Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012

1

Administratieve Organisatie / Interne Controle Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.

2

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding .................................................................................................................. 5 1.1 Doel van het handboek AO/IC .......................................................................... 5 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN ............................ 6 1.3 Beschrijven van processen ................................................................................ 7 1.4 Totstandkoming van dit Handboek ................................................................... 7 1.5. Borging en Doorontwikkeling ......................................................................... 7 2. Proces Inkoop.......................................................................................................... 8 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................................................... 8 2.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 9 2.3 Procesmodellen ............................................................................................... 10 3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen .......................................................... 29 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen..... 29 3.2. Relevante Regelgeving .................................................................................. 30 3.3 Procesmodellen ............................................................................................... 31 3.4 Bijlagen ........................................................................................................... 64 4. Proces Inkomsten .................................................................................................. 65 4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............................................ 65 4.2 Relevante Regelgeving ................................................................................... 66 4.3 Procesmodellen ............................................................................................... 67 5. Proces Financieel Administratief .......................................................................... 76 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief .................... 76 5.2 Relevante Regelgeving ................................................................................... 76 5.3 Procesmodellen ............................................................................................... 77 5.4 Bijlagen ......................................................................................................... 106 6. Planning & Control ................................................................................................. 107 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ............................ 107 6.2 Relevante Regelgeving ................................................................................. 109 6.3 Procesmodellen ............................................................................................. 110 7. Treasury .................................................................................................................. 117 7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............................................. 117 7.2 Relevante Regelgeving ................................................................................. 117 7.3 Procesmodellen ............................................................................................. 119 Bijlagen handboek ...................................................................................................... 130 Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ........................................................................... 131 Bijlage 2 Declaratieformulier ..................................................................................... 135 Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ................................................... 137 Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ...................................... 138 Bijlage 5 Presentielijst brand ...................................................................................... 139 Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening ......................................................................... 140 Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ........................................................................... 142 Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) ............................................................... 143 Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ............................................................ 145 Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ..................................... 147 Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ........................................................... 148

3

Bijlage 12 Voorschottenbeleid.................................................................................... 149 Bijlage 13 Formulier voorschot salaris ....................................................................... 150 Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers ............................................ 151 Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot ................................ 153 Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas .......................... 154 Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............................................. 155 Bijlage 18 Paraafformulier .......................................................................................... 156

4

1. Inleiding Dit handboek Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) beschrijft de administratieve organisatie en maatregelen van interne controles van processen binnen de Brandweer Brabant-Noord waar (direct of indirect) financiële consequenties uit voortvloeien. In dit handboek vindt u de beschrijving van de verschillende processen met de daarbij behorende geldende interne en externe regelgeving. Dit handboek is onlosmakelijk verbonden met het Interne Controle Plan (ICP). 1

1.1 Doel van het handboek AO/IC Voor de Brandweer Brabant-Noord (BBN) is het belangrijk rechtmatig te handelen. Rechtmatig handelen betekent; handelen binnen de regels. Wat betekent dit voor BBN? De baten en lasten en balansmutaties dienen rechtmatig tot stand te komen. Een goede AO/IC ondersteunt het (zichtbaar en controleerbaar) rechtmatig handelen van de organisatie en maakt het eenvoudiger gerichte maatregelen te implementeren. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van de kaders en (uitvoerings)normen die binnen de geldende wet en regelgeving door BBN gehanteerd worden. Deze liggen vast in het controleprotocol. Sinds 2004 is de extra aandacht voor rechtmatig handelen expliciet vast komen te liggen in een wettelijke verplichting. Dit verplicht de accountant tot een oordeel bij de jaarrekening over rechtmatigheid. Dit oordeel van de accountant komt tot uitdrukking in de tekst van de controleverklaring bij de jaarrekening. Naast rechtmatigheid benoemen we de volgende (sub)doelen van dit AO/IC handboek. - Inzicht te geven voor betrokkenen in wie wat doet wanneer, door processen te visualiseren beschrijven. - Communiceren door werkafspraken en werkwijze vast te leggen. - Het optimaliseren van een uniforme werkwijze. - Verantwoording en informeren richting het management. - Het kunnen inwerken van nieuwe medewerkers en overdragen van werkzaamheden. - Het op termijn kunnen digitaliseren van werkprocessen. - Het integraal en afdelingsoverstijgend afstemmen. - Het continu verbeteren van de verschillende processen.

1

In het Interne Controleplan leest u de opzet, omvang en planning van de Interne Controle. Het ICP is leidraad voor de borging van rechtmatigheid voor de in dit Handboek beschreven processen. Het heeft als doelstelling te benoemen waarop wordt getoetst (aspecten van controle), de omvang en op welke wijze de (verbijzonderde) interne controle zal plaatsvinden.

5

1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende (sub)processen binnen het BBN die in dit handboek zijn opgenomen en de daarbij horende Interne Controles.

Hfdstk.

Hoofdproces

§ 2.3.1

Inkoopproces

4.3.1 4.3.2 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6.1 5.3.6.2 5.3.6.3 6.3.1

Planning & Control

NVT

7.3.1

Cashmanagement: Kort financieringsbeleid Cashmanagement: Saldobeheer Cashmanagement: Bankrelatiebeheer Leningenbeheer

IC Treasury

2.3.3 2.3.4

3

Salarisverwerk ing en vergoedingen

4

Inkomsten

5

Financieel Administratief Proces

6

Planning & Control

7

Treasury

Interne Controle

Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening Declaraties van ingekochte goederen en diensten Inkoop van goederen en diensten met pinpas en creditcard Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Declaraties via salarisadministratie Voorschotprocedure Salarismutaties personeel Vrijwilligersvergoeding: hoofdproces Vrijwilligersvergoeding: mutaties gegevens vrijwilligers Vrijwilligersvergoeding: uitrukuren Vrijwilligersvergoeding: oefenuren Vrijwilligersvergoeding: declaratie-uren Verwerken mutaties salaris- en financiële administratie Vorderingen Incasso Debiteuren- en crediteurenbeheer Memoriaalboekingen Parafenlijst Betalingen Verwerken bankafschrift Kas opmaken Uitgaande kasstromen Inkomende kasstromen

2.3.2 2

Procesonderdelen/subprocessen

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.4.1 3.3.4.2 3.3.4.3 3.3.4.4 3.3.5

7.3.2 7.3.3 7.3.4

IC Inkoop & Aanbesteden

IC Lonen en Salarissen

IC Inkomsten

IC Administratie

6

1.3 Beschrijven van processen Per procesonderdeel/subproces beschrijven we de volgende zaken; -

Een beknopte beschrijving van het onderwerp van het proces. Een stroomschema met de volgtijdelijke onderdelen van dit subproces. Per proces een toelichting bij de onderdelen. Indien van toepassing wordt hierbij aangegeven aan welke normen het onderdeel moet voldoen. Per proces een overzicht van verantwoordelijke(n), bevoegde(n), actoren

1.4 Totstandkoming van dit Handboek De weg is minstens zo belangrijk als het doel. Zeker voor een handboek. In de totstandkoming van dit handboek hebben we de volgende richtlijnen gehanteerd. - Betrek waar mogelijk deskundigen, de betrokken medewerkers en minimaal het gehele financiële team actief. - Zorg voor teamoverstijgende afstemming, in het bijzonder tussen de teams binnen de afdeling Bedrijfsvoering. - Zorg voor inbedding van de procesgang in de dagelijkse werkzaamheden. - Maak gebruik van de reeds aanwezige stukken en documenten. Documenten die recent bestuurlijk zijn vastgesteld zijn leidend bij het verder ontwikkelen van de processen.

1.5. Borging en Doorontwikkeling De rollen en verantwoordelijkheden voor de verdere ontwikkeling van de AO/IC: Algemeen Bestuur:

Kaderstellend. Stelt het normenkader en het controleprotocol vast. In het controleprotocol worden reikwijdte en tolerantie voor de uit te voeren controles vastgelegd. DB/KMT/Controller: Is er verantwoordelijk voor dat baten, lasten en balansmutaties uitgevoerd worden conform wet en regelgeving (inclusief verordeningen van het Algemeen Bestuur). Team Financiën/Control: Kan geraadpleegd worden over zaken rond de AO/IC, levert op aanvraag de benodigde kennis. Adviseur Planning&Control: Is verantwoordelijk voor het beschikbaar maken, jaarlijks herzien en updaten van het handboek AO/IC.

7

2. Proces Inkoop In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de Inkoop van Brandweer Brabant-Noord.

2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop Onder inkoop verstaan we: ‘het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’. Kortom: alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben. Inkoop is onder te verdelen in zeven fasen. De eerste vier fasen behoren tot de zogenaamde ‘tactische inkoop’. Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten, die de voorwaarden creëren om operationele inkoop haar werk te laten doen. 1. Voorbereiden: bepalen van de behoefte, inventariseren van het aanbod en het vaststellen van de inkooptactiek. 2. Specificeren: opstellen van functionele, technische, logistieke en onderhoudsspecificaties. 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers. 4. Contracteren: onderhandelen en het afsluiten van contracten. De laatste drie fasen behoren tot de zogenaamde ‘operationele inkoop’. Operationele inkoop gaat uit van bestaande contracten. In deze drie fasen spreek je eigenlijk niet van inkopen, maar van bestellen: 5. Bestellen: het plaatsen van de orders. 6. Bewaken van de afspraken: bewaken van het uitleveren van de orders (afspraken ten aanzien van bestelwijze, leverwijze en factureerwijze) en het verifiëren en afhandelen van de facturering. 7. Nazorg: het afhandelen van claims, klachten afhandelen, het evalueren van leveranciers en het herzien van contracten. In de beschrijving van de Administratieve Organisatie van het Proces Inkoop ligt de focus op de procesfasen 5 en 6. De overige processen hebben een minder vastomlijnd en procesmatige aanpak nodig, en worden beschreven in de beleidsnota Inkoop en aanbestedingsbeleid BBN. We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.

Hoofdproces

§


Interne Controle

2.3.1

Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening 2.3.2 Declaraties van ingekochte goederen en diensten IC Inkoop & Inkoopproces Aanbesteden 2.3.3 Inkoop van goederen en diensten met pinpas en creditcard 2.3.4 Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Overkoepelend uitgangspunt is dat indien mogelijk op rekening gekocht wordt.

8

2.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces inkoop is als volgt. Externe regelgeving - Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO 2005). - Aanbesteding Reglement Werken (ARW 2005). Interne Regelgeving - Beleidsnota Inkoop- en aanbestedingsbeleid Brandweer Brabant-Noord 2012. - Regeling budgethouders BBN 2009. - Aanwijzing budgethouders 2012. - Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011. - Algemene Inkoopvoorwaarden Brandweer Brabant-Noord 2012.

9

2.3 Procesmodellen 2.3.1 Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening Hier een schematische weergave van het subproces “Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening”

Best eller I nkoopbehoef t e

1

O nder deel van cont r act met lever ancier ?

Ja

Best eller I nkoop > €25. 000 excl. BTW?

2 Nee

I nkoopf unct ionar is 3 Ja

Uit voer en Tact ische I nkoopact ivit eit en

Best eller

Af st emming met Budget houder

Nee

5

Best eller I nvullen Best elf or mulier

6

Best eller Plaat sen van een or der bij lever ancier

7

Best eller O nt vangst goed( er en) of dienst ( en)

8

Best eller Tekenen voor pr est at ie op best elf or mulier

9

Best eller O nder t ekend best elf or mulier naar ( dist r ict s) adm.

10

11 G er eed voor ont vangen f act uur

Admin. mdw Lever ancier st uur t f act uur

12

O nt vangst en r egist r er en f act uur

13

Admin. mdw 15

Nieuwe cr edit eur ?

14

Ja Pr oces Debit eur enen Cr edit eur enbeheer Nee

Admin. mdw

Voor coder en Fact uur

16 Nee

10 Best eller Pr est at ieakkoor d

17

4

O nder t ekend best elf or mulier naar ( dist r ict s) adm.

10

11 G er eed voor ont vangen f act uur

Admin. mdw Lever ancier st uur t f act uur

12

O nt vangst en r egist r er en f act uur

13

Admin. mdw 15

Nieuwe cr edit eur ?

14

Ja Pr oces Debit eur enen Cr edit eur enbeheer Nee

Admin. mdw

Voor coder en Fact uur

16 Nee

Best eller Pr est at ieakkoor d ( best elf or mulier ) bij f act uur voegen

17

Budget houder Juist e budget / gr oot boekr ekening?

Ja

18

Budget houder

Cont r oler en en par af er en f act uur .

19

Admin. mdw I nvoer in Financieel Pakket

20

Admin. mdw

Niet akkoor d

Fact ur en en boekingsver slagen naar f in. adm. mdw.

21

Fin. adm. mdw. Cont r ole f act ur en en boekingsver slagen

22

Akkoor d 23 Pr oces Bet alingen

11

Beschrijving bij procesmodel Inkoop (en aanbesteden) van goederen en diensten op rekening Naam Functionaris Omschrijving 1 Inkoopbehoefte Inkoopbehoefte bij een medewerker vormt de start van het inkoopproces. Inkopen geschieden bij voorkeur op rekening. Slechts in uitzonderlijke gevallen is inkoop met afrekening op basis van automatische incasso toegestaan. Dit gaat met name om vaak repeterende gelijkblijvende factuurbedragen. 2

Onderdeel van contract met leverancier?

Besteller

De besteller checkt (bij de inkoopfunctionaris) of een (raam)contract (of andere bindende afspraken) met een leverancier aanwezig zijn. Dit geschiedt vóór het aanschaffen of bestellen van de gewenste goederen of diensten.  Indien nee. Ga naar stap 3.  Indien ja. Ga naar stap 5.

3

Inkoop > €25.000 excl. BTW?

Besteller

Is de totale som van de verplichting geraamd op meer dan € 25.000?  Indien nee. Ga naar stap 5.  Indien ja. Ga naar stap 4.

4

Uitvoeren Tactische Inkoopactiviteiten

Inkoopfunctionaris

De inkoopfunctionaris voert Tactische Inkoopactiviteiten uit zoals omschreven in de beleidsnota Inkoop en aanbestedingsbeleid BBN.

5

Afstemming met Budgethouder

Besteller

De inkoper/besteller stemt voordat hij een verplichting aangaat af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het aangaan van een verplichting. Daarbij stemt hij af welk budget (grootboeknummer) hiervoor gebruikt wordt. Indien de budgethouder akkoord is gaat de inkoper/besteller over tot het aangaan van een verplichting. Ga naar stap 6. Indien budgethouder niet akkoord is, zal

12

er geen verplichting worden aangegaan. Het proces stopt. 6

Invullen Bestelformulier

Besteller

Bij het aangaan van een verplichting dient een bestelformulier ingevuld te worden. Enkele uitzonderingen hierop zijn:  Indien er andere documenten zijn die het bestelformulier vervangen en dezelfde benodigde informatie bevatten. (bijv. aanbestedingsdossiers, opdrachtbrieven).  Er is eenmalig een bestelbon nodig bij de diensten of goederen die periodiek geleverd worden, zonder afroep van een besteller tot stand komen, en zonder mogelijk controle op de prestatie (bijv. gas, water, licht, beveiligingscontracten). De besteller vult het bestelformulier in:  Datum: datum van opdrachtverstrekking.  Opdracht aan: naam leverancier, postadres, postcode en woonplaats.  Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht. (Voeg evt. bijlage toe).  Afgesproken prijs/offertebedrag: indien van toepassing, afgesproken prijs / offertebedrag.  Aanduiden of bedrag in- of exclusief BTW is.  Afleveradres: adres en contactpersoon waar goederen c.q. diensten naar toe moeten.  Factuuradres: het adres waar de inkoopfactuur naar toe moet.  Grootboekrekening: de besteller vult het grootboeknummer in zoals deze is afgestemd met de budgethouder.  Opmerkingen: eventuele aanvullende informatie ten behoeve van de leverancier invullen.  Naam en handtekening besteller: naam en handtekening van persoon welke het formulier invult. Bestelformulier bestaat uit drie gekleurde bladen.

13

 Witte deel gaat naar de leverancier (dit deel dient door de leverancier bij de inkoopfactuur gevoegd te worden).  Blauwe deel gaat naar de leverancier (dit deel is voor de administratie van de leverancier).  Gele deel gaat naar de administratie van het district. (dit deel na prestatieverklaring door besteller/inkoper naar de administratie van het district). 7

Plaatsen van een order bij leverancier

Besteller

De inkoper/besteller bestelt of koopt de gewenste goederen/diensten bij de leverancier. Bij het inkopen van de goederen/ diensten kunnen verschillende betalingscondities worden afgesproken. (NB: met in achtneming van de algemene inkoopvoorwaarden) Streven is zoveel mogelijk te betalen op rekening. De inkoopfactuur wordt geadresseerd aan de Brandweer BrabantNoord.

8

Ontvangst goed(eren) of dienst(en)

9

Tekenen voor prestatie Besteller op bestelformulier

Besteller

De leverancier levert de goederen, de besteller ontvangt deze. Indien de besteller/inkoper akkoord gaat met de geleverde goederen tekent de besteller/inkoper op het gele formulier van bestelformulier voor prestatieakkoord. Indien de besteller/inkoper niet akkoord is dient deze contact op te nemen met de leverancier en te zorgen voor:  Een correcte levering.  Een correcte inkoopfactuur en/of creditnota.

10

Ondertekend Besteller bestelformulier naar (districts)administratie

De besteller stuurt het gele deel van het bestelformulier in en stuurt deze ondertekend naar de administratie van het district.

11

Gereed voor

Na stap 10 is het deelproces afgerond en

Einde van het

14

ontvangen factuur

12

deelproces

Leverancier stuurt factuur

is de volgende start van het proces de factuur die van de leverancier komt. Post komt op verschillende manieren binnen bij het team Financiën en Control.  Centraal wordt de postontvangst geregeld door de DIV-ers. Post voor het team Financiën en Control wordt doorgestuurd.  Post (facturen) decentraal ontvangen wordt direct doorgestuurd naar het team Financiën en Control.  Via mail, fax, of via interne post ontvangt het team Financiën en Control de facturen. Financiële afdeling selecteert de ingekomen post en checkt:  Is de inkoopfactuur werkelijk voor BBN (klopt de tenaamstelling?)  Voldoet de inkoopfactuur aan de wettelijke eisen die gelden voor facturen?

13

Ontvangst en registreren factuur

Administratief medewerker

Elke inkoopfactuur krijgt een datumstempel en een blokstempel (blokstempel is er voor de codering en parafen). Het crediteurnummer wordt op de inkoopfactuur gezet. Dit crediteurnummer correspondeert met het crediteurenbestand uit het financiële systeem Exact. Vervolgens wordt de inkoopfactuur gescand en digitaal gearchiveerd in het programma Decos.

14

Nieuwe crediteur?


De administratief medewerker controleert de crediteur.  Crediteur bekend => ga naar stap 16.  Crediteur niet bekend => ga naar stap 15.

15

Proces Crediteuren en Debiteurenbeheer

Nvt

Proces crediteuren en debiteurenbeheer volgt als crediteur niet bekend is.

16

Voorcoderen Factuur

Administratief

Aan de hand van het overzicht van de

15

17

Prestatieakkoord (bestelformulier) bij factuur voegen

medewerker

grootboekrekeningen en de budgethouders worden de facturen voorgecodeerd door de administratieve medewerkers. Op de inkoopfactuur zet de administratief medewerker een grootboekrekeningnummer en de initialen van de budgethouder. Deze codering is (slechts) een indicatie voor de budgethouders.

Besteller

In de districten wordt bij de inkoopfactuur het gele deel van het bestelformulier gevoegd. Hierop staat een handtekening voor prestatieakkoord. Indien er geen bestelbon (geel) met prestatieakkoord aanwezig is dient de administratief medewerker de besteller/inkoper te vragen naar een akkoord. Indien de besteller en budgethouder beiden dezelfde persoon zijn en het betreft een inkoopfactuur boven de €500 excl BTW dan dient naast de budgethouder iemand anders te tekenen voor prestatie.

18

Juiste budget/ grootboekrekening?

Budgethouder

De budgethouder controleert de door hem ontvangen facturen. Zijn de facturen op het juiste budget (grootboekrekening) geboekt?:  Indien nee; de budgethouder stuurt de inkoopfactuur met aantekening naar de financiële administratie; stap 13 volgt.  Indien ja: ga naar stap 19.

19

Controleren en paraferen factuur

Budgethouder

De budgethouder controleert de facturen:  Juiste budgethouder/ grootboekrekening?  Akkoord voor betaling? Indien de budgethouder akkoord is tekent hij de inkoopfactuur. Indien de inkoopfactuur niet akkoord is met aantekening naar de financiële afdeling, waar passende vervolgstappen worden genomen.

16

20

Invoer in Financieel Pakket


Op de facturen die met aantekeningen terugontvangen zijn van de budgethouder worden door de administratief medewerkers vervolgstappen genomen. De facturen die (ondertekend) terugontvangen zijn worden door administratief medewerkers gecontroleerd op parafering en ingeboekt in Exact. Inkoopfacturen worden te allen tijde in het Inkoopboek geboekt.

21

22

Facturen en boekingsverslagen naar financieel administratief medewerker Controle facturen en boekingsverslagen


De administratief medewerker stuurt de facturen en het boekingsverslag door naar een financieel administratief medewerker (ter controle).

Financieel administratief medewerker

De inkoopfacturen en boekingsverslagen worden door de financieel administratief medewerker(s) gecontroleerd:  Juiste grootboeknummer?  Juiste paraaf van budgethouder?  Prestatieakkoord aanwezig?  Juiste betalingsconditie? (Let op: mogelijke incassofacturen).  Juiste BTW opgegeven? Indien akkoord: financieel administratief medewerker tekent voor akkoord. De facturen kunnen nu mee worden genomen in de betalingen. Indien niet akkoord: de financieel administratief medewerker zet de betreffende factuur/facturen op ‘blokkade’ in Exact. Deze facturen kunnen dan niet uitbetaald worden. Daarnaast worden andere vervolgstappen uitgezet. Bijv. factuur gaat terug naar budgethouder, prestatieakkoord wordt bijgevoegd etc. Bij een foutieve boeking wordt de factuur teruggezonden naar de administratief medewerker. Welke vervolgens de correctie kan doorvoeren.

23

Proces Betalingen

Na de invoercontrole zijn de facturen gereed voor betaling. Hierop volgt het deelproces “betalingen”.

