INTISARI SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN NILAI PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) BHAKTI ANINDYA KLATEN Oleh Kurniawan Cahyono 11090192 Sekolah yang merupakan lembaga atau tempat belajar dan mengajar serta memberi dan menerima pelajaran. Pengolahan nilai merupakan bagian penting dalam kegiatan belajar mengajar dilingkungan pendidikan. Pengolahan nilai ini menjadi tolok ukur bagi sebuah institusi pendidikan mengenai keberhasilan sekolah dalam mendidik siswa-siswanya. Proses penilaian disekolah harus melalui banyak tahapan yang harus dilalui sebelum terbentuknya sebuah rapor. Dimana rapor merupakan buku yang berisi nilai kepandaian dan prestasi belajar siswa disekolah, berfungsi sebagai laporan guru kepada orang tua atau wali murid. Pada umumnya proses pembuatan rapor masih bersifat manual, dimana seorang guru harus menginputkan data nilai dari siswa-siswa menjadi sebuah nilai jadi yang kemudian ditulis kedalam lembar rapor. Aplikasi ini memanfaatkan MySQL dan bahasa pemrograman JAVA dalam pembuatannya. MySQL dipilih karena kehandalan dalam mengendalikan banyak data dalam satu proses, pemilihan ini didasarkan pada kemudahan dan kehandalannya. Aplikasi ini dibangun dengan tujuan untuk memangkas penggunaan waktu yang terbuang dalam proses pembuatan rapor. Efektifitas dalam penggunaan waktu dan tenaga serta sumber daya mempengaruhi kualitas dan kuantitas dalam memberikan pelayanan. Aplikasi ini diharapkan dapat memberikan pengaruh positif dalam meningkatkan kinerja sekolah, khususnya guru yang berhubungan dengan pembuatan rapor Kata kunci : sekolah, nilai, rapor, bahasa pemrograman JAVA, mysql, kinerja .
PENDAHULUAN
Latar Belakang dan Permasalahan Teknologi informasi turut berkembang sejalan dengan peradaban manusia. Perkembangan teknologi informasi tidak hanya mempengaruhi dunia bisnis tetapi juga kegiatan dalam dunia pendidikan. Sekolah merupakan bangunan atau lembaga untuk belajar dan mengajar serta tempat menerima dan memberi pelajaran. Sekolah adalah bagian dalam dunia pendidikan yang digunakan masyarakat untuk memperoleh pendidikan dan dalam upaya untuk memperbaiki standar kehidupan masyarakat. Sekolah kini menjadi sorotan karena kerap kali menjadi standar baku yang diperlukan dalam seluruh aspek kehidupan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan. Hasil yang yang berupa nilai dari sekolah telah menjadi tolok ukur seseorang untuk mendapatkan pekerjaan dan meneruskan pendidikan di tingkat yang lebih tinggi. Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh pada SMK Bhakti Anindya Klaten, pengolahan data siswa dan nilai rapor masih dilakukan secara manual. Data yang berasal dari data siswa, data guru, data data nilai yang saat ini diselenggarakan dengan cara paper based atau menggunakan kertas secara manual. Data siswa, guru, mata pelajaran, kelas dan ekstakurikuler direkap tiap semester untuk ditulis di buku rapor siswa tiap semester. Cara ini sangatlah rentan dari berbagai macam kesalahan baik kesalahan teknis (technical error), maupun kesalahan manusia (human error). Kesalahan-kesalahan ini akan menyebabkan hilangya berkas ataupun rusak. Dan lebih jauh lagi akan mempengaruhi proses penilaian peserta didik. Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan pada sekolah ini perlu adanya sebuah sistem informasi yang mampu mencatat dan mengolah data siswa dan nilai menjadi sebuah laporan yang berupa rapor.
Dalam kegiatan pembuatan laporan berupa rapor sekolah ini masih memiliki masalah yang dapat simpulkan antara lain : 1. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan data yang berkaitan dengan siswa. 2. Masih mengalami kesulitan dalam mengakses data yang berhubungan dengan data nilai siswa. 3. Sering adanya kesalahan dalam proses pembuatan laporan data siswa karena kurang teliti sehingga menimbulkan masalah di kemudian hari. Berawal dari uraian tersebut maka penulis berusaha untuk dapat mengubah pembukuan dari manual menjadi terkomputerisasi dengan cara membuatkan suatu program aplikasi yang akan membantu dalam pembukuan pada SMK Bhakti Anindya Klaten. Program aplikasi tersebut adalah Sistem Informasi yang menggunakan bahasa pemrograman Java dan database MySQL berdasarkan sampel data yang diperoleh sehingga dapat mempercepat dan mempermudah pembuatan laporan data siswa dan nilai rapor. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka dapat diambil beberapa point yang dapat dijadikan rumusan masalah di SMK Bhakti Anindya Klaten adalah: 1. Proses pengolahan nilai siswa menjadi rapor masih secara manual dan sederhana. 2. Laporan nilai belum terkomputerisasi, sehingga belum memudahkan karyawan dalam pembuatan laporan. Batasan Masalah Mengingat begitu luasnya cakupan masalah dalam sekolah, maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas sebagai berikut : 1. Sistem informasi pengolahan nilai rapor mengolah data berupa data siswa, data wali siswa, data mata pelajaran, data guru, data ekstrakurikuler, penilaian dan pembuatan rapor.
