ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMP N 3 SUNGAILIAT Lara Silvia Sistem Informai STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl Jend. Sudirman Selindung Lama PangkalpinangKepulauan Babel email :
[email protected]
Abstrak SMP N 3 Sungailiat one public school in the village SinarJaya. Leaner data processing and of the student’ is a very important activity to support the activity of teaching and learning for students, teachers and also for school staff. With the data processing system design students and the students’ grades in a controlling the school data. At this problem often by SMP N 3 Sungailiat is recording and storage of documents relating to the processing of data learners students value processing is still done manually lesulfing in the difficulties experienced by the school, techers and staff. With data processing computerized leavners and students value processing is certainly easier for all involved in the school in the search, save document – documents. And search faster and controllable.
Kata Kunci : SMP N 3 Sungailiat, Data Processing, Processing Computerized Leaner and Student
1. Pendahuluan Seiring perkembangan Teknologi Informasi yang semakin meningkat dengan cepat sehingga membuat instansi atau perusahan menggunakan teknologi informasi yang ada untuk membantu meningkatkan kinerjanya. Banyak teknologi informasi yang ada seperti teknologi informasi berbasis website (internet) maupun berbasis desktop. Dengan adanya teknologi informasi dapat membantu dalam mengakses informasi dengan sangat cepat, tepat dan akurat. Sebelum teknologi berkembang seperti sekarang pengolahan suatu bidang pekerjaan dilakukan dengan menggunakan cara yang manual sehingga lebih membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan suatu pekerjaan, sekarang dangan adanya teknologi informasi dapat mempermudah pekerjaan sehingga lebih efektif dan juga efisien.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Konsep system (Sutabri 2012:7) ‘Suatu sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan sebuah kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu.’ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak tertentu (Tata Sutabri 2012:38) 2.2 Unified Modeling Language (UML) Dalam analisa dan perancangan berorientasi obyek menggunakan model yang dikenal dengan Unified Modeling Language (UML) yang merupakan sebuah “bahasa” yang
1
telah menjadi standar dalam industry untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. 2.3 Analisa Beorientasi Objek Menurut Sutopo (2002 : 12) “Analisa masukan adalah bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem yang sedang berjalan”. Tujuan analisa masukan adalah memahami prosedur berjalan. 2.4 Perancangan Beorientasi Objek Perancangan berorientasi objek merupakan proses spesifikasi yang terperinci dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan membangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Tujuan dari perancangan sistem untuk memahami kebutuhan kepada pemakai sistem (user) dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap. 2.5 Teori Manajemen Proyek Definisi Manajemen Proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowladge) adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat – alat dan teknikuntuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek. 2.6 Teori Pendukung Sarana dan Prasarana Menurut W.j.S poerwadarminta secara etiminology kepala sekolah adalah guru yang memimpin sekolah, secara terminology kepala sekolah dapat diartikan sebagai tanaga fungsional guru yang diberikan tugas tambahan untuk memimpin seatu sekolah dimana diselnggarakan proses belajar mengajar atau tempat dimana terjadi interaksi antara guru yang memberi pelajaran dan murid yang menerima pelajaran.
g. Proses Pendataan Rekapan Nilai raport Setelah pengisian rapot selesai, rapot diberikan kepada bagian tata usaha kemudian bagian tata usaha merekap nilai tersebut kedalam buku rekapan nilai rapot sebagai
3. Metodologi Penelitian Dalam rangka penulisan Skripsi, penulis melakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk menganalisa permasalahan dari sistem yang sedang berjalan, adapun pendekatan yang digunakan adalah : a. Studi Kepustakaan Metode penelitian dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis yang terkait dengan penelitian ini. b. Studi Lapangan Metode penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bangka. Metode penelitian yang digunakan antara lain : 1) Wawancara (Interview) Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk memperoleh gambaran secara umum tentang sistem Pengelolaan Nilai dan Data Siswa dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penelitian. 2) Dokumentasi (Documentation) Pengumpulan data dengan cara mempelajari dokumentasi tertulis yang berkaitan dengan sistem informasi Pengelolaan Nilai dan Data Siswa.