17

2.3.2 Declaraties van ingekochte goederen en diensten

Bes teller Ink oopbehoefte

1

Ov erleg met budgethouder

2

Bes teller Aank open goederen (met eigen middelen)

3

Bes teller Inv ullen v an 4 dec laratieformulier

Budgethouder Controleren en 5 paraferen dec laratieformulier Admin.mdw Ontv angs t 6 dec laratieformulier

Fin.adm.mdw. Financ iële c ontrole7 dec laratieformulier

8 Proc es Betalingen

1

Beschrijving bij procesmodel Declareren van ingekochte goederen en diensten Naam Functionaris Omschrijving Inkoopbehoefte Inkoopbehoefte bij een medewerker vormt de start van het inkoopproces. Indien niet op rekening gekocht kan worden, en het betreffen kleine aankopen dan mag een medewerker goederen aanschaffen met eigen middelen. Let op: Bonnen boven de € 250 moeten via facturen op naam van Brandweer Brabant-Noord (in verband met BTW teruggaaf).

18

2

Overleg met Budgethouder

Besteller

De inkoper/besteller stemt voordat hij een verplichting aangaat af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het aangaan van een verplichting. Daarbij is afstemming over welk budget (grootboeknummer) nodig. Indien de budgethouder akkoord is gaat de inkoper/besteller over tot het aanschaffen van goederen of diensten. Indien budgethouder niet akkoord is, wordt niet tot aanschaf overgegaan.

3

Aankopen Goederen (met eigen middelen)

Besteller

Besteller schaft goederen of diensten aan met eigen middelen.

4

Invullen van declaratieformulier

Besteller

De besteller vult het declaratieformulier in en voegt bijlagen en originele stukken toe ter onderbouwing van de aankoop. In te vullen door besteller/declarant  Naam besteller: Naam van persoon die declaratieformulier invult. Hier is ook ruimte om indien de declaratie voor een personeelsvereniging is de naam hiervan in te vullen.  Bedrag.  Adresgegevens: adres en telefoonnummer besteller.  Bankrekeningnummer: bankrekeningnummer en tenaamstelling rekeninghouder waar declaratiebedrag naar overgemaakt dient te worden.  Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht.  Datum en handtekening: datum van aankoop en handtekening besteller.  Aantal bewijsstukken bij de declaratie: het aantal meegezonden originele bewijsstukken dient hier aangegeven te worden.

5

Controleren en paraferen declaratieformulier

Budgethouder

De budgethouder controleert de declaratie:  Akkoord voor betaling? Indien de budgethouder akkoord is vult hij het grootboekrekeningnummer in ten laste waarvan de declaratie zal worden geboekt. Daarna voorziet hij/zij de

19

declaratie van zijn/haar naam, de datum en daarna ondertekent de budgethouder de declaratie (voor akkoord). Indien niet akkoord gaat de declaratie met aantekening naar de financiële afdeling, waar passende vervolgstappen worden genomen. 6

Ontvangst declaratieformulier


De administratief medewerkers selecteren de ingekomen declaraties uit de post en sturen de declaraties vervolgens door naar de financieel administratief medewerker.

7

Financiële controle declaratieformulier


De declaratie wordt door de financieel administratief medewerker gecontroleerd:  Alle benodigde gegevens op het formulier ingevuld?  Juiste grootboeknummer?  Juiste budgethouder geparafeerd?  Juiste stukken aanwezig? Indien ja: financieel administratief medewerker dateert de declaratie en tekent voor akkoord voor het betalen van de declaratie. Ga naar stap 8. Indien nee: financieel administratief medewerker onderneemt actie om gebreken te (laten) herstellen. Bijv. declaratie gaat terug naar de declarant.

8

Proces Betalingen

Na de invoercontrole zijn de facturen gereed voor betaling. Hierop volgt het deelproces “betalingen” (par 5.3.4). Na betaling wordt door de financieel administratief medewerker op het declaratieformulier de betaaldatum ingevuld. Daarna wordt de declaratie opgeborgen (op naam) in de fysieke map voor declaraties.

20

2.3.3 Inkoop van goederen en diensten met pinpas of creditcard

Besteller Inkoopbehoefte (operationele inkoop)

1

Aankopen goederen met pinpas of creditcard

2

Besteller Invullen geleideformulier + toevoegen stukken

3

Budgethouder Ondertekenen geleideformulier door budgethouder

4

Admin.mdw Nee Alle stukken bij geleideformulier?

Niet akkoord

Ja

5

Fin.adm.mdw Financiële controle geleideformulier

6

Akkoord 7 Proces Betalingen

Admin.mdw Maandelijkse overzicht pinpas en creditcardtransactie s

8

Bijvoegen van geleideformulieren

9

Controller/Teamleider F&C Tekenen voor gezien

10

Admin.mdw Archiveren geleideformulier

11

12

Proces afgerond

21

Beschrijving bij procesmodel Inkoop van goederen en diensten met pinpas en creditcard Naam Functionaris Omschrijving 1 Inkoopbehoefte Inkoopbehoefte bij een medewerker (operationele inkoop) vormt de start van het inkoopproces. Indien niet op rekening gekocht kan worden, en het betreffen kleine aankopen dan mag een medewerker goederen aanschaffen met een bankpas (maximaal € 500) of creditcard (maximaal € 1.000). 2

Aankopen goederen met pinpas of creditcard

Besteller

De inkoper/besteller stemt voordat hij een verplichting aangaat af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het aangaan van een verplichting. Daarbij is afstemming over het budget (grootboeknummer) nodig. Indien de budgethouder akkoord is gaat de inkoper/besteller over tot het aanschaffen van goederen of diensten met pinpas of creditcard. Wanneer de budgethouder niet akkoord is, wordt niet tot aanschaf overgegaan. Indien de besteller niet de beheerder van de bankpas of creditcard is verkrijgt hij deze bij de beheerder van de bankpas of creditcard en vult het formulier ‘registratieformulier verstrekken bankpas’ in.

3

Invullen geleideformulier + toevoegen stukken

Besteller

De besteller vult op het geleideformulier de volgende zaken in:  Naam gebruiker pinpas of creditcardgebruiker.  Datum.  Bedrag.  Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht. De besteller voegt bijlagen en originele stukken toe ter onderbouwing van de aankoop.  Paraaf.

4

Ondertekenen geleideformulier door budgethouder

Budgethouder

De budgethouder controleert het geleideformulier:  Juiste budget/grootboekrekening?

22

 Juiste budgethouder? Indien de budgethouder akkoord is tekent hij het geleideformulier. Indien niet akkoord gaat het geleideformulier met aantekening naar de financiële afdeling, waar passende vervolgstappen worden genomen. Wanneer de besteller en de budgethouder dezelfde persoon zijn dient er door een medewerker van BBN, met een in horizontale lijn (of hoger) vergelijkbare functie, bijgetekend te worden op het geleideformulier. 5

Alle stukken bij geleideformulier?


De administratief medewerker controleert of bij de geleideformulieren alle benodigde gegevens en bijlagen aanwezig zijn. Alle stukken aanwezig?:  Ja, ga naar stap 6.  Nee, ga naar stap 3.

6

Financiële controle geleideformulier


Het geleideformulier wordt door de financieel administratief medewerker gecontroleerd:  Juiste grootboeknummer?  Juiste paraaf van budgethouder?  Juiste stukken aanwezig? Indien ja: financieel administratief medewerker tekent voor akkoord. Ga naar stap 7. Indien nee: financieel administratief medewerker onderneemt actie om gebreken te (laten) herstellen. Ga naar stap 3.

7

Proces Betalingen

Het proces van het geleideformulier pinen creditcard transacties is afgerond. Het proces betalingen volgt (paragraaf 5.3.4). Via het bankafschrift wordt de declaratie geboekt op de tussenrekening pin (door de financieel administratief

23

medewerkers). De administratieve medewerkers maken de memoriaalboeking om deze rekening op “nul” te houden en kosten te boeken. 8

Maandelijkse overzicht pinpas en creditcardtransacties

Maandelijks krijgt de BBN van de bank een overzicht van de pinpas- en creditcardtransacties van de bank.

9

Bijvoegen van geleideformulieren


De administratief medewerker voegt bij de maandelijkse overzichten de bijbehorende geleideformulieren en legt deze maandelijks voor aan de controller / teamleider Financiën & Control.

10

Tekenen voor gezien

Controller/Teamleider Financiën & Control

De controller / teamleider Financiën & Control tekent voor gezien ter toezicht op de omvang en type uitgaven welke gedaan worden met pinpas en creditcard. De handtekening wordt op het maandelijkse overzicht gezet.

11

Archiveren geleideformulier


De geleideformulieren worden door de administratief medewerker opgeborgen in de memoriaalmap (als achterliggende stuk achter de memoriaalboeking).

12

Proces afgerond

Na het archiveren van het geleideformulier is het proces afgerond.

24

2.3.4 Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Bes tel l e r In k o op b eh o e fte 1 (o p e ra ti o n e l e i n k oo p )

Ov e rl e g m e t b ud g e th ou d e r

2

Bes tel l e r In v u l l e n k as g e l e i d e fo rm u l i e r

3

4 Pro c es Ui tg aa n de k a s s tro m e n

Bes tel l e r Aan k o pe n m e t k a s g el de 5 n

Bud g e th ou d e r Ak k o o rd d ec l arati e fo rm u l i er?

Ak k o o rd

Ni e t ak k oo rd

6

Bud g e th ou d e r

Ond e rtek e n d 7 k as g e l e i d e fo rm u l i e r n aa r b es tel l e r

Bes tel l e r Vera ntwo o rd i n g b es ted i n g

8

9 Pro c es Ink o m e nd e k a s s tro m en

Kas s i e r

Ni e t ak k oo rd

Ontv an g s t e n re g i s treren 10 k as g e l e i d e fo rm u l i e r

Ak k o o rd 11 Pro c es k a s o pm a k e n

25

1

Beschrijving bij procesmodel Inkoop van goederen en diensten met kasgelden Naam Functionaris Omschrijving Inkoopbehoefte Inkoopbehoefte bij een medewerker (operationele inkoop) vormt de start van het inkoopproces. Indien niet op rekening gekocht kan worden, en het betreffen kleine aankopen, dan mag een medewerker goederen aanschaffen met kasgelden

2

Overleg met budgethouder

Besteller

De inkoper/besteller stemt voordat hij een aankoop met kasgelden wil doen af met een budgethouder om zo toestemming te krijgen voor het verkrijgen van kasgelden. Daarbij is afstemming over het budget (grootboeknummer) nodig.

3

Invullen kasgeleideformulier

Besteller

De besteller vult op kasgeleideformulier A het volgende in:  Datum: datum van aankoop.  Naam: naam indiener.  Bedrag: bedrag van benodigd voorschot.  Omschrijving levering/dienst: precies beschrijven wat wordt ingekocht.

4

Proces uitgaande kasstromen (verstrekken voorschot) Aankopen met kasgelden

5

Besteller

Bij de kassier kan een voorschot verkregen worden. Dit is beschreven in het proces uitgaande kasstromen (paragraaf 5.3.6.2). De besteller schaft bij een leverancier goederen / diensten aan met kasgelden. En vult vervolgens het kasgeleideformulier deel B in, voegt het aankoopbewijs bij het kasgeleideformulier en levert het geheel aan bij de budgethouder. Het kasgeleideformulier deel B bevat de spelregels voor het aanleveren van een declaratie.

6

Akkoord declaratieformulier?

Budgethouder

De budgethouder beoordeelt het declaratieformulier deel B: Akkoord?:  Ja, onderteken het declaratieformulier. Ga naar stap 7.  Nee, het declaratieformulier wordt niet

26

ondertekend en gaat terug naar de besteller. Ga naar stap 5. 7

Ondertekend kasgeleideformulier naar besteller

Budgethouder

Indien akkoord geeft de budgethouder het ondertekende declaratieformulier terug aan de besteller. De besteller gaat met het declaratieformulier naar de kassier.

8

Verantwoording besteding

Besteller

Bij de kassier worden het kasgeleideformulier deel B en eventueel wisselgeld van een voorschot door de besteller aangeboden. De ontvangst van het wisselgeld van het voorschot is beschreven in het proces kasbeheer. Bij wisselgeld ga naar stap 9.

9

Proces Inkomende kasstromen

10

Ontvangst en registreren kasgeleideformulier

Zie proces Inkomende kasstromen (paragraaf 5.3.6.3). Kassier

De kassier ontvangt het kasgeleideformulier deel B en controleert en registreert het kasgeleideformulier in de kasadministratie. Kasgeleideformulier volledig?:  Ja, registreer het kasgeleideformulier in de kasadministratie. Archiveer vervolgens het kasgeleideformulier. Ga naar stap 11.  Nee, ontbrekende stukken worden opgevraagd bij de besteller. Declaratieformulier gaat terug naar de besteller. Ga naar stap 8.

11

Proces kas opmaken

Het proces van inkopen van goederen en diensten met kasgelden is nu afgerond. Het proces gaat nu verder bij het maandelijks opmaken van de kas (paragraaf 5.3.6.1).

27

2.4 Bijlagen Bij dit proces horen de volgende bijlagen: -

Voorbeeld bestelformulier (bijlage 1). Declaratieformulier (bijlage 2). Registratieformulier verstrekken bankpas (bijlage 3). Geleideformulier Pinpas- en creditcardtransacties (bijlage 4). Kasgeleideformulieren (bijlage 15, 16 en 17).

28

3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het proces van salarissen en bezoldiging bij personeel en vergoedingen bij vrijwilligers van Brandweer Brabant-Noord. Het proces zal in de verdere beschrijving omschreven worden als het proces ‘Salarisverwerking en vergoedingen’.

3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Onder het proces ‘Salarisverwerking en vergoedingen’ verstaan we de gehele procesgang van maandelijkse salariëring van het personeel en de vergoeding van de vrijwilligers, welke per kwartaal geschiedt. Binnen het proces behandelen we een aantal subprocessen: - Declaraties via salarisadministratie: De beschrijving van dit subproces behandelt de procesgang van de door het personeel gemaakte reis- & verblijfskosten en declaratie van overwerk. Het subproces gaat van het ontstaan van de kosten tot aan de uitbetaling van de declaratie(s) aan de medewerker(s). - Voorschotprocedure: De beschrijving van dit subproces behandelt de procesgang van het aanvragen van een voorschot op salaris tot het betalen van een voorschot op salaris. - Salarismutaties personeel: De beschrijving van dit subproces behandelt de procesgang van alle salarismutaties van het personeel. Hierbij moet gedacht worden aan wijzigingen door middel van een aanstellingsbesluit (nieuw in dienst), bevorderingsbesluit, omzetting tijdelijk naar vast contract, urenwijzigingen medewerker, ontslagbesluit, etc. - Vrijwilligersvergoeding: De beschrijving van dit subproces behandelt de procesgang van de verschillende vergoedingen met betrekking tot de vrijwilligers. Het subproces vrijwilligersvergoeding wordt gevoed door een viertal triggers. Deze worden alle vier afzonderlijk beschreven in een aparte (deel)procesbeschrijving. De vier verschillende triggers in het subproces vrijwilligersvergoeding zijn: mutaties gegevens vrijwilligers, uitrukuren, oefenuren en declaratie-uren.

Hoofdproces

Salarisverwerking en vergoedingen

§ 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4.1 3.3.4.2 3.3.4.3 3.3.4.4 3.3.5

Procesonderdelen/subprocessen Declaraties via salarisadministratie Voorschotprocedure Salarismutaties personeel Vrijwilligersvergoeding: hoofdproces Vrijwilligersvergoeding: mutaties gegevens vrijwilligers Vrijwilligersvergoeding: uitrukuren Vrijwilligersvergoeding: oefenuren Vrijwilligersvergoeding: declaratie-uren

Interne Controle

IC Lonen en Salarissen

29

3.2. Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Salarisverwerking en vergoedingen’ bestaat uit de volgende documenten: Externe regelgeving - CAR. - Fiscale wetgeving. - Sociale verzekeringswetten. Interne regelgeving - Algemeen mandaat- volmacht en machtigingsbesluit 2011. - Regeling budgethouders BBN 2009. - Aanwijzing budgethouders BBN 2012. - Rechtspositieregeling BBN 2012. - Regeling honorering beschikbaarheidsdienst in het kader van de regionale regeling operationele leiding. - Vervoersplan. - Vrijwilligersreglement 2011. - Nota van inlichtingen 2011.

30

3.3 Procesmodellen 3.3.1 Declaraties via salarisadministratie Reis- / verblijfskosten

1

Declarabel overwerk

2

Medewerker Declaratieformulier opstellen

3

Medewerker Declaratieformulier naar leidinggevende

4

Leidinggevende Declaratieformulier controleren

Niet akkoord

5

Akkoord Leidinggevende Declaratieformulier naar P&O

Niet akkoord

6

Salarisadm. 1 (extern) Controle declaratieformulier

7

Akkoord 8 Proces verwerken mutaties

Beschrijving bij procesmodel Declaraties via salarisadministratie Naam Functionaris Omschrijving 1. Reis- / verblijfskosten Het ontstaan van reis- & verblijfskosten bij een medewerker is een aanleiding van dit proces. 2. Declarabel overwerk

Het ontstaan declarabele overuren bij een medewerker is een aanleiding van dit proces.

31

3. Declaratieformulier opstellen

Medewerker

Als medewerkers reis- en/of verblijfskosten maken tijdens dienstreizen dan kunnen zij deze declareren. Om de reis- en/of verblijfskosten te declareren moet de medewerker gebruik maken van één van de volgende declaratieformulieren (beschikbaar op intranet):  Declaratieformulier reiskosten eigen auto.  Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer.  Declaratieformulier reis- en verblijfskosten.

4. Declaratieformulier 3 doorsturen naar leidinggevende

Medewerker

De medewerker stuurt het volledig ingevulde en ondertekende declaratieformulier door naar zijn/haar leidinggevende.

5. Declaratieformulier controleren

Leidinggevende

De direct leidinggevende van de medewerker controleert het declaratieformulier voor akkoord:  Akkoord: De leidinggevende dateert en ondertekent het declaratieformulier en stuurt het vervolgens op naar de medewerker P&O. Ga naar stap 6.  Niet akkoord: Het declaratieformulier wordt voorzien van de reden van afwijzing geretourneerd aan de medewerker. Ga naar stap 3.

6. Declaratieformulier naar P&O

Leidinggevende

De leidinggevende stuurt het originele declaratieformulier, na akkoord bevinden en ondertekening, via de post door naar de salarisadministrateur P&O. De salarisadministrateur P&O bergt het originele declaratieformulier op in de declaratiemap. In deze map worden per maand de mutaties opgeborgen.

7. Controle declaratieformulier

Salarisadministrateur 1 (extern)

Wekelijks komt salarisadministrateur 1 langs om de declaraties te controleren. Er wordt gecontroleerd of de declaratie juist en volledig is ingevuld, correct is ondertekent en of de declaratie valt binnen de kaders van de

32

rechtspositieregeling. Deze controle wordt integraal uitgevoerd. Akkoord?:  Akkoord: De salarisadministrateur 1 zet een paraaf voor verwerking op het originele declaratieformulier. De originele declaratieformulieren gaan met de salarisadministrateur 1 mee (voor de invoer). Na invoer komen de originele declaratieformulieren terug naar P&O en worden opgeborgen in de declaratiemap. Ga naar stap 8.  Niet akkoord: De salarisadministrateur 1 retourneert de declaratie aan de leidinggevende voorzien van de reden van afwijzing. Ga naar stap 5. 8. Proces verwerken mutaties

Na de controle op het declaratieformulier kunnen de mutaties verwerkt worden in de salaris- en financiële administratie. Dit wordt beschreven in het proces ‘verwerken mutaties in salaris- en financiële administratie’ (paragraaf 3.3.5).

33

3.3.2 Voorschotprocedure Inv oerterm i jn s alaris m utaties v ers trek en

1

Sal.adm . P&O / Adv . P&O Verz oek v oors c hot2

Salaris adm inis tateur P&O Ops tel len 3 v oors c hotform ulier

Team l eider P&O /Adv . P&O Ondertek enen v erz oek

4

Salaris adm inis tateur P&O Vers preiden gegev ens

9

Voors c hot naar fi n.adm .m ed.

8

Bri ef aan v oors c hotontv anger

Naam 1. Invoertermijn salarismutaties verstreken

5

Adm inis trateur 6

7

Proc es v erwerk en m utati es

Proc es betal ingen

Beschrijving bij procesmodel Voorschotprocedure Functionaris Omschrijving Het uitkeren van een voorschot kan voorkomen wanneer de invoertermijn van de salarismutaties (in de salarisadministratie), voor de lopende maand, is verstreken.

2. Verzoek voorschot

Salarisadministrateur P&O / Adviseur P&O

Er zijn 2 mogelijkheden: 1.) Het verzoek voor het voorschot wordt door de medewerker welke reeds in dienst is of via de postcommandant / teamleider repressie van een vrijwilliger besproken met de adviseur P&O. De adviseur P&O speelt het verzoek tot voorschot door naar de salarisadministrateur P&O.

34

2.) Bij het in dienst treden van een nieuwe medewerker, na het verstrijken van de invoertermijn van de salarismutaties voor die maand, wordt er door de salarisadministrateur P&O navraag gedaan of de medewerker een voorschot nodig heeft. 3. Opstellen voorschotformulier

Salarisadministrateur P&O

Voor wat betreft de gehonoreerde voorschotverzoeken worden door de salarisadministrateur P&O de gegevens van de voorschotaanvrager op het voorschotformulier ingevuld. Wanneer de gegevens van de voorschotaanvrager volledig zijn ingevuld wordt het voorschotformulier door de salarisadministrateur P&O ondertekend. Nadat het voorschotformulier is ondertekend verstrekt de salarisadministrateur P&O het voorschotformulier aan de teamleider P&O / adviseur P&O.

4. Ondertekenen verzoek

Teamleider P&O / Adviseur P&O

Door de teamleider P&O / adviseur P&O wordt aan de hand van de gemaakte afspraken beoordeeld of het verzoek tot voorschot akkoord is. Akkoord?:  Akkoord: De teamleider P&O / adviseur P&O ondertekent het voorschotformulier en verstrekt het voorschotformulier aan de salarisadministrateur P&O. Ga naar stap 5.  Niet akkoord: De teamleider P&O / adviseur P&O retourneert het verzoek tot voorschot met reden van afwijzing. Bij een nieuwe medewerker wordt er geretourneerd aan de salarisadministrateur P&O. Bij een bestaande medewerker / vrijwilliger wordt er geretourneerd aan de adviseur P&O. Ga naar stap 2.

