ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM INHOUD
1
Inleiding
2
2
Balans
5
2.0
Immateriële activa
5
2.1
Materiële vaste activa
6
2.2
Financiële vaste activa
12
2.3
Vlottende activa
14
2.4
Deposito’s/effecten
15
2.5
Liquide middelen
16
2.6
Eigen vermogen
16
2.7
Voorzieningen
17
2.8
Langlopende schulden
18
2.9
Kortlopende schulden
19
2.10
Verplichtingen buiten de balans
21
3
Winst- en verliesrekening
21
3.1
Rijksbijdrage
22
3.2
Overheidsbijdragen en –subsidies
23
3.3
Overige baten reguliere exploitatie
23
3.4
Lasten reguliere exploitatie
23
3.5
Resultaat uit reguliere bedrijfsuitoefening
25
3.6
Bijzondere resultaten
26
3.7
Financiële baten en lasten
26
3.8
Buitengewone baten en lasten
26
3.9
Saldo exploitatie
26
4
Ten Slotte
26
Bijlagen (moeten nog worden ingevoegd) 1. -rekeningschema 2. -memo ‘Toelichting op de in gebruik zijnde (hoofd)applicaties binnen CVO’ d.d. 11-09-2015 3. -notitie ‘CVO Bouwt’ 4. -notitie over onderhoudsvoorziening in relatie tot het MJOP 5. -aanwijzing verwerking het niet-geoormerkte subsidies
1 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs te Rotterdam en omgeving
ACCOUNTING MANUAL CVO
1. Inleiding De Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs te Rotterdam en omgeving (hierna CVO) is belast met het afleggen van financiële verantwoording aan derden namens de BRIN’s van de vereniging. Om aan deze verantwoordelijkheid te kunnen voldoen heeft de Raad van Bestuur (hierna RvB) behoefte aan juiste, volledige, tijdige en daarmee betrouwbare sturings- en verantwoordingsinformatie. De inhoudelijke eisen die de RvB daaraan stelt, zijn opgenomen in deze Accounting Manual. De eisen met betrekking tot de verantwoordingsinformatie zijn afgeleid van externe eisen (wetgeving, verslaggevingsrichtlijnen OC&W, controleprotocol en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving (met name RJ 660 en 640)).
Doelstellingen De doelstellingen van de Accounting Manual zijn: -
het geven van inzicht in de inhoudelijke eisen die de RvB stelt aan de totstandkoming van informatie;
-
het bevorderen van eenduidigheid en consistentie van het waarderingsbeleid, alsmede van een bestendige gedragslijn ten aanzien van de toepassing van de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling;
-
het bevorderen van eenduidige begripsdefiniëring binnen de CVO-organisatie;
-
het leggen van een basis voor wijziging van beleid en aanpassing van grondslagen;
-
het bijdragen aan een adequate kennisoverdracht aan nieuwe medewerkers.
Structuur De hoofdstukken 2 en 3 van deze manual vormen de kern van het verantwoordingsdeel. In deze hoofdstukken zijn de beleidsuitgangspunten en de daarop gebaseerde grondslagen beschreven voor de verschillende posten van de balans en de resultatenrekening.
Beheer Beheer omvat de bewaking van de effectiviteit en de efficiency van de in deze manual vastgelegde regels, alsmede het onderhoud van deze manual. Het beheer berust namens de RvB bij de Stuurgroep Financiën onder verantwoordelijkheid van de directeur Financiën.
Voor het beheer staan de volgende middelen ter beschikking: -
wijzigingen in verantwoordingsplichten (o.a. wettelijke regelingen, voorschriften OCW, Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, afspraken met (de Auditcommissie van de) Raad van Toezicht, hierna RvT);
-
informatie omtrent wijziging in beleid ten aanzien van waardering en resultaatbepaling;
-
gevraagde en ongevraagde wijzigingsvoorstellen uit de organisatie die door de stuurgroep Financiën worden beoordeeld en met een advies aan het Platform Bedrijfsvoering worden voorgelegd voor vaststelling;
2 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM -
wijzigingen naar aanleiding van managementletter en accountantsverslag van de controlerend accountant;
-
wijzigingen naar aanleiding van resultaten van bijzondere onderzoeken naar effectiviteit en efficiency. Deze onderzoeken kunnen worden uitgevoerd door of onder verantwoordelijkheid van de directeur Financiën, het interne Audit Committee of door de controlerend accountant in opdracht van de Auditcommissie RvT. Uitvoering kan alleen plaatsvinden na goedkeuring door de RvB.
Verspreiding De accounting manual wordt verstrekt aan: -
RvB
-
Eindverantwoordelijk rector, directeur Bedrijfsvoering en Bureaudirecteur/ Directeur Financiën
-
Interne Audit Committtee
-
Hoofden PSA en Financiële Zaken
-
Hoofden administratie op de scholen
-
Controlerend accountant
Regelgeving Administratieve Organisatie De kaders van de Administratieve Organisatie (hierna AO) ten behoeve van jaarrekening, rapportages en consolidatiedoeleinden worden/zijn vastgelegd in geautomatiseerde systemen. Voor de in gebruik zijnde geautomatiseerde systemen wordt verwezen naar het memo ‘Toelichting op de in gebruik zijnde (hoofd)applicaties binnen CVO’ d.d. 11-09-2015 (bijlage 2).
Algemene uitgangspunten voor tussentijdse rapportering en jaarverslaglegging De algemene uitgangspunten bij de verslaglegging worden grotendeels bepaald door: -
De wettelijke voorschriften inzake de jaarrekening opgenomen in Boek 2 BW.
-
Richtlijnen Raad voor de Jaarverslaggeving, met name RJ 660
-
OCW-Controleprotocol.
Het jaarrekeningenrecht stelt de eis dat aan de hand van de jaarrekening een verantwoord oordeel kan worden gevormd over het vermogen en het resultaat en voorzover mogelijk over de solvabiliteit en de liquiditeit van de organisatie. Voor het onderwijs gelden - met toepassing van het adagium “pas toe of leg uit”- op basis van de rapportage van de commissie DON de onderstaande signaleringsgrenzen:
VERMOGENSBEHEER
ONDERGRENS
BOVENGRENS
Solvabiliteit I
20%
Geen
Solvabiliteit II
30%
Geen
Kapitalisatiefactor
Geen
35%
Liquiditeit
0,5
1,5
Rentabiliteit
0%
5%
3 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Op basis van het jaarrekeningenrecht zijn de onderstaande algemene beginselen voor waardering en resultaatbepaling geformuleerd. Deze beginselen liggen ten grondslag aan de verdere inhoud van deze manual een en ander voor zover door OCW niet anders wordt bepaald bij de beschikbaarstelling van de lumpsum vergoeding
Voorzichtigheidsbeginsel Activa en passiva worden niet te hoog en niet te laag verantwoord; kosten, risico's en verliezen die hun oorsprong vinden vóór het einde van de verslagperiode dienen te worden verwerkt ten laste van het perioderesultaat.
Realisatiebeginsel Winsten worden slechts opgenomen indien ze zijn verwezenlijkt op balansdatum.
Toerekeningsbeginsel Baten en lasten worden toegerekend aan de periode (kalenderjaar) waarop zij betrekking hebben. Bij gespreide betaling van bijvoorbeeld schoolboeken en excursies kan het voorkomen dat er nog betalingen vallen in het oude kalenderjaar, die betrekking hebben op gebeurtenissen in het nieuwe kalenderjaar. Dit moet via balansposten worden gecorrigeerd door een toerekening van de baten en lasten aan de juiste periode.
Realiteitsbeginsel De economische karakteristiek van transacties is belangrijker dan de formeel juridische en technische karakteristiek. Dit houdt in dat baten en lasten (alsmede risico’s) die verband houden met de transacties verantwoord worden in de periode van het economisch gebruik.
Continuïteitsbeginsel Bij waardering van activa en passiva wordt uitgegaan van de continuïteit van de activiteiten waaraan de activa en passiva dienstbaar zijn ("going concern"-gedachte).
Stelselmatigheid Komt overeen met consistentie en een bestendige gedragslijn; voor gelijksoortige activa en activiteiten worden zoveel mogelijk dezelfde grondslagen gehanteerd, grondslagen worden van jaar tot jaar gehandhaafd, slechts wegens gegronde redenen kan een wijziging worden doorgevoerd.
STELSELWIJZIGINGEN Stelselwijzigingen worden als volgt onderscheiden: -
Wijziging van de waarderingsgrondslagen.
-
Wijziging van de methode van toerekening aan perioden.
-
Wijziging van de criteria voor rechtstreekse mutaties in het eigen vermogen.
-
Wijziging van de criteria voor de consolidatie.
-
Wijziging van de presentatie in balans en winst- en verliesrekening.
4 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Stelselwijzigingen worden in beginsel vermeden, tenzij hiermee een verbetering van het inzicht wordt bereikt. De RvB beoordeelt of het doorvoeren van een stelselwijziging tegen de achtergrond van de specifieke omstandigheden is gerechtvaardigd. Indien wijzigende wet- en regelgeving vraagt om een stelselwijziging dient deze te allen tijde te worden doorgevoerd.
2. BALANS Dit hoofdstuk bevat de richtlijnen externe verslaggeving, zoals deze op de balansposten van toepassing zijn. De indeling van dit hoofdstuk is conform de indeling van de balans.
Dit hoofdstuk bevat de volgende paragrafen:
0. Immateriële vaste activa 1. Materiële vaste activa 2. Financiële vaste activa 3. Vlottende activa 4. Deposito’s / Effecten 5. Liquide middelen 6. Eigen vermogen 7. Voorzieningen 8. Langlopende schulden 9. Kortlopende schulden 10. Niet uit de balans blijkende verplichtingen
In iedere paragraaf wordt voor zover relevant uiteengezet: - welke zaken onder die betreffende balanspost worden begrepen / gedefinieerd; - hoe de waardering plaatsvindt, alsmede de samenhang met de resultaatbepaling (afschrijven); - overige specifieke punten. - uitgangspunten met betrekking tot de presentatie. - een verloopoverzicht van elk van de vaste activa waaruit blijkt: -
verkrijgingsprijs
-
waardeverminderingen en cumulatieve afschrijvingen t/m voorgaand boekjaar
-
boekwaarde begin boekjaar
-
investeringen
-
afschrijvingen
-
boekwaarde einde boekjaar
2.0 Immateriële vaste activa Een immaterieel vast actief is een actief dat niet stoffelijk van aard is en dat niet onder de financiële vaste activa valt. CVO neemt alleen immateriële vaste activa in de balans op indien zij daarvan de economische eigendom bezit.
5 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM WAARDERING/AFSCHRIJVEN Waardering geschiedt tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen.
OVERIGE SPECIFIEKE PUNTEN Er zijn interne projecten, die betrekking hebben op studie, onderzoek, ontwikkeling software, organisatiewijziging, onderhoud, etc. De hiermee verbonden kosten van eigen medewerkers en derden dienen als exploitatiekosten verantwoord te worden onder de daarvoor bestemde kostensoort, in het jaar waarin de kosten gemaakt worden. In het kader van immateriële activa kunnen niet de onderzoekskosten, maar mogelijk wel ontwikkelingskosten worden geactiveerd. De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving kennen namelijk slechts beperkte mogelijkheden om bij intern vervaardigde immateriële vaste activa de ontwikkelingskosten te activeren. De kosten van de intern vervaardigde immateriële vaste activa dienen over het algemeen te worden onderscheiden in onderzoeks- en ontwikkelingskosten. De kosten voor onderzoek mogen niet worden geactiveerd. De kosten voor ontwikkeling dienen (dus geen keuzemogelijkheid) wel te worden geactiveerd als deze kosten voldoen aan alle onderstaande criteria: a.
de technische uitvoerbaarheid om het immateriëel vast actief te voltooien, zodat het beschikbaar zal zijn voor gebruik of verkoop;
b.
de intentie om het immateriëel vast actief te voltooien en het te gebruiken of te verkopen;
c.
het vermogen om het immateriëel vast actief te gebruiken of te verkopen;
d.
hoe het immateriëel vast actief waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren;
e.
de beschikbaarheid van adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en het immateriëel vast actief te gebruiken of te verkopen;
f.
het vermogen om de uitgaven gedurende de ontwikkeling van het immateriëel vast actief betrouwbaar vast te stellen.
Pas vanaf het moment dat aan deze voorwaarden wordt voldaan dienen de ontwikkelingskosten te worden geactiveerd. Het alsnog activeren van eerder gemaakte ontwikkelingskosten is niet toegestaan. Tot slot dient een wettelijke reserve te worden opgenomen ter grootte van de geactiveerde ontwikkelingskosten.
UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE Waarderingsgrondslagen moeten worden vermeld. Onder de immateriële activa zijn afzonderlijk opgenomen: -
kosten van verwerving ter zake van concessies, vergunningen en rechten van intellectuele eigendom
-
kosten van goodwill die van derden is verkregen
-
vooruitbetalingen op immateriële activa
2.1 Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn bedrijfsmiddelen die gedurende meerdere jaren dienstbaar zijn aan de bedrijfsuitoefening van CVO. Investeringen worden geboekt onder de materiële vaste activa. Investeringsuitgaven zijn uitgaven ten behoeve van een investeringsproject (gebouw, systeem, project). Een investeringsproject is een project gericht op het tot stand brengen van een of meer duurzame bedrijfsmiddelen, die gedurende langer dan 1 jaar een bijdrage leveren aan de organisatie.
6 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM
Er zijn drie groepen van materiële vaste activa: a. gebouwen en terreinen (gebouwen, terreinen, gebouwen in uitvoering), buiten- en sportterreinen b. inventaris en apparatuur (lesapparatuur (machines), schoolmeubilair, hardware, kantoormeubilair, diverse inventaris) c. Overige materiële vaste activa (boekenfonds)
BEGRIPSOMSCHRIJVING/DEFINITIE Gebouwen permanent Inzake de interne procedures rond de bouw en verbouw van gebouwen en de specifieke rol van Raad van Bestuur en Raad van Toezicht wordt verwezen naar de notitie CVO Bouwt (bijlage 3).
a. Gebouwen en terreinen. a.1. Gebouwen en terreinen Investeringen in gebouwen en terreinen worden in beginsel door de overheid (meestal gemeente) gefinancierd. De vereniging is over het algemeen slechts juridisch eigenaar; het economisch claimrecht van de schoolgebouwen ligt vanaf 1-1-1997 bij de gemeenten. In geval van doordecentralisatie worden specifieke afspraken gemaakt omtrent het gebouw, het bouwbudget, de reguliere onderhoudsvergoeding en de eigendomsverhoudingen; in geval van doordecentralisatie is CVO zowel juridisch als economisch eigenaar van de grond en het gebouw. Het huisvestingsbudget gebaseerd op de gemeenteverordening is vaak krap, en daarom willen scholen extra investeren om de kwaliteit van de huisvesting aan de actuele normen te laten (blijven) voldoen. De hier bedoelde extra investeringen worden niet door de overheid vergoed en derhalve worden de nietvergoede kosten geactiveerd en daarop wordt afgeschreven.
a.2.Tijdelijke gebouwen Hieronder worden verstaan de investeringen, die niet door de overheid worden vergoed. Derhalve worden de niet-vergoede kosten geactiveerd en daarop wordt afgeschreven.
a.3.Verbouwingen Hieronder worden verstaan de investeringen, die niet door de overheid worden vergoed. Derhalve worden de niet-vergoede kosten geactiveerd en daarop wordt afgeschreven. In geval van verbouwingen dient rekening te worden gehouden met het bepaalde in de notitie inzake de uitwerking van het MJOP en de onderhoudsvoorziening (bijlage 4).
a.4.Gebouwen in uitvoering Gebouwen in aanbouw, die dus onderhanden zijn, worden opgenomen onder “werk in uitvoering” onder de materiële vaste activa. Kenmerkend voor het in de jaarrekening opgenomen onderhanden werk als “werk in uitvoering” is dat de aanvang en voltooiing van de werkzaamheden in verschillende perioden/boekjaren kunnen vallen. Na volledige voltooiing en ingebruikname wordt de investering geactiveerd en wordt er op afgeschreven.
7 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM
b. Inventaris en apparatuur b.1. Lesapparatuur (machines voor lesgebruik) Hieronder worden verstaan de investeringen gedaan door de scholen in machines, apparatuur, en dergelijke, die meerjarig kunnen worden aangewend ten behoeve van het onderwijs aan leerlingen.
b.2. Schoolmeubilair Hieronder worden verstaan de investeringen in meubilair in de schoollokalen, dat meerjarig in gebruik is ten behoeve van het onderwijs aan leerlingen.
b.3. Hardware (geautomatiseerde systemen) Geautomatiseerde systemen zijn hulpmiddelen (netwerken, hardware) ten behoeve van onderwijs en bedrijfsvoering van CVO en de scholen. Zie ook bij immateriële vaste activa onder “Overige specifieke punten”.
b.4. Kantoormeubilair Hieronder worden verstaan de investeringen in meubilair in de kantoorruimtes, die in gebruik zijn voor de ondersteuning van het primaire proces. Deze ruimtes kunnen zich
zowel binnen als buiten de
schoolgebouwen bevinden.
b.5. Diverse inventaris Hieronder vallen investeringen in bijv. koffieautomaten, kantine-inventaris, smartboards e.d.
c. Overige materiële vaste activa c.1. Boekenfonds Hieronder worden verstaan de investeringen in boeken en werkbladen/-boeken, die meerjarig in gebruik zijn ten behoeve van het onderwijs aan leerlingen.
WAARDERING / AFSCHRIJVEN Inleiding Alle uitgaven die verband houden met het realiseren van materiële vaste activa zijn investeringsuitgaven, voor zover deze voldoen aan de criteria van activeren (een uit gebeurtenissen in het verleden voortgekomen middel, waarover de organisatie de beschikkingsmacht heeft en waaruit in de toekomst naar verwachting economische voordelen naar de organisatie zullen vloeien). De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs, verminderd met de afschrijvingen (gebaseerd op de geraamde economische levensduur), dan wel - indien de omstandigheden daartoe aanleiding
geven
-
tegen
(lagere)
bedrijfswaarde.
De
afschrijvingspercentages
worden
hierna
gepresenteerd.
Criteria voor activeren Als minimumgrens van activeerbare uitgaven geldt € 2.500,- per investering c.q. aanschaf. Dit bedrag is sedert 1-1-2007 ongewijzigd en wordt gehandhaafd. Uitsluitend de doelmatig gedane uitgaven met een langdurig gebruiksnut komen voor activering in aanmerking.
8 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Bij het in gebruik nemen worden de verzamelde investeringsuitgaven verminderd met kosten en opbrengsten die verband houden met verkoop of buitengebruikstelling (niet zijnde boekwaarderesultaten), alsmede ontvangen subsidies. Na deze vermeer-/mindering ontstaan de activeerbare uitgaven. Deze worden toegerekend aan de verschillende objecten, die uit het investeringsproject voortkomen.
Collectief activeren Collectief activeren is het als één geheel activeren van een groep bedrijfsmiddelen. Hiervoor gelden de volgende criteria: De bedrijfsmiddelen dienen een onderlinge samenhang te vertonen. Met onderlinge samenhang wordt bedoeld dat het nut van het individuele bedrijfsmiddel ontleend wordt aan de samenhang met de overige bedrijfsmiddelen. Afzonderlijk is het bedrijfsmiddel van verwaarloosbare waarde (bijv. antenne bij telecomapparatuur). De waarde van het (netto-)activeerbare geheel is dus hoger dan de som van de samenstellende (netto-)activeerbare delen.
Gebouwen en terreinen (separaat buiten- en sportterreinen) De gebouwen en terreinen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs en afgeschreven op basis van de lineaire methode rekening houdend met een eventuele restwaarde. Op gebouwen wordt afgeschreven onder toepassing van de hierna opgegeven afschrijvingspercentages. Op terreinen wordt niet afgeschreven. Op buiten- en sportterreinen wordt wel afgeschreven.
Gebouwen in uitvoering Gebouwen in uitvoering (=onderhanden werken =werk in uitvoering) worden gewaardeerd tegen de kostprijs onder aftrek van ontvangsten (overheidsbijdragen) en voor zover nodig onder aftrek van een voorziening voor verwacht verlies. In de kostprijs zijn toegerekende algemene kosten begrepen. Gedurende de uitvoering van een investeringsproject worden alle op dat werk betrekking hebbende uitgaven verzameld op de rekening Werk In Uitvoering. Dit proces heet activeren. Stopzetten van het project Bij stopzetting van een investeringsproject dient, in afwachting van een besluit tot hervatting of definitieve beëindiging, een voorziening gevormd te worden voor de geactiveerde uitgaven. Deze voorziening (afwaardering van het activum) dient in mindering te worden gebracht op de geactiveerde uitgaven.
Bij in gebruik name van de objecten van een investeringsproject worden de verzamelde kosten naar de diverse objecten verbijzonderd.
Inventaris en apparatuur Inventaris en apparatuur wordt gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. Op inventaris en apparatuur wordt afgeschreven onder toepassing van de hierna aangegeven afschrijvingspercentages.
9 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Overige materiële vaste activa Boeken in eigendom in het boekenfonds worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs en afgeschreven op basis van de lineaire methode rekening houdend met een eventuele restwaarde. Op deze boeken wordt afgeschreven onder toepassing van de hierna aangegeven afschrijvingspercentages.
Afschrijven Er wordt afgeschreven volgens de lineaire methode op basis van historische uitgaafprijs en vaste afschrijvingspercentages per groep materiële vaste activa rekening houdend met de vermoedelijke economische levensduur. Activa worden tijdevenredig, d.w.z. per maand, afgeschreven. De afschrijving start in de maand van in gebruik name . Voorstellen tot aanpassing van afschrijvingstermijnen worden voorbereid door de Stuurgroep Financiën ter bespreking en vaststelling in Platform Bedrijfsvoering.
Hieronder volgt een opsomming van de afschrijvingspercentages voor de diverse activagroepen: Permanente gebouwen
2,00 %
Schoolmeubilair
10,00%
Tijdelijke gebouwen
6,67%
Hardware
25,00%
Verbouwingen
6,67%
Kantoormeubilair
10,00%
Lesapparatuur
10,00%
Boekenfonds
20,00%
Div inventaris
15,00%
Werkboeken
50,00% / 100% Buiten- en sportterrein
6,67%
Herziening levensduur Het is mogelijk de economische levensduur van een object te herzien. Onderscheiden worden: -
structurele herziening; een wijziging van het afschrijvingsbeleid in het algemeen dan wel met betrekking tot een bepaalde activagroep;
-
incidentele herziening; een afwijking van de geschatte levensduur van een of een bepaald aantal objecten.
Bij structurele herziening worden nieuwe afschrijvingstermijnen door het Platform Bedrijfsvoering voorgelegd aan de RvB voor vaststelling. Bij incidentele herziening wordt in geval van een materiële verkorting van de levensduur een extra (inhaal)afschrijving gepleegd. Deze inhaalafschrijving komt in één keer ten laste van het jaar van constatering van de herziening van de levensduur. Bij verlenging van de levensduur gebeurt het omgekeerde en wordt het resultaat genomen in het jaar van constatering van de herziening van de levensduur.
Boekwaarderesultaten Boekwaarderesultaten zijn verschillen tussen de verwachte directe opbrengstwaarde en de boekwaarde bij sloop, verkoop of buitengebruikstelling. Deze resultaten komen als bedrijfsopbrengsten dan wel als bedrijfslasten ten gunste/laste van de resultatenrekening.
10 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Dit geldt niet voor boekwaardeverschillen waarvoor een voorziening (afwaardering van het activum) is gevormd. In dat geval gaan de boekwaardeverschillen ten laste van de voorziening
OVERIGE SPECIFIEKE PUNTEN Leasing Bij lease wordt onderscheid gemaakt tussen financial lease en operational lease. Financial lease leidt wel tot opneming van het desbetreffende activum (en de bijbehorende financiering) in de balans; operational lease niet. Bij operational lease vallen de termijnen in de exploitatie en bij financial lease vallen de afschrijvingskosten en betaalde rente in de exploitatie. Bij een financial lease (en jaarlastfinanciering) wordt het productiemiddel geactiveerd en wordt een verplichting opgevoerd tegen de contante waarde van de leasetermijnen (exclusief servicekosten). Het geactiveerde bedrag mag niet hoger zijn dan de marktwaarde van het activum. Op het geleaste activum wordt de voor CVO vastgestelde afschrijvingsperiode toegepast (zie onder afschrijvingen hierboven).
Wanneer in deze paragraaf wordt gesproken over een lessee wordt daarmee de partij die het object huurt bedoeld; met de term lessor wordt de verhuurder aangeduid.
Financial leases zijn leases waarbij aan een of meer van de onderstaande criteria is voldaan: - de lessee heeft het recht om tijdens of onmiddellijk na het verstrijken van de periode voor welke de lessor zich heeft verbonden het lease-object, tegen een prijs die aanmerkelijk beneden de marktwaarde ligt, over te nemen; - de lessor heeft zich verbonden voor een periode die ongeveer gelijk is aan de economische levensduur; - de lessee kan zich weliswaar voor een kortere tijd dan de economische levensduur verbonden hebben, maar heeft daartegenover een optie gekregen voor de periode daarna tot ongeveer het eind van de economische levensduur tegen een aanmerkelijk lager leasebedrag; - de contante waarde van de leasetermijnen (exclusief servicekosten) is ten minste 90% van de marktwaarde van het geleaste productiemiddel op het moment van het aangaan van de lease. Bij deze berekening moet worden uitgegaan van de rentevoet waartegen de lessee ook elders geld zou kunnen lenen, tenzij de aan de termijnen ten grondslag liggende rentevoet lager is en deze te bepalen is door de lessee. In dat geval dient van deze lagere "impliciete" rentevoet te worden uitgegaan.
Indien er niet is voldaan aan de voorwaarden van financial lease is er sprake van operational lease. Operational leases worden niet geactiveerd, maar de leasetermijnen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
In de toelichting op de jaarrekening worden de bruto bedragen aan geleaste activa onderverdeeld naar categorieën activa, de afschrijvingen daarop en de bedragen aan toekomstige leasebetalingen in totaal (exclusief rente en kosten) en voor elk van de komende vijf jaren vermeld. Zie ook "Langlopende schulden". Operational leases worden niet in de balans opgenomen, maar wel toegelicht in de paragraaf “niet uit de balans blijkende verplichtingen”. De leasetermijnen worden als kosten beschouwd. Zie ook "Verplichtingen buiten de balans".
11 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Jaarlastfinanciering Hierbij worden aanpassingen aan gebouwen, die niet voor subsidiëring door de overheid in aanmerking komen gefinancierd door middel van een lening verstrekt door derden (al dan niet tegen een rente beneden het markttarief). Deze activa dienen conform de financial lease te worden geactiveerd.
Afwaardering wegens buitengebruikstelling (desinvestering) Indien besloten wordt om een object buiten gebruik te stellen vindt afwaardering tot (vermoedelijke) directe opbrengstwaarde plaats. Het betreffende object wordt overgeboekt naar de rubriek "Niet aan de bedrijfsuitoefening dienstbaar". Verliezen worden direct ten laste van het resultaat gebracht. Indien het moment van buitengebruikstelling bekend is, dient de nog af te schrijven waarde te worden afgeschreven in de nog resterende periode tot het moment van buitengebruikstelling (in de praktijk is dan meestal een versnelde afschrijving aan de orde).
Automatisering Vervaardigen Voor vervaardigen van systemen wordt verwezen naar het gestelde in paragraaf 2.0, immateriële vaste activa.
UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE Mutatieoverzicht Van elke post van de materiële vaste activa moet een sluitend overzicht van de mutaties worden gegeven. Dit overzicht moet als volgt worden ingedeeld: -Cumulatieve investeringen t/m boekjaar -/-Cumulatieve afschrijvingen t/m boekjaar = -Boekwaarde begin van het jaar + bedrag in boekjaar verkregen activa -/- boekwaarde van in boekjaar afgestoten activa -/- resultaat op het materieel vast actief lopend jaar (-/uitgekeerde winst) -/- herwaardering in het verslagjaar -/- afschrijvingen, waardevermindering en terugnemingen = boekwaarde ultimo verslagjaar
Actuele waarde De actuele waarde is de prijs van economisch identieke vervanging. Actuele waarde wordt bepaald om: 1) aanvullende informatie in de jaarrekening te kunnen verstrekken; 2) te dienen als beoordelingscriterium bij investeringsplannen; 3) calculatorische doeleinden. Indien de actuele waarde aanzienlijk afwijkt van de waarde bepaald volgens het systeem van historische uitgaafprijs, kan vermelding van deze waarde in de toelichting op de balans plaatsvinden.
2.2 Financiële vaste activa Financiële vaste activa zijn kapitaalbelangen en vorderingen ten behoeve van de duurzame uitoefening van de eigen werkzaamheid.
12 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Er zijn vier groepen financiële vaste activa: 1. Effecten (obligaties) 2. Langlopende leningen o/g 3. Deposito’s 4. Waarborgsommen
BEGRIPSOMSCHRIJVING 1. Effecten Kapitaalbelangen zoals beleggingen die niet kunnen worden aangemerkt als deelneming of groepsmaatschappij, worden als "effecten" onder financiële vaste activa gerubriceerd indien zij bestemd zijn om langer dan een jaar te worden gehouden. Deze effecten worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of lagere marktwaarde per balansdatum.
2. Langlopende leningen o/g Dit betreft vorderingen op de gemeente(n) alsmede leningen in het kader van de financiering van gebouwen. Voor deze laatste geldt dat deze alleen kunnen worden afgesloten bij gerenommeerde financiële instellingen (BNG en Ministerie van Financiën) onder gemeentegarantie en garantstelling / goedkeuring door het Ministerie van OCW. 3. Deposito’s Dit betreft gelduitzettingen met een looptijd langer dan 1 jaar.
4. Waarborgsommen Waarborgsommen, die worden gestort of gesteld ten behoeve van leveranciers.
WAARDERING Effecten De onder de financiële vaste activa opgenomen effecten worden (per fonds) gewaardeerd op de verkrijgingsprijs of lagere marktwaarde per balansdatum. Wijzigingen in de vermogenswaarde worden ten gunste/ten laste van het Eigen Vermogen gebracht via resultaatbestemming. Indien op balansdatum de effecten duurzaam minder waard zijn, dan moet tegen de duurzaam lagere marktwaarde worden gewaardeerd. Als resultaat wordt verantwoord de op deze aandelen gedeclareerde dividenden. Dit resultaat wordt verantwoord onder "Financieel resultaat".
