Algemene Vergadering Cultuurraad 28 juni 2014
AGENDA 1. Verslag vorige vergadering van 18/03/2014 2. Nieuwe leden 3. Nieuwe samenstelling Raad van Bestuur 4. Adviezen 2014 5. Kennismakingsronde en uitwisseling van interessante tips 6. Cultureel intermezzo door Toneelkring ‘De Paradijsvogels’ uit Moerbeke 7. Terugkoppeling van de verschillende groepen 8. Cultuurprijs Geraardsbergen Drink
VERSLAG AANWEZIG 1. Sociaal-culturele verenigingen Broederschap van de Geraardsbergse Mattentaart – Flamant Roger BXS Entertainment on stage vzw – Juwijn Ann (plv.) Concertband Cecilia Geraardsbergen vzw – Van Laere Marc Curieus-Rondom Geraardsbergen – Droesbeke Julien (plv.) Curieus-Vormingswerk Geraardsbergen – Lampens Jonny Dansgroep ‘Dizzy Dance’ – Wijnant Gina (plv.) Davidsfonds Geraardsbergen-Centrum – Leurs Rudi Davidsfonds Idegem – Saelens Jacques (plv.) Davidsfonds Zandbergen-Grimminge – Capiau Herman De Blauwe Reiger – De Reyst Martine ELIM Geraardsbergen vzw – Richards Thomas Evangelisch Centrum ‘De Levensbron’ vzw – Grobler Christo Femma Overboelare – Van de Pontseele Monique Femma Zandbergen – Scheerlinck Evi Fotokring ‘FOCUS’ Geraardsbergen – Van Keymeulen Eddy (plv.) Garamondi Teater – Ketsman Ronald (plv.) Gemengd Zangkoor ‘de Fall’ – Legrand Willy (plv.) Geraardsbergse Hooghuys Draaiorgel Kring – Bal Luc Gerardimontium – De Chou Freddy Gezinsbond Viane vzw – Darquennes Denise Glen Tanera Whisky Society vzw – Herregods Paul (plv.)
1
Het Ideeënhuis Geraardsbergen – Van Den Dooren Guido (plv.) Kino-Video-Multimedia ‘Geeraard’ – Hylebos Pascal Kon. Filatelieclub Geraardsbergen – Van Snick Roger (plv.) Kon. Kath. Vl. Gilde ‘De Breydelszonen’ – Bockstal Eddy Kon. Ver. ‘Kunstliefde’ Idegem – De Vuyst Marc (plv.) Kulturele Postzegelkring Schendelbeke – De Roeck Luc Kunstkring Jan De Cooman vzw – De Cooman Hugo KVLV Grimminge – Duville Godelieve KVLV Nieuwenhove – Hauters Karine (plv.) KVLV Ophasselt – Vincke Geertrui KVLV Smeerebbe-Vloerzegem – Stradiot Marie-Louise (plv.) KVLV Zarlardinge – Van Der Mijnsbrugge Godelieve MARKANT Geraardsbergen – Buysschaert Anny Missieanimatie Zandbergen – Turtelboom Clement OKRA-Academie Gewest Geraardsbergen – D’hooge Firmin OKRA Trefpunt 55+ Geraardsbergen-Centrum – Schrever Christiane OKRA Trefpunt 55+ Onkerzele – Vandermynsbrugge Luc (plv.) OKRA Trefpunt 55+ Ophasselt-Sm.-Vloerzegem – Van Der Maelen Roger (plv.) OKRA Trefpunt 55+ Overboelare – Cauchie Georges (plv.) OKRA Trefpunt 55+ Schendelbeke-Idegem – Van Oudenhove Christiane Parochiale Werken Viane vzw – Vanden Broecke Roger Parochiale Werken Zandbergen vzw – Van Der Bracht Roland PASAR Geraardsbergen – Zoller Michel Radio MIG vzw – Vierendeels Jonas Showproject vzw – Codde Silvy S-Plus Geraardsbergen-Centrum – Janssens Odette S-Plus Schendelbeke – De Smet Willy Theater ‘Nut en Vermaak’ Overboelare – Van Holder Mario Toneelkring ‘De Eendracht’ Overboelare – Wildemeersch Karel (plv.) Toneelkring ‘De Paradijsvogels’ Moerbeke – Haulet Nathalie VELT Geraardsbergen – De Waele Herman Videoclub ‘Interactief’ – Wybo Michel Vogelvereniging ‘De Pestvogel’ Geraardsbergen – Droesbeke Gaby Vrienden van Freinet vzw – Van Breusegem An Ziekenzorg Geraardsbergen-Oost – Jonckheer Lieve Ziekenzorg Nederboelare – De Smet Norbert (plv.) Ziekenzorg ZarGoef – Pevenage Britta Totaal: 58 2. Deskundigen/Professionelen Bruylandt André Dubois Patrick
2
Heylebosch Corina Libert Ines Pools Freddy Vanbellinghen Andy Totaal: 6 3. Waarnemers Gerain Lucrèce (administratief medewerker Cultuurdienst – verslaggeefster) Vangeyte Kristin (schepen van Cultuur) Totaal: 2 Totaal aantal aanwezigen: 66 VERONTSCHULDIGD 1. Sociaal-culturele verenigingen Dender en Dorst vzw – Van Cauwenberge Ives Femma Goeferdinge – Geevaert Christiane Geraardsbergse Musea vzw – Vanden Hole Edmond Gezinsbond Onkerzele vzw – Gies Sibilla Giesbaergse Koleuren Gazette – Schrever Wim Koor ‘Gaudicanto’ – Gerain Marc KVLV Moerbeke-Atembeke – Depreter Christine OKRA Trefpunt 55+ Zandb.-Grimminge-Nieuwenh.-Waarbeke – Gommers Betty Oxfam Wereldwinkel Geraardsbergen – Postelmans Judith Soetekoor – Van der Haegen Luc Zangkoor ‘KAKTUS’ Schendelbeke – Van der Schueren Kirsten Ziekenzorg Overboelare – Devos Gisèle Ziekenzorg Ophasselt – Delcour Veronique Totaal: 13 2. Deskundigen/Professionelen Aps Martine De Cock Louis De Groote Sigrid Vanden Herrewegen Anne-Marie Vander Stricht Micheline (prof.) Totaal: 5 3. Waarnemers
3
De Galan Brenda (cultuurfunctionaris C.C. ‘De Abdij’) De Taeye Paul (bibliothecaris Stedelijke Openbare Bibliotheek) Huwé Veerle (integratieambtenaar Dienst Samenleving) Vanden Herrewegen Sarah (vertegenwoordiger Stedelijke Jeugdraad) Totaal: 4 Totaal aantal verontschuldigden: 22 AFWEZIG 1. Sociaal-culturele verenigingen ’t Aloam – Merckaert Herman ATB ‘De Natuurvrienden’ – Hellinckx Johan Beukefeesten vzw – Cuypers Guido Broederschap van het Geraardsbergs Manneken-Pis – De Nooze Chris Culturele Kring ‘Het Bruggenhuis’ – Meijer van Putten Robbert Curieus-Studiekring Geraardsbergen – ? Dansgroep ‘Divine’ – Batselier Virginie De Geraardsbergse Stripvrienden – Sunaert Staf Femma Schendelbeke – Delahayé Hilde FOS Geraardsbergen – Huygh Martine Fotokring ‘De Krakeling’ – Stevens Bernadette (plv.) Gemengd Zangkoor ‘Pro Musica’ Geraardsbergen vzw – De Ceuleneer Philip Gezinsbond Moerbeke vzw – De Bruyne Erika Jeugd en Muziek Geraardsbergen – Hooghuys Françoise Kon. Harmonie ‘Trouw aan Kunst’ Moerbeke – Vanden Herrewegen Jacques Kon. Red. ‘St.-Pieter Vreugd en Deugd’ – ? Kon. ‘Werk der Volkstuinen’ Geraardsbergen vzw – Hernou Etienne Kunst- en Cultuurkring Geraardsbergen vzw – Messens Albijn Linx + Geraardsbergen – ? Marnixring Internationale Serviceclub vzw – Vander Heyden Henri M & V Production vzw – Collyns Michaël MIDIPAS – Buekens Peter Muurrock vzw – Heyvaert Johan Nieuw Ophasselts Toneel – Blaton Lieven OKRA Trefpunt 55+ Moerbeke-Atembeke – Poelaert Freddy Oost-Vlaamse Zeewateraquariumclub ‘Ocellaris’ – De Blander Erwin Op Tournee vof – Merckaert Pieter Pelicurieus Geraardsbergen – De Koninck Karin Radio Delta vzw – Mangelincks Lieselot S-Plus ‘De Orchidee’ Overboelare-Goeferdinge – Roels Mariëlla VIVA – SVV Geraardsbergen – De Laeter Yvette