5. Verspreiden gegevens


Van de te verstrekken voorschotten welke akkoord bevonden zijn wordt een kopie naar de salarisadministratie verstuurd om zo het verstrekte voorschot bij de 35

eerstvolgende salarisverstrekking in te kunnen houden. De salarisadministratie verwerkt de inhouding in de salarisadministratie (zie proces verwerken mutaties). Ga naar stap 8. Aan de voorschotontvanger wordt een brief gezonden. Met daarin een bevestiging van de hoogte van het voorschot en de periode waarin het toegekende voorschot verrekend zal worden. De salarisadministrateur P&O verstuurt verder het originele voorschotformulier naar de administrateur. Ga naar stap 6. 6. M Voorschot naar u fin.adm.med. t

7. Proces betalingen

Administrateur

De administrateur verzamelt de verschillende betalingen. Bij spoedbetalingen (zoals voorschotten) wordt bepaald of de procedure voor de spoedbetaling tezamen met die van de reguliere betaalrun wordt uitgevoerd of dat er een aparte betaalprocedure wordt opgestart. Vervolgens wordt het voorschotformulier verstrekt aan de financieel administratief medewerker. De financieel administratief medewerker zet aan de hand van de onderliggende stukken het proces ‘betalingen’ in gang. Na afronden van het proces betalingen voor een voorschot wordt het originele voorschotformulier geretourneerd aan de salarisadministrateur P&O. Het originele voorschotformulier wordt in de mutatiemap opgeborgen. In deze map worden alle mutaties ‘per maand’ opgeborgen. Zie paragraaf 5.3.4.

8. Proces verwerken mutaties

Na het doorsturen van de mutaties (voorschotten) naar de salarisadministratie kunnen de mutaties verwerkt worden in de salaris- en financiële administratie. Dit wordt beschreven in het proces ‘verwerken mutaties in salaris- en financiële

36

administratie’. Zie paragraaf 3.3.5. 9. Brief aan voorschotontvanger

De voorschotontvanger krijgt de brief met daarop de hoogte en periode van verrekening van het voorschot thuis gestuurd. De voorschotontvanger kan hiermee de afwikkeling van het voorschot monitoren.

37

3.3.3 Salarismutaties Vast personeel Gemandateerde Gesprek met medewerker

1

Besluit nemen n.a.v. gesprek

3

Advies adviseur P&O

2

Adviseur P&O Opstellen documenten

4

Gemandateerde Ondertekenen documenten

5

Salarisadministateur P&O Wijziging NAW-gegevens medewerker

6

Verzamelen salarismutaties

7

Salarisadministateur P&O Mutaties naar 8 salarisadministratie

9 Proces verwerken mutaties

Beschrijving bij procesmodel Salarismutaties vast personeel Naam Functionaris Omschrijving 1. Gesprek met Eén van de prikkels van dit proces heeft medewerker betrekking op alle wijzigingen t.a.v. de rechtspositie van medewerkers. Deze wijzigingen worden eerst in een gesprek tussen de gemandateerde en de medewerker besproken. Bij de wijzigingen moet gedacht worden aan wijzigingen door middel van een aanstellingsbesluit, bevorderingsbesluit, omzetting tijdelijk naar vast contract, urenwijzigingen medewerker en ontslagbesluit. 2. Advies adviseur P&O

Een andere prikkel van dit proces heeft betrekking op het advies van de adviseur

38

P&O over het verzoek van de medewerker. 3. Besluit nemen n.a.v. gesprek

Gemandateerde

Naar aanleiding van het gesprek met de medewerker en een advies van de adviseur P&O neemt de gemandateerde een besluit.

4. Opstellen documenten

Adviseur P&O

Het verzoek van de medewerker en het besluit dat uit het gesprek voortkomt worden door de P&O-adviseurs vastgelegd in een officieel document (besluiten). Vervolgens worden de opgestelde besluiten ter ondertekening doorgestuurd naar de gemandateerde.

5. Ondertekenen documenten

Gemandateerde

De gemandateerde ondertekent de besluiten. Na ondertekening van deze besluiten door de daartoe gemandateerde medewerker worden de besluiten naar de salarisadministrateur P&O gestuurd. In het mandaatbesluit is vastgelegd welke functionaris welke besluiten mag ondertekenen.

6. Wijziging W NAWgegevens medewerker

7. Verzamelen salarismutaties

Een andere prikkel voor het aanleveren van mutaties aan de salarisadministratie is de wijziging in de NAW-gegevens van een medewerker. Salarisadministrateur P&O

De salarisadministrateur P&O controleert of alle achterliggende besluiten van de salarismutaties compleet zijn en of ze zijn ondertekend door een daartoe gemandateerd persoon. De wijzigingen NAW-gegevens van de medewerkers zijn hierin een uitzondering. Deze worden door de medewerker zelf aangeleverd, via de mail of post.

8. Mutaties naar salarisadministratie


De salarisadministrateur P&O stuurt een kopie van de gecontroleerde onderliggende stukken naar de salarisadministratie. De originele onderliggende stukken worden in het personeelsdossier van de medewerker 39

opgeborgen. 9. Proces verwerken mutaties

Na het doorsturen van de mutaties van het personeel naar de salarisadministratie kunnen de mutaties verwerkt worden in de salaris- en financiële administratie. Dit wordt beschreven in het proces ‘verwerken mutaties in salaris- en financiële administratie’. Zie paragraaf 3.3.5.

40

3.3.4 Vrijwilligersvergoeding (hoofdproces) Ui tru k -u re n

3

De c l a ra ti e -u re n 4

Oe fe n -u re n

5

Ad m i n i s tra ti e Di s tri c t M u ta ti e s i n v o e re6n i n AG5 M u ta ti e s g e g e v e1n s v ri j wi l l i g e rs T e a m l e i d e r re p re s s i e

Ni e t a k k o o rd

Ac c o rd e re n m u ta ti e s AG5

7 2 Ad m i n i s tra ti e AG5

Ak k o o rd

El k k wa rta a l d u m8p u i t AG5 d o o rs tu re n

Ad m i n i s tra ti e Di s tri c t

Do o rs tu re n 9 k wa rta a l d u m p n a a r P&O

Sa l a ri s a d m i n i s tra te u r P&O M u ta ti e s n a a r 10 Sa l a ri s a d m i n i s tra ti e

11 Pro c e s v e rwe rk e n m u ta ti e s

Beschrijving bij procesmodel Vrijwilligersvergoeding (hoofdproces) Naam Functionaris Omschrijving 1. Mutaties gegevens Het procesverloop van het muteren van vrijwilligers (bank)gegevens van vrijwilligers wordt hierna verder uitgewerkt in een subproces (§ 3.3.4.1.). 2. Administratie AG5

Het muteren van de gegevens van vrijwilligers in AG5 is een continu proces. Dit subproces vormt de input van de stamgegevens voor het hoofdproces van de vergoeding vrijwilligers.

3. Uitrukuren

Het procesverloop van het aanleveren van de uitrukuren van vrijwilligers wordt hierna verder uitgewerkt in een subproces (§ 3.3.4.2.).

41

4. Declaratie-uren

Het procesverloop van het aanleveren van de declaratie-uren van vrijwilligers wordt hierna verder uitgewerkt in een subproces (§ 3.3.4.3.).

5. Oefenuren

Het procesverloop van het aanleveren van de oefenuren van vrijwilligers wordt hierna verder uitgewerkt in een subproces (§ 3.3.4.4.).

6. Mutaties invoeren in AG5

Administratie district

De verschillende formulieren (uitrukformulier, presentielijst oefenen, declaratieformulier) worden aangeleverd via de postcommandanten aan de administratie van de districten. De aanlevering van de formulieren gaat via de interne post. De administratief medewerkers op de districten controleren of de formulieren volledig ingevuld zijn. Verder wordt er aan de hand van een parafenlijst gecontroleerd of de formulieren door de juiste personen ondertekend zijn. Welke functionarissen de formulieren mogen ondertekenen is vastgelegd in het algemeen mandaatbesluit BBN. De invoer van de verschillende formulieren kent in AG5 3 stappen (invoer, doorvoer en accordering). De administratief medewerkers voeren de eerste twee stappen (invoer en doorvoer) uit in de verschillende modules. Na het doorlopen van deze twee stappen wordt door de administratief medewerkers een paraaf op het formulier gezet om aan te geven dat het formulier is gecontroleerd en ingevoerd & doorgevoerd in AG5. Vervolgens worden de formulieren in de daartoe bestemde mappen gearchiveerd.

7. Accorderen mutaties AG5

Teamleider repressie

De teamleiders repressie van de districten krijgen in AG5 alle ingevoerde mutaties van de verschillende formulieren voorgelegd ter accordering. De ingevoerde mutaties worden door de teamleider gecontroleerd. Is de teamleider repressie akkoord?:

42

 Indien de teamleider repressie akkoord is worden accordeert deze de mutatie digitaal. Ga naar stap 8.  Indien niet akkoord worden de reden hiervan en de vervolgstappen met de administratief medewerkers van het district teruggekoppeld. De administratief medewerkers voeren vervolgens de besproken vervolgstappen uit. Ga naar stap 6. 8. Elk kwartaal dump uit AG5 doorsturen

9. Doorsturen kwartaaldump naar P&O

Door P&O is een planning gemaakt voor de aanlevering van de kwartaalcijfers door de districten. In deze planning is opgenomen vóór welke datum er door het district een kwartaaldump van de vergoedingen van de vrijwilligers vanuit AG5 gemaakt moet zijn. Administratie district

Elk kwartaal wordt er door de administratie van elk district een kwartaaldump (salarisstaat) gemaakt van de vergoedingen voor de vrijwilligers. Voordat deze dump doorgestuurd wordt naar de salarisadministrateur P&O wordt er door de administratief medewerkers nog een controle uitgevoerd op vreemde boekingen in de dump (vreemde bedragen, vreemde uren). Na deze controle worden de dumps, vóór de deadline die de planning van P&O aangeeft, doorgestuurd naar de salarisadministrateur P&O. Het versturen van de dumps geschiedt middels een ‘druk op de knop’.

10. Mutaties naar salarisadministratie


De salarisadministrateur P&O krijgt aan het einde van elk kwartaal van elk district een dump vanuit AG5 aangeleverd. Van elk district wordt er door de salarisadministrateur P&O één willekeurige vrijwilliger integraal gecontroleerd op alle boekingen die in dat kwartaal gemaakt zijn. De boekingen van de overige vrijwilligers worden door de salarisadministrateur P&O globaal gecontroleerd op vreemde tarieven en 43

andere opvallende zaken (bijvoorbeeld extreem veel uren voor een uitruk of oefening). Na de globale controle op de declaratieuren worden de dumps samengevoegd en doorgezet naar salarisadministrateur 1. 11. Proces verwerken mutaties

Na het (per kwartaal) doorsturen van de mutaties van vrijwilligers naar de salarisadministratie kunnen de mutaties verwerkt worden in de salaris- en financiële administratie. Dit wordt beschreven in het proces ‘verwerken mutaties in salaris- en financiële administratie’. Zie paragraaf 3.3.5.

44

3.3.4.1 Mutaties gegevens vrijwilligers (subproces) Mutatie gegev ens 1 v rijwilligers

Vrijwilliger Mutaties doorgev en2 dis tric t

Adminis tratie Distric t Nieuwe vrijwilliger 3

Mutaties 4 doorv oeren in AG5

Adminis tratie Distric t Mutaties doorgev en5 aan P&O

Salarisadministrateur P&O Mutaties doorgev en6 aan s alarisadministratie

Salarisadm. 1 (ex tern) Betreft mutatie aanmaak nieuwe v rijwilliger?

7 Ja

Salarisadm. 1 (ex tern) Aanmak en nieuwe 8 registratie s alarisadministratie Niet akk oord

Nee

Salarisadm. 1 (ex tern)

Mutaties 12 doorv oeren in s alarisadministratie

Niet akk oord

Salarisadm. 2 (ex tern) Controle inv oer mutaties

Akk oord

13

Salarisadm. 2 (ex tern) Controle nieuwe registratie

Akk oord

9


Regis tratienummer 10 opv ragen door P&O

Salarisadministrateur P&O 14

Doorv oeren 11 registratienummer in AG5

Hoofdproc es v ergoeding v rijwilligers

45

Beschrijving bij procesmodel Mutaties gegevens vrijwilligers (subproces) Naam Functionaris Omschrijving 1. Mutaties gegevens Een mutatie in de gegevens van een vrijwilligers vrijwilliger is een aanleiding voor het subproces ’mutaties gegevens vrijwilligers’. Belangrijke gegevens voor de uitbetaling van de vrijwilliger zijn: NAW-gegevens, kopie identiteitskaart, percentage loonheffing en het bankrekeningnummer van de vrijwilliger. 2. Mutaties doorgeven district

Vrijwilliger

De vrijwilliger geeft de wijziging van de gegevens door aan de administratie van het district waarin hij/zij als vrijwilliger actief is. De gewijzigde gegevens worden door de vrijwilliger persoonlijk of via de post aangeleverd aan de administratie van het district.

3. Nieuwe vrijwilliger

De aanstelling van een nieuwe vrijwilliger is een aanleiding voor het subproces ’mutaties gegevens vrijwilligers’.

4. Mutaties doorvoeren in AG5


De aangeleverde gegevens worden door de administratie van het district in de module Organisatie in AG5 aangepast/ingevoerd.

5. Mutaties doorgeven aan P&O


Nadat de wijzigingen in AG5 zijn doorgevoerd wordt er door de administratief medewerker van het district een mail, met daarin de gewijzigde gegevens, gestuurd naar de salarisadministrateur P&O. De onderbouwende stukken van de wijziging (mail of post) worden door de administratief medewerker van het district in het personeelsdossier van de betreffende vrijwilliger opgeborgen.

6. Mutaties doorgeven aan salarisadministratie


Door de salarisadministrateur P&O worden de gegevens doorgestuurd naar de salarisadministratie. Dit gebeurt via de mail. 46

7. Betreft mutatie aanmaak nieuwe vrijwilliger?

Salarisadm. 1 (extern)

Betreft de mutatie een mutatie voor een nieuwe vrijwilliger?:  Ja: Dan moet er een nieuwe registratie aangemaakt worden in Beaufort. Dit registratienummer vormt de koppeling tussen Beaufort en AG5. Ga naar stap 8.  Nee: De mutaties worden doorgevoerd in een bestaande registratie binnen Beaufort. Ga naar stap 11.

8. Aanmaken nieuwe registratie salarisadministratie


Bij een nieuwe vrijwilliger wordt door salarisadministrateur 1 een nieuwe registratie met een nieuw Beaufortregistratienummer aangemaakt.

9. Controle nieuwe registratie


Salarisadministrateur 2 controleert of de aangeleverde salarismutaties goed zijn ingevoerd in de salarisadministratie. Akkoord?:  Akkoord, ga naar stap 10.  Niet akkoord, ga naar stap 8.

10. Registratienummer opvragen door P&O


Na het invoeren van het Beaufortregistratienummer kan de salarisadministrateur P&O dit registratienummer digitaal uit het personeelsinformatiesysteem opvragen.

11. Doorvoeren registratienummer in AG5


De salarisadministrateur P&O voert het Beaufort-registratienummer in de module Organisatie in AG5 in.

12. Mutaties doorvoeren Salarisadm. 1 (extern) in salarisadministratie

Wanneer er geen sprake is van een nieuwe vrijwilliger worden de gemuteerde gegevens door de salarisadministrateur 1 verwerkt in de salarisadministratie. Bij de salarisadministratie voert één medewerker de salarismutaties in en een andere medewerker controleert de invoer.

13. Controle invoer mutaties


Salarisadministrateur 2 controleert of de aangeleverde salarismutaties goed zijn ingevoerd in de salarisadministratie.

47

Akkoord?:  Akkoord, ga naar stap 14.  Niet akkoord, ga naar stap 12. 14. Hoofdproces vergoeding vrijwilligers

Het subproces gaat hier over in het hoofdproces ‘vergoeding vrijwilligers’. Paragraaf 3.3.4.

48

3.3.4.2 Uitrukuren (subproces) Centralis t Aannem en m el ding 1

Aanm ak en m el ding 2 GM S

GM S doors turen 3 naar adm inis tratie

Centralis t Uitruk benodi gd? 4

5 Nee

Ja

Einde proc es

Centralis t

Alarm eren v rijwill igers

6

Vrijwill iger Op tijd op k az erne? 7

Ja

Vrijwill iger

Uitruk

8

Nee

Vrijwill iger Paraferen uitruk form ulier

9

Bev elv oerder Controle en aanv ullen uitruk form ulier

Ak k oord

Niet ak k oord

10

Bev elv oerder

Uitruk form ulier naar 11 pos tc om m andant Niet ak k oord

Pos tc om m andant Controle uitruk form ulier

Ak k oord

12

Pos tc om m andant

Uitruk form ulier naar 13 adm . dis tri c t Niet ak k oord

Adm inis tratie Dis tric t Is uitruk form uli er 14 v oll edig ingev uld?

Ak k oord 15 Hoofdproc es v ergoedi ng v rijwill igers

49

Beschrijving bij procesmodel Uitrukuren (subproces) Naam Functionaris Omschrijving 1. Aannemen melding Op het GMC komen de 112 meldingen door. De centralist van het GMC dient zo spoedig mogelijk alle juiste informatie van de burger te verkrijgen. Binnen anderhalve minuut dient de centralist, op basis van de verkregen informatie, te bepalen of er een inzet van brandweer benodigd is. 2. Aanmaken melding GMS

Centralist

Gedurende de melding wordt door de centralist van het GMC een incidentrapportage aangemaakt in GMS. De incidentrapportage krijgt een identiek nummer mee, genaamd incidentnummer. In de incidentrapportage worden onder andere de volgende gegevens vastgelegd: adres incident, ingezette eenheden, tijdstip van inzet (per eenheid) en tijdstip terug op kazerne (per eenheid).

3. GMS doorsturen naar administratie

GMS heeft een automatische koppeling met AG5. De gegevens welke in GMS worden ingevoerd kunnen dus na het afronden van de incidentrapportage in AG5 opgeroepen worden. Naast de automatische koppeling tussen GMS en AG5 wordt er ook nog automatisch een mail met de incidentrapportage verstuurd naar de administratie van het betreffende district.

4. Uitruk benodigd?

Centralist

Binnen anderhalve minuut moet de centralist bepalen of het uitrukken van de brandweer benodigd is voor de melding. Uitruk benodigd?  Ja, ga naar stap 5.  Nee, ga naar stap 4.

5. Einde proces

Als er geen inzet van de brandweer vereist is loopt het proces ten einde. De centralist sluit de incidentrapportage in GMS.

50

6. Alarmeren vrijwilligers

Centralist

Als er een uitruk benodigd blijkt te zijn wordt er door de centralist vanuit de verkregen informatie een inzetvoorstel opgemaakt. De centralist bepaalt zelf welke eenheden benodigd zijn voor het incident. Aan de hand van het inzetvoorstel worden de vrijwilligers gealarmeerd. Alle vrijwilligers binnen het opgeroepen korps krijgen via de pager een melding.

7. Op tijd op kazerne?

Vrijwilliger

Vanaf het moment dat de pager de melding doorgeeft heeft de vrijwilliger drie minuten om naar de brandweerkazerne te gaan (opkomsttijd). Een voertuig vertrekt pas wanneer het volledig bemand is. Zijn de vrijwilligers op tijd op de kazerne (voordat het voertuig volledig bemand is)?:  Ja: De vrijwilligers welke op tijd op de kazerne zijn gaan mee met de uitruk (ga naar stap 8).  Nee: De vrijwilligers die te laat zijn gaan door naar stap 9.

8. Uitruk

Vrijwilliger

De vrijwilligers welke op tijd aanwezig zijn voor de uitruk gaan mee. Een vrijwilliger is op tijd aanwezig wanneer het benodigde voertuig nog niet volledig bemand is. Op het moment dat na het afronden van de uitruk het voertuig terug is op de kazerne, en weer inzet gereed is gemaakt, wordt er middels de statusbox in het voertuig de status van het voertuig veranderd in ‘inzetgereed’. De statusverandering wordt in de incidentrapportage van GMS vastgelegd.

9. Paraferen P uitrukformulier

Vrijwilliger

Voor elke uitruk wordt een uitrukformulier ingevuld. Er zijn een tweetal verschillende uitrukformulieren. Eén uitrukformulier voor brand en één voor hulpverlening. De soort melding bepaald welk uitrukformulier gebruikt 51

moet worden. De vrijwilligers welke op de kazerne aankomen nadat er reeds is uitgerukt wachten op de kazerne of ze mogelijk assistentie moeten verlenen. Blijkt dit niet zo te zijn dan vullen ze de begin- en eindtijd op het uitrukformulier en paraferen ze op het uitrukformulier voor opkomst. Mocht er wel assistentie benodigd zijn dan rukken ze alsnog uit. De vrijwilligers welke mee zijn uitgerukt paraferen, na terugkomst van de uitruk (en het eventueel gereedmaken van het voertuig), het uitrukformulier. Hierbij worden het voertuignummer, de begin- en eindtijd van de uitruk en de paraaf gezet achter de eigen naam. Na een incident wordt het voertuig weer inzet gereed gemaakt. Het inzet gereed maken van het voertuig wordt uitgevoerd door de vrijwilligers die met de uitruk zijn mee geweest. Verder kan na een uitruk ook nog door de uitgerukte vrijwilligers een evaluatie gehouden worden van de uitruk (nazorg). Hierdoor wijkt de werkelijke eindtijd van de uitruk af van de eindtijd van het voertuig in de incidentrapportage uit GMS. Nadat het uitrukformulier door alle vrijwilligers is geparafeerd wordt het uitrukformulier aan de bevelvoerder overhandigd. 10. Controle en aanvullen Bevelvoerder uitrukformulier

De bevelvoerder controleert direct na de uitruk het uitrukformulier op het juist en volledig paraferen door alle vrijwilligers welke mee op uitruk zijn geweest. Akkoord?:  Akkoord: Indien het uitrukformulier door de uitgerukte vrijwilligers is ingevuld vult de bevelvoerder de rest van het uitrukformulier in. Ga naar stap 11.

