Agentschap Inspectie RWO - Toezicht Afdeling Toezicht – team Administratief Beheer Koning Albert II-laan 19 bus 22, 1210 Brussel
Toezichtsproject “Presentiegelden en kostenvergoedingen toegekend in 2011 en 2012 aan de leden van de beraadslagende vergaderingen van sociale huisvestingsmaatschappijen”
1. Inleiding Het agentschap Inspectie RWO gaat op het vlak van administratieve werking en beheer na of de actoren de regelgeving volgen en of de beslissingen ter zake kaderen binnen de principes van behoorlijk bestuur. Voor de toekenning van presentiegelden en onkostenvergoedingen aan de leden van de beraadslagende vergaderingen van een sociale huisvestingsmaatschappij (SHM) werd in een MB van 22 oktober 2008 een kader uitgewerkt (MB beheer). Bij rondzendbrief van 22 december 2010 deelde het Agentschap aan de SHM’s mee dat vanaf januari 2011 die reglementering steekproefsgewijs gecontroleerd zou worden aan de hand van een aangepaste en uniforme controlemethodiek. In 2012 vond bij 8 SHM’s een dergelijke controle met betrekking tot het boekjaar 2010 plaats. In 2013 voerde het agentschap een steekproef uit bij 19 SHM’s. 2. Methodologie 2.1 Reglementair kader Artikels 14, 15 en 16 van het MB Beheer bepalen dat de leden van de beheersorganen van een SHM ten laste van die SHM een presentiegeld ontvangen voor hun aanwezigheid op de beraadslagende vergaderingen van de beheersorganen waarvan ze deel uitmaken. De algemene vergadering bepaalt het bedrag van het presentiegeld per zitting. Dat bedrag mag niet hoger zijn dan het hoogste bedrag aan presentiegeld dat aan gemeenteraadsleden van de gemeenten gelegen binnen het werkgebied van de SHM wordt toegekend volgens artikel 16 van het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris. In afwijking hiervan kan aan de voorzitter van de beheersorganen maximaal een dubbel presentiegeld worden toegekend voor het bijwonen van de beraadslagende vergaderingen. Maximaal veertig zittingen worden per jaar vergoed met een presentiegeld. De leden die deelnemen aan beraadslagende vergaderingen kunnen
alle kosten die verband houden met de uitoefening van hun mandaat en noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat, terugbetaald krijgen. De kosten dienen steeds te worden verantwoord met bewijsstukken. Hoewel de Raad van State op 18 november 2013 bij arrest het MB Beheer onwettig heeft verklaard wegens schending van een substantiële vormvereiste, kunnen de inhoudelijke basisprincipes van dat MB Beheer worden aangehouden. Ze konden bijgevolg beschouwd worden als toetsingskader voor het behoorlijk bestuur in afwachting van aangepaste, nieuwe reglementering inzake het beheer van sociale huisvestingsmaatschappijen. De Vlaamse Regering heeft op 16 mei 2014 een nieuw besluit met betrekking tot de beheersaspecten van de SHM’s goedgekeurd dat in werking zal treden op 1 augustus 2014.
2.2 Criteria en werkwijze Op basis van vier criteria, zowel financiële als niet financiële, werden 19 van de 100 erkende SHM’s geselecteerd. In de loop van de maand september 2013 werden ze aangeschreven met de vraag om de gegevens voor de boekjaren 2011 en 2012 te bezorgen aan de afdeling Toezicht. In eerste instantie werd gecontroleerd of het uitbetaalde bedrag van de presentiegelden overeenstemt met het bedrag dat door de algemene vergadering expliciet werd goedgekeurd. Daarbij werd geverifieerd of het door de SHM’s opgegeven aantal vergaderingen voor de beide boekjaren overeenstemt met het aantal vergaderingen waarvan de notulen werden bezorgd aan de afdeling Toezicht. Tevens werd nagegaan of er geen presentiegelden onterecht werden uitbetaald, bijvoorbeeld voor het bijwonen van een algemene vergadering. De opgegeven verplaatsingskosten werden onderzocht en er werd nagegaan of er andere voordelen werden toegekend aan de bestuurders. De bijhorende stavingstukken werden opgevraagd om na te gaan of deze kosten verband hielden met de uitoefening van het mandaat van bestuurder en noodzakelijk waren voor de uitoefening ervan. Tot slot werden alle vermelde bedragen op de ingevulde fiches geverifieerd met de overeenstemmende rekeningen van de bijlage 1 tot de balans van het betrokken boekjaar.