4
VLD-Dames Overboelare vzw – Lammens Ann Wings of Memory – ? Ziekenzorg Geraardsbergen-Centrum – Brocorens Benedicte Totaal: 34 2. Deskundigen/Professionelen Broeckaert Margareta Cambier Arthur De Clercq Frank Focketyn Sonja (prof.) Godaert Jimmy Herssens Tiney Rollier Dariëlle Vander Putten Wim Vermeir Luc Totaal: 9 3. Waarnemers Cosyns Rina (cultuurbeleidscoördinator – verlof zonder wedde) Totaal: 1 Totaal aantal afwezigen: 44
Voorzitter Marc Van Laere verwelkomt alle aanwezigen en geeft achtereenvolgens toelichting over: -
het verloop en de inhoud van deze vergadering aan de hand van een pps
-
de thema’s voor de volgende AV o.a. een nieuw subsidiereglement (vanaf 2015), de stadsfinanciën (door stadsontvanger Paul Waegemans), …
-
de uitgetekende strategie op de strategische dag vorig jaar, waarbij het aspect ‘communicatie’
als
een
belangrijk
onderwerp
naar
voor
is
gekomen:
communicatie van adviezen, maar ook van de werking. Dit uit overtuiging dat een grotere zichtbaarheid van de (werking) Cultuurraad ervoor zorgt dat meer verenigingen aansluiting zullen zoeken en hierdoor meer verenigingen ondersteund zullen kunnen worden. Het logische gevolg van deze strategische keuze was onder meer de zoektocht naar een logo voor de Cultuurraad. Bestuurslid Chris De Nooze aanvaardde de moeilijke opdracht, zodat vandaag het bestuur u trots het hiernavolgende logo kan voorstellen. De verschillende elementen die onze stad rijk zijn, komen aan bod: het groene landschap, het blauw van het
5
water als belangrijk element, het heuvelachtig landschap en tenslotte de cirkels die de verschillende verenigingen symboliseren.
Voortaan zal dit logo gebruikt worden in alle communicatie van de Cultuurraad. -
de bedoeling van de ontvangen speelkaart bij het binnenkomen van de zaal ðtips en tricks.
1. Verslag vorige vergadering van 18/03/2014 Er zijn geen opmerkingen. Besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.
2. Nieuwe leden Afgevaardigde Thomas Richards stelt zijn vereniging ELIM Geraardsbergen vzw voor. Dit is een vzw die de internationale ELIM-kerk, een evangelische gemeenschap, vertegenwoordigt. Zij organiseert activiteiten die aanzetten tot het ontdekken en het naleven van de christelijke waarden (familiale activiteiten, pedagogische programma’s, steunen en begeleiden van leerlingen en studenten, culturele activiteiten, …). Het koor heeft al enkele keren opgetreden tijdens (stads)evenementen zoals bvb. de Kaaifeesten, het Koleurenfestival, … Besluit De vereniging ELIM Geraardsbergen wordt officieel opgenomen binnen de Cultuurraad.