52

 Niet akkoord: Dan wordt er door de bevelvoerder voor gezorgd dat door de vrijwilligers alle benodigde gegevens op het uitrukformulier worden ingevuld. Ga terug naar stap 9 Door de bevelvoerder worden aan de voorkant van het formulier de volgende gegevens ingevuld: omvang incident, NAW-gegevens incident, begin- & eindtijd incident, de ingezette voertuigen en hoeveel vrijwilligers er mee op uitruk zijn geweest en hoeveel vrijwilligers wel op kazerne zijn gekomen maar niet mee zijn uitgerukt. Aan de achterkant van het formulier worden door de bevelvoerder de gegevens voor het CBS ingevuld. 11. Uitrukformulier naar postcommandant

Bevelvoerder

Nadat de bevelvoerder het uitrukformulier volledig heeft ingevuld, ondertekent hij/zij het uitrukformulier en verstuurd het uitrukformulier vervolgens naar de postcommandant van de betreffende post.

12. Controle uitrukformulier

Postcommandant

De postcommandant controleert of het uitrukformulier volledig is ingevuld en of er geen bijzondere afwijkingen op het uitrukformulier staan vermeld. Akkoord?:  Akkoord: De postcommandant parafeert en dateert het uitrukformulier. Ga naar stap 13.  Niet akkoord: Het uitrukformulier wordt teruggestuurd naar de bevelvoerder. Ga terug naar stap 10. Indien de postcommandant tevens de bevelvoerder is zal de teamleider repressie bij moeten tekenen voor akkoord van het uitrukformulier.

13. Uitrukformulier naar administratie district

Postcommandant

Na ondertekening door de postcommandant wordt het uitrukformulier aan de administratie van het district toegezonden.

53

14. Is uitrukformulier volledig ingevuld?


De administratie van het district controleert of het uitrukformulier door de bevelvoerder en de postcommandant is ondertekend. Akkoord?:  Akkoord: Dan kan het uitrukformulier ingevoerd worden in AG5. Ga naar stap 15.  Niet akkoord: Het uitrukformulier wordt teruggestuurd naar de postcommandant met het verzoek om het uitrukformulier volledig in te laten vullen. Ga terug naar stap 12.

15. Hoofdproces vergoeding vrijwilligers

Het subproces gaat hier over in het hoofdproces ‘vergoeding vrijwilligers’.

54

3.3.4.3 Oefenuren (subproces) Oefencoördinator Opleiden en 1 oefenen vrijwilligers

Oefeningen in A G5 2 plannen

Oefencoördinator P resentielijst naar P ostcommandant

3

P ostcommandant Uitgifte presentielijst aan oefenleider

4

V rijwilliger P araferen presentielijst

5

Oefenleider Controle presentielijst

A kkoord

Niet akkoord

6

Oefenleider

P resentielijst naar postcommandant

7

Niet akkoord P ostcommandant Controle postcommandant

8

A kkoord P ostcommandant P resentielijst naar administratie

9 Niet akkoord

A dministratie District Controle volledigheid presentielijst

10

A kkoord 11 Hoofdproces vergoeding vrijwilligers

55

Beschrijving bij procesmodel Oefenuren (subproces) Naam Functionaris Omschrijving 1. Opleiden en oefenen De prikkel van het proces is het oefenen vrijwilligers opleidingsschema. 2. Oefeningen in AG5

Oefencoördinator

Halfjaarlijks worden er door de oefencoördinator oefenkaarten in AG5 klaargezet. In de oefenkaarten staat hoe lang en wat er geoefend wordt, wie de oefenleider is en welke vrijwilligers voor de oefening zijn ingepland.

3. Presentielijst naar Postcommandant

Oefencoördinator

De presentielijsten voor de oefenkaarten worden door de oefencoördinator digitaal naar de postcommandanten gestuurd.

4. Uitgifte presentielijst aan oefenleider

Postcommandant

Op de vaste wekelijkse oefenavond ontvangt de oefenleider de presentielijst van de postcommandant.

5. Paraferen presentielijst

Vrijwilliger

Na het afronden van de oefenavond wordt de presentielijst door de deelnemende vrijwilligers geparafeerd.

6. Controle presentielijst Oefenleider

Nadat alle vrijwilligers de presentielijsten hebben geparafeerd controleert de oefenleider of de presentielijst door de vrijwilligers juist en volledig is ingevuld. Akkoord?:  Akkoord: Indien de presentielijst juist en volledig is ingevuld dateert en parafeert de oefenleider de presentielijst. Ga naar stap 7.  Niet akkoord: De oefenleider laat de vrijwilligers de presentielijst juist en volledig paraferen. Ga naar stap 5.

7. Presentielijst naar postcommandant

Oefenleider

Door de oefenleider wordt de door hem/haar ondertekende presentielijst naar de postcommandant verstuurd.

8. Controle postcommandant

Postcommandant

De postcommandant kijkt of de presentielijst is geparafeerd door de oefenleider en of er geen bijzondere afwijkingen op de presentielijst staan vermeld en parafeert dan voor akkoord. Akkoord?:

56

 Akkoord: De postcommandant parafeert en dateert de presentielijst. Ga naar stap 9.  Niet akkoord: De presentielijst wordt teruggestuurd naar de oefenleider. Ga terug naar stap 6. Indien de postcommandant tevens de oefenleider is zal de teamleider repressie bij moeten tekenen voor akkoord van de presentielijst. 9. Presentielijst naar administratie

Postcommandant

Na ondertekening door de postcommandant wordt de presentielijst aan de administratie van het district toegezonden. Het aanleveren van de presentielijst kan op diverse manieren plaatsvinden: in een afgesloten postvak, in een afgesloten enveloppe of persoonlijk afgeven.

10. Controle volledigheid presentielijst


De administratie van het district controleert of de presentielijst door de postcommandant is geparafeerd. Akkoord?:  Akkoord: De presentielijst kan ingevoerd worden in AG5. Ga naar stap 11.  Niet akkoord: De presentielijst wordt teruggestuurd naar de postcommandant met het verzoek om de presentielijst volledig in te laten vullen. Ga terug naar stap 8.


Het subproces gaat hier over in het hoofdproces ‘vergoeding vrijwilligers’. Zie paragraaf 3.3.4.

57

3.3.4.4 Declaratie-uren (subproces) Vrijwilliger Opdracht postcommandant voor vrijwilliger

1

Opstellen urenlijst declaratie-uren

2

Postcommandant Controle urenlijst declaratie-uren

Akkoord

Niet akkoord

Niet akkoord

3

Postcommandant

Urenlijst declaratie-uren naar administratie district

4

Administratie District Controle volledigheid urenlijst declaratie-uren

5

Akkoord 6 Hoofdproces vergoeding vrijwilligers

Beschrijving bij procesmodel Declaratie-uren (subproces) Naam Functionaris Omschrijving 1. Opdracht De opdracht van een postcommandant postcommandant voor aan een vrijwilliger om een activiteit uit vrijwilliger te voeren is de aanleiding voor dit subproces. Een aantal voorbeelden van dit soort activiteiten zijn: (jaarlijkse) keuringen, onderhoud aan voertuigen, brandkranencontrole en schoolbezoeken. 2. Opstellen urenlijst declaratie-uren

Vrijwilliger

Naar aanleiding van de diverse activiteiten stelt de vrijwilliger een urenlijst op. Op de urenlijst worden de volgende gegevens ingevoerd:  Soort activiteit.  Datum van de activiteit.  Tijdsduur activiteit.  Naam vrijwilliger.  Eventueel gebruikt voertuig.

58

Wanneer de urenlijst volledig is ingevuld parafeert de vrijwilliger de urenlijst af. Nadat de urenlijst volledig is ingevuld wordt de urenlijst naar de postcommandant toegezonden. 3. Controle urenlijst declaratie-uren

Postcommandant

De postcommandant controleert of urenlijst volledig is ingevuld en of er geen bijzondere afwijkingen op de urenlijst staan vermeld. Akkoord?:  Akkoord: De postcommandant parafeert en dateert de urenlijst. Ga naar stap 4.  Niet akkoord: De urenlijst wordt teruggestuurd naar de vrijwilliger. Ga terug naar stap 2. Indien de postcommandant tevens de vrijwilliger is zal de teamleider repressie bij moeten tekenen voor akkoord van de urenlijst.

4. Urenlijst declaratieuren naar administratie district

Postcommandant

Na ondertekening door de postcommandant wordt de urenlijst aan de administratie van het district toegezonden.

5. Controle volledigheid urenlijst declaratieuren


De administratie van het district controleert of de urenlijst volledig is ingevuld. Akkoord?:  Akkoord: De urenlijst kan ingevoerd worden in AG5. Ga naar stap  Niet akkoord: De urenlijst wordt teruggestuurd naar de postcommandant met het verzoek om de urenlijst volledig in te laten vullen.


Het subproces gaat hier over in het hoofdproces ‘vergoeding vrijwilligers’. Zie paragraaf 3.3.4.

59

3.3.5 Verwerken mutaties in salaris- en financiële administratie Sa l a ri s m u ta ti e s 1

Sa l a ri s a d m . 1 (e x te rn ) Sa l a ri s m u ta ti e s 2 v e rwe rk e n

Ni e t a k k o o rd

Ni e t a k k o o rd

Sa l a ri s a d m . 2 (e x te rn ) Sa l a ri s m u ta ti e s 3 c o n tro l e re n

Ak k o o rd

M e d e we rk e r / v ri j wi l l i g e r Co n tro l e 11 s a l a ri s s p e c i fi c a ti e d o o r m e d e we rk e r / Ak k o o rd v ri j wi l l i g e r

Ra e t (e x te rn )

Do o rs tu re n s p e c i fi 4c a ti e s v e rwe rk te s a l a ri s m u ta ti e s

12 Ei n d e d e e l v a n h e t p ro c e s

Sa l a ri s a d m i n i s ta te u r P&O Ve rs p re i d e n gegev ens

5

6 Pro c e s b e ta l i n g e n

Ad m i n i s tra te u r L o o n j o u rn a a l p o s te 7n n a a r fi n .a d m . m e d e we rk e r

Fi n . a d m . m d w Bo e k e n 8 l o o n j o u rn a a l p o s te n i n fi n a n c i e e l p a k k e t

Ad m i n i s tra te u r Co n tro l e 9 s a l a ri s b o e k i n g e n

10 Ak k o o rd

Ei n d e d e e l v a n h e t p ro c e s

Ni e t a k k o o rd

Beschrijving bij procesmodel Verwerken mutaties in salaris- en financiële administratie Naam Functionaris Omschrijving 1. Salarismutaties Het proces verwerken mutaties begint na het ontvangen van verschillende soorten salarismutaties. Deze salarismutaties volgen uit de voorgaande processen (declaraties via salarisadministratie, voorschotprocedure, salarismutaties personeel en vergoeding vrijwilligers). 2. Salarismutaties verwerken


Bij de salarisadministratie worden vervolgens de aangeleverde salarismutaties in de salarisadministratie verwerkt. Salarisadministrateur 1 voert de

60

salarismutaties in de salarisadministratie in. 3. Salarismutaties controleren


Salarisadministrateur 2 controleert of de aangeleverde salarismutaties goed zijn ingevoerd. Akkoord?:  Akkoord, ga naar stap 4. Verder worden loonjournaalposten rechtstreeks vanuit salarisadministrateur 2 naar de salarisadministrateur P&O van Brandweer Brabant-Noord gestuurd.  Niet akkoord, ga naar stap 2.

4. Doorsturen specificaties verwerkte salarismutaties

Raet

Maandelijks stuurt Raet de salarisspecificaties, de verzamelloonstaat en het mutatieverslag op naar P&O. Deze gegevens zijn voor de salarisadministrateur P&O ook digitaal beschikbaar in Raet. Raet levert maandelijks de gegevens voor de maandelijkse salarisbetaling aan bij de salarisadministrateur P&O. Dit betreft de volgende gegevens:  Opdrachtbrieven zakelijke betalingen (één voor de salarissen, één voor de pensioenafdracht en één voor de afdracht van het spaarloon).  Betaalstaat van de salarissen.  Betaalstaat van afdrachten (pensioenpremies / premies ziektekostenverzekering).

5. Verspreiden gegevens Salarisadministrateur P&O

Maandelijks worden door de salarisadministrateur P&O een aantal gegevens verspreid:  De salarisspecificaties naar de medewerkers.  De betaalstaten van de salaris gerelateerde betalingen worden aangeleverd aan één van de financieel administratief medewerkers.  De verzamelloonstaat en de loonjournaalposten worden geleverd aan de administrateur van het team Financiën / Control.

61

Per kwartaal worden door de salarisadministrateur P&O de volgende gegevens aan de vrijwilligers verspreid:  Elk kwartaal verstuurt de medewerker P&O, digitaal (vanuit AG5), aan elke vrijwilliger een detail- en een salarisstaat over het vorige kwartaal. En via de interne/externe post worden de corresponderende salarisspecificaties naar de vrijwilligers verstuurd. 6. Proces betalingen

Door de salarisadministrateur P&O worden de opdrachtbrieven voor zakelijke betalingen en de betaalstaten van de salarissenbetalingen aangeleverd bij één van de financieel administratief medewerkers. Er zijn maandelijks twee betaalstaten voor de salarisbetalingen:  Betaalstaat van de salarissen.  Betaalstaat van afdrachten (pensioenpremies / premies ziektekostenverzekering). Op de opdrachtbrieven en de betaalstaten zijn totaalbedragen en som van rekeningnummers opgenomen. Bij betaling wordt gecontroleerd of de totaalbedragen en de som van de rekeningnummers op de opdrachtbrieven overeenkomen met de totaalbedragen en de som van de rekeningnummers op de opdrachtbrieven. Het verdere procesverloop van de betaling van de salarissen wordt verder uitgewerkt in het proces ‘betalingen’. Zie paragraaf 5.3.4.

7. Loonjournaalposten naar financieel administratief medewerker

Administrateur

Maandelijks verkrijgt de administrateur van salarisadministrateur 1 een mail met als bijlage de loonjournaalposten van de betreffende maand. Deze loonjournaalposten worden door de administrateur aangeleverd bij de financieel administratief medewerker 62

welke salarisboekingen verricht. 8. Boeken loonjournaalposten in financieel pakket


De financieel administratief medewerker boekt maandelijks de salarismemo in het financieel pakket aan de hand van de ontvangen loonjournaalposten.

9. Controle salarisboekingen

Administrateur

Maandelijks controleert de administrateur de salarisboekingen. De administrateur legt hierbij, op regelniveau, aansluiting tussen de verzamelloonstaat en de salarismemo. Deze controle wordt vastgelegd in een Excel-bestand. Akkoord?:  Akkoord: Ga naar stap 10.  Niet akkoord: Eventuele afwijkingen tussen verzamelloonstaat en salarismemo worden door de administrateur geanalyseerd en vervolgacties voor de hieruit voortvloeiende correcties worden door de administrateur uitgezet. Ga naar stap 8.

10. Einde deel van het proces

11. Controle salarisspecificatie door medewerker / vrijwilliger

De salarismutaties zijn verwerkt in de salaris- en financiële administratie en de betaling van de declaraties verloopt via het proces ‘betalingen’. Medewerker / vrijwilliger

Aan de hand van de salarisspecificatie kan de medewerker / vrijwilliger controleren of de uitbetaling van het salaris overeenkomt met zijn werkelijk te ontvangen salaris. Akkoord?:  Akkoord, ga naar stap 12.  Niet akkoord, ga naar stap 1 (aanpassingen door laten voeren).

12. Einde deel van het proces

De medewerker / vrijwilliger heeft zijn salarisspecificatie ontvangen en heeft hier geen op- of aanmerkingen over.

63

3.4 Bijlagen Bij dit proces horen de volgende bijlagen: -

Presentielijst Brand (zie bijlage 5). Presentielijst Hulpverlening (zie bijlage 6). Urenlijst (declaratie-uren) (zie bijlage 7). Presentielijst oefening (voorbeeld) (zie bijlage 8). Declaratieformulier reiskosten auto (zie bijlage 9). Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer (zie bijlage 10). Declaratieformulier verblijfskosten (zie bijlage 11). Voorschottenbeleid (zie bijlage 12). Formulier voorschot salaris (zie bijlage 13). Werkinstructie registreren uren vrijwilligers (zie bijlage 14).

64

4. Proces Inkomsten In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de Inkomsten van Brandweer Brabant-Noord.

4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten Onder inkomsten verstaan we: ‘geld dat via kas of bankrekening binnenkomt’. In dit proces onderscheiden we de totstandkoming van vorderingen (verplichtingen van derden aan de BBN) waaruit inkomsten tot stand komen en de administratie van deze vorderingen. Er zijn diverse inkomsten te onderscheiden. Dit onderscheid maken we aan de hand van de aanleidingen van waaruit vorderingen ontstaan. We benoemen de volgende verschillende inkomsten met de daarbij behorende aanleidingen: - Subsidies en bijdragen = geld dat via kas of bankrekening binnenkomt en aan BBN beschikbaar wordt gesteld door overheidsorganen om bepaalde activiteiten uit te voeren ten behoeve van afgesproken doelen. Dit zijn bedragen om door de subsidieverstrekker gestelde doelen te realiseren. Over deze inkomsten moet verantwoording afgelegd worden aan de subsidieverstrekker. Voorbeelden hiervan zijn de Brede Doel Uitkering Rampenbestrijding (BDUR), projectsubsidies, inwonerbijdragen van gemeenten. - Inkomsten uit verkoop aan derden = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van een door ons geleverde dienst of goed. Voorbeelden hiervan zijn de verkoop van materiaal (brandweerpakken), wachtdienst theater, meldingen aannemen Siemens, opleidingen, detachering. - Door te belasten uitgaven = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van eerdere door BBN gedane uitgaven, omdat deze doorgefactureerd kunnen worden aan een derde partij. Voorbeeld hiervan zijn de betaling van snelheidsovertredingen door BBN, en de vordering ervan bij de snelheidsovertreder. - Door te betalen bedragen aan derden = geld dat via kas of bankrekening binnenkomt en door ons aan derden doorbetaald dient te worden. Voorbeeld hiervan is de doorbetaling van de “BTW-compensatie BDUR” aan gemeenten. We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen:

Hoofdproces Inkomsten

§ 4.3.1 4.3.2

Procesonderdelen/subprocessen Vorderingen Incasso

Interne Controle IC Inkomsten en middelenbeheer

65

4.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces inkomsten is als volgt. Externe regelgeving - Besluit rijksbijdragen bijstands- en bestrijdingskosten. - Circulaires en beschikkingen ministerie BZK. - Subsidiebeschikkingen Rijk / provincie / gemeente (c.q. andere onderliggende stukken van bijdrageverstrekkingen). - Wet op de Veiligheidsregio. Interne Regelgeving - Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011. - Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Treasurystatuut 2011. - Regeling budgethouders BBN 2009.

66

4.3 Procesmodellen 4.3.1 Vorderingen

Su b s i d i e s e n b i j d ra g e1n

In k o m s te n (v e rk o o p a2a n d e rd e n )

Do o rb e l a s ti n g v a n u i tg a v e n

3

Do o r te b e ta l e n b e d ra g e n

4

Ad m i n i s tra te u r On tv a n g s t v a n s i g n a l6e n v o rd e ri n g e n

T e rm i j n a d m i n i s tra ti e 5

Ad m i n i s tra te u r Pe ri o d i e k te ru g k e re n d7?

Ne e

F i n .a d m .m d w Op n e m e n i n 8 te rm i j n a d m i n i s tra ti e

Ja

Ad m i n i s tra te u r

F a c tu u r v e rs tu re n ?

Ad m i n .m d w

9

Vo rd e ri n g o p n e m e n i n1 0 d e b i te u re n a d m i n i s tra ti e Ne e

Ja 12

Ad m i n .m d w

Ni e u we De b i te u r?

11

Ja

Pro c e s De b i te u re n b e h e e r Ne e

Ad m i n .m d w

Pro e ffa c tu u r m a k e n i n1 3 fi n a n c i e e l p a k k e t

Ad m i n i s tra te u r Ne e Pro e ffa c tu u r OK?

Ja

14

Ad m i n .m d w

De fi n i ti e v e fa c tu u r 15 m a k e n m e t fi n a n c i e e l pak k et

Ad m i n .m d w Ve rs tu re n fa c tu u r e n 1 6 a rc h i v e re n fa c tu u r m e t a c h te rl i g g e n d e s tu k k e n

De b i te u re n a d m i n i s tra1ti7e

18

Pro c e s Ve rwe rk e n Ba n k a fs c h ri ft

1

Beschrijving bij procesmodel Vorderingen Naam Functionaris Omschrijving Subsidies en bijdragen Subsidies en bijdragen zijn een mogelijke start van het proces. Stukken waaruit deze vorderingen voortvloeien en zijn vastgesteld zijn bijvoorbeeld:

67

 De Brandweerwet.  Besluit rijksbijdragen bijstands- en bestrijdingskosten.  Circulaires en beschikkingen ministerie BZK.  Subsidiebeschikkingen Rijk / provincie / gemeente (c.q. andere onderliggende stukken van bijdrageverstrekkingen) Voorbeelden hiervan zijn de Brede Doel Uitkering Rampenbestrijding (BDUR), projectsubsidies, inwonerbijdragen van gemeenten. 2

Inkomsten door verkoop aan derden

Inkomsten uit verkoop aan derden = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van een door ons geleverde dienst of goed. Voorbeelden hiervan zijn de verkoop van materiaal (brandweerpakken), wachtdienst theater, meldingen aannemen Siemens, opleidingen, detachering.

3

Doorbelasting van uitgaven

Doorbelasting van uitgaven = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van eerdere door BBN gedane uitgaven, omdat deze doorgefactureerd kunnen worden aan een derde partij. Voorbeeld hiervan zijn de betaling van snelheidsovertredingen door BBN, en de vordering ervan bij de snelheidsovertreder.

4

Door te betalen bedragen

Door te betalen bedragen aan derden = geld dat via kas of bankrekening binnenkomt en door ons aan derden doorbetaald dient te worden. Voorbeeld hiervan is de doorbetaling van de “BTWcompensatie BDUR” aan gemeenten.

