SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 2 PAKEM
TUGAS AKHIR
disusun oleh
Bastar Purbo Nugroho
08.02.7181
Anton Atmojo
08.02.7209
Yan Rizal Ariyanto
08.02.7217
Agung Rimbawan
08.02.7222
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
LIBRARY INFORMATION SYSTEM JUNIOR HIGH SCHOOL STATE 2 PAKEM SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 2 PAKEM Bastar Purbo Nugroho Anton Atmojo Yan Rizal Ariyanto Agung Rimbawan
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT The weakness of manual system in library is a prosses the data research so ther dat just saved in original form. To solve the weakness need a library information system shows the complete data, as quick, possible and object point. It can be impacted in data research, minimize mistakes and result to information needed. The design of the system is simple so more efficient, effective, economical saving and easy to use by user. The Keywords: to helping the students searching the quick information need some factors. Such us, Information, Library, System and handling the decision.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan secara dinamis, salah satu dari sekian banyak perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Pengolahan data menjadi terkomputerisasi inilah yang sangat dibutuhkan untuk membantu dalam penyampaian informasi sacara cepat tepat dan akurat. Komputer sudah merambat dalam berbagai bidang, baik dalam dunia kerja maupun dunia pendidikan sehingga secara tidak langsung telah menciptakan persaingan yang sangat ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu perkembangan teknologi juga harus diikuti oleh pengelola instansi pendidikan. Dalam
institusi
pendidikan
selalu
membutuhkan
sistem
untuk
mengumpulkan, mengelola, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi. Komputer merupakan salah satu sarana yang dapat membantu kegiatan tersebut. Hasilnya sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih dari pada sistem yang diolah secara manual, seperti pada suatu organisasi yang memiliki jumlah data cukup banyak maka perlu penanganan khusus. Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Pakem, Sleman, Yogyakarta adalah salah satu sekolah menengah pertama yang belum memakai sistem informasi berbasis komputer pada bagian perpustakaannya, di mana sistem pengolahan datanya sampai saat ini masih bersifat manual. Sistem manual ini membuat lambatnya informasi data yang dihasilkan. Hal ini dianggap kurang efisien, karena dalam pencatatan data secara manual akan membutuhkan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam
pencarian data. Seperti dalam pencarian data buku, data peminjam, data pengembalian. Sistem ini memerlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah dalam pengolahan data buku, data peminjam buku, dan data pengembalian buku dengan menggunakan sistem komputer yang lebih komprehensif sehingga dapat menampilkan informasi data-data perpustakan secara cepat, tepat dan akurat. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka penulis merasa
tertarik
untuk
melakukan
penelitian
dengan
judul
“SISTEM
INFORMASI PERPUSTAKAAN Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Pakem”.
2. Landasan Teori 2.1 Sirkulasi Informasi Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi dan pada tahap selanjutnya suatu informasi akan menjadi satu untuk terciptanya informasi lain. Pada saat diproses akan dihasilkan informasi yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukan kedalam model (proses) begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan. 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1
Definisi Sistem Informasi
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi yang ada dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM didefinisikan oleh Gordon B.Davis sebagian sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. 2.2.2 Definisi Manajemen Informasi Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Menurut Frederick H.Wu, sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah: Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. 2.2.3 Manejemen Sirkulasi Manajemen sirkulasi merupakan cara perancangan, pengorganisasian, pelaksanaan serta pengendalian kegiatan sesuai urutan kerja pada setiap kegiatan sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi sirkulasi dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data sirkulasi yang meliputi pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan persiapan dokumen untuk mengambil keputusan dengan dibantu suatu alat yang berupa mesin (computer). Pelayanan sirkulasi adalah salah satu kegiatan pokok yang ada dalam perpustakaan, kegiatan meliputi jasa pinjam, pengembalian yang dilaksanakan dalam perpustakaan beserta kegiatan administrasinya, tujuan pelayanan sirkulasi yaitu: a) Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan tepat.
b) Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian sirkulasi dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam. c) Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam. 2.3 Sistem Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.3.1
Sejarah Visual Basic Visual basic merupakan perangkat lunak Microsoft yang diuntungkan dari
penekanan perusahaan pada integrasi produk mereka, yang juga telah di tingkatkan dengan setiap rilis terbaru VB 6.0 dirilis pada akhir tahun 1996. Tiga versi VB 6.0 yang dikeluarkan oleh Microsoft adalah: a) Standar Edition
c) Enterprice
b) Profesional 2.3.2
SQL Server 2000 SQL Server adalah aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft.
SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi, mulai aplikasi yang kecil sampai aplikasi yang besar sekalipun. Penerapan aplikasi basis data dalam analisis ini menggunakan bahasa pemrograman SQL (Struktur Query Language).