3. Nieuwe samenstelling Raad van Bestuur Zie bijlagen
4. Adviezen 2014 Voorzitter Marc Van Laere licht toe dat de brainstorm in juni 2013 geleid heeft tot een soort SWOT-analyse, waarbij volgende doelstellingen van de Cultuurraad in de toekomst meer aandacht zouden krijgen: adviezen verstrekken en verenigingen ondersteunen. Verstrekte adviezen sedert het begin van deze legislatuur (2013 – 2014): ° straatnaamborden
6
° meer activiteiten van de verenigingen op de elektronische infoborden ° meerjarenplan 2014-2019 ° retributiereglement ° cultuurprijs ° overdracht Huis Manneken-Pis ° herziening subsidiereglement Ondersteunen van verenigingen door het aanbieden van vorming: ° het gebruik van de UiT-databank en de sociale media ° verzekering van verenigingen (feitelijke vereniging/vzw) ° ledenwerving ° publiciteit
5. Kennismakingsronde en uitwisseling van interessante tips Aan alle aanwezigen wordt gevraagd zich, volgens het symbool van hun speelkaart, in groepen te verdelen. Het is de bedoeling dat men kennismaakt met elkaar en elkaars vereniging, alsook dat men tips en tricks aanreikt om problemen op te lossen, om te streven naar een meer efficiënte werking binnen de verenigingen, enz.. De coaches zijn Corina Heylebosch, Jonny Lampens, Herman Capiau, Jonas Vierendeels, Michel Zoller en Andy Van Bellinghen.
6. Cultureel intermezzo door Toneelkring ‘De Paradijsvogels’ uit Moerbeke Met dank aan Nathalie Haulet en Sven De Rom!
7. Terugkoppeling van de verschillende groepen De verschillende coaches geven achtereenvolgens een terugkoppeling van wat besproken werd binnen hun groep.
Groep Corina Ledenwerving - Moeilijk door grote diversiteit - Fusies met andere afdelingen - Mond-tot-mondreclame en uitnodigen van mensen blijkt af en toe een nieuw lid op te brengen. Boekhouding - Een aangepast, gebruiksvriendelijk computerprogramma is aangewezen. - DE BOEKHOUDING VAN DE VZW zou een thema op een volgende AV kunnen zijn. Affiches
7
- Blanco-affiches, A3-formaat, met logo van sponsor, waarop met een stift geschreven kan worden, zorgen voor een minimumkost. - Gratis onderleggers via sponsoring VZW versus FV - Voor verenigingen die nationaal overkoepeld worden (Ziekenzorg, OKRA, enz.) is dit niet aan de orde. Noch verzekering, noch aansprakelijkheid vormen een probleem. Subsidies Te weinig waardoor weinig ontplooiingsmogelijkheden. Inkomsten Aanvulling van subsidies via eetfestijn, rommelmarkt, wafelbak, entreegelden, tombola, drankenverkoop Vergaderruimte De Parochiale Werken Viane en de Parochiale Werken Zandbergen bieden zalen aan, niettemin is de huur van een parochiezaal en/of buurthuis op jaarbasis nog een te groot bedrag. Een beurtsysteem voor ‘thuisvergaderen’ blijkt een oplossing te bieden. DUIDELIJKERE INFO I.V.M. STAND VAN ZAKEN ZOALS BIJV. DE BIB ZOU WELKOM ZIJN.
Groep Jonny De leden van de groep krijgen ruimschoots de tijd om zichzelf, hun vereniging die ze vertegenwoordigden en de werking ervan voor te stellen. Vervolgens wordt overgegaan tot de eigenlijke bespreking: -
Boekhouding:
bij
het
merendeel
is
daarvoor
iemand
aangesteld,
meestal de
penningmeester die de financiën onder controle houdt en bij elke bestuursvergadering verslag uitbrengt. - Publiciteit: meestal via een drukker of in eigen beheer, de laatste tijd wordt ook veel gebruikgemaakt van de sociale media die ter beschikking is. - Ledenwerving: is voor de meesten een groot probleem, de ouderen haken af en jongeren dienen zich niet aan. - Subsidie: is voor de meeste van de verenigingen een welgekomen financiële ondersteuning en dit zou best nog wat mogen verhogen. - Vzw-feitelijke vereniging: de meesten zijn overtuigd dat dit een must is, vooral voor die verenigingen die niet afhankelijk zijn van een nationale koepel. - Vergaderruimte: meestal geen probleem om een lokaal te vinden, maar de huurprijs weegt wel op het budget. Tips Aansluiting Cultuurraad De voorwaarden om aan te sluiten bij de Cultuurraad: -
de vereniging is een vzw
-
er dient minstens een bewijs van verzekering tegen B.A voorgelegd te worden.