5

Termijnadministratie

De termijnadministratie is een planning van de te verwachten vorderingen. Hierin wordt opgeslagen welke vorderingen wanneer aan de orde komen. Deze lijst wordt samengesteld op basis van ervaring op voorgaande jaren en signalen zonder dat een concrete vordering uitstaat. De termijnadministratie kan ook de start van het proces. Indien uit de termijnadministratie blijkt dat de termijn voor de vordering verstreken is kan 68

overgegaan worden tot stap 6. 6

Ontvangst van signalen vorderingen

Administrateur

De administrateur ontvangt de diverse signalen voor. De administrateur fungeert als loket voor vorderingen.

7

Periodiek terugkerend?

Administrateur

De administrateur beoordeelt de signalen welke hij/zij binnenkrijgt. Is deze vordering periodiek terugkerend?:  Indien ja. De vordering wordt doorgegeven aan de financieel administratief medewerkers. Stap 8 volgt.  Indien nee; stap 9 volgt

8

Opnemen in termijnadministratie


Indien de vorderingen periodiek terugkerend zijn worden deze opgenomen in de termijnadministratie. Hier worden de volgende gegevens van de (te verwachten) vordering opgenomen  Onderwerp.  Aantal termijnen (factuur).  Termijn.  Bedrag.  Relatie.  Einddatum.  Verantwoordelijke(n).  Grootboekrekening. Aan de hand van de termijnadministratie wordt door de financieel administratief medewerker gemonitord of de inkomsten volledig binnenkomen. Indien nodig wordt er door de financieel administratief medewerker actie ondernomen.

9

Factuur versturen?

Administrateur

De administrateur weegt af voor welke vorderingen een factuur verstuurd dient te worden. In het algemeen gelden de volgende uitgangspunten;  Voor bijdragen van overheden sturen we wel een verkoopfactuur, voor toegewezen subsidies niet.  Voor verkoop aan derden sturen we wel een verkoopfactuur.  Voor door te belasten uitgave sturen we een verkoopfactuur.

69

De administrateur beoordeelt of er een verkoopfactuur verstuurd dient te worden. Verkoopfactuur versturen?:  Indien ja; stap 11 volgt.  Indien nee; stap 10 volgt. 10

Vordering opnemen in Administratief debiteurenmedewerker administratie

De administratief medewerker neemt vorderingen op in de debiteurenadministratie in het financieel pakket door een post op te nemen in het verkoopboek.

11

Nieuwe Debiteur?

Voor het aanmaken van een proefverkoopfactuur controleert de administratief medewerker in het debiteurbestand of deze debiteur bekend is. Is er sprake van een nieuwe debiteur?:  Indien ja; proces debiteurenbeheer volgt. Ga naar stap 13.  Indien nee; stap 10 volgt.

12

Proces Debiteurenbeheer

13

Proeffactuur maken in financieel pakket


De administratief medewerker maakt op basis van de opdracht een proefverkoopfactuur.

14

Proeffactuur OK?

Administrateur

De administrateur controleert de proefverkoopfactuur op de volgende punten:  De datum van de verkoopfactuur.  Vermelding van een opeenvolgend verkoopfactuurnummer.  Het btw-nummer van de debiteur indien dit een bedrijf waar het een internationale levering/dienst betreft.  NAW-gegevens van de klant.  De hoeveelheid en aard van de geleverde goederen en/of diensten.  De datum of het tijdvak van de levering van de goederen en/of dienst.  Het toegepaste btw-tarief.  Het te betalen btw-bedrag.  Juiste grootboekrekening.  Juiste artikel gebruikt.


Het proces debiteurenbeheer beschrijft hoe een nieuwe debiteur aangemaakt kan worden.

Is de proefverkoopfactuur akkoord?:

70

 Indien ja; stap 16 volgt.  Indien nee; stap 14 volgt.

15

Definitieve factuur maken met financieel pakket


De definitieve verkoopfactuur wordt gemaakt en uitgeprint door de administratief medewerker. De vordering komt met het maken van de definitieve verkoopfactuur ook terecht in de debiteurenadministratie.

16

Versturen factuur en archiveren factuur met achterliggende stukken


Nadat de definitieve verkoopfactuur is uitgeprint wordt deze met de post verstuurd. Een kopie met de achterliggende stukken wordt gearchiveerd in de map “ Verkoop”.

17

Debiteurenadministratie

In de debiteurenadministratie staan de debiteuren, openstaande bedragen en betalingstermijn opgenomen.

18

Proces Verwerken Bankafschrift

Nadat de verkoopfactuur verstuurd is volgt het proces verwerken van het bankafschrift. Zie paragraaf 5.3.5.

71

4.3.2 Incasso Wekelijks wordt een overzicht uitgedraaid van de openstaande posten. Van deze openstaande posten wordt gekeken of deze vervallen zijn en hoeveel herinneringen er gestuurd zijn. Facturen vervallen na 30 dagen en herinneringen na 14 dagen. Naar aanleiding van deze check worden de volgende processtappen gevolgd. Fin. adm . m dw O penst aande post of her inner ing ver vallen

1

Voor st el doen over t e nem en act ie

2

Cont r oller / Team leider F&C Besluit nem en over t e volgen act ie

3

Fin. adm . m dw Ver st ur en van ( volgende) her inner ing

4

Fin. adm . m dw Bellen van de debit eur

5

Cont r oller / Team leider F&C I ncassobur eau inschakelen

6

Cont r oller / Team leider F&C Vor der ing oninbaar ver klar en

7

Fin. adm . m dw Schr if t elijke bevest iging t oevoegen aan dossier

8

Cont r oller / Team leider F&C Passende ander e act ie

9

Fin. adm . m dw Debit eur enadm inist r at ie

11

Aant ekening in debit eur enadm inist r at ie

10

12 Pr oces ver wer ken bankaf schr if t

1

2

Beschrijving bij procesmodel Incasso Naam Functionaris Omschrijving Openstaande post of Begin van het proces is het vervallen van herinnering vervallen een openstaande post of het vervallen van een herinnering. (dit kan zijn een eerste, tweede of derde herinnering). Wekelijks wordt een overzicht gemaakt van de vervallen posten. Voorstel doen over te nemen actie


Na de start van het proces wordt door de financieel administratief medewerker een afweging gemaakt over de te volgen acties. De financieel administratief medewerker doet vervolgens een voorstel over deze te nemen actie(s) aan de controller of teamleider Financiën & Control. Hierbij wordt een afweging gemaakt waarin de volgende uitgangspunten gelden;

72

 Debiteuren dienen correct en op tijd te betalen, we hanteren de deadlines voor betalen strak.  We zetten die middelen in die de betaling van openstaande posten bewerkstelligen en passend zijn bij de situatie.  We zijn ons bewust van de relatie met de debiteur en het belang van de relatie voor BBN. Voorafgaand aan het bepalen van de gepaste actie stelt de financieel administratief medewerker de volgende vragen;  Staat de post echt open? (staat er geen creditnota tegenover?)  Is de betaling misschien niet of verkeerd afgeletterd? 3

Besluit nemen over te volgen actie

Controller / teamleider Door de controller / teamleider Financiën Financiën & Control & Control wordt een besluit genomen over de te volgen actie. Deze actie wordt vervolgens uitgezet. Welke actie ondernemen?  Indien een openstaande post is vervallen of een eerste of tweede herinnering is vervallen kan een herinnering verstuurd worden en volgt stap 3.  Indien er een warme of bijzondere relatie is met de debiteur kan gebeld worden over de openstaande post (bijv. gemeenten, opdrachtgevers, ouders jeugdbrandweer). Na het vervallen van een tweede herinnering dient sowieso gebeld te worden. Stap 4 volgt.  Na het vervallen van de derde herinnering kan overgegaan worden tot het inschakelen van een incassobureau, dit in overleg met de Controller of teamleider Financiën & Control. Stap 5 volgt.  In sommige gevallen kan overgegaan worden tot het oninbaar verklaren van vorderingen. Bijvoorbeeld als de administratieve lasten niet opwegen

73

tegen de mogelijkheden om de vorderingen alsnog te innen, of als er geen verhaalmogelijkheden zijn. Stap 6 volgt.  In enkele gevallen kan ook besloten worden een passende andere actie te ondernemen, dit kan alleen als dit in het belang is van een correcte betaling en een goede relatie. (Bijvoorbeeld in het geval de vordering is gericht aan (ex)personeel, afwachten in het geval debiteur heeft gevraagd om uitstel, contact opnemen met de curator in het geval van een faillissement, voor vorderingen op personeelsleden kan het verstandig zijn dit via de leidinggevende te laten verlopen). Stap 7 volgt. 4

Versturen van Financieel (volgende) herinnering administratief medewerker

De financieel administratief medewerker maakt na opdracht van de teamleider Financiën & Control een herinnering aan.

5

Bellen van de debiteur


De financieel administratief medewerker belt de debiteur. Om navraag te doen over de status van de openstaande vordering.

6

Incassobureau inschakelen

Controller / teamleider De controller / teamleider Financiën & Financiën & Control Control kan besluiten om over te gaan tot het inschakelen van een incassobureau. De opdracht aan het incassobureau dient door de controller of door de teamleider Financiën & Control gegeven te worden.

7

Vordering oninbaar verklaren

Controller / teamleider De controller / teamleider Financiën & Financiën & Control Control kan openstaande vorderingen oninbaar laten verklaren.

8

Schriftelijke bevestiging toevoegen aan dossier


9

Passende andere actie

Controller / teamleider In enkele gevallen kan ook besloten Financiën & Control worden een passende andere actie te ondernemen, dit kan alleen als dit in het belang is van een correcte betaling en een goede relatie. Bijvoorbeeld in het geval de vordering is gericht aan (ex)personeel,

De financieel medewerker voegt bij het dossier een schriftelijke bevestiging met toelichting welke ondertekend is door de controller / teamleider Financiën & Control.

74

afwachten in het geval debiteur heeft gevraagd om uitstel, contact opnemen met de curator in het geval van een faillissement, voor vorderingen op personeelsleden kan het verstandig zijn dit via de leidinggevende te laten verlopen, ook een betalingsregeling is een mogelijke optie. 10

Aantekening maken in Financieel debiteurenadministratief administratie medewerker

In het financieel pakket wordt na elke stap een aantekening gemaakt. Waarom welke actie ondernomen? Wat is er besproken met wie en wat is er afgesproken? Deze aantekeningen vormen het dossier.

11

Debiteurenadministratie

In de debiteurenadministratie staan de debiteuren, openstaande bedragen en betalingstermijn opgenomen.

12

Proces verwerken bankafschrift

Nadat aantekening in het financieel pakket is gemaakt volgt het proces verwerken van het bankafschrift. Daar worden binnengekomen bedragen verwerkt in de debiteurenadministratie. Zie paragraaf 5.3.5.

75

5. Proces Financieel Administratief In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de “Financieel Administratieve Processen” van Brandweer Brabant-Noord.

5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief Onder Financieel Administratief verstaan we: ‘processen die binnen de financiële afdeling plaatsvinden, onder geheel onder de verantwoordelijkheid vallen van de teamleden van het financiële team, en de overige administratieve processen (zoals beschreven in de handboek) ondersteunen’. We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.

Hoofdproces

§

Financieel Administratief Proces

5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6.1 5.3.6.2 5.3.6.3

Procesonderdelen/subprocessen Debiteuren- en crediteurenbeheer Memoriaalboekingen Parafenlijst Betalingen Verwerken bankafschrift Kas opmaken Uitgaande kasstromen Inkomende kasstromen

Interne Controle

IC Administratie

5.2 Relevante Regelgeving De relevante interne regelgeving voor het proces inkoop is als volgt. Interne Regelgeving - Regeling budgethouders Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011. - Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011. - Wijzigingsbesluit Algemene mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011 - Algemene Inkoopvoorwaarden Brandweer Brabant-Noord 2012. - Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.

76

5.3 Procesmodellen 5.3.1 Debiteuren- en crediteurenbeheer

Ont vangen f act uur van (vermoedelijk) nieuwe Credit eur

1

Admin. mdw Wijziging van gegevens credit eur (bankrekening, NAW-gegevens)

2

Check in credit eurenbest and: nieuwe credit eur of wijzigen?

3

4 Nee Proces I nkoop van dienst en en goederen op rekening

Admin. mdw

Ja

Verif iëren bankrekeningnummer

5

Admin. mdw Aanmaken of wijzigen van credit eur in f inancieel pakket

6

Teamlid F&C Uit draaien van credit eurgegevens uit f inancieel pakket plus kopie van f act uur

7 Nee

Teamlid F&C Collegiale t oet s op invoer van nieuwe credit eur.

8

Teamlid F&C

Ja

Paraf eren uit draai credit eurgegevens

9

Admin. mdw Archiveren geparaf eerde credit eurgegevens en kopie f act uur

10

Map St amgegevens credit euren

11

12

Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening

Admin. mdw Maken f act uur van (vermoedelijk) nieuwe Debit eur

13

Check in debit eurenbest and: nieuwe debit eur?

Ja

14

15 Nee Proces inkomst en (aanmaken f act uur)

Admin. mdw

Verif iëren NAW gegevens

16

Admin. mdw Aanmaken van nieuwe debit eur in f inancieel pakket

17

Admin. mdw Uit draaien van debit eurgegevens uit f inancieel pakket plus kopie van verkoopf act uur Teamlid F&C

18 Nee

77

12

Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening

Admin. mdw Maken f act uur van (vermoedelijk) nieuwe Debit eur

13

Check in debit eurenbest and: nieuwe debit eur?

14

15 Nee Proces inkomst en (aanmaken f act uur)

Admin. mdw

Ja Verif iëren NAW gegevens

16

Admin. mdw Aanmaken van nieuwe debit eur in f inancieel pakket

17

Admin. mdw Uit draaien van debit eurgegevens uit f inancieel pakket plus kopie van verkoopf act uur

18 Nee

Teamlid F&C Cont role op invoer van nieuwe debit eur. Correct e invoer?

Ja

19

Teamlid F&C

Paraf eren uit draai debit eurgegevens

20

Admin. mdw Archiveren geparaf eerde debit eurgegevens en kopie f act uur

21

Map St amgegevens debit euren

22

23 Proces I nkomst en

1

2

3

Beschrijving bij procesmodel Debiteuren- en crediteurenbeheer Naam Functionaris Omschrijving Ontvangen factuur van Het ontvangen van een mogelijk nieuwe (vermoedelijk) nieuwe inkoopfactuur is de start van dit proces. Crediteur Wijziging van Een wijziging van de gegevens van de gegevens crediteur crediteur is mogelijk is (bankrekening, NAWgegevens) Check in Administratief De administratief medewerker checkt in crediteurenbestand: medewerker het financieel pakket of de crediteur nieuwe crediteur of bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de wijzigen? handelsnaam, het BTW-nummer, het bankrekeningnummer. Een crediteur is nieuw wanneer deze een unieke handelsnaam heeft met bijbehorend uniek

78

BTW nummer. Nieuwe crediteur?:  Zo nee; stap 4 volgt.  Zo ja; stap 5 volgt. 4

Proces Inkoop van diensten en goederen op rekening

Als crediteur (toch) bekend blijkt in het crediteurenbestand dan gaat het proces verder met het Proces inkoop van diensten en goederen op rekening. Dit proces is beschreven in paragraaf 2.3.1).

5

Verifiëren bankrekeningnummer


Als een nieuwe crediteur opgenomen wordt dan dient het bankrekeningnummer geverifieerd te worden. Dit kan aan de hand van de inkoopfactuur. Bij wijziging van het bankrekeningnummer dient eerst telefonisch contact te worden opgenomen met de crediteur en hiervan een notitie in het Financieel Pakket gemaakt te worden.

6

Aanmaken of wijzigen van crediteur in financieel pakket


De crediteur wordt aangemaakt in het financieel pakket. De volgende gegevens worden in ieder geval opgenomen:  Handelsnaam.  Adres.  Bankrekening.  BTW-nummer.

7

Uitdraaien van crediteurgegevens uit financieel pakket plus kopie van factuur


Van de gegevens wordt uit het financieel pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt een kopie van een inkoopfactuur van de crediteur gemaakt.

8

Collegiale toets op invoer van nieuwe crediteur.

Teamlid Financiën & Control

Een teamlid van het team Financiën & Control controleert ingevoerde gegevens van de nieuwe crediteur. Daarbij is specifiek aandacht voor de juiste naam en bankrekening. Correcte invoer?:  Zo nee; stap 6 volgt.  Zo ja; stap 9 volgt.

9

Paraferen uitdraai crediteurgegevens


Op de uitdraai van de gegevens wordt door de controlerende medewerker een paraaf gezet.

10

Archiveren

Administratief

De uitdraai met de kopie inkoopfactuur

79

11

geparafeerde crediteurgegevens en kopie factuur Map Stamgegevens crediteuren

medewerker

worden opgeborgen in de map “stamgegevens crediteuren”. In de map “stamgegevens crediteuren” bevinden zich de gegevens van de (nieuwe) crediteuren op volgorde van crediteurnummer.

12

Proces Inkoop van goederen en diensten op rekening

Nadat de nieuwe crediteur is aangemaakt volgt het vervolg van het proces “Inkoop van goederen en diensten op rekening”. Zie paragraaf 2.3.1.

13

Maken factuur van (vermoedelijk) nieuwe Debiteur Check in debiteurenbestand: nieuwe debiteur?

Het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur is de start van dit proces.

14


De administratief medewerker checkt in het financieel pakket of de debiteur bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de naam en de NAW gegevens. Een debiteur is nieuw wanneer deze een unieke naam heeft met bijbehorend unieke NAW gegevens Nieuwe debiteur?:  Zo nee; stap 15 volgt.  Zo ja; stap 16 volgt.

15

Proces inkomsten (aanmaken factuur)

Als debiteur (toch) bekend blijkt in het debiteurenbestand dan gaat het proces verder met het proces Inkomsten (aanmaken verkoopfactuur). Zie paragraaf 4.3.1.

16

Verifiëren NAW gegevens


Als een nieuwe debiteur opgenomen wordt dan dient de NAW-gegevens geverifieerd te worden. Verantwoordelijkheid voor juist aanleveren van de naw-gegevens ligt bij de opdrachtgever (verkoper) om de verkoopfactuur te maken.

17

Aanmaken van nieuwe debiteur in financieel pakket


De debiteur wordt aangemaakt in het financieel pakket. De volgende gegevens worden in ieder geval opgenomen:  Handelsnaam.  Adres. Indien bekend worden ook de volgende

80

gegevens opgenomen:  Bankrekening.  BTW-nummer. 18

19

Uitdraaien van debiteurgegevens uit financieel pakket plus kopie van verkoopfactuur Controle op invoer van nieuwe debiteur. Correcte invoer?


Van de gegevens wordt uit het financieel pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt een kopie van een verkoopfactuur van de debiteur gemaakt.


De administrateur controleert de ingevoerde gegevens van de nieuwe debiteur. Daarbij is specifiek aandacht voor de juiste naam en adresgegevens. Correcte invoer?  Zo nee; stap 17 volgt.  Zo ja; stap 20 volgt.

20

Paraferen uitdraai debiteurgegevens


Op de uitdraai van de gegevens wordt door de controlerende medewerker een paraaf gezet.

21

Archiveren geparafeerde debiteurgegevens en kopie factuur Map stamgegevens debiteuren


De uitdraai met de kopie verkoopfactuur worden opgeborgen in de map “stamgegevens debiteuren”.

22

23

Proces Inkomsten

In de map “stamgegevens debiteuren” bevinden zich de gegevens van de (nieuwe) debiteuren op volgorde van debiteurnummer. Nadat de nieuwe debiteur is aangemaakt volgt het vervolg van het proces “Inkomsten”. Paragraaf 4.3.1.

81

5.3.2 Memoriaalboekingen

Teamlid F&C Boekingen die niet via inkoop-, verkoop-, kas-, bankboek kunnen

1

Memoriaal boeken in financieel pakket

2

Teamlid F&C Uitdraai maken van memoriaalboeking uit financieel pakket

3 Nee

Administrateur Controle memoriaalboeking en invoer financieel pakket. Akkoord? Ja

4

Administrateur

Verwerken in financieel pakket en paraferen

5

Administrateur Archiveren formulier memoriaalboeking met achterliggende stukken

6

7 Proces afgerond

1

2

Beschrijving bij procesmodel Memoriaalboekingen Naam Functionaris Omschrijving Boekingen die niet via Memoriaal is een dagboek. Boekingen inkoop-, verkoop-, kas-, die niet in het inkoop-, verkoop-, bank-, bankboek kunnen en kasboek komen in het memoriaalboek. Bijvoorbeeld correcties, herverdeling grootboek, functioneel boeken pinpastransacties. Memoriaal boeken in financieel pakket


Het teamlid maakt aan de hand van de onderliggende stukken de memoriaalboeking in het financieel pakket. Voor het maken van de boeking wordt indien nodig contact gezocht met de administrateur.

82

3

Uitdraai maken van memoriaalboeking uit financieel pakket


Vanuit het financieel pakket maakt het teamlid een uitdraai (printscreen) van de memoriaalboeking. Deze uitdraai dient ten minste de volgende gegevens te bevatten:  Boekingsdatum;  Naam medewerker welke de memoriaalboeking heeft geboekt;  Boekstuknummer;  Boekingsgang (debet/credit);  Omschrijving;  Referentienummer;  Bedrag;  BTW-code;  IV3-code Vervolgens wordt deze uitdraai samen met de onderliggende stukken van de boeking aan de administrateur aangeleverd.

4

Controle memoriaalboeking en invoer financieel pakket. Akkoord?

Administrateur

De administrateur controleert aan de hand van uitdraai van de memoriaalboeking en de daadwerkelijke boeking in het financieel pakket de memoriaalboeking. Boeking akkoord?  Indien ja, stap 7 volgt.  Indien nee, stap 4 volgt.

5

Verwerken boeking in financieel pakket en paraferen

Administrateur

De administrateur verwerkt de boeking in het financieel pakket. Vervolgens voorziet de administrateur de printscreen van de memoriaalboeking van een paraaf en een datum.

6

Archiveren formulier memoriaalboeking met achterliggende stukken

Administrateur

De memoriaalboekingen met achterliggende stukken worden, gerangschikt naar documentnummer, opgeborgen in de map van de soort memoriaalboeking. De volgende memoriaalboekingen worden onderscheiden in Exact:  Algemeen;  Salarissen;  BTW;  Afschrijvingen + rente;  Opbrengsten;  Doorverdeling; 83

Hierbij dienen de memoriaalmappen een doorlopende nummering te kennen. De administrateur dient hierop toe te zien. 7

Proces afgerond

Na het archiveren is het proces afgerond.