dokumentasi. 4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Use Case Diagram a. Use Case Diagram Master
Entry Data Siswa
TU Sekolah
3.1 Proses Bisnis
Entry Data Kelas
Entry Data Guru
Adapun prosedur nilai siswa SMP N 3 Sungailiat : a. Proses Pendataan siswa Setelah calon siswa diterima sebagai siswa SMP N 3 Sungailiat, maka calon siswa wajib untuk melengkapi berkas sebagai proses pendaftaran ulang. Calon siswa menyerahkan dataa siswa ke staff tata usaha, kemudian staff tata usaha mencatat data siswa kedalam buku induk siswa. b. Proses Pendataan kelas Wakil kepala sekolah memberikan data kelas kemudian diterima oleh bagian TU untuk disimpan dan diarsipkan. c. Proses Pendataan Guru Guru menyerahkan data guru ke staff tata usaha, kemudian staff tata usaha mencatat data guru dan daftar rekapitulasi kepala sekolah dan guru menurut jenjang kualifikasi akademik tertinggi. d. Proses pendataan Mata Pelajaran Kepala bagian kurikulum menyusun jadwal pelajaran untuk siswa, kemudian diketik oleh staff tata usaha, setelah itu daftar susunan jadwal pelajaran diberikan kepada wali kelas untuk ditempel dikelas masing – masing dan diberikan kepada guru yang mengajar. e. Proses Pengembangan Diri Guru mencatat data pengembangan diri siswa kemudian menyerahkan data ke wali kelas. Kemudian wali kelas menyerahkan lagi data ke TU lalu diterima oleh bagian TU untuk disimpan dan diarsipkan f. Proses Pembuatan Raport Bagian Kurikulum terima nilai hasil belajar, kemudian diserahkan kepada wali kelas, wali kelasmemasukkan nilai kedalam raport.
Entry Data mata pelajaran
Entry data pengembangan diri
Gambar 4.1 Use Case Diagram Master
2
b. Use Case Diagram Transaksi
4.3 Struktur Tampilan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Nilai dan Data Siswa
Cetak Mata Pelajaran
Master
Transaksi
Laporan
Entry Data Siswa
Entry Pembagian Kelas
Cetak Laporan Rekap Nilai Raport
Entry Data Guru
Entry Guru Mapel
Entry Data Mata Pelajaran
Cetak Jadwal Mata pelajaran Perguru
Entry Data Kelas
Cetak Jadwal Mata Pelajaran Perkelas
Cetak mapel perguru
TU Sekolah
Cetak mapel perkelas
Entry pembagian kelas
Cetak raport Entry Data Pengembangan Diri
Cetak Raport
Gambar 4.2 Use Case Diagram Transaksi Gambar 4.5 Struktur Tampilan
c. Use Case Diagram Laporan
4.4 Rancangan Layar a. Rancangan Layar Menu Utama
Cetak Laporan rekapan niali raport
Bagian Kurikulum
FORM MENU UTAMA MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR Gambar 4.3 Use Case Diagram Laporan
4.2 ERD (Entity Relatinship Diagram)
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMP N 3 SUNGAILIAT
Pengembang anDiri M
terima
NoPd NmPd
miliki Noraport Kdkelas M
1 NIS Nama Jenkel N TempatLahir TglLahir Agama Kewarganegaraan anakKE Jlmhsdr dapat Almat Nmortu NIS telp Kdjadwal statussiswa Siswa
N M Raport
isi
Noraport Kdmapel Nilai Ket
Noraport Thnajarrap ort Semester walikelas
NIS Noraport
N
1
M M
1 Kelas
M
Punya
Noraport NoPd Nlai Keterangan
Kdkelas Nmkelas Jmlhsiswa
Buat
Kdjadwal Kdkelas
M Jadwal
N Ajar
Kdjadwal Thnajaran Semester
M
1
GuruMapel Kdjadwal Kdgumapel Hari Jammulai Jamselesai
M
Ada Kdgumapel Status
Mapel Kdgumapel Kdmapel
Kdmapel Nmmapel KKM
Kdgumapel Kdguru
Jadi
Gambar 4.6 Rancangan Layar Menu Utama
1 Guru
Kdguru Nmguru Jenkel Golongan
Gambar 4.4 ERD (Entity Relationship Diagram)
3
Keluar
b. Rancangan Layar Entry Data Siswa
4.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Entry Data Siswa
FORM ENTRY DATA SISWA
ENTRY DATA SISWA NIS
INPUT
Alamat
INPUT
Nama Siswa
INPUT
Kewarganegaraan
INPUT
Pilih
Anak ke
INPUT
Tempat Lahir
INPUT
Telepon
INPUT
Tanggal Lahir
INPUT
Jumlah Saudara
INPUT
Jenis Kelamin Siswa
: Tata Usaha
: Ctrldatasiswa
: Siswa
Input Siswa ()
Pilih
Agama
: Frmdatasiswa
Open()
Inputdatasiswa
INPUT
Nama Orangtua
NIS
Nama Siswa
Jenis Kelamin Siswa
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
Agama
Nama Orangtua
Alamat
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Z
Z
Z
Z
Z
Z
Z Z
Kewarganegaraan
Anak ke
Jumlah Saudara
Telepon
Display
Display
Display
Display
Z
Z
Z
Z
Simpan()
Simpan()
Simpan()
Display Listciew()
Ubah ()
Ubah ()
Ubah ()