3. Gambaran Umum 3.1 Gambaran Perpustakaan Perpustakaan mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam membantu proses belajar mengajar di SMP Negeri 2 Pakem. Perpustakaan ini mempunyai arti besar untuk menumbuhkan minat para siswa dan guru khususnya untuk mengembangkan wawasan terhadap ilmu pengetahuan, teknologi, sosial, budaya dan disiplin ilmu biaya. Berbagai koleksi pustaka yang tersedia diharapkan memberikan arti tersendiri bagi para siswa dan guru. Khususnya sebagai media dalam usaha mencari, menemukan, mempelajari, menghubungkan maupun menyimpulkan materi pelajaran.
Perpustakaan SMP Negeri 2 Pakem tersebut merupakan tempat pengumpulan buku-buku yang disusun dan diatur secara sistematis. Buku-buku yang dimaksud adalah buku-buku yang tersedia di perpustakaan. 1. Tujuan Pokok Perpustakaan Keberadaan perpustakaan
pasti mempunyai tujuan yang mendasar
berdirinya perpustakaan tersebut. Perpustakaan SMP N 2 Pakem mempunyai tujuan sebagai berikt: a) Sarana untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar. b) Sebagai sarana untuk membantu memajukan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. c) Membantu
pemerintah
dalam
usaha
mencerdaskan
dan
mengembangkan pengetahuan. d) Sebagai sarana mengembangkan minat baca bagi siswa sehingga selalu haus akan informasi. 3.2 Mekanisme Operasi Sistem 1. Sistem Opersional 2. Pemakai Pustaka 3. Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan di SMP N 2 Pakem sebagai berikut : a) Setiap siswa yang diterima di SMP N 2 Pakem langsung diakui sebagai anggota perpustakaan. b) Perpustakaan membuat kartu anggota untuk masing-masing siswa. 4. Jenis Layanan dan Sanksi. 5. Sistem yang Berjalan a) Prosedur Peminjaman. b) Prosedur Pengembalian. c) Prosedur buku
4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Tujuan rancangan sistem secara umum adalah menggambarkan suatu tahapan penyelesaian maslah sederhana, rapi, dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang setandar terhadap penyelesaian masalah yang disajikan harus jelas, sederhana, efektif dan tepat. Dalam pembuatan loporan ini rancangan sistem yang penulis usulkan disajikan dengan dua model yaitu flowchart sistem (bagan alir sistem) dan data flow diagram (diagram alir). 4.1.1
Flowchart Sistem Sistem flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu
sistem peralatan komputer yang digunakan untuk proses pengolahan data serta hubungan antara peralatan tersebut. Untuk
meningkatkan
efisiensi
dan
efektifitas
pengolahan
data
perpustakaan di Smp N 2 Pakem, maka penulis mengusulkan sistem yang baru dengan flowchart sebagai berikut
Data siswa
Infut Data Siswa
Proses Data Siswa
Data Buku
Peminjaman Buku
Infut Data Buku
Petugas perpustakaan
Proses Data Buku
Infut data peminjaman
Data Siswa
Proses Data Peminjaman
Data Buku Pembuatan laporan data Siswa
Pembuatan laporan data Buku
Laporan Data Siswa Laporan Data Buku
Peminjaman Buku
Petugas perpustakaan
Infut data Peminjaman
Proses Data Pengembalian
Data Peminjaman Data Pengembalian
Pembuatan laporan peminjaman
Laporan Peminjaman
Pembuatan laporan pengembalian
Laporan Pengembalian
Kepala Sekolah
Gambar 4.1 Flowchat Sistem Perpustakaan 4.1.2
Data flow diagram Sistem yang diusulkan digambarkan dalam model data flow diagram.