84

5.3.3 Parafenlijst Nieuwe medewerk er

1

P&O-adv is eur Voorleggen v an 2 paraafformulier aan medewerk er

Ontbrek ende handtek ening

(Nieuwe) medewerk er BBN Ondertek enen paraafformulier

7

3

Wijz iging func tie

Fin.adm.mdw Paraafformulier 6 ops turen / wijz igen

4

P&O-adv is eur Wijz iging func tie c ommunic eren

5

Nieuwe paraaf Fin.adm.mdw Arc hiv eren paraafformulier

8 Wijz iging paraafformulier

9 Parafenlijs t c ompleet

Fin.adm.mdw Periodiek ops c honen parafenlijs t

10

Ops c honen Parafenlijs t

11

Fin.adm.mdw Arc hiv eren (oude) 12 parafenformulieren

13 Parafenlijs t opges c hoond

1

Beschrijving bij procesmodel Parafenlijst Naam Functionaris Omschrijving Nieuwe medewerker Als een nieuwe medewerker bij BBN in dienst komt start dit proces. Alle medewerkers met budget verantwoordelijkheid (budgethouders) dienen in de parafenlijst opgenomen te zijn.

2

Voorleggen van paraafformulier aan medewerker

3

Ontbrekende handtekening

P&O-adviseur

Bij indiensttreding wordt door de P&Oadviseur aan de medewerker een paraafformulier voorgelegd. Dit formulier zit bij het indiensttredingspakket. Het proces start ook als blijkt dat er een handtekening ontbreekt. (Bijv. bij het verwerken van een inkoopfactuur waar

85

een onbekende handtekening opstaat). 4

Wijziging functie

Een andere trigger voor het proces is een wijziging van een functie van een (toekomstig) budgethouder. Hiermee worden alle wijzigingen bedoeld die betrekking hebben op functies met budgetverantwoordelijkheid.

5

Wijziging functie communiceren

P&O-adviseur

Bij functiewijziging van een (toekomstig) budgethouder gaat er vanuit de P&Oadviseur een signaal naar de financieel administratief medewerker.

6

Paraafformulier opsturen / wijzigen


De financieel administratief medewerker stuurt een leeg paraafformulier door naar de nieuwe medewerker waarvan de paraaf nog ontbreekt in de parafenlijst. Ga naar stap 7. Wanneer er sprake is van een wijziging qua functie dan wordt er door de financieel administratief medewerker in de parafenlijst nagegaan of de medewerker hier reeds in zit. Indien dit het geval is wordt de einddatum van de huidige functie op het paraafformulier ingegeven. Vervolgens wordt de nieuwe functie met ingangsdatum op het paraafformulier ingegeven. Ga vervolgens naar stap 8. Bij wijzigingen qua functie van medewerkers waarvan nog geen paraaflijst aanwezig is wordt er door de financieel administratief medewerker een leeg paraafformulier doorgestuurd naar de nieuwe budgethouder. Ga naar stap 7.

7

Ondertekenen paraafformulier

(Nieuwe) medewerker BBN

De (nieuwe) medewerker van BBN tekent het formulier op naam en functie, zet een handtekening en een paraaf. Geeft de datum indienst aan. En vervolgens dateert de (nieuwe) medewerker het formulier.

8

Archiveren paraafformulier


De financieel administratief medewerker ontvangt het paraafformulier en neemt deze op in de parafenlijst.

9

Parafenlijst compleet

Einde van het proces is wanneer de 86

parafenlijst weer compleet is. 10

Periodiek opschonen parafenlijst

Periodiek zal de financieel administratief medewerker de parafenlijst opschonen.

11

Opschonen Parafenlijst


De financieel administratief medewerker schoont de parafenlijst op. Hiervoor wordt in overleg getreden met de P&Oadviseur(s) om te kijken of alle wijzigingen door zijn gekomen (check indienst / uitdienst / wijziging functie).

12

Archiveren (oude) parafenformulieren


De financieel administratief medewerker archiveert de overbodige (oude) parafenformulieren in het archief van de parafenlijst.

13

Parafenlijst opgeschoond

Einde van het proces is wanneer de parafenlijst opgeschoond is.

87

5.3.4 Betalingen Fi n .a d m .m d w We k e l i j k s e b e ta l i n g 1 i n k o o p fa c tu re n

Se l e c te re n e n fi a tte re 2 n v a n te b e ta l e n fa c tu re n i n fi n a n c i e e l p a k k e t

Fi n .a d m .m d w Bi j e l k a a r z o e k e n v a n3 te b e ta l e n fa c tu re n

Fi n .a d m .m d w Op s te l l e n b e ta l i n g s v o o rs te l b e ta a l b a tc h

4

Fi n .a d m .m d w

Ad m .m d w

Co n tro l e fa c tu re n u i t 5 b a tc h

Aa n p a s s e n b a n k re k e 6 ning o f b e d ra g Ne e

Ja Be ta a l o p d ra c h t v o o r 1 0 b e ta l i n g tu s s e n e i g e n re k e n i n g e n

Fi n .a d m .m d w

Be ta a l b a tc h v e rwe rk e 7 n e n b e ta a l o p d ra c h t aanm ak en

Fi n .a d m .m d w Eé n k e e r p e r we e k l o s1s1e b e ta l i n g e n a a n m a k e n

Im p o rte re n b e ta a l o p d ra c h t

Fi n .a d m .m d w Aa n m a k e n b e ta a l o p d ra c h t

12

8

Fi n .a d m .m d w Pri n te n a u to ri s a ti e fo rm u l i e r

9

Fi n .a d m .m d w Aa n l e v e re n 13 a u to ri s a ti e fo rm u l i e r m e t o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n b i j te k e n i n g s b e v o e g d e n Te k e n i n g s b e v o e g d e n

L o s s e b e ta l i n g n i e t a k k o o rd

Co n tro l e v o l l e d i g h e i d 1e4n a a n we z i g h e i d o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n . Ak k o o rd ? Ja

Be ta a l b a tc h n i e t a k k o o rd

Ne e

Te k e n i n g s b e v o e g d e n

Co n tro l e 15 b a n k re k e n i n g n u m m e rs e n b e d ra g

Ja

Te k e n i n g s b e v o e g d e n

Au to ri s a ti e fo rm u l i e r 1 6 te k e n e n d o o r te k e n i n g s b e v o e g d e n

Fi n .a d m .m d w Be ta a l o p d ra c h t 17 a u to ri s e re n e n v e rz e n d e n

Ad m .m d w Arc h i v e re n v a n 18 b e ta a l o p d ra c h te n e n o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n

19 Ve rwe rk e n b a n k a fs c h ri ft

88

1

Beschrijving bij procesmodel Betalingen Naam Functionaris Omschrijving Wekelijkse betaling Wekelijks worden de inkoopfacturen inkoopfacturen betaald.

2

Selecteren en fiatteren Financieel van te betalen facturen administratief in financieel pakket medewerker

De financieel administratief medewerker maakt vanuit het financieel pakket een selectie van te betalen facturen. (Creditfacturen worden verrekend). De inkoopfacturen met een vervaldatum die valt binnen de termijn van een week worden meegenomen in de betaling. De financieel administratief medewerker fiatteert deze zodat het niet meer mogelijk is wijzigingen aan te brengen.

3

Bij elkaar zoeken van te betalen facturen


De financieel administratief medewerker maakt vanuit het financieel pakket een lijst met de “te betalen facturen”.

4

Opstellen betalingsvoorstel betaalbatch


Vanuit de map “openstaande inkoop” worden de facturen die in het betalingsvoorstel zitten geselecteerd en bij het betalingsvoorstel gevoegd.

5

Controle facturen uit batch.


Aan de hand van de betaalbatch worden de facturen gecontroleerd. Daarbij is sowieso aandacht voor het bedrag en het bankrekeningnummer. Akkoord?  Indien ja; stap 7 volgt.  Indien nee; stap 6 volgt.

6

Aanpassen bankrekening of bedrag


7

Betaalbatch verwerken Financieel en betaalopdracht administratief aanmaken medewerker

In het financieel pakket worden de te betalen facturen “verwerkt”. Vanuit het financieel pakket wordt een betaalopdracht aangemaakt (Clieopbestand).

8

Importeren

Middels internetbankieren wordt de

Financieel

De administratief medewerker kan aanpassingen in bankrekening en bedrag doorvoeren. (Indien deze wijzigingen betrekking hebben op de stamgegevens dan wordt ook het proces crediteurenbeheer doorlopen)

89

betaalopdracht

administratief medewerker Financieel administratief medewerker

betaalopdracht ingelezen.

9

Printen autorisatieformulier

De financieel administratief medewerker print vanuit internetbankieren een autorisatieformulier.

10

Betaalopdracht voor betaling tussen eigen rekeningen

Betalingen tussen eigen rekeningen van BBN kan de start zijn van het proces betalingen.

11

Eén keer per week losse betalingen aanmaken

Eén keer per week worden betalingen verricht die niet vanuit het inkoopboek komen. Alleen indien dit noodzakelijk is wordt hier vanaf geweken.

12

Aanmaken betaalopdracht


Voor ‘losse’ betalingen wordt middels internetbankieren een betaalopdracht aangemaakt.

13

Aanleveren autorisatieformulier met onderliggende stukken


Het autorisatieformulier wordt met onderliggende stukken (facturen, declaraties etc.) door financieel administratief medewerker aangeleverd bij de tekeningbevoegden.

14

Controle volledigheid en aanwezigheid onderliggende stukken.

Tekeningbevoegden

De twee tekeningbevoegden controleren zichtbaar (vinkje zetten) het autorisatieformulier. Zijn de onderliggende stukken aanwezig? En corresponderen ze met elkaar? (zelfde bedrag, gelijk aantal betalingen, zelfde challengenummer) Akkoord?:  Indien ja; stap 15 volgt.  Indien nee; stap 13 volgt.

15

Controle Tekeningbevoegden bankrekeningnummers en bedrag.

De twee tekeningbevoegden controleren de betaalbatch. Daarbij gelden de volgende richtlijnen:  Voor losse betalingen aangemaakt middels internetbankieren worden alle bedragen en bankrekeningnummers op basis van een steekproef (op basis van de betalingslijst) gecontroleerd.  Voor betaalbatches aangemaakt vanuit het financiële pakket worden

90

steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze controle gebeurt op basis van de betaallijst gegenereerd vanuit internetbankieren. Alle bedragen boven de €50.000 altijd zichtbaar controleren. Akkoord?:  Indien ja; stap 16 volgt.  Indien nee; stap 12 volgt in geval van “losse” betalingen en stap 6 volgt in geval van ‘betaalbatch betalingen”. 16

Autorisatieformulier tekenen door tekeningbevoegden

Tekeningbevoegden

De twee tekeningbevoegden tekenen het autorisatieformulier met:  Een handtekening.  Het responsnummer (te verkrijgen met challengenummer behulp van de numerator.(ING I-dentity Box)).

17

Betaalopdracht autoriseren en verzenden


De financieel administratief medewerker autoriseert met behulp van de twee responsnummers van de tekeningbevoegden de betaalopdracht bij internetbankieren.

18

Archiveren van Administratief betaalopdrachten en medewerker onderliggende stukken

Het betalingsvoorstel, het autorisatieformulier en onderliggende stukken worden gearchiveerd in de daarvoor bestemde mappen.

19

Verwerken bankafschrift

Einde van het proces, proces verloopt verder bij verwerken bankafschrift. Zie paragraaf 5.3.5.

91

5.3.5 Verwerken bankafschrift

Fin.adm.mdw. Dagelijks verwerken bankafschrift

1

Exporteren bankafschrift via internetbankieren

2

Fin.adm.mdw. Importeren bankafschrift in financieel pakket

3

Fin.adm.mdw. Printen en archiveren van het bankafschrift

4

Fin.adm.mdw. Boeken en waar mogelijk afletteren van regels bankafschrift

5

Fin.adm.mdw. Bijwerken mappen

6

7 Bankafschrift verwerkt

1

Beschrijving bij procesmodel Verwerken bankafschrift Naam Functionaris Omschrijving Dagelijks verwerken Elke werkdag wordt het bankafschrift bankafschrift verwerkt.

2

Exporteren bankafschrift via internetbankieren


De financieel administratief medewerker exporteert dagelijks het bankafschrift via internetbankieren.

3

Importeren bankafschrift in financieel pakket


De financieel administratief medewerker importeert dagelijks het bankafschrift in het financieel pakket

4

Printen en archiveren van het bankafschrift


Vanuit het financieel pakket wordt het bankafschrift geprint en gearchiveerd in een aparte map.

92

5

Boeken en waar mogelijk afletteren van regels bankafschrift


In het financieel pakket wordt het ingelezen afschrift verwerkt door de financieel administratief medewerker; de regels op het bankafschrift worden afgeletterd. Of de financieel administratief medewerker maakt, indien nodig, vanuit het afletterscherm een directe boeking in het grootboek. Dit zal met name zijn op het gebied van de declaraties en de salarisadministratie.

6

Bijwerken mappen

7

Bankafschrift verwerkt


De verschillende mappen (openstaande inkoop, te betalen declaraties etc.) bijwerken aan de hand van het bankafschrift. Einde van het proces is een verwerkt bankafschrift

93

5.3.6 Kas 5.3.6.1 Kas Opmaken Kassier / controleur Maandelijks

1

Kascontrole

2

Kassier / controleur Kasopmaakformulier invullen en ondertekenen

3

Kassier Is er een kasverschil?

Ja Niet akkoord Nee

4

Teamleider F&C

Akkoord kasverschil?

Teamleider F&C

5

Corrigerende maatregelen opstellen

Nee

Ja

6

Teamleider F&C

Controle kasstaat, 7 -boeking en -opmaakformulier

Teamleider F&C Onderliggende stukken kas naar fin.adm.mdw.

8 Niet akkoord

Fin.adm.mdw. Kasboeking in financieel pakket

9

Akkoord 10 Kas betreffende maand verwerkt

1.

Naam Maandelijks

Beschrijving bij procesmodel Kas opmaken Functionaris Omschrijving Elke maand moet de kas worden opgemaakt, gecontroleerd en geboekt. De intentie is om het opmaken, controleren en boeken van de kas in de eerste werkweek na de af te sluiten maand te hebben uitgevoerd.

94

Bij een kasoverdracht, vanwege het tijdelijke niet beschikbaar zijn van de kassier, wordt de kas overgedragen middels het opmaken van de kas en het invullen van het kasopmaakformulier door de kassier en zijn vervanger (controleur bij de telling). 2.

Kascontrole

Kassier / controleur

De kassier en een tweede medewerker van BBN sluiten op de eerste werkdag van de maand de kas af. Zij doen dit middels een kascontrole. De tweede medewerker van BBN (de controleur) moet een medewerker zijn die verder geen belang heeft bij de kas. Bij de kascontrole wordt er een telling gemaakt van het werkelijk in kas aanwezige contante geld. En een afzonderlijke telling van de voorraad aanwezig waardepapier. Verder wordt door de kassier de, gedurende de maand, ingevulde kasstaat gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Wanneer de kasstaat akkoord is ondertekend de kassier de kasstaat.

3.

Kasopmaakformulier invullen en ondertekenen

Kassier / controleur

De telling van de kas wordt uitgewerkt op het kasopmaakformulier. Op dit opmaakformulier wordt een uitsplitsing gemaakt naar de aanwezige hoeveelheid per soort briefgeld (€ 500, € 200, etc.) / muntgeld (€ 2, € 1, etc.). Verder wordt er aan de hand van de kasstaat gekeken wat er volgens de kasadministratie in kas aanwezig zou moeten zijn. Na het invullen van het kasopmaakformulier wordt dit formulier gedateerd en ondertekend door zowel de kassier als de controleur. Bij een kasverschil wordt dit ook op het kasopmaakformulier aangegeven.

4.

Is er een kasverschil?

Kassier

Bij de kascontrole wordt gekeken of er sprake is van een kasverschil. Is er sprake van een kasverschil?:  Ja (ga naar stap 5);  Nee (ga naar stap 7).

95

5.

Akkoord kasverschil?

Teamleider Financiën & Control

Wanneer er een kasverschil geconstateerd is wordt door de kassier het ingevulde en ondertekende kasopmaakformulier aan de teamleider Financiën & Control geleverd. De teamleider Financiën & Control bekijkt of deze akkoord gaat met het kasverschil. Gaat de teamleider Financiën & Control akkoord met het kasverschil?:  Nee (ga naar stap 6);  Ja (ga naar stap 7). Kasverschillen tot € 100 moeten door de teamleider Financiën & Control ondertekend worden. Kasverschillen boven de € 100 moeten door het hoofd Bedrijfsvoering / Controller ondertekend worden.

6.

Corrigerende maatregelen opstellen


Wanneer de teamleider Financiën & Control niet akkoord gaat met het kasverschil zal deze corrigerende maatregelen treffen voor het kasverschil. Deze maatregelen worden doorgevoerd in de kasadministratie alvorens het kasopmaakformulier voor akkoord ondertekend wordt (ga terug naar stap 2).

7.

Controle kasstaat, boeking, en opmaakformulier


De teamleider Financiën & Control voert een controle uit op het geheel van de door de kassier aangeleverde stukken. Akkoord?:  Akkoord: de teamleider Financiën & Control levert de onderliggende stukken aan de financieel administratief medewerker (ga naar stap 8).  Niet akkoord: de teamleider Financiën & Control levert de onderliggende stukken aan de kassier. Met daarbij een uitleg over de aanvullingen/ aanpassingen welke benodigd zijn (stap 2).

8.

Onderliggende stukken kas naar fin.adm.mdw.

Fin.adm.mdw.

Door de teamleider Financiën & Control worden de onderliggende stukken, welke gebruikt zijn voor de controle van de kasboeking, doorgestuurd naar de financieel administratief medewerker.

96

De onderliggende stukken zijn: de kasstaat, het printverslag van de kasboeking, de kasgeleideformulieren met achterliggende stukken en het kasopmaakformulier. 9.

Kasboeking in financieel pakket

Fin.adm.mdw.

Door een financieel administratief medewerker wordt maandelijks de kas in Exact geboekt. Deze kasboeking wordt uitgevoerd aan de hand van de door de kassier ondertekende kasstaat en de kasgeleideformulieren met de achterliggende stukken. Door de financieel administratief medewerker wordt van de kasboeking een verslag vanuit Exact uitgeprint. Bij eventuele omissies in de stukken wordt dit teruggekoppeld met de teamleider Financiën & Control. Ga naar stap 7.

10.

Kas betreffende maand verwerkt

De kasmutaties van de voorgaande maand zijn nu in de financiële administratie verwerkt.

97

5.3.6.2 Uitgaande kasstromen Bes teller Ink oopbehoefte met k as geld

1

Ingev uld k as geleideformulier naar k as s ier

2

Niet ak k oord Kas s ier Controle k as geleideformulier

Ak k oord Voors c hotbehoefte 4 v oor ink oop

3

Kas s ier

Geld uit k as

5

Bes teller Kas geleideformulier ondertek enen

6

Kas s ier Voors c hot of v erantwoording bes teding?

Voors c hot

7

8 Boek ing tus s enrek ening k as

Bes teller

Aank open goederen

9

Bes teller Verantwoording bes teding

Aanlev eren bewijs s tuk k en

10

Kas s ier Wis s elgeld?

11

12 Ja

Nee

Proc es k as : ink omende k as s tromen

Kas s ier Kas s taat inv ullen 13

Kas s ier Kas geleideformu- 14 lier + k as s taat arc hiv eren

15 Proc es k as opmak en

98

1.

Beschrijving bij procesmodel Uitgaande kasstromen Naam Functionaris Omschrijving Inkoopbehoefte met De aanleiding voor de start van het proces kasgeld is het ontstaan van een inkoopbehoefte met kasgeld. In dit deelproces wordt puur de afhandeling van de kas beschreven. Het voortraject (voordat het kasgeleideformulier deel bij de kassier terechtkomt) wordt beschreven in het deelproces “inkopen van goederen en diensten met kasgelden (paragraaf 2.3.4)).

2.

Ingevuld kasgeleideformulier naar kassier

Besteller

Door de besteller wordt een volledig ingevuld en ondertekend kasgeleideformulier aan de kassier overhandigd.  Indien er sprake is van een betaling uit de kas vanwege het door een medewerker voorschieten van een inkoop moet kasgeleideformulier deel B worden ingevuld.

3.

Controle kasgeleideformulier

Kassier

Door de kassier wordt een controle uitgevoerd op het aangeleverde kasgeleideformulier.  Is het kasgeleideformulier volledig ingevuld? Akkoord?:  Akkoord: ga naar stap 4.  Niet akkoord: De besteller moet er dan voor zorgen dat het kasgeleideformulier volledig wordt ingevuld. (ga naar stap 2)

4.

Voorschotbehoefte voor inkoop

5.

Geld uit kas

Het ontstaan van een voorschotbehoefte is een tweede trigger in dit proces. Via de kas is het ook mogelijk om een voorschot aan te vragen voor een inkoop. Kassier

Er kan sprake zijn van een tweetal soorten transacties in de kas waardoor geld de kas uitvloeit. Het verstrekken van een voorschot voor een inkoop (via kasgeleideformulier deel A) en een declaratie naar aanleiding van een inkoop (via kasgeleideformulier deel B). Beide formulieren kennen een andere aanpak.

99

Kasgeleideformulier deel A: Na aanvraag van het voorschot wordt door de kassier het kasgeleideformulier deel A ingevuld en voorzien van een registratienummer. Na het volledig invullen van het kasgeleideformulier deel A wordt door de kassier het bedrag, wat op het kasgeleideformulier wordt aangevraagd, uit de kas gehaald en overhandigt aan de besteller. 6.

Kasgeleideformulier ondertekenen

Besteller

Na het overhandigen van het geld wordt door de besteller getekend voor de ontvangst van het aangevraagde geldbedrag. Het tekenen voor ontvangst gebeurd op het kasgeleideformulier deel A, in het daartoe bestemde gedeelte.

7.

Voorschot of verantwoording besteding?

Kassier

Is er sprake van een voorschot of is er sprake van de verantwoording van een voorgeschoten bedrag bij een inkoop (verantwoording van een besteding).?:  Voorschot, ga naar stap 7;  Verantwoording besteding, ga naar stap 11.

8.

