Iotasoft Enterprise Hotel Front Office - Refference Manual

Iotasoft Enterprise Hotel Front Office Refference Manual

PT. Iotasoft Website : https://www.euklida.come-mail : [email protected]: Grand Surapati Core – C8Jalan PH. H Mustopha No. 39 Bandung, Jawa-Barat, Indonesia Phone : +62 22 – 63727340 Mobiles Support : +62 83822505211 E-mail: [email protected] Development Sites: Bandung City View 103/Imola I Jalan Pasir Impun, Bandung, Indonesia Hours of operation: Monday to Friday, 8 a.m - 5 p.m. Phone: +62 22 - 87771427

Untuk menggunakan Iotasoft Enterprise Hotel System – Front Office, Room Control and Night Audit, anda harus login ke dalam sistem terlebih dahulu. Untuk login anda harus memiliki identitas dan password pemakai. Login kedalam Enterprise Hotel System – Front Office, Room Control and Night Audit: 1. Dari destop komputer anda klik icon Hotel Front Office -

gambar 1.1 – contoh layar desktop dengan icon Iotasoft Enterprise Hotel System – Front Office Sesaat kemudian akan nampak layar splash pada saat sistem memuat Enterprise Hotel System – Front Office, Room Control and Night Audit ke dalam memori komputer, anda harus menunggu sesaat sampai portal login Enterprise Hotel System – Front Office, Room Control and Night Audit muncul. 2. Portal login Enterprise Hotel System – Front Office, Room Control and Night Audit seperti layar dibawah ini.

gambar 1.2 – portal login Enterprise Hotel System Front Office, Room Control and Night Audit 3. Ketik identitas pemakai anda pada field USERID dan tekan key <Enter>. 4. Ketik password anda pada field Password dan tekan key <Enter>, anda akan login ke dalam sistem Enterprise Hotel System – Front Office, Room Control and Night Audit

Screen seperti yang diperlihatkan pada layar berikut.

gambar 1.3 layar utama Enterprise Hotel System Front Office, Room Control and Night Audit Pada bagian atas layar utama Enterprise Hotel System Front Office, Room Control and Night Audit, anda dapat menemui sejumlah tab menu yang masing-masing tab mewakili sub-modul sistem

FRONT DESK & CASHIER Sub-modul pertama adalah Front Desk & Cashier yang terdiri dari software: Guest Arrival, Walk-In Guest, In-House Guest, Front Office Cashier dan Cashier Report.

GUEST ARRIVAL klik tombol Guest Arrival layar utama Guest Arrival seperti berikut. Dari Tab Front Desk & Cashier

. Sistem akan memperlihatkan

gambar 1.4 layar utama Guest Arrival. Pada layar utama Guest Arrival sistem akan memperlihatkan daftar Expected Guest Arrival yang sedang ada di sistem. Pada dasar layar ada dua group tombol: Navigation dan Guest Arrival.

group tombol Navigation group tombol Guest Arrival Group tombol Navigation berisi sejumlah tombol untuk pindah halaman layar guest arrival: tombol pertama untuk memindahkan layar guest arrival ke halaman pertama, tombol kedua untuk memindahkan layar guest arrival ke halaman sebelumnya, tumbol ketiga untuk memindahkan layar guest arrival ke halaman selanjutnya dan tombol terakhir untuk

memindahkan layar guest arrival ke halaman terakhir. Group tombol Guest Arrival berisi sejumlah tombol untuk memperbaharui status guest arrival. Tombol pertama adalah tombol No-Show, tombol kedua adalah tombol Guest Registration, tombol ketiga adalah tombol Room Assignment, tombol keempat adalah tombol Guest Check-In dan tombol terakhir adalah tombol Return. Jika anda yakin Expected Guest Arrival tidak akan datang, pilih guest tersebut pada layar Guest Arrival kemudian tekan tombol No Show, Expected Guest Arrival tersebut akan hilang dari layar Guest Arrival dan disimpan sebagai No Show Guest. Untuk mencetak Guest Registration Card, tekan tombol Guest Registration, sistem akan mencetak di layar Guest Registration Form seperti layar berikut.

gambar 1.5 layar cetakan Registration Form. Cetak Guest Registration Form tersebut dan isi semua informasi yang dibutuhkan kemudian minta guest untuk menanda-tangani di form tersebut dan staff front desk yang bertugas juga menanda-tangani serta staff front office yang bertugas harus menyimpan Guest Registration tersebut di rak In-House Guest yang ada di front office yang tersedia bila dibutuhkan. Setelah menyelesaikan Guest Registration, pada layar cetakan Registration Form tekan tombol Close kemudian sistem akan kembali ke layar Guest Arrival. Bila guest yang datang ingin merubah room yang dia pesan ke room lain masih tersedia, staff front desk dapat merubah guest room dengan menekan tombol room assignment. Sistem akan memperlihatkan layar Room Assignment sebagai berikut.