Melalui model ini dapat diketahui aliran dalam sistem tersebut sehingga
mempermudah pembuatan desai basis data. Adapun DFD yang diusulkan adalah sebagai berikut: 4.1.2.1 Contoh Diagram
Admin Input Data Siswa Input Data Buku Input Data pengembalian Input Data Peminjaman
Sistem Informasi Perpustakaan
Kepala/wakil kepala sekolah
Laporan
Gambar 4.2 Contoh Diagram 4.1.2.2 DFD level 1
1.0 Input Data siswa
Admin
Input Data Buku
5.0 Data siswa
Pengolahan data Siswa
Pembuatan Laporan Siswa
6.0 Data Buku
D2
Buku
Pembuatan Laporan Buku
Kepala sekolah 7.0
3.0 Pengolahan data Pinjam
Input Data Kembali
Siswa
2.0 Pengolahan data Buku
Input Data Pinjam
D1
Data Pinjam
D3 Pinjam
Pembuatan Laporan Pinjam
8.0 4.0 Pengolahan data Kembali
Data Kembali
D4 Kembali
Gambar 4.3 DFD Level 1
Pembuatan Laporan Kembali
4.1.2.3 DFD Level 2 Peminjaman
7.1
D1 Siswa
Data Siswa
Pembuatan Laporan
Data Siswa
7.2
D2
Buku
Data Buku
Pembuatan Laporan
Data Buku
7.3
D3
Pinjam
Data Pinjam
Pembuatan Laporan
Data Pinjam
7.4
D4
Kembali
Data Kembali
Data Kembali Pembuatan Laporan
Gambar 4.4 DFD Level 2 Peminjaman
Wakil / Kepala Sekolah
4.1.3
Entity Relationship Diagram
No_Pinjam Tgl_Batas M
Transaksi
I
Peminjaman
Transaksi
M Nis
Nis
Nama I
Tgl_Pinjam
Jkel
Siswa
No_Pinjam
Status
Pengembalian
No_pinjam
Tpt_Lahir Kodebuku
Kelas
N
M Detal_Pinjam
Alamat
Tgl_Pinjam
Tgl_Lahi r ISBN
No_Kembali Tgl_Batas
KodeBuku
Kode_buku
Status Mempunyai Kd_Jenis
Judul
Kd_Penerbit
Thn_Terbit
I M
Mempunyai ISBN
M
Buku
Mempunyai No_Pinjam
M Jumlah
Edisi
N Pengarang
Alamat
Stok
Nm_Peng Mempunyai Nm_Penerbit
Kd_Peng
Penerbit
Alamat Kd_Penerbit
I Jenis
Jenis
Kd_Jenis
Gambar 4.5 ERD
4.2 Rancangan Input 4.2.1
Rancangan Form Login
Gambar 4.6 Rancangan Form Login 4.2.2
Rancangan Form Admin
Gambar 4.7 Rancangan Form Admin 4.2.3
Rancangan Form Jenis Buku
Gambar 4.8 Rancangan Jenis Buku
4.2.4
Rancangan Form Buku
Gambar 4.9 Rancangan Form Buku 4.2.5
Rancangan Form Siswa
Gambar 4.10 Rancangan Form Siswa 4.2.6
Rancangan Form KodeBuku
Gambar 4.11 Rancangan Form KodeBuku
4.2.7
Rancangan Form Pengarang
Gambar 4.12 Rancangan Form Pengarang 4.2.8
Rancangan Form Penerbit
Gambar 4.13 Rancangan Form Penerbit 4.2.9
Rancangan Menu Utama
Gambar 4.14 Rancangan Menu Utama
4.2.10 Rancangan Form Pengembalian
Gambar 4.15 Rancangan Form Pengembalian 4.2.11 Rancangan Form Peminjaman
Gambar 4.16 Rancangan Form Peminjaman 5
Penutup
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil kegiatan analisis sistem pengolahan data perpustakaan pada SMP N 2 Pakem dapat diketahui bahwa sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Maka sistem yang berjalan mempunyai kekurangan antara lain:
1) Sistem pengolahan data Perpustakaan yang diterapkan oleh SMP N 2 Pakem masih dilakukan secara manual, sehingga sistem tersebut mempunyai banyak kelemahan diantaranya kurang efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya. 2) Pengambilan data secara manual juga diharuskan membuat laporan baru dikarenakan data atau arsib lama terkadang hilang. 3) Kesulitan dalam penulisan laporan, karena pendataan disimpan secara manual dalam lembar-lembar buku berbentuk arsip, dalam pembuatan laporan juga lama, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data yang akan dilaporkan. Pada sistem pengolahan data perpustakaan yang ada pada SMP N 2 Pakem Yogyakarta selain mempunyai kelemahan juga mempunyai kelebihan yaitu: “ Sistem dapat lebih menyesuaikan jika terjadi perubahan data secara mendadak “ Salah satu upaya untuk mengatasi hal tersebut di atas adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini yaitu dengan membuat software aplikasi pengolahan data perpustakaan. Kelebihan dari sistem ini adalah: 1) Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan baik dari segi kualitas maupun kuantitas yang diharapkan akan berdampak pada meningkatnya minat siswa untuk meminjam buku di perpustakaan. 2) Kemampuan komputer mengolah data secara cepat dan tepat meningkatkan efektifitas waktu. Selain mempunyai kelebihan SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN juga mempunyai kelemahan diantaranya adalah: “Tidak dapat secara cepat untuk menyesuaikan situasi jika terjadi perubahan,” 5.2 Saran Adapun saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut:
1. Dengan mempertimbangkan pengolahan data Perpustakaan pada SMP yang masih manual, maka sudah saatnya menggunakan sistem baru yang terkomputerisasi dan efisien. 2. Dalam penerapan baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar. 3. Untuk kelancaran proses pengolahan data diperlukan pelatihan personil yang akan terlibat dalam sistem baru tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL; Yogyakarta : Penerbit Andi Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi; Jakarta : Penerbit Salemba Infotek. Mcloed,Raymond, Jr. 1995, Sistem Informasi Manajemen Edisi Bahasa Indonesia, Jilid 1. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data; Yogyakarta : Penerbit Andi Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi; Yogyakarta : Penerbit Andi. Arief, Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000 ; Yogyakarta : Penerbit Andi
