Corporate Manual ACCOUNTING. Diberlakukan Untuk Hotel Horison Seminyak Bali. Quality Hotel Manual Metland Hotels Page 1

Corporate Manual

ACCOUNTING

Diberlakukan Untuk Hotel Horison Seminyak – Bali

Quality Hotel Manual – Metland Hotels

Page 1

Corporate Manual

Disetujui Oleh:

(Benny Irnaldy) GM Hotel Division

(Ir. Anhar Sudrajat) Direktur


(Thomas JA) Direktur

Page 2

Corporate Manual

KATA PENGANTAR Setiap perusahaan / organisasi memiliki sistem operasional, dimana salah satunya adalah sistem akuntansi. Semua sistem operasional departemen memiliki peranan penting untuk berjalannya perusahaan dengan baik. Saat ini perusahaan yang bergerak di bidang jasa, terutama bidang perhotelan dan hiburan semakin banyak dan berkembang, oleh karena itu perlu adanya sistem operasional yang standar untuk mendukung operasional perusahaan. Di tiap unit hotel perlu didukung oleh sistem operasional yang memadai, sehingga sistem yang ada harus selalu berkembang dengan mengikuti perkembangan usaha, teknologi dan faktor lainnya untuk memenuhi kebutuhan kegiatan operasional perusahaan. Perkembangan teknologi yang cepat menuntut perubahan sistem dengan cepat juga. Pada kesempatan ini kami ingin menyampaikan standar sistem akuntansi PT. Metropolitan Land Tbk. Besar harapan kami bahwa Basic Operation Manual (BOM) bidang akuntansi yang kami sampaikan dapat diterima dengan baik dan diimplementasikan di tiap unit Hotel. Penjabaran prosedur lebih lanjut, apabila dibutuhkan dalam operation accounting dapat dilakukan dan dituangkan ke dalam Hotel Operation Manual - Accounting sehingga permasalahan yang lebih detail dapat diakomodasikan sesuai dengan keadaan spesifik dari unit hotel bersangkutan.

Selamat berkarya,

Corporate Finance Department


Page 3

Corporate Manual

BAB I TATA SISTIM ACCOUNTING Untuk terlaksananya sistem accounting yang baik di hotel, Kantor Pusat telah memiliki paket tata sistim accounting yang terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5.

Struktur Organisasi & Job Descriptions Chart of Accounts (COA) Accounting Manual 21 Form Software Pendukung :  General Ledger,  Fixed Assets,  Program Gaji & PPh 21,  Bank In – Bank Out 6. Prosedur Budget & DIPK (Daftar Isian Program Kerja) 7. Laporan Keuangan Paket tersebut merupakan paket konfidensial dan distribusinya menjadi wewenang Departemen Accounting Kantor Pusat. Untuk unit hotel yang tidak lagi dikelola oleh PT. Metropolitan Land Tbk, seluruh paket Accounting System Set Up harus dikembalikan kepada PT. Metropolitan Land Tbk.


Page 4

Corporate Manual

BAB II CASH AND BANKING 2.1

CASH House Bank Adalah uang tunai (jumlah tertentu) yang dikelola untuk keperluan operasional unit hotel. Besarnya house bank ini disesuaikan dengan keperluan unit hotel dengan persetujuan Kantor Pusat. Menggunakan dana tetap / imperest fund system

2.2

BANK ACCOUNT Dalam pengelolaan dana, unit hotel mengenal adanya beberapa sistem, yaitu : 2.2.1 Bank In Adalah rekening bank yang berfungsi untuk menerima setoran hasil usaha hotel. Setoran unit hotel ke rekening bank in dapat berupa uang tunai, credit card, cek, bilyet giro, dan transfer. Semua hasil operasional (revenue) & non operational (a.l : hasil lelang) harus disetor seluruhnya ke bank in keesokan harinya (kecuali hari Sabtu dan hari libur) dan tidak boleh dikurangi untuk keperluan pengeluaran rutin atau pengeluaran lainnya oleh unit hotel. Untuk hari Sabtu dan hari libur, semua hasil operasional (revenue) harus disetorkan pada hari kerja berikutnya. Sementara dana disimpan di brankas. 2.2.2 Bank Out Adalah rekening yang digunakan untuk menunjang kegiatan operasional unit hotel. Pembayaran kepada a.l : supplier, remunerasi karyawan, dapat berupa uang tunai, cek, bilyet giro, dan transfer. Unit hotel mengajukan proposal dana untuk operasional bulan berikutnya selambat-lambatnya tanggal 26 bulan berjalan, dan dikirimkan ke Kantor Pusat. Setelah Direksi menyetujui, kemudian Kantor Pusat mengirim proposal dana tersebut ke Divisi Dana untuk selanjutnya dana sejumlah tersebut akan dikirimkan ke unit hotel, secara bertahap sesuai jadual yang telah diputuskan Kantor Pusat. 2.2.3 Pembuatan Bukti Bank Untuk semua transaksi bank in dan bank out harus dibuatkan bukti penerimaan bank dan bukti pengeluaran bank setiap hari.


Page 5

Corporate Manual

BAB III CLOSING & AUDIT REVENUE 3.1

NIGHT AUDIT 3.1.1 Proses Night Audit : Pelaksanaan night audit dimaksudkan untuk memeriksa dan memastikan semua penjualan dan penerimaan pembayaran di Front Desk Agent, restoran maupun di outlet lainnya dan menutup semua transaksi pada hari yang bersangkutan. Dalam proses night audit, sistem akan mengakumulasi semua data dan mencetak laporan-laporan.

