminjaman ini.

Gambar 5. Form Karyawan 4.3.4 Form Kategori Barang Merupakan halaman yang digunkan oleh karyawan yang mempunyai hak akses admin untuk mengella data kategori barang. Kategori barang digunkan untuk mengelompokan data barang peminjaman.

Gambar 3. Form Admin 4.3.2 Menu Utama Halaman yang digunakan oleh admin dan petugas untuk mengatur sistem secara menyeluruh terdapat macam macam menu diantaranya menu kategori, barang, karyawan, pelanggan, peminjaman dan pengembalian. Serta pada karyawan hanya dapat mengakses menu pelanggan, peminjaman dan pengembalian. Selain itu juga terdapat menu laporan peminjaman,pengembalian dan laporan barang.

Gambar 6. Form Kategori Barang 4.3.5 Form Barang Halaman yang digunakan untuk mengolah barang. Dalam hal ini hanya karyawan yang mempunyai hak akses admin yang dapat mengelolanya, karena terdapata pengaturan harga sewa barang dan

3

ganti rugi barang, serata stok barang yang berhubungan dengan ketersediaan barang.

Gambar 7. Form Data Barang

Gambar 9. Form Halaman Peminjaman

4.3.6 Form Pelanggan Halaman yang digunakan untuk mengolah data pelangan. Halaman ini bisa di akses oleh admin dan petugas. Berfungsi untuk mendata pelanggan yang akan melakukan peminjaman barang dan berisi tentang data – data pelanggan.

4.3.8 Form Pengembalian Barang Halaman ini digunkan oleh karyawan untuk mendata pengembalian barang. Dalam hal ini karyawan memilih nomor pinjam dan otomatis akan menampilkan data barang yang akan dipinjam. Stelah itu akan dihitung keterlamabtan peminjaman yang dengan biaya sama sperti biaya peminjaman dikalikan dengan jumlah keterlamabatan dalam beberapa hari.

Gambar 8. Form Pelanggan 4.3.7 Form Peminjaman Barang Halaman yang digunakan untuk mengolah data peminjaman barang. Dalam halaman ini admin dan karyawan bisa mengakses form peminjaman. Halaman peminjaman digunakan untuk peminjaman barang. Dalam pemroresanya karyawan harus memilih pelanggan terlebih dahulu yang akan meminjam barang, kemudian memilih barang yang akan dipinjam. Pembayaran minimal dibayarkan 50% dari total baiaya, sisanya dibayarkan ketika pengembalian barang.

Gambar 10. Form Pengembalian Barang 4.3.9 Nota Peminjaman Merupakan laporan yang menampilkan nota peminjaman.

4

menghitung denda pengembalian mengalamai keterlambatan.

yang

5.2

Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka dari penelitian ini dapat disarankan beberapa hal berikut : 1. Dalam pengembanganya kedepan diharapkan sistem ini bisa dibangun dengan sistem informasi berbasis website, dimana dapat mendata data peminjaman dan fasilitas booking secata online sehingga lebih mempermudah calon pelanggan yang akan melakukan peminjaman barang, tanpa terlebih dahulu datang ke kantor. 2. Sistem yang hendak di usulkan hendakanya dapat terintegrasikan dengan sistem informasi yang lain, karena PT Elang Perkasa Film mempunyai lini bisnis yang lain, sehinga pimpinan dapat lebih mudah memantau kegiatan perusahaan karena sistem sudah mencakup keseluruhan lini bisnis yang ada. 3. Dengan sistem informasi yang baru, diharapakan pengguna untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat dikembangkan kedepannya menjadi lebih baik

Gambar 11. Nota Peminjaman 4.3.10 Laporan Nota Pengembalian Merupakan laporan yang menampilkan nota Pengembalian.

Daftar Pustaka Gambar 12. Nota Pengembalian

[1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 3 [2] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 51

5. 5.1

Penutup Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dipaparkan diatas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem informasi peminjaman barang pada PT Elang Perkasa Film petugas dapat dengan mudah mendata barang yang dipinjam dan stok barang yang tersedia dalam gudang sehingga ketika ada calon pelanggan yang ingin meminjam tidak perlu lebih dahulu mengecek ketersediaan barang yang ada dalam gudang, cukup melihat data ketersediaan yang ada dalam sistem. 2. Berdaasarkan uji coba sistem yang sudah dilakuakan dapat menampilkan pesan validasi data yang kurang tepat sepeti dapat menatisipasi ketika pengintputan yang dihasuskan mengisi kolom kolom yang dibutuhkan dan tidak bisanya input selain angka pada kolom yang khusus untuk menampung data numerik. 3. Penggunaan dan pemanfaatan aplikasi sistem informasi peminjaman pada PT Elang Perkas Film dapat memberikan kemudahan bagi petugas dalam proses peminjaman dan pengembalian barang, salah satunya dapat

[3] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 106 [4] Britton, Carol; Jill Doake 2001. ObjectOriented Systems Development. Penerbit McGraw-Hill. hal 27 [5] Ema Utami, Anggit Dwi Hartanto, 2012. Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 18 [6] Ibid hal 63, Ibid hal 75 [7] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 24 [8] Nugroho,Andrianes.2013. Sistem Informasi Persewaan Jeep Wisata Merapi Grinata Adventure berbasis Website. STMIK AMIKOM Yogyakarta. [9] Nugroho, Eko Fajar.2014. Perancangan Sistem Informasi Rental Mobil Bening Abadi Yogyakarta. STMIK AMIKOM Yogyakarta.

5

[10] Saptarini,Vina.2012. Sistem informasi persewaan perlengkapan pesta dan dekorasi berbasis web pada “MD GROUP”. STMIK AMIKOM Yogyakarta. [11] Tata Sutabri, S.Kom,MM. 2012.Analisis Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta. hal 18 [12] Yakub.2012. Pengantar System Informasi, Penerbit Graha Ilmu.Yogyakarta. hal 1 Biodata Penulis Aras Ade Gia, memperoleh gelar (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi Yogyakarta, lulus tahun 2015.

Sarjana Komputer STMIK AMIKOM

Melwin Syafrizal, memperoleh gelar Sarjana Komputer

(S.Kom), di STMIK AMIKOM Yogyakarta dan memperoleh gelar Magister Information Technology (M.Eng) di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta

6