ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMP N 2 PAKEM
TUGAS AKHIR
disusun oleh
Octera Sumahadi Yudha
08.02.7165
Maulana Fadhly
08.02.7172
Befi Nanda Raditya
08.02.7176
Febri Fajar Nur Prasetyo
08.02.7201
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM SMP N 2 PAKEM
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMP N 2 PAKEM Octera Sumahadi Yudha Maulana Fadhly Befi Nanda Raditya Febri Fajar Nur Prasetyo
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT An important thing of the information exploring for schools is a system of information. How to understand about the information is depend on the ways to explain it. There is a school that still using manual system. For example, is SMP 2 Pakem. Because of that reason SMP N 2 Pakem has been choosed. Use manual system for explanation information make the information run slowly to the listener/reader. The other weakness in the information explanation that still use manual system make the final decision is not relevant. So, the replacing toward the old system to new system will be tried in this school. Using Visual Basic 6.0 program giving maximal information as quickly and possible. Benefit of this system make the easier access so the result is that the information running quick to the user. It can be impacted to make decision, handling also the builder of the data is not too hard.
The result of the observation is how to make effective and efficient academic’s data. It purposed that the easier system can be used by user at SMP N 2 Pakem Yogyakarta. The Keywords: to helping the students searching the quick information need some factors. Such us, Information, Academic, System and handling the decision.
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi dan informasi di era globalisasi semakin pesat seiring dengan perkembangan zaman dan lajunya kebutuhan. Terlebih lagi pada sistem pengolahan data yang diperlukan sebuah organisasi juga memberi kebutuhan
dan
pengolahan
fungsi-fungsi
manajemen
serta
mengambil
keputusan. Kebutuhan akan informasi menjadi hal terpenting dalam era perkembangan zaman. Kondisi seperti ini menuntut sebuah perkembangan teknologi informasi untuk semakin canggih dan menghasilkan sebuah informasi yang akurat, unggul, dan efisien. Sistem informasi sangatlah penting digunakan dalam lingkungan instansi, organisasi, perusahaan, atau dalam dunia pendidikan. Lembaga pendidikan akan melayani segala aktifitas yang berhubungan langsung dengan lembaga tersebut. Diantaranya pelayanan pada bagian akademik, peminjaman dan pengembalian buku diperpustakaan, dan penerimaan siswa baru. Disinilah peranan teknologi komputer
yang
didukung
pemanfaatan
efektifitas
dan
efisiensi
sangat
dibutuhkan. Pada
instansi
pendidikan
khususnya
dalam
menghadapi
tuntutan
perkembangan zaman tidak lepas dari berbagai persoalan yang ada, namun diharapkan mampu memanfaatkan teknologi sebagai solusi dalam pemecahan permasalahan dan hambatan dengan menggunakan suatu sistem pengolahan data untuk memperoleh informasi dan hasil yang diharapkan.Oleh karena itu, sangat penting diperlukan suatu pengolahan data siswa di lingkungan pendidikan SMP N 2 Pakem Sleman Yogyakarta. Karena informasi dan instansi ini tidak hanya diperlukan dalam lingkup internal tetapi juga dalam lingkup eksternal, misalnya departemen pendidikan. Dengan adanya sistem informasi akademik ini diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat proses pengolahan data secara tepat dan akurat. Oleh karena itu sistem yang sudah ada akan dikembangkan dengan sistem informasi yang terkomputerisasi. Hal inilah yang mendorong dilakukannya pembenahan yang dapat membantu dalam pelaksanaan kerja dalam pengolahan dan pengambilan keputusan secara cepat. Atas dasar pemikiran tadi, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menjadikan pengolahan data menggunakan komputer bagi sekolah