gambar 1.6 layar room assignment. Pada layar room assignment Staff front desk dapat merubah room guest yang datang dengan memberikan room yang lain kemudian menekan key <Enter>. Sistem secara otomatis merubah room Expected Guest Arrival tersebut. Setelah itu jika anda ingin membuat status Expected Guest Arrival menjadi check-in, tekan tombol Check-In, sistem secara otomatis merubah status guest pada sistem menjadi Check-In dan tidak terlihat lagi pada layar Guest Arrival. Untuk kembali ke layar utama front office pada layar Guest Arrival tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar utama Front Office.

GUEST IN-HOUSE Dari Tab Front Desk & Cashier

Guest In-House seperti berikut.

klik tombol Guest In-House

, akan nampak layar utama

Gambar 1.7 layar utama Guest In-House Pada dasar layar ada dua group tombol: Navigation dan Guest In-House seperti berikut:

Group tombol Navigation Group tombol Guest In-House Group tombol Navigation berisi tombol-tombol untuk Navigasi layar guest In-House: tombol pertama untuk memindahkan layar guest In-House ke halaman pertama, tombol kedua untuk memindahkan layar guest In-House ke layar sebelumnya, tombol ketiga untuk memindahkan layar guest In-House ke layar berikutnya dan tombol terakhir untuk memindahkan layar guest In-House ke halaman terakhir. Group tombol guest In-House terdiri dari: tombol pertama adalah Guest Nationality, tombol kedua adalah Breakfast package, tombol ketiga adalah Guest Agent, tombol keempat adalah Guest Remark, tombol kelima adalah Upgrade Room, tombol keenam adalah Number of Person, tombol ketujuh adalah Guest Name, tombol kedelapan adalah Room Night, tombol kesembilan adalah Change Room dan tombol terakhir adalah Return. Untuk merubah Guest Nationality tekan tombol Guest Nationality, sistem akan memperlihatkan layar seperti berikut.

gambar 1.8 layar Guest Nationality update Pada field New anda harus mengisi Nationality Code untuk guest terkait, untuk memilih tekan key , sistem akan memperlihatkan pilihan Nationality yang dapat dipilih seperti layar berikut.

gambar 1.9 layar Guest Nationality dengan pilihan Nationality. Tekan key <Enter> untuk memilih Nationality, sistem akan kembali ke layar Guest Nationality Update. Pada layar Guest Nationality Update jika anda menekan key <Esc> sistem akan keluar dari layar Guest Nationality tanpa menyimpan perubahan Nationality namun jika anda

menekan key sistem akan keluar layar Guest Nationality setelah menyimpan perubahan yang anda buat. Untuk merubah Guest Breakfast tekan tombol Guest Breakfast, sistem akan memperlihatkan layar Guest Breakfast sebagai berikut.

gambar 1.10 layar Guest Breakfast update Pada field # Bfst tekan key , sistem akan memperlihatkan pilihan Breakfast yang dapat anda pilih seperli layar berikut.

gambar 1.11 layar Guest Breakfast dengan pilihan Breakfast

Tekan key <Enter> untuk memilih guest Breakfast yang terkait, sistem akan kembali ke layar Guest Breakfast Update. Pada layar Guest Breakfast Update jika anda menekan key <Esc> sistem akan keluar dari layar Guest Breakfast tanpa menyimpan perubahan yang telah anda lakukan namun jika anda menekan key sistem akan keluar layar Guest Breakfast Update setelah menyimpan perubahan yang telah anda buat. Untuk merubah Guest Agent tekan tombol Guest Agent, sistem akan memperlihatkan layar Guest Agent Update seperti dibawah ini.

gambar 1.12 layar Guest Agent update Pada field Agent tekan key , sistem akan memperlihatkan pilihan Agent yang dapat anda pilih seperti gambar dibawah.

gambar 1.13 layar Guest Agent update dengan pilihan Agent

Pada pilihan Agent pilih Agent untuk guest yang terkait dan tekan key <Enter>, sistem akan kembali ke layar Guest Agent update. Pada layar Guest Agent update jika anda menekan key <Esc> sistem akan keluar dari layar Guest Agent update tanpa menyimpan perubahan yang telah anda lakukan namun jika anda menekan key maka sistem akan keluar layar Guest Agent setelah menyimpan perubahan Agent yang anda buat. Untuk merubah Guest Remark tekan tombol Guest Remark, sistem akan memperlihatkan layar Guest Remark update seperti dibawah ini.

