SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 3 PRINGKUKU Ela Saraswati

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEB PADA SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 3 PRINGKUKU Ela Saraswati [email protected] Abstract: During this time system academic in SMP Negeri 3 Pringkuku still using conventional methods, every data processing is recorded in general ledger, which often complicates the process of finding data. Others requiring the place and lot more time. Therefore in this research will be make a information system academic in SMP Negeri 3 Pringkuku. Purpose of making this Information System Academic capable to overcome the weakness from system which being weared in this time, so that useful To assist all officer of SMP Negeri 3 Pringkuku in data processing. The methods used in building Information system academic in SMP Negeri 3 Pringkuku lending is a method of interviewing and observation methods. Information system academic was built using the PHP programming language with database MySql. Expected this System can assist to facilitate the performance of all officer in SMP Negeri 3 Pringkuku. Keywords: Information Technology, Academic Abstraksi : Selama ini sistem akademik di SMP Negeri 3 Pringkuku masih menggunakan metode konvensional, yakni setiap pengolahan data di catat dalam buku besar, yang sering kali mempersulit dalam proses pencarian data, selain itu membutuhkan tempat dan waktu yang lebih banyak. Oleh karena itu dalam penelitian ini akan membuat sebuah sistem informasi akademik di SMP Negeri 3 Pringkuku. Penelitian ini bertujuan untuk Menghasilkan Sistem Informasi Akademik yang mampu mengatasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang dipakai saat ini, agar bermanfaat Untuk membantu para pegawai SMP Negeri 3 Pringkuku dalam pengolahan data dalam waktu yang relatif lebih singkat. Metode pengumpulan data dilakukan dengan menggumpulkan data baik melalui wawancara maupun observasi. Sistem informasi akademik berbasis web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan basis data MySql. Diharapkan Sistem ini dapat membantu memudahkan kinerja para pegawai pada SMP Negeri 3 Pringkuku Kata Kunci : Teknologi Informasi, Data Akademik 1.1 Latar Belakang Selama ini pengolahan data Akademik di Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 3 Pringkuku masih dilakukan secara konvensional, yaitu data diolah dengan pencatatan di buku induk. Pengolahan ini tidak mampu mencegah terjadinya pengulangan data yang dibukukan. Pengulangan data menyebabkan kurang efesien dalam pembukuan dan sering terjadi kesalahan pada hubungan data satu dengan data lainya. Dan pengarsipannya di simpan pada lemari hal ini mempersulit pencarian data apabila diperlukan sewaktu-waktu. Untuk itu, pada penelitian ini penulis membuat Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada SMP Negeri 3 Pringkuku, diharapkan mampu memberikan kecepatan, kemudahan dan ketepatan serta dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pengolahan data, karena guru bisa langsung menginputkan nilai mata pelajaran yang diampu, dan siswa bisa langsung mengetahui hasil belajarnya.

IJNS Volume 2 No 4 - Oktober 2013

1.2 Rumusan Masalah 1. Pencatatan data akademik pada SMP Negeri 3 Pringkuku masih menggunakan cara konvensional. Sehingga pengolahan data menjadi lambat. 2. Bagaimana membuat sistem informasi akademik yang efektif dan efisien? 1.3 Batasan Masalah 1. Objek penelitian dilakukan pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 3 Pringkuku 2. Untuk Pengolahan data nilai akhir semester. 3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman PHP. 4. Sistem dibagun berbasis web 1.4 Tujuan Penelitian 1. Menghasilkan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada SMP Negeri 3 Pringkuku yang mampu mengatasi kelemahan-kelemahan

34

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

dari sistem yang sedang dipakai saat ini.

akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. (Sutabri,2004: 7)

1.5 Manfaat Penelitian 1. Untuk membantu pihak SMP Negeri 3 Pringkuku dalam penggolahan data dalam waktu yang relatif lebih singkat. 2. Menggantikan sistem yang selama ini masih menggunakan cara konvensional