Boeking tussenrekening kas

9.

Aankopen goederen

Indien er een voorschot verstrekt is wordt dit door de kassier op de tussenrekening kas opgeboekt. De kassier beheert deze tussenrekening. Periodiek monitort de kassier de afloop van de voorschotten op de tussenrekening. Besteller

Door de aanvrager van het voorschot (besteller) worden de goederen ingekocht. Hierbij wordt een transactiebon opgevraagd bij de leverancier. Deze transactiebon moet bij voorkeur op naam van BBN worden gezet. N.B.: Uitzondering zijn de wedstrijdgelden. De uitgifte aan de wedstrijdploegen wordt vastgelegd op het formulier ‘wedstrijdvergoeding’.

10.

Aanleveren bewijsstukken

Besteller

De besteller levert na de inkoop de transactiebon en eventueel wisselgeld aan bij de kassier.

100

11.

Wisselgeld?

12.

Proces kas: inkomende kasstromen

Kassier

Is er sprake van wisselgeld bij de transactie?:  Ja, ga naar stap 10;  Nee, ga naar stap 11. De ontvangst van het wisselgeld wordt verder uitgewerkt in het proces ‘kas: inkomende kasstromen’ (vanaf stap 4). Verder wordt er door de kassier ook actie ondernomen (kas aanvullen) wanneer de kas door de uitgiften het minimum drempelbedrag van € 200 heeft bereikt.

13.

Kasstaat invullen

Kassier

Door de kassier wordt de op het kasgeleideformulier vastgelegde kasmutatie verwerkt in de kasstaat. Deze verwerking wordt opgeslagen in het Excel-bestand van de kasstaat.

14.

Kasgeleideformulier + kasstaat archiveren

Kassier

Na verwerking van de kasmutatie in de kasstaat wordt door de kassier het kasgeleideformulier gearchiveerd in de map kas. In deze map worden alle onderliggende stukken van alle kasmutaties opgeborgen per maand. Maandelijks wordt er aan het eind van de maand een print gemaakt van de kasstaat. Deze print wordt in de map kas opgeborgen achter het tabblad van de betreffende maand.

15.

Proces kas opmaken

Na het archiveren van de onderliggende stukken is de mutatie volledig verwerkt. Het proces kas opmaken volgt (paragraaf 5.3.6.1).

101

5.3.6.3 Inkomende kasstromen M i ni m um 1 drem pel bedrag k as berei k t

Aanv raag k as gel d2

Pas beheerder Contant gel d 3 opnem en bi j bank

Kas s i er Contant gel d v anui4t de organi s ati e

Gel d i n k as opbergen

5

Kas s i er / Storter Kas gel ei de6 form ul i er i nv ul l en en ondertek enen

Kas s i er Kopi e v an 7 k as gel ei deform ul i er naar s torter

Kas s i er Inv ul l en k as s taat 8 (s torti ng k as )

Kas s i er

Kas s i er / Control eur

Ov ers c hri j dt k as 9 het m ax i m um drem pel bedrag?

Afrom en k as

10

Ja

Pas beheerder Storti ng bi j bank 11

Kas s i er Inv ul l en 12 k as gel ei deform ul i er

Nee

Kas s i er Kopi e k as gel ei de-13 form ul i er naar pas beheerder

Kas s i er Arc hi v eren onderl i ggende s tuk k en

Kas s i er 15

Inv ul l en k as s taat 14 (afs torti ng bank )

16

Proc es k as opm ak en

102

1.

Beschrijving bij procesmodel Inkomende kasstromen Naam Functionaris Omschrijving Minimum De aanleiding voor de start van het proces drempelbedrag kas is het bereiken van een minimum bereikt drempelbedrag in de kas. Dit drempelbedrag bedraagt € 200.

2.

Aanvraag kasgeld

3.

Contant geld opnemen bij bank

Op het kasgeleideformulier is opgenomen dat wanneer een besteller een bedrag van € 200 of meer uit de kas nodig heeft dat deze besteller dan eerst telefonisch contact op moet nemen met de kassier om te kijken of er voldoende kasgeld aanwezig is voor de aanvraag. Pasbeheerder

In de digitale kasstaat (Excel-bestand) wordt het totaalbedrag van wat er in kas zou moeten zitten automatisch aangepast bij elke mutatie die in de kasstaat wordt verwerkt. Wanneer er nog maar € 200 in kas zit (zichtbaar in kasstaat) gaat de kassier of een pasbeheerder met de bankpas van Centraal naar de pinautomaat. Vervolgens wordt het benodigde kasgeld middels een pintransactie opgevraagd. De transactiebon van de pintransactie wordt bewaard als bewijsstuk. De hoogte van de pintransactie is afhankelijk van het reeds aanwezige kasgeld. Het streven is om middels de kasopname het geld in kas weer aan te vullen tot € 500.

4.

Contant geld vanuit de organisatie

5.

Geld in kas opbergen

Vanuit BBN kan er ook nog contant geld terugvloeien naar de kas. Hierbij valt te denken aan wisselgeld van een eerder uit de kas verkregen voorschot. Kassier

Het contante geld wat bij de bank is opgenomen of het contante geld wat vanuit de organisatie binnenkomt wordt door de kassier geteld en in de kas opgeborgen.

103

6.

Kasgeleideformulier invullen en ondertekenen

Kassier / Storter

Wanneer er sprake is van wisselgeld vanuit de organisatie wordt er door de kassier een kasgeleideformulier deel A volledig ingevuld en ondertekend voor ontvangst op het daartoe bestemde gedeelte (‘retour voorschot’). In alle overige gevallen van een storting in de kas wordt door de kassier het kasgeleideformulier deel C volledig ingevuld en ondertekend voor ontvangst. Wanneer er sprake is van een opname bij de bank levert de storter de transactiebon aan bij de kassier. Dit bewijsstuk wordt gevoegd achter het kasgeleideformulier deel C. Wanneer er sprake is van wisselgeld bij een inkoop per kas wordt er gekeken naar de transactiebon van de inkoop. Om zo de correctheid van het wisselgeld vast te kunnen stellen. De transactiebon wordt bij de verantwoording van de besteding (stap 8 paragraaf 2.3.4) achter het kasgeleideformulier deel B opgeborgen.

7.

Kopie van kasgeleideformulier naar storter

Kassier

De kassier maakt een kopie van het volledig ingevulde en ondertekende kasgeleideformulier deel A/C. De kassier geeft het origineel aan de storter. De kopie van het kasgeleideformulier deel A/C is voor de kassier.

8.

Invullen kasstaat (storting kas)

Kassier

Door de kassier wordt aan de hand van het kasgeleideformulier deel A/C van de kasstorting de kasstaat aangevuld met deze kasmutatie.

9.

Overschrijdt kas het maximum drempelbedrag?

Kassier

Door de kassier wordt na het invullen van de kasstaat gekeken of de kas niet het maximum bedrag overschrijdt. Dit maximum bedraagt € 1000. Wordt het drempelbedrag overschreden?:  Ja, ga naar stap 10. Een uitzondering hierop is een overschrijding vanwege wedstrijdgelden. Bij wedstrijden doen er vaak meerdere ploegen van BBN mee. Deze wedstrijdgelden worden vaak ongeveer 104

gelijktijdig bij de kassier aangevraagd/opgehaald. De kans op overschrijding van het drempelbedrag is hierdoor zeer groot. Bij een overschrijding vanwege wedstrijdgelden hoeft er niet afgeroomd te worden.  Nee, ga naar stap 13 (einde proces). 10.

Afromen kas

Kassier /Controleur

De kas wordt afgeroomd totdat de kas weer het totaalbedrag van € 500 bevat. Er wordt een telling gemaakt van het af te storten kasgeld. Deze telling wordt door de kassier en een controleur uitgevoerd. Hiervan wordt een opmaakformulier ingevuld en dit wordt door de kassier en de controleur ondertekend. (De controleur is een tweede medewerker van het team financiën/control welke geen belang heeft bij de kas)

11.

Storting bij bank

Pasbeheerder

Na de telling wordt door de pasbeheerder het af te storten kasgeld naar de bank gebracht. Hier wordt de storting gemaakt. Van de storting wordt de transactiebon bewaard als bewijsstuk.

12.

Invullen kasgeleideformulier

Kassier

De pasbeheerder overhandigt de transactiebon aan de kassier. De kassier vult een kasgeleideformulier deel C in voor het bedrag dat van de kas is afgeroomd. Na het invullen van het kasgeleideformulier deel C wordt door de kassier het formulier gedateerd en ondertekend.

13.

Kopie kasgeleideformulier naar pasbeheerder

Kassier

De kassier maakt een kopie van het volledig ingevulde en ondertekende kasgeleideformulier deel C. De kassier geeft het origineel aan de pasbeheerder. De kopie van het kasgeleideformulier deel C is voor de kassier.

14.

Invullen kasstaat (afstorting bank)

Kassier

Door de kassier wordt aan de hand van het kasgeleideformulier deel C (van de storting bij de bank) de kasstaat aangevuld met deze kasmutatie.

15.

Archiveren

Kassier

De kassier archiveert vervolgens het 105

16.

onderliggende stukken

kasgeleideformulier deel C met de achterliggende stukken in de map kas bij de betreffende maand.

Proces kas opmaken

Na het archiveren van de onderliggende stukken is de mutatie volledig verwerkt in de kasadministratie.

5.4 Bijlagen Bij het proces Financieel Administratief horen de volgende bijlagen: -

Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot (zie bijlage 15); Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas (zie bijlage 16); Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas (zie bijlage 17); Paraafformulier (zie bijlage 18);

106

6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het proces van Planning & Control van Brandweer Brabant-Noord.

6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control Met het proces Planning & Control wordt ook wel de P&C-cyclus bedoeld. Het doel van de P&C-cyclus is het systematisch sturen en beheersen van de organisatie waarbij resultaten, effecten, ontwikkelingen en middelen in samenhang worden bezien en beoordeeld. De cyclus is voortschrijdend, dat wil zeggen, gaat verder op basis van eerder genomen besluiten, en stelt die besluiten bij als dat op basis van herijking nodig is. De P&C-cyclus: De P&C-cyclus is een beleidscyclus, met daarin de volgende stadia (zie figuur Deming): • Ontwerpen (plannen en budgetteren): Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. Hierbij is het belangrijk om vast te stellen wat we gaan doen om welke doelen te realiseren en met welke inzet van middelen. Dit wordt weergegeven door de 3 W’s (welke terugkomen in de verschillende producten): - Wat willen we bereiken?; - Wat gaan we er voor doen?; - Wat gaat het kosten?; • Uitvoeren (doen): Voer de geplande verbetering uit binnen de kaders van de planning. • Controleren (check): Meet het resultaat van de verbetering, vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. Het meten en vergelijken van de voortgang geschiedt middels vastgestelde indicatoren. • Bijstellen (acteren): Analyseer de verschillen, verklaar deze, mede aan de hand van ontwikkelingen en bepaal of en hoe bijsturing moet plaatsvinden.

Figuur: De kwaliteitscirkel van Deming Producten P&C-cyclus BBN: De P&C-cyclus binnen BBN kent meerdere producten. De producten welke bij BBN voorkomen in de P&C-cyclus zijn de volgende:

107

•

Beleidskader: Het beleidskader is een uiteenzetting van de uitgangspunten (kader) die gehanteerd worden bij het opstellen van de programmabegroting.

•

Programmabegroting: De programmabegroting wordt opgesteld middels voorcalculaties en de uitgangspunten uit het beleidskader. De programmabegroting is een uitwerking van de drie W-vragen (zie hierboven) voor de verschillende programma’s binnen BBN en de ontwikkelingen waarmee rekening gehouden dient te worden.

•

Beheersbegroting: De beheersbegroting is de werkbegroting van BBN. De beheersbegroting bevat de budgetten welke middels voorcalculaties en de uitgangspunten uit het beleidskader worden opgesteld.

•

Managementinformatie (intern): Wegens de reorganisatie van BBN is dit P&Cproduct nog in ontwikkeling. De eerste aanzet hiervoor is reeds gegeven. De opzet is om managementinformatie het hele jaar door op vaste momenten aan te leveren. De managementinformatie bestaat uit een budgetoverzicht wat 12 maal per jaar (elke 15e van de maand) in de organisatie zal worden uitgezet en de managementrapportages (vier per jaar).

•

Bestuursrapportage: De bestuursrapportage is een beschrijving van de uitvoering van de programmabegroting voor wat betreft de periode januari t/m augustus van het betreffende boekjaar en een uiteenzetting over de eindejaarsverwachting.

•

Jaarverantwoording: De jaarverantwoording is een uitwerking van de realisatie van de drie W-vragen voor de verschillende programma’s binnen BBN en een uitwerking van de ontwikkelingen van het afgelopen boekjaar.

Trajecten P&C-cyclus: De trajecten van de verschillende producten kunnen gelijktijdig in behandeling zijn. De overlapping van de verschillende producten binnen BBN wordt weergegeven door de onderstaande figuur. Jaar t dec

jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

jan

Beleidskader jaar t+1 Jaarverantwoording t-1 Beh.begr. jaar t+1 Programmabegroting t+1 Managementinformatie jaar t Bestuursrapportage jaar t Beleidskader jaar t+2

108

Procesonderdelen: We maken in het proces Planning & Control onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.

Hoofdproces Planning & Control

Procesonderdelen/subprocessen Planning & Control

Interne Controle NVT

6.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Planning & Control’ bestaat uit onder andere de volgende documenten: Externe regelgeving - Wet gemeenschappelijke regelingen. - Algemene Wet Bestuursrecht. - Wet Fido. - SISA. - Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011. - Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). - Gemeenschappelijk financieel toezichtkader. Interne regelgeving - Programmabegroting. - Beleidskader. - Controleverordening. - Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 2007. - Controleprotocol Veiligheidsregio Brabant-Noord 2012. - Mandaatregeling 2011. - Budgethoudersregeling 2009. - Aanwijzing budgethouders 2012. - Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012. - Treasurystatuut 2011.

109

6.3 Procesmodellen 6.3.1 Planning & Control P&C- adviseur Planning voor 1 nieuw pr oduct gaat van st ar t

P&C- adviseur

O pst ellen f or m at en 2 planning

For m at en planning 5 door st ur en naar G HO R/ G M C

P&C- adviseur

Cont r / Team l F&C/ P&C- adv

For m at en planning 3 door st ur en naar KM T

Bespr eken f or m at 6 en planning m et G HO R/ G M C

KM T

P&C- adviseur

Bespr eken f or m at 4 en planning

Uit zet t en f or m at en 7 planning in de Veiligheidsr egio

P&C- adviseur O nt vangen en sam envoegen aandeel BBN

P&C- adviseur

8

Aanlever en aandeel BBN aan KM T

G HO R, G M C Aanlever ing geaccor deer de st ukken

P&C- adviseur

11

O nt vangen en sam envoegen st ukken

Bespr eken 14 concept st ukken VR

Aanlever en aan Regiegr oep+O R

KM T

9

12

P&C- adviseur

Regiegr oep

15

KM T Bespr eken aandeel 10 BBN

P&C- adviseur Concept st ukken VR naar KM T

13

OR Advies aan Regionaal Com m andant

16

P&C- adviseur

Bespr eken 17 concept st ukken VR

Aanlever en aan Veiligheidsdir ect ie

Veiligheidsdir ect ie Bespr eken 19 concept st ukken VR

18

P&C- adviseur Aanlever en aan 20 Cont act am bt enar en

Cont act am bt enar en Bespr eken 21 concept st ukken VR

Cont act am bt enar en Advies aan 22 collega- am bt enar en

Cont r / Team l F&C/ P&C- adv Aanlever en aan Financiële Com m issie

Financiële com m issie Bespr eken 24 concept st ukken VR

23

P&C- adviseur Aanlever en aan Dagelijks Best uur

25

Financiële com m issie Advies aan Dagelijks Best uur

26

Dagelijks Best uur G oedkeur en 27 concept st ukken VR

P&C- adviseur

Nee

I s er een zienswijz e 28 benodigd van gem eent er aden?

Dagelijks Best uur Ver zoek zienswijz e gem eent er aden

29

Ja

G em eent er aden Bespr eken in Raad 30

P&C- adviseur Aanpassingen door voer en

31

Secr et ar is VR Aanlever en zienswijz e aan Dagelijks Best uur

P&C- adviseur Aanlever en aan 34 Algem een Best uur

32

Dagelijks Best uur Bespr eken zienswijz e gem eent en

33

Algem een Best uur Vast st ellen aangelever de st ukken

35

P&C- adviseur Vast gest elde st ukken ver spr eiden

36

P&C- adviseur Evaluat ie ver loop p&c- t r aject

37

38 Einde pr oces

110

1.

Beschrijving bij procesmodel Planning & Control Naam Functionaris Omschrijving 1 Planning voor nieuw De aanleiding voor de start van het proces product gaat van start is het verstrijken van een deadline voor aanvang van een product op de planning & control kalender.

2.

2 Opstellen format en planning

P&C-adviseur

Door de P&C-adviseur wordt het format van het product en de planning van het verdere proces opgesteld.

3.

3 Format en planning doorsturen naar KMT

P&C-adviseur

Het opgestelde format en de planning worden vervolgens, vóór het verstrijken van de deadline in de planningskalender, doorgestuurd naar het KMT. Het format en de planning laten zien welke medewerkers welke gegevens moeten aanleveren.

4.

4 Bespreken format en planning

KMT

Het format en de planning worden in het KMT besproken. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

5.

Format en planning doorsturen naar GHOR/GMC

P&C-adviseur

6.

Bespreken format en planning met GHOR/GMC

Controller/ Teamleider Door de controller, de teamleider F&C / P&C-adviseur Financiën & Control en een P&Cadviseur van BBN worden het format en de planning besproken met de contactambtenaren van de GHOR en het GMC.

7.

5 Uitzetten format en planning in de Veiligheidsregio

P&C-adviseur

Door de P&C-adviseur wordt het format van het product en de planning van het verdere proces doorgestuurd naar de contactpersonen van de GHOR en het GMC.

Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden in het format en de planning aangepast door de P&C-adviseur. Na eventuele aanpassingen wordt door de P&C-adviseur het format en de planning uitgezet binnen de Veiligheidsregio. Het format en de planning worden uitgezet naar alle medewerkers waarvan toelichting vereist is. 111

8.

6 Ontvangen en samenvoegen aandeel BBN

P&C-adviseur

De stukken welke vanuit medewerkers van BBN worden aangeleverd worden door de P&C-adviseur verzameld en samengevoegd tot één geheel (de conceptstukken). Door de P&C-adviseur wordt ook een controle gedaan op de inhoud van de aangeleverde toelichtingen. Hierbij wordt gekeken of de toelichting aansluit op wat er gevraagd is.

9.

7 Aanleveren aandeel BBN aan KMT

P&C-adviseur

Door de P&C-adviseur worden de conceptstukken welke betrekking hebben op BBN aangeleverd aan het KMT ter bespreking. Het gaat hierbij om de tekstuele toelichtingen welke bij het P&C-product benodigd zijn.

10.

8 Bespreken aandeel BBN

KMT

De conceptstukken van BBN worden in het KMT besproken. Het gaat hierbij om de tekstuele bijdrage welke door de verschillende medewerkers binnen BBN is aangeleverd. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

11.

Aanlevering GHOR, GMC geaccordeerde stukken

Door het GHOR en het GMC worden de geaccordeerde stukken aangeleverd.

12.

9 Ontvangen en samenvoegen stukken

De geaccordeerde stukken welke vanuit de verschillende onderdelen van de Veiligheidsregio (BBN,GHOR,GMC) worden aangeleverd worden door de P&C-adviseur verzameld en samengevoegd.

P&C-adviseur

De aangeleverde stukken van elk afzonderlijk onderdeel van de Veiligheidsregio dienen door het eigen MT geaccordeerd te zijn alvorens dit aangeleverd wordt. 13.

1 Conceptstukken VR naar KMT

P&C-adviseur

Het samengevoegd geheel (conceptstukken) van de geaccordeerde stukken wordt naar het KMT gestuurd.

14.

1 Bespreken

KMT

De conceptstukken worden, na 112

conceptstukken VR

samenvoeging, in het KMT besproken. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

15.

1 Aanleveren aan Regiegroep + OR

P&C-adviseur

Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur de conceptstukken aan de Regiegroep en de OR.  Regiegroep wordt verder besproken bij stap 16.  OR wordt verder besproken bij stap 15.

16.

Advies aan Regionaal Commandant

OR

De OR bespreekt de ontvangen conceptstukken en stelt op basis daarvan een advies op richting de Regionaal Commandant.

17.

1 Bespreken conceptstukken VR

Regiegroep

De Regiegroep bespreekt het conceptstuk van de VR. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

18.

1 Aanleveren aan Veiligheidsdirectie

P&C-adviseur

Na het verwerken van eventuele aanpassingen leveren de P&C-adviseur de conceptstukken aan de Veiligheidsdirectie.

19.


Veiligheids-directie

De Veiligheidsdirectie bespreekt de conceptstukken van de VR. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

20.

1 Aanleveren aan Contactambtenaren

P&C-adviseur

Na het verwerken van eventuele aanpassingen leveren de P&C-adviseur de conceptstukken aan de contactambtenaren.

21.


Contact-ambtenaren

In het contactambtenarenoverleg worden het conceptstuk van de VR besproken. De contactambtenaren geven aan wat zij als advies gaan doorgeven aan de collega-

113

ambtenaren. 22.

Advies aan collegaambtenaren

Contact-ambtenaren

De contactambtenaren geven op basis van de verkregen informatie advies aan collega-ambtenaren ter voorbereiding op de zienswijze van de gemeenten.

23.

1 Aanleveren aan Financiële Commissie

Controller / Teamleider F&C / P&C-adviseur

De controller, teamleider Financiën & Control en een P&C-adviseur maken de afweging of er aanpassingen gemaakt dienen te worden naar aanleiding van de adviezen van de contactambtenaren. Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur het conceptstuk aan de Financiële Commissie.

24.


Financiële Commissie

De Financiële Commissie bespreekt de conceptstukken van de VR. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

25.

2 Aanleveren aan Dagelijks Bestuur

P&C-adviseur

Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur de conceptstukken aan het Dagelijks Bestuur.

26.