sebagai hal yang menarik untuk dikaji secara ilmiah. Untuk itu Tugas Akhir ini mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik SMP N 2 Pakem” dengan komputerisasi pengolahan data ini diharapkan dapat memperlancar kegiatan sekolah yang ada sebelumnya. Dipilihnya SMP N 2 Pakem dikarenakan sistem informasi data siswa yang ada di sekolah tersebut masih menggunakan sistem manual, sehingga sering terjadi kesalahan penyampaian informasi yang kurang cepat, tepat, akurat dan relevan dalam mengambil keputusan. Penulis berusaha secara maksimal untuk mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik, lebih efektif dan lebih efisien dalam menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pihakpihak yang bersangkutan. Berdasarkan penelitian dan wawancara pada lembaga pendidikan SMP N 2 Pakem, Yogyakarta. Dalam sistem pengolahan data siswa masih menggunakan cara sederhana maupun manual, dalam hal ini permasalahan yang sering terjadi diantaranya: 1) Waktu yang dibutuhkan menyusun arsip cukup lama 2) Arsip sering hilang, dikarenakan malas atau lupa mengembalikan pada tempatnya 3) Bertambahnya arsip akan semakin memenuhi tempat arsip disimpan atau dengan kata lain boros tempat 4) Pengolahan data siswa akan lambat 5) Tata kerja atau penyusun kearsipan tidak mengikuti teknologi yang berkembang Oleh karena itu penulis akan mencoba untuk mengganti sistem yang lama dengan sistem baru dalam hal ini penulis akan menggunakan program Visual basic 6.0, dengan menggunakan sistem yang baru ini diharapkan dapat membuat sistem informasi yang dihasilkan lebih maksimal, lebih cepat, dan akurat. Pencarian yang relatif lebih mudah akan membuat laporan yang dibuat akan lebih cepat pula terselesaikan, sehingga akan berpengaruh pada pengambilan keputusan, pengendalian, serta pengolahan data siswa yang ada disekolah tidak begitu rumit.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan masalah diatas perumusan masalah yang diteliti adalah bagaimana membuat sistem pengolahan data siswa menjadi lebih efektif dan efisien dan agar sistem tersebut dapat digunakan dengan mudah oleh user (pengguna), di SMP N 2 Pakem Yogyakarta.
1.3. Batasan Masalah Mengingat adanya masalah di lembaga pendidikan pada umumnya, maka penulis membatasi tentang analisis dan perancangan sistem informasi pengolahan data siswa di sekolah SMP N 2 Pakem Yogyakarta sebagai berikut: 1) Pengolahan data siswa 2) Pengolahan data nilai siswa 3) Pengolahan data guru 4) Pengolahan data mata pelajaran 5) Laporan nilai aktif 6) Laporan data siswa 7) Laporan data guru
1.4. Maksud dan Tujuan A. Bagi Mahasiswa: 1) Untuk mengembangkan disiplin ilmu sesuai dengan bidang yang diteliti, sehingga penulis sebagai mahasiswa disamping menguasai teori juga mempunyai bekal pengetahuan praktis dalam instansi pendidikan. 2) Mempelajari dan mengevaluasi sistem informasi akademik yang ada dan berjalan sampai saat ini baik pada pengolahan data maupun pembuatan laporan yang ada. 3) Menyusun suatu tahap pengembangan sistem dan penerapannya menjadi sistem baru yang terkomputerisasi. 4) Agar penulis sebagai mahasiswa mampu membuat dan menyusun suatu aplikasi pemrograman yang berkaitan dengan akedemik. 5) Sebagai salah satu persyaratan kelulusan program D3 MANAJEMEN INFORMATIKA di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA.
B. Bagi SMP N 2 Pakem Yogyakarta: 1) Dapat memberikan masukan terhadap operasional sistem akademik. 2) Mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik 3) Sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan kinerja untuk mencapai tujuan dan hasil yang optimal 4) Sumbangan saran untuk proses sistem informasi akademik dan implementasi teknologi komputer
2. Landasan Teori 2.1. Konsep dasar sistem 2.1.1. Pengertian sistem Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.2. Karakteristik sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat antara lain: 1) Komponen-komponen sistem (components) 2) Batas sistem (boundary) 3) Lingkungan luar (environments) 4) Penghubung sistem (interface) 5) Masukan sistem (input) 6) Keluaran (output) 7) Sasaran sistem (objectives)
2.2. Konsep dasar informasi 2.2.1. Pengertian informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. 2.2.2. Kualitas informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. 1) Akurat 2) Tepat Waktu 3) Relevan 2.2.3. Nilai informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya
lebih
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
mendapatkannya.