Urutan Pelaksanaan Night Audit : Pada pelaksanaannya langkah-langkah pelaksanaan night mengacu kepada sistem front office di masing-masing unit hotel. 3.2

audit

INCOME AUDIT 3.2.1

3.2.2

Income audit dimaksudkan untuk :  Memastikan kebenaran perhitungan dari night audit dan mengalokasikan pendapatan dengan benar sesuai general ledger.  Memastikan kelengkapan dokumen yang sesuai dengan prosedur operasional hotel.  Mengakumulasi dan menganalisa revenue tiap hari. (untuk dibandingkan dengan budget). Proses Income Audit : Pada pelaksanaannya langkah-langkah pelaksanaan income audit mengacu kepada sistem front office masing-masing unit hotel.


Page 6

Corporate Manual

BAB IV ACCOUNT RECEIVABLE Accounts receivable atau piutang terjadi karena adanya suatu transaksi penjualan barang atau jasa. 4.1 CREDIT SALES Credit sales atau penjualan kredit adalah suatu transaksi yang mana pembayaran/pelunasannya tidak dilakukan pada saat barang/jasa diserahkan. Laporan umur piutang (aging) digunakan untuk membantu seorang Credit Manager ataupun Credit Supervisor dalam mengontrol dan menjaga agar saldo piutang hotel tidak melebihi saldo wajar, yang pada umumnya tidak melebihi 60 hari atau menyatakan siaga pada umur tagihan yang sudah 90 hari. 4.1.1

Fasilitas Kredit (Credit Facility) Setiap klien yang ingin mendapatkan fasilitas kredit dapat mengajukan surat permohonan ke Hotel dan mengisi “Formulir Permohonan Fasilitas Kredit (Credit Facility Application Form)” untuk selanjutnya, dikirim kembali setelah diisi dengan data lengkap. Agar pemberian fasilitas kredit ini lebih akurat, maka seorang Credit Manager / Credit Supervisor harus melakukan pengecekan tanpa dilimpahkan ke pihak lain. Pengecekan terhadap klien mencakup referensi antara lain : kredit pada hotel lain. Semakin banyak informasi yang didapat semakin baik dalam memutuskan pemberian fasilitas kredit. Fasilitas kredit hanya diperuntukkan kepada : “PERUSAHAAN” saja, sedangkan untuk “PERORANGAN” tidak diberikan fasilitas kredit. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemberian fasilitas kredit : Room nights productivity dan potensinya Track Record pembayaran

Persetujuan fasilitas kredit “tidak boleh” melalui telepon. 4.1.2 Batas Kredit (Credit Limit)


Page 7

Corporate Manual

Batas kredit (credit limit) ditetapkan oleh unit hotel, berdasarkan seleksi atas history transaksinya dan ditentukan oleh masing masing unit hotel. 4.1.3 Administrasi Untuk mengelola administrasinya, seorang Credit Manager / Credit Supervisor harus membuka dua arsip yang disusun secara Alphabetic untuk “Fasilitas kredit yang disetujui” dan “Fasilitas kredit yang tidak disetujui”. 4.2.

Proses Reservasi Pengawasan terhadap transaksi kredit harus mulai dilakukan sejak saat reservasi oleh petugas terkait, untuk menghindari resiko piutang tidak tertagih. 4.2.1 Informasi yang Dibutuhkan dalam Reservasi : Reservasi diterima dan datang melalui a.l : facsimiles, e-mail, surat, telepon, travel agent voucher atau melalui kontak perseorangan. Untuk itu dibutuhkan informasi dalam reservasi antara lain : o Nama lengkap tamu o Tanggal lahir o Perusahaan / pihak penjamin o Tanggal kedatangan serta keberangkatan o Tipe kamar dan permintaan khusus o Room rate yang telah disetujui o Metode pembayaran o Apakah dijamin apabila tamu tidak datang (cancellation fee) o Jaminan / advance deposit o Nama, jabatan, alamat dan nomor telepon / fax terhadap orang yang membuat reservasi. 4.2.2 Untuk Klien yang Sudah Terdaftar dan Mempunyai Fasilitas Kredit Jika klien sudah terdaftar dan mempunyai fasilitas kredit, maka yang diperlukan adalah surat jaminan (guarantee letter) atau voucher untuk setiap pemesanan. Surat jaminan (guarantee letter) atau voucher tersebut harus sesuai dengan speciment yang telah disampaikan pada saat fasilitas kredit diajukan dan disetujui yang menyebutkan dengan jelas apa saja yang menjadi tanggungan perusahaan.


Page 8

Corporate Manual

Surat jaminan (guarantee letter) atau voucher harus diterima oleh pihak hotel sebelum tamu datang atau paling tidak di fax terlebih dahulu dan aslinya diminta pada saat tamu datang. 4.2.3 Untuk Klien yang Tidak Mempunyai Fasilitas Kredit Jika klien tidak mempunyai fasilitas kredit kepada hotel, maka petugas reservasi berkewajiban untuk menyampaikan informasi mengenai pembayaran yang dapat diterima oleh hotel dan dapat dipilih oleh klien tersebut antara lain : cash, credit card, dan perlu dijelaskan bahwa “personal cheque” tidak dapat diterima sebagai pembayaran. 4.2.4 Travel Agent Voucher – Sudah Mempunyai Fasilitas Kredit Jika sebuah travel agent sudah memperoleh fasilitas kredit dari hotel, maka petugas reservasi dapat dengan segera memberikan konfirmasi atas reservasinya apabila travel agent tersebut mengirimkan “TAV atau travel agent voucher”, per fax dan aslinya dapat diterima pada saat tamu check in. Travel agent voucher itu harus jelas menyebutkan apa saja yang akan ditanggung oleh travel agent tersebut dan segera dimasukkan ke dalam system reservation di front office modul, sehingga Front Desk Agent dapat secara langsung mengetahui apa saja yang akan menjadi beban travel agent dan apa saja yang akan menjadi beban tamu. Tujuannya agar dapat dibuatkan “split guest folio”, bila perlu. 4.2.5 Travel Agent Voucher – Baru Bila travel agent tidak mempunyai fasilitas kredit dengan hotel, maka petugas reservasi dapat menerima dengan memberikan penjelasan kalau atas reservasinya diwajibkan “Full Prepayment” (bayar penuh dimuka). Untuk voucher dari travel agent yang tidak mempunyai fasilitas kredit namun tamunya sudah check in, maka petugas reservasi wajib menginformasikan kepada Front Office Manager dan Marketing Department agar dapat segera diproses untuk pembayaran (pelunasan) sebelum tamu check out ; baik ditagihkan kepada travel agent dan tamu yang bersangkutan. 4.3