2. Nilai mata pelajaran yang diinputkan berupa nilai ulangan harian, nilai tugas, nilai ujian tengah semester dan nilai ujian akhir semester. 3. Output yang dihasilkan yaitu berupa buku rapor yang terdiri dari laporan data siswa,
laporan nilai mata pelajaran dan nilai
ekstrakurikuler. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari kegiatan penelitian skripsi ini adalah untuk menghasilkan suatu sistem informasi pengolahan nilai yang cepat yang membantu pihak sekolah yang meliputi : 1. Sistem informasi pengolahan nilai dan data siswa pada SMK Bhakti Anindya agar dapat meningkatkan kinerja pada SMK Bhakti Anindya Klaten. 2. Memudahkan karyawan dan guru dalam pembuatan rapor. Manfaat Penelitian Dalam melaksanakan penelitian ini, manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : 1. Membantu mempermudah kegiatan
sekolah khususnya pada
pembuatan rapor siswa. 2. Membantu pihak sekolah khususnya dalam pengolahan laporan nilai dengan adanya pengelolaan yang dalam database yang terpadu. Metode Penelitian 1. Metode Deskriptif Metode deskriptif dapat diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah
yang diselidiki dengan
menggambarkan subjek/objek
penelitian (personal, lembaga, masyarakat dan lain-lain) pada saat ini dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. 2. Metode Eksperimen Metode yang digunakan dengan cara melakukan pengujian atau percobaan terhadap data yang diolah pada sistem sehingga
menghasilkan suatu keluaran yang sesuai dengan kebutuhan atau permintaan.
Rancangan Basis Data 1. Bentuk Unnormal Bentuk tidak normal (unnormal) merupakan kumpulan field yang digunakan atau yang diperoleh dari beberapa pengumpulan data, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, bisa jadi tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan transaksi yang ada. Dari pengumpulan data di lapangan diperoleh field-field seperti dalam gambar 4.7 berikut :
Gambar 4.7 : Bentuk Tidak Normal Dalam bentuk tidak normal proses pencarian field-field yang diperlukan dalam pembuatan basis data secara langsung dimasukan dalam tabel proses tidak normal tanpa perlu diurutkan dan disusun, karena di dalam tabel proses tidak normal field akan bercampur sebelum memasuki tahap normalisasi. 2. Proses Normalisasi a. Bentuk Normal Pertama Dalam bentuk normal pertama sudah mulai diurutkan sesuai dengan tabel apa yang sesuai dengan field-field tersebut,
kemudian field tersebut diurutkan. Didalam setiap tabel jumlah field tidak harus sama, karena setiap tabel kadang memiliki jumlah field yang berbeda-beda. b. Bentuk Normal Kedua Pada bentuk normal kedua ini dilakukan pemisahan tabel menjadi tabel-tabel baru yang lebih spesifik dan dilakukan dengan pencarian kunci-kunci dalam setiap tabel tersebut.
3. Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Ref_sekolah
id_sekolah * NIS NPSN NSS nama_sekolah Alamat Kecamatan Kabupaten Provinsi no_telp tbl_siswa_wali
nis ** nama_ayah nama_ibu nama_wali Agama Penghasilan alamat_ortu no_telp_ortu alamat_wali no_telp_wali pekerjaan_ayah pekerjaan_ibu pekerjaan_wali status_ortu Nmr_sw *
tbl_kelas
id_kelas * NIP ** Jurusan nama_kelas
tbl_siswa
nis * NISN nama tempat_lahir tanggal_lahir Jk Agama penanggung_jawab Alamat no_telp Email id_kelas ** tgl_diterima Jurusan id_sekolah ** tahun_ijazah no_ijazah status_alumni
admin
username * password
tbl_guru
NIP * nip_pns Nama tempat_lahir tanggal_lahir Jk Agama Alamat no_telp Email Jabatan status_pegawai tgl_masuk
tbl_mapel
id_mapel * nama_mapel Kkm Jurusan keterangan
Ref_tahun_ajar
id_thn_ajar * tahun_ajaran status_tutup_thn tbl_ampu
id_ampu * NIP ** id_mapel **
tbl_ekskul
id_ekskul * nama_ekskul NIP **
tbl_ekskul_siswa Ref_semester
id_ekskul ** nis ** Id_semester ** Id_tahun_ajar ** Nilai_ekskul Nmr_es *
Ref_nilai_huruf
nilai * nilai_huruf
id_semester * Nama_semester keterangan
Gambar 4.11 : Relasi Antar Tabel
tbl_nilai_mapel
no_urut * Id_semester ** nis ** id_ampu ** id_thn_ajar ** nilai_uh nilai_uh1 nilai_tg nilai_tg1 nilai_uts nilai_uas nilai **
Diagram Konteks Model diagram konteks menjabarkan tentang aktor-aktor yang terlibat dalam suatu konteks informasi, serta dinamika informasi yang terjadi antar aktor-aktor tersebut. Pada model ini tergambar organisasi yang bersangkutan, dan dengan siapa saja organisasi ini berhubungan secara informasi. Kemudian hubungan itu dirinci dalam soal apa saja informasi dan sifat informasinya. Model ini kemudian menjadi peta tentang alur informasi di seputar organisasi tersebut. Karena pihakpihak yang digambarkan adalah pihak luar organisasi maka pada tahap pertama yang dihasilkan adalah analisis eksternal. Namun demikian kemudian dari yang eksternal dapat dibangun model yang sama untuk versi internal.
Gambar 4.13 : Diagram Konteks Keterangan : Pada diagram konteks terdapat 3 entitas eksternal yaitu siswa, guru dan admin. Siswa memberikan data yang berkaitan dengan data siswa. Siswa akan menerima laporan yang berupa rapor dalam bentuk cetak dari sistem informasi. Admin ditugaskan untuk memberikan data mapel, data kelas, data tahun ajaran, data pengampu, data ekstrakurikuler dan data sekolah. Guru akan memberikan data guru dan data nilai dari mata pelajaran yang diampu. Guru akan menerima laporan berupa: nilai rapor, laporan siswa, laporan ampu atau guru dari sistem informasi.
Diagram Berjenjang
Gambar 4.14 : Diagram Berjenjang Keterangan : Pada diagram berjenjang terdapat tiga proses yaitu input data, transaksi dan laporan. Pada input data terdapat sebelas input data yaitu input data siswa, data guru, data mapel, data kelas, data sekolah, data ampu, data ekstrakurikuler, data admin,data semester, data tahun ajaran dan data nilai dalam huruf. Pada proses transaksi terdapat satu proses yaitu proses penilaian. Proses laporan terdapat dua proses yaitu pencetakan nilai rapor dan pencetakan laporan siswa.
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisis, perancangan dan pembuatan program aplikasi Sistem Informasi Pengolahan Nilai pada SMK Bhakti Anindya Klaten. 1. Diharapkan dengan sistem yang terkomputerisasi dapat memberikan kemudahan dalam mendapatkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kepala SMK Bhakti Anindya Klaten, dan juga dapat memperkecil kemungkinan manipulasi data. 2. Sistem Informasi yang dibuat ini mampu melakukan pengolahan data siswa, guru, mata pelajaran, kelas, pengajar, dan penilaian. 3. Sistem Informasi ini akan menghasilkan laporan siswa, guru, pengajar, kelas siswa, dan rapor. Saran Setelah sistem ini selesai dibuat, masih terdapat beberapa kekurangan yang dapat menjadi pertimbangan bagi penulis maupun pembaca yang ingin mengembangkan atau menyempurnakan sistem informasi penilaian ini agar dapat meningkatkan kehandalan sistem dengan menambahkan fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan kemudahan- kemudahan bagi yang ingin memanfaatkan dan sistem ini : 1.
Sistem informasi ini belum bisa digunakan untuk koneksi jaringan, sehingga untuk kedepannya di harapkan sistem ini dapat terhubung ke jaringan
2.
Sistem ini belum bisa mengirimkan informasi peringkat siswa di sekolah. Sehingga di harapkan informasi peringkat siswa dapat di dapat langsung diketahui.
3.
Sistem ini belum bisa mencetak leger. Sehingga di harapkan leger yang tercetak dapat digunakan sebagai arsip yang disimpan sebagai back up data.
4.
Sistem ini belum menyertakan hasil rata-rata nilai tiap kelas, sebagai pembanding untuk menentukan berhasil tidaknya siswa dalam mengikuti pelajaran.
5.
Untuk perkembangan berikutnya di harapkan sistem ini tidak hanya di gunakan untuk SMK Bhakti Anindya Klaten saja.