Display Siswa () SIMPAN
BATAL
UBAH
KELUAR
HAPUS
Hapus ()
Gambar 4.7 Rancangan Layar Entry Data Siswa
Hapus ()
Batal ()
hapus ()
Batal ()
c. Rancangan Layar Cetak Jadwal Mata Pelajaran Perkelas
Kosong ()
FORM CETAK JADWAL PER KELAS
CETAK JADWAL MATA PELAJARAN PER-KELAS
Keluar ()
Kode Jadwal
INPUT
Kode Kelas
PILIH
Tahun Ajaran
PILIH
Nama Kelas
DISPLAY
Semester
PILIH
Kode Guru Mapel
PILIH
Hari
PILIH
Status
DISPLAY
Jam Mulai
INPUT
Nama Mata Pelajaran
DISPLAY
Jam Selesai
INPUT
Nama Guru
DISPLAY
Mata Pelajaran
Guru
Display
Display
Z
Hari
Display
Z
Z
CETAK
Jam Mulai
Jam Selesai
Display
Display
Z
Z
Keluar () Exit ()
Gambar 4.10 Sequence Diagram Entry Data Siswa
b. Sequence Diagram Cetak Jadwal Mata Pelajaran Perkelas
TAMBAH
KELUAR
: Tata Usaha
: FrmCetakJadwa
: CtrlCetakJadwal
: Jadwal
: Gurumapel
: Mapel
: Ajar
: Guru
: Kelas
Open()
BATAL Input Data Jadwal ()
Gambar 4.8 Rancangan Layar Cetak Mata Pelajaran Perkelas
Pilih Data Kelas () Pilih Data Kelas()
Get Kelas () Display Kelas ()
Loop Pilih Data Guru Mapel ()
Pilih Data Guru Mapel ()
Get Guru Mapel ()
d. Rancangan Layar Cetak Laporan Rekap Nilai Raport
Get Mapel () Get Guru ()
FORM CETAK LAPORAN RAKAP NILAI RAPORT Display ()
CETAK LAPORAN REKAP NILAI RAPORT
Input data Ajar ()
Tambah ()
Pariode Tahun Ajaran 2013 - 2014
Tambah ()
Semester
Simpan ()
Simpan ()
Simpan () Get Guru mapel () Get mapel () Get Ajar ()
CETAK
KELUAR
Get Guru () Get Kelas()
Gambar 4.9 Rancangan Layar Cetak Laporan Rekap Nilai Raport
Batal ()
Batal () Kosong ()
Keluar ()
Keluar () Exit ()
Gambar 4.11 Sequence Diagarm Cetak Jadwal Mata Pelajaran Perkelas
4
c. Sequence Diagram Cetak Laporan Rekap Nilai Raport
: Tata Usaha : frmctklaprekapraport : ctrlctkrekapraport
: Raport
: Siswa
: Kelas
: Mapel
: Isi
: Pengembangandiri
a.
: Miliki
Open ()
Pilih Periode ()
Cetak ()
b.
Pilih Periode ()
Cetak ()
Get Raport ()
c.
Get Siswa () Get kelas () Get Mapel () Get isi () Get Pengembangan diri ()
Dengan sistem yang terkomputerisasi maka dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan yang dilakukan oleh para pengolahan nilai terutama wali kelas, jika dibandingkan dengan sistem manual, serta keamanan data lebih terjamin dan hasilnya lebih relevan. Pengolahan data pada sistem yang diusulkan lebih terjamin kebenarannya, karena adanya pengontrolan yang lebih baik dan data yang masuk telah diperiksa kebenarannya. Meningkatkan efisiensi kerja karena proses pembuatan laporan dengan sistem disajikan lebih cepat dan akurat apabila sewaktu – waktu dibutuhkan.
get Miliki ()
Keluar ()
5.2 Saran Agar proses pembelajaran dapat berjalan dengan baik dan tujuan yang diinginkan akan tercapai maka disarankan : a. Diharapkan sistem yang dirancang ini dapt membantu bagian tata usaha didalam penyelesaian laporan dengan sebagaimana mestinya, dan berguna dalam proses penilaian untuk masa yang akan datang. b. Dibrikan pelatihan dan pendidikan mengenai sistem komputer kepada guru – guru dan bagian – bagian yang menjalani sistem komputerisasi ini. c. Update anti virus setiap saat agar terhindar dari serangan virus yang memungkinkan mengganggu proses aplikasi ini. d. Agar proses perhitungan nilai lebih mudah penulis ingin menyarankan agar sistem ini dapat dijalankan pada SMP N 3 Sungailiat e. Perlunya ada back up data guna mencegah hal – hal yang tidak diinginkan
Keluar () Exit ()
Gambar 4.12 Sequence Diagram Cetak Laporan Rekap Nilai Raport
4.6 Rancangan Class Diagram
Daftar Pustaka [1] Jeffry L. Whitten, et all, 2004 metodologi desain dan analisis sistem, Yogyakarta [2] Jogianto, Hartono 2005. Analisis dan design Informasi, andi, Yogyakarta [3] Rokhmin Dahuri, Cetak Pertama, Yogyakarta, 2001 [4] Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2012 [5] Sutabri, Tata. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Penebit Andi, 2012
Gambar 4.13 Class Diagram
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Setelah melakukan riset pada SMP N 3 Sungiliat , dan dengan melihat dan membandingkan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang dirancang atau diusulkan dapat menarik kesimpulan bahwa :
5