Pengukuran nilai informasi biasanya dengan analisis cost effectiveness dan cost benefit. 2.3. Konsep dasar sistem informasi 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leicth dan K. Roscoc Dacis, Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.3.2. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut: 1) Input 2) Model 3) Output 4) Database 5) Teknologi 6) Kontrol 2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Data Siswa 2.4.1. Definisi Data dan Pengolahan Data Siswa Secara Umum Data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. Dari pengertian diatas maka pengolahan data siswa dapat diartikan sebagai segala macam proses operasi yang menyangkut data civitas siswa dari proses manipulasi data, pemasukkan data, penyimpanan data, serta pengaksesan data menjadi informasi yang berguna dan komunikatif. Pengolahan data biasanya memiliki tahap-tahap yang harus dilakukan agar informasi yang dihasilkan lebih berguna. 2.5. Konsep Dasar Basis Data 2.5.1. Pengertian Basis Data Dalam penulisan ini akan dibahas suatu sistem akademik yang berbasis data, maka sangat diperlukan untuk mengetahui jelas arti dan batasan basis data tersebut. Hal ini dikarenakan keberhasilan sistem informasi sangat dipengaruhi
oleh sistem basis data yang merupakan salah satu elemen penyusunnya. Database merupakan kumpulan atau susunan dari data-data yang disusun oleh suatu perusahaan atau organisasi dengan menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal dan diperlukan atau bermanfaat bagi pemakainya. Sedangkan sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan serta memelihara data operasional lengkap pada sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan. 2.5.2. Normalisasi Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data dan tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Normalisasi dalam perancangan database diperlukan untuk mempermudah perancangan database. Tujuan normalisasi adalah untuk menghindari: Kerancuan data masing-masing file yang berupa kerangkapan data yang sama (Redudancy). Data yang tidak konsisten (Inconsistency). Data yang tidak efisien (Ineficiency) Dalam proses normalisasi, syarat sebuah tabel harus dipecah berdasarkan adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti merubah, menyisipkan, menghapus serta pembacaan dari tabel. Setiap field harus terdapat satu kunci dari file berupa satu filed atau satu set field yang mewakili record. Atribut kunci yang penting ada dua yaitu: o
Primary key (kunci primer) Primary key adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya memiliki fungsi secara unik suatu kejadian spesifikasi tapi juga dapat suatu entity.
o
Foreign key (kunci tamu) Foreign key adalah suatu atribut yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukan ke induknya.
2.5.3. Istilah Dalam Basis Data 1) Entity Entity adalah konsep informasi yang direkam, meliputi orang, kejadian,dan tempat.
Misalnya
dalam
administrasi
mahasiswa,
entitynya
adalah
mahasiswa, nilai ujian, dan sebagainya. 2) Atribut atau Field Atribut atau field adalah sesuatu yang mewakili entity. Misalnya untuk mahasiswa, atributnya adalah nomor mahasiswa, nama, alamat, tempat tanggal lahir dan sebagainya. 3) Data Value (Nilai atau Isi Data) Data value atau isi data adalah informasi yang tersimpan dalam setiap atribut. Misalnya data value dari mahasiswa adalah agung. 4) Record atau tuple Record adalah kumpulan atribut yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan menginformasikan suatu entity secara lengkap. Misal satu record mahasiswa berisi: nama, alamat, tempat tanggal lahir, status dari seseorang mahasiswa. 5) File File adalah sekumpulan record yang mempunyai panjang atribut sama tetapi berbeda data valuenya. 6) Database atau Basis Data Database adalah kumpulan satu file dengan file lainnya yang membentuk suatu informasi sistem secara keseluruhan. Misalnya database universitas. Dalam database universitas terdapat file dosen, file mahasiswa dan sebagainya. 7) Database Management System (DBMS) Database management system adalah kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program pengelolaanya. 2.5.4. Kunci pada Database Management System (DBMS) 1) Candidate Key (Kunci Kandidat) 2) Primary Key (Kunci Primer)
3) Alternatif Key (Kunci Alternatif) 4) Foreign Key (Kunci Utama) Suatu basis data yang baik memiliki beberapa kekangan yang harus diperhatikan pada pembuatan file databasenya antara lain sebagai berikut: 1. Redudansi dan Inkonsistensi Data 2. Security Data 3. Data Integrity 4. Data Access 5. Data Independence 2.5.5. Structured Query Language 2.5.5.1. Structured Query Language 1) Pengantar SQL Dalam pemrograman database, salah satu bahasa yang harus dikuasai adalah Structured Query Language (SQL). SQL adalah bahasa komputer standar yang ditetapkan oleh ANSI (American National Standard Institute) untuk mengakses dan memanipulasi sistem database SQL bisa bekerja dengan baik pada program-program database seperti MS Acces, DB2, Infomix, MS SQL Server, Oracle, Sybase dan database lainnya. 2) Kelompok pernyataan SQL Secara umum SQL terdiri dari dua bahasa, yaitu Data Definition Languange (DDL) dan Data Manipulation Languange (DML). Implementasi DDL dan DML berbeda untuk tiap sistem nanajemen basis data (SMBD). Namun secara umum implementasi tiap bahasa ini memiliki bentuk standar yang ditetapkan ANSI. 1. DDL (Data Definition Language) Merupakan kelompok perintah yang berisi untuk mendefinisikan atributatribut basis data, tabel, atribut (kolom), batasan-batasan terhadap suatu atribut serta hubungan antar tabel. Yang termasuk dalam kelompok DDL adalah: CREATE ALTER DROP
: Menciptakan tabel, indeks atau pandangan. : Mengubah struktur tabel. : Menghapus tabel, indeks atau pandangan.