Overige financiële vaste activa De overige financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van bedragen voor af-/inlossingen.
UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE Mutatieoverzicht Van elke post van de financiële vaste activa moet een sluitend overzicht van de mutaties worden gegeven.
13 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Dit overzicht moet als volgt worden ingedeeld: + boekwaarde begin van het boekjaar + mutaties lopend boekjaar (bedrag verkregen activa) -/- mutaties lopend boekjaar (-/- boekwaarde afgestoten activa -/- resultaat lopend jaar (-/- uitgekeerde winst) -/- aflossingen-, waardevermindering en terugnemingen) = boekwaarde ultimo verslagjaar
2.3 Vlottende activa Vorderingen Onder vorderingen worden verstaan vorderingen met een resterende looptijd van minder dan één jaar op basis van een expliciete overeenkomst die is aangegaan ten behoeve van de duurzame uitoefening van de eigen werkzaamheid.
Er zijn vijf groepen vorderingen: 1. Debiteuren; 2. Ministerie OCW; 3. Leerlingen/cursisten; 4. Overige vorderingen; 5. Overlopende activa.
BEGRIPSOMSCHRIJVING Debiteuren Vorderingen die betrekking hebben op door CVO geleverde prestaties, zoals medegebruik worden gerubriceerd
onder
debiteuren.
Dus
niet
vorderingen
op
(ouders
van)
leerlingen.
Ministerie OCW Vorderingen die betrekking hebben op bijdragen OCW (lumpsum, subsidies, projecten e.d.). De beschikking voor de lumpsum wordt vertaald en geboekt op een tussenrekening. In de resultatenrekening wordt de lumpsum geregistreerd onder de reguliere baten. Subsidies en projectbaten worden vastgelegd in de projectadministratie in de rubriek Overige baten (niet regulier).
Leerlingen/cursisten Vorderingen die betrekking hebben op te leveren (voorschotten) en geleverde leermiddelen en gevraagde ouderbijdragen. Vorderingen die betrekking hebben op facilitaire activiteiten wegens kantine, kluisjes, excursies, werkweken e.d.
Overige vorderingen Vorderingen die betrekking hebben op gemeenten alsmede op projecten van gemeenten, EU en overigen. Hieronder op te nemen bedragen, die in beschikkingen worden genoemd als subsidie. Op moment van ontvangst uitboeken naar projecten (balans: overlopende passiva).
14 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM
Overlopende activa Overlopende activa zijn vooruitbetaalde lasten en nog te ontvangen baten. Geboekt worden (zie rekeningschema): - vooruitbetaalde kosten - verstrekte voorschotten ( salarissen, schade-uitkeringen, correcties) - tussenrekeningen (lonen, niet afgestemde posten bank en kas, kruisposten K/B/G, kruisposten nog uit te zoeken, activa, beginbalans en evenwichtsrekening)
WAARDERING Vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde onder aftrek van een voorziening voor dubieuze vorderingen.
Vaststellen van de voorziening voor dubieuze vorderingen Bij vorderingen is het risico van oninbaarheid aanwezig. Hiervoor wordt een voorziening getroffen. Deze wordt statisch bepaald, dat wil zeggen dat per vordering wordt nagegaan of deze volwaardig dan wel dubieus is. Een debiteurenvordering kan als dubieus worden aangemerkt als deze een ouderdom heeft van 1 jaar of meer, dan wel uit handen gegeven is aan een deurwaarder. De als dubieus aangemerkte vorderingen worden voor 100% voorzien. Van betwiste vorderingen wordt het betwiste deel als dubieus aangemerkt en voorzien.
De toevoeging aan respectievelijk de vrijval uit de voorziening geschiedt ten laste respectievelijk ten gunste van het resultaat. De bevoegdheid tot het afboeken van de vordering is voorbehouden aan de betreffende verantwoordelijke lijnfunctionaris.
Dubieuze vorderingen en de hiervoor getroffen voorziening worden in mindering gebracht op de desbetreffende vorderingen.
OVERIGE SPECIFIEKE PUNTEN Gebruik van tussenrekeningen Het hierna bedoelde gebruik van tussenrekeningen betreft het gebruik met als doelstelling de baten tegenover de betreffende lasten binnen het kalenderjaar evenwichtig te verdelen per periode (egalisatie/evenwichtsrekeningen). Hierbij valt te denken aan de boeking van lumpsumbaten, personeelslasten (vakantie-uitkering, ouderbijdragen, boekenfondsexploitatie, e.d.) 2.4 Deposito’s/effecten Hieronder worden deposito’s en effecten opgenomen met een looptijd korter dan 1 jaar.
WAARDERING In geval van deposito’s worden deze gewaardeerd tegen nominale waarde.
15 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM In geval van effecten worden deze gewaardeerd tegen aanschafwaarde of als er sprake is van een lagere koerswaarde dan de aanschafwaarde, tegen de lagere koerswaarde. Rente op deposito’s en effecten wordt verantwoord in het jaar waarop deze betrekking heeft. Deze rente wordt verantwoord onder "Financieel resultaat".
2.5 Liquide middelen Liquide middelen worden onderscheiden in geld in respectievelijk debet/creditsaldi op: - kassen; - banken (incl. deposito’s);
WAARDERING Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Vreemde valuta worden omgerekend tegen de contante middenkoers op het einde van het jaar. Koersverschillen worden verantwoord als resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening.
UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE Bankrekeningen Bankrekeningen met een creditstand worden opgenomen onder de liquide middelen; bankrekeningen met een debetstand worden opgenomen onder de kortlopende schulden. Vermeld wordt in hoeverre tegoeden direct opeisbaar zijn.
Saldering van rekeningen met een debetstand en rekeningen met een creditstand is toegestaan als aan beide onderstaande voorwaarden is voldaan:
de rekeningen worden bij dezelfde bank aangehouden;
het betreft voor compensatie vatbare rekeningen waarop een beroep is gedaan of waarvan overeengekomen is dat compensatie mogelijk is.
In de praktijk worden bankrekeningen opgenomen onder “liquide middelen” waarbij positieve en negatieve saldi worden gesaldeerd.
2.6 Eigen Vermogen Algemene Reserve De post “Algemene Reserve” is geheel opgebouwd vanuit de resultaatbestemmingen van de onderdelen van de vereniging.
Bestemmingsreserve Er is sprake van de vorming van een “bestemmingsreserve” als deze na resultaatbepaling wordt bestemd vanuit het resultaat.
16 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE De reserves uit eigen middelen worden in de toelichting op de jaarrekening opgenomen. Hierbij wordt het verloop gedurende het boekjaar weergegeven in een overzicht. Hierin zijn opgenomen:
het bedrag aan het begin van het boekjaar.
de toevoegingen en de verminderingen over het boekjaar gesplitst naar hun aard;
het bedrag aan het eind van het boekjaar.
2.7 Voorzieningen De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving schrijven voor dat voorzieningen worden opgenomen voor: - verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; - op balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; - kosten die in een volgende periode zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in de afgelopen periode of in een daaraan voorafgaande periode en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal perioden. Het bovenstaande brengt met zich dat voorzieningen niet gevormd kunnen worden voor algemene risico's. De volgende voorzieningen worden onderscheiden: 1.
Voorziening voor groot onderhoud gebouwen;
2.
Voorziening WIA/WGA
3.
Voorziening Participatiefonds
4.
Overige personele voorzieningen (waar onder): - Voorziening spaarverlof - Voorziening jubilea - Voorziening niet-opgenomen vakantiedagen - Voorziening Levensfasebewust personeelsbeleid (LPB)
BEGRIPSOMSCHRIJVING 1. Voorziening voor groot onderhoud gebouwen. De voorziening heeft tot doel het dekken van de kosten van periodiek groot onderhoud aan de gebouwen waar CVO verantwoordelijk voor is. Voor de bepaling van de hoogte van de voorziening geldt dat de onderhoudsvoorziening wordt getotaliseerd op BRIN-niveau, maar is opgebouwd vanuit vestigingsniveau. Per BRIN wordt berekend of de totale voorziening toereikend is om de komende 20 jaar de aangegeven MJOP uitgaven te kunnen dekken, dan wel de voorziening jaarlijks groter dan 0 euro te houden. Elk jaar wordt dit herijkt zodat de dotatie zich aanpast aan de verwachte uitgaven voor de komende 20 jaar. Zie hiervoor de notitie over onderbouwing van de onderhoudsvoorziening (bijlage 4).
2. WIA/WGA De voorziening heeft tot doel het dekken van het risico inzake WIA/WGA waarvoor CVO eigen risicodrager is.
17 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM 3 Participatiefonds. De voorziening heeft tot doel het dekken van het risico inzake werkloosheidsuitkeringen voor dat deel waarvoor CVO eigen risicodrager is.
4. Overige voorzieningen De overige voorzieningen betreffen voorzieningen ten behoeve van personeel (spaarverlof en jubilea), en zijn opgebouwd op basis van verkregen en (berekende rechten). Jaarlijks wordt aan de voorziening gedoteerd. De omvang van de voorziening spaarverlof en jubilea wordt berekend op grond van de per balansdatum bestaande verplichtingen aan daartoe gerechtigde medewerkers.
Onttrekkingen Aan de voorziening worden uitsluitend gerelateerde uitkeringen onttrokken. Ontvangen bijdragen van derden worden eerst als bate verantwoord in de exploitatierekening, en worden vervolgens via een dotatie aan de voorziening toegevoegd. In het kader van juiste, tijdige en volledige rapportages is het van belang dat minimaal per kwartaal onttrekking plaatsvindt op basis van opgenomen rechten door medewerkers.
Vrijval Een vrijval vindt alleen plaats bij een te hoge inschatting van de voorziening.
WAARDERING Toereikendheid Jaarlijks vindt beoordeling van de stand van de voorzieningen plaats en wordt de toereikendheid getoetst. Vrijval van een voorziening dan wel extra dotatie kan als gevolg van die beoordeling het gevolg zijn.
OVERIGE SPECIFIEKE PUNTEN Voorziening als aftrekpost Voorzieningen die leiden tot afwaardering van een activum worden als aftrekpost (in mindering gebracht) onder het betreffende activum opgenomen (bijvoorbeeld: voorziening dubieuze debiteuren).
2.8 Langlopende schulden Langlopende schulden betreffen schulden en leningen ten behoeve van de bedrijfsvoering met een looptijd van meer dan 1 jaar (incl. financial leasecontracten). In deze categorie valt ook de jaarlastfinanciering, waarbij bij een gemeente een lening wordt gesloten tegen veelal gunstiger voorwaarden ter dekking van meerkosten bij nieuw- en/of verbouwprojecten (zie hiervoor Vaste materiële vaste activa). Het betreft niet-gegarandeerde leningen.
WAARDERING Langlopende schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde verminderd met aflossingen. De aflossingsverplichting voor T+1 dient als een kortlopende schuld te worden verantwoord in de administratie c.q. jaarrekening in de categorie “kredietinstellingen”.
18 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM 2.9 Kortlopende schulden Onder kortlopende schulden worden geregistreerd: a. Kredietinstellingen b. Crediteuren c. Ministerie van OCW d. Schulden i.v.m. sociale verzekeringen/belastingen e. Schulden i.v.m. pensioenen f.
Overige schulden
g. Overlopende passiva h. Te betalen btw
Kortlopende schulden zijn financiële verplichtingen met een looptijd korter dan één jaar.
WAARDERING Alle kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor waardering is het volgende van belang: Schulden met een looptijd van ten hoogste één jaar dienen te worden opgenomen tegen de bedragen die zullen moeten worden betaald ter kwijting, respectievelijk tegen de bedragen van de ontvangen vooruitbetaling, of aanbetalingen of de bedragen van de gefactureerde termijnbetalingen. Bij de waardering dienen betalingskortingen en kredietbeperkingen in overeenstemming met de methode van bepaling van de kosten van goederen en diensten te worden afgetrokken of bijgeteld.
BEGRIPSOMSCHRIJVING Kredietinstellingen Hieronder vallen de aflossingsverplichtingen van de langlopende leningen van het jaar T+1.
Crediteuren Hieronder vallen de nog niet betaalde schulden aan leveranciers van diensten en producten.
Ministerie van OCW Hieronder vallen de kortlopende betalingsverplichtingen aan OCW (terug te betalen doelsubsidies), welke niet zijn besteed binnen de bestedingstermijn Schulden i.v.m. sociale verzekeringen/belastingen De posten te betalen belastingen (loonheffing) en schulden uit hoofde van sociale verzekeringslasten moeten gezamenlijk in afzonderlijke posten worden gerubriceerd. Tot de post te betalen belasting worden alle ultimo van het boekjaar verschuldigde belastingen gerekend, ongeacht of al dan niet een aanslag is opgelegd.
Schulden i.v.m. pensioenen Schulden i.v.m. pensioenen (premieverplichtingen) dienen apart te worden geregistreerd.
19 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Overige schulden Onder overige schulden worden posten opgenomen die niet onder de andere rubrieken kunnen worden opgenomen, zoals verschuldigde bedragen aan gemeenten, personeelsfondsen, borg kluisjes. e.d.
Overlopende passiva Overlopende passiva bevatten de nog te betalen/vooruitontvangen bedragen voor diverse uiteenlopende posten. Onder de overlopende passiva worden ontvangen geoormerkte en niet-geoormerkte (doel)subsidies van OCW en gemeenten geregistreerd. In geval het niet-geoormerkte subsidies betreft dient gehandeld te worden conform de daartoe specifiek opgestelde aanwijzing (bijlage 5). Daarnaast worden vakantiegeldverplichtingen als overlopende passiva geregistreerd.
Ook hier kan evenals bij de overlopende activa voor rapportagedoeleinden egalisatie worden toegepast.
Met betrekking tot de verantwoorde doelsubsidies geldt dat mutaties via de projectadministratie door het jaar heen worden bijgehouden. Voor subsidies moet per kwartaal worden gerapporteerd over de baten en lasten. Voor geoormerkte subsidies moet ook de deadline van het project worden gemeld. Op het moment dat aan een subsidie een deadline is gekoppeld moet deze
bewaakt worden. De schoolleiding bepaalt de feitelijke besteding
rekening houdend met de strekking van de regeling. Bij geoormerkte subsidies moet het restant van de overlopende passiva (het niet-bestede deel van de subsidie) in het laatste jaar worden verantwoord als kortlopende schuld aan het ministerie OCW. Niet-geoormerkte subsidies dienen als uitgangspunt direct ten gunste van het resultaat te worden verantwoord in het jaar van ontvangst. Voor de niet-geoormerkte subsidies die binnen de kaders van de subsidieregeling over meerdere jaren kunnen ingezet dient jaarlijks een kwalitatief bestedingsplan te worden opgesteld waaruit blijkt binnen welke periode de school voornemens is de betreffende subsidie in te zetten. In geval van niet-geoormerkte subsidies dient gehandeld te worden conform de daartoe specifiek opgestelde aanwijzing (bijlage 6). Het éénmalig laten vrijvallen van subsidies op balansdatum moet tot een minimum beperkt blijven; gedurende het boekjaar moet periodiek onttrekking plaatsvinden naar aanleiding van gerealiseerde lasten. Vrijval op balansdatum moet altijd voorzien zijn van een deugdelijke onderbouwing.
Onder omstandigheden kan er een btw-verplichting ontstaan. Dit doet zich voor bij buitenlandse btw (inkopen in het buitenland), afdracht van btw bij de btw-belaste verhuur van kluisjes (voor de betreffende vestigingen dient een sluitende schriftelijke afspraak met de fiscus aanwezig te zijn) alsmede detachering van personeel (niet-zijn onderwijzend personeel). Per kwartaal dient de BRIN op basis van een subadministratie (crediteuren administratie voor buitenlandse btw respectievelijk ouder betaalportaal voor verhuur kluisjes) een opgave van de te betalen btw te overleggen aan het hoofd van de financiële administratie van CVO.
20 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM 2.10 Niet uit de balans blijkende verplichtingen
SPECIFIEKE WAARBORGVERPLICHTINGEN CVO kan zich aansprakelijk hebben gesteld voor verplichtingen van anderen. Hierbij kan gedacht worden aan garantie-overeenkomsten, financial lease-overeenkomsten, overeenkomsten waarbij CVO hoofdelijk medeschuldenaar en borg is (zie statuten), meerjarige financiële verplichtingen zoals huur, lopende bestellingen voor zover deze activa niet zijn verwerkt in de balans.
Indien CVO de verplichtingen van anderen waarborgt, is zij verplicht hierover in de toelichting van de jaarrekening te vermelden: i.
de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor zover geen voorziening is gevormd;
j.
een indeling naar de vorm van de geboden zekerheid;
k. duur en omvang van de verplichtingen.
GENERIEKE AANSPRAKELIJKHEID Hieronder valt de verklaring van CVO van hoofdelijke medeaansprakelijkstelling voor verplichtingen van een ander. Schulden die voortvloeien uit de wet vallen hierbuiten.
3. Winst- en verliesrekening Dit hoofdstuk bevat de richtlijnen voor externe verslaggeving, zoals deze op de posten in de winst- en verliesrekening van toepassing zijn.
De indeling van dit hoofdstuk is conform de indeling van de winst- en verliesrekening. Dit hoofdstuk bevat de volgende paragrafen: 1. Rijksbijdragen 2. Overige overheidsbijdragen en -subsidies 3. Overige baten reguliere bedrijfsuitoefening 4. Lasten reguliere bedrijfsuitoefening 5. Resultaat uit reguliere bedrijfsuitoefening 6. Resultaat uit bijzondere bedrijfsuitoefening 7. Rentebaten/-lasten 8. Buitengewone resultaten 9. Saldo exploitatie (exploitatieresultaat)
In iedere paragraaf wordt uiteengezet: - welke zaken onder de post in de winst- en verliesrekening worden begrepen; - hoe de resultaatbepaling plaatsvindt, alsmede de samenhang met de waarderingsgrondslagen; - uitgangspunten met betrekking tot de presentatie; - overige specifieke punten.
21 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Algemene uitgangspunten voor resultaatbepaling:
Baten Volgens het realisatiebeginsel worden de baten toegerekend aan de periode waarmee deze baten een causaal verband hebben.
Als voorbeelden van bedoelde periode kunnen worden genoemd: -de periode waarin de werkzaamheden worden verricht; -de periode waarin de dienst dan wel de prestatie wordt verleend; -de periode waarover recht op de opbrengst ontstaat;
Boekwinst bij buitengebruikstelling van materiële vaste activa Dit betreft het voordelige verschil tussen de netto verkoopopbrengst en de boekwaarde van verkochte en/of gesloopte materiële vaste activa. Boekverliezen komen ten laste van de overige bedrijfskosten. Baten uit hoofde van boekwinst worden toegerekend aan de periode waarin de verkoop plaats vindt en de economische eigendom aan de koper wordt overgedragen.
Lasten Toerekening van de bedrijfslasten vindt plaats overeenkomstig het zogenaamde causaliteitsbeginsel en wel aan de periode waarop zij betrekking hebben. Dit houdt in dat lasten in aanmerking worden genomen indien en voor zover zij verband houden met de in de verslagperiode verantwoorde baten of dat zij worden toegerekend aan de periode waarin de prestatie in de vorm van levering, dienstverlening, werkzaamheden, verbruik en dergelijke plaats vindt.
Bedrijfslasten die niet volgens voornoemd beginsel aan de huidige verslagperiode kunnen worden toegerekend, omdat zij bijvoorbeeld betrekking hebben op voorgaande perioden, worden desalniettemin in de huidige verslagperiode verantwoord. Voorwaarde hierbij is dat deze kosten voortkomen uit de normale bedrijfsactiviteiten. Indien de desbetreffende kosten voor het beeld van de verslaglegging van belang zijn, worden zij naar aard en omvang toegelicht.
3.1 Rijksbijdrage De rijksbijdrage bestaat uit de door OCW toegewezen lumpsumbedragen op basis van de leerlingaantallen op peildatum.
RESULTAATBEPALING De lumpsumbedragen worden toegerekend naar de maanden (1/12 per maand). Aan het einde van het boekjaar wordt op balansdatum een fictieve vordering van 7,5% van de personele lumpsumvergoeding berekend en als niet uit de balans blijkende verplichting toegelicht.
UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE Ten behoeve van de managementrapportage worden deze baten verantwoord in de reguliere exploitatieresultaten.
22 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM
Gemeentelijke bijdragen Het betreft gemeentelijke subsidies voor de uitvoering van projecten, vergoedingen in het kader van doordecentralisatie, huurvergoedingen, overige vergoedingen.
3.2 Overige overheidsbijdragen en -subsidies De overige baten reguliere exploitatie omvatten de baten die niet direct voortvloeien uit de rijksbijdrage, maar wel karakteristiek zijn voor CVO. Het zijn opbrengsten die rechtstreeks verband houden met de hoofdactiviteit van CVO (kantine-/kluisjes-exploitatie, ouderbijdragen).
3.3 Overige baten reguliere exploitatie Hieronder worden onder andere de baten uit specifieke (doel)subsidies OCW en gemeentelijke bijdragen met de daarbij behorende lasten geadministreerd. In geval van meerjarige projecten wordt periodiek de voortgang bepaald. In beginsel wordt pas resultaat genomen als het project of een aanwijsbaar deel is afgerond rekening houdend met de specifieke RJ-bepalingen rond geoormerkte en niet-geoormerkte subsidies. In geval van voorzienbare negatieve resultaten worden deze direct genomen op basis van het voorzichtigheidsbeginsel.
RESULTAATBEPALING De ontvangsten worden toegedeeld aan de periode waarop deze betrekking hebben.
UITGANGSPUNTEN MET BETREKKING TOT DE PRESENTATIE Ten behoeve van de managementrapportage worden deze baten verantwoord in de reguliere exploitatieresultaten.
3.4 Lasten reguliere exploitatie Binnen de reguliere exploitatie worden uitsluitend die lasten geregistreerd, die vallen binnen de vergoeding van de lumpsum, gemeentelijke bijdragen en de overige baten reguliere exploitatie..
Ten behoeve van de verslaglegging vindt onderverdeling plaats in de volgende hoofdcategorieën (kostensoorten): Personele lasten (lonen, salarissen, sociale lasten en overige personele kosten); Kosten leerlingen; Kosten schoonmaak; Huisvestingskosten; Bestuur, beheer en administratie. ANBI
3.4.1 Personele lasten Voor een aantal posten van de bedrijfslasten is aanvullende informatie nodig. In de toelichting vindt afzonderlijke vermelding plaats van de gemiddelde eigen personeelsbezetting in mensjaren (FTE). Hieronder wordt verstaan het gemiddeld aantal mensjaren omgerekend naar volledige werktijd.
23 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Bij deze berekening wordt de werkelijke arbeidsduur van de personeelsleden met een deeltijddienstverband omgerekend op basis van volledige werktijd.
De kosten van lonen en salarissen hebben betrekking op de aan een verslagperiode toe te rekenen loonen salariskosten van personeel in dienst bij CVO. Kosten van ingehuurd personeel worden verantwoord onder de overige personele kosten.
Onder de lonen en salarissen wordt opgenomen: Bruto lonen en salarissen Uitgaven in het kader van de werkkostenregeling Sociale lasten Onder de sociale lasten worden opgenomen de door CVO gedragen kosten van wettelijke en vrijwillige sociale voorzieningen, te weten:
werkgeversaandeel in premies werknemersverzekeringen;
pensioenpremies;
Overige personele lasten Hieronder worden opgenomen:
Dotaties, onttrekking en vrijval aan de onderscheiden personele voorzieningen: Dotatie: toevoeging aan de voorziening via de exploitatierekening (lasten) om de voorziening op peil te houden. Onttrekking: rechtstreekse onttrekking aan de voorziening inzake gemaakte kosten (dus niet via de exploitatierekening) waarvoor reeds in de voorziening is gespaard. Vrijval: de voorziening dient vrij te vallen t.g.v. de exploitatierekening (baten) indien blijkt dat de voorziening te hoog is (gerelateerd aan het berekende risico meer dan toereikend is). Voor de gemaakte kosten voor opname spaarverlof geldt dat deze maandelijks voor een gelijk bedrag op basis van de vervanging tegen geboekt moeten worden via de onttrekking uit de voorziening. De vervanging dient apart in AFAS te worden opgenomen om van daaruit de onttrekking per voorziening te bepalen.
Een punt van aandacht is het verschil tussen de gevormde voorziening en de kosten van vervanging op basis van prijsverschillen. De voorziening voor personele uitgaven is gebaseerd op de kosten van het personeel dat met verlof gaat. Indien blijkt dat de voorziening te hoog is ingeschat, dient een gedeelte van de voorziening vrij te vallen.
Kosten voor uitzendkrachten en declaranten
Kosten voor afdrachten aan CVO Bureau
Ontvangsten vanwege uitkeringen
3.4.2 Kosten leerlingen Onder kosten leerlingen worden opgenomen alle kosten die verband houden met het geven van onderwijs, zoals leer-/hulpmiddelen, inventaris, automatisering en leasekosten.
24 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM Onder deze rubriek worden ook kosten van inzet van middelen voor de bedrijfsvoering geregistreerd (denk aan kosten voor transactiesystemen voor de administratievoering).
3.4.3 Kosten schoonmaak De loonkosten voor eigen schoonmakers dienen te worden verantwoord onder de loonkosten en niet onder de huisvestingskosten (conform Richtlijnen). Kosten voor schoonmaakcontracten vallen onder kosten schoonmaak.
3.4.4 Huisvestingskosten Onder huisvestingskosten zijn opgenomen huren, afschrijvingen van gebouwen, verbouwingen en tijdelijke gebouwen, kleine onderhoud, dotatie en eventuele vrijval voorziening groot onderhoud, verzekeringen en bewaking.
3.4.5 Bestuur, beheer en administratie (overige instellingslasten) Hier worden met name de overheadkosten ten behoeve van de bedrijfsvoering geadministreerd. Te denken valt aan kosten voor bankkosten, telefoon- en portikosten, pr en communicatie, advieskosten, verblijfskosten (inclusief daarmee samenhangende reiskosten), accountantskosten, kantoorartikelen, afschrijvingskosten kantoorinventaris, bestuurskosten, wervingskosten, abonnementen, kosten drukwerk.
3.4.6 ANBI CVO heeft in het eerste kwartaal van 2015 met terugwerkende kracht tot 1-1-2014 de ANBI-status verkregen. Dat betekent, dat BRIN’s richting donateurs en sponsors gebruik kunnen maken van de ANBIstatus van CVO en hiervoor naar de website van CVO kunnen verwijzen. Inzake ANBI dienen de baten geboekt te worden op: 3560110 baten sponsoring (baten avondschool Leerlingen) op projectnummer xxxxx op de kostenplaats van de vestiging. Inzake ANBI dienen de kosten die samenhangen met de baten dienen te worden op: 4441490 lasten overig materieel op projectnummer xxxxx op de kostenplaats van de vestiging.
Bij de omschrijving van de boeking dan wel de ingeboekte factuur dient te worden opgenomen: doel donatie (naam donateur). Dit biedt de mogelijk dat de BRIN zich desgewenst kan verantwoorden naar de donateur/ sponsor.
Aan het einde van het boekjaar zal met de BRIN het saldo van het project worden bekeken en zullen niet uitgegeven sponsorbaten gerelateerd aan ANBI naar de balans worden geboekt op 2680710 Bijzondere acties voor besteding in het daarop volgende jaar.
3.5 Resultaat uit reguliere bedrijfsuitoefening (resultaat op basis van RJ-bepalingen) Dit betreft het positieve of negatieve saldo uit de hierboven aangehaalde (3.1 t/m 3.3) posten. De opbouw van dit resultaat wordt onderscheiden ten behoeve van periodieke interne managementrapportages.
25 - 26
18-12-2015
ACCOUNTING MANUAL CVO ROTTERDAM 3.6 Bijzondere resultaten Dit betreft het positieve of negatieve resultaat van de bijzondere baten/lasten. Dit resultaat wordt onderscheiden ten behoeve van periodieke interne managementrapportages en de jaarrekening op BRINniveau.
3.7 Financiële baten en lasten Rentebaten en -lasten, opbrengsten van vorderingen en effecten worden toegerekend aan de perioden waarin de baten of lasten invorderbaar dan wel verschuldigd zijn. Inclusief jaarlastfinanciering. Ook de rentebaten en -lasten uit de onderlinge CVO- rekening-courant worden door de scholen onder deze rubriek verantwoord. In de consolidatie is dit een zogenaamde eliminatiepost. In de toelichting worden de totale rentebaten en rentelasten afzonderlijk vermeld.
3.8 Buitengewone baten en lasten De buitengewone baten en lasten worden gevormd door alle resultaten die niet zijn aan te merken als resultaten uit de gewone bedrijfsuitoefening. Buitengewoon resultaat wordt opgenomen tegen de nominale waarde. Buitengewone baten en lasten worden verantwoord op de winst- en verliesrekening van het jaar waarin zij zijn geconstateerd. De navolgende posten vallen onder de buitengewone resultaten: -
incidentele resultaten die buiten de karakteristiek van de bedrijfsvoering van CVO vallen;
-
herstel boekingen van achteraf geconstateerde onregelmatigheden met betrekking tot voorgaande jaren;
-
effecten van stelselwijzigingen (met uitzondering van die stelselwijzigingen, die op basis van de RJ-bepalingen rechtstreeks in het eigen vermogen moeten worden verwerkt);
-
kwijtschelding van schulden door schuldeisers.
3.9 Saldo exploitatie (exploitatieresultaat) Het saldo exploitatie (exploitatieresultaat) vormt de positieve of negatieve resultante van alle voorgaande resultaten. Het saldo exploitatie (exploitatieresultaat) wordt ten gunste respectievelijke ten laste van het eigen vermogen gebracht onder de Algemene Reserve. Ook kan er een bestemming aan gegeven worden, en dan komt het resultaat of een gedeelte daarvan ten gunste van de bestemmingsreserve(s).
4. Ten slotte Deze versie van de accounting manual is vastgesteld door de Voorzitter Raad van Bestuur van CVO op 18 december 2015 en vervangt de versie van 26 maart 2007. Deze versie van de accounting manual treedt in werking met ingang van het verslagjaar 2015 (1 januari 2015).
26 - 26
18-12-2015