gambar 1.14 layar Guest Remark update Sistem meminta anda mengisi Guest Remark pada layar Guest Remark update. Setelah anda mengisi Guest Remark jika anda menekan key <Esc> maka sistem akan keluar dari layar Guest Remark update tanpa menyimpan perubahan Guest Remark yang anda buat namun jika anda menekan key <Enter> atau sistem akan keluar layar Guest Remark setelah menyimpan perubahan Guest Remark yang anda buat. Untuk meng-Upgrade Room tekan tombol Room Upgrade, sistem akan memperlihatkan layar Room Upgrade update seperti dibawah ini.

gambar 1.14 layar Room Upgrade update Sistem akan meminta anda mengisi semua informasi yang berkaitan dengan Room Upgrade. Setelah anda mengisi semua informasi yang berkaitan dengan Room Upgrade bila anda menekan key <Esc> maka sistem akan keluar layar Room Upgrade tanpa menyimpan perubahan informasi yang telah anda buat namun bila anda menekan key sistem akan keluar layar Room Upgrade setelah menyimpan informasi yang telah anda ubah. Untuk merubah No. Of Person tekan tombol No. Of Person, sistem akan memperlihatkan layar No. Of Person update seperti layar dibawah ini.

gambar 1.15 layar No. Of Person update Sistem akan meminta anda untuk mengisi No. Of Adults dan No. Of Children pada layar No. Of Person update. Setelah anda mengisi field-field tersebut bila anda menekan key <Esc>, sistem

akan keluar dari layar No. Of Person update tanpa menyimpan informasi yang telah anda ubah namun jika anda menekan key <Enter> atau sistem akan keluar layar No. Of Person update setelah menyimpan informasi yang anda ubah. Untuk merubah Guest Name tekan tombol Change Guest Name, sistem akan memperlihatkan layar Change Guest Name seperti gambar dibawah ini.

gambar 1.16 layar Change Guest Name Sistem akan meminta anda untuk mengisi infomasi yang berkaitan dengan perubahan nama guest di layar Change Guest Name. Setelah anda melakukan perubahan jika anda menekan key <Esc> sistem akan keluar dari layar Change Guest Name tanpa merubah data pada sistem namun bila anda menekan key <Enter> atau sistem akan keluar layar Change Guest Name setelah menyimpan perubahan yang telah anda lakukan pada layar Change Guest Name. Untuk merubah # Night tekan tombol change # Night, sistem akan memperlihatkan layar change # Night sebagai perikut.

gambar 1.16 layar Change # Night Sistem akan meminta anda mengisi No. Of Night extent pada field Days extend, anda dapat mengisi dengan angka plus atau minus pada field Day Extend. Setelah anda mengisi informasi pada layar No. Of Night jika anda menekan key <Esc>, sistem akan keluar layar Change # Night tanpa menyimpan informasi yang telah anda ubah namun bila anda menekan key <Enter> atau sistem akan keluar layar No. Of Night setelah menyimpan informasi yang telah anda ubah. Untuk mengganti guest room tekan tombol Change Room, sistem akan memperlihatkan layar Change Room sebagai berikut.

gambar 1.17 layar Change Room

Sistem akan meminta anda untuk mengisi Room No dan Room Rate pada layar. Setelah anda mengganti informasi tersebut jika anda menekan key <Esc>, sistem akan keluar dari layar Change Room tanpa menyimpan perubahan namun bila anda menekan key <Enter> atau sistem akan keluar dari layar Change Room setelah menyimpan perubahan yang telah dilakukan. Untuk kembali ke layar utama tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar utama Front Office.

F/O CASHIER Dari Tab Front Desk & Cashier,

klik tombol F/O Cashier

, akan nampak layar utama Front

Office Cashier sebagai berikut.

gambar 1.18 layar utama Front Office Cashier Pada layar utama Front Office Cashier, sistem akan memperlihatkan daftar In-House Guest yang sedang berada di sistem. Pada daftar In-House Guest akan nampak Guest Name, Room #, Room Type, Arrival,Departure dan Rate Setup. Pada dasar layar ada dua group tombol: Navigation dan Cashier Options. Pada dasar layar juga ada sebuah group radio button: Cashier Folios.

group tombol Navigation

group tombol Cashier Option

group radio button Cashier Folios Group button Navigation digunakan untuk pindah halaman layar guest In-House: tombol pertama untuk pindah ke layar pertama, tombol kedua untuk pindah ke layar sebelumnya, tombol ketiga untuk pindah ke layar berikutnya dan tombol terakhir untuk pindah ke layar terakhir. Group tombol Cashier Option berisi tombol-tombol berikut: tombol pertama adalah tombol Group Transfer, tombol kedua adalah tombol Change Room Rate, tombol ketiga adalah tombol Room Mark-Up Set/Clear, tombol keempat adalah tombol Guest Folio, tombol kelima adalah tombol Check-Out dan tombol terakhir adalah tombol Return. Untuk mengetahui informasi transaksi Guest Folio tekan tombol Guest Folio, sistem akan memperlihatkan layar Guest Folio sebagai berikut.

gambar 1.19 layar Guest Folio Pada layar Guest Folio terdapat dua window transaksi: yang sebelah kiri adalah window transaksi dan disebelah kanan adalah window detail transaksi. Bila anda memindahkan record transaksi pada window transaksi maka window detail transaksi secara otomatis berubah berdasarkan record transaksi. Pada bagian atas layar ada tiga tab: Personal Folio, Master Folio dan Other Folio. Dengan tab tersebut anda dapat pindah antar folio yang dimiliki oleh Guest In-House.

Pada dasar layar ada dua group radio button: billing dan currencies. Juga ada dua group tombol: Guest Folio dan Guest Transaction.

Group radio button Billing

Group radio button Currency

Group tombol Guest Folios Group tombol Guest Transaction Group tombol Guest Folio berisi: tombol pertama adalah tombol Print Folio, tombol kedua adalah tombol Transaction Transfer dan tombol ketiga adalah tombol Settlement. Group tombol Guest Transaction berisi: tombol pertama adalah tombol New Transaction, tombol kedua adalah tombol Update Transaction, tombol ketiga adalah tombol Delete Transaction, tombol keempat adalah tombol Rebate, tombol kelima adalah tombol Move Transaction dan tombol terakhir adalah tombol Return. Untuk mencetak Guest Folio tekan tombol Print Folio, sistem akan menayangkan layar Guest Folio preview seperti berikut.

gambar 1.20 layar Guest Folio preview

Untuk mencetak Guest Folio ke printer pada layar Guest Folio preview tekan tombol print dan untuk kembali ke layar Guest Folio tekan tombol Close. Untuk mentransfer Transaksi Guest Folio tekan tombol Transaction Transfer, sistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah ini.

gambar 1.21 layar Transaction Transfer dengan Transfer Option Pada layar Transfer Option anda dapat memilih Room No akan mentransfer transaksi, Guest Folio tujuan yang mana dan asal transfer: satu record atau semua record pada folio asal. Setelah semua Transfer Option ditentukan anda harus menekan ke , sistem akan mentransfer transaksi dan kembali ke layar Guest Folio. Bila anda ingin membatalkan transfer transaksi tekan key <Esc>, sistem akan kembali ke layar Guest Folio tanpa melakukan transfer. Untuk men-settle atau memposting Guest Advance Payment tekan tombol Folio Settlement, sistem akan memperlihatkan layar Folio Settlement seperti berikut.

gambar 1.21 layar Folio Settlement Sistem akan meminta anda untuk mengisi semua informasi terkait dengan Folio Settlement atau Guest Advance Payment pada layar. Pada field *** atau payment type tekan key , sistem akan memperlihatkan piliha Payment Type seperti layar berikut.

gambar 1.21 layar Folio Settlement dengan pilihan Payment Type Pada pilihan Payment Type pilih Payment Type berdasarkan pembayaran yang dilaksanakan – misalkan Cash dan tekan key <Enter>. Sistem akan memperlihatkan layar sepeti dibawah ini.

gambar 1.22 layar Folio Settlement dengan field Amount aktif Pada field Amount ketik jumlah pembayaran – misalkan Rp. 500.000,- dan tekan key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar dibawah ini.

gambar 1.22 layar Folio Settlement dengan field Refference aktif. Pada field Refference ketik keterangan pembayaran – misalkan Guest Deposit dan tekan key <Enter>, sistem akan memposting Guest Settlement atau Advance Payment tersebut dan kembali ke layar Guest Folio seperti dibawah ini.

gambar 1.22 layar Guest Folio setelah posting Guest Deposit Untuk memposting transaksi baru pada layar Guest Folio pertama kali pilih folio yang akan diposting (pada Tab Folio pilih: Personal Folio, Master Folio atau Other Folio) – misalkan Personal Folio, kemudian tekan tombol New Transaction, sistem akan memperlihatkan layar New Transaction sebagai berikut.

gambar 1.23 layar New Transaction Pada field *** atau Department Code tekan key , sistem akan memperlihatkan pilihan department code yang dapat anda pilih seperti dibawah ini.

gambar 1.24 layar New Transaction dengan pilihan department code Pada layar New Transaction dengan pilihan department code pilih department code yang akan diposting pada guest folio misalkan – Minibar dan tekan key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah ini.

gambar 1.25 layar New Transaction dengan field Qty aktif Pada field Qty ketik jumlah transaksi misalkan – 1 dan ketik key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar seperti yang dibawah.

gambar 1.26 layar New Transaction dengan field Amount aktif Pada field Amount ketik Amount atau nilai transaksi – misalkan 150.000 (Rp. 150.000,-) dan tekan key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah.

gambar 1.27 layar New Transaction dengan field Refference aktif Pada field Refference ketik penjelasan transaksi – misalkan Voucher #26163 dan tekan key <Enter>, sistem akan memposting transaksi tersebut dan kembali ke layar Guest Folio seperti dibawah ini.

gambar 1.28 layar Guest Folio setelah Minibar Voucher #26163 diposting Bila terjadi kesalahan transaksi, misalkan Minibar Voucher #26163 bukan Rp. 150.000,- tetapi Rp. 120.000,-. Untuk memperbaiki kesalahan posting tersebut, pada layar Guest Folio pilih transaksi yang akan diperbaiki – dalam hal ini Minibar Voucher #26163 dengan Amount Rp. 150.000,- dan tekan tombol Update Transaction, sistem akan memperlihatkan layar beriku.

gambar 1.29 layar Update Transaction Minibar Voucher #26163 Pada Update Transaction Minibar Voucher #26163 pidahkan field aktif ke field Amount seperti layar dibawah ini.

gambar 1.30 layar Update Transaction Minibar– dengan field Amount aktif. Pada field Amount ketik 120.000 dan tekan key , sistem akan memposting Update Transaction Minibar Voucher #26163 dan kembali ke layar Guest Folio seperti dibawah ini.

gambar 1.31 layar Guest Folio setelah Update Minibar Voucher #26163 dilakukan Bila anda ingin membatalkan transaksi yang telah anda posting – misalkan Minibar Voucher #26163. Pada layar Guest Folio pilih transaksi yang akan dibatalkan - dalam hal ini Minibar Voucher #26163 kemudian tekan tombol Cancel Transaction, sistem akan membatalkan atau menghapus transaksi Minibar Voucher #26163 seperti layar dibawah ini.

gambar 1.32 layar Guest Folio setelah transaksi Minibar Voucher #26163 dibatalkan Kadang-kala ada kebutuhan untuk melakukan Transaction Rebate – mengurangi nilai transaksi dengan jumlah tertentu dari nilai transaksi yang telah ada. Misalkan anda akan merebate transaksi Kopeekak – Breakfast, pada layar Guest Folio pilih transaksi yang akan direbate – dalam hal ini Kopeekak – Breakfast dan tekan tombol Transaction Rebate, sistem akan memperlihatkan layar dibawah ini.

gambar 1.33 layar Rebate Transaction dengan field Amount aktif Pada field Amount ketik jumlah nilai rebate – misalkan 30.000 (Rp. 30.000,-) dan tekan key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar seperti berikut.

gambar 1.34 layar Rebate Transaction Rebate Reason aktif Pada field Rebate Reason ketik alasan rebate – misalkan As Per Front Office Manager dan tekan key <Enter>, sistem akan memposting Rebate dan kembali ke layar Guest Folio seperti dibawah ini.

gambar 1.35 layar Guest Folio setelah Rebate Kopeekak – B’fast diposting. Kadang kala diperlukan memindahkan transaksi ke hari yang berbeda. Misalkan anda perlu memindahkan Cash dari tanggal 21-May-2017 menjadi 22-May-2017, pada layar Guest Folio pilih transaksi yang akan dipindahkan – dalam hal ini Cash – (500.000) dan tekan tombol Move Transaction, sistem akan memperlihatkan layar seperti dibawah ini.

gambar 1.35 layar Transaction Move. Pada layar Transaction Move – pada field New Date pilih tanggal tujuan pemindahan transaksi dalam hal ini menjadi tanggal 22-May-2017 dan tekan key , sistem akan memindahkan tanggal transaksi yang bersangkutan – Cash, ke tanggal 22-May-2017 seperti layang dibawah ini.

gambar 1.36 layar Guest Folio setelah transaksi Cash move ke tanggal 22-May-2017 Untuk kembali ke layar Front Office Cashier pada layar Guest Folio tekan tombol Return, sistem akan kembali ke layar Front Office Cashier seperti dibawah ini.

1.37 layar sistem setelah kembali ke layar Front Office Cashier Bila guest Ary Widagdo, Mr. Muhamad minta Check-Out, pada layar Front Office Cashier tekan tombol Check-Out Guest, akan terlihat layar dibawah ini.

1.38 layar Front Office Cashier setelah tombol Check-Out ditekan pada Ary Widagdo, Mr. Muhamad Setelah tombol tombol Check-Out ditekan pada Ary Widagdo, Mr. Muhamad, sistem memperingatkan bahwa anda tidak bisa mencheck-outkan Ary Widagdo, Mr. Muhamad karena sistem mendeteksi selisih pada Guest Folio Ary Widagdo, Mr. Muhamad. Karena itu anda harus kembali ke layar Guest Folio untuk menyelesaikan selisih tersebut dengan melakukan

Settlement agar selesihnya menjadi nol. Bila selisihnya sudah nol maka anda kembali ke layar Front Office Cashier dan menekan tombol Check-Out kembali sehingga Ary Widagdo, Mr. Muhamad bisa Check-Out dari sistem.

CASHIER REPORT Dari Tab Front Desk & Cashier klik tombol Cashier Report Report seperti berikut.

, akan nampak layar Cashier

1.39 layar Cashier Report preview Untuk mencetak Cashier Report ke printer pada layar Cashier Report preview tekan tombol print dan untuk kembali ke layar Front Office, Cashier Report tekan tombol Close.

HOTEL STATUS Dari Tab Front Desk & Cashier klik tombol Hotel Status Sattus seperti berikut.

, akan nampak layar Hotel

1.40 layar Hotel Status Pada layar Hotel Status anda dapat melihat status keadaan hotel terkini – perihal Arrival dan Depature, Housekeeping Activity dan Room Accupancy Overview, untuk kembali ke layar Front Office tekan tombol Return.

HOTEL CONCIERGE Modul kedua dari sistem Front Office adalah Hotel Concierge yang terdiri dari submodul: Phone Book, Hotel Status, Hotel Blocking, Hotel Availability, Daily Forecast dan Out-of-Order.

PHONE BOOK Dari Tab Hotel Concierge klik tombol

seperti layar dibawah ini.

Phone Book -

, akan nampak layar utama Phone Book

1.41 layar Phone Book Pada dasar layar ada dua group tombol: Navigation dan Phone.

Group tombol Navigation Group tombol Phone Group tombol Navigation berisi tombol-tombol untuk memindahkan layar phone book terdiri dari: tombol pertama untuk memindahkan layar ke halaman pertama, tombol kedua untuk memindahkan layar phone book ke halaman sebelumnya, tombol ketiga untuk memindahkan layar phone book ke halaman berikutnya dan tombol terakhir untuk memindahkan layar phone book ke layar terakhir. Group tombol phone book terdiri dari: tombol pertama adalah tombol New Phone, tombol kedua adalah Update Phone, tombol ketiga adalah tombol Delete Phone dan terakhir adalah tombol Return. Untuk menambahkan record baru pada Phone Book tekan tombol New Phone, sistem akan memperlihatkan layar New Phone sebagai berikut.

1.42 layar New Phone dengan field Name aktif Pada field Name ketik nama pemilik telepon – misalkan Doge Cafe dan tekan key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar berikut.

1.43 layar New Phone dengan field Group aktif. Pada field Group tekan key sistem akan memperlihatkan pilihan group yang dapat anda pilih seperti layar berikut.

1.44 layar New Phone dengan pilihan group Pada pilihan group pilih group untuk record telepon yang akan dibuat – pada kasus ini Doge Cafe termasuk group restaurant maka pilih restaurant dan tekan key <Enter>, akan terlihat layar berikut.

1.45 layar New Phone dengan field Phone aktif Pada field Phone ketik nomor telepon yang bersangkutan – misalnya 762613 dan tekan key <Enter>, sistem akan merekam nomor telepon pada Phone Book dan kembali ke layar Phone Book seperti layar berikut.

1.46 layar Phone Book setelah telepon Doge Cafe direkam Untuk memperbaharui rekaman telepon, pada layar Phone Book pilih telepon yang akan diperbaharui misalkan Doge cafe dan tekan tombol Update, sistem akan memperlihatkan layar berikut.

1.47 layar Phone Update Pada layar Phone Update ubah informasi yang ingin ubah kemudian tekan key , sistem akan menyimpan perubahan yang anda lakukan dan kembali ke layar Phone Book. Untuk menghapus record telepon pada Phone Book, pada layar Phone Book pilih telepon yang akan diharus dan tekan tombol Cancel, record telepon yang anda akan dihapus dari sistem.

HOUSE STATUS Dari Tab Hotel Concierge klik tombol Room Status seperti berikut.

, akan nampak layar utama Hotel Status

1.47 layar Hotel Status Pada bagian bawah layar ada group tombol Navigation untuk memindahkan halaman layar dari Room Status dan sebuah tombol Return

Group tombol Tombol Return Navigation Group tombol Navigation berisi tombol-tombol untuk memindahkan halaman layar Room Status: tombol pertama untuk memindahkan layar Room Status ke halaman pertama, tombol kedua untuk memindahkan layar Room Status ke halaman sebelumnya, tombol ketiga untuk memindahkan layar Room Status ke halaman berikutnya dan tombol terakhir untuk memindahkan layar Room status ke halaman terakhir. Untuk kembali ke layar utama tekan tombol Return.

ROOM BLOCKING Untuk melihat room blocking, dari Tab Hotel Concierge klik tombol Hotel Blocking nampak layar Room Blocking seperti berikut.

, akan

1.48 layar Room Blocking Untuk kembali ke layar utama tekan Key <Esc>, sistem akan kembali ke layar utama Front Office.

DAILY FORECAST Untuk melihat daily forecast, dari Tab Hotel Concierge klik tombol Daily Forecast nampak layar utama Daily Forecast seperti berikut.

1.49 layar Daily Forecast

, akan

OUT-OF-ORDER Untuk memproses room out-of-order, dari Tab Hotel Concierge klik tombol Out-Of-Order maka akan nampak layar utama Out-Of-Order seperti berikut.

1.50 layar Out-Of-Order Untuk membuat rencana kamar out-of-order pada layar Out-Of-Order tekan tombol New OutOf-Order, sistem akan memperlihatkan layar Out-Of-Order Plan seperti berikut.

1.51 layar Out-Of-Order Plan Pada field Room # tekan key akan terlihat pilihan kamar yang ada, seperti gambar berikut.

1.52 layar Out-Of-Order Plan dengan pilihan room Pada pilihan room pilihlah room yang akan di-out-of-order, misalkan anda akan mengout-oforder room 203 dan tekan key <Enter> sistem akan memperlihatkan gambar berikut.

1.53 layar Out-Of-Order Plan dengan field Start aktif. Pada field Start dan field End masing-masing pilih tanggal mulai out-of-order dan selesai out-oforder dan tekan Key <Enter>, sistem akan memperlihatkan layar seperti berikut.

1.54 layar Out-Of-Order Plan dengan field Reason aktif Pada field Reason ketik alasan menjadi room out-of-order – misalkan AC bocor dan tekan key <Enter>, sistem akan memposting rencana out-of-order anda dan kembali ke layar utama OutOf-Order seperti berikut.

1.55 layar Out-Of-Order setelah Out-of-Order Plan untuk AC Bocor diposting

HOTEL CURRENCIES Untuk melaksanakan pertukaran mata-uang dapat dilakukan dengan modul ketiga – Hotel Currencies yang terdiri dari: Currencies Exchange dan Currencies Rate.

CURRENCIES EXCHANGE Dari Tab Hotel Currencies klik tombol Currencies Exchange Currencies Exchange seperti berikut.

, akan nampak layar utama

1.56 layar utama Currencies Exchange Untuk membuat Currencies Exchange baru pada layar Currencies Exchange tekan tombol New Currencies Exchange, akan nampak layar New Currencies Exchange seperti berikut.

1.57 layar New Currencies Exchange

Pada field currency tekan key akan terlihat pilihan mata-uang atau currencies yang diterima oleh sistem seperti layar berikut.

1.57 layar New Currencies Exchange dengan pilihan mata-uang yang tersedia Pada pilihan mata-uang pilih mata-uang yang akan ditukarkan misalnya US$ dan tekan key <Enter>, akan terlihat layar berikut.

1.58 layar New Currencies Exchange dengan field Rate aktif

Pada field ketik Nilai Tukar (Rate) dari US$ dengan Rupiah dan tekan key <Enter> maka sistem akan memperlihatkan layar berikut.

1.59 layar New Currencies Exchange dengan field Amount aktif Pada field Amount masukan nilai Valuta-Asing (US$) yang ditukankan misalkan US$ 100 dan tekan key <Enter> maka sistem akan memposting Currencies Exchange tersebut dan kembali ke layar utama Currencies Exchange seperti berikut.

1.60 layar utama Currencies Exchange setelah Currencies Exchange US$ 100 diposting

CURRENCIES RATE Untuk memposting Currencies Rate dari Tab Hotel Currencies klik tombol Currencies Rate akan nampak layar utama Currencies Rate seperti berikut.

,

1.61 layar utama Currencies Rate Untuk memperbaharui nilai tukar mata-uang asing pada layar Currencies Rate pilih mata-uang yang akan diganti nilai tukarnya misalkan US$ dan tekan tombol Currencies Rate terlihat layar New Currencies Rate sebagai berikut.

1.62 layar New Currencies Rate

, akan

Pada field Rate dan field Bookkeeping masing-masing masukan nilai-tukar di front office dan nilai tukar di akunting dan tekan key <Enter> sistem akan memposting nilai tukar dari matauang US$ dan kembali ke layar utama Currencies Rate seperti berikut.

1.63 layar utama Currencies Rate setelah nilai-tukar US$ yang baru diposting

CURRENCIES HISTORY Untuk melihat sejarah perubahan nilai mata-uang, dari Tab Hotel Currencies klik tombol Currencies History -

akan nampak layar Currencies History seperti berikut.

1.64 layar Currencies History untuk mata-uang US$

Pada layar Currencies History untuk kembali ke layar Currencies Rate tekan key <Esc> dan dari layar Currencies Rate untuk kembali ke layar utama Front Office tekan tombol Return.

HOTEL REPORT Modul keempat dari Front Office adalah Hotel Report yang terdiri dari submodul: Manager Report, Morning Report, Room Status, Current Status dan Manager Report History.

MANAGER REPORT Untuk mencetak manager report dari Tab Hotel Report klik tombol Manager Report nampak Manager Report seperti berikut.

, akan

1.65 layar Manager Report

MORNING REPORT Untuk mencetak morning report dari Tab Hotel Report klik tombol Morning Report nampak Morning Report seperti berikut.

, akan

1.66 layar Morning Report

ROOM STATUS REPORT Untuk mencetak room status report dari Tab Hotel Report klik tombol Room Status nampak Room Status Report seperti berikut.

1.67 layar Room Status Report

, akan

ROOM STATUS – CURRENT REPORT Untuk mencetak current room status report dari Tab Hotel Report klik tombol Current Status , akan nampak Current Status Report seperti berikut.

1.68 layar Current Room Status Report

MANAGER REPORT HISTORY Untuk mencetak manager report history report dari Tab Hotel Report klik tombol Manager History -

, akan nampak layar pemilihan tanggal Manager Report History seperti berikut.

1.69 layar pemilihan tanggal Manager Report History

Pada layar diatas pilih tanggal Manager Report History dan tekan key , akan nampak laya Manager Report History seperti berikut.

1.70 layar Manager Report History

NIGHT AUDIT Modul kelima adalah Night Audit yang terdiri dari submodul: Posting Room dan Close Day.

POSTING ROOM Untuk melaksanakan Posting Room dari Tab Night Audit tekan tombol Posting Room nampak layar Night Audit – Posting Rooom seperti berikut.

, akan

gambar 1.71 layar Night Audit – Posting Rooom Pada layar Night Audit – Posting Rooom jika anda menekan tombol Cancel maka sistem akan kembali ke layar utama Front Office namun jika anda menekan tombol Run maka sistem akan menjalankan prosedur Posting Room – memposting room charge untuk semua room yang ada tamunya yang tidak No-Rate. Setelah prosedur posting room selesai sistem secara otomatis akan kembali ke layar utama Front Office.

CLOSE DAY Untuk melaksanakan prosedur Close Day dari Tab Night Audit klik tombol Close Day akan nampak layar

Night Audit – Close Day seperti berikut.

gambar 1.72 layar Night Audit – Close Day

,

Jika anda menekan tombol Cancel maka sistem akan kembali ke layar utama Front Office namun jika anda menekan tombol Ron Process maka sistem akan menjalankan prosedur Close Day. Setelah prosedur Close Day selesai sistem secara otomatis di-restart dan tanggal sistem akan bertambah satu hari.