Advies aan Dagelijks Bestuur

Financiële Commissie

De Financiële Commissie vormt een advies op basis van het verslag van de bijeenkomst van de financiële commissie (stap22) en op basis van het advies van de contactambtenaren aan de collegaambtenaren (stap 21). Het advies van de Financiële Commissie wordt aan het Dagelijks Bestuur verzonden.

27.

2 Goedkeuren conceptstukken VR

Dagelijks Bestuur

Dagelijks Bestuur bespreekt het conceptstuk van de VR. De conceptstukken worden vervolgens goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.

28.

Is er een zienswijze benodigd van

P&C-adviseur

Niet bij alle P&C-producten is er een zienswijze van de gemeenteraden vereist. 114

gemeenteraden? Is er een zienswijze benodigd van de gemeenteraden?:  Ja, ga naar stap 28.  Nee, ga naar stap 32. 29.

2 Verzoek zienswijze gemeenteraden

Dagelijks bestuur

Door de P&C-adviseur wordt (namens het Dagelijks Bestuur) een brief opgesteld voor de gemeenten met daarin een verzoek tot een zienswijze op de door het Dagelijks Bestuur goedgekeurde stukken. De brief en de bijbehorende (goedgekeurde) stukken worden vervolgens naar de gemeenten verstuurd.

30.

2 Bespreken in Raad

Gemeenteraden

De verschillende gemeenteraden bespreken de aangeleverde stukken. Naar aanleiding van de uitkomsten van deze bespreking wordt er een zienswijze opgesteld. De zienswijze wordt vervolgens naar de VR gezonden. De P&C-adviseur verzamelt alle reacties.

31.

2 Aanpassingen doorvoeren

32.

Aanleveren zienswijze Secretaris VR aan Dagelijks Bestuur

De secretaris van de Veiligheidsregio levert de conceptstukken en een recapitulatie van de zienswijzen aan het Dagelijks Bestuur.

33.

2 Bespreken zienswijze gemeenten

Dagelijks Bestuur

In het Dagelijks Bestuur worden de zienswijzen van de gemeenten besproken.

34.

2 Aanleveren aan Algemeen Bestuur

P&C-adviseur

De P&C-adviseur leveren de conceptstukken en de recapitulatie van de zienswijzen aan het Algemeen Bestuur.

P&C-adviseur

Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur de conceptstukken en een recapitulatie van de zienswijzen aan de secretaris van de Veiligheidsregio.

De nagekomen zienswijzen worden hier nog in meegenomen. 35.

2 Vaststellen aangeleverde stukken

Algemeen Bestuur

Het Algemeen Bestuur stelt de aangeleverde stukken vast.

115

36.

2 Vastgestelde stukken verspreiden

P&C-adviseur

De besluiten van het Algemeen Bestuur worden door de P&C-adviseur verwerkt. Verder worden door de P&C-adviseur de vastgestelde stukken verspreid onder de belanghebbenden (gemeenten, provincie, CBS, OR, etc.).

37.

3 Evaluatie verloop P&C-traject

P&C-adviseur

Na afloop van het P&C-traject wordt er door de controller, de teamleider Financiën & Control en de P&C-adviseur een evaluatie gehouden van het afgeronde P&C-traject. In de evaluatie wordt gekeken naar de verbeterpunten voor volgende trajecten. Deze verbeterpunten worden opgenomen in de werkwijze. Dit gebeurt middels aanpassingen in de detailplanning van het P&C-product.

38.

Einde proces

Na de evaluatie van het P&C-traject is het P&C-traject ook daadwerkelijk geëindigd.

116

7. Treasury In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het proces van Treasury van Brandweer Brabant-Noord.

7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury Treasury is het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De uitgangspunten van het treasurybeleid zijn vastgelegd in het treasurystatuut. In de handboek beschrijven we een drietal processen, namelijk Kas, Cashmanagement en Leningenbeheer. -

-

-

Kas omvat het bewaren van geldmiddelen in relatie tot het ontvangen en verrichten van betalingen in contant geld. Zowel voor het ontvangen van contante gelden als voor het doen van betalingen. Cashmanagement is het zorgen voor de aanwezigheid van voldoende liquide middelen en de rente- en overige kosten (intern en extern) verbonden aan deze geldstromen te minimaliseren. Leningenbeheer is het creëren van een optimale leningenportefeuille, waarbij wordt voorzien in de toekomstige behoefte aan vreemd vermogen tegen zo laag mogelijke kosten en de financiële risico’s worden geminimaliseerd.

Procesonderdelen: We maken in het proces Treasury onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.

Hoofdproces

Treasury

§


7.3.1

Cashmanagement: Kort financieringsbeleid Cashmanagement: Saldobeheer Cashmanagement: Bankrelatiebeheer Leningenbeheer

7.3.2 7.3.3 7.3.4

Interne Controle

IC Treasury

7.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Treasury’ bestaat uit de volgende documenten: Externe regelgeving - Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). - Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Interne regelgeving - Treasurystatuut 2011. - Algemeen mandaat- volmacht en machtigingsbesluit BBN met bijlage “bevoegdhedenoverzicht BBN”.

117

-

Voorstel Treasury statuut BBN van 7 december 2011 (inclusief aangepaste bevoegdheden t.b.v. het Algemeen mandaat- volmacht en machtigingsbesluit BBN)

118

7.3 Procesmodellen 7.3.1 Cashmanagement: Kort financieringsbeleid Adminis trateur J aarlijk s

1

Ops tellen 2 liquiditeits prognos e

Adminis trateur Bewak en 3 liquiditeits prognos e

Teamleider F & C Kwartaal-ev aluatie 4 k ort financ ierings beleid

Bepalen 5 financ ierings beleid

Teamleider F & C Communic eren 6 financ ierings beleid met team

Adminis trateur Proc es s aldobeheer

7

Is er s prak e v an 8 een tek ort/ov ers c hot?

Ja

Adminis trateur Tek ort indek k en / 10 Ov ers c hot beleggen

Nee 9

Einde proc es

1.

Naam Jaarlijks

11

Proc es leningenbeheer

Beschrijving bij procesmodel Kort financieringsbeleid Functionaris Omschrijving Jaarlijks wordt de liquiditeitsprognose opgesteld tijdens het begrotingstraject.

2.

Opstellen liquiditeitsprognose

P&C-adviseur

De liquiditeitsprognose wordt jaarlijks opgesteld door een P&C-adviseur. Bij het opstellen van de liquiditeitsprognose zet de P&C-adviseur de verwachte inkomsten en het huidige banksaldo af tegen de benodigde budgetten en de verwachte investeringen.

3.

Bewaken liquiditeitsprognose

Administrateur

Door de administrateur wordt elk kwartaal de liquiditeitsprognose aangepast op basis van marktontwikkelingen en verwachtingen van uitgaven en inkomsten binnen BBN op korte termijn (3 maanden).

119

4.

5.

Kwartaal-evaluatie kort financieringsbeleid Bepalen financieringsbeleid

6.

Communiceren financieringsbeleid met team

7.

Proces saldobeheer

8.

Is er sprake van een tekort/overschot?

Elk kwartaal wordt er door de teamleider F&C het korte financieringsbeleid bepaald. Teamleider F&C

Op basis van de opgestelde en bijgewerkte liquiditeitsprognose en de renteverwachtingen wordt er door de teamleider F&C het kort financieringsbeleid opgesteld. Het doel hiervan is om het renterisico zoveel mogelijk te minimaliseren.

Teamleider F&C

Het opgestelde kort financieringsbeleid wordt door de teamleider F&C gecommuniceerd met de betrokkenen binnen het team F&C die deze informatie nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie (administrateur en P&C-adviseurs). Vanuit het proces saldobeheer krijgt de administrateur de informatie over de banksaldi van BBN.

Administrateur

De administrateur bekijkt op basis van de banksaldi en de liquiditeitsprognose of er sprake is van een tekort/overschot op korte termijn. Is er sprake van een tekort/overschot op korte termijn?:  Ja, ga naar stap 10.  Nee, ga naar stap 9 (einde proces).

9.

Einde proces

10.

Tekort indekken / Overschot beleggen

Indien er geen sprake is van een tekort/overschot is het proces ten einde. Administrateur

Door de administrateur wordt bepaald of er voor een tekort op korte termijn geld moet worden aangetrokken in de vorm van een lening. Voor een eventueel overschot wordt door de administrateur bepaald of dit overschot wordt uitgezet als lening.

11.

Proces leningenbeheer

Indien er een lening wordt aangegaan of uitgezet gaat het proces verder bij het proces leningenbeheer. Zie paragraaf 7.3.4.

120

7.3.2 Cashmanagement: Saldobeheer Fin.adm.med. Wek elijks

1

Aanleveren 2 overz ic ht bank s aldi aan adminis trateur

Adminis trateur Is afromen /aanv ullen s aldi noodz akelijk?

3 Ja

Adminis trateur Fin.adm.med. saldi 5 laten aanvullen/afromen

Nee

Fin.adm.med. 4

Afromen/aanvullen 6 s aldi

Einde s aldobeheer

7 Proc es betalingen

1.

Naam Wekelijks

Beschrijving bij procesmodel Saldobeheer Functionaris Omschrijving Aanleiding voor het proces is een elke week op maandag terugkerende aanlevering van stukken.

2.

Aanleveren overzicht banksaldi aan administrateur

Fin.adm.med.

Door de financieel administratief medewerker wordt er elke maandag een overzicht uitgedraaid met daarop de saldi van de lopende rekening en de spaarrekening. Dit overzicht wordt verkregen via internetbankieren.

3.

Is afromen/aanvullen saldi noodzakelijk?

Administrateur

Door de administrateur wordt bepaald wanneer het saldo op de lopende rekening aangevuld of afgeroomd moet worden. Is afromen/aanvullen saldi noodzakelijk?:  Ja, ga naar stap 5.  Nee, ga naar stap 4 (einde proces).

4.

Einde saldobeheer

5.

Fin.adm.med. saldi laten aanvullen / afromen

Wanneer er geen actie benodigd is ten aanzien van het beheren van de saldi van de bankrekeningen van BBN eindigt het proces. Administrateur

De administrateur bepaald op basis van de liquiditeitsprognose en de vastgestelde drempelbedragen of en hoeveel er afgeroomd/aangevuld moet worden van de lopende rekening van BBN. De administrateur geeft de financieel 121

administratief medewerker middels een e-mail, met daarin het af te romen/aan te vullen bedrag, de opdracht om het afromen/aanvullen van het saldo van de lopende rekening van BBN uit te voeren. 6.

Afromen / aanvullen saldi

Fin.adm.med.

Door de financieel administratief medewerker wordt de opdracht voor het afromen/aanvullen van het saldo van de lopende rekening uitgevoerd middels het gereedzetten van een betalingsopdracht. De betalingsopdracht en de opdrachtmail worden door de financieel administratief medewerker aangeleverd aan de handtekeningzetters.

7.

Proces betalingen

De verwerking van de betalingsopdracht geschiedt als elke andere betalingsopdracht. Ga naar stap 7 van proces ‘betalingen’. Zie paragraaf 5.3.4.

122

7.3.3 Cashmanagement: Bankrelatiebeheer Teamleider F&C Elke vier jaar

1

Beoordelen huidige relatie

2

Teamleider F&C Opstellen minimaal dienstenpakket

3

Teamleider F&C Offertes opvragen

4

Teamleider F&C Offertes beoordelen

5

Teamleider F&C Onderhandelen condities

6

Teamleider F&C Keuze bank definitief

7

Teamleider F&C Doornemen overeenkomst

8

Regionaal Commandant Overeenkomst met bank ondertekenen

9

10 Einde proces

Nr 1.

Naam Elke vier jaar

Beschrijving bij procesmodel Bankrelatiebeheer Functionaris Omschrijving Elke vier jaar moet er een evaluatie plaatsvinden van de bank en de huidige condities van de overeenkomst met de bank.

123

2.

Beoordelen huidige relatie

Teamleider F&C

Door de teamleider F&C wordt er gekeken of het nog steeds in het belang van BBN is om onder de huidige condities de bankrelatie voort te zetten. Om tot een goed oordeel te komen wordt er gebruik gemaakt van de geldende overeenkomsten met de huidige bank. En worden de marktontwikkelingen gevolgd onder andere middels het Financieel Dagblad. Verder wordt er ook gekeken naar de ervaringen met de bank van de afgelopen vier jaar. Er wordt door de teamleider F&C een inventarisatie gemaakt van de ervaringen van medewerkers, welke op enige manier voor BBN gebruik maken van de diensten van de bank.

3.

Opstellen minimaal dienstenpakket

Teamleider F&C

Door de teamleider F&C wordt er een pakket opgesteld met daarin de benodigde diensten die afgenomen moeten kunnen worden en de daarbij vereiste condities waaronder deze diensten van de nieuwe bank afgenomen moeten kunnen worden. Dit pakket van minimale condities wordt bij het beoordelen van de offertes gebruikt (stap 5).

4.

Offertes opvragen

Teamleider F&C

Door de teamleider F&C wordt er bij minimaal twee banken een offerte opgevraagd voor het aangaan van het minimale dienstenpakket wat in stap 3 is opgesteld.

5.

Offertes beoordelen

Teamleider F&C

De opgevraagde offertes worden beoordeeld aan de hand van het minimaal vereiste dienstenpakket. Er wordt gekeken welke offerte het beste voldoet aan de gestelde eisen. En dit wordt verder afgezet tegen de prijs van de offerte.

6.

Onderhandelen condities

Teamleider F&C

Aan de hand van de verkregen offertes zal de teamleider F&C nog onderhandelingen starten met de banken die hiervoor in aanmerking komen om zo nog gunstigere condities te kunnen bewerkstelligen. Het streven hierbij is om voor BBN zo gunstig mogelijke condities af te dwingen.

7.

Keuze bank definitief

Teamleider F&C

Na de onderhandelingen wordt er op basis van de uitkomsten van deze onderhandelingen door de teamleider F&C een definitieve keuze gemaakt met welke bank er een overeenkomst aangegaan wordt. 124

8.

Doornemen overeenkomst

Teamleider F&C

De overeenkomst met de bank wordt opgesteld door de bank zelf. Door de teamleider F&C wordt de overeenkomst doorgenomen en hierbij wordt gekeken of alle afgesproken condities juist en volledig in deze overeenkomst zijn opgenomen. Wanneer de overeenkomst nog aangevuld moet worden of niet volledig is wordt dit met de bank teruggekoppeld. En wordt er verzocht om een nieuwe overeenkomst.

9.

10.

Overeenkomst ondertekenen met bank Einde proces

Regionaal commandant

Na akkoord van de overeenkomst wordt deze ondertekend door de regionaal commandant. Na het ondertekenen van de overeenkomst met de bank is het proces ten einde.

125

7.3.4 Leningenbeheer A d m i n i s t ra t e u r P e ri o d i e k e a n a1l y s e f i n a n c i e ri n g s b e l e i d

An a l y s e 2 l e n i n g e n p o rt e f e u i l l e

T e a m l e i d e r F &C F i n a n c i e ri n g s b3e l e i d l a n g e t e rm i j n o p s te l l e n

T e a m l e i d e r F &C W ijz ig in g e n 4 l e n i n g e n p o rt e f e u i l l e benodigd?

Ja

T e a m l e i d e r F &C

Ui t we rk e n 5 wi j z i g i n g e n i n v o o rs t e l


Ne e

V o o rs t e l n a a r 6 p o rt e f e u i l l e h o u d e r Fin a n c ië n

Ne e

P o rt e f e u i l l e h o u d e r F i n a n c i ë n Go e d k e u ri n g v o o rs t e l ?

Ja

7


W i j z i g i n g l e n i n8g o f n i e u we l e n i n g ?

Ni e u we l e n i n g

W ijz ig in g le n in g


Of f e rt e s o p v ra g9e n e n b e o o rd e l e n

T e a m l e i d e r F &C On d e rh a n d e l i n g 1e 0n o v e r g e ld le n in g

2 h a n d te k e n i n g b e v o e g d e n On d e rt e k e n e n 1 1 l e n i n g o v e reenkom st

A d m i n i s t ra t e u r W ijz ig in g e n in 1 2 le n in g e n b e h e e rs y s t e e m

A d m i n i s t ra t e u r K o p i e l e n i n g o v1e3reenkom st naar fi n .a d m .m e d .

A d m i n i s t ra t e u r A rc h i v e re n 14 o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n l e n i n g e n

F i n .a d m .m e d . W ijz ig in g e n 15 opnem en in t e rm i j n a d m i n i s t ra t i e

16 E i n d e p ro c e s

126

1.

2.

Beschrijving bij procesmodel Leningenbeheer Naam Functionaris Omschrijving Periodieke analyse Elk jaar wordt het financieringsbeleid voor de financieringsbeleid lange termijn geüpdatet. Analyse leningenportefeuille

P&C-adviseur

Door een P&C-adviseur wordt er periodiek een analyse gemaakt van de leningenportefeuille. In deze analyse wordt gekeken naar:  Welke leningen er momenteel zijn aangegaan/uitgezet;  Wat de looptijd van de leningen is;  De ontwikkeling van de uitgaven en inkomsten vanwege aangegane en uitgezette leningen;  Er wordt nagegaan of de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet worden overschreden;  De hoogte van ‘het gat’ tussen uitgegeven en aangetrokken leningen.

3.

Financieringsbeleid lange termijn opstellen

Teamleider F&C

Elk jaar wordt door de teamleider F&C het financieringsbeleid op lange termijn opgesteld. Bij het opstellen van het financieringsbeleid wordt gebruik gemaakt van de liquiditeitsprognose, renteverwachtingen en een analyse van de leningenportefeuille.

4.

Wijzigingen leningenportefeuille benodigd?

Teamleider F&C

Door de teamleider F&C wordt bepaald of op basis van het lange financieringsbeleid en de liquiditeitsprognose er nieuwe leningen aangegaan/uitgezet moeten worden. Wijzigingen leningenportefeuille benodigd?:  Ja, ga naar stap 5.  Nee, ga naar stap 15.

5.

Uitwerken wijzigingen in voorstel

Teamleider F&C

Van alle wijzigingen in de leningenportefeuille met betrekking tot het aantrekken en uitzetten van gelden, vervroegde aflossing en renteherziening wordt een voorstel uitgewerkt. Dit voorstel moet worden voorgelegd aan de portefeuillehouder Financiën. In dit voorstel moeten de bepalingen omtrent het aantrekken en uitzetten van gelden, welke in het Treasurystatuut zijn opgenomen, in acht worden genomen.

127

6.

Voorstel naar portefeuillehouder Financiën

Teamleider F&C

Door de teamleider F&C wordt het opgestelde voorstel naar de portefeuillehouder Financiën gestuurd.

7.

Goedkeuring voorstel?

Portefeuillehouder Financiën

De portefeuillehouder Financiën beoordeeld het voorstel en geeft aan of hij/zij akkoord gaat met het voorstel. Goedkeuring voorstel?:  Ja, ga naar stap 8.  Nee, ga naar stap 5.

8.

Wijziging lening of nieuwe lening?

Teamleider F&C

Gaat het voorstel over een wijziging ten aanzien van een bestaande lening of het aangaan/uitzetten van een nieuwe lening?:  Nieuwe lening, ga naar stap 9.  Wijziging lening, ga naar stap 10.

9.

Offertes opvragen en beoordelen

Teamleider F&C

Door de teamleider F&C worden er minimaal 2 offertes opgevraagd voor het aangaan/uitzetten van gelden.

10.

Onderhandelingen over geldlening

Teamleider F&C

De verkregen offertes worden beoordeeld door de teamleider F&C. De meest gunstige offerte wordt hierbij geaccepteerd. Door de teamleider F&C worden met de financiële instelling/derde de onderhandelingen gestart voor het aangaan/uitzetten van een geldlening. Op basis van de onderhandelingen wordt een leningsovereenkomst opgesteld.

11.

Ondertekenen leningovereenkomst

2 Handtekeningbevoegden

Voor het aangaan/uitzetten van geldleningen zijn 2 handtekeningzetters benodigd. Gerechtigd om de handtekening te zetten zijn (volgens het Treasurystatuut) de regionaal commandant, hoofd bedrijfsvoering (controller), teamleider F&C en teamleider SBC. Na het ondertekenen van de leningovereenkomst wordt de originele leningovereenkomst naar de administrateur gestuurd.

12.

Wijzigingen in leningen-

Administrateur

De wijzigingen welke in de leningovereenkomst zijn opgenomen zullen door de administrateur

128

beheersysteem

worden opgenomen / aangepast in het leningenbeheersysteem.

13.

Kopie leningovereenkomst naar fin.adm.med.

Administrateur

Een kopie van de leningovereenkomst wordt door de administrateur aan de financieel administratief medewerker gezonden die de termijnadministratie in zijn beheer heeft.

14.

Archiveren onderliggende stukken

Administrateur

Door de administrateur wordt de leningovereenkomst en de hierbij horende correspondentie opgeborgen in de leningenmap. In deze map wordt een uitsplitsing gemaakt naar aangegane leningen, uitgezette leningen en leningen met derden (middels tabbladen).

15.

Wijzigingen in termijnadministratie

Fin.adm.med.

Van de administrateur verkrijgt de financieel administratief medewerker een kopie van het aflossingsschema van de aangegane/uitgezette geldlening. Door de financieel administratief medewerker worden de wijzigingen in de termijnadministratie verwerkt. De kopie van het aflossingsschema wordt opgeslagen in de map van de termijnadministratie. De periodieke betalingen/ontvangsten van de rentelasten/-inkomsten worden vanuit de termijnadministratie bewaakt.

16.

Einde proces

Na het doorvoeren van de wijzigingen in de termijnadministratie is het proces ten einde.

129

Bijlagen handboek

130

Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier (Witte deel)

131

(Blauwe deel)

132

(Gele deel)

133

Aanpassing van deze werkinstructie in verband met de Werkkostenregeling volgt te zijner tijd in een apart voorstel.

134

Bijlage 2 Declaratieformulier (Voorzijde)

135

(Achterzijde)

136

Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas

137

Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties

138

Bijlage 5 Presentielijst brand (Onderhanden werk…)

139

Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening (Onderhanden werk…)

140

141

Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) (Onderhanden werk…)

142

Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) (Onderhanden werk…)

143

144

Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto

145

146

Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer

147

Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten

148

Bijlage 12 Voorschottenbeleid

149

Bijlage 13 Formulier voorschot salaris

150

Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers (Onderhanden werk…)

151

152

Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot

153

Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas

154

Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas

155

Bijlage 18 Paraafformulier

156

Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Recommend Documents