2. DML (Data Manipulation Language) Adalah kelompok perintah yang berfungsi untuk memanipulasi data. Dalam basis data perintah yang masuk kategori DML adalah: SELECT
: Memilih data.
INSERT
: Menambah data.
DELETE
: Menghapus data.
UPDATE
: Mengubah data.
2.5.5.2. SQL Server 2000 1) Pengenalan SQL Server 2000 Ms-SQL Server
2000 adalah perangkat
lunak
Relational Database
Management System (RDBMS) yang handal. Perangakat lunak ini didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar (seperti order entry yang online, inventory, akuntansi atau manufaktur). Ms-SQL Server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server dan dapat juga diinstal pada personal desktop di Windows 2000 Profesional, Windows 98, Windows Milenium. Ms-SQL Server terdiri atas tujuh edisi yang berbedabeda dan pada CD yang berbeda-beda, yaitu Standard Edition, Enterprise Edition, Personal Edition, Developer Edition, Windows Edition, Evaluation Edition dan Microsoft Desktop Engine (MDE) Ms SQL 2000 memiliki fasilitas tambahan yang membuatnya mempunyai kemampuan penuh dalam ECommerce. Fasilitas-fasilitas yang ada dalam Ms-SQL Server Fasilitas Ms-SQL Server tersebut adalah sebagai berikut: 1. Web Assistant Wizard 2. SQL Server Provider 3. SQL Server Manager 4. SQL Server Analyzer
2.6. Sistem Perangkat Lunak 2.6.1. Mengenal Visual Basic 6.0 Microsoft visual basc 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang popular dan mudah dipelajari. Anda dapat membuat laporan dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang pemakai memungkinkan komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus gambar atau grafik. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang obyek-obyek grafis dalam sebuah form. Microsoft Visual Basic 6.0 berawal dari bahasa pemrograman basic yang hampir semua programer dapat menguasainya.
2.6.2. Komponen-komponen Visual Basic Visual basic IDE (Interface Development Environtment) adalah tampilan antar muka program dengan pengguna yang berisi GUI (Graphical User Interface) yang menghasilkan banyak kemudahan bagi para programmer untuk menghasilkan aplikasi. 2.6.3. Kelebihan-kelebihan dalam Visual Basic 6.0 Beberapa kelebihan visual basic 6.0 dibandingkan dengan versi sebelumnya adalah: 1) Visual basic disertai dengan berbagai sarana untuk membuat aplikasi database, sarana database visual basic, yang menjadikannya lingkungan terbaik untuk mengembangkan aplikasi client/server. 2) Memilih autolist. 3) Proses compiler cepat. 4) Memiliki komponen visual basic dan non visual.
2.6.4. Sistem Pendukung Komponen yang akan digunakan untuk menjalankan program harus memenuhi syarat minimum perangkat keras yang digunakan. Persyaratan komputer untuk instal Microsoft Visual Basic 6.0 adalah: 1) CPU pentium 4 GHz. 2) Memori RAM 16 Mb. 3) Hardisk space 80 gigabyte. 4) Graphic card, VGA card dengan resolusi 640 x 400 pixel. 5) CD-ROM drive 2x. 6) Sistem Operasi Windows XP Profesional SP 2. 3. Gambaran Umum SMP N 2 Pakem didirikan pada tahun 1964. Berdirinya SMP N 2 Pakem didorong oleh keinginan dan semangat masyarakat Hargobinangun yang mendambakan kemajuan Pendidikan di wilayah Hargobinangun dan sekitarnya, sebagai rasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha mencerdaskan kehidupan bangsa. Hal ini terlihat jelas dari kerja sama yang baik serta perjuangan yang tidak mengenal lelah dari para pendiri, anggota masyarakat serta siswa dan para guru. Contoh yang mengharukan adalah ketika mereka bersama sama bergotong royong mengambil batu di Kali Kuning yang jauhnya kira kira 300 meter dari lokasi sekolah dengan berjalan kaki. Batu kali itulah yang menjadi modal awal pembangunan gedung sekolah (untuk fondasi dan dinding) yang sampai sekarang masih berdiri dengan gagahnya (lihat foto dibawah). Pemerintah kelurahan Hargobinangun juga sangat mendukung dengan merelakan sebagian tanah kas desa ( Pelungguh Lurah, Bapak Harjo Martoyo almh. ) untuk berdirinya bangunan gedung sekolah. Selain yang berbentuk fisik, mereka juga bekerja sama dengan gigih dalam usaha meningkatkan Status Sekolah sehingga sejak tahun 1970 sekolah ini sudah berstatus Negeri. Sebelum memiliki gedung sendiri para siswa belajar di Rumah Bapak Lurah desa (Bp.Harjo Martoyo alm.), di Balai serbaguna kel. Hargobinangun dan di SD Purworejo 1. Bahkan menjelang ujian akhir klas 3 para siswa belajar dengan cara di asrama dibawah bimbingan bp/ibu guru, dan orang tua siswa beserta masyarakat membantu
