Administratief toezicht grondstromen
Arno Don, VROM-IOD
Waarom administratief toezicht? • Administratie- en registratieverplichting in wet & regelgeving • Bedrijfsactiviteiten laten sporen na in de administratie => kan indicatie zijn voor het naleefgedrag van de organisatie • Meer inzicht worden verkregen in feitelijke bedrijfsactiviteiten • Adequate handhaving: mix fysieke en administratief
Administratief toezicht ZAND
GROND
Normenkader Voorbereidend onderzoek
Inventarisatie potentiële risico’s
Basiskennis administratie boekhouden automatisering toetsingstechnieken
Beoordelen interne beheersing
Aandachtspunten
Opstellen toezichtsplan
Uitvoeren toezicht en evaluatie
Omgeving, processen, structuur, typologie
Naleving wet- en regelgeving, Evoa-besluit
Administratieve organisatie, (functiescheiding, procedures), Interne controle Controle objecten Controle doelstellingen
Toetsingsinstrumentarium (mix van administratief / fysiek)
Toezicht in de praktijk bij een organisatie
Voorbeeld: Eco grond BV (1) • Handelsbedrijf in grond
• Administratief onderzoek (mrt 07)
• Norm: maximale opslag 1.000 m3
• Voorraad 28 feb 07: 450
• Toezichtsacties :
• Inkopen
• 28 februari 2007: 450 m3
• 9 maart 2007: 900 m3
• 31 maart 2007 : 400 m3
• 17 maart 2007: 750 m3 • Verkopen
• Conclusie : Er is voldaan aan de norm !
• 13 maart 2007: 950 m3 • 28 maart 2007: 750 m3
Voorbeeld Eco Grond BV (2) Voorraad 1 maart ‘07
450
Bij: Inkoop 9 maart ‘07
900
Saldo
1.350
Af: verkoop 13 maart ’07
(950)
Saldo
400
Bij: inkoop 17 maart ’07
750
Saldo
1.150
Af: Verkoop 28 maart ’07
(750)
Saldo 31 mrt ’07
400
In maart 2007 dus 2 keer norm overschreden !
Actoren in de saneringsketen
BG Eigenaar
Aannemer
Adviesbureau
Grondreiniger Loonwerker Gemeente
Transport Transport Grondbank
Adviesbureau (1) Typologie: Dienstverlening Activiteiten: Verstrekken van adviezen aan klanten (uren verkopen) Administratie: • Tijdregistratie • Projectadministratie • Reguliere financiële administratie • Klantenadministratie
Adviesbureau (2) Object van onderzoek: Betrokken bij sanering in Zuid-Holland? Aanpak: • Beeld vormen over administratie (opzet, software, projecten, klanten, archivering) • Klantenadministratie • Financiële administratie: • Saldibalans (omzetcategorieën, relevante grootboekrekeningen) • Grootboekrekening(en) • Verkoopfacturen • Debiteurenadministratie
• Projectadministratie
Boekhoudkundig proces (1) Gebeurtenissen Intern Extern
Weegbon
Indeling naar soort transacties
Financiële / niet financiële mutaties
Inkoop factuur
Controles
Salarisstrook
Registratie en verwerking Prod.
- Inkopen * 1
Dagboeken
order
- Verkopen *1
Journalen
- Lonen
Verwerkingsverslag
- Productie *1
Grootboekkaarten
- Liquide midd.
Grootboek
Mutaties in adm.
Raboafschrift
Verkoopfactuur
Inventari satie verslag
- Voorraden *1* - Memoriaal
(rekening)
(verzameling van …..)
Boekhoudkundig proces (2) (Proef)saldibalans Periodieke rapportages Week Maand Kwartaal
Saldilijsten
Vermogen (balans)
resultaten (V + W)
Jaarrekening
Grootboekrekeningen Machines 0010 Installaties 0020 Debiteuren 0100 Crediteuren 0200 Bruto salaris 0410 Sociale lasten 0420 Overwerk 0430 Fabricagekosten afd. 1 Verbruik hulpmaterialen Kas Bank Grondstoffen Gereed product Correcties uit controles Afschrijvingen EV
Subadministraties
aangiftes VPB / BTW / LH
Debiteuren ……….. Crediteuren
Voorraden
MVA
………….
Saldibalans
Grootboekrekening
Verkoopfactuur
Aandachtspunten
Kijk naar aan sanering gerelateerde activiteiten / kosten: • Advieskosten • Transportkosten • Opslagkosten • Analysekosten • Werk door derden
Saldibalans Saneerder
Grootboekrekening Saneerder
Inkoopfactuur transport
Crediteurenkaart Transporto
Wat kun je vinden in een administratie? • Alles, minder of ...niets • Het vinden is afhankelijk van: • Hetgeen in de administratie is vastgelegd • Inrichting van de administratie • Aandachtspunt waar je naar zoekt • Beschikbaarheid van de administratie (toegankelijkheid, bewaartermijn, automatisering)
• Kwaliteit van het speurwerk
Meer info over administratief toezicht?
Machteld Brokerhof Projectleider VI Academie VROM-Inspectie/Bestuurszaken Rijnstraat 8 Postbus 16191 2500 BD Den Haag T: 070 - 339 3621 M: 06 - 4610 3382 E:
[email protected] Intranet: vera.vrom/via