2.6 Kajian Pustaka Menurut penelitian Shabran Trisna Munandar 2012 mendefinisikan Sistem Informasi Pendataan Guru Karyawan dan Siswa Sekolah Menengah Pertama Muhammadiyah 9 Boyolali, Selama ini pengolahan data yang ada di Sekolah Menengah Pertama (SMP) Muhammadiyah 9 Boyolai belum sepenuhnya terkomputersisasi dan masih manual dan arsipnya disimpan pada lemari hal ini mempersulit pencarian data guru, karyawan dan siswa jika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan dan SMP Muhammadiyah 9 Boyolali dirasa sangat membutuhkan sistem informasi pendataan warga sekolah berbasis web guna memberikan kemudahan admin dalam menginformasikan data dengan mudah dan cepat. Berdasarkan penelitian sejenis dari Nur Efnaningsih (2011) dalam penelitian tentang Sistem Informasi Nilai Siswa di SMPN 1 Cilimus, Dalam penelitian tersebut disebutkan bahwa pengecekan nilai siswa masih bersifat paper base atau menggunakan kertas secara manual. Guru mengisikan keterangan nilai pada kertas, yang nantinya akan diberikan kepada staf Tata Usaha (TU) yang kemudian akan direkap tiap semester untuk ditulis di buku rapor siswa tiap semester. Cara ini sangatlah rentan dari berbagai macam kesalahan baik kesalahan teknis (technical error), maupun kesalahan manusia (human error). Kesalahan kesalahan ini akan menyebabkan hilangya berkas ataupun rusak. Dan lebih jauh lagi akan mempengaruhi proses penilaian peserta didik. Maka dari itu Nur Efnaningsih membuat sistem informasi pengolaha nilai ini bertujuan untuk mempermudah pengecekan dan pencatatan laporan data nilai siswa yang terkomputerisasi. Sistem yang dibuat adalah Sistem Informasi pengolahan nilai berbasis web dan MySQL sebagai databasenya. Metode pengembangannya menggunakan Data Flow Diagram. Dalam Sistem Informasi pengolahan nilai berbasis web terdapat sistem validasi yang berguna untuk menghindari kesalahankesalahan. yang terjadi dengan menggunakan cara ujian dengan paper base. Berdasarkan journal penelitian diatas, maka peneliti mengadakan penelitian yang sama dengan beberapa penyempurnaan yang diharapkan mampu memperbaiki kekurangankekurangan dari penelitian-penelitian tersebut, Yaitu Guru bisa menginputkan data nilai dan siswa bisa mengakses nilainya dimanapun mereka berada karena sudah berbasis web.

2.1. Sistem Suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau persepsii tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegitan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi dengan cara yang efisien dan yang lebih baik.( Tata Sutabri, 2004:15) 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), sistem data (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (proses) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). 2.3 Informasi Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. 2.4 Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.(Sutabri,2004:30) 2.5 Data Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan Informasi. Si penerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang

IJNS Volume 2 No 4 - Oktober 2013

35

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

3.1 Analisis Masalah Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Staf Tata Usaha SMP Negeri 3 Pringkuku, didapatkan permasalahan diantaranya kesulitan dalam menangani pencatatan data siswa, data guru, data nilai dan penggolahan data lainnya masih menggunakan cara manual yaitu dengan mencatatnya di dalam buku besar serta kesulitan dalam proses pencarian dan pembuatan laporan. Secara umum, SMP Negeri 3 Pringkuku adalah salah satu instansi yang banyak melakukan penggolahan data siswa maupun data guru dalam jumlah besar. Perubahan data tersebut harus tersimpan dengan baik. Dalam pengolahan data kebanyakan dari pihak sekolah menggunakan sistem manual, dimana data yang ada berupa setumpuk kertas yang disimpan dalam lemari berkas.

c. Diagram Level 1 1

Data User Info Matpel

7

Manajemen User

data matpel Input matpel

Matpel

Tabel Matpel

Tabel_user Data User

Input Data siswa 8 data tahun ajar Tabel Tahun Ajar

2

Info Data Siswa

input tahun ajar

Tabel_siswa

Data Siswa

tahun ajar

data siswa

Input Data Guru 3 Tabel_guru Data Guru Info tahun ajar

data guru

Admin

cetak laporan Info Data Guru

4 Info pengajar

Data Pengajar

Input data pengajar

Tabel Pengajar data pengajar

5 Data Kelas Siswa

data kelas siswa Tabel Kelas Siswa

Info Kelas Siswa Input kelas siswa 6 Input Kelas

Kelas

data kelas

Tabel Kelas

Info Kelas 9 cetak laporan Laporan

Gambar 3.3 DFD Level 1 d. Diagram Level 2 Proses 1 Data Induk Guru

3.2. Perancangan Sistem 1

a. Kerangka Pemikiran

Lap penambahan guru

Tambah Guru

tambah guru Guru

Input Guru

Admin Lap edit

2 edit data

Edit Guru edit data

Gambar 3.4. Proses 1 Data Induk Guru Proses 2 Data Induk Siswa 1 Lap penambahan siswa

Tambah Siswa Siswa tambah siswa

Input Siswa

2

Admin Lap edit

edit data

Edit Siswa

edit data lap hapus data

Gambar 3.1 Kerangka Pemikiran

3 hapus data Hapus Siswa

Hapus Data

b. Diagram Konteks Gambar 3.5.Proses 2 Data Induk Siswa ADMIN

Proses 3 Data Tahun Ajaran

Input Data Akademik Informasi Data Akademik

1

Informasi data siswa data nilai SISWA

1

input data siswa

Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Pada SMP N 3 Pringkuku

Informasi Data Guru

Input Data Guru Data Nilai

GURU

Lap penambahan Tahun Ajaran Tambah Tahun Ajaran tambah Tahun Ajaran

Tahun Ajaran

Input Tahun Ajaran Laporan Data Akademik

2

Admin Lap edit Kepala Sekolah

Edit Tahun Ajaran

edit data

edit data

Gambar 3.2 Diagram Konteks Gambar 3.6. Proses 3 Tahun Ajaran IJNS Volume 2 No 4 - Oktober 2013