3. Vaststellingen en acties 3.1. Vaststellingen Presentiegelden Bij alle 19 bevraagde SHM’s nam de algemene vergadering een beslissing omtrent het toekennen van een presentiegeld aan de bestuurders. Bij 3 vennootschappen werd vastgesteld dat ofwel de wijze van indexering van de zitpenningen niet helemaal in overeenstemming was met de desbetreffende beslissing van de algemene vergadering of niet correct werd uitgevoerd. Drie vennootschappen kenden onterecht een zitpenning toe. Twee SHM’s betaalden aan een aantal van hun bestuurders een zitpenning uit voor het bijwonen van de (buitengewone) algemene vergadering. Eén van deze vennootschappen kende bovendien een zitpenning toe voor het bijwonen van vergaderingen van het lokaal woonoverleg en de vergaderingen van de financiële commissie. Een derde SHM kende een presentiegeld toe voor het ondertekenen van notariële akten. Het aantal vergaderingen waarvoor een presentiegeld werd uitbetaald, bedroeg bij geen enkele SHM meer dan 40 per jaar. 16 van de 19 maatschappijen beslisten aan de voorzitter een dubbel presentiegeld toe te kennen. Twee voorzitters deden afstand van dat dubbel presentiegeld. Verplaatsingskosten en andere kosten eigen aan het mandaat van bestuurder De SHM’s zijn vrij om al dan niet verplaatsingskosten terug te betalen aan hun bestuurders. Er zijn er die: - niet tussenkomen in de verplaatsingskosten van de bestuurders; - enkel dergelijke kosten vergoeden van hun voorzitter en/of ondervoorzitter(s); - van een beperkt aantal bestuurders de gemaakte kosten vergoeden; - de verplaatsingskosten terugbetalen van al hun bestuurders. Zoals eerder reeds werd aangehaald kunnen de leden die deelnemen aan beraadslagende vergaderingen ook alle kosten die verband houden met de uitoefening van hun mandaat en noodzakelijk zijn voor de uitoefening ervan, terugbetaald krijgen. De kosten dienen steeds te worden verantwoord met bewijsstukken. Zestien actoren betaalden verplaatsingskosten terug. Drie SHM’s vroegen geen stavingstukken op. Eén SHM maakte omtrent de terugbetaling van die kosten vooraf duidelijke afspraken, de andere 2 SHM’s vonden het uitbetaalde bedrag te miniem om bewijsstukken op te vragen. Bij 2 vennootschappen gebeurde de terugbetaling op forfaitaire basis. 9 van de 19 onderzocht actoren kwamen tussen in andere kosten zoals de telefoonkosten van de voorzitter, het gsm-abonnement en de kosten verbonden aan de vaste telefonie, de internetverbinding, klein bureelmateriaal zoals inktpatronen, energiekosten, verzekering auto en verkeersbelasting, parkeertickets, restaurantbezoeken en hospitalisatieverzekering.
Boekhoudkundige verwerking Alle bedragen op de ingevulde fiche werden geverifieerd met de overeenstemmende kostenrekeningen die betrekking hebben op de voorzitter en/of de bestuurders zoals vermeld op de bijlage 1 tot de balans. Bij 11 SHM’s stemden die bedragen niet overeen. Die SHM’s boekten de bedragen namelijk niet in de daartoe voorbehouden rubrieken van de bijlage 1 tot de balans, maar onder een andere rubriek zoals bijvoorbeeld diverse administratiekosten of boekten de verplaatsingskosten van de voorzitter onder de rubriek verplaatsingskosten bestuurders. Met het oog op het voeren van een transparante boekhouding moeten alle kosten die verband houden met de bestuursmandaten op de daartoe bestemde kostenrekening worden geboekt (zie het Ministerieel besluit tot nadere invulling van de regels inzake de indeling van de verrichtingen in de financiële administratie, de boekhoudkundige waarderings- en rubriceringsregels, de financiële rapportering aan de Vlaamse overheid en de boekhoudkundige organisatie van de sociale huisvestingsmaatschappijen d.d. 29 oktober 2010)
3.2. Ondernomen acties Alle 19 SHM’s werden aangeschreven en de specifieke vaststellingen werden per actor meegedeeld. Twee actoren hebben naar aanleiding van de vaststellingen m.b.t. de presentiegelden de wijze waarop de zitpenningen geïndexeerd worden ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. Eén SHM heeft inmiddels voor de bestuurders een kostenpolicy opgesteld en dit om duidelijkheid te scheppen omtrent wat mag worden ingebracht als kost in de uitoefening van de functie als voorzitter of bestuurder. De actor die tussenkwam in de premie van de hospitalisatieverzekering (weliswaar met uitdovend karakter) besliste tot onmiddellijke stopzetting ervan en vorderde de terugbetaling van de ten laste genomen premie voor 2013. Een andere SHM besliste een vergoeding van bewezen onkosten toe te kennen aan de bestuurders die deelnemen aan overlegmomenten. In één lopend dossier wordt nog gewacht op een reactie van de raad van bestuur van de betrokken actor.
3.3 Verdere aanpak Ook de volgende jaren zullen de vergoedingen uitbetaald aan de bestuurders van de sociale huisvestingsmaatschappijen steekproefsgewijs gecontroleerd worden, conform de bepalingen in het nieuwe besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 tot bepaling van de nadere regels met betrekking tot de beheeraspecten van sociale huisvestingsmaatschappijen en tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de
erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen.
4 Besluit Het toezichtproject “presentiegelden en kostenvergoedingen toegekend in 2011 en 2012 aan de leden van de beraadslagende vergaderingen van sociale huisvestingsmaatschappijen” legde enkele pijnpunten bloot op het vlak van administratieve werking en beheer. Het is de SHM’s niet steeds duidelijk aan de hand van welk indexcijfer de presentiegelden moeten geïndexeerd worden. In een beperkt aantal gevallen werd er vastgesteld dat de wijze van indexering van de zitpenningen niet helemaal overeenstemde met de desbetreffende beslissing van de algemene vergadering of niet correct werd uitgevoerd. Niettegenstaande het MB beheer dat niet voorzag, kenden een aantal SHM’s voor het bijwonen van een algemene vergadering, vergaderingen van het lokaal Woonoverleg en vergaderingen van het auditcomité een zitpenning toe. De opgegeven verplaatsingskosten zijn in het merendeel verantwoord d.m.v. de bijhorende stavingstukken. Hetzelfde geldt voor andere kostenvergoedingen die worden toegekend aan de bestuurders. Bij een aantal SHM’s werd een discrepantie vastgesteld tussen de vermelde bedragen op de ingevulde fiche en de geboekte bedragen op de bijlage 1 tot de jaarrekening.