8
Voor verengingen die aangesloten zijn bij een koepelorganisatie is een attest van de koepel noodzakelijk. Subsidie De mogelijkheid onderzoeken of de huurprijs van de lokalen, die een gans jaar worden afgehuurd voor de werking van de vereniging, niet in aanmerking kunnen worden genomen bij het toekennen van subsidies.
Groep Herman Ledenwinst - Is mogelijk door het organiseren van activiteiten die als vernieuwend bestempeld kunnen worden (interessante wandeling of boeiende spreker) of die aangepast zijn aan een te bereiken doelgroep; een eventueel financieel risico moet daarbij afgewogen worden. - Is ook mogelijk door een gerichte activiteit (bv. een zangkoor treedt op voor OKRA en probeert op die wijze leden te werven). - Jonge (bestuurs)leden aantrekken wordt als problematisch ervaren. Publiciteit - Mond-tot-mondreclame - Het bussen van folders blijkt niet zo efficiënt. - Mailings, nieuwsbrieven, een enkele keer ook Facebook, UiT-Agenda, Deze Week, webstek Radio MIG - Webstek: voor verenigingen die onder een overkoepelende organisatie werken, is er de mogelijkheid webruimte te gebruiken, echter de ervaring leert dat een eigen webstek meer mogelijkheden biedt.
Groep Jonas - Online drukken is goedkoper, durf vergelijken. - VSSG is een vereniging die (mits te betalen lidgeld) een vzw ondersteunt bij het schrijven van statuten, vragen over boekhouding, werking, enz. - Een goedkoop en handig boekhoudprogramma is IMSEuro (van Paul Waegemans). Zie http://www.imseuro.be
Groep Michel - Het ontwerpen en het drukken van affiches, flyers, briefhoofden in eigen beheer op de PC (goedkoper dan Leroux). - Alle drukwerk laten uitvoeren door sponsors. - Aan ledenwerving doen door persoonlijk contact, vrienden en kennissen aanspreken en vrijblijvend uitnodigen voor een kennismaking. - Van deur tot deur gaan en de mensen laten kennismaken met wat de verenging te bieden heeft.
9
- De lokalen van de Stad en ook van het OCMW ter beschikking stellen van de verenigingen aangesloten bij de Cultuurraad (vb. lokalen van Woonzorgcentrum ‘De Populier’). - Graag een cursus voor de leden van de Cultuurraad met de voordelen van een vzw ten opzichte van een feitelijke vereniging.
Groep Andy - Vzw juridisch veel interessanter dan een feitelijke vereniging. - De verantwoordelijkheden/taken verdelen onder de werkende leden, dus niet alles bij een bepaalde groep zetten. - Ledenwerving => beginnen met een goede jeugdwerking. - De Cultuurraad kan best ook de activiteiten van een vereniging naar de andere verenigingen doorsturen.
8. Cultuurprijs Geraardsbergen Toelichting door Jonny Lampens aan de hand van een powerpointpresentatie (zie bijlagen)
Slotwoord door de voorzitter en de schepen van Cultuur Voorzitter Marc Van Laere bedankt iedereen voor deelname aan deze vergadering. Tevens zegt hij een fiere voorzitter te zijn als men kijkt naar de zaken die reeds werden. Hij belooft de vinger aan de pols te houden en de verenigingen te betrekken bij de werking en het beleid van de Cultuurraad. Ook schepen Vangeyte zegt fier te zijn en voegt graag nog een toemaatje aan de agenda. Recent besliste het College van Burgemeester en Schepenen in overleg met de firma om op de elektronische infoborden 6 extra pagina’s toe te voegen voor de verenigingen. Een reglement zal hiervoor worden uitgewerkt.
Volgende Algemene Vergadering van de Cultuurraad: nog niet bepaald.
Gelezen en goedgekeurd
Marc Van Laere voorzitter
10