dengan cara menyediakan kebutuhan makan dan minum. Masih banyak lagi upaya upaya yang dilakukan namun tidak dapat di paparkan semuanya disini. 4. Pembahasan 4.1. Analisis sistem Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan dan kebutuhan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap ini merupakan tahap yang sangat penting dan kritis karena jika terjadi kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. 4.1.1. Identifikasi masalah Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, yang menjadi masalah adalah belum tersedianya Sistem Informasi secara khusus yang mengolah data akademik yang ada di SMP N 2 Pakem Yogyakarta. Masalahmasalah yang timbul dari SMP N 2 Pakem dalam pengolahan data yang masih menggunakan sistem manual diantaranya: Proses pengolahan dan pencarian informasi memakan waktu yang lama. Informasi tidak tertata dengan baik Sering terjadi kehilangan data Selain itu instansi juga membutuhkan sistem ini sekaligus untuk membuat laporan data akademik mengingat sistem yang lama masih manual sehingga tidak memungkinkan mencetak data pegawai.
4.1.2. Analisis PIECES Dalam proses analisis sistem dipakai kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Ekonomy, Control, Efficiency, Service) untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah yang ada.
4.1.3. Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan sebuah studi yang mempertimbangkan terhadap kebutuhan-kebutuhan dalam pembangunan sebuah sistem sehingga dapat ditentukan layak/tidaknya sistem tersebut.
4.2. Sistem yang Diusulkan 4.2.1. Flowchart Sistem yang Diusulkan Flowchart sering diterjemahkan bagan alir atau diagram alir sehingga flowchart dapat diartikan juga sebagai penggambaran pemetaan sebuah objek arus pekerjaan yang terjadi dalam sebuah aktifitas.
4.2.1. Data flow diagram yang diusulkan Data flow diagram juga salah satu alat untuk menggambarkan suatu sistem dari aspek arus data yang terjadi dan alat ini sangat membantu didalam komunikasi bagi sistem dan untuk memahami sistem secara logis.
5. Penutup 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data siswa pada SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain: 1) Sistem pengolahan data siswa yang diterapkan oleh SMP N 2 Pakem masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya. 2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru dikarenakan data atau arsip lama terkadang hilang.
3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data yang akan dilaporkan. Pada sistem pengolahan data siswa yang ada pada SMP N 2 Pakem Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu: “ Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara mendadak “
Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu dengan membuat software aplikasi pengolahan data siswa. Kelebihan dari sistem ini adalah: 1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang diharapkan akan berdampak pada kenaikan jumlah pendaftar. 2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan efektifitas waktu. Selain mempunyai kelebihan sistem ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK
juga mempunyai kelemahan diantaranya adalah:
“Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan,” 5.2. Saran Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut: 1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data siswa pada SMP yang masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru yang terkomputerisasi dan efisien. 2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar.
3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan personil yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut. 4. Kecepatan informasi sangat berpengaruh pada tingkat kerja pegawai maupun rencana-rencana yang ada. Oleh karena itu, untuk menghadapi hal-hal tersebut penulis member saran pada pihak SMP N 2 Pakem Yogyakarta agar memperbaiki sistem pengolahan data siswa yang masih belum optimal, menjadi sistem komputerisasi yang lebih optimal. 5. Penulis menyadari bahwa program yang dibuat belum sempurna apabila sistem yang diusulkan belum bisa memenuhi kebutuhan maka hendaknya instansi bisa mengembangkan.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI Arief, M. Rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan TransactSQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit ANDI Kurniadi, Adi, 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI
