SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk Penyusunan Skripsi Jenjang strata satu Program Studi Sistem Informasi Oleh : Sulastri 1.05.08.676
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2012
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian SMKN 3 CIMAHI merupakan salah satu sekolah kejuruan yang menjadi tempat dilaksanakannya penelitian. Pada sekolah ini ditemukan permasalahan dalam pengolahan data siswa dengan jumlah siswa sebanyak 786 siswa, data guru, jadwal, pembagian kelas dan pembuatan nilai akhir yang masih menggunakan aplikasi excel dan buku catatan yang mana dalam proses menulisnya memakan waktu yang lama dan terkadang terjadi kehilangan data. Hal ini pun menyulitkan bagian tata usaha dalam memberikan laporan kepada kepala sekolah. Penelitian yang dilakukan adalah untuk membangun Sistem Informasi Akademik tentang pengolahan data siswa, data guru, jadwal, pembagian kelas dan pembuatan nilai akhir yang dilakukan pada SMKN 3 CIMAHI.
Sistem yang akan dibangun ditujukan untuk melakukan kegiatan akademik yang terstruktur, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian dan publishing data dengan menggunakan teknologi komputer. Sistem Informasi Akademik ini diharapkan akan memudahkan pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai sehingga dapat diperoleh hasil yang cepat, tepat dan akurat. Berdasarkan uraian di atas, maka penyusun mengusulkan penelitian untuk membangun sebuah aplikasi yang diberi judul “SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI”.
1.2
Identifikasi dan Rumusan Penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, permasalahan yang dapat di identifikasi adalah sebagai berikut : 1. Proses Akademik di SMKN 3 CIMAHI didalam pengolahan data kelas, data guru, data siswa, data nilai, dan jadwal pelajaran masih menggunakan aplikasi excel dan buku catatan yang mana dalam proses menulisnya memakan waktu yang lama dan dapat terjadi duplikasi data. 2. Proses pencarian informasi mengalami hambatan karena untuk mencari data dilakukan dengan cara membuka buku catatan sehingga waktu pencarian menjadi lama. 3. Masih banyak penggunaan dokumen berupa kertas sehingga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan dokumen tersebut.
Dengan berdasarkan latar belakang masalah dan identifikasi masalah yang telah diuraikan maka dapat diambil kesimpulan bahwa rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai yang berjalan pada SMKN 3 CIMAHI. 2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 3. Bagaimana Pengujian Sitem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 4. Bagaiman Implementasi Sistem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu program aplikasi akademik untuk mempermudah proses pengolahan data akademik dalam menangani masalah-masalah yang ada sehingga dapat membantu pelayanan akademik di SMKN 3 CIMAHI. Adapun tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai yang berjalan pada SMKN 3 CIMAHI. 2. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 4. Untuk melakukan Implementasi Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.
1.4. Batasan Masalah Luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada, serta keterbatasan waktu dan pengetahuan supaya pembahasan masalah lebih terfokus dan spesifik maka dibutuhkan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut: 1. Sistem ini membahas mengenai penerimaan siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas, penjadwalan, dan penilaian. 2. Sistem akademik ini hanya membahas pendaftaran siswa baru pada tahun ajaran baru, tidak membahas pendaftaran siswa baru pindahan atau mutasi dari sekolah lain. 3. Tidak membahas remedial atau perbaikan nilai.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1. Analisis Dokumen Analisa dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang digunakan oleh sistem serta spesifikasi apa saja yang ada dalam dokumen tersebut. Dokumen yang digunakan oleh Bagian Akademik dalam mengolah data adalah sebagai berikut : 1. Nama dokumen : Formulir Pendaftaran Siswa Baru Fungsi : Merupakan dokumen pendafataran siswa baru Sumber : Bagian Tata Usaha Distribusi : Calon siswa Atribut : Nis, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Lahir , Tempat Lahir, Pilihan Jurusan , Asal Sekolah, No.STTB, Tahun Kelulusan, NUN, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Ortu, Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali.
2. Nama dokumen : Data siswa Fungsi : Merupakan dokumen data siswa Sumber : Bagian Tata Usaha Atribut : Nis, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Lahir , Tempat Lahir, Pilihan Jurusan , Asal Sekolah, No.STTB, Tahun Kelulusan, NUN, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Ortu, Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali. 3. Nama dokumen : Data Guru Fungsi : Merupakan dokumen yang berisi data guru Sumber : Bagian Kurikulum Atribut : Kode Guru, Nama Guru, NIP, Alamat, Telpon Guru, Jenis Kelamin, Golongan, Jabatan, Bid.Mat.Pel, Mulai Tugas, Pendidikan, Asal Pendidikan, Tahun Lulus.
4. Nama dokumen : Daftar Jadwal Pelajaran Fungsi : Sebagai pedoman jadwal pelajaran bagi siswa dan guru. Sumber : Bagian Kurikulum Distribusi : Siswa, Guru Atribut : Kode Jadwal, Kode Kelas, Nama Kelas, Kode Guru, Nama Guru, Mata Pelajaran, Hari, Jam. 5. Nama dokumen Fungsi Sumber Distribusi Atribut
: Daftar Kode mengajar : Merupakan dokumen kode guru yang mengajar : Bagian Kurikulum : Guru : No Kode, Nama Guru.
6. Nama dokumen Fungsi Sumber Distribusi Atribut
: Data Kelas : sebagai daftar kelas bagi para siswa : Bagian Kurikulum : Siswa : Kelas , jurusan, jumlah siswa.
7. Nama dokumen : Nilai Siswa Fungsi : Untuk mengetahui nilai akhir mata pelajaran siswa Sumber : Guru Distribusi : Bagian kurikulum, wali kelas Atribut : kode matpel, nama matpel, nama guru, kelas, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na, semester. 8. Nama dokumen Fungsi Sumber Atribut
: Raport : Untuk mengetahui seluruh nilai mata pelajaran siswa. : wali kelas : NIS, nama siswa, nama guru, semester, nama matpel, nilai.
Flowmap Pendaftaran Siswa Baru yang sedang Berjalan Calon Siswa
Tata Usaha
Formulir Pendaftaran
Kepala Sekolah
Formulir Pendaftaran
Mengisi Form dan Melengkapi Persyaratan
Formulir Pendaftaran Isi Fc ijazah
Formulir Pendaftaran Isi
Kelakuan baik Kartu keluarga
FC Ijazah Kartu keluarga Kelakuan baik
T
Y
Memeriksa kelengkapan
Formulir Pendaftaran Isi Fc Ijasah Kartu keluarga Kelakuan baik
Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Kartu keluarga
Fp
Kelakuan baik
Formulir Pendaftaran Isi
membuat data siswa diterima
Formulir Pendaftaran Isi 3 2
Data siswa Diterima Data siswa Diterima 1 S
Data siswa Diterima
Flowmap Pembagian Kelas yang sedang Berjalan Siswa
Kurikulum
Guru
Kepala Sekolah
Data Guru
Data Guru
S
Wali Kelas
Membuat Laporan Data Guru
Data Siswa
Laporan Data Guru
3
Pembagian Kelas
2 Laporan Data Guru 1
Data siswa 2 1
Data Kelas Data Kelas
G
Pembagian Wali Kelas
K
Data Kelas Data Wali Kelas
Membuat Laporan Wali Kelas
WK
Data wali kelas 3 2
Lap.Data Wali Kelas Lap.Data Wali Kelas 1
Lap.Data Wali Kelas Lap.Data Wali Kelas
Flowmap pembagian jadwal yang sedang berjalan Siswa
kurikulum
guru
MP
K
G
Data Mata Pelajaran
Data Kelas
Data Guru
Kepala sekolah
Membuat Jadwal Pelajaran
Data Mata Pelajaran Data Guru Data kelas Data Jadwal Pelajaran
Membuat Laporan Jadwal Pelajaran
JP
Data jadwal pelajaran 3 Lap. Jadwal Pelajaran
Lap. Jadwal Pelajaran
2 Lap, jadwal pelajaran 1
Lap. Jadwal Pelajaran
Flowmap Penilaian yang sedang Berjalan Siswa
Guru
Wali Kelas
Kurikulum
Kepala Sekolah
Nilai Akhir Siswa
Nilai Akhir Siswa
S Membuat Lap Nilai Siswa NA
Data Siswa Nilai Akhir Siswa Lap.Nilai Akhir Siswa
Lap.Nilai Akhir Siswa
Nilai Akhir Siswa
Mencatat Nilai Ke Raport
Data Siswa Raport
Menandatangani Raport
Raport yg ditandatangani wali kls
Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah
Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah
Raport yg ditandatangani wali kls
Menandatangani Raport
Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah
Diagram Konteks Formulir pendftrn isi, fc ijazah Kartu keluarga,kelakuan baik Calon Siswa
Formulir pendaftaran, formulir pendftarn isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima
Data Guru, nilai akhir siswa
Guru
Data jadwal peljaran, data wali kelas Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi
Data kelas, lap.wali kelas, data jdwal peljrn, raport yg di TTD wali kls & kepala sekolah
Siswa
Laporan Data siswa diterima, lap data guru, lap data wali kelas, lap jadwal peljrn, lap nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas
Kepala Sekolah
DFD Level 1 yang sedang berjalan Data siswa Form pendaftaran
Data siswa
Form Pendaftrn isi
Data siswa
1.0 Penerimaan siswa baru
Form pendaftaran isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik
Data Siswa diterima Data siswa
Siswa
Form pendftaran, form pendftrn isi, Fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima
Data siswa Data kelas, lap.data wali kelas Guru
Data kelas, lap.data wali kelas 2.0 Pembagian kelas & wali kelas
Data wali kelas
Data Wali kelas
Data guru
Data kelas
Data kelas
lap.data wali kelas
Data guru
Data Guru
Lap. Jadwal pelajaran
Data guru
Lap. Jadwal pelajaran
Data guru Data kelas 3.0 Penjadwalan
Data kelas Data jadwal pelajaran
Data jadwal
Data jadwal pelajaran
Data matpel
Data Mata Pelajaran
Data matpel Data matpel Data nilai siswa
Data nilai
Lap.nilai akhir siswa, raport yg akan ditanda tngan
4.0 Penilaian Nilai akhir siswa Data siswa
Kepala Sekolah
DFD Level 2 proses 1 yang sedang berjalan Form pndftaran isi Form pendftrn isi Formulir pendaftaran
Form pndftrn isi, fc ijazah, kartu keluarga Kelakuan baik
Data siswa diterima 1.1 Memeriksa kelengkapan
Calon Siswa
Form pendftran isi
1.2 Mencatat data siswa diterima
Data Siswa
data siswa diterima
Form pendftn, form pndftran isi, kartu kluarga, klakuan baik Kepala Sekolah Data siswa diterima
DFD Level 2 proses 2 yang sedang berjalan Data Siswa
Lap.Data Guru
Data siswa
Data guru Data siswa Lap.data guru
Siswa
Data kelas
2.1 Pembagian kelas
Data guru
2.2 Membuat Lap data guru
Data guru Guru Lap.data wali kelas
Data kelas
2.3 Pembagian wali kelas Data wali kelas
Data Kelas
Data kelas
Lap.data wali kelas
2.4 Membuat lap. Data wali kelas
Lap.data wali kelas
Data wali kelas
Kepala Sekolah
Data Wali Kelas
DFD Level 2 proses 3 yang sedang berjalan Data mata pelajaran
Data kelas Data kelas
Data jadwal pelajaran Data jadwal pelajaran
Data kelas
Data mata pelajaran Data mata pelajaran
Data guru
Data guru 3.1 Membuat jadwal pelajaran
Data guru 3.2 Data jadwal pelajaran Membuat lap. Jadwal pelajaran
Lap.jadwal plajaran Siswa
Lap.jadwal plajaran
Lap.jadwal plajaran
Guru
Kepala sekolah
DFD Level 2 proses 4 yang sedang berjalan
Data siswa
Data nilai akhir
Guru
Data nilai akhir Data siswa Data siswa
4.1 Mencatat nilai ke Raport
Data nilai raport
4.3 Membuat Laporan nilai akhir
Data nilai akhir
Data nilai akhir
Lap. Nilai akhir 4.2 Menandatangani Raport
Nilai raport yg d TTD wali kelas
Kepala Sekolah
Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan No.
1.
Permasalahan
Rencana Pemecahan
Dalam proses penilaiannya masih lambat Membuat program aplikasi pengolahan nilai sehingga membutuhkan waktu yang lama yang terhubung dengan database akademik untuk siswa dapat melihat nilai yang di dapat yang selama proses belajar.
2.
dapat
mengolah
dan
menyajikan
informasi nilai secara cepat.
Proses penginputan dan pencarian data siswa, Dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat guru, jadwal dan kelas yang membutukan melakukan pencarian secara otomatis, cepat waktu lama.
3.
dan akurat.
Dengan proses yang masih kurang efektif Membangun sebuah aplikasi yang dapat maka
laporan
yang
dihasilkan
terhambat dengan waktu yang lama.
menjadi mengolah laporan dengan cepat dan akurat.
Flowmap Pendaftaran Siswa baru yang Diusulkan Calon Siswa
Tata Usaha
Formulir Pendaftaran
Kurikulum
Kepala sekolah
Formulir Pendaftaran
Mengisi Form dan melengkapi persyaratan
Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi
Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi
Kartu keluarga Kelakuan baik A
Kartu keluarga Kelakuan baik
Cek Kelengkapan Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Kelakuan baik Kartu keluarga
T Y Input Data Pendaftaran
Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi
Cetak Data Siswa Diterima
Data Siswa Diterima
Data Siswa Diterima
Cetak Laporan Data Siswa Diterima Lap. Data Siswa Diterima
Lap. Data Siswa Diterima
Flowmap Pembagian Kelas dan Jadwal yang Diusulkan Siswa
Kurikulum
Guru Data Guru
Cetak Data Kelas
Wali Kelas
Kepala Sekolah
Data Guru
Pembagian Kelas Input Data Guru
Data Kelas
Data Kelas
Cetak Laporan Data Guru
Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi
Lap. Data Guru
Pembagian Wali Kelas
Lap. Data Guru
Cetak Laporan Wali Kelas Membuat Jadwal Pelajaran
Lap. Data Wali Kelas
3 2
Lap. Data Wali Kelas
Lap. Data Wali Kelas 1
Lap. Data Wali Kelas
Cetak Laporan Jadwal Pelajaran
3 Lap. Jadwal Pelajaran
Lap. Jadwal Pelajaran 1
2
Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran
Flowmap Penilaian yang Diusulkan Siswa
Guru
Wali Kelas
Nilai Akhir Siswa
Nilai Akhir Siswa
Kurikulum
Kepala Sekolah
Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi
Input Nilai Akhir
Cetak Nilai Raport
Cetak Lap.Nilai Siswa
Raport
Lap.Nilai Akhir Siswa
Menandatan gani Raport
Raport yg ditandatangani wali kls
Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah
Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah
Lap.Nilai Akhir Siswa
Raport yg ditandatangani wali kls
Menandata ngani Raport
Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah
Diagram Konteks Formulir pendftrn isi, fc ijazah Kartu keluarga,kelakuan baik Calon Siswa
Formulir pendaftaran, formulir pendftarn isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima
Data Guru, nilai akhir siswa
Guru
Data jadwal peljaran, data wali kelas Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi
Data kelas, lap.wali kelas, data jdwal peljrn, raport yg di TTD wali kls & kepala sekolah
Siswa
Laporan Data siswa diterima, lap data guru, lap data wali kelas, lap jadwal peljrn, lap nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas
Kepala Sekolah
DFD Level 1 yang diusulkan Form Pndftran Isi, fc ijazah, kartu keluarga, Kelakuan baik
Data siswa Data Siswa
Data Siswa
1.0 Penerimaan Siswa Baru
Siswa
Lap. Data Siswa Diterima Data Siswa
Form Pendftrn,fc ijazah,kartu keluarga, Kelakuan baik,Data Siswa Diterima Data Kelas
Data Kelas Data Kelas
2.0 Pembagian Kelas & penjadwalan
Wali kls Data Wali Kelas
Wali kls
Data Guru
Data Guru
Data guru Jadwal
Data wali kelas, Data Jadwal Pelajaran Data Matpel
Jadwal
Jadwal Pelajaran
Lap. Wali Kelas, Lap. Jadwal pljarn
Mata Pelajaran Data Matpel Nilai Data Kelas 3.0 Penilaian
Data Nilai Data Nilai
Lap. Data Nilai, Raport yg akan d TTD
Data Siswa
Kepala Sekolah
DFD Level 2 proses 1 yang diusulkan Form Pendftran isi, fc ijazah, kelakuan baik, kartu kluarga
Siswa
1.1 Cek kelengkapan
Form pndftrn isi
Form Pendftran isi, fc ijazah, kelakuan baik, kartu kluarga
1.2 Input Data pendaftaran Data Siswa
1.4 Cetak Lap.Data siswa Diterima Lap.Data Siswa Diterima
Data siswa Data Siswa Diterima
1.3 Cetak Data siswa Diterima
Data Siswa
Data Siswa
Kepala Sekolah
DFD Level 2 proses 2 yang diusulkan Data guru Data Siswa Data Siswa
2.4 Cetak lap.data guru
2.1 Pembagian Kelas
Data guru
Data Kelas
Mata pelajaran Mata pelajaran
2.5 Pembagian Wali Kelas
2.2 Mencetak data kelas
Jadwal pelajaran Jadwal Pelajaran Jadwal pelajaran
Data Wali Kls Data Wali Kls
Data Wali Kls
2.7 Membuat Jadwal Pelajaran
Jadwal pelajaran
Data guru Data guru
2.6 Cetak Lap.Data Wali Kelas
Data Kelas
Data guru
2.3 Input data Guru
Lap.data guru
Data Kelas
Data Kelas
Data guru Guru
Data Kelas
Data Wali Kelas
Data Kelas
2.8 Cetak Lap. Jdwal Peljran
Data Wali Kelas Lap.Data Wali Kls Siswa Kepala Sekolah Lap.jdwal peljrn Lap. Jadwl peljrnl
Lap.jdwl pljrn
DFD Level 2 proses 3 yang diusulkan Kepala Sekolah Guru Lap.Nilai Siswa
Data Nilai Nilai Data Nilai 3.1 Input Nilai Akhir
3.4 Cetak Lap.Nilai Akhir
Nilai Nilai 3.2 Cetak nilai Raport
3.3 Menandatanga ni raport
Raport yg akn d TTD
Relasi Tabel Nilai
Siswa NIS* Nama Alamat Agama Jenis kelamin Tanggal lahir Tempat lahir Asal Sekolah No STTB Tahun Kelulusan NUN Nama ayah Nama ibu Pek.ayah Pek.Ibu Alamat Ortu Nama wali Pek.Wali Alama wali
Detail Kelas Kode kelas** Nis**
Ulangan UTS UAS NA Index NIS** Kode Jadwal **
Mata Pelajaran
Jadwal
Kode Matpel* Nama Matpel Bobot
Kode Jadwal* Kode kelas** Kode Mata Pelajaran** Kode Guru** Hari Jam Guru Kelas Kode Kelas ** Nama kelas Kode Guru**
Kode Guru* Nama Guru NIP Alamat Guru Telp Jenis Kelamin Golongan Jabatan Mulai Tugas Pend.terakhir Asal Pendidikan Tahun Lulus
Entity Relationship Diagram nilai
N
N N Siswa
Memiliki Detail Kelas
N
1 Kelas
mendapat
N
1
Mata pelajaran
1
Jadwal N
mengajar
Guru
N
1
menrdapat
mengajar
N
KESIMPULAN Berdasarkan uraian-uraian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Pengolahan data akademik menjadi lebih efektif dan efisien karena adanya sistem informasi akademik pada SMKN 3 Cimahi yang sudah terkomputerisasi dan terotomatisasi ke database. 2. Penginputan dan pencarian data siswa, data guru, data penjadwalan, dan data kelas menjadi lebih cepat karena adanya sistem informasi akademik pada SMKN 3 Cimahi yang terkomputerisasi. 3. Dengan sistem penyimpanan data akademik pada database dengan daya kapasitas tampung data yang besar memungkinkan data yang disimpan lebih besar, aman , efektif dan efisien. Serta menghindari terjadinya duplikasi data.
TERIMA KASIH