36

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

Proses 8 Data User

Proses 4 Data Kelas 1

info guru

Lap penambahan Kelas Kelas

Tambah Kelas tambah Kelas

Guru

Ganti Pasword

Input Tahun Ajaran Users Info Admin

Admin

2 Lap edit

Admin

1

edit data

Edit Kelas

Ubah Admin

Ubah data

Ubah Password

edit data Ganti Pasword Siswa

Gambar 3.7. Proses 4 Nilai ujian

Info Siswa

Proses 5 Data Matpel

Gambar 3.11. Proses 8 Data User 1

Proses 9 Laporan

Input Matpel Tambah Matpel tambah Matpel Matpel

info data siswa

info data nilai

nilai

siswa

Lap penambahan Matpel Admin

1

2

laporan data siswa

Lap edit

buat laporan data siswa

5

buat laporan data nilai

laporan data nilai

edit data

Edit Matpel edit data

laporan siswa Admin

laporandata nilai

Gambar 3.8. Proses 5 Data Matpel buat laporan Guru laporan Data Guru

Proses 6 Data Pengajar

2

Kelas

laporan Data Guru

info Data Guru

matpel

Matpel

Kelas

Guru

Tahun Ajar

Guru

Gambar 3.12. Proses 9 Laporan 1 Guru

Input Pengajar

Tahun Ajar

e. Relasi Tabel

Tambah Pengajar tambah Pengajar

Pengajar Lap penambahan Pengajar Admin Lap edit 2 edit data

Edit Pengajaar edit data

Gambar 3.9. Proses 6 Data Pengajar Proses 7 Data Kelas Siswa Kelas

Siswa

Tahun Ajar

Kelas

1 Input Kelas Siswa

Guru

Tambah Kelas siswa

Tahun Ajar

tambah Kelas siswa Kelas Siswa Lap penambahan Kelas siswa Admin Lap edit 2 edit data

Edit Kelas Siswa

edit data

Gambar 3.13. Relasi Tabel

Gambar 3.10. Proses 7 Data Kelas Siswa IJNS Volume 2 No 4 - Oktober 2013

37

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

4.1. Implementasi Sistem a. Halaman Depan

e. Halaman Data Induk Siswa

Gambar 4.5. Halaman Data Induk Siswa Gambar 4.1. Halaman Depan

f. Halaman Data Induk Guru

b. Halaman utama

Gambar 4.2. Halaman Menu Utama Admin Gambar 4.6. Halaman Data Induk Guru c. Halaman Manajemen User g. Laporan Data Siswa

Gambar 4.3. Halaman Manajemen User d. Halaman Setting Remidi

Gambar 4.7. Laporan data siswa

Gambar 4.4. Halaman Setting Remidi IJNS Volume 2 No 4 - Oktober 2013

38

IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

memudahkan siswa dalam melihat nilainya dimanapun dia berada. Dan guru dapat menginputkan nilai siswa secara online.

h. Laporan Data Guru

5.2 Saran a. Sistem informasi ini hanya mengolah data guru,siswa dan nilai untuk penelitian selanjutnya bisa ditambah dengan jadwal pelajaran. b. Program ini bisa dikembangkan lebih lanjut untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal. DAFTAR PUSTAKA [1]

[2]

Arief, M.Rudianto. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL.Yogyakarta: Andi.2011 Efnaningsih, Nur (2011), Sistem

Informasi Nilai Siswa di SMPN 1 Cilimus Gambar 4.8. Laporan data siswa i. Halaman Lihat Nilai Siswa

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8] [9]

[10]

[11] Gambar 4.8. Halaman Nilai 5.1 Kesimpulan a. Dengan adanya sistem informasi akademik berbasis web dapat membantu petugas tata usaha dalam mengelola data akademik pada SMP Negeri 3 Pringkuku. b. Dengan adanya sistem informasi akademik berbasis web, maka dapat IJNS Volume 2 No 4 - Oktober 2013

[12]

Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.2007 Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset. 2003 Maryono. Dasar-dasar dan Teknik Menjadi Supervisor Pendidikan. Yogyakarta: Aruzz Media. 2011 Pidarta, Made. Landasan Pendidikan Stimulus Ilmu Pendidikan Bercorak Indonesia. Jakarta : Rineka Cipta.2007 Sagala,Syaiful. Administrasi Pendidikan Kontenporer. Alvabeta: Bandung. 2009 Simarmata, Janner. Basis Data. Yogyakarta: Andi. 2006 Sugiarti, Dw (2012), Sistem Informasi Akademik Sekolah Dasar Al-Muhajirin Barean Sidoharjo Pacitan, Jurnal Speed 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 ISSN : 1979-9330 Sutabri,Tata. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. 2004 Wahana, Komputer. Pengolahan Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.2006 Bambang Eka Purnama, Perancangan Sistem Krs Dan Khs Universitas Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science – Speed 12 Volume 8 Nomor 1 – Februari 2012, ISSN 1979 – 9330

39