Proses Registrasi


Page 9

Corporate Manual

Resiko fasilitas kredit akan timbul apabila Front Desk Agent menerima kartu registrasi yang tidak diisi lengkap oleh tamu. Kekurangan informasi ini akan mengurangi kemampuan terhadap penagihan sejumlah uang yang berasal dari “late charges” atau “skippers”. Untuk itu tagihan yang tidak dapat ditagih harus menjadi tanggung jawab Front Desk Agent. Front Desk Agent mempunyai tanggung jawab utama dalam registrasi / check in, dengan demikian mereka wajib menyakinkan bahwa a.l: nama lengkap tamu, alamat lengkap tamu, lama tinggal tamu, metode pembayaran tamu, nomor passpor tamu (atau kartu tanda pengenal lainnya yang masih berlaku) telah dicatat dan tamu telah menandatangani Registration Card yang telah diisi data lengkap. Hal ini juga berlaku untuk “Returning Guest”, kecuali mereka dalam status “ Sleep Out ”. 4.3.1 Metode Pembayaran oleh Perusahaan Bagi tamu perusahaan dengan reservasi dan perusahaan telah memiliki fasilitas kredit, Front Desk Agent diharuskan mengikuti prosedur sebagai berikut : o Memeriksa surat jaminan (Guarantee Letter) dengan membandingkan antara copy / fax dengan surat asli yang dibawa tamu, o Informasikan kepada tamu apa saja yang ditanggung oleh perusahaan dan yang menjadi tanggungan personal account, o Cek kebenaran Room Rate-nya dan lamanya tinggal tamu tersebut 4.3.2

Metode Pembayaran dengan Kartu Kredit Unit hotel menerima kartu kredit (Credit Card) seperti a.l : o American Express, o Diners Club, o Master Card, o JCB, o Visa Card, o Bank Charge (Bank Tertentu). Jika tamu hendak membayar dengan satu diantara berbagai macam kartu kredit diatas, Front Desk Agent wajib mengikuti prosedur sebagai beriku :  Mintalah Kartu Kredit tamu untuk di – SWEPT ke dalam Mesin EDC dengan benar, untuk memastikan bahwa kartu kredit masih aktif.

4.3.3

Metode Pembayaran Tunai


Page 10

Corporate Manual

Bilamana seorang tamu yang telah melakukan reservasi dan tidak menginginkan pembayarannya dilakukan dengan kartu kredit, maka pada saat check in petugas Front Desk Agent harus menginformasikan kepada tamu bahwa ia diminta membayar deposit senilai satu setengah kali (1.5 x) room night harga kamar yang dipesan dan menyelesaikan tagihan secara “Tunai” sebelum check out. 4.3.4

4.4

Metode Pembayaran dengan Cek Bilamana seorang tamu hendak membayar dengan cek, tamu tersebut harus diberikan informasi oleh petugas Front Desk Agent bahwa cek pribadi tidak dapat diterima sebagai pembayaran.

In – House Guest Selama tamu tinggal di hotel, Front Office Manager wajib mengontrol kredit yang tercatat pada “Bill Tamu” dengan bantuan Report OCL (Over Credit Limit). Daftar OCL (Over Credit Limit) ini menginformasikan semua tamu yang tagihannya telah mencapai nilai yang merupakan batasan credit limit dari Unit Hotel. Front Office Manager harus menindaklanjuti semua daftar OCL (Over Credit Limit) a.l : memberikan Reminder Letter. 4.4.1 In – House Guest dengan Pembayaran oleh Perusahaan : Untuk tagihan yang akan dibayar oleh perusahaan yang telah mempunyai fasilitas kredit dengan unit hotel, Front Office Manager harus memastikan bahwa “Guarantee Letter” telah ada dan hanya beban – beban yang ditanggung dalam surat jaminan tersebut yang akan ditagihkan ke perusahaan, sedangkan sisanya harus personal account (P/A). Untuk “Long Staying Guests”, bill-nya harus ditransfer ke city ledger secara mingguan dan ditagihkan ke perusahaannya, terkecuali ada perjanjian khusus yang telah dibuat dan disetujui oleh General Manager. 4.4.2 In – House Guest dengan Pembayaran Kartu Kredit : Bila pembayaran tamu melebihi floor limit (sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Penjamin Kartu Kredit), maka petugas Front Desk Agent menyampaikan kepada pemegang kartu bahwa kartu kreditnya telah melebihi floor limit untuk dimintakan pembayarannya dilakukan dalam bentuk lain.


Page 11

Corporate Manual

Apabila pembayaran adalah pre-settlement atau deposit, maka approval dimintakan untuk dilebihkan minimal 10% dari perkiraan tagihan selama tamu akan tinggal di hotel dan diinformasikan kepada tamu nilai yang diblok pada kartu kredit. Apabila jumlah tagihannya sudah melebihi approval atas kartu kredit, maka harus dimintakan authorization lagi. 4.4.2 In – House Guest dengan Pembayaran Tunai : Apabila guest personal account telah melampaui batas OCL (Over Credit Limit), maka pembayaran tunai harus diminta kepada tamu. Permintaan pembayaran pertama dilakukan oleh Front Office Manager dengan menggunakan bahasa yang sopan dan diikuti dengan mempergunakan surat pemberitahuan (Lihat Contoh Terlampir). 4.4.3 Paid Out : Semua paid out vouchers harus ditandatangani sesuai dengan prosedur sebelum dana / uang tunai diberikan ke tamu, selain tanda tangan tamu juga diperlukan tanda tangan dan nama jelas dari Front Desk Agent, persetujuan Manager on Duty atau Duty Manager atau Front Office Manager. 4.4.3.1 Pengeluaran Uang Tunai untuk Tamu : Pengeluaran uang tunai yang dipinjam tamu (contoh : untuk membayar taxi dan sebagainya) pengeluarannya perlu dibatasi. Penjelasan terhadap alasan dari pemberian paid out harus ditulis ke dalam voucher paid out. 4.4.3.2 Tamu kabur tanpa membayar tagihan (Skippers) : Dalam hal tamu “kabur” dari hotel tanpa membayar tagihannya, seorang Front Desk Agent harus segera menyampaikan hal ini kepada Front Office Manager / Manager On Duty tanpa melakukan penundaan. Seorang Front Office Manager / Manager On Duty bekerjasama dengan pihak Security hotel, akan mencoba mencari tahu dengan mempergunakan keterangan serta informasi yang ada, antara lain dengan menghubungi hotel lain, bandara (maskapai penerbangan).


Page 12

Corporate Manual

Segera kumpulkan data seperti : registration card dan dokumen reservasi untuk diserahkan kepada General Manager dan akan diproses seperlunya dan semaksimal mungkin. TIPs Waspadai Tamu dengan beberapa ciri – ciri tamu sebagai berikut :  Check In dengan luggage minim  Check In dimana pengecekan ke Bank tidak dapat dilakukan pada hari tersebut  Total bill food & beverage yang terlalu besar dan tidak wajar  Penggunaan SLI dan SLJJ yang melampaui batas kewajaran  Paid – outs yang terlalu besar  “Sleep – Out” atau “Do Not Disturb” (“DND”) dalam laporan “Housekeeping Report (Discrepancy Report)” 4.4.4 Late Charges (Terlambat Membebankan) : Front Desk Agent harus mewaspadai late charges yang sering terjadi terhadap antara lain : bill telephone, mini bar, drugstore serta fitness & spa. Antisipasi harus dilakukan oleh Front Desk Agent, Housekeeping dan department terkait. Dalam hal tertentu dan apabila tamu tersebut membayar dengan kartu kredit, maka “ late charges ” dapat dilakukan dengan cara “Signature on File (SOF)”, setiap SOF yang dibuat oleh hotel, maka diwajibkan seorang Front Office Manager menginformasikan kepada tamunya baik melalui email maupun surat tertulis. Apabila terjadi late charge 1. Tagihkan ke tamu 2. Dibebankan kepada Karyawan yang lalai (Department) 3. Resiko hotel 4. Bila jumlahnya cukup berarti, agar dikonsultasikan ke kantor pusat 4.4.5 Disputed Charges (Penolakan Pembayaran) : Voucher rebate harus dibuat dengan mencantumkan alasannya untuk kemudian mendapat persetujuan dari Front Office Manager / Manager on Duty.


Page 13

Corporate Manual

4.5 Pembayaran pada saat Check Out : Pada saat check out, tamu yang tidak mempunyai fasilitas kredit membayar tagihan dengan cara pembayaran sebagai berikut : o Tunai, o Kartu Kredit 4.5.1 Pembayaran dengan Tunai : Apabila dalam keadaan mendesak tamu menghendaki pembayaran tagihannya dengan Valuta Asing, maka harus disiapkan “Voucher Foreign Currency Exchange” yang diisi selengkapnya dan ditandatangani oleh tamu dan Front Desk Agent. Harap dipastikan bahwa valuta asing tersebut asli dan dipertimbangkan nilai tukarnya mengingat adanya unsur resiko. Unit hotel hanya akan menerima Valuta Asing yang laku dipasaran Indonesia, dari “Valuta Asing ke Rupiah” dan Bukan Sebaliknya. Bank Indonesia melarang hotel menjalankan penjualan Valuta Asing. 4.5.2 Cek Perjalanan (Travelers Cheque) : Langkah – langkah berikut yang harus diperhatikan apabila seorang tamu hotel hendak memilih pembayaran tagihannya dengan menggunakan Cek Perjalanan (Traveler Cheques). Tamu menunjukkan Cek Perjalanan (Traveler Cheques) dan harus ditandatangani di depan Front Desk Agent. o Tanda tangan tamu harus dicocokkan dengan tanda tangan yang terdapat pada passport tamu tersebut, mintalah juga tanda tangan dibalik sisi kiri dan kanan Cek Perjalanan tersebut. o Nama Tamu, Nomor Passport serta Nomor Kamar harus ditulis dibelakang Cek Perjalanan tersebut. o Apabila Cek Perjalanan tersebut sudah lengkap, maka dibuatkan “Voucher Foreign Currency Exchange” yang harus diisi lengkap dan ditandatangani oleh tamunya, disertai fotocopy passport tamu yang bersangkutan. 4.5.3 Cek Pribadi (Personal Cheque) : Pembayaran dalam bentuk Cek Pribadi tidak dapat diterima. 4.5.4 Kartu Kredit (Credit Card) :


Page 14

Corporate Manual

Apabila voucher kartu kredit telah tercetak (yang dilakukan pada saat tamu tersebut check in), seorang Front Desk Agent harus memperhatikan prosedur sebagai berikut : Pembayaran tagihan tamu dengan transaksi ulang melalui EDC : Sobek Sales Draft kartu kredit hasil im-print yang lama di depan tamu, kemudian mintalah kartu kredit tamu untuk di – swept kembali melalui mesin EDC. Masukkan jumlah yang benar, kemudian tekan ENTER untuk memproses pembayaran. Apabila tidak ada suatu masalah, maka transaksi segera disetujui dan keluar cetakan transaksi untuk ditandatangani oleh tamu. -

Tetapi apabila keluar di layar EDC pesan – pesan sebagai berikut:

 Declined artinya transaksinya terlalu besar, maka seorang Front Desk Agent dapat melakukan Swept ulang dengan mengurangi jumlah transaksi, akan tetapi sisanya harus dibayar dengan metode pembayaran tunai / cash.  Call artinya pemegang kartu kredit diminta untuk menghubungi bank mereka, yang telah mengeluarkan kartu kredit tersebut, dimungkinkan adanya permasalahan kecil terhadap administrasi dengan bank.  Hold artinya seorang Front Desk Agent diminta untuk menahan kartu kredit tersebut, dikarenakan adanya penyalahgunaan kartu kredit.  Expired artinya kartu kredit yang sedang di – swept tersebut sudah kadaluwarsa. 4.6 Guest Ledger : Transaksi – transaksi yang dibebankan ke Guest Ledger diklasifikasikan ke dalam kategori sebagai berikut : o Transient / Tamu Inhouse (Company / Individuals) o Functions / Meeting / Banquets o Travel Agents / Tour Groups / Airlines. o Employee 4.6.1

Transient / Tamu Inhouse : Dalam kategori ini terdiri dari semua tamu baik yang telah mempunyai fasilitas kredit atau yang hanya disetujui untuk sekali


Page 15

Corporate Manual

transaksi (Transient). Seluruh transaksi yang dapat ditransfer ke dalam kategori ini harus memperoleh persetujuan dari Management Hotel. Dalam hal ini semua dokumen asli yang di posting ke dalam tagihan tamu (seperti F & B checks, paid out vouchers, Telepon, laundry dan sebagainya) tidak boleh diberikan kepada tamunya. Apabila diminta, hanya diperbolehkan memberi photocopy-nya saja. 4.6.2

Functions / Meetings / Banquets : Pembebanan ke dalam Banquets dan / atau Functions harus diberlakukan sama seperti prosedur untuk transient. Banquet bill harus diperlihatkan kepada event organizer untuk ditandatangani dan dilunasi segera setelah kegiatan hampir selesai.

4.6.3

Travel Agents / Tour Groups / Airlines : Pembebanan ke dalam kategori ini pada umumnya harus didukung dengan voucher yang dikeluarkan oleh pihak Travel Agent, Perusahaan Tour serta Maskapai Penerbangan. Fasilitas kredit yang diberikan hanya terbatas yang tertera dalam voucher saja. Tamu harus membayar langsung “tunai” terhadap beban yang tidak ditanggung di dalam voucher tersebut.

4.6.4

Food & Beverages 4.6.4.1 Untuk Perusahaan yang Telah Mempunyai Fasilitas Kredit : Apabila perusahaan telah mempunyai fasilitas kredit, maka FB Manager harus meminta “Surat Jaminan” sebagai bukti penagihan. Surat jaminan tersebut harus menyebutkan apa saja yang ditanggung oleh perusahaan untuk Food & Beverages jenisnya apa saja serta menyebutkan nama tamu yang akan mengambilnya untuk makan di restoran. 4.6.4.2 Untuk Pelanggan Baru : Apabila perusahaan belum mempunyai fasilitas kredit, maka wajib dikonsultasikan dengan departmen terkait seperti Marketing termasuk Accounting apakah dapat diberikan fasilitas kredit atau tidak.

4.6.5 Employee Ledger


Page 16

Corporate Manual

Maximum nilai Employee Ledger yang diperbolehkan adalah sesuai dengan kebijakan Unit hotel dan pelunasan akan dilakukan melalui pemotongan gaji. Apabila ada kasus khusus di luar ketentuan ini, Employee Ledger hanya diperbolehkan atas persetujuan General Manager. 4.7 Billing dan Penagihan 4.7.1 Billing Semua invoice akan dikirim ke alamat penagihan dalam waktu selambatnya “Dua Hari” setelah tamu check out, kecuali kalau ada perjanjian yang telah dibuat sebelumnya. 4.7.2 Teguran Penagihan (Collection Reminders): Terdapat empat tahap teguran (setelah peringatan secara lisan) dikirimkan kepada alamat penagihan sebagai berikut : 4.7.2.1 Peringatan Lisan Peringatan lisan dilakukan melalui telephone satu minggu sejak invoice dikirimkan, untuk memastikan invoice sudah diterima dan disepakati schedule pembayarannya. 4.7.2.2 Teguran Pertama (First Reminder): Setelah 15 (Lima Belas) hari dari tanggal kwitansi / invoice, akan ditelepon untuk mengingatkan pelanggan bahwa tagihannya belum dibayar. Dan ditindak lanjuti dengan surat yang sopan serta tidak membuat pelanggan merasa ragu untuk membayar. 4.7.2.3 Teguran kedua (Second Reminder): 15 (Lima Belas) hari setelah “Teguran Pertama”, teguran kedua akan dikirim. Surat teguran ini akan ditulis lebih tegas bila dibanding dengan surat teguran pertama, tetapi masih agak sopan. 4.7.2.4 Teguran ketiga (Third Reminder): Satu minggu (7) hari setelah “Teguran Kedua”, teguran ketiga akan dikirim. Surat teguran ini harus dikirim tercatat atau diantar langsung dengan memakai buku ekspedisi untuk ditandatangani. Dalam teguran tersebut menginfomasikan bahwa “Fasilitas Kredit” dipertimbangkan apabila pembayaran tidak segera diterima. 4.7.2.5 Teguran keempat (Fourth Reminder): Quality Hotel Manual – Metland Hotels

Page 17

Corporate Manual

Lima belas (15) hari setelah “Teguran Ketiga”, teguran keempat atau Teguran Terakhir akan dikirim. Surat Teguran ini harus dikirim tercatat atau diantar langsung dengan memakai buku ekspedisi untuk ditandatangani. Dalam surat tersebut memberitahukan bahwa fasilitas kredit telah dibatalkan serta tagihan tersebut akan diserahkan ke Pengacara atau Collector Agency apabila dalam lima belas hari pembayaran tunai belum juga diterima.

Sample of Overdue Letter

Jakarta,____________________ Mr/s: __________________________ Room No.: ______________________

Dear __________________________

Pleased to inform you that our policy in personal account credit limit is 1,5 x Room Night since your to date bill recorded over the limit, we kindly request you to settle the overdue accordingly. Should you wish to pay some interim payment, kindly proceed to our Front Desk you may call on myself at extension ____ for further assistance. Your understanding and fine cooperation is very much appreciated.

Best regards,


Page 18

Corporate Manual

Front Office Manager


Page 19

Corporate Manual

Sample of Reminder Log :

FIRST REMINDER LOG Date

Agents to be reminded

Person to contact


Inv. No.

Response / Follow up

Page 20

Corporate Manual

Standard Second Reminder Letter :

Jakarta,__________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ Dear __________________

Thank you for our mutually beneficial business relationship we have, to maintain such a healthy relationship, we need your attention to review the following outstanding invoices and kindly advise your settlement plan for our consideration : List of unpaid invoices Inv. No. Dated

Your Reference No.

Client Name

Amount Due

Total Due

Should any of those listed invoices has been settled, kindly disregard this notice and we will update our record accordingly. Your finest support and cooperation is very much appreciated.

Sincerely yours

Credit Manager


Page 21

Corporate Manual

Sample of Third Reminder Letter : Jakarta,__________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ Dear __________________ Re:

Third Notice of Past Due Account

Thank you for our mutually beneficial business relationship we have, to maintain such a healthy relationship, We request that you investigate this delinquent payment and either promptly send us your payment or please provide us with your particular reason for being unable to clear the following invoices List of unpaid invoices Inv. No. Dated

Your Reference No.

Client Name

Amount Due

Total Due Meanwhile, we regretfully freeze your credit facilities with us, to avoid any further inconveniences in our business relationship. I believe you understand our position and very much looking forward to hearing from you by return. Sincerely,

Accounting Manager Quality Hotel Manual – Metland Hotels

Page 22

Corporate Manual

BAB V PURCHASING Bertanggung jawab atas kelancaran pengadaan barang untuk keperluan operational di hotel yang meliputi antara lain : Food, Beverage, Supplies, dan barang-barang keperluan lainnya. Hal – hal yang terkait dengan Purchasing a.l : 1. Pemilihan Supplier Bertujuan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan transaksi agar supplier yang dipilih sesuai dengan syarat yang diinginkan. 2. Pengadaan Barang Bertujuan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan pengadaan barang agar harga, kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu penerimaan barang yang dibeli sesuai dengan Purchase Order (PO). 3. Evaluasi (Penilaian Supplier) Melakukan evaluasi atas kinerja supplier yang telah dilakukan sampai saat ini. 5.1

PROSES PENGADAAN BARANG OLEH KANTOR PUSAT : Pengadaan barang oleh Kantor Pusat ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan memperkuat posisi tawar (bulk purchasing). 5.1.1.

Proses Permintaan Barang (Dari Unit Hotel) : 1. Department User mengeluarkan PR (Purchase Requisition) dan meneruskan ke Purchasing. 2. Purchasing memproses PR untuk dikirimkan ke Kantor Pusat yang harus dilengkapi dengan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab dan berwenang (Dept. Head terkait, Purchasing, Acct. Mgr, GM). 3. Dalam mengisi PR, barang yang akan dibeli harus diisi lengkap a.l : merk, jumlah dan spesifikasinya. 4. Setelah diisi lengkap dan ditanda tangani, PR dikirim ke Kantor Pusat untuk proses pengadaan barang.


Page 23

Corporate Manual

5.1.2.

5.2

Proses Pengadaan / Pembelian Barang ( Kantor Pusat ) :  Setelah PR diterima, barang yang akan dibeli dicari informasinya melalui Yellow Pages, iklan di media, informasi dari user atau referensi dari unit hotel.  Barang yang akan dibeli dimintakan penawaran harganya minimal dari 3 (tiga) supplier.  Negosiasi harga kepada supplier agar mendapatkan harga yang bagus dengan mutu barang yang baik serta after sales service yang bagus.  Setelah adanya kesepakatan harga dan perjanjian transaksi maka dibuatkan PO (Purchase Order) kepada supplier dengan ditanda tangani oleh Finance Manager sebagai penanggung jawab dalam pengadaan barang.  Setelah barang datang, dicek bersama oleh Department terkait dan Purchasing. Bila tidak sesuai, barang dikembalikan .

PROSES PENGADAAN BARANG OLEH UNIT HOTEL: 5.2.1. Proses Permintaan dan Pengadaan Barang di unit hotel 1. User membuat SR (store room requisition) ke petugas gudang untuk meminta barang keperluan department yang bersangkutan.  Apabila barang yang diminta tidak tersedia di gudang, maka Petugas gudang akan membuat PR (Purchase Requisition) yang harus dilengkapi dengan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab dan berwenang (Dept. Head terkait, Accounting Manager dan General Manager). 2. Departmen yang bersangkutan akan membuat PR (Purchase Requisition) untuk barang – barang yang tidak di-stock, dengan dilengkapi 3 (tiga) quotation oleh Purchasing. 3. ML (market list) / FL (florist list) / GL (groceries list) untuk barang – barang Perishable dibuat dan ditandatangani oleh Department terkait ke Purchasing. 4. Setelah diisi dengan lengkap, Purchasing membuat PO (Purchase Order) yang ditandatangani oleh Purchasing, Accounting Manager dan General Manager. 5. Informasi progress pengadaan barang akan diberikan dalam tempo 3 (tiga) hari kerja. 5.2.2.

Proses Penerimaan Barang di Unit Hotel


Page 24

Corporate Manual

1. Barang yang dikirim oleh supplier akan diterima oleh receiving. 2. Barang yang diterima akan diperiksa oleh receiving dan department user sebelum disimpan di General Store atau digunakan oleh Departmen yang bersangkutan. 3. Setelah diperiksa dan telah sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, kemudian tanda terima / surat jalan / invoice / kwitansi dicap dan ditanda tangani oleh receiving untuk digunakan sebagai lampiran untuk proses pembayaran. 5.3

PROSES PEMBAYARAN OLEH KANTOR PUSAT 1. Setelah barang diterima dengan baik, department terkait dan atau receiving department mengirimkan tanda terima dan atau surat jalan yang sudah dicap dan ditanda tangani oleh Unit Hotel, ke Kantor Pusat. 2. Kwitansi / tagihan / invoice dilengkapi dengan tanda terima atau surat jalan serta PO, PR dan DIPK (jika ada), di photo copy untuk keperluan arsip Purchasing. 3. Dokumen tersebut diatas (butir 2) diserahkan ke Finance Department untuk proses pembayaran.

5.4

PROSES PEMBAYARAN OLEH UNIT HOTEL 1. Faktur, kwitansi, PO dan RR yang diterima diserahkan ke A/P (account payable) oleh supplier untuk dibuatkan V/P (voucher payable). 2. V/P diserahkan Cost Control untuk diperiksa. 3. Setelah diperiksa kemudian dibuatkan BG / cek sesuai dengan tanggal V/P oleh A/P. 4. Kemudian dibuatkan bukti pengeluaran bank (BP A/P) yang otorisasinya sampai dengan General Manager. 5. BG / cek diserahkan ke General Cashier untuk dilakukan pembayaran.


Page 25

Corporate Manual

BAB VI COST CONTROL 6.1 INVENTORY Pada umumnya di Unit hotel terdapat dua gudang, yaitu :  Gudang Utama Terdiri dari barang-barang a.l : Food & Beverage & General Store (Misalnya : Printing & Stationery, Chemical) yang ditempatkan secara terpisah.  Gudang Departmen Antara lain : Food & Beverage dan Engineering Secara umum Sistem Logistik pada unit hotel dapat dikategorikan menjadi 5 (Lima) Proses, yaitu : 1. Proses Pengadaan Barang 2. Proses Penerimaan Barang 3. Proses Penyimpanan Barang 4. Proses Pemakaian Barang 5. Proses Pembayaran Barang Tugas yang dilakukan oleh Storekeeper antara lain : 1. Melakukan pencatatan dalam bin card setiap penerimaan maupun pengeluaran barang ke dan dari gudang, 2. Melakukan stock inventory bekerjasama dengan Cost Control. 3. Memastikan tata cara penyimpanan barang sesuai dengan prinsip 5 R 6.2 MARKET SURVEY Guna memastikan bahwa harga pembelian adalah wajar, maka akan dilakukan market survey minimum satu kali (1x) dalam satu bulan.


Page 26

Corporate Manual

BAB VI CAPITAL EXPENDITURES (BELANJA MODAL) & OPERATING EQUIPMENT Capital Expenditures (Belanja Modal) adalah pengeluaran untuk membeli aktiva perusahaan yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun buku. Alokasi Capital Expenditures (Belanja Modal) menjadi biaya, dilakukan secara bertahap, yaitu melalui cara penyusutan. 7.1

FIXED ASSET (AKTIVA TETAP) Aktiva tetap ialah semua aktiva yang digunakan dalam beberapa tahun, misalnya mesin, gedung, peralatan kantor, kendaraan kantor dan alat transport lainnya. Umur aktiva ialah masa pemakaian aktiva dalam usaha. Umur aktiva dapat dilihat dari umur teknis dan umur ekonomis. Umur teknis ialah umur aktiva sesuai dengan kriteria teknis aktiva. Umur ekonomis ialah jangka waktu pemanfaatannya secara ekonomis. Umur ekonomis bisa lebih pendek dari umur teknis. Ciri-ciri Aktiva Tetap : 1. Mempunyai umur yang relative panjang (biasanya lebih dari satu tahun) 2. Mempunyai bentuk fisik (tangible) 3. Digunakan dalam operasi perusahaan (bukan dibeli untuk dijual kembali) 4. Nilai perolehannya lebih dari Rp. 250.000,- (Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah) Catatan : Barang-barang yang memenuhi ciri-ciri no. 1 s/d 3 diatas, tetapi nilai perolehannya kurang dari Rp. 250.000 (Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah), dapat langsung dibebankan sebagai biaya, dengan menggunakan catatan tersendiri (Extra Countable Report) yang digunakan untuk menginventarisasikan barang tersebut. Barang-barang yang diklasifikasikan sebagai Aktiva Tetap di Unit hotel: 1. Land (Tanah) 2. Building (Bangunan) 3. FFE (Furniture, Fixture & Equipment), meliputi :  FFE I : Mempunyai masa manfaat s/d 4 (empat) Tahun  FFE II : Mempunyai masa manfaat lebih dari 4 (empat) Tahun, tetapi kurang dari 8 (delapan) tahun 4. Vehicles (Kendaraan), meliputi :  Motor : Mempunyai masa manfaat s/d 4 (empat) Tahun


Page 27

Corporate Manual

 Mobil : Mempunyai masa manfaat lebih dari 4 (empat) Tahun, kurang dari 8 (delapan) Tahun.

tetapi

Depreciation (Penyusutan) : Penyusutan adalah suatu cara untuk mengalokasikan biaya perolehan aktiva tetap selama masa manfaatnya. Jumlah kumulatif dari alokasi ini dikumpulkan dalam suatu “contra asset account” yang disebut dengan accumulated depreciation (akumulasi penyusutan). Metode Penyusutan : Sejak 01 Januari 1995, metode yang digunakan adalah “straight line method” (Metode Garis Lurus). Sebelumnya metode yang digunakan adalah Double Declining Balance Method (Metode Saldo Menurun). Dalam “straight line method”, biaya penyusutan dialokasikan secara merata ke seluruh umur taksiran kegunaan aktiva tetap tersebut. Untuk keperluan perpajakan, penyusutan yang digunakan adalah Penyusutan Fiskal. Tarif penyusutan Fiskal adalah sebagai berikut :  Land (Tanah) : Tidak disusutkan  Building (Bangunan) : 5% per tahun masa manfaat : 20 Tahun  FFE I : 25% per tahun masa manfaat : 4 Tahun  FFE II : 12.50% per thn masa manfaat : 8 Tahun  Vehicles – Mobil : 12.50% per thn masa manfaat : 8 Tahun  Vehicles – Motor : 25% per tahun masa manfaat : 4 Tahun Untuk Laporan keuangan, penyusutan tiap bulan yang digunakan adalah Penyusutan Fiskal. 7.2

OPERATING EQUIPMENT Dapat dikategorikan menjadi : 7.2 .1 Linen - Linen Room  Linen F&B 7.2.2 China & Glassware - China & Glassware Room - China & Glassware F&B


Page 28

Corporate Manual

7.2.3 Silverware Replacement Replacement adalah suatu cara untuk mencadangkan biaya sesuai dengan kategori operating equipment. Metode Replacement Pencadangan replacement dibuat setiap bulannya berdasarkan PERSENTASE SALES, yang akan disesuaikan pada akhir tahun.  Linen Room : 1.00% dari Room Sales  Linen F&B : 0.25% dari F&B Sales  China & Glassware Room : 0.03% dari Room Sales  China & Glassware F&B : 0.50% dari F&B Sales  Silverware F&B : 0.50% dari F&B Sales 7.2.1 L i n e n : Biaya replacement per tahunnya adalah 25% dari nilai perolehan Operating Equipment. 7.2 .2 C h i n a & G l a s s w a r e : Untuk China & Glassware, biaya replacement yang menjadi beban tahun yang bersangkutan adalah sebesar LOSS & BREAKAGE-nya. 7.2.3 S i l v e r w a r e : Dibagi menjadi :  Silverware yg dibeli 2 (dua) Thn lalu 30% x Nilai Perolehan Silverware  Silverware yg dibeli Thn lalu 40% x Nilai Perolehan Silverware  Silverware yg dibeli Thn ini 30% x Nilai Perolehan Silverware 7.3

= = =

ASSETS WRITE OFF – Penghapusan Assets Assets write off adalah proses penghapusan Fixed Assets dari daftar Inventaris dikarenakan assets tersebut dijual atau rusak. Penghapusan fixed asset dari daftar inventaris dilakukan segera setelah penjualan fixed asset tersebut dilakukan.


Page 29

Corporate Manual

Lelang Unit hotel dapat melakukan lelang atas inventaris bekas yang dimilikinya setelah mendapatkan persetujuan dari Direksi. Surat permohonan persetujuan lelang dengan melampirkan daftar inventaris (yang memuat informasi, a.l : harga barang yang akan dilelang, nama Inv, nilai beli, tgl. perolehan, dan nilai buku) yang akan dilelang dikirim ke Kantor Pusat.


Page 30

Corporate Manual

BAB VIII ELECTRONIC DATA PROCESSING (EDP) Electronic data processing meliputi penanganan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), trouble shooting serta proses pengolahan data elektronik lainnya. 8.1

PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE)  Maintenance aplikasi / program yang ada termasuk database-nya untuk menjamin kelancaran pekerjaan.  Melakukan back up database secara rutin.  Trouble shooting dan supporting terhadap semua permasalahan yang dihadapi oleh user terutama aplikasi Front Office System.  Secara rutin update pattern antivirus yang ada di server dan klien.  Bertanggungjawab terhadap keamanan system dan database di server.  Menguasai prosedur penggunaan aplikasi front office dan lainnya yang diterapkan di unit hotel.

8.2

PERANGKAT KERAS (HARDWARE)  Infrastruktur yang terus dilakukan, dalam rangka penyempurnaan infrastruktur organisasi yang meliputi beberapa aspek antara lain, penyempurnaan sistem dan mekanisme tata kerja, pengembangan sistem teknologi informasi, penajaman sistem pengawasan intern dalam pengelolaan dokumen atau data.  Maintenance terhadap networking dan hardware yang ada.  Assessment hardware, software dan networking unit – unit hotel.  Monitoring secara berkala terhadap traffic networking-nya.

8.3

OTHERS  Mendokumentasikan prosedur trouble shooting, proses eskalasi, dan kontak dukungan vendor untuk perangkat baru (hardware atau software) yang rumit dan sangat terintegrasi.  Mengikuti terus perkembangan dunia teknologi informasi dan perhotelan.  Selalu stand by bila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh tamu yang memerlukan bantuan di saat menggunakan fasilitas hotel (business centre, cyber room, hot spot atau internet).  Menjadi penghubung kepada pengembang program / aplikasi yang digunakan di unit hotel bila terjadi trouble.  Bila ada user di unit hotel yang menghadapi permasalahan pada penggunaan


Page 31

Corporate Manual

aplikasi front office system, catat atau simpan tampilan error yang muncul, edp dapat memberikan solusi awal, oleh karena itu diperlukan penguasaan penggunaan dan trouble shooting pada aplikasi yang digunakan di unitnya. Cek terlebih dahulu networking apakah ada kejanggalan, lalu cek program / aplikasi yang bermasalah apakah sudah ter-install dengan sempurna, dan cek juga apakah database pada saat kejadian ada yang tidak normal. Bila Anda tidak yakin dengan apa yang dilakukan back up lah terlebih dahulu database sebelum memberikan solusi. Bila solusi yang diberikan EDP masih belum memecahkan masalah maka diperlukan solusi langsung dari developer aplikasi yang bersangkutan. 1.


Page 32

Corporate Manual ACCOUNTING. Diberlakukan Untuk Hotel Horison Seminyak Bali. Quality Hotel Manual Metland Hotels Page 1

Recommend